Meeting-összefoglaló

A meeting végén az InterMIND elkészíti a recapet – egyetlen oldalt mindazzal, amit az ülés maga után hagyott:

• Összefoglaló – a megbeszélés MI által készített összefoglalója
• Átirat – a teljes, felszólalók szerint tagolt átirat
• Felvétel – a videófelvétel, ha az ülést rögzítették

A recap az Ön nyelvén jelenik meg: bármilyen nyelven zajlott is a meeting, az összefoglalót igény szerint lefordítjuk Önnek. Egy példát az AI Meeting Recap funkcióoldalon talál.

Hol található

• E-mail – az ülés minden bejelentkezett résztvevője e-mailben megkapja a recap linkjét, amint a feldolgozás befejeződik; a fiók nélkül, linkkel csatlakozott vendégnek nincs nyilvántartott postafiókja, ezért nem kap levelet
• Chat – a csatornákban a csatorna chatjébe egy recap-dokumentumüzenet kerül; kattintson rá a recap megnyitásához
• Naptár – a meetinghez létrehozott naptáresemény tartalmazza a recap linkjét, így az már az első naptól működik
• Recap másolat (BCC) – a házigazda megadhat további címeket, amelyek másolatot kapnak a recap e-mailről, például egy CRM bejövő címét (lásd alább)

A recap linkje (…/r/…) állandó – ugyanaz a link a meeting minden ülését kiszolgálja.

Ki nyithatja meg

A recapek kizárólag tagoknak szólnak: a link megnyitásához bejelentkezés szükséges, a hozzáférés pedig a házigazdára, a résztvevőkre és a házigazda csapatának tagjaira korlátozódik. A link továbbítása másnak nem biztosít hozzáférést.

Az összefoglaló szerkesztése

A meeting tagjai közvetlenül a recap oldalon javíthatják az MI-összefoglalót:

1. Nyissa meg a recapet, és kattintson az összefoglaló alatti Szerkesztés gombra
2. Javítsa a szöveget, majd mentse

Minden szerkesztés új változatot hoz létre. A Verzióelőzmények az MI eredeti szövegét és minden szerkesztést szószintű különbségként mutat, a szerző és az időbélyeg feltüntetésével. A recap-üzenet címe a chatben a szerkesztett összefoglalóhoz igazodik.

Átvitt teendők (előzetes). Azokban a szervezetekben, ahol a csapatok állapotoldalai be vannak kapcsolva, minden, a recapben rögzített feladat és vállalás a bekapcsolás napjától a szervezet feladatláncába kerül. A recap megírásakor a házigazda által olvasható nyitott tételeket (adminisztrátor esetén az egész szervezetét; tag esetén az általa vezetett vagy a csatlakozása óta látogatott üléseken keletkezetteket, valamint a neki kiosztottakat) visszaolvassa a rendszer, és összeveti azzal, ami ezen az ülésen elhangzott: az a tétel, amelyről valaki azt jelezte, hogy elkészült, késznek lesz jelölve; minden más tétel nem késznek, a meeting szavaival megadott indoklással, vagy „nem volt szó róla” megjegyzéssel, ha senki nem hozta szóba, mellette azzal a nappal, amikor először rögzítették. Az eredmény a recap Átvitt szekciója; a kész tétel kikerül a láncból, a nem kész továbbmegy a következő ülésre, a kétszer egymás után nem teljesült tétel pedig a szervezet problémái között jelenik meg. Az az ülés, amelyen a szervezeten kívüli személy is részt vesz – a linkkel csatlakozó vendéget is beleértve –, nem visz át semmit: a lánc a szervezet belső állapota, az ülés recapje pedig a kívülálláshoz is eljut; a saját feladatai ettől még bekerülnek a láncba. A tag saját döntése egy feladatról erősebb a modellénél, és a modell azt soha nem írja felül. A következő ülés elején Mia felsorolja a nyitott tételeket és a felelősöket, hogy beszéljenek róluk, ne merüljenek feledésbe. A recap webhook ugyanezeket a sorokat a tasks mezőben szállítja; a Slack-recap a jelölőnégyzeteket ikonként mutatja. Az összefoglaló szerkesztése ezeket a sorokat is szerkeszti. Ez egyelőre kiválasztott fiókoknál fut, miközben finomhangoljuk.

Az összefoglaló értékelése

Az összefoglaló alatt megjelenik a „Hasznos volt ez az összefoglaló?” kérdés felfelé és lefelé mutató hüvelykujjal. A lefelé mutató hüvelykujj gyors indoklást kínál – hibás számok, kihagyott kulcspontok, rossz fókusz vagy kitalált tartalom. Az értékelések segítenek az összefoglalók minőségének javításában.

Recap-archívum

• A csatornák minden korábbi ülés recapjét megőrzik – nyissa meg a recap oldalt, és váltson az ülések között
• Az ad hoc meetingek csak a legutóbbi ülés recapjét őrzik meg, ahogyan a chatelőzményeiket is minden hívás után törlik

Recap törlése

A meeting házigazdája törölheti egy ülés recap-anyagait – az összefoglalót, az átiratot, a felvételt és ezek fordításait. A törlés végleges, a recap nem készül el újra.

Recap másolat (BCC a CRM-nek)

A házigazda beállíthatja, hogy egy meeting vagy csatorna minden recapje rejtett BCC-másolatként további címekre is megérkezzen, jellemzően egy CRM vagy követőrendszer bejövő e-mail-címére (pl. Pipedrive Smart BCC).

Hol állítható be (csak a házigazdának):

• Meetingek oldal – nyissa ki a meeting sorát, és töltse ki a Recap másolat: mezőt
• Csatornachat – a megjelenítési beállítások menüje (fogaskerék ikon) → Recap másolat

Minden új címnek először igazolnia kell a kézbesítést: az InterMIND egy valódi recaphez hasonló tesztlevelet küld, és valakinek meg kell nyitnia azt a fogadó eszközben, majd 1 órán belül rá kell kattintania a megerősítő linkre. Addig a cím függőben lévőként van megjelölve, és másolat nem megy ki. Ha az időablak lejár, válassza ki újra a címet a mezőben egy új teszthez. Ha a tesztlevél nem érkezik meg, engedélyezze a noreply@intermind.com feladót a fogadó eszközben.

Részletek:

• A megerősített címek a személyes címjegyzékbe kerülnek (legfeljebb 10), és több meetingben és csatornában is újra felhasználhatók
• A másolat ugyanaz az e-mail, amelyet a résztvevők kapnak: az összefoglaló szövege, valamint linkek a teljes recaphez és az átirathoz – ezekhez a linkekhez továbbra is meetingtagként kell bejelentkezni
• Minden csomagban elérhető

Követelmények

A recap a meeting átiratából készül – az átiratok rögzítéséről az Átírás oldalon olvashat.

Kapcsolódó

• Átírás – Honnan származnak az átiratok
• Képernyőmegosztás és felvétel – A recapben szereplő felvételek
• Dokumentumok és jegyzetek megosztása hívás közben – Recap közös átnézése a következő ülésen