Meeting-recap

Nadat een meeting is afgelopen, maakt InterMIND een recap — één pagina met alles wat de sessie heeft opgeleverd:

• Samenvatting — een door AI gegenereerde samenvatting van het gesprek
• Transcript — het volledige transcript, per spreker
• Opname — de video-opname, wanneer de sessie is opgenomen

De recap wordt getoond in jouw taal: in welke taal de meeting ook werd gehouden, de samenvatting wordt op aanvraag voor jou vertaald. Een uitgewerkt voorbeeld staat op de functiepagina over de AI-meetingrecap.

Waar vind je de recap

• E-mail — elke ingelogde deelnemer van de sessie ontvangt per e-mail de link naar de recap zodra de verwerking klaar is; een gast die zonder account is binnengekomen heeft geen mailbox in het systeem en krijgt geen bericht
• Chat — in kanalen wordt een recapdocument in de kanaalchat geplaatst; klik erop om de recap te openen
• Inbox — na een ad--hocmeeting (een link zonder kanaal) komt hetzelfde recapdocument in de persoonlijke Inbox van elke deelnemer onder Chats terecht, zodat de recaps van je ad-hocgesprekken op één plek blijven; de footer van de recap-e-mail verwijst daarnaar
• Agenda — het agenda-item dat voor een meeting is aangemaakt bevat de link naar de recap, dus die werkt vanaf de eerste dag
• Recapkopie (BCC) — de host kan extra adressen toevoegen die een kopie van de recap-e-mail ontvangen, bijvoorbeeld een inkomend CRM-adres (zie hieronder)

De recaplink (…/r/…) is permanent — dezelfde link geldt voor elke sessie van de meeting.

Wie kan de recap openen

Recaps zijn alleen voor leden: om de link te openen moet je inloggen, en de toegang is beperkt tot de host, de mensen die hebben deelgenomen en de leden van het team van de host. Het doorsturen van de link naar anderen geeft geen toegang.

Een gast die via een link is binnengekomen krijgt na het gesprek niets, tenzij die de meeting bewaart vanaf het afsluitscherm: daarmee wordt een gratis account aangemaakt en wordt de recap van precies deze ene sessie geopend — samenvatting, transcript en opname — in de taal van de gast, en verder niets van de meeting. Een gast die de host in plaats daarvan vraagt om hem of haar toe te voegen, verschijnt op de recappagina van de host met een uitnodiging met één klik; zodra de gast is toegevoegd, is die lid en opent die recaps zoals elk ander lid.

De samenvatting bewerken

Leden van de meeting kunnen de AI-samenvatting direct op de recappagina corrigeren:

1. Open de recap en klik onder de samenvatting op Edit
2. Pas de tekst aan en sla op

Elke bewerking maakt een nieuwe revisie aan. De Version history toont het AI-origineel en elke bewerking als diff op woordniveau, met auteur en tijdstempel. De titel van het recapbericht in de chat wordt bijgewerkt zodat die overeenkomt met de bewerkte samenvatting.

Openstaande taken van de organisatie. In een organisatie waar teamstatuspagina's zijn ingeschakeld, wordt elke taak en elke toezegging die een recap vastlegt onderdeel van de takenketen van de organisatie, vanaf de dag waarop de pagina's zijn ingeschakeld. Wanneer een recap wordt geschreven, worden de openstaande punten die de host mag lezen (een beheerder: de hele organisatie; een lid: de sessies die hij of zij heeft gehost of bijgewoond sinds het lidmaatschap, plus alles wat aan hem of haar is toegewezen) beoordeeld aan de hand van wat in deze sessie is gezegd: een punt dat iemand als afgerond heeft gemeld, wordt als gedaan gemarkeerd; een punt dat is besproken maar niet is afgerond, wordt als niet gedaan gemarkeerd, met de reden in de woorden van de meeting; een punt waar niemand op terugkwam, blijft open en ongemoeid. Deze oordelen maken geen deel uit van de recap — de recap bevat alleen de taken die in deze meeting zijn ontstaan, als taakvakken. De openstaande taken van de organisatie, met hun oordelen en de recap waarop elk berust, staan op de statuspagina van het team en in de assistent (read_team_page), zodat de samenvatting van één meeting nooit een lijst is van alles wat de organisatie nog verschuldigd is. Een sessie waarin iemand van buiten de organisatie zit, een gast via een link inbegrepen, beoordeelt niets: de keten is de interne status van de organisatie, en de recap van die sessie bereikt ook de buitenstaander; de eigen taken ervan worden wel aan de keten toegevoegd. Het eigen oordeel van een lid over een taak weegt zwaarder dan dat van het model, en het model overschrijft dat nooit. Aan het begin van de volgende sessie noemt Mia de openstaande punten en hun eigenaren, zodat erover wordt gesproken in plaats van dat ze worden vergeten. Recaps die vóór 2026-10-20 zijn geschreven, kunnen nog een sectie Carried over bevatten; die werkt zoals voorheen.

De samenvatting beoordelen

Onder de samenvatting zie je "Was this summary useful?" met duim omhoog/omlaag. Bij een duim omlaag kun je snel een reden kiezen — verkeerde cijfers, belangrijke punten gemist, verkeerde focus of dingen verzonnen. Beoordelingen helpen de kwaliteit van de samenvattingen te verbeteren.

Recaparchief

• Kanalen bewaren de recap van elke eerdere sessie — open de recappagina en schakel tussen sessies
• Ad-hocmeetings bewaren alleen de recap van de laatste sessie, in lijn met hoe hun chatgeschiedenis na elk gesprek wordt gewist

Een recap verwijderen

De host van de meeting kan de recap-onderdelen van een sessie verwijderen — samenvatting, transcript, opname en de bijbehorende vertalingen. Verwijderen is definitief; de recap wordt niet opnieuw gegenereerd.

Recapkopie (BCC naar je CRM)

De host kan ervoor zorgen dat elke recap van een meeting of kanaal ook — als verborgen BCC — naar extra adressen wordt gestuurd, meestal het inkomende e-mailadres van een CRM of tracker (bijv. Pipedrive Smart BCC).

Waar je dit instelt (alleen host):

• Meetings-pagina — klap de rij van je meeting open en vul het veld Recap copy: in
• Kanaalchat — menu met weergave-instellingen (tandwielpictogram) → Recap copy

Elk nieuw adres moet eerst de bezorging bevestigen: InterMIND stuurt een testmail die eruitziet als een echte recap, en iemand moet die openen in de ontvangende tool en binnen 1 uur op de bevestigingslink klikken. Tot die tijd staat het adres als in behandeling en worden er geen kopieën verstuurd. Als de termijn verstrijkt, kies je het adres opnieuw in het veld voor een nieuwe test. Komt de testmail niet aan, sta dan noreply@intermind.com toe als afzender in de ontvangende tool.

Details:

• Bevestigde adressen worden opgeslagen in je persoonlijke adresboek (tot 10) en kunnen worden hergebruikt voor je meetings en kanalen
• De kopie is dezelfde e-mail die deelnemers krijgen: de samenvattingstekst, plus links naar de volledige recap en het transcript — voor die links moet je nog steeds inloggen als lid van de meeting
• Beschikbaar in elk abonnement

Vereisten

Een recap wordt gemaakt op basis van de transcriptie van de meeting — zie Transcriptie voor hoe transcripten worden vastgelegd. Wanneer een ad-hocmeeting eindigt zonder recap — er is niets getranscribeerd, er is te weinig gezegd om samen te vatten, of de samenvatting kon niet worden geschreven — staat er in de Inbox van elke deelnemer een kort bericht van Mia waarin staat welke van deze gevallen het is, met de link naar het transcript als die er is; er wordt geen e-mail verstuurd.

Gerelateerd

• Transcriptie — Waar transcripten vandaan komen
• Scherm delen en opnemen — Opnamen die in de recap zijn opgenomen
• Documenten en notities delen tijdens het gesprek — Bekijk samen een recap in de volgende sessie