Meeting-opsummering

Når et Meeting er slut, producerer InterMIND en opsummering — én side med alt, hvad sessionen har efterladt:

• Resumé — et AI-genereret resumé af diskussionen
• Transskription — den fulde transskription, taler for taler
• Optagelse — videooptagelsen, hvis sessionen blev optaget

Opsummeringen vises på dit sprog: uanset hvilket sprog Meetingen blev holdt på, oversættes resuméet til dig efter behov. Et gennemgået eksempel findes på funktionssiden om AI Meeting Recap.

Hvor finder du den

• E-mail — hver indlogget deltager i sessionen modtager linket til opsummeringen på e-mail, når behandlingen er færdig; en gæst, der er kommet med uden en konto, har ingen postkasse registreret og får ingen e-mail
• Chat — i kanaler bliver en opsummeringsbesked lagt i kanalens chat; klik på den for at åbne opsummeringen
• Kalender — kalenderbegivenheden, der oprettes for et Meeting, indeholder linket til opsummeringen, så det virker fra dag ét
• Kopi af opsummering (BCC) — værten kan tilføje ekstra adresser, der modtager en kopi af opsummerings-e-mailen, f.eks. en CRM-indgangsadresse (se nedenfor)

Linket til opsummeringen (…/r/…) er permanent — det samme link gælder for alle sessioner i Meetingen.

Hvem kan åbne den

Opsummeringer er kun for medlemmer: for at åbne linket skal man logge ind, og adgangen er begrænset til værten, de personer, der deltog, og medlemmer af værtens team. Hvis du videresender linket til andre, giver det ikke adgang.

Redigering af resuméet

Meetingens medlemmer kan rette AI-resuméet direkte på opsummeringssiden:

1. Åbn opsummeringen, og klik på Edit under resuméet
2. Ret teksten, og gem

Hver redigering opretter en ny version. Version history viser AI-originalen og hver redigering som en forskel på ordniveau med forfatter og tidsstempel. Titlen på opsummeringsbeskeden i chatten opdateres, så den svarer til det redigerede resumé.

Overførte action items (forhåndsvisning). I en organisation, hvor teamets statussider er slået til, indgår hver opgave og hvert løfte, som en opsummering registrerer, i organisationens opgavekæde fra den dag, siderne blev slået til. Når en opsummering skrives, bliver de åbne punkter, som værten må læse (en admin: hele organisationen; et medlem: de sessioner, vedkommende har holdt eller deltaget i, siden vedkommende kom med, samt alt, der er tildelt vedkommende), læst igen og vurderet i forhold til det, der blev sagt i denne session: et punkt, som nogen meldte færdigt, markeres som udført; ethvert andet punkt markeres som ikke udført, med begrundelsen i Meetingens egne ord, eller «ikke drøftet», hvis ingen tog det op, ud for den dag, det først blev registreret. Resultatet er afsnittet Carried over i opsummeringen; et udført punkt forlader kæden, et ikke udført punkt går videre til næste session, og et punkt, der ikke er udført to gange i træk, vises blandt organisationens problemer. En session med nogen uden for organisationen, også en gæst via link, overfører intet: kæden er organisationens interne tilstand, og den sessions opsummering når også ud til udenforstående; dens egne opgaver indgår dog stadig i kæden. Et medlems egen vurdering af en opgave vejer tungere end modellens, og modellen omstøder den aldrig. Ved starten af næste session nævner Mia de åbne punkter og deres ejere, så der bliver talt om dem i stedet for, at de bliver glemt. Opsummerings-webhooken indeholder de samme linjer i feltet tasks; en opsummering i Slack viser felterne som ikoner. Når resuméet redigeres, redigeres disse linjer også. Dette kører for udvalgte konti, mens funktionen færdigudvikles.

Bedømmelse af resuméet

Under resuméet ser du "Was this summary useful?" med tommel op/ned. Tommel ned giver mulighed for en hurtig begrundelse — forkerte tal, manglende hovedpunkter, forkert fokus eller opdigtede ting. Bedømmelserne er med til at forbedre kvaliteten af resuméerne.

Opsummeringsarkiv

• Kanaler gemmer opsummeringen af hver tidligere session — åbn opsummeringssiden, og skift mellem sessioner
• Ad hoc-Meetings gemmer kun opsummeringen af den seneste session, svarende til at deres chathistorik ryddes efter hvert opkald

Sletning af en opsummering

Meetingens vært kan slette en sessions opsummeringsmateriale — resumé, transskription, optagelse og deres oversættelser. Sletningen er permanent; opsummeringen genereres ikke igen.

Kopi af opsummering (BCC til dit CRM)

Værten kan lade hver opsummering af et Meeting eller en kanal blive sendt — som skjult BCC — til ekstra adresser, typisk et CRM- eller sporingsværktøjs indgående e-mailadresse (f.eks. Pipedrive Smart BCC).

Sådan sætter du det op (kun vært):

• Meetings-siden — udvid rækken for dit Meeting, og udfyld feltet Recap copy:
• Kanalchat — menuen med visningsindstillinger (tandhjulsikonet) → Recap copy

Hver ny adresse skal først bekræfte leveringen: InterMIND sender en test-e-mail, der er udformet som en rigtig opsummering, og nogen skal åbne den i det modtagende værktøj og klikke på dens bekræftelseslink inden for 1 time. Indtil da er adressen markeret som afventende, og der sendes ingen kopier. Hvis tidsrummet udløber, kan du vælge adressen igen i feltet for at få en ny test. Hvis test-e-mailen ikke ankommer, skal du tillade noreply@intermind.com som afsender i det modtagende værktøj.

Detaljer:

• Bekræftede adresser gemmes i din personlige adressebog (op til 10) og kan genbruges på tværs af dine Meetings og kanaler
• Kopien er den samme e-mail, som deltagerne får: resumé-teksten samt links til den fulde opsummering og transskriptionen — de links kræver stadig, at man logger ind som medlem af Meetingen
• Tilgængelig på alle abonnementer

Krav

En opsummering produceres ud fra Meetingens transskription — se Transkription for, hvordan transskriptioner optages.

Relateret

• Transkription — Hvor transskriptioner kommer fra
• Skærmdeling og optagelse — Optagelser, der indgår i opsummeringen
• Deling af dokumenter og noter under opkald — Gennemgå en opsummering sammen i næste session