Tietojenkäsittelysopimus

Kun organisaatiosi käyttää InterMINDia omalla sopimuksellaan kanssamme, organisaatiosi on rekisterinpitäjä ja me käsittelemme henkilötietoja sen lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tätä suhdetta varten tarjoamme tietojenkäsittelysopimuksen (Data Processing Addendum, DPA). Tällä sivulla kerrotaan, mitä DPA kattaa ja miten saat allekirjoitetun kopion. Sivu on tiivistelmä – sitova asiakirja on itse DPA.

Osapuolet

Käsittelijä (palvelun operaattori ja sopimuskumppani): Golden Fish LLC (Arabiemiirikunnat), joka operoi InterMINDia. Palvelun julkaisija ja immateriaalioikeuksien omistaja: MindMeeting OÜ (Viro).
Rekisterinpitäjä: organisaatiosi.
EU/ETA-edustaja (GDPR:n 27 artikla): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Viro, toimii edustajanamme Euroopan unionissa GDPR:n 27 artiklan mukaisesti. Yhteystiedot: privacy@intermind.com.

Mitä DPA kattaa

DPA määrittelee, miten käsittelemme henkilötietoja tarjotaksemme palvelun puolestasi:

Käsittelyn kohde ja kesto: InterMINDin meeting- ja käännöspalvelun tarjoaminen sopimuksesi voimassaoloajan.
Käsittelyn luonne ja tarkoitus: meetingien (ääni ja video) isännöinti ja välitys, puheen litterointi ja kääntäminen in real-time -muodossa, chat, dokumenttien kääntäminen, valinnainen meetingin jälkeinen tekoälytiivistelmä, valinnaiset tiimin tilasivut (kertauksista johdetut tosiasiat, ks. jäljempänä), laskutus ja tuki.
Rekisteröityjen ryhmät: käyttäjäsi ja heidän meeting-vieraansa, myös ulkopuoliset kutsutut.
Henkilötietoryhmät: tilitiedot (sähköpostiosoite, nimi, kuva), meetingien metatiedot, puheen litteroinnit (puhujien nimet mukaan lukien), chat-viestit ja liitteet, tallenteet, kertauksista johdetut tosiasiat tiimin tilasivuja varten (sanatarkka lainaus, nimet sellaisina kuin ne meetingissä lausuttiin sekä toteuttajan nimen kytkentä jäsentiliin) sekä laskutustiedot. Palvelu ei edellytä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja; meetingin sisältö voi sattumalta sisältää mitä tahansa, mistä osallistujat päättävät keskustella.

Käsittelytoimi: Tiimin tilasivut

Ylläpitäjäsi ottaa ominaisuuden käyttöön organisaatiokohtaisesti, ja se on oletuksena pois päältä. Ominaisuuden käyttöönotto ja sitä koskevan käyttöehtojen osion hyväksyminen on dokumentoitu ohjeesi käsitellä kertauksia tällä tavalla, ja sen poistaminen käytöstä on ohje lopettaa käsittely.

Tarkoitus: organisaatiosi oman työn tilan seuranta – avoimet tehtävät, ongelmat, pyynnöt, päätökset ja panoksessa oleva raha – jäsenillesi ja heidän yhdistämiensä tekoälyavustajien kautta. Sivut arvioivat työtä, eivät ihmisiä: yksittäisiä henkilöitä ei arvioida, järjestetä paremmuusjärjestykseen eikä pisteytetä.
Tiedot: kunkin meetingin kertauksen sisältö (luetaan kerran kertauksen versiota kohden), siitä johdetut tosiasiat sekä kertaukseen verrattuna todennettu sanatarkka lainaus, ihmisten nimet sellaisina kuin ne meetingissä lausuttiin, toteuttajan nimen kytkentä jäsentiliin sekä ylläpitäjäsi kirjoittamat tavoitteet.
Alikäsittelijät: vain se tekoälyaivo, jonka organisaatiosi on jo valinnut kertauksia varten – oletuksena Azure OpenAI EU Data Zonessa, valinnan mukaan Vertex AI tai Amazon Bedrock tai itse ylläpitämäsi päätepiste. Ei uusia alikäsittelijöitä eikä uusia tietoryhmiä kertauksen sisällön lisäksi.
Pääsy: jäsen lukee tosiasioita niistä sessioista, joita hän on isännöinyt tai joihin hän on osallistunut, liittymispäivästään alkaen, ellet avaa aiempaa historiaa, sekä hänelle osoitetut rivit; ylläpitäjät lukevat organisaation sivut. Sama sääntö koskee lukemista yhdistetyn avustajan kautta.
Säilytys: tosiasiat säilyvät niin kauan kuin kertaus, josta ne on johdettu – session artefaktien poistaminen poistaa sen tosiasiat, ja organisaation poistaminen poistaa ne kaikki. Ominaisuuden poistaminen käytöstä keskeyttää tosiasioiden poimimisen ja piilottaa tallennetut tosiasiat.

Velvoitteemme käsittelijänä

DPA heijastaa GDPR:n 28 artiklan 3 kohdan velvoitteita, mukaan lukien:

Käsittelemme henkilötietoja vain dokumentoitujen ohjeidesi mukaisesti.
Henkilöstömme on sidottu salassapitovelvollisuuteen.
Sovellamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia.
Käytämme alikäsittelijöitä yleisen kirjallisen valtuutuksen perusteella ja ilmoitamme kaikista lisäyksistä tai vaihdoksista vähintään 30 päivää etukäteen, jotta voit vastustaa niitä perustelluilla tietosuojasyillä. Ajantasainen luettelo on julkaistu osoitteessa /legal/subprocessors.
Avustamme rekisteröityjen pyynnöissä. Poistaminen ja vienti hoituvat itse tuotteessa; muissa avustamme.
Ilmoitamme sinulle tietoihisi kohdistuvasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa 72 tunnin kuluessa siitä, kun olemme saaneet siitä tiedon.
Sopimuksen päättyessä poistamme henkilötietosi tai palautamme ne, varmuuskopioiden vanhenemista lukuun ottamatta.

Meillä ei tällä hetkellä ole SOC 2- tai ISO 27001 -sertifiointia. Pyynnöstä toimitamme sen sijaan tietoturvakyselyn ja compliance-dokumentaatiomme.

Kansainväliset siirrot

Käsittely tapahtuu oletuksena EU:ssa (palveluntarjoajien alueet ks. alikäsittelijäluettelo). Jos palveluntarjoajan yhtiö sijaitsee EU:n/ETA:n ulkopuolella, siirrot kattavat vakiosopimuslausekkeet (SCC) ja tarvittaessa EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys (Data Privacy Framework, DPF) sekä täydentävät tekniset toimet, kuten salaus siirron aikana ja levossa. Koska InterMINDia operoidaan Arabiemiirikunnista, V luvun mukainen siirtomekanismi ja SCC-moduuli vahvistetaan asiakaskohtaisesti DPA:ta allekirjoitettaessa.

Allekirjoitetun kopion pyytäminen

DPA allekirjoitetaan asiakaskohtaisesti, joten mukautamme kansainvälisiä siirtoja koskevat ehdot tilanteeseesi ennen allekirjoitusta – se ei ole itsepalveluna ladattava tiedosto. Pyydä kopio tarkistettavaksi tai allekirjoitettavaksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@intermind.com otsikolla "DPA request".