Trust Center
InterMIND draait op EU-infrastructuur in Frankrijk, Duitsland en Ierland. Deze pagina toont waar uw gegevens naartoe gaan bij elke hop, hoe lang we ze bewaren en welke AI wat aanraakt. Er staat alleen wat we kunnen onderbouwen — in code, in configuratie of in een getekend contract. Service Operator en Contracterende Entiteit: Golden Fish LLC (UAE). Uitgever en Eigenaar van Intellectueel Eigendom: MindMeeting OÜ (EE).
Waar een meeting daadwerkelijk draait
Elke hop die een meeting aflegt, en waar die hop plaatsvindt:
| Hop | Provider | Regio |
|---|---|---|
| Web app en API | Vercel | Frankfurt (fra1) |
| Realtime server — chat, presence, transcriptwoorden onderweg | Fly.io | Parijs (CDG) |
| Meeting media, spraakherkenning, live spraakvertaling | Eigen engine (Mind API, intra-group) | OVH, Frankrijk |
| Post-meeting AI-samenvattingen | Mistral | EU, zero data retention |
| Spraaknotitie-transcriptie (speech-to-text) | De spraakservice van de AI-gateway van uw account (standaard: Azure AI Speech) | Sweden Central (EU) standaard; de regio van de gateway die uw organisatie heeft geselecteerd |
| Documentvertaling | DeepL | Keulen, Duitsland |
| Database | Neon (Postgres) | Frankfurt (AWS eu-central-1) |
| Opnames, bijlagen, documenten | Tigris object storage | EU multi-regio (Frankfurt + Amsterdam) |
| Transactionele e-mail | Resend | Ierland (eu-west-1) |
| Product analytics | PostHog | EU Cloud (standaard opt-out, consent-gated) |
| Foutbewaking | Sentry | EU (Duitsland); geen meeting-inhoud in foutrapporten |
Sommige van deze providers zijn Amerikaanse bedrijven die EU-regio's exploiteren. Dat wordt ronduit gesteld, niet verborgen: elke overdracht wordt gedekt door een DPA plus Standard Contractual Clauses en/of het EU–US Data Privacy Framework. Het volledige register — elke subprocessor, wat het verwerkt en de bijbehorende waarborgen — staat op de subprocessors-pagina.
AI op uw meeting-inhoud
- Live spraakherkenning en spraakvertaling draaien op onze eigen engine, gehost bij OVH in Frankrijk — niet op een AI-cloud van derden.
- Elke AI-aanroep op meeting-inhoud — post-meeting samenvattingen, samenvattingen van gedeelde documenten, editor-assistentie, supportantwoorden — is in code vastgepind op de EU-API van Mistral met zero data retention: prompts worden niet opgeslagen door de provider en worden niet gebruikt voor training. Dit is geen beleid dat we ons herinneren op te volgen; het is een hard-coded constraint op elke call site.
- Documentvertaling gaat naar DeepL (Keulen) en wordt niet bewaard voor training.
- Meeting-audio wordt nooit opgeslagen. Spraak blijft bestaan als tekst alleen — woordniveau transcripts. Vertaalde spraakaudio wordt naar deelnemers gestreamd en nooit naar schijf geschreven.
Wat we opslaan, en hoe lang
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Meeting-audio en -video | Niet opgeslagen. Als de host opneemt, wordt de opname (mp4) bewaard als een privaat object totdat de host de artefacten van de sessie verwijdert of het account wordt verwijderd |
| Transcripts, chat, documenten | Bewaard totdat u ze verwijdert — er is geen automatische verloopdatum. Hosts kunnen artefacten per sessie onomkeerbaar verwijderen; accountverwijdering verwijdert alles |
| Gastaccounts | Verlopen 24 uur na aanmaak en worden hard-deleted door een cleanup-job die elke 6 uur draait |
| Agenda- en drive OAuth-tokens | Versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM), verwijderbaar door de integratie te verbreken |
| Niet-gerefereerde chatbijlagen | Opgeruimd door een dagelijkse cleanup-job na 48 uur |
Accountverwijdering wordt per e-mail bevestigd en is volledig: opgeslagen bestanden worden eerst verwijderd, dan de databaserecords, dan de billing-klant bij onze betalingsprovider. Het is een harde verwijdering, geen vlag.
Betalingen
Kaartgegevens raken nooit de servers van InterMIND. Checkout en kaartverwerking worden volledig gehost door onze betalingsproviders — Stripe, en Paddle als merchant of record in geselecteerde landen. We slaan uw abonnement en facturatie-e-mailadres op; de kaart blijft bij de betalingsprovider.
EU AI Act
De AI van InterMIND doet drie dingen: spraakherkenning, vertaling en meeting-samenvattingen. Geen hiervan is een verboden praktijk of een hoogrisicogebruik onder Annex III van de EU AI Act (Regulation 2024/1689). We doen geen biometrische identificatie of categorisatie, en we doen geen emotieherkenning — de engine transcribeert en vertaalt wat er wordt gezegd; het profileert niet wie het zegt. Vertaling, transcriptie en AI-samenvattingen zijn expliciete productfeatures die gebruikers inschakelen, geen stille verwerking. We volgen de richtlijnen van de Act naarmate de verplichtingen in fasen van kracht worden en zullen deze pagina bijwerken wanneer ze op ons van toepassing zijn.
Certificeringen — de eerlijke versie
We hebben nog geen ISO 27001 of SOC 2, en we schrijven niet "in progress" totdat een audit daadwerkelijk is gestart. Wat we wel hebben, is gepubliceerd: onze CSA STAR Level 1 self-assessment (CAIQ-Lite v4.1.0, 138 vragen) staat in het openbare CSA STAR Registry, beantwoord volgens dezelfde regel als deze pagina — een eerlijk 'Nee' waar geen formele controle bestaat. Daarnaast bieden we verifieerbaarheid: deze pagina en de subprocessors-lijst vermelden alleen wat in code of in contract wordt afgedwongen, en de onderstaande documenten zijn klaar voor inkoopbeoordeling.
We hebben ook Cyber Essentials (IASME, het door NCSC ondersteunde Britse schema; gecertificeerd september 2026). Het is een door een assessor geverifieerde self-assessment van de vijf basiscontroles — firewalls, veilige configuratie, gebruikerstoegangscontrole, malwarebescherming en beheer van beveiligingsupdates — op elk apparaat en cloud-account dat organisatiegegevens aanraakt, jaarlijks vernieuwd. Het certificeert de basislijn van de operationele entiteit, niet de servicearchitectuur, dus presenteren we het niet als vervanging voor ISO 27001 of SOC 2. Gecertificeerd 2026-09-03, hercertificering verschuldigd 2027-09-03. Verifieer het in het BlockMark Registry of in de openbare certificaatzoekfunctie van IASME.
Documenten
- Whitepaper over Beveiliging & Gegevensbescherming (PDF) — waar meeting-gegevens naartoe gaan, bij elke hop, en wat we nog niet hebben
- Data Processing Agreement — samenvattings-PDF; de bindende DPA wordt per klant ondertekend
- Service Level Agreement — PDF
- Subprocessors
- Privacy Policy
- Terms of Service
Onze voltooide CAIQ-Lite (CSA Cloud Controls Matrix self-assessment) is gepubliceerd in het CSA STAR Registry; een PDF-kopie is op aanvraag beschikbaar. Vragen, of heeft u een getekend exemplaar nodig van de DPA of de overdrachtswaarborgen: privacy@intermind.com.