Privacybeleid

Ingangsdatum: 17 juni 2026

1. Wie wij zijn

InterMIND ("de Dienst") — het meetingplatform met realtime spraakvertaling, beschikbaar op intermind.com en via de InterMIND-mobiele apps — wordt beheerd door:

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C ("Golden Fish LLC", "wij", "ons"), Office No. OF 405-070, Building PR1005 - OF405, Port Saeed, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten.

Voor persoonsgegevens die via de Dienst worden verwerkt, treedt Golden Fish LLC op als verwerkingsverantwoordelijke, behalve wanneer uw organisatie InterMIND gebruikt onder een eigen overeenkomst met ons — in dat geval is uw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij gegevens namens haar (zie onze Verwerkersovereenkomst).

Uitgever en eigenaar van het intellectueel eigendom: MindMeeting OÜ (Estland), Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland. Exploitant van de Dienst en contractpartij: Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C (Verenigde Arabische Emiraten). De InterMIND-mobiele apps worden door MindMeeting OÜ uitgegeven namens en onder licentie van Golden Fish LLC, dat de Dienst exploiteert en verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die erdoor worden verwerkt.

Registratienummers, vergunningsgegevens en links naar de officiële overheidsregisters van beide bedrijven staan op onze pagina Bedrijf.

Privacycontact: privacy@intermind.com

EU/EER-vertegenwoordiger (artikel 27 AVG/GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, treedt op als onze vertegenwoordiger in de Europese Unie op grond van artikel 27 GDPR. Gebruikers in de EU/EER en toezichthoudende autoriteiten kunnen over kwesties rond gegevensbescherming contact opnemen met onze vertegenwoordiger via privacy@intermind.com (onderwerpregel "EU representative").

Dit beleid geldt alleen voor intermind.com en de InterMIND-apps. De bedrijfssite mind.com wordt afzonderlijk beheerd en heeft een eigen beleid.

2. Wat wij verzamelen en waarom

Wat	Details	Waarom (doel)	Rechtsgrond
Accountgegevens	E-mailadres, weergavenaam, profielfoto, taalvoorkeuren	Uw account aanmaken en beheren	Overeenkomst
Meeting-audio/-video	Livestreams tijdens een gesprek — tijdelijk, nooit opgeslagen (zie §3)	Het gesprek laten verlopen: transmissie, spraakherkenning, realtime vertaling	Overeenkomst
Transcripties	Herkende en vertaalde spraak met sprekersnamen	Live ondertiteling/vertaling; beschikbaar voor deelnemers na de meeting totdat ze worden verwijderd	Overeenkomst
Opnames en bestanden	Meetingopnames die u start, chatbijlagen, documenten	Uw content beschikbaar maken voor uzelf en de deelnemers	Overeenkomst
AI-samenvatting van de meeting	Het transcript van uw meeting wordt eenmalig, aan het einde van de meeting verzonden om een samenvatting te maken	Samenvatting achteraf in de meetingchat	Gerechtvaardigd belang (hier bekendgemaakt)
Documentvertaling	Inhoud van documenten die u ter vertaling aanbiedt	Het document vertalen op uw verzoek	Overeenkomst
Teamstatuspagina's	Bij de abonnementen die ze bevatten (niet bij Basic): de inhoud van elk meetingrecap (eenmaal per recapversie verzonden naar het AI-brein dat uw organisatie heeft gekozen, §3), de daaruit afgeleide feiten — verzoeken, beloftes, taken, besluiten, vragen, problemen, risico's, geld — elk met een letterlijk citaat uit het recap, de namen van personen zoals ze in de meeting werden uitgesproken (wie vroeg, wie beloofde, wie is toegewezen, welke klant of leverancier), de koppeling van de naam van een toegewezen persoon aan een lidaccount, en de doelen die de beheerder opschrijft; berichten in teamkanalen (niet in ad-hocmeetings via een link) die eenmalig worden gelezen naast de openstaande taken en beloftes van dat kanaal en van de kanalen die een tag ermee delen — een bericht waarin staat dat iets klaar is, sluit het item af met een letterlijk fragment van het bericht, dat op de pagina wordt getoond met een link naar het bericht; een kanaal dat de pagina's lezen ontvangt een eenmalige melding van Mia	De organisatie het overzicht geven van de stand van haar eigen werk — openstaande taken, problemen, verzoeken en geld dat op het spel staat — voor haar leden en via gekoppelde AI-assistenten. De pagina's beoordelen werk, niet mensen: niets waardeert, rangschikt of scoort een individu. Leden zien alleen feiten uit sessies die zij hebben gehost of bijgewoond en rijen die aan hen zijn toegewezen; beheerders zien de pagina's van de organisatie. Feiten blijven bestaan zolang het recap waaruit ze komen (§6)	Gerechtvaardigd belang van uw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke om haar eigen werk bij te houden — wij verwerken namens haar onder de Verwerkersovereenkomst; de organisatie kiest een abonnement met de pagina's onder de Servicevoorwaarden (§5, «Teamstatuspagina's»)
Chatberichten	Berichttekst en bewerkingsgeschiedenis; chats van ad-hocmeetings worden gewist zodra het gesprek eindigt	Berichten versturen	Overeenkomst
Factuurgegevens	Naam, e-mailadres, factuuradres, abonnements- en gebruiksgegevens. Kaartnummers komen nooit in onze systemen — betalingen worden afgehandeld door Stripe of, voor kopers in bepaalde landen, door Paddle, dat het abonnement verkoopt als merchant of record. Bij abonnementen die per actief lid worden gefactureerd, telt elke verlenging de leden die in de afgelopen 28 dagen actief waren; activiteit is een handeling die onze servers registreren — deelnemen aan een meeting, een chatbericht versturen, Mia iets vragen — en een toolaanroep die als u wordt gedaan via een gekoppelde AI-assistent telt als activiteit voor facturering per actief lid (zie "Assistentactiviteit")	Betaalde abonnementen in rekening brengen; fiscale en boekhoudkundige verplichtingen	Overeenkomst; wettelijke verplichting
Assistentactiviteit	Wanneer u een AI-assistent (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini of een andere MCP-client) aan uw account koppelt: uw account-ID, het tijdstip van uw laatste geslaagde toolaanroep, de naam van de tool en de assistent waar de aanroep vandaan kwam, en de werkruimte waarop deze betrekking had — nooit de vraag die u stelde of het antwoord dat u kreeg	U tellen als actief lid van uw werkruimte voor de facturering, en uw werkruimtebeheerder tonen wanneer u voor het laatst actief was	Overeenkomst
Gebruiksanalyse	Productgebeurtenissen, sessieweergaven (session replays), foutsporen. In de browser — alleen nadat u toestemming geeft via de cookiebanner (analyse staat standaard uit). In de InterMIND-apps voor iPhone, Android, Windows en macOS — welke schermen en functies u opent, standaard aan, op elk moment uit te schakelen in Instellingen; nooit de inhoud van een meeting of chat	Het product verbeteren, fouten verhelpen	Toestemming (browseranalyse); gerechtvaardigd belang (appgebruiksstatistieken, foutmonitoring)
Accountregistraties	Het feit en het tijdstip van accountgebeurtenissen die op onze servers worden vastgelegd — registratie, wijzigingen in abonnement en betaling, API-gebruik — gekoppeld aan uw account-ID; geen cookies en geen surfgegevens	Registraties en betaalde conversies tellen, productgebruik meten	Gerechtvaardigd belang
Servicediagnostiek	Technische feiten over een storing, vastgelegd op onze eigen servers: dat binnenkomende audio tijdens een gesprek niet meer aankwam, het aantal herverbindingen van media, een mislukt verzoek van een nieuw account — alleen cijfers en identificatiegegevens, nooit de inhoud van een gesprek; niet verzonden naar de analyseprovider en niet afhankelijk van de cookiekeuze	Storingen opsporen en verhelpen waardoor mensen elkaar niet kunnen horen of de Dienst niet kunnen gebruiken	Gerechtvaardigd belang
Transactionele e-mail	Uw e-mailadres, eenmalige inlogcodes, meldingen	Inloggen en servicemeldingen	Overeenkomst
Productmails	Uw e-mailadres, de leeftijd van uw account, of u een meeting hebt gehouden, en de bezorgstatus (bezorgd/gebounced)	Een paar korte e-mails na aanmelding en een maandelijkse productupdate; elke mail bevat een afmeldlink met één klik, en u kunt ze uitzetten onder Instellingen → Geavanceerd → Privacy	Gerechtvaardigd belang
Verkoopaanvragen	Naam, e-mailadres, bedrijf, bericht uit contact-/partnerformulieren	Uw aanvraag beantwoorden	Gerechtvaardigd belang
Verzoeken van gasten na afloop	Wanneer een gast die via een link aan een meeting deelnam de host vraagt hem of haar na het gesprek toe te voegen: de naam die de gast in de meeting gebruikte, het ingevoerde e-mailadres, de taal en de betreffende meeting, opgeslagen bij die meeting voor de host. Een gast die de meeting juist bewaart door een account aan te maken, wordt vastgelegd als lezer van het recap van die ene sessie	De host in staat stellen de gast toe te voegen, en een gast die een account heeft aangemaakt het recap van die sessie in zijn of haar taal geven	Overeenkomst

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken uw meetingcontent niet om AI-modellen te trainen.

Google-gebruikersgegevens

InterMIND ontvangt alleen gegevens van Google-API's wanneer u zelf een Google-functie koppelt, en uitsluitend voor die functie:

Inloggen met Google — uw e-mailadres, naam en profielfoto, om uw account aan te maken en te beheren.
Google Calendar — afspraken die u zelf bezit: InterMIND leest ze om uw meetings te tonen en maakt of annuleert alleen afspraken die het zelf heeft aangemaakt.
Google Drive — alleen de bestanden die u kiest in de Google-bestandskiezer, gelinkt in een meeting of chat. InterMIND deelt de link, niet het bestand: de inhoud blijft in Google Drive en wordt niet door AI samengevat.
Google Workspace-directory — een alleen-lezenlijst van de gebruikers van uw organisatie, wanneer een beheerder ze importeert.
InterMIND-add-on voor Google Workspace Studio — leest helemaal geen Google-gegevens; de enige toestemming is verbinding maken met intermind.com met de API-sleutel die u plakt.

Het gebruik van ruwe of afgeleide gebruikersgegevens die zijn ontvangen van Google Workspace-API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy en het Google Workspace API User Data and Developer Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Wij gebruiken, verstrekken of verkopen Google-gebruikersgegevens — ruw, geaggregeerd of afgeleid — niet om fundamentele of algemene AI- of machine-learningmodellen te maken, te trainen of te verbeteren. Wij verstrekken Google-gebruikersgegevens niet aan derden, behalve voor zover nodig om de functie te leveren die u hebt gekoppeld, om aan de wet te voldoen, of als onderdeel van een fusie of overname met gelijkwaardige bescherming, en niemand leest ze, behalve met uw toestemming, om veiligheidsredenen of om aan de wet te voldoen.

YouTube API Services

InterMIND gebruikt YouTube API Services voor één doel: het publiceren van onze eigen productvideo's op ons eigen YouTube-kanaal en het actueel houden van hun titels, beschrijvingen, ondertitels en afspeellijsten. Dit gebeurt onder ons eigen Google-account, vanuit een interne tool die niet aan gebruikers wordt verspreid. De tool leest geen gegevens over u of een andere kijker, en gegevens die via YouTube API Services zijn verkregen worden niet opgeslagen, niet met derden gedeeld en niet voor reclame gebruikt. Productvideo's die op intermind.com zijn ingesloten, worden afgespeeld door de eigen speler van YouTube in de privacyvriendelijke modus (youtube-nocookie.com); wat YouTube verzamelt terwijl u kijkt, wordt beschreven in het Privacybeleid van Google, en door ze te bekijken gaat u ook akkoord met de Servicevoorwaarden van YouTube. Elk Google-account dat onze tool toegang tot een YouTube-kanaal heeft verleend, kan die toegang op elk moment intrekken op de beveiligingsinstellingenpagina van Google.

3. Hoe meetings worden verwerkt

Audio- en videostreams worden niet opgeslagen. Ze lopen via onze media-infrastructuur (gehost in Duitsland en Frankrijk) voor transmissie, spraakherkenning en vertaling, en bestaan alleen zolang het gesprek duurt. Alleen wat hierboven is vermeld — transcripties, opnames die u uitdrukkelijk start, chat — wordt bewaard.
AI-functies — meetingrecaps, documentsamenvattingen, de schrijfassistent en Ask AI — draaien op de AI-gateway die uw organisatie kiest: standaard Azure OpenAI in de EU Data Zone (Microsoft), naar keuze Google Vertex AI op het EU-multiregio-endpoint of Amazon Bedrock in Frankfurt (AWS), telkens in onze eigen tenant onder de gegevensverwerkingsvoorwaarden van de provider, zonder training op uw content; of een endpoint dat uw organisatie zelf beheert. Een organisatie kan AI-functies uitschakelen; transcriptie en vertaling blijven werken.
Opname is zichtbaar voor deelnemers. U bent zelf verantwoordelijk voor naleving van de wetten die voor u gelden wanneer u een gesprek opneemt of transcribeert (in sommige rechtsgebieden is de toestemming van alle deelnemers vereist).

4. Met wie wij gegevens delen (subverwerkers)

Wij gebruiken een beperkte set infrastructuur- en dienstverleners. De volledige, geversioneerde lijst — met per leverancier het doel, de verwerkingsregio en de waarborgen — is gepubliceerd op /legal/subprocessors. De hoofdlijnen, geverifieerd aan de hand van onze infrastructuur:

Applicatiehosting, database, realtimeservers, objectopslag, analyse en foutmonitoring draaien allemaal in de EU (Frankfurt, Parijs, EU-multiregio-opslag).
Meetingmedia, spraakherkenning en vertaling draaien op infrastructuur in Duitsland en Frankrijk.
AI-functies (§3) draaien in EU-regio's van Microsoft, Google of Amazon Web Services, in onze eigen tenant.
Stripe (betalingen), Google/Microsoft (optionele OAuth-aanmelding) en de bedrijfsentiteiten van sommige EU-gehoste providers zijn gevestigd in de VS — gedekt door standaardcontractbepalingen en/of het EU–VS Data Privacy Framework.
Paddle (betalingen als merchant of record in bepaalde landen) is gevestigd in het VK — gedekt door het adequaatheidsbesluit voor het VK.

5. Internationale doorgiften

De verwerking vindt standaard plaats in de EU (zie §4). Wanneer de bedrijfsentiteit van een provider buiten de EU/EER is gevestigd, worden doorgiften gedekt door standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsmechanisme.

De Verenigde Arabische Emiraten, waar Golden Fish LLC is gevestigd, hebben uitgebreide wetgeving voor gegevensbescherming maar zijn niet het voorwerp van een adequaatheidsbesluit van de EU. Wanneer persoonsgegevens worden benaderd vanuit, of doorgegeven aan, een land buiten de EER — inclusief toegang door ons voor het beheer van de Dienst — baseren wij ons op passende waarborgen op grond van hoofdstuk V GDPR (standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, het EU–VS Data Privacy Framework), samen met aanvullende technische maatregelen zoals versleuteling tijdens transport en in rust en in de EU vastgezette opslag en verwerking. Een kopie van de relevante waarborgen is op aanvraag beschikbaar via privacy@intermind.com.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw content — meetingopnames, transcripties, vertalingen en chatberichten — zolang uw account of teamwerkruimte actief blijft, zodat die voor u beschikbaar blijft. U bepaalt zelf de bewaartermijn: u kunt op elk moment afzonderlijke opnames, kanalen of berichten verwijderen, en het verwijderen van uw account wist alle bijbehorende content permanent (in onze database en opslag), samen met de opzegging van elk actief abonnement. Wij hanteren geen automatische vervaltermijn voor uw content; u beslist hoe lang die wordt bewaard.

Sommige gegevens worden om operationele redenen slechts tijdelijk bewaard: exports van accountgegevens zijn 7 dagen beschikbaar voordat ze worden verwijderd, anonieme gastsessies worden binnen 24 uur gewist, en eenmalige e-mailverificatiecodes worden bij verloop opgeruimd. Het verzoek van een gast om aan een meeting te worden toegevoegd, wordt samen met die meeting verwijderd; het leesrecord van een gast voor het recap van een sessie wordt verwijderd samen met die sessie of meeting, of met het account.

Feiten die voor teamstatuspagina's zijn afgeleid, blijven bestaan zolang het recap waaruit ze komen: het verwijderen van de artefacten van een sessie verwijdert de bijbehorende feiten, en het verwijderen van de werkruimte of het account verwijdert ze allemaal. Het uitschakelen van teamstatuspagina's pauzeert de extractie en verbergt de opgeslagen feiten; het verwijdert ze niet.

7. Uw rechten

Afhankelijk van uw rechtsgebied (waaronder op grond van de GDPR) hebt u het recht om uw gegevens in te zien, te rectificeren, te wissen en te exporteren, om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking of die te beperken, en om uw toestemming op elk moment in te trekken.

Twee hiervan kunt u zelf regelen, met onmiddellijke werking:

Wissen — verwijder uw account in Instellingen; hierdoor worden uw gegevens permanent uit onze database en opslag verwijderd en wordt elk actief abonnement opgezegd.
Overdraagbaarheid — exporteer uw volledige accountgegevens als ZIP-archief vanuit Instellingen (downloadlink 7 dagen geldig).

Neem voor al het andere contact op met privacy@intermind.com. Als u zich in de EU/EER bevindt, kunt u ook een klacht indienen bij uw plaatselijke toezichthoudende autoriteit. Als u zich in de Verenigde Arabische Emiraten bevindt, hebt u gelijkwaardige rechten op grond van de UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021), die u via hetzelfde contact kunt uitoefenen.

8. Cookies en analyse

In de browser gebruiken wij een consentmanagementplatform (Usercentrics) om u om toestemming te vragen voordat niet-essentiële cookies of analyse worden uitgevoerd. Analyse (PostHog, EU-cloud) en sessieweergave (session replay) staan standaard uit en starten alleen als u zich aanmeldt. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link naar de cookie-instellingen in de footer. Essentiële cookies (sessie, beveiliging) vereisen geen toestemming.

In de InterMIND-apps voor iPhone, Android, Windows en macOS zijn geen cookies. Gebruiksstatistieken — welke schermen en functies u opent, en in de desktopapp een weergave van uw eigen schermen in de app, nooit de inhoud van een meeting of chat — staan standaard aan en kunnen op elk moment worden uitgeschakeld in Instellingen; hiervoor baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van het product. Accountgebeurtenissen die op onze servers worden vastgelegd (zoals een registratie of een betaling) zijn niet cookiegebaseerd en zijn van geen van beide keuzes afhankelijk — zie "Accountregistraties" in de tabel hierboven.

9. Beveiliging

TLS voor al het verkeer (HTTPS/WSS, geen terugval op platte tekst); versleuteling in rust voor de database en objectopslag; geen opgeslagen wachtwoorden (alleen eenmalige e-mailcodes of OAuth); HTTP-only sessiecookies; rolafdwinging aan de serverzijde; spraaktekst gewist uit logs aan de clientzijde; geïsoleerde databases per omgeving.

10. Kinderen

De Dienst is niet gericht op kinderen. U moet minimaal 16 jaar oud zijn om de Dienst te gebruiken. Als u jonger bent dan de meerderjarigheidsleeftijd in uw land (18 in de Verenigde Arabische Emiraten), mag u de Dienst alleen gebruiken met toestemming en onder toezicht van een ouder of wettelijke voogd. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de toepasselijke leeftijd; als u denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op met privacy@intermind.com en wij verwijderen ze.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij plaatsen wijzigingen op deze pagina en werken de ingangsdatum bij. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u in het product of per e-mail.

12. Contact

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C — Office No. OF 405-070, Building PR1005 - OF405, Port Saeed, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten. E-mail: privacy@intermind.com