Trust Center
InterMIND draait op EU-infrastructuur in Frankrijk, Duitsland en Ierland. Deze pagina toont waar uw gegevens naartoe gaan bij elke hop, hoe lang we ze bewaren en welke AI wat aanraakt. Er staat alleen wat we kunnen onderbouwen — in code, in configuratie of in een ondertekend contract. Service Operator en Contracting Entity: Golden Fish CSP LLC (VAE). Publisher en Intellectual Property Owner: MindMeeting OÜ (EE).
Waar een meeting daadwerkelijk draait
Elke hop die een meeting aflegt, en waar die hop plaatsvindt:
| Hop | Provider | Regio |
|---|---|---|
| Web app en API | Vercel | Frankfurt (fra1) |
| Realtime server — chat, presence, transcript words in transit | Fly.io | Parijs (CDG) |
| Meeting media, speech recognition, live voice translation | Eigen engine (Mind API, intra-group) | OVH, Frankrijk |
| Post-meeting AI summaries | Mistral | EU, zero data retention |
| Document translation | DeepL | Keulen, Duitsland |
| Database | Neon (Postgres) | Frankfurt (AWS eu-central-1) |
| Recordings, attachments, documents | Tigris object storage | EU multi-region (Frankfurt + Amsterdam) |
| Transactional email | Resend | Ierland (eu-west-1) |
| Product analytics | PostHog | EU Cloud (opt-out by default, consent-gated) |
| Error monitoring | Sentry | EU (Duitsland); geen meeting content in error reports |
Sommige van deze providers zijn Amerikaanse bedrijven die EU-regio's exploiteren. Dat wordt ronduit vermeld, niet verborgen: elke transfer wordt gedekt door een DPA plus Standard Contractual Clauses en/of het EU–US Data Privacy Framework. Het volledige register — elke subprocessor, wat het verwerkt en de bijbehorende waarborgen — staat op de subprocessors-pagina.
AI op uw meeting content
- Live speech recognition en voice translation draaien op onze eigen engine, gehost bij OVH in Frankrijk — niet op een externe AI-cloud.
- Elke AI-call op meeting content — post-meeting summaries, shared-document summaries, editor assistance, support replies — is in code vastgepinned aan de EU-API van Mistral met zero data retention: prompts worden niet opgeslagen door de provider en worden niet gebruikt voor training. Dit is geen beleid dat we proberen te onthouden; het is een hard-coded constraint op elke call site.
- Document translation gaat naar DeepL (Keulen) en wordt niet bewaard voor training.
- Meeting audio wordt nooit opgeslagen. Spraak blijft alleen bestaan als tekst — word-level transcripts. Vertaalde voice audio wordt gestreamd naar deelnemers en nooit naar schijf geschreven.
Wat we opslaan, en hoe lang
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Meeting audio en video | Niet opgeslagen. Als de host opneemt, wordt de opname (mp4) bewaard als een privé object totdat de host de artifacts van de sessie verwijdert of het account wordt verwijderd |
| Transcripts, chat, documents | Bewaard totdat u ze verwijdert — er is geen automatische verloopdatum. Hosts kunnen per-sessie artifacts onomkeerbaar verwijderen; accountverwijdering verwijdert alles |
| Guest accounts | Verlopen 24 uur na aanmaak en worden hard-deleted door een cleanup job die elke 6 uur draait |
| Calendar en drive OAuth tokens | Versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM), verwijderbaar door de integratie te verbreken |
| Unreferenced chat attachments | Opgeruimd door een dagelijkse cleanup job na 48 uur |
Accountverwijdering wordt bevestigd via e-mail en is volledig: opgeslagen bestanden worden eerst verwijderd, dan de databaserecords, dan de klant bij onze payment provider. Het is een hard delete, geen vlag.
Betalingen
Kaartgegevens raken nooit InterMIND servers. Checkout en kaartverwerking worden volledig gehost door onze payment providers — Stripe, en Paddle als merchant of record in geselecteerde landen. We slaan uw abonnement en facturatie-e-mail op; de kaart blijft bij de payment provider.
EU AI Act
De AI van InterMIND doet drie dingen: speech recognition, translation en meeting summaries. Geen hiervan is een verboden praktijk of een high-risk gebruik onder Annex III van de EU AI Act (Regulation 2024/1689). We doen geen biometrische identificatie of categorisatie, en we doen geen emotieherkenning — de engine transcribeert en vertaalt wat er wordt gezegd; het profileert niet wie het zegt. Translation, transcription en AI recaps zijn expliciete productfuncties die gebruikers zelf inschakelen, geen stille verwerking. We volgen de richtlijnen van de Act naarmate verplichtingen worden uitgerold en updaten deze pagina wanneer ze op ons van toepassing zijn.
Certificeringen — de eerlijke versie
We hebben nog geen ISO 27001 of SOC 2, en we schrijven niet "in progress" totdat een audit daadwerkelijk is gestart. Wat we in plaats daarvan bieden is verifieerbaarheid: deze pagina en de subprocessors-lijst vermelden alleen wat in code of in contract wordt afgedwongen, en de onderstaande documenten zijn klaar voor procurement review.
Documenten
- Security & Data Protection whitepaper (PDF) — waar meeting data naartoe gaat, bij elke hop, en wat we nog niet hebben
- Data Processing Agreement — samenvattings-PDF; de bindende DPA wordt per klant ondertekend
- Service Level Agreement — PDF
- Subprocessors
- Privacy Policy
- Terms of Service
Een ingevulde CAQ-Lite (CSA Cloud Controls Matrix self-assessment) is op verzoek beschikbaar. Vragen, of heeft u een ondertekend exemplaar nodig van de DPA of de transfer safeguards: privacy@mind.com.