Sähköposti kanavalle

Jokaisella kanavalla voi olla oma sähköpostiosoitteensa, samoin henkilökohtaisella Inbox-postilaatikollasi. Mikä tahansa sähköpostia lähettävä taho – valvontahälytykset, tikettijärjestelmät, CRM-järjestelmät, laskutus, CI-putket, uutiskirjeet tai kollega, joka välittää viestiketjun – tuottaa kanavalle tavallisen viestin: lähettäjä näkyy nimellä, liitteet säilyvät, allekirjoitukset ja lainatut vastausosiot poistetaan. Jäsenet näkevät viestin heti verkossa ja työpöytäsovelluksessa, saavat mobiilissa push-ilmoituksen ja lukevat viestin omalla kielellään. Sähköposti kanavalle -ominaisuussivu näyttää, miten tämä toimii käytännössä.

Viestit kulkevat yhteen suuntaan: sähköposti → InterMIND. Kanavassa vastaaminen ei lähetä sähköpostia takaisin.

Kanavan osoitteen luominen

Vain kanavan isäntä voi luoda, nähdä tai poistaa osoitteen:

1. Avaa kanava ja napsauta keskusteluotsikon näyttöasetusten rataskuvaketta
2. Valitse Email to channel
3. Napsauta Create address – saat yksityisen osoitteen, jonka muoto on <token>@in.intermind.com
4. Kopioi osoite ja liitä se sinne, missä työkalu pyytää ilmoitussähköpostia

Samassa ikkunassa on myös New address (osoitteen vaihto) ja Remove address. Vaihto tai poisto tulee voimaan heti – vanha osoite lakkaa toimimasta.

Inbox-osoitteesi

Myös henkilökohtaisella Inboxillasi on osoite: avaa Inbox-keskustelu, rataskuvake → Email to Inbox. Sinne lähetetyt sähköpostit näkyvät vain sinulle. Käytä sitä asioihin, jotka vain sinun kuuluu nähdä, ja kanavan osoitetta asioihin, jotka tiimin kuuluu nähdä.

Pidä osoite yksityisenä

Osoite toimii avaimena: kuka tahansa, jolla se on, voi lähettää viestejä kanavalle, joten käsittele sitä kuin salasanaa. Jos osoite vuotaa, luo uusi. Osoitteeseen, jota ei ole olemassa, lähetetty posti hylätään äänettömästi – ei palautusviestiä eikä vastausta – joten arvattu osoite ei anna hyökkääjälle mitään vihjeitä.

Mitä saapuu ja miten

• Teksti – käytetään pelkän tekstin osaa; pelkästään HTML-muodossa oleva sähköposti muunnetaan tekstiksi. Viestin runko on enintään 100 000 merkkiä
• Lähettäjä – viesti liitetään lähettäjän nimeen ja osoitteeseen, ei kanavan isännälle, ja se käännetään jokaiselle lukijalle kuten mikä tahansa ulkopuolinen viesti
• Otsikko – säilytetään viestin ensimmäisenä rivinä
• Allekirjoitukset ja lainatut osiot – poistetaan, joten edelleen välitetty viestiketju näyttää uuden sisällön eikä koko historiaa
• Liitteet – säilytetään tiedostoviesteinä, kukin enintään 25 Mt

Rajat

• Liitteet kuluttavat tiimisi yhteistä tallennustilaa. Kun tallennustila on täynnä, teksti saapuu edelleen mutta liite ohitetaan, ja viestissä on siitä maininta
• Enintään 30 sähköpostia tunnissa osoitetta kohden; sen ylittävät viestit samalla tunnilla hylätään
• Sähköposti kanavalle on käytettävissä kaikissa paketeissa

Liittyvää

• Sähköposti kanavalle: miten mikä tahansa palvelu lähettää viestejä tiimisi keskusteluun ilman bottia – toimintaperiaate ja vertailu bottitunnuksiin
• Telegram – välitä viestejä ja peilaa ryhmiä samaa yksisuuntaista reittiä
• Kanavat ja jäsenet – isännät, jäsenet, kutsut
• Tiedostojen jakaminen – tallennustila ja tiedostojen käsittely