Privacybeleid

Ingangsdatum: 17 juni 2026

1. Wie wij zijn

InterMIND ("de Dienst") — het meetingplatform met spraakvertaling in real-time, beschikbaar op intermind.com en via de InterMIND mobiele apps — wordt geëxploiteerd door:

Golden Fish Corporate Services Provider LLC ("Golden Fish CSP LLC", "wij", "ons"), City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten.

Voor persoonsgegevens die via de Dienst worden verwerkt, treedt Golden Fish CSP LLC op als verwerkingsverantwoordelijke, behalve wanneer uw organisatie InterMIND gebruikt onder haar eigen overeenkomst met ons — in dat geval is uw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij gegevens namens haar (zie ons Verwerkersaddendum).

Uitgever en houder van intellectuele eigendom: MindMeeting OÜ (Estland), Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland. Exploitant van de Dienst en contractspartij: Golden Fish Corporate Services Provider LLC (Verenigde Arabische Emiraten). De InterMIND mobiele apps worden gepubliceerd door MindMeeting OÜ namens en onder licentie van Golden Fish CSP LLC, dat de Dienst exploiteert en verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die daarmee worden verwerkt.

Privacycontact: privacy@mind.com

EU/EER-vertegenwoordiger (artikel 27 AVG): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, treedt op als onze vertegenwoordiger in de Europese Unie op grond van artikel 27 AVG. Gebruikers en toezichthoudende autoriteiten in de EU/EER kunnen onze vertegenwoordiger over gegevensbeschermingszaken bereiken via privacy@mind.com (onderwerp "EU-vertegenwoordiger").

Dit beleid geldt uitsluitend voor intermind.com en de InterMIND apps. De bedrijfssite mind.com wordt afzonderlijk geëxploiteerd en heeft een eigen beleid.

2. Wat wij verzamelen en waarom

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken uw meetinginhoud niet om AI-modellen te trainen.

3. Hoe meetings worden verwerkt

• Audio- en videostreams worden niet opgeslagen. Zij gaan door onze media-infrastructuur (gehost in Frankrijk) ten behoeve van transmissie, spraakherkenning en vertaling, en bestaan alleen voor de duur van het gesprek. Alleen wat hierboven is opgesomd — transcripties, opnames die u zelf start, chat — wordt bewaard.
• AI-samenvattingen worden gegenereerd door Mistral AI (Frankrijk) onder een zero-data-retention-overeenkomst: het transcript wordt eenmaal verwerkt en door Mistral niet bewaard of gebruikt voor training.
• Opname is zichtbaar voor deelnemers. U bent verantwoordelijk voor de naleving van de op u toepasselijke wetten wanneer u een gesprek opneemt of transcribeert (sommige jurisdicties vereisen toestemming van alle deelnemers).

4. Met wie wij gegevens delen (subverwerkers)

Wij maken gebruik van een beperkt aantal infrastructuur- en dienstverleners. De volledige, van versies voorziene lijst — met per leverancier het doel, de verwerkingsregio en de waarborgen — is gepubliceerd op /legal/subprocessors. Kernpunten, geverifieerd tegen onze infrastructuur:

• Applicatiehosting, database, realtime-servers, objectopslag, analyse en foutmonitoring draaien allemaal in de EU (Frankfurt, Parijs, EU-opslag verspreid over meerdere regio's).
• Meetingmedia, spraakherkenning en vertaling draaien op infrastructuur in Frankrijk.
• Stripe (betalingen), Google/Microsoft (optionele OAuth-aanmelding) en de bedrijfsentiteiten van sommige EU-gehost leveranciers zijn in de VS gevestigd — gedekt door Standaardcontractbepalingen en/of het EU–US Data Privacy Framework.

5. Internationale doorgiften

Verwerking vindt standaard plaats in de EU (zie §4). Waar de bedrijfsentiteit van een leverancier buiten de EU/EER is gevestigd, worden doorgiften gedekt door Standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsmechanisme.

De Verenigde Arabische Emiraten, waar Golden Fish CSP LLC is gevestigd, beschikken over uitgebreide wetgeving inzake gegevensbescherming, maar zijn niet het onderwerp van een EU-adequaatheidsbesluit. Wanneer persoonsgegevens vanuit of naar een land buiten de EER worden ingezien of doorgegeven — met inbegrip van toegang door ons voor het beheer van de Dienst — beroepen wij ons op passende waarborgen onder Hoofdstuk V AVG (Standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, het EU–US Data Privacy Framework), samen met aanvullende technische maatregelen zoals versleuteling tijdens transport en in rust en opslag en verwerking die aan de EU zijn gebonden. Een kopie van de relevante waarborgen is op verzoek beschikbaar via privacy@mind.com.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw inhoud — meetingopnames, transcripties, vertalingen en chatberichten — zolang uw account of team-workspace actief blijft, zodat deze voor u beschikbaar blijft. U bepaalt de bewaartermijn: u kunt afzonderlijke opnames, kanalen of berichten op elk moment verwijderen, en het verwijderen van uw account wist alle bijbehorende inhoud permanent (uit onze database en opslag), samen met de opzegging van eventuele lopende abonnementen. Wij leggen geen automatische verval-termijn op aan uw inhoud; u bepaalt hoelang deze wordt bewaard.

Sommige gegevens worden alleen tijdelijk bewaard om operationele redenen: exports van accountgegevens zijn 7 dagen beschikbaar voordat ze worden verwijderd, anonieme gastsessies worden binnen 24 uur gewist en eenmalige e-mailverificatiecodes worden bij het verlopen opgeruimd.

7. Uw rechten

Afhankelijk van uw jurisdictie (onder meer op grond van de AVG) heeft u het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren, te wissen en te exporteren, om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking of deze te beperken, en om toestemming op elk moment in te trekken.

Twee daarvan zijn selfservice en direct van kracht:

• Wissen — verwijder uw account in Instellingen; hiermee worden uw gegevens permanent uit onze database en opslag verwijderd en wordt een eventueel lopend abonnement opgezegd.
• Overdraagbaarheid — exporteer al uw accountgegevens als ZIP-archief via Instellingen (downloadlink 7 dagen geldig).

Neem voor al het overige contact op via privacy@mind.com. Als u zich in de EU/EER bevindt, kunt u ook een klacht indienen bij uw plaatselijke toezichthoudende autoriteit. Als u zich in de Verenigde Arabische Emiraten bevindt, heeft u gelijkwaardige rechten onder de UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021), die u via hetzelfde contact kunt uitoefenen.

8. Cookies en analyse

Wij gebruiken een toestemmingsbeheerplatform (Usercentrics) om uw toestemming te vragen voordat er niet-essentiële cookies of analyse draaien. Analyse (PostHog, EU cloud) en session replay staan standaard uit en starten pas als u zich actief aanmeldt. Essentiële cookies (sessie, beveiliging) vereisen geen toestemming. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link naar de cookie-instellingen in de voettekst.

9. Beveiliging

TLS voor al het verkeer (HTTPS/WSS, geen fallback naar plaintext); versleuteling in rust voor de database en objectopslag; geen wachtwoorden opgeslagen (uitsluitend eenmalige e-mailcodes of OAuth); HTTP-only sessiecookies; server-side rolafhandeling; spraaktekst verwijderd uit client-side logs; per omgeving geïsoleerde databases.

10. Kinderen

De Dienst is niet gericht op kinderen. U moet ten minste 16 jaar oud zijn om de Dienst te gebruiken. Als u in uw land onder de meerderjarigheidsleeftijd bent (18 in de Verenigde Arabische Emiraten), mag u de Dienst uitsluitend gebruiken met toestemming en onder toezicht van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de toepasselijke leeftijd; als u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op met privacy@mind.com en wij zullen deze verwijderen.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij plaatsen eventuele wijzigingen op deze pagina en werken de ingangsdatum bij. Bij ingrijpende wijzigingen stellen wij u op de hoogte in het product of per e-mail.

12. Contact

Golden Fish Corporate Services Provider LLC — City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten. E-mail: privacy@mind.com