Meeting-recap

Nadat een meeting is afgelopen, maakt InterMIND een recap — één pagina met alles wat de sessie heeft opgeleverd:

• Samenvatting — een door AI gegenereerde samenvatting van het gesprek
• Transcript — het volledige transcript per spreker
• Opname — de video-opname, als de sessie is opgenomen

De recap wordt getoond in jouw taal: in welke taal de meeting ook is gehouden, de samenvatting wordt op verzoek voor je vertaald. Een uitgewerkt voorbeeld vind je op de pagina over de AI Meeting Recap.

Waar vind je de recap

• E-mail — elke ingelogde deelnemer van de sessie ontvangt de link naar de recap per e-mail zodra de verwerking klaar is; een gast die zonder account is binnengekomen heeft geen mailbox in ons systeem en ontvangt geen e-mail
• Chat — in kanalen wordt een recapbericht met document in de kanaalchat geplaatst; klik erop om de recap te openen
• Agenda — het agenda-item dat voor een meeting wordt aangemaakt bevat de link naar de recap, zodat die vanaf de eerste dag werkt
• Recapkopie (BCC) — de host kan extra adressen toevoegen die een kopie van de recap-e-mail ontvangen, bijvoorbeeld het inkomende adres van een CRM (zie hieronder)

De recaplink (…/r/…) is permanent — dezelfde link werkt voor elke sessie van de meeting.

Wie kan de recap openen

Recaps zijn alleen voor leden: om de link te openen moet je inloggen, en de toegang is beperkt tot de host, de mensen die hebben deelgenomen en de leden van het team van de host. Als je de link doorstuurt naar anderen, geeft dat hun geen toegang.

De samenvatting bewerken

Leden van de meeting kunnen de AI-samenvatting direct op de recappagina corrigeren:

1. Open de recap en klik onder de samenvatting op Edit
2. Pas de tekst aan en sla op

Elke bewerking maakt een nieuwe revisie aan. De Version history toont het AI-origineel en elke bewerking als verschil op woordniveau, met auteur en tijdstempel. De titel van het recapbericht in de chat wordt bijgewerkt zodat die overeenkomt met de bewerkte samenvatting.

Doorgeschoven actiepunten (preview). In een organisatie waarvoor de teamstatuspagina's zijn ingeschakeld, wordt elke taak en elke belofte die een recap vastlegt onderdeel van de takenketen van de organisatie, vanaf de dag waarop de pagina's zijn ingeschakeld. Wanneer een recap wordt geschreven, worden de openstaande punten die de host mag inzien (een beheerder: de hele organisatie; een lid: de sessies die diegene heeft gehost of bijgewoond sinds het lid is toegetreden, plus alles wat aan het lid is toegewezen) teruggelezen en getoetst aan wat er in deze sessie is gezegd: een punt dat iemand als afgerond heeft gemeld, wordt als gedaan gemarkeerd; elk ander punt wordt als niet gedaan gemarkeerd, met de reden in de woorden van de meeting, of «niet besproken» wanneer niemand het ter sprake bracht, naast de dag waarop het voor het eerst is vastgelegd. Het resultaat is de sectie Carried over van de recap; een afgerond punt verlaat de keten, een niet afgerond punt gaat mee naar de volgende sessie, en een punt dat twee keer achter elkaar niet is afgerond, wordt vermeld bij de knelpunten van de organisatie. Een sessie waarin iemand van buiten de organisatie zit, een gast via link inbegrepen, draagt niets door: de keten is de interne status van de organisatie, en de recap van die sessie bereikt ook de externe deelnemer; de eigen taken van die sessie komen wel in de keten. Het oordeel van een lid over een taak weegt zwaarder dan dat van het model, en het model overschrijft het nooit. Aan het begin van de volgende sessie noemt Mia de openstaande punten en hun eigenaren, zodat erover wordt gesproken in plaats van dat ze worden vergeten. De recap-webhook bevat dezelfde regels in het veld tasks; een Slack-recap toont de selectievakjes als pictogrammen. Het bewerken van de samenvatting bewerkt ook deze regels. Dit draait voor geselecteerde accounts terwijl het nog wordt verfijnd.

De samenvatting beoordelen

Onder de samenvatting zie je "Was this summary useful?" met duim omhoog/omlaag. Bij een duim omlaag kun je snel een reden kiezen — verkeerde cijfers, belangrijke punten gemist, verkeerde focus of dingen verzonnen. Beoordelingen helpen om de kwaliteit van samenvattingen te verbeteren.

Recaparchief

• Kanalen bewaren de recap van elke eerdere sessie — open de recappagina en wissel tussen sessies
• Ad-hocmeetings bewaren alleen de recap van de laatste sessie, in lijn met hoe hun chatgeschiedenis na elk gesprek wordt gewist

Een recap verwijderen

De host van de meeting kan de recaponderdelen van een sessie verwijderen — samenvatting, transcript, opname en hun vertalingen. Verwijderen is definitief; de recap wordt niet opnieuw gegenereerd.

Recapkopie (BCC naar je CRM)

De host kan elke recap van een meeting of kanaal ook — als verborgen BCC — laten sturen naar extra adressen, meestal het inkomende e-mailadres van een CRM of tracker (bijv. Pipedrive Smart BCC).

Waar je dit instelt (alleen host):

• Meetingpagina — klap de rij van je meeting uit en vul het veld Recap copy: in
• Kanaalchat — menu met weergvenstellingen (tandwielpictogram) → Recap copy

Elk nieuw adres moet eerst de bezorging bevestigen: InterMIND stuurt een testmail die eruitziet als een echte recap, en iemand moet die openen in de ontvangende tool en binnen 1 uur op de bevestigingslink klikken. Tot die tijd staat het adres als in afwachting en worden er geen kopieën verstuurd. Als de termijn is verstreken, kies je het adres opnieuw in het veld voor een nieuwe test. Komt de testmail niet aan, sta dan noreply@intermind.com toe als afzender in de ontvangende tool.

Details:

• Bevestigde adressen worden opgeslagen in je persoonlijke adresboek (maximaal 10) en kunnen worden hergebruikt voor al je meetings en kanalen
• De kopie is dezelfde e-mail die deelnemers krijgen: de tekst van de samenvatting, plus links naar de volledige recap en het transcript — voor die links moet je nog steeds inloggen als lid van de meeting
• Beschikbaar op elk abonnement

Vereisten

Een recap wordt gemaakt op basis van de transcriptie van de meeting — zie Transcriptie voor hoe transcripts worden vastgelegd.

Gerelateerd

• Transcriptie — Waar transcripts vandaan komen
• Scherm delen en opnemen — Opnames die in de recap zijn opgenomen
• Documenten en notities delen tijdens het gesprek — Bekijk een recap samen in de volgende sessie