Privacybeleid

Ingangsdatum: 17 juni 2026

1. Wie we zijn

InterMIND (de "Service") — het vergaderplatform met realtime spraakvertaling, beschikbaar via intermind.com en via de InterMIND-apps voor mobiel — wordt beheerd door:

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C ("Golden Fish LLC", "wij", "ons"), City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten.

Voor persoonsgegevens die via de Service worden verwerkt, treedt Golden Fish LLC op als de verwerkingsverantwoordelijke, behalve wanneer uw organisatie InterMIND gebruikt onder haar eigen overeenkomst met ons — in dat geval is uw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij de gegevens namens haar (zie onze Verwerkersovereenkomst).

Uitgever en intellectueel eigendomshouder: MindMeeting OÜ (Estland), Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland. Servicebeheerder en contracterende entiteit: Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C (Verenigde Arabische Emiraten). De InterMIND-apps voor mobiel worden gepubliceerd door MindMeeting OÜ namens, en onder licentie van, Golden Fish LLC, die de Service exploiteert en verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die via de Service worden verwerkt.

Registratienummers, licentiegegevens en links naar de officiële overheidsregisters van beide bedrijven vindt u op onze Bedrijfsinformatie-pagina.

Privacycontact: privacy@intermind.com

EU/EEA-vertegenwoordiger (artikel 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, treedt op als onze vertegenwoordiger in de Europese Unie onder artikel 27 van de GDPR. EU/EEA-gebruikers en toezichthoudende autoriteiten kunnen onze vertegenwoordiger contacten over gegevensbeschermingsaangelegenheden via privacy@intermind.com (onderwerp "EU-vertegenwoordiger").

Dit beleid is alleen van toepassing op intermind.com en de InterMIND-apps. De bedrijfssite mind.com wordt apart beheerd en heeft een eigen beleid.

2. Wat we verzamelen en waarom

We verkopen geen persoonsgegevens, en we gebruiken uw vergaderinhoud niet om AI-modellen te trainen.

Google-gebruikersgegevens

InterMIND ontvangt alleen gegevens van Google API's wanneer u zelf een Google-functie koppelt, en alleen voor die functie:

• Inloggen met Google — uw e-mailadres, naam en profielfoto, om uw account aan te maken en te beheren.
• Google Calendar — agenda-items die u bezit: InterMIND leest ze om uw vergaderingen te tonen en maakt of annuleert uitsluitend de agenda-items die het zelf heeft gemaakt.
• Google Drive — alleen de bestanden die u kiest in de Google-bestandskiezer, gekoppeld in een vergadering of chat. InterMIND deelt de link, niet het bestand: de inhoud blijft in Google Drive en wordt niet samengevat door AI.
• Google Workspace-directory — een alleen-lezen lijst met gebruikers van uw organisatie, wanneer een beheerder deze importeert.
• InterMIND add-on voor Google Workspace Studio — leest helemaal geen Google-gegevens; de enige toestemming is om verbinding te maken met intermind.com met de API-sleutel die u plakt.

Het gebruik van ruwe of afgeleide gebruikersgegevens die via Google Workspace API's worden ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy en de Google Workspace API User Data and Developer Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). We gebruiken, dragen niet over en verkopen geen Google-gebruikersgegevens — ruw, geaggregeerd of afgeleid — om fundamentele of algemene AI- of machine learning-modellen te creëren, trainen of verbeteren. We dragen Google-gebruikersgegevens niet over aan derden, behalve zoals nodig is om de functie die u hebt gekoppeld te leveren, om aan de wet te voldoen, of als onderdeel van een fusie of overname met equivalente bescherming, en er leest geen mens mee, behalve met uw toestemming, voor beveiligingsdoeleinden, of om aan de wet te voldoen.

YouTube API Services

InterMIND gebruikt YouTube API Services voor één doel: het publiceren van onze eigen productvideo's op ons eigen YouTube-kanaal en het up-to-date houden van hun titels, beschrijvingen, ondertiteling en afspeellijsten. Dit draait onder ons eigen Google-account, via een intern hulpmiddel dat niet aan gebruikers wordt verspreid. Het leest geen gegevens over u of enige andere kijker, en geen via YouTube API Services verkregen gegevens worden opgeslagen, gedeeld met derden of gebruikt voor advertenties. Productvideo's die op intermind.com zijn ingesloten, worden afgespeeld door YouTubes eigen speler in privacyverbeterde modus (youtube-nocookie.com); wat YouTube verzamelt terwijl u kijkt, wordt beschreven in het Google Privacy Policy, en door ze te bekijken gaat u ook akkoord met de YouTube Terms of Service. Elk Google-account dat ons hulpmiddel toegang tot een YouTube-kanaal heeft verleend, kan deze toegang op elk moment intrekken op de pagina met Google-beveiligingsinstellingen.

3. Hoe vergaderingen worden verwerkt

• Audio- en videostreams worden niet opgeslagen. Ze passeren onze media-infrastructuur (gehost in Duitsland en Frankrijk) voor transmissie, spraakherkenning en vertaling, en bestaan alleen voor de duur van het gesprek. Alleen wat hierboven is vermeld — transcripties, opnames die u expliciet start, chat — wordt bewaard.
• AI-functies — vergadersamenvattingen, documentsamenvattingen, de schrijfassistent en Ask AI — draaien op de AI-gateway die uw organisatie selecteert: Azure OpenAI in de EU Data Zone (Microsoft) standaard, Google Vertex AI op zijn EU multi-region endpoint of Amazon Bedrock in Frankfurt (AWS) naar keuze, elk in onze eigen tenant onder de door de provider vastgestelde voorwaarden voor gegevensverwerking, zonder training op uw inhoud; of een endpoint die uw organisatie zelf beheert. Een organisatie kan AI-functies uitschakelen; transcriptie en vertaling blijven werken.
• Opname is zichtbaar voor deelnemers. U bent verantwoordelijk voor het navolgen van de wetgeving die op u van toepassing is bij het opnemen of transcriberen van een gesprek (sommige rechtsgebieden vereisen de toestemming van alle deelnemers).

4. Met wie we gegevens delen (verwerkers)

We gebruiken een kleine set infrastructuur- en serviceproviders. De volledige, versie-gecontroleerde lijst — inclusief het doel van elke provider, de verwerkingsregio en de waarborgen — is gepubliceerd op /legal/subprocessors. Hoofdlijnen, geverifieerd tegen onze infrastructuur:

• Applicatiehosting, database, realtimeservers, objectopslag, analyse en foutbewaking draaien allemaal in de EU (Frankfurt, Parijs, EU multi-region opslag).
• Vergadermedia, spraakherkenning en vertaling draaien op infrastructuur in Frankrijk.
• AI-functies (§3) draaien in EU-regio's van Microsoft, Google of Amazon Web Services, in onze eigen tenant.
• Stripe (betalingen), Google/Microsoft (optionele OAuth-inlog), en de bedrijfsentiteiten van sommige EU-gehoste providers zijn gevestigd in de VS — gedekt door de Standard Contractual Clauses en/of het EU–US Data Privacy Framework.

5. Internationale overdrachten

De verwerking vindt standaard plaats in de EU (zie §4). Waar een bedrijfsentiteit van een provider buiten de EU/EEA valt, zijn overdrachten gedekt door de Standard Contractual Clauses of een passendheidsmechanisme.

De Verenigde Arabische Emiraten, waar Golden Fish LLC is gevestigd, kent een uitgebreide wetgeving inzake gegevensbescherming, maar is niet het onderwerp van een EU-besluit omtrent passendheid. Waar persoonsgegevens worden benaderd vanuit, of overgedragen naar, een land buiten de EEA — inclusief toegang door ons voor het beheer van de Service — vertrouwen we op de passende waarborgen onder hoofdstuk V GDPR (Standard Contractual Clauses en, indien van toepassing, het EU–US Data Privacy Framework) samen met aanvullende technische maatregelen zoals encryptie tijdens overdracht en in rust en EU-gebonden opslag en verwerking. Een kopie van de relevante waarborgen is op verzoek verkrijgbaar via privacy@intermind.com.

6. Gegevensbewaartermijnen

We bewaren uw inhoud — vergaderopnames, transcripties, vertalingen en chatberichten — zolang uw account of teamworkspace actief blijft, zodat deze voor u beschikbaar blijft. U bepaalt de bewaartermijn: u kunt individuele opnames, kanalen of berichten op elk moment verwijderen, en het verwijderen van uw account wist permanent alle gerelateerde inhoud (in onze database en opslag) samen met de opzegging van enig actief abonnement. We leggen geen automatische vervaldatum op aan uw inhoud; u bepaalt hoe lang het wordt bewaard.

Sommige gegevens worden slechts tijdelijk vastgehouden om operationele redenen: accountdata-exporten zijn 7 dagen beschikbaar vóór verwijdering, anonieme gastsessies worden binnen 24 uur gewist, en eenmalige e-mailverificatiecodes worden verwijderd bij afloop.

7. Uw rechten

Afhankelijk van uw rechtsgebied (inclusief onder de GDPR), heeft u het recht om uw gegevens in te zien, te rectificeren, te wissen en te exporteren, om bezwaar te maken tegen of bepaalde verwerkingen te beperken, en om uw toestemming op elk moment in te trekken.

Twee hiervan zijn selfservice en werken onmiddellijk:

• Verwijdering — verwijder uw account in Instellingen; dit verwijdert permanent uw gegevens uit onze database en opslag en annuleert elk actief abonnement.
• Overdraagbaarheid — exporteer uw volledige accountgegevens als een ZIP-archief vanuit Instellingen (downloadlink 7 dagen geldig).

Voor al het andere kunt u contact opnemen met privacy@intermind.com. Als u in de EU/EEA bent, kunt u ook een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit. Als u in de Verenigde Arabische Emiraten bent, heeft u gelijkwaardige rechten onder de UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021), die u via hetzelfde contact kunt uitoefenen.

8. Cookies en analyse

We gebruiken een toestemmingsbeheerplatform (Usercentrics) om uw toestemming te vragen voordat er niet-essentiële cookies of analyses worden uitgevoerd. Analyse (PostHog, EU-cloud) en sessie-replay staan standaard uit en starten alleen als u ervoor kiest. Accountevents die op onze servers zijn vastgelegd (zoals een registratie of een betaling) zijn niet op cookies gebaseerd en hangen niet af van deze keuze — zie "Accountregistraties" in de tabel hierboven. Essentiële cookies (sessie, beveiliging) vereisen geen toestemming. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link voor cookie-instellingen in de voettekst.

9. Beveiliging

TLS voor al het verkeer (HTTPS/WSS, geen fallback naar platte tekst); encryptie in rust voor de database en objectopslag; geen opgeslagen wachtwoorden (alleen eenmalige e-mailcodes of OAuth); HTTP-only sessiecookies; server-side rollen afdwingen; spraaktekst verwijderd uit client-side logs; geïsoleerde databases per omgeving.

10. Kinderen

De Service is niet op kinderen gericht. U moet minstens 16 jaar oud zijn om de Service te gebruiken. Als u jonger bent dan de wettelijke leeftijd in uw land (18 in de Verenigde Arabische Emiraten), mag u de Service alleen gebruiken met toestemming en onder toezicht van een ouder of wettelijke voogd. We verzamelen niet opzettelijk persoonsgegevens van kinderen onder de toepasselijke leeftijd; als u denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op met privacy@intermind.com en we zullen deze verwijderen.

11. Wijzigingen in dit beleid

We zullen eventuele wijzigingen op deze pagina plaatsen en de ingangsdatum bijwerken. Voor materiële wijzigingen zullen we u in het product of via e-mail op de hoogte stellen.

12. Contact

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C — City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten. E-mail: privacy@intermind.com