InterMIND

Bijlage voor gegevensverwerking

Wanneer uw organisatie InterMIND gebruikt onder een eigen overeenkomst met ons, is uw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij persoonsgegevens namens haar als de verwerker. Voor deze relatie stellen we een Bijlage voor gegevensverwerking (DPA) beschikbaar. Deze pagina legt uit wat de DPA dekt en hoe u een ondertekend exemplaar kunt krijgen. Het is een samenvatting — de DPA zelf is het bindende document.

Partijen

  • Verwerker (Service Operator en Contracterende Entiteit): Golden Fish CSP LLC (VAE), exploitant van InterMIND. Uitgever en Eigenaar van de Intellectuele Eigendomsrechten van de Service: MindMeeting OÜ (Estland).
  • Verwerkingsverantwoordelijke: uw organisatie.
  • EU/EEG-vertegenwoordiger (Artikel 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, treedt op als onze vertegenwoordiger in de Europese Unie onder Artikel 27 GDPR. Contact: privacy@intermind.com.

Wat de DPA dekt

De DPA beheert de persoonsgegevens die wij verwerken om de Service namens u te leveren:

  • Onderwerp en looptijd: levering van de InterMIND meeting- en vertaalservice voor de looptijd van uw overeenkomst met ons.
  • Aard en doel: hosting en transmissie van meetings (audio en video), real-time spraaktranscriptie en -vertaling, chat, documentvertaling, een optionele AI-samenvatting na de meeting, facturering en support.
  • Categorieën van betrokkenen: uw gebruikers en hun meetinggasten, inclusief externe genodigden.
  • Categorieën van persoonsgegevens: accountgegevens (e-mail, naam, foto), meeting-metadata, spraaktranscripties (inclusief namen van sprekers), chatberichten en bijlagen, opnames en factureringsgegevens. De Service vereist geen bijzondere categorieën van gegevens; de inhoud van de meeting kan incidenteel alles bevatten wat deelnemers bespreken.

Onze verplichtingen als verwerker

De DPA weerspiegelt de verplichtingen uit Artikel 28(3) GDPR, waaronder:

  • Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van uw gedocumenteerde instructies.
  • Ons personeel is gebonden aan vertrouwelijkheid.
  • Wij passen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe.
  • Wij maken gebruik van sub-verwerkers onder een algemene schriftelijke machtiging en geven minimaal 30 dagen voorafgaand kennisgeving van enige toevoeging of vervanging, zodat u bezwaar kunt maken op redelijke gronden met betrekking tot gegevensbescherming. De huidige lijst is gepubliceerd op /legal/subprocessors.
  • Wij bieden assistentie bij verzoeken van betrokkenen. Verwijdering en export zijn selfservice in het product; wij helpen met de rest.
  • Wij brengen u op de hoogte van een persoonsgegevensschending die uw gegevens treft zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen 72 uur nadat wij hiervan op de hoogte zijn geraakt.
  • Bij beëindiging verwijderen of retourneren wij uw persoonsgegevens, met inachtneming van de verouderingsprocedure van back-ups.

Wij zijn momenteel niet in het bezit van een SOC 2- of ISO 27001-certificering. Op verzoek verstrekken wij in plaats daarvan een beveiligingsvragenlijst en onze compliance-documentatie.

Internationale overdrachten

De verwerking vindt standaard plaats in de EU (zie de lijst met sub-verwerkers voor de regio's van providers). Wanneer de rechtspersoon van een provider buiten de EU/EEG valt, worden overdrachten gedekt door standaardcontractbepalingen (SCC's) en, indien van toepassing, het EU–VS Data Privacy Framework (DPF), samen met aanvullende technische maatregelen zoals versleuteling tijdens transport en at rest. Omdat InterMIND wordt geëxploiteerd vanuit de VAE, worden het specifieke Hoofdstuk V-mechanisme en de SCC-module per klant bevestigd wanneer de DPA wordt ondertekend.

Een ondertekend exemplaar aanvragen

De DPA wordt per klant ondertekend, dus wij passen de internationale overdrachtvoorwaarden aan op uw situatie vóór ondertekening — het is geen selfservice download. Om een exemplaar aan te vragen voor beoordeling of ondertekening, e-mail privacy@intermind.com met als onderwerp "DPA request".

Voor overeenkomsten die door MindMeeting OÜ via het verkoopkanaal zijn ondertekend, wordt de DPA uitgevoerd door MindMeeting OÜ als verwerker; Golden Fish CSP LLC (service operator) en de hierboven genoemde providers treden op als sub-verwerkers.