Meeting recaps naar je CRM, helpdesk of spreadsheet sturen: Zapier, een webhook of de API (2026)

De recap van een klantgesprek is alleen nuttig op de plek waar de volgende persoon ernaar zoekt: bij de deal in het CRM, bij het ticket in de helpdesk, in de rij van de spreadsheet die het team al bijhoudt. Heb je gezocht op "send meeting notes to HubSpot automatically" of "Zapier meeting recap"? Dan is het korte antwoord voor InterMIND: koppel het één keer met een API-sleutel aan Zapier, en de trigger Meeting Recap Ready gaat af voor elke meeting die je hebt gehost, zodra de samenvatting bestaat. Deze gids is de volledige versie: de no-codemanier, de webhook, de API, wat elk daarvan meegeeft, en de manier waarop je helemaal geen integratie nodig hebt.

Eerst één eigenschap van elke recap, omdat die bepaalt wat er in het CRM terechtkomt: de samenvatting komt aan in de taal van de lezer, en elke deelnemer leest haar in de eigen taal. De payload hieronder bevat de samenvatting in één taal, die van de host, met de taal vermeld in de payload.

Vier manieren om te koppelen

Alle vier zijn beschikbaar voor elk geregistreerd account. Een gast kan geen sleutels aanmaken.

De manier zonder integratie: een recapkopie

De meeste CRM's, helpdesks en trackers hebben een inkomend e-mailadres dat van een bericht een notitie of een ticket maakt. Voeg dat adres toe als ontvanger van een recapkopie bij een meeting of een kanaal, en de samenvatting wordt na elke sessie daarheen gemaild. Per host kunnen dat maximaal tien adressen zijn, elk eenmalig bevestigd met een testmail, en toe te passen op al je meetings of op één kanaal of meeting. De details staan in de recapdocumentatie. Als dat voor jouw tool genoeg is, stop dan hier.

Zapier: de trigger en de actie

1. Maak een sleutel aan. Open Integrations, zoek de kaart API keys, klik op Create key, geef de sleutel het label "Zapier" en kopieer hem. Hij begint met imk_ en wordt maar één keer getoond: InterMIND slaat alleen een hash op. Maximaal tien sleutels per account; je kunt er op elk moment een intrekken via dezelfde kaart.
2. Verbind. Voeg in Zapier de app InterMIND toe aan een Zap en plak de sleutel wanneer erom wordt gevraagd. De verbinding krijgt het label van het e-mailadres van je account.
3. Trigger: Meeting Recap Ready. Gaat één keer af per afgeronde meeting die je hebt gehost, zodra de samenvatting bestaat. Velden: titel en link van de meeting, recaplink, transcriptielink, de samenvatting in Markdown, de taal van de samenvatting, start- en eindtijd, deelnemers met naam en e-mailadres, de host.
4. Actie: Create Meeting Link. Maakt een ad-hocmeeting aan die van jou is en geeft de URL terug. Zet die in een CRM-deal, een supportticket of een agenda-uitnodiging. Wie de link opent, klopt aan, en jij laat diegene toe in de ruimte.

Typische Zaps: recap → nieuwe notitie bij de HubSpot-deal; recap → interne opmerking bij het Zendesk-ticket; recap → rij in Google Sheets; nieuwe Pipedrive-deal → meetinglink teruggeschreven naar de deal.

Dezelfde integratie werkt ook vanuit Make, n8n of Pipedream via hun generieke webhook- en HTTP-modules, met de webhook en de API hieronder.

De webhook: recap.ready

Abonneer je één keer:

POST https://intermind.com/api/v1/webhooks
Authorization: Bearer imk_…
Content-Type: application/json

{ "target_url": "https://example.com/hooks/intermind", "event": "recap.ready" }

Het antwoord is 201 met de id van het abonnement en een secret. Vanaf dat moment stuurt InterMIND, zodra een recap van een meeting die jij hebt gehost is afgerond met een niet-lege samenvatting, één POST per meetingsessie naar de doel-URL, met deze headers:

De body bevat de meeting (id, titel, url, type), de recap (url, transcriptie-url, de samenvatting in Markdown, de taal ervan), start en einde van de sessie, de deelnemers met naam en e-mailadres, en de host. Het volledige voorbeeld staat in de API-documentatie.

Afleverregels, zodat er niets ongemerkt verloren gaat: je endpoint antwoordt binnen 8 seconden met 2xx; bij een netwerkfout, een 5xx of een 429 wordt er één keer direct opnieuw geprobeerd; een 410 of een 404 verwijdert het abonnement; elke andere fout wordt gelogd en het event wordt niet opnieuw verstuurd. De recapmail en de recappagina blijven het duurzame archief. De target_url moet https:// zijn en openbaar bereikbaar; adressen in privénetwerken worden geweigerd. Twintig abonnementen per account.

De API: de endpoints en een contract

Basis-URL https://intermind.com/api/v1, JSON in en uit, de sleutel als bearer-token. Sleutels werken alleen op deze endpoints; ze geven nooit toegang tot de eigen API van de webapplicatie.

Het machineleesbare contract, OpenAPI 3.1 voor Make, n8n, Pipedream en AI-agents, staat op https://intermind.com/api/v1/openapi.json. Een AI-assistent die MCP spreekt (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini) kan dit alles doen — meetings, recaps, transcripties, kanalen — helemaal zonder sleutel. Dat pad is de MCP-gids.

Wat er aankomt, en in wiens taal

De samenvatting in de payload is één tekst in één taal: de samenvattingstaal van de host, vermeld in het veld recap.language. De recappagina waarnaar de payload linkt, is wat elke deelnemer opent, en daar leest elke ingelogde deelnemer de samenvatting in de eigen taal. De CRM-notitie is dus de versie van de host; de link erin opent die van de lezer.

Recap- en transcriptielinks openen voor meetingdeelnemers die zijn ingelogd. Een gast van de meeting krijgt noch de link, noch de e-mail: het account maakt het deel na het gesprek bereikbaar.

FAQ

Kan ik meetingsamenvattingen in HubSpot of Zendesk krijgen zonder integratie? Ja. Voeg het inkomende e-mailadres van de tool toe als ontvanger van een recapkopie bij de meeting of het kanaal. De samenvatting wordt na elke sessie daarheen gemaild, zonder sleutel en zonder Zap.

Hoe verbind ik InterMIND met Zapier? Maak een API-sleutel aan via Integrations → API keys, voeg de InterMIND-app toe aan een Zap en plak de sleutel. Gebruik de trigger Meeting Recap Ready en de actie Create Meeting Link.

Gaat de webhook af voor meetings die ik alleen heb bijgewoond? Nee. recap.ready wordt verstuurd voor meetings die je hebt gehost, één keer per sessie, wanneer de samenvatting niet leeg is.

Wat als mijn endpoint niet bereikbaar is wanneer de recap klaar is? Bij een netwerkfout, een 5xx of een 429 wordt er één keer direct opnieuw geprobeerd. Mislukt dat, dan wordt het event gelogd en niet opnieuw verstuurd; de recapmail en de recappagina blijven het archief, en GET /recaps geeft op verzoek de nieuwste tien terug.

Is de webhook ondertekend? Ja. Elke aflevering bevat X-InterMIND-Signature: sha256=<HMAC-SHA256 of the raw body with your subscription's secret> en een unieke X-InterMIND-Delivery-id om op te ontdubbelen.

Probeer het

• Zo krijg je per e-mail een kopie van elke meeting recap in je CRM — de route zonder integratie in detail: het veld, de bevestiging, het adresboek.
• Probeer de livedemo — een echte InterMIND-meeting in de browser, zonder aanmelding.
• API en Zapier — de volledige payload, elk endpoint, de limieten.
• Meeting recap: wat je na het gesprek krijgt — waar de recap terechtkomt en wie hem ontvangt.

Bronnen: InterMIND API-contract, OpenAPI 3.1. Gecontroleerd in september 2026.