Meeting-oppsummering

Når et møte er over, lager InterMIND en oppsummering – én side med alt økten har etterlatt seg:

• Sammendrag – et AI-generert sammendrag av diskusjonen
• Transkripsjon – hele transkripsjonen, taler for taler
• Opptak – videoopptaket, hvis økten ble tatt opp

Oppsummeringen vises på ditt språk: uansett hvilket språk møtet ble holdt på, blir sammendraget oversatt for deg ved behov. Et eksempel finner du på funksjonssiden for AI-oppsummering av meetinger.

Hvor du finner den

• E-post – alle innloggede deltakere i økten får lenken til oppsummeringen på e-post når behandlingen er ferdig; en gjest som ble med uten konto har ingen postkasse registrert og får ingen e-post
• Chat – i kanaler blir en oppsummeringsmelding med dokument lagt ut i kanalchatten; klikk på den for å åpne oppsummeringen
• Kalender – kalenderhendelsen som opprettes for et meeting, inneholder lenken til oppsummeringen, så den fungerer fra dag én
• Kopi av oppsummeringen (BCC) – verten kan legge til ekstra adresser som mottar en kopi av oppsummerings-e-posten, for eksempel en innkommende CRM-adresse (se nedenfor)

Lenken til oppsummeringen (…/r/…) er permanent – den samme lenken gjelder for alle økter i meetinget.

Hvem kan åpne den

Oppsummeringer er kun for medlemmer: for å åpne lenken må du logge inn, og tilgangen er begrenset til verten, de som deltok, og medlemmer av vertens team. Å videresende lenken til andre gir ikke tilgang.

Redigere sammendraget

Medlemmer av meetinget kan rette AI-sammendraget direkte på oppsummeringssiden:

1. Åpne oppsummeringen og klikk Rediger under sammendraget
2. Rett teksten og lagre

Hver redigering oppretter en ny revisjon. Versjonshistorikk viser AI-originalen og hver redigering som en forskjell på ordnivå, med forfatter og tidspunkt. Tittelen på oppsummeringsmeldingen i chatten oppdateres slik at den samsvarer med det redigerte sammendraget.

Videreførte action items (forhåndsvisning). I en organisasjon med teamstatussider slått på blir hver oppgave og hvert løfte en oppsummering registrerer, en del av organisasjonens oppgavekjede fra dagen sidene ble slått på. Når en oppsummering skrives, leses de åpne punktene verten har lov til å se (en admin: hele organisasjonen; et medlem: øktene vedkommende har vært vert for eller deltatt i siden vedkommende ble med, pluss alt som er tildelt vedkommende) opp igjen og vurderes mot det som ble sagt i denne økten: et punkt som noen meldte som ferdig, markeres som utført; alle andre punkter markeres som ikke utført, med begrunnelsen i møtets egne ord, eller «ikke diskutert» når ingen tok det opp, ved siden av datoen det først ble registrert. Resultatet er delen Videreført i oppsummeringen; et utført punkt forlater kjeden, et ikke utført punkt følger med til neste økt, og et punkt som ikke er utført to ganger på rad, listes blant organisasjonens problemer. En økt med noen utenfra organisasjonen, også en gjest via lenke, viderefører ingenting: kjeden er organisasjonens interne tilstand, og oppsummeringen av den økten når også utenforstående; øktens egne oppgaver blir likevel med i kjeden. Et medlems egen vurdering av en oppgave veier tyngre enn modellens, og modellen overstyrer den aldri. I starten av neste økt nevner Mia de åpne punktene og hvem som eier dem, slik at de blir snakket om i stedet for glemt. Webhooken for oppsummeringen har de samme linjene i feltet tasks; en oppsummering i Slack viser avkrysningsboksene som ikoner. Når du redigerer sammendraget, redigeres også disse linjene. Dette kjører for utvalgte kontoer mens funksjonen finpusses.

Vurdere sammendraget

Under sammendraget ser du «Var dette sammendraget nyttig?» med tommel opp/ned. Tommel ned gir deg en rask årsak å velge – feil tall, glemte hovedpunkter, feil fokus eller oppdiktet innhold. Vurderingene bidrar til å forbedre kvaliteten på sammendragene.

Oppsummeringsarkiv

• Kanaler beholder oppsummeringen fra alle tidligere økter – åpne oppsummeringssiden og bytt mellom øktene
• Ad hoc-meetinger beholder bare oppsummeringen fra den siste økten, i tråd med at chathistorikken deres slettes etter hver samtale

Slette en oppsummering

Verten for meetinget kan slette en økts oppsummeringsmateriale – sammendrag, transkripsjon, opptak og oversettelsene av dem. Slettingen er permanent; oppsummeringen genereres ikke på nytt.

Kopi av oppsummeringen (BCC til CRM-et ditt)

Verten kan la hver oppsummering fra et meeting eller en kanal i tillegg sendes – som skjult BCC – til ekstra adresser, vanligvis en innkommende e-postadresse i et CRM eller et oppfølgingsverktøy (f.eks. Pipedrive Smart BCC).

Slik setter du det opp (kun vert):

• Meetings-siden – utvid raden for meetinget ditt og fyll ut feltet Recap copy:
• Kanalchat – menyen for visningsinnstillinger (tannhjulikonet) → Recap copy

Hver nye adresse må først bekrefte levering: InterMIND sender en test-e-post utformet som en ekte oppsummering, og noen må åpne den i mottakerverktøyet og klikke på bekreftelseslenken innen 1 time. Inntil da er adressen merket som ventende, og ingen kopier sendes. Hvis fristen går ut, velger du adressen på nytt i feltet for en ny test. Hvis test-e-posten ikke kommer fram, må du tillate noreply@intermind.com som avsender i mottakerverktøyet.

Detaljer:

• Bekreftede adresser lagres i din personlige adressebok (opptil 10) og kan gjenbrukes på tvers av meetingene og kanalene dine
• Kopien er den samme e-posten som deltakerne får: sammendragsteksten, pluss lenker til hele oppsummeringen og transkripsjonen – disse lenkene krever fortsatt innlogging som medlem av meetinget
• Tilgjengelig på alle planer

Krav

En oppsummering lages fra meetingens transkripsjon – se Transkripsjon for hvordan transkripsjoner fanges opp.

Relatert

• Transkripsjon – Hvor transkripsjonene kommer fra
• Skjermdeling og opptak – Opptak som inngår i oppsummeringen
• Dele dokumenter og notater under samtalen – Gå gjennom en oppsummering sammen i neste økt