Tietosuojaseloste

Voimassa alkaen: 17. kesäkuuta 2026

1. Keitä me olemme

InterMIND (”Palvelu”) – kokousalusta, jossa on reaaliaikainen puheenkäännös ja joka on käytettävissä osoitteessa intermind.com sekä InterMINDin mobiilisovellusten kautta – on seuraavan yhtiön ylläpitämä:

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C (”Golden Fish LLC”, ”me”, ”meille”), City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Yhdistyneet arabiemiirikunnat.

Palvelun kautta käsiteltävien henkilötietojen osalta Golden Fish LLC toimii rekisterinpitäjänä, paitsi jos organisaatiosi käyttää InterMINDia omalla sopimuksellaan kanssamme. Tällöin organisaatiosi on rekisterinpitäjä ja me käsittelemme tietoja sen lukuun (ks. tietojenkäsittelyliitteemme).

Julkaisija ja immateriaalioikeuksien omistaja: MindMeeting OÜ (Viro), Juhkentali 8, Tallinn 10132, Viro. Palvelun ylläpitäjä ja sopimusosapuoli: Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C (Yhdistyneet arabiemiirikunnat). InterMINDin mobiilisovellusten julkaisijana toimii MindMeeting OÜ Golden Fish LLC:n puolesta ja sen lisenssillä. Golden Fish LLC ylläpitää Palvelua ja vastaa sen kautta käsiteltävistä henkilötiedoista.

Molempien yhtiöiden rekisterinumerot, lisenssitiedot ja linkit viranomaisrekistereihin löytyvät Yritys-sivulta.

Tietosuoja-asioiden yhteystieto: privacy@intermind.com

EU/ETA-edustaja (GDPR:n 27 artikla): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Viro, toimii edustajanamme Euroopan unionissa GDPR:n 27 artiklan mukaisesti. EU/ETA-alueen käyttäjät ja valvontaviranomaiset voivat ottaa yhteyttä edustajaamme tietosuoja-asioissa osoitteessa privacy@intermind.com (aiherivi ”EU representative”).

Tämä seloste koskee vain intermind.comia ja InterMIND-sovelluksia. Yrityssivusto mind.com on erillinen, ja sillä on oma selosteensa.

2. Mitä keräämme ja miksi

Mitä	Tiedot	Miksi (käyttötarkoitus)	Oikeusperuste
Tilitiedot	Sähköpostiosoite, näyttönimi, profiilikuva, kieliasetukset	Tilisi luominen ja ylläpito	Sopimus
Kokouksen ääni ja video	Puhelun aikaiset suorat suoratoistot – väliaikaisia, niitä ei koskaan tallenneta (ks. §3)	Puhelun toteuttaminen: siirto, puheentunnistus, reaaliaikainen käännös	Sopimus
Transkriptiot	Tunnistettu ja käännetty puhe puhujien nimineen	Reaaliaikaiset tekstitykset ja käännös; osallistujien saatavilla kokouksen jälkeen, kunnes ne poistetaan	Sopimus
Tallenteet ja tiedostot	Itse aloittamasi kokoustallenteet, chatin liitteet, asiakirjat	Sisältösi saattaminen sinun ja osallistujien saataville	Sopimus
Tekoälyn tekemä kokousyhteenveto	Kokouksen transkriptio lähetetään kerran, kokouksen päättyessä, tiivistelmän luomista varten	Kokouksen jälkeinen yhteenveto kokouksen chatissa	Oikeutettu etu (kerrottu tässä)
Asiakirjojen käännös	Käännettäväksi toimittamiesi asiakirjojen sisältö	Asiakirjan kääntäminen pyynnöstäsi	Sopimus
Tiimin tilasivut	Vain kun ylläpitäjä ottaa ne käyttöön tiimin työtilassa: jokaisen kokousyhteenvedon sisältö (lähetetään kerran yhteenvedon versiota kohden organisaatiosi valitsemille tekoälyaivoille, §3), siitä johdetut asiat – pyynnöt, lupaukset, tehtävät, päätökset, kysymykset, ongelmat, riskit, raha – kukin sanatarkan lainauksen kanssa yhteenvedosta, ihmisten nimet sellaisina kuin ne kokouksessa lausuttiin (kuka pyysi, kuka lupasi, kenelle tehtävä on osoitettu, mikä asiakas tai toimittaja), tehtävän vastuuhenkilön nimen yhdistäminen jäsentiliin sekä ylläpitäjän kirjoittamat tavoitteet	Organisaatiolle sen oman työn tilan näyttäminen – avoimet tehtävät, ongelmat, pyynnöt ja kyseessä oleva raha – sen jäsenille ja yhdistettyjen tekoälyavustajien kautta. Sivut arvioivat työtä, eivät ihmisiä: mikään ei arvioi, järjestä tai pisteytä yksittäistä henkilöä. Jäsenet näkevät vain asiat istunnoista, joita he isännöivät tai joihin osallistuivat, sekä heille osoitetut rivit; ylläpitäjät näkevät organisaation sivut. Asiat säilyvät niin kauan kuin yhteenveto, josta ne ovat peräisin (§6)	Organisaatiosi oikeutettu etu rekisterinpitäjänä seurata omaa työtään – käsittelemme tietoja sen lukuun tietojenkäsittelyliitteen mukaisesti; ylläpitäjä hyväksyy tiimisivujen ehdot ottaessaan ominaisuuden käyttöön
Chat-viestit	Viestin teksti ja muokkaushistoria; kokouksen aikaiset tilapäiset chatit tyhjennetään puhelun päättyessä	Viestintä	Sopimus
Laskutustiedot	Nimi, sähköpostiosoite, laskutusosoite, tilaus- ja käyttötiedot. Korttinumerot eivät koskaan päädy järjestelmiimme – maksut hoitaa Stripe tai valituissa maissa olevien ostajien osalta Paddle, joka myy tilauksen kauppiaana (merchant of record). Aktiivisten jäsenten mukaan laskutettavissa tilauksissa jokainen uusiminen laskee edeltävien 28 päivän aikana aktiiviset jäsenet; toiminta on palvelimillamme kirjattu toimenpide – kokoukseen liittyminen, chat-viestin lähettäminen, Mialta kysyminen – ja yhdistetyn tekoälyavustajan kautta sinuna tehty työkalukutsu lasketaan toiminnaksi aktiivisten jäsenten mukaisessa laskutuksessa (ks. ”Avustajan toiminta”)	Maksullisten tilausten laskutus; vero- ja kirjanpitovelvoitteet	Sopimus; lakisääteinen velvoite
Avustajan toiminta	Kun yhdistät tekoälyavustajan (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini tai muun MCP-asiakkaan) tiliisi: tilisi tunnus, viimeisen onnistuneen työkalukutsun ajankohta, työkalun nimi ja avustaja, josta se tuli, sekä työtila, jota kutsu koski – ei koskaan esittämääsi kysymystä eikä saamaasi vastausta	Sinun laskeminen työtilasi aktiiviseksi jäseneksi laskutusta varten sekä työtilasi ylläpitäjälle näyttäminen, milloin olit viimeksi aktiivinen	Sopimus
Käyttöanalytiikka	Tuotetapahtumat, istuntojen toistot, virheilmoitukset – vasta kun annat suostumuksen evästebannerissa (analytiikka on oletuksena pois päältä)	Tuotteen kehittäminen, virheiden korjaaminen	Suostumus (analytiikka); oikeutettu etu (virheiden seuranta)
Tilitapahtumat	Palvelimillamme kirjattujen tilitapahtumien tieto ja ajankohta – rekisteröityminen, tilaus- ja maksumuutokset, API:n käyttö – tilisi tunnukseen sidottuina; ei evästeitä eikä selaustietoja	Rekisteröitymisten ja maksullisiksi muuttumisten laskeminen, tuotteen käytön mittaaminen	Oikeutettu etu
Palvelun diagnostiikka	Teknisiä tietoja viasta, kirjattuna omille palvelimillemme: että saapuva ääni lakkasi tulemasta puhelun aikana, median uudelleenyhdistämisten määrä, uuden tilin epäonnistunut pyyntö – vain lukuja ja tunnisteita, ei koskaan keskustelun sisältöä; ei lähetetä analytiikkapalveluntarjoajalle eikä riipu evästevalinnasta	Vikojen havaitseminen ja korjaaminen, kun ne estävät ihmisiä kuulemasta toisiaan tai käyttämästä Palvelua	Oikeutettu etu
Palvelusähköpostit	Sähköpostiosoitteesi, kertakäyttöiset kirjautumiskoodit, ilmoitukset	Kirjautuminen ja palveluilmoitukset	Sopimus
Tuotesähköpostit	Sähköpostiosoitteesi, tilin ikä, oletko pitänyt kokouksen, sekä toimitustila (toimitettu/palautunut)	Muutama lyhyt sähköposti rekisteröitymisen jälkeen ja kuukausittainen tuotepäivitys; jokaisessa on yhden napsautuksen peruutuslinkki, ja voit poistaa ne käytöstä Asetuksissa	Oikeutettu etu
Myyntitiedustelut	Nimi, sähköpostiosoite, yritys, viesti yhteydenotto- ja kumppanilomakkeista	Tiedusteluunsi vastaaminen	Oikeutettu etu

Emme myy henkilötietoja, emmekä käytä kokousten sisältöä tekoälymallien kouluttamiseen.

Googlen käyttäjätiedot

InterMIND vastaanottaa tietoja Googlen rajapinnoista vain, kun yhdistät Google-ominaisuuden itse, ja vain kyseistä ominaisuutta varten:

Kirjautuminen Googlella – sähköpostiosoitteesi, nimesi ja profiilikuvasi tilisi luomista ja ylläpitoa varten.
Google Calendar – omistamasi tapahtumat: InterMIND lukee ne näyttääkseen kokouksesi ja luo tai peruu vain itse luomiaan tapahtumia.
Google Drive – vain Googlen tiedostovalitsimessa valitsemasi tiedostot, jotka linkitetään kokoukseen tai chattiin. InterMIND jakaa linkin, ei tiedostoa: sisältö pysyy Google Drivessa, eikä tekoäly tiivistä sitä.
Google Workspace -hakemisto – vain luku -muotoinen luettelo organisaatiosi käyttäjistä, kun ylläpitäjä tuo heidät.
InterMIND-lisäosa Google Workspace Studiolle – ei lue lainkaan Google-tietoja; sen ainoa lupa on yhdistää intermind.com-palveluun liittämälläsi API-avaimella.

Google Workspace -rajapinnoista saatujen raaka- tai johdettujen käyttäjätietojen käyttö noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä ja Google Workspace API User Data and Developer Policy -käytäntöä, mukaan lukien rajoitetun käytön (Limited Use) vaatimukset. Emme käytä, siirrä tai myy Googlen käyttäjätietoja – raakoja, koottuja tai johdettuja – yleisten tai laajojen tekoäly- tai koneoppimismallien luomiseen, kouluttamiseen tai parantamiseen. Emme siirrä Googlen käyttäjätietoja kolmansille osapuolille, paitsi jos se on tarpeen yhdistämäsi ominaisuuden tarjoamiseksi, lain noudattamiseksi tai yhtiöiden sulautumisen tai yritysoston yhteydessä vastaavalla suojalla, eikä ihminen lue niitä muuten kuin luvallasi, turvallisuussyistä tai lain noudattamiseksi.

YouTube API Services

InterMIND käyttää YouTube API Services -palveluita yhteen tarkoitukseen: omien tuotevideoidemme julkaisemiseen omalla YouTube-kanavallamme sekä niiden otsikoiden, kuvausten, tekstitysten ja soittolistojen pitämiseen ajan tasalla. Tämä tapahtuu omalla Google-tilillämme sisäisestä työkalusta, jota ei jaeta käyttäjille. Se ei lue tietoja sinusta tai muista katsojista, eikä YouTube API Services -palveluista saatuja tietoja tallenneta, jaeta kolmansille osapuolille tai käytetä mainontaan. intermind.com-sivustolle upotetut tuotevideot toistetaan YouTuben oman soittimen tietosuojatehostetussa tilassa (youtube-nocookie.com); mitä YouTube kerää katsomisen aikana, on kuvattu Googlen tietosuojakäytännössä, ja katsomalla videoita hyväksyt myös YouTuben käyttöehdot. Kuka tahansa Google-tilin haltija, joka on antanut työkalullemme pääsyn YouTube-kanavaan, voi peruuttaa sen milloin tahansa Googlen tietoturva-asetussivulla.

3. Miten kokouksia käsitellään

Ääni- ja videovirtoja ei tallenneta. Ne kulkevat mediainfrastruktuurimme (isännöity Saksassa ja Ranskassa) kautta siirtoa, puheentunnistusta ja käännöstä varten ja ovat olemassa vain puhelun ajan. Pysyvästi tallennetaan vain edellä luetellut tiedot – transkriptiot, itse aloittamasi tallenteet ja chat.
Tekoälyominaisuudet – kokousyhteenvedot, asiakirjatiivistelmät, kirjoitusavustaja ja Ask AI – toimivat organisaatiosi valitsemassa tekoälyyhdyskäytävässä: oletuksena Azure OpenAI EU Data Zonessa (Microsoft), valinnan mukaan Google Vertex AI sen EU:n monialueen päätepisteessä tai Amazon Bedrock Frankfurtissa (AWS), kukin omassa tenantissamme palveluntarjoajan tietojenkäsittelyehtojen mukaisesti ja ilman sisältösi käyttöä koulutukseen; tai organisaatiosi itse ylläpitämä päätepiste. Organisaatio voi kytkeä tekoälyominaisuudet pois päältä; transkriptio ja käännös toimivat edelleen.
Tallennus on osallistujien nähtävissä. Olet itse vastuussa sinuun sovellettavien lakien noudattamisesta keskustelua tallennettaessa tai litteroitaessa (joissakin lainkäyttöalueissa vaaditaan kaikkien osallistujien suostumus).

4. Keille jaamme tietoja (alihankkijat)

Käytämme pientä joukkoa infrastruktuuri- ja palveluntarjoajia. Täydellinen, versioitu luettelo – mukaan lukien kunkin palveluntarjoajan käyttötarkoitus, käsittelyalue ja suojatoimet – on julkaistu osoitteessa /legal/subprocessors. Pääkohdat, tarkistettu infrastruktuuriamme vasten:

Sovellusisännöinti, tietokanta, reaaliaikapalvelimet, objektitallennus, analytiikka ja virheiden seuranta toimivat kaikki EU:ssa (Frankfurt, Pariisi, EU:n monialuetallennus).
Kokousmedia, puheentunnistus ja käännös toimivat infrastruktuurissa Saksassa ja Ranskassa.
Tekoälyominaisuudet (§3) toimivat Microsoftin, Googlen tai Amazon Web Servicesin EU-alueilla omassa tenantissamme.
Stripe (maksut), Google/Microsoft (valinnainen OAuth-kirjautuminen) ja eräiden EU:ssa isännöityjen palveluntarjoajien konserniyhtiöt sijaitsevat Yhdysvalloissa – niihin sovelletaan vakiosopimuslausekkeita ja/tai EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework).
Paddle (maksut kauppiaana valituissa maissa) sijaitsee Isossa-Britanniassa – siihen sovelletaan Ison-Britannian tietosuojan riittävyyspäätöstä.

5. Kansainväliset siirrot

Käsittely tapahtuu oletuksena EU:ssa (ks. §4). Jos palveluntarjoajan konserniyhtiö sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirrot perustuvat vakiosopimuslausekkeisiin tai riittävyysmekanismiin.

Yhdistyneillä arabiemiirikunnilla, joissa Golden Fish LLC on sijoittautunut, on kattava tietosuojalainsäädäntö, mutta EU ei ole tehnyt niistä riittävyyspäätöstä. Kun henkilötietoihin pääsee käsiksi ETA-alueen ulkopuolisesta maasta tai niitä siirretään sinne – mukaan lukien meidän pääsymme Palvelun hallinnointia varten – turvaudumme GDPR:n V luvun mukaisiin asianmukaisiin suojatoimiin (vakiosopimuslausekkeet ja tarvittaessa EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys) sekä täydentäviin teknisiin toimenpiteisiin, kuten salaukseen siirron aikana ja levossa sekä EU:hun sidottuun tallennukseen ja käsittelyyn. Jäljenne asianmukaisista suojatoimista on saatavilla pyynnöstä osoitteesta privacy@intermind.com.

6. Tietojen säilytys

Säilytämme sisältösi – kokoustallenteet, transkriptiot, käännökset ja chat-viestit – niin kauan kuin tilisi tai tiimisi työtila on aktiivinen, jotta ne pysyvät käytettävissäsi. Sinä hallitset säilytystä: voit poistaa yksittäisiä tallenteita, kanavia tai viestejä milloin tahansa, ja tilisi poistaminen poistaa pysyvästi kaiken siihen liittyvän sisällön (tietokannastamme ja tallennustilastamme) sekä päättää kaikki aktiiviset tilaukset. Emme aseta sisällöllesi automaattista vanhenemisaikaa; sinä päätät, kuinka kauan se säilytetään.

Osa tiedoista säilytetään vain väliaikaisesti operatiivisista syistä: tilitietojen vientitiedostot ovat saatavilla 7 päivää ennen poistamista, anonyymit vierasistunnot tyhjennetään 24 tunnin kuluessa ja kertakäyttöiset sähköpostin vahvistuskoodit siivotaan vanhetessaan.

Tiimin tilasivuja varten johdetut asiat säilyvät niin kauan kuin yhteenveto, josta ne ovat peräisin: istunnon aineistojen poistaminen poistaa sen asiat, työtilan tai tilin poistaminen poistaa ne kaikki. Tiimin tilasivujen kytkeminen pois päältä keskeyttää poiminnan ja piilottaa tallennetut asiat, mutta ei poista niitä.

7. Oikeutesi

Lainkäyttöalueestasi riippuen (mukaan lukien GDPR) sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista, poistaa ja siirtää ne, vastustaa tai rajoittaa tiettyä käsittelyä ja peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Kaksi näistä on itsepalveluna, ja ne tulevat voimaan välittömästi:

Poisto – poista tilisi Asetuksissa; tämä poistaa tietosi pysyvästi tietokannastamme ja tallennustilastamme ja päättää kaikki aktiiviset tilaukset.
Siirrettävyys – vie kaikki tilisi tiedot ZIP-arkistona Asetuksista (latauslinkki voimassa 7 päivää).

Kaikissa muissa asioissa ota yhteyttä osoitteeseen privacy@intermind.com. Jos olet EU/ETA-alueella, voit myös tehdä valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Jos olet Yhdistyneissä arabiemiirikunnissa, sinulla on vastaavat oikeudet UAE:n henkilötietojen suojaa koskevan lain (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) nojalla, ja voit käyttää niitä saman yhteystiedon kautta.

8. Evästeet ja analytiikka

Käytämme suostumuksenhallintaalustaa (Usercentrics) pyytääksemme suostumustasi ennen kuin muita kuin välttämättömiä evästeitä tai analytiikkaa käytetään. Analytiikka (PostHog, EU-pilvi) ja istuntojen toisto ovat oletuksena pois päältä ja käynnistyvät vain, jos annat suostumuksen. Palvelimillamme kirjatut tilitapahtumat (kuten rekisteröityminen tai maksu) eivät perustu evästeisiin eivätkä riipu tästä valinnasta – ks. ”Tilitapahtumat” yllä olevassa taulukossa. Välttämättömät evästeet (istunto, turvallisuus) eivät vaadi suostumusta. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa alatunnisteen evästeasetuslinkin kautta.

9. Tietoturva

TLS kaikelle liikenteelle (HTTPS/WSS, ei salaamatonta varavaihtoehtoa); tietokannan ja objektitallennuksen salaus levossa; salasanoja ei tallenneta (vain kertakäyttöiset sähköpostikoodit tai OAuth); vain HTTP-evästeet istunnoille (HTTP-only); palvelinpuolen roolien valvonta; puheteksti poistetaan asiakaspuolen lokeista; ympäristökohtaisesti erilliset tietokannat.

10. Lapset

Palvelua ei ole suunnattu lapsille. Sinun on oltava vähintään 16-vuotias käyttääksesi Palvelua. Jos et ole saavuttanut täysi-ikäisyyttä maassasi (Yhdistyneissä arabiemiirikunnissa 18 vuotta), voit käyttää Palvelua vain vanhemman tai huoltajan suostumuksella ja valvonnassa. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja sovellettavaa ikärajaa nuoremmilta lapsilta; jos uskot, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, ota yhteyttä osoitteeseen privacy@intermind.com, niin poistamme ne.

11. Muutokset tähän selosteeseen

Julkaisemme kaikki muutokset tällä sivulla ja päivitämme voimaantulopäivän. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme sinulle tuotteessa tai sähköpostitse.

12. Yhteystiedot

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C — City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Yhdistyneet arabiemiirikunnat. Sähköposti: privacy@intermind.com