Kokouksen kooste

Kun kokous päättyy, InterMIND tuottaa koosteen – yhden sivun, jolle kertyy kaikki istunnon jälkeensä jättämä aineisto:

• Yhteenveto – tekoälyn laatima yhteenveto keskustelusta
• Transkriptio – koko litteroitu keskustelu puhujittain
• Tallenne – videotallenne, jos istunto tallennettiin

Kooste näytetään omalla kielelläsi: millä kielellä kokous ikinä pidettiinkin, yhteenveto käännetään sinulle pyydettäessä. Esimerkki löytyy AI Meeting Recap -ominaisuussivulta.

Mistä sen löytää

• Sähköposti – jokainen istuntoon kirjautuneena osallistunut saa koosteen linkin sähköpostitse, kun käsittely on valmis; tilittä linkin kautta liittynyt vieras ei ole tiedossa millään postilaatikolla, joten hän ei saa viestiä
• Chat – kanavilla koosteen dokumenttiviesti julkaistaan kanavan chatissa; avaa kooste napsauttamalla sitä
• Kalenteri – kokoukselle luotu kalenteritapahtuma sisältää koosteen linkin, joten se toimii heti ensimmäisestä päivästä
• Koosteen kopio (BCC) – isäntä voi lisätä ylimääräisiä osoitteita, jotka saavat kopion koosteen sähköpostista, esimerkiksi CRM-järjestelmän saapuvan postin osoitteen (ks. alla)

Koosteen linkki (…/r/…) on pysyvä – sama linkki palvelee kokouksen kaikkia istuntoja.

Kuka voi avata sen

Koosteet ovat vain jäsenille: linkin avaaminen edellyttää kirjautumista, ja pääsy on rajattu isännälle, osallistuneille ja isännän tiimin jäsenille. Linkin välittäminen muille ei anna heille pääsyä.

Yhteenvedon muokkaaminen

Kokouksen jäsenet voivat korjata tekoälyn yhteenvetoa suoraan koosteen sivulla:

1. Avaa kooste ja napsauta yhteenvedon alla olevaa kohtaa Muokkaa
2. Korjaa teksti ja tallenna

Jokainen muokkaus luo uuden version. Versiohistoria näyttää tekoälyn alkuperäisen version ja jokaisen muokkauksen sanatason erona sekä tekijän ja aikaleiman. Koosteviestin otsikko chatissa päivittyy vastaamaan muokattua yhteenvetoa.

Siirtyneet tehtävät (esikatselu). Organisaatiossa, jossa tiimien tilasivut ovat käytössä, jokainen koosteeseen kirjattu tehtävä ja lupaus liittyy organisaation tehtäväketjuun sivujen käyttöönottopäivästä alkaen. Kun kooste kirjoitetaan, avoimet kohdat, jotka isäntä saa lukea (ylläpitäjä: koko organisaation; jäsen: istunnot, joita hän on isännöinyt tai joihin hän on osallistunut liittymisensä jälkeen, sekä kaikki hänelle osoitetut), luetaan takaisin ja arvioidaan sen perusteella, mitä tässä istunnossa sanottiin: kohta, jonka joku ilmoitti valmistuneeksi, merkitään tehdyksi; mikä tahansa muu kohta merkitään tekemättömäksi, perusteluna kokouksessa sanottu tai «ei käsitelty», jos kukaan ei ottanut asiaa esille, ja sen vieressä päivä, jolloin kohta kirjattiin ensimmäisen kerran. Tuloksena on koosteen Siirtyneet-osio; tehty kohta poistuu ketjusta, tekemätön siirtyy seuraavaan istuntoon, ja kaksi kertaa peräkkäin tekemättä jäänyt kohta listataan organisaation ongelmien joukkoon. Istunto, jossa on mukana joku organisaation ulkopuolinen, vieras linkin kautta liittynyt mukaan lukien, ei siirrä mitään: ketju on organisaation sisäistä tilaa, ja kyseisen istunnon kooste päätyy myös ulkopuoliselle; istunnon omat tehtävät liittyvät silti ketjuun. Jäsenen oma arvio tehtävästä painaa enemmän kuin mallin arvio, eikä malli koskaan kumoa sitä. Seuraavan istunnon alussa Mia nimeää avoimet kohdat ja niiden vastuuhenkilöt, jotta niistä puhutaan eikä niitä unohdeta. Koosteen webhook sisältää samat rivit tasks-kentässään; Slack-kooste näyttää valintaruudut kuvakkeina. Yhteenvedon muokkaaminen muokkaa myös näitä rivejä. Tämä on käytössä valituilla tileillä, kun toimintoa vielä hiotaan.

Yhteenvedon arvioiminen

Yhteenvedon alla näkyy kysymys "Oliko tämä yhteenveto hyödyllinen?" sekä peukalo ylös ja alas. Peukalo alas tarjoaa nopean syyn valittavaksi: vääriä lukuja, keskeiset kohdat jäivät pois, väärä painotus tai asioita keksittiin. Arviot auttavat parantamaan yhteenvetojen laatua.

Koosteiden arkisto

• Kanavat säilyttävät jokaisen menneen istunnon koosteen – avaa koosteen sivu ja vaihda istuntojen välillä
• Pikakokoukset säilyttävät vain viimeisimmän istunnon koosteen, samaan tapaan kuin niiden chat-historia tyhjennetään jokaisen puhelun jälkeen

Koosteen poistaminen

Kokouksen isäntä voi poistaa istunnon koosteaineiston – yhteenvedon, transkription, tallenteen ja niiden käännökset. Poisto on pysyvä; koostetta ei luoda uudelleen.

Koosteen kopio (BCC CRM-järjestelmääsi)

Isäntä voi määrätä, että kokouksen tai kanavan jokainen kooste lähetetään myös piilokopiona (BCC) lisäosoitteisiin, tyypillisesti CRM- tai seurantajärjestelmän saapuvan postin osoitteeseen (esim. Pipedriven Smart BCC).

Mistä sen määrittää (vain isäntä):

• Kokoukset-sivu – laajenna kokouksesi rivi ja täytä kenttä Koosteen kopio:
• Kanavan chat – näyttöasetusten valikko (rataskuvake) → Koosteen kopio

Jokaisen uuden osoitteen on ensin vahvistettava toimitus: InterMIND lähettää oikean koosteen näköisen testisähköpostin, ja jonkun on avattava se vastaanottavassa työkalussa ja napsautettava sen vahvistuslinkkiä 1 tunnin kuluessa. Siihen asti osoite on merkitty odottavaksi, eikä kopioita lähetetä. Jos aikaikkuna umpeutuu, valitse osoite kentässä uudelleen, niin saat uuden testiviestin. Jos testisähköposti ei saavu perille, salli noreply@intermind.com lähettäjänä vastaanottavassa työkalussa.

Lisätietoja:

• Vahvistetut osoitteet tallennetaan henkilökohtaiseen osoitekirjaasi (enintään 10), ja niitä voi käyttää uudelleen kaikissa kokouksissasi ja kanavissasi
• Kopio on sama sähköposti, jonka osallistujat saavat: yhteenvetoteksti sekä linkit koko koosteeseen ja transkriptioon – nämä linkit edellyttävät edelleen kirjautumista kokouksen jäsenenä
• Käytettävissä kaikissa paketeissa

Vaatimukset

Kooste tuotetaan kokouksen transkriptiosta – katso Transkriptio, miten transkriptiot tallennetaan.

Aiheeseen liittyvää

• Transkriptio – mistä transkriptiot tulevat
• Näytön jakaminen ja tallentaminen – koosteeseen sisältyvät tallenteet
• Dokumenttien ja muistiinpanojen jakaminen puhelun aikana – käy kooste läpi yhdessä seuraavassa istunnossa