Mötesrecap

När ett möte är slut skapar InterMIND en recap, en enda sida med allt som sessionen lämnade efter sig:

• Sammanfattning – en AI-genererad sammanfattning av diskussionen
• Transkription – den fullständiga transkriptionen, talare för talare
• Inspelning – videoinspelningen, om sessionen spelades in

Recapen visas på ditt språk: oavsett vilket språk mötet hölls på översätts sammanfattningen åt dig vid behov. Ett utförligt exempel finns på funktionssidan för AI-mötesrecap.

Var hittar du den

• E-post – varje inloggad deltagare i sessionen får recap-länken via e-post när bearbetningen är klar. En gäst som gått med utan konto har ingen e-postadress registrerad och får inget mejl
• Chatt – i kanaler publiceras ett recap-dokument som ett meddelande i kanalens chatt. Klicka på det för att öppna recapen
• Kalender – kalenderhändelsen som skapas för ett möte innehåller recap-länken, så den fungerar från första dagen
• Recap-kopia (BCC) – värden kan lägga till extra adresser som får en kopia av recap-mejlet, till exempel en inkommande CRM-adress (se nedan)

Recap-länken (…/r/…) är permanent – samma länk gäller för varje session av mötet.

Vem kan öppna den

Recaps är endast för medlemmar: för att öppna länken krävs inloggning, och åtkomsten är begränsad till värden, de som deltog och medlemmarna i värdens team. Att vidarebefordra länken till någon annan ger ingen åtkomst.

Redigera sammanfattningen

Mötesmedlemmar kan rätta AI-sammanfattningen direkt på recap-sidan:

1. Öppna recapen och klicka på Redigera under sammanfattningen
2. Ändra texten och spara

Varje redigering skapar en ny version. Versionshistorik visar AI-originalet och varje redigering som en skillnadsvisning på ordnivå, med författare och tidsstämpel. Titeln på recap-meddelandet i chatten uppdateras så att den stämmer med den redigerade sammanfattningen.

Överförda action items (förhandsversion). I en organisation där teamens statussidor är påslagna går varje uppgift och löfte som en recap registrerar in i organisationens uppgiftskedja från den dag sidorna aktiverades. När en recap skrivs läses de öppna punkter som värden får se in igen (en administratör: hela organisationen; en medlem: de sessioner hen har varit värd för eller deltagit i sedan hen gick med, plus allt som tilldelats hen) och bedöms mot det som sades i den här sessionen. En punkt som någon rapporterade som klar markeras som klar. Varje annan punkt markeras som ej klar, med orsaken formulerad med mötets egna ord, eller «inte diskuterat» när ingen tog upp den, bredvid dagen då den först registrerades. Resultatet blir avsnittet Överfört i recapen. En klar punkt lämnar kedjan, en ej klar punkt följer med till nästa session, och en punkt som inte är klar två gånger i rad listas bland organisationens problem. En session där någon utanför organisationen deltar, även en gäst via länk, för inget med sig: kedjan är organisationens interna tillstånd, och den sessionens recap når också utomstående. Sessionens egna uppgifter går ändå in i kedjan. En medlems eget utlåtande om en uppgift väger tyngre än modellens, och modellen upphäver det aldrig. I början av nästa session nämner Mia de öppna punkterna och deras ansvariga, så att de blir omtalade i stället för bortglömda. Recap-webhooken innehåller samma rader i fältet tasks, och en Slack-recap visar rutorna som ikoner. Att redigera sammanfattningen redigerar också dessa rader. Funktionen körs för utvalda konton medan den förfinas.

Betygsätta sammanfattningen

Under sammanfattningen ser du "Var den här sammanfattningen till nytta?" med tummen upp/ned. Tummen ned ger dig möjlighet att snabbt ange en orsak – felaktiga siffror, missade huvudpunkter, fel fokus eller påhittade uppgifter. Betygen hjälper oss att förbättra kvaliteten på sammanfattningarna.

Recap-arkiv

• Kanaler sparar recapen för varje tidigare session – öppna recap-sidan och växla mellan sessionerna
• Ad hoc-möten sparar bara recapen för den senaste sessionen, på samma sätt som chatthistoriken rensas efter varje samtal

Ta bort en recap

Mötets värd kan ta bort en sessions recap-material – sammanfattning, transkription, inspelning och deras översättningar. Borttagningen är permanent, och recapen skapas inte på nytt.

Recap-kopia (BCC till ditt CRM)

Värden kan låta varje recap från ett möte eller en kanal även skickas – som en dold BCC – till extra adresser, vanligtvis en inkommande e-postadress till ett CRM eller ett ärendesystem (t.ex. Pipedrive Smart BCC).

Så ställer du in det (endast värd):

• Mötessidan – expandera ditt möres rad och fyll i fältet Recap-kopia:
• Kanalchatt – menyn för visningsinställningar (kugghjulsikonen) → Recap-kopia

Varje ny adress måste först bekräfta leveransen: InterMIND skickar ett testmejl utformat som en riktig recap, och någon måste öppna det i det mottagande verktyget och klicka på bekräftelselänken inom 1 timme. Tills dess är adressen markerad som väntande och inga kopior skickas. Om tiden går ut väljer du adressen igen i fältet för att få ett nytt test. Om testmejlet inte kommer fram, tillåt noreply@intermind.com som avsändare i det mottagande verktyget.

Detaljer:

• Bekräftade adresser sparas i din personliga adressbok (upp till 10) och kan återanvändas i dina möten och kanaler
• Kopian är samma e-post som deltagarna får: sammanfattningstexten plus länkar till hela recapen och transkriptionen – dessa länkar kräver fortfarande inloggning som mötesmedlem
• Finns på alla planer

Förutsättningar

En recap skapas utifrån mötets transkription – se Transkription för hur transkriptioner fångas.

Relaterat

• Transkription – Varifrån transkriptionerna kommer
• Skärmdelning och inspelning – Inspelningar som ingår i recapen
• Dela dokument och anteckningar under samtalet – Gå igenom en recap tillsammans i nästa session