AI-functies

De kaart AI features op de pagina Integrations is waar een organisatie-eigenaar of beheerder twee dingen bepaalt: of de AI-functies van de organisatie überhaupt draaien, en op welke cloudgateway ze draaien. De keuze geldt voor alle AI-functies tegelijk: meeting-recaps, documentsamenvattingen, de schrijfassistent, Ask AI en Mia in meetings.

AI-functies uitschakelen

Zet de schakelaar AI features uit om de content van je organisatie weg te houden van elk taalmodel. Meetings worden nog steeds getranscribeerd en vertaald, en chats en documenten blijven werken. Alleen de door AI gegenereerde onderdelen stoppen: recaps komen zonder samenvatting, documenten worden gedeeld zonder AI-samenvatting, de schrijfassistent en Ask AI zijn verborgen en Mia luistert niet mee. Je kunt de schakelaar op elk moment weer aanzetten.

De gateway kiezen

Elke AI-functie draait op een taalmodelgateway van een hyperscaler, in de eigen tenant van InterMIND. Kies de gateway die je organisatie al voor de eigen AI gebruikt, zodat er geen nieuwe AI-subverwerker binnen je compliance-perimeter komt:

Alle gateways zijn geconfigureerd met zero data retention en zonder training op jouw content. Een AI-aanroep verstuurt alleen wat de functie nodig heeft: het meetingtranscript en het chatvenster aan het einde van de meeting voor een recap, een gedeeld document voor de samenvatting, de editortekst voor de schrijfassistent, de vraag voor Ask AI. De lijst met leveranciers en regio's staat op de pagina met subverwerkers en op de pagina Beveiliging.

Je eigen endpoint

Organisaties die een eigen model draaien, zoals vLLM in hun datacenter of een modeldeployment in hun eigen cloudtenant, kiezen Your own endpoint en vullen de server-URL, de modelnaam en, als de server er een nodig heeft, een API-sleutel in. Vanaf dat moment roept elke AI-functie van de organisatie die server aan en niets anders. De sleutel wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond; laat het veld bij latere wijzigingen leeg om de sleutel te behouden. Mia antwoordt op je eigen endpoint in tekst, omdat de stem van de leverancier van de gateway komt.

Hulp vanaf elk scherm

Het paneel aan de rechterkant is Help: open het met Cmd/Ctrl + / of via Help in de zijbalk, op elke pagina en in een meeting. Het weet op welk scherm je zit, dus «wat doet deze knop?» wordt beantwoord voor dat scherm, en het legt uit hoe InterMIND werkt. Als je bent ingelogd antwoordt het, op elk abonnement, ook vanuit je meetings, chats en bestanden en kan het een meetinglink of een bericht voor je klaarzetten dat je zelf bevestigt. Dat gesprek wordt voor je bewaard en staat er weer op elke pagina en na het herladen. Elk lid heeft een eigen dagbudget voor deze antwoorden, ingesteld door het abonnement van de organisatie: ongeveer tien vragen per dag op Basic, meer op Pro en Business, geen daglimiet op Enterprise. Het budget wordt om middernacht UTC vernieuwd; als het op is, meldt het paneel dat en noemt het de tijd, en de rest van het paneel, het bewaarde gesprek en de documentatie, blijft beschikbaar. Zonder account, of wanneer de organisatie de AI-functies heeft uitgeschakeld, antwoordt het paneel vanuit de documentatie.

Het paneel volgt wat er open staat. Met een kanaal open leest het de chat, de bestanden en de meeting-recaps van dat kanaal; in een meeting leest het ook het live transcript. De kop van het paneel noemt het kanaal of de meeting waarover het antwoordt, of Your account als er niets open staat, en elk antwoord behoudt de markering van waar de vraag is gesteld. Er is één gespreksdraad: een vraag die in een kanaal is gesteld, staat er weer op elk ander scherm.

Mia zoekt op het web

In het Help-paneel kan Mia buiten je organisatie kijken wanneer een vraag dat nodig heeft: nieuws, prijzen, een bedrijf, een wet, de documentatie van een ander product. Ze zoekt op het web, leest de openbare pagina's die het lezen waard zijn en geeft het adres van elk feit dat ze daaruit haalt. Hardop in een meeting zoekt ze niet.

Wat InterMIND verlaat, is de zoekopdracht die Mia zelf formuleert, nooit je documenten, recaps of chats, en niets wat jou of je organisatie identificeert. De zoekopdracht loopt via de Brave Search API (zie Subverwerkers). Pagina's worden gelezen zoals elke bezoeker ze zou lezen: alleen openbare pagina's, binnen de robots.txt van de site, zonder inloggen, zonder cookies, tot één megabyte aan HTML, platte tekst of PDF; gescande pdf's zonder tekstlaag en pagina's die volledig door scripts worden opgebouwd, worden niet gelezen. Wat een pagina zegt, wordt behandeld als data: een pagina kan Mia geen instructies geven.

Een eigenaar of beheerder zet dit uit onder Settings → AI features → Mia searches the web. Uit betekent dat de twee tools voor niemand in de organisatie bestaan: Mia antwoordt dan vanuit het materiaal van je organisatie en vanuit wat ze weet, en zegt duidelijk wanneer een vraag het web nodig zou hebben.

Mia in meetings

Mia is de AI-deelnemer van de organisatie in een meeting. Ze luistert via het meetingtranscript en antwoordt wanneer iemand haar bij naam aanspreekt, «Mia, wat hebben we de vorige keer afgesproken?», of wanneer iemand haar schrijft in het Help-paneel (Cmd/Ctrl + /) terwijl de meeting open is. Ze antwoordt vanuit het transcript, de chat en de gedeelde documenten van deze meeting, en vanuit de recaps van de vorige sessies van dezelfde ruimte.

Het antwoord volgt de vraag. Als je hardop vraagt, antwoordt Mia hardop aan de hele ruimte, elke deelnemer in de eigen taal: het antwoord wordt in elke aanwezige taal native geschreven en op het apparaat van elke deelnemer uitgesproken, dus Mia is zelf geen deelnemer aan het gesprek: ze staat niet in de opname of het transcript. Begin te praten en Mia stopt; tik op het kruisje naast haar naam om een antwoord af te kappen. Haar naam is maar één keer nodig, om te beginnen: na haar antwoord blijft het gesprek ongeveer een minuut open, en elke uitwisseling houdt het open. Je kunt dus doorgaan zonder haar naam, «en wat dacht je van de deadline?», en zij beslist of dat voor haar bedoeld was of een opmerking aan iemand in de ruimte. Stilte sluit het gesprek. Ben je alleen in de ruimte met Mia, dan heb je haar naam nooit nodig: alles wat je zegt is voor haar. Als je in het Help-paneel vraagt, antwoordt ze alleen daar: elke regel die je daar schrijft is voor haar, zonder naam of voorvoegsel, en niemand anders in de meeting ziet de uitwisseling. De kop van het paneel noemt de meeting en het antwoord behoudt die markering. Stuur haar een document of een screenshot met de knop + en ze leest het. De gespreksdraad is van jou, niet van de meeting: hij staat er weer op elk scherm en na het herladen. Wat Mia op jouw verzoek vastlegt, zoals een besluit, een actiepunt of een opvolglink, blijft voor iedereen in de ruimtechat staan en komt in de recap.

Mia gebruikt de gateway van de hostorganisatie en de bijbehorende stem (Azure AI Speech of Google Cloud Text-to-Speech, EU-regio's) en draait zolang de AI-functies voor die organisatie aanstaan. Hardop antwoordt ze deelnemers met een licentie op betaalde abonnementen: een deelnemer met een betaald abonnement heeft haar stem in elke meeting waaraan hij of zij deelneemt, wie er ook host. Gasten en deelnemers op het gratis abonnement horen haar antwoorden aan anderen, maar hardop antwoordt ze hen niet. Het Help-paneel is van elk ingelogd lid op elk abonnement, in een meeting zoals op elk ander scherm; een gast heeft geen account en geen gespreksdraad in het paneel.

Mia meldt zich uit zichzelf

Haar antwoorden gaan naar leden van betaalde organisaties, en haar eigen notities, handelen op aanwijzing van de host en het voorstellen van de volgende stap werken wanneer de host er een is. Als je AI features voor de organisatie uitzet, gaat ze uit samen met alle andere AI-functies.

Ook ongevraagd schrijft Mia korte notities in de meetingchat, alleen tekst, in elke taal die in de ruimte aanwezig is, nooit over iemands stem heen:

• Bij het begin: wat de vorige sessie van deze ruimte heeft besloten en open heeft gelaten, en wat er vandaag op de agenda staat (de agendanotitie van de meeting).
• Halverwege en vijf minuten voor het einde: wat er tot nu toe is besloten, wat er nog openstaat en welke agendapunten nog niet aan bod zijn gekomen. Zonder geplande eindtijd gaat ze uit van een meeting van 45 minuten.
• Wanneer iemand iets op zich neemt: «Ik stuur de offerte voor vrijdag» wordt «Genoteerd: Anna — offerte versturen voor vrijdag», en de notitie komt in de recap.
• Wanneer een vraag blijft hangen: niemand heeft geantwoord en het antwoord staat in een eerdere recap, een gedeeld document of de chat: Mia plaatst het met de bron. Ze gokt nooit en zoekt nooit op het web.

Zeg haar dat ze zich buiten het gesprek moet houden, «Mia, wees stil», «Mia, onderbreek niet», en ze doet het: vanaf dan spreekt ze alleen wanneer iemand haar bij naam noemt, volgt ze geen gesprek zonder haar naam en schrijft ze geen eigen notities. Iedereen die ze antwoordt kan dit zeggen, niet alleen de host. «Mia, ga door» haalt haar terug. Mia plaatst maximaal twintig notities per uur.

Mia voert uit op aanwijzing van de host

De host van de meeting en de moderators kunnen Mia opdracht geven om te handelen; andere deelnemers kunnen haar vragen stellen, maar ze handelt niet voor hen. Ze voert het direct uit en bevestigt het hardop en in de chat, waar de host een knop Undo ziet zolang de meeting duurt («Mia, maak dat ongedaan» werkt ook):

• De opvolging plannen: «Mia, plan volgende donderdag om drie uur een vervolgmeeting»: er verschijnt een nieuwe meeting, de link komt in de chat en het evenement komt in de verbonden Google- of Microsoft-agenda van degene die de opdracht gaf, in diens eigen tijdzone. Zonder verbonden agenda worden de meeting en de link alsnog aangemaakt.
• Een besluit, een actiepunt of een open vraag vastleggen: «Mia, noteer het besluit: we kiezen voor leverancier B»: de notitie verschijnt in de chat en maakt deel uit van de recap.
• De recap naar de CRM sturen: «Mia, stuur de recap naar Pipedrive»: de recap van deze meeting gaat ook naar dat adres uit het bevestigde recap-adresboek van de host.

Mia stelt de volgende stap voor

Voordat de meeting eindigt weegt Mia de agenda af tegen wat er is gezegd en stelt ze één concrete volgende stap voor: een vervolgmeeting voor de punten die niet aan bod zijn gekomen, of een eigenaar voor een besluit dat is genomen maar niet is uitgesproken. De host bevestigt met «Mia, ja» en ze voert het precies zo uit als hierboven.