AI-meetingassistent die tijdens de meeting handelt: wat Teams Facilitator, Zoom AI Companion, Google Meet Gemini en Mia van InterMIND in de ruimte doen (2026)

Twee jaar lang betekende "AI in meetings" één ding: een notulist. Die luisterde, en mailde na het gesprek een samenvatting. Die taak is klaar — elk platform heeft het, en we hebben in kaart gebracht wie wat achteraf bijhoudt in de recap-gids.

De volgende taak is anders. Een AI-meetingassistent werkt tijdens de meeting: hij herinnert de ruimte aan wat tijdens de vorige sessie is besloten, legt een toezegging vast op het moment dat iemand die doet, plant de follow-up wanneer de host dat vraagt, en zegt tegen het einde welke agendapunten niet zijn behandeld. G2 vermeldt dit nu als een eigen functiegroep voor videoconferencing — "Agentic AI", met drie vaardigheden: proactieve assistentie, autonome taakuitvoering en besluitvorming.

Deze gids bestaat uit twee delen. Eerst: hoe je een meeting met een AI-deelnemer zo organiseert dat die echt helpt — wat je in de uitnodiging zet, hoe je hem aanspreekt, wie hem opdrachten mag geven, wat je aan het einde controleert. Daarna: het gedocumenteerde overzicht van wat Microsoft Teams, Zoom en Google Meet vandaag onder deze noemer leveren, en wat Mia van InterMIND doet. Elk leveranciersfeit is geciteerd uit de publieke documentatie van die leverancier, gecontroleerd in september 2026, met links aan het einde.

Notulist, assistent, agent — de drie woorden

Een notulist luistert en schrijft achteraf. Hij spreekt nooit tijdens de meeting. Zoom's Meeting Summary, Teams Recap en Google Meets "Take notes for me" zijn notulisten; hun output is het verslag na de meeting.

Een assistent beantwoordt tijdens de meeting vragen wanneer daarom wordt gevraagd — "wat hebben we afgesproken over het budget?", "breng me bij" — op basis van het transcript en het materiaal dat hij kan bereiken. Zooms in-meeting-vragen, Ask Gemini in Meet en Mia van InterMIND die op naam antwoordt, zijn assistenten.

Een agent doet nog twee dingen extra. Hij spreekt op eigen initiatief wanneer iets in het gesprek daar aanleiding toe geeft (een toezegging, een vraag die niemand heeft beantwoord, de klok), en hij handelt op verzoek — plant, legt vast, verstuurt — in plaats van te beschrijven hoe je dat zelf zou kunnen doen. Microsoft noemt zijn versie Facilitator; die van Zoom is ZoomMate; die van InterMIND is Mia. De rest van deze gids gaat over dat derde woord, en de twee vragen die het in elke organisatie oproept: wanneer mag hij onderbreken, en wie mag hem opdrachten geven.

Hoe je een meeting met een AI-deelnemer organiseert

De mechanica verschilt per platform (hieronder), maar de praktijk is bij alle platforms hetzelfde.

1. Geef hem vooraf een agenda. Een agent die de agenda kent, kan je vertellen wat is overgeslagen; een agent die dat niet weet, kan alleen samenvatten. In Teams wordt de agenda gelezen uit de uitnodiging of de meetingnotities; in InterMIND is dat de agendanotitie van de meeting; in Zoom en Meet is er vandaag geen agenda-invoer voor de assistent.
2. Bepaal wie hem opdrachten mag geven. Bij een klantgesprek moet de klant de assistent een vraag kunnen stellen, maar niet de follow-up van jouw team kunnen inplannen. Controleer vóór het gesprek, niet erdoorheen, welk platform je toestaat die twee te scheiden.
3. Spreek hem aan bij naam, in een volledige zin. "Mia, wat hebben we vorige keer besloten over de leverancier?" werkt; een los sleutelwoord niet. De assistenten hieronder reageren op een naam, een @-vermelding of een knop — de zin die daarna volgt, is wat het model leest.
4. Laat hem toezeggingen vastleggen op het moment dat ze worden gedaan. "Ik stuur de schatting voor vrijdag" is de meest waardevolle zin van de meeting en degene die het vaakst verloren gaat. Een agent die dat op het moment zelf in de chat schrijft, levert een recap op die niemand achteraf hoeft te reconstrueren.
5. Benut de laatste vijf minuten. Vraag hem wat nog open staat en welke agendapunten niet zijn behandeld. Als hij de follow-up kan inplannen, doe dat dan in de meeting zelf, terwijl iedereen erbij is om bezwaar te maken tegen de datum.
6. Houd de ongedaan-maakfunctie binnen handbereik. Elke actie die de agent uitvoert, moet terug te draaien zijn vanaf de plek waar ze werd aangekondigd. Heeft het platform geen ongedaan-maakfunctie, behandel de acties dan als voorstellen en bevestig ze zelf.
7. Weet wat hij heeft gehoord. Een assistent die als deelnemer meedoet, staat in de opname en het transcript; een assistent die via het transcript meeluistert, niet. Beide zijn prima — maar laat externe deelnemers weten welke van de twee in de meeting aanwezig is.

Microsoft Teams: Facilitator

Facilitator is Microsofts agent voor Teams-meetings. Microsofts documentatie beschrijft hem als "een AI-agent die helpt meetings gefocust, georganiseerd en actiegericht te houden door agenda's te tonen, de voortgang bij te houden en de belangrijkste hoogtepunten in realtime vast te leggen". In tegenstelling tot Copilot in Teams, waarvan de prompts "privé zijn voor die individuele gebruiker", "gedraagt" Facilitator "zich als een assistent die in de meetings van je gebruikers aanwezig is": een prompt aan hem en zijn antwoord worden "binnen het gesprek van de meeting voor iedereen zichtbaar" getoond.

Spreekt op eigen initiatief. Hij "controleert of er een meetingagenda is vanuit de uitnodiging en de Loop-component van de meetingnotities, en stuurt de agenda vervolgens naar de meetingchat", houdt "visuele tijdlijnmarkeringen bij om onderwerpen en tijd te volgen, met herinneringen halverwege en bij de afronding", "@vermeldt afwezige deelnemers in de meetingchat wanneer ze meerdere keren zijn genoemd", en "vat belangrijke besluiten en openstaande vragen uit de meetingdiscussie samen" in gezamenlijke realtime notities.

Handelt op verzoek. Gebruikers met een licentie "kunnen met de agent communiceren door hem in de chat te vermelden, bijvoorbeeld '@Facilitator voeg deze onderwerpen toe aan de agenda…'"; hij biedt "het aanmaken van Word-documenten tijdens of na de meeting, bijvoorbeeld '@Facilitator, maak op basis van deze meeting een BRD voor de executive review'", en "AI-gestuurde vraag-en-antwoord op basis van meeting- en webcontent". "Taakintegratie met Planner" staat vermeld als public preview.

Wie hem opdrachten mag geven. "Er is een Microsoft Copilot-licentie vereist om Facilitator aan een meeting toe te voegen of tijdens een meeting in te schakelen"; "alleen meetingdeelnemers die organisator of presentator zijn en Teams for web of desktop gebruiken, kunnen Facilitator in- of uitschakelen"; "gebruikers zonder licentie kunnen Facilitator geen prompts geven, maar ze kunnen wel de prompts van anderen aan Facilitator en de antwoorden van Facilitator zien". Hij "wordt niet ondersteund in 1-op-1-chats, groepschats, of externe chats en meetings".

Taal. Wanneer Facilitator wordt ingeschakeld, wordt de gebruiker "gevraagd de taal te selecteren die de deelnemers tijdens de meeting spreken. De geselecteerde taal moet overeenkomen met de gesproken taal tijdens de meeting, anders worden er geen notities gegenereerd." "Door AI gegenereerde notities voor meetings ondersteunen alleen meetings waarin één taal wordt gesproken."

Waar de output blijft staan. Notities worden "opgeslagen als een .loop-bestand in een OneDrive-map met de naam Meetings van de gebruiker die Facilitator heeft gestart", en "alle content die Facilitator tijdens de meeting genereert, is toegankelijk via zowel de meetingchat als de meetingnotities in Recap".

Zoom: AI Companion tijdens de meeting, ZoomMate erna

Tijdens de meeting. Zooms Meeting questions with AI "stelt meetingdeelnemers in staat vragen te stellen over de inhoud van de meetingdiscussies", met voorgedefinieerde vragen "Catch me up", "Was my name mentioned?" en "What are the action items?". De host configureert wie mag vragen: "All participants and invitees", "All participants only from when they join", alleen interne deelnemers, of "Only meeting hosts". Het werkt op de "speech to text data" van de live meeting, op Zoom Workplace Pro-, Pro Plus-, Business-, Business Plus-, Enterprise-, Enterprise Plus- of Enterprise Bundle-accounts, in "more than 30 languages", waarbij "de kwaliteit van de ondersteunde talen varieert per taal, audiokwaliteit en andere factoren". Zooms documentatie beschrijft niet dat de assistent ongevraagd het woord neemt tijdens de meeting.

Erna. ZoomMate, "vandaag algemeen beschikbaar" per 1 juni 2026 "voor online- en directe klanten in Noord-Amerika" en "vanaf 20 dollar per gebruiker per maand, inclusief AI-credits", "verandert meetings in afgerond werk door automatisch presentaties, documenten, spreadsheets, rapporten en projectplannen te maken"; het kan "records bijwerken, follow-uptaken aanmaken, klantcommunicatie opstellen en onboarding- of supportworkflows activeren" en "events inplannen in Google Calendar of Microsoft Outlook". Vóór een meeting kan het "belangrijke informatie ophalen uit Google Docs, openstaande Jira-issues en recente Slack-discussies naar boven halen". Zooms lanceringspagina vermeldt niet of deze acties autonoom verlopen of na bevestiging door een gebruiker. Beschikbaarheid voor EMEA en APAC is aangekondigd voor later in 2026.

Google Meet: Ask Gemini tijdens het gesprek, next steps erna

Tijdens de meeting. Met Ask Gemini in Meet kan een deelnemer "lopende discussies samenvatten, of een recap krijgen van wat iemand heeft gezegd", "belangrijke inzichten, besluiten en actiepunten identificeren" en "bijpraten over wat je hebt gemist als je later binnenkwam". Het antwoordt op basis van meetingondertiteling, de Workspace-bestanden die de gebruiker kan bereiken en publieke webcontent, op verzoek: Googles aankondiging beschrijft prompts die de gebruiker intypt, geen suggesties die de assistent zelf aandraagt. Bij lancering (uitrol vanaf 29 september 2025) was het beschikbaar voor Business Plus-klanten, "worden momenteel alleen meetings in het Engels ondersteund", alleen op desktop, niet in breakoutruimtes, en "wordt er geen ondertitelingsdata opgeslagen na afloop van de meeting".

Erna. "Take notes for me" voegt een sectie "suggested next steps" toe — "AI-gestuurde identificatie en organisatie van next steps en follow-ups die tijdens de meeting zijn besproken" — aan het notitiedocument; de lezer kan "de next steps en follow-ups naar wens bekijken en bewerken, en de taak zelfs aan iemand toewijzen". Toewijzen is een klik van een persoon, niet van de assistent. Beschikbaar op Business Standard en Plus, Enterprise Standard en Plus en de vermelde add-ons; aangekondigd op 18 februari 2025. Googles documentatie beschrijft niet dat de assistent op verzoek van een deelnemer een meeting inplant of iets in een agenda schrijft.

De as die de drie delen

Leg de drie naast elkaar en dezelfde vier lijnen komen naar boven:

• Wie spreekt eerst. Facilitator plaatst de agenda, de tijdlijnherinneringen en de notities op eigen initiatief. Zooms AI Companion tijdens de meeting en Ask Gemini antwoorden wanneer daarom wordt gevraagd; hun documentatie beschrijft geen ongevraagd initiatief.
• Wie opdrachten mag geven. Facilitator: organisatoren en presentatoren met licentie, alleen interne meetings. Zoom: door de host geconfigureerd, tot en met "only meeting hosts". Meet: wie de juiste editie heeft; de assistent voert geen acties uit, dus die vraag speelt niet.
• Wat "doe het" doet. Facilitator stelt een Word-document op en volgt, in preview, taken in Planner. ZoomMate plant agenda-events in en maakt taken aan na de meeting. Meet identificeert next steps en laat het toewijzen aan een persoon over.
• In welke taal. Facilitator maakt notities in de ene taal die voor de meeting is geselecteerd. Zooms in-meeting-vragen werken in meer dan dertig talen. Ask Gemini lanceerde in het Engels. Geen van de drie documenteert een assistent die elke deelnemer in de taal van die deelnemer beantwoordt.

Die laatste lijn is waar InterMIND begint.

InterMIND: Mia, de AI-deelnemer van de meeting

Mia is de AI-deelnemer van een InterMIND-meeting. Ze luistert mee via het meetingtranscript — ze staat zelf niet in de opname en niet in het transcript — en elke deelnemer hoort haar in zijn of haar eigen taal: het antwoord wordt native geschreven in elke taal die in de ruimte aanwezig is en uitgesproken op het apparaat van elke deelnemer. Ook gasten in de meeting kunnen haar aanspreken. Dit alles draait op de eigen cloudgateway van de organisatie (standaard Azure OpenAI in de EU Data Zone, op verzoek Google Vertex AI in de EU, of het eigen model-endpoint van de organisatie), waarbij AI per organisatie uitschakelbaar is; de details staan in de documentatie over AI-functies.

Antwoordt op naam — of in je privéchat met haar. "Mia, wat hebben we vorige keer afgesproken?" luidop, of een regel in de privémodus van de meetingchat (het slotje naast het invoerveld; elke regel daar is voor haar, geen naam nodig, en je kunt haar een document geven om te lezen). Ze antwoordt op basis van het transcript, de chat en de gedeelde documenten van deze sessie, en op basis van de recaps van eerdere sessies in deze ruimte. Wordt ze luidop gevraagd, dan antwoordt ze luidop aan de hele ruimte, elke deelnemer in zijn of haar eigen taal; wordt ze privé gevraagd, dan antwoordt ze alleen in die thread, voor jou opgeslagen in deze ruimte, waar niemand anders het ziet. Haar naam is één keer nodig: na een gesproken antwoord blijft het gesprek ongeveer een minuut open, en zolang de uitwisseling doorgaat kan iedereen doorvragen zonder haar naam; alleen met haar in de ruimte is helemaal geen naam nodig. Begin te praten en ze stopt.

Spreekt op eigen initiatief — in de chat, nooit over een stem heen. Aan het begin plaatst ze wat in de vorige sessie is besloten en open is gebleven, en wat er op de agendanotitie van vandaag staat; halverwege en vijf minuten voor het geplande einde: wat is besloten, wat open staat en welke agendapunten niet zijn behandeld; wanneer iemand iets op zich neemt, "Genoteerd: Anna — stuurt de schatting voor vrijdag"; wanneer een vraag onbeantwoord blijft hangen en het antwoord in een eerdere recap, een gedeeld document of de chat staat, plaatst ze het met de bron erbij. Ze raadt niet en zoekt niet op internet. "Mia, stil" stopt haar eigen notities voor de rest van de meeting; ze plaatst er maximaal twintig per uur.

Handelt op het woord van de host. De host en moderators kunnen haar opdracht geven om te handelen; andere deelnemers kunnen vragen stellen maar geen opdrachten geven. Ze doet het meteen en bevestigt zowel luidop als in de chat, waar de host een knop Ongedaan maken ziet zolang de meeting duurt ("Mia, maak dat ongedaan" werkt ook):

• "Mia, plan een follow-up in voor volgende donderdag om drie uur" — er wordt een nieuwe meeting aangemaakt, de link komt in de chat terecht, en het event gaat naar de gekoppelde Google- of Microsoft-agenda van de opdrachtgever, in diens eigen tijdzone.
• "Mia, noteer het besluit: we gaan met leverancier B" — de notitie verschijnt in de chat en maakt deel uit van de recap.
• "Mia, stuur de recap naar Pipedrive" — de recap van deze meeting gaat dan ook naar dat adres, uit het bevestigde recap-adresboek van de host.

Stelt de volgende stap voor. Vóór het einde weegt ze de agenda af tegen wat er is gezegd en stelt ze één concrete stap voor — een follow-up voor de punten die niet zijn behandeld, of een eigenaar voor een besluit dat wel is genomen maar nooit is toegewezen. "Mia, ja" van de host voert het uit.

Mia in meetings is beschikbaar op betaalde plannen en daar standaard ingeschakeld; met één schakelaar onder Integrations zet je haar volledig uit voor de organisatie. Op het gratis plan is ze niet aanwezig in de ruimte.

De vergelijking, in één tabel

Zie het in actie, in plaats van erover te lezen

• Lees hoe Mia werkt — de documentatiepagina, inclusief hoe een owner haar notities en acties in- en uitschakelt.
• Probeer de livedemo — geen aanmelding nodig; spreek, en hoor de ruimte per luisteraar vertaald.
• Bekijk de benchmark — per taalpaar, maandelijkse vertaalkwaliteit op echt verkeer, met openbare methodologie.

Veelgestelde vragen

Wat is een AI-meetingassistent? Een AI-deelnemer van de meeting die tijdens het gesprek vragen beantwoordt op basis van het transcript en het materiaal dat hij kan bereiken, en die — in zijn agentische vorm — op eigen initiatief het woord neemt en op verzoek van een deelnemer acties uitvoert. Een notulist daarentegen schrijft alleen achteraf.

Wat doet Microsoft Teams Facilitator tijdens een meeting? Volgens Microsofts documentatie plaatst hij de agenda uit de uitnodiging of de meetingnotities in de chat, houdt hij tijdlijnmarkeringen bij "met herinneringen halverwege en bij de afronding", schrijft hij gezamenlijke realtime notities, vat hij besluiten en openstaande vragen samen, beantwoordt hij vragen op basis van meeting- en webcontent, en maakt hij op verzoek een Word-document of bewerkt hij de agenda; taakbeheer met Planner staat in preview.

Heb ik een Copilot-licentie nodig voor Facilitator? Ja: "er is een Microsoft Copilot-licentie vereist om Facilitator aan een meeting toe te voegen of tijdens een meeting in te schakelen." Deelnemers zonder licentie kunnen zijn notities en antwoorden lezen, maar kunnen hem geen prompts geven.

Kan Zoom AI Companion tijdens een meeting vragen beantwoorden? Ja. Met Meeting questions with AI kunnen deelnemers vragen stellen over de live discussie, met voorgedefinieerde vragen zoals "Catch me up" en "What are the action items?"; de host bepaalt of alle deelnemers, alleen interne deelnemers of alleen hosts mogen vragen. Zoom vermeldt dit voor Workplace Pro-accounts en hoger, in meer dan 30 talen.

Wat is ZoomMate? Zooms AI-teamgenoot, algemeen beschikbaar in Noord-Amerika sinds 1 juni 2026, vanaf 20 dollar per gebruiker per maand met AI-credits. Zoom beschrijft dat het na meetings documenten, taken en records aanmaakt en events inplant in Google Calendar of Outlook; de lanceringspagina vermeldt niet of dit autonoom verloopt of na bevestiging.

Heeft Google Meet een AI-assistent tijdens de meeting? Ask Gemini in Meet beantwoordt tijdens het gesprek vragen van een deelnemer — samenvattingen, besluiten, actiepunten, bijpraten — op basis van ondertiteling en Workspace-bestanden. Het lanceerde in het Engels voor Business Plus in september 2025. Voorgestelde next steps verschijnen achteraf in het notitiedocument, waar een persoon ze toewijst.

Kan een AI-meetingassistent de follow-upmeeting inplannen? Dat hangt af van het platform. ZoomMate plant agenda-events na de meeting. Facilitators documentatie beschrijft documenten en Planner-taken, geen agenda-events. Meet laat het toewijzen aan een persoon over. Mia van InterMIND maakt de follow-upmeeting en het agenda-event aan op het woord van de host, tijdens de meeting, met een ongedaan-maakfunctie.

Wie bepaalt wat de AI-assistent mag doen? In Teams kunnen alleen organisatoren en presentatoren met licentie Facilitator inschakelen of prompts geven. In Zoom stelt de host in wie vragen mag stellen. In InterMIND kunnen de host en moderators Mia opdrachten geven, kunnen andere deelnemers haar alleen vragen stellen, en kan een owner of admin haar notities en acties voor de hele organisatie uitschakelen.

Kunnen deelnemers die verschillende talen spreken één AI-assistent gebruiken? Facilitator maakt notities in de ene taal die voor de meeting is geselecteerd. Zooms in-meeting-vragen werken in meer dan 30 talen, één per vraag. Ask Gemini lanceerde in het Engels. Mia beantwoordt elke deelnemer in de taal van die deelnemer, binnen één meeting.

Staat de AI-assistent in de opname? Mia niet: ze luistert mee via het transcript en haar stem gaat nooit over de microfoon van een andere deelnemer, dus ze staat noch in de opname noch in het transcript. Controleer de documentatie van de andere platforms voor hun eigen model; de notities van Facilitator worden opgeslagen als een Loop-bestand en behandeld als meetingtranscriptdata.

Bronnen: Microsoft Learn — Set up Facilitator in Microsoft Teams, Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Zoom Support — Meeting questions with AI, Zoom — Zoom launches ZoomMate, Google Workspace Updates — Ask Gemini in Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" now captures "next steps", InterMIND-documentatie — AI-functies. Leveranciers wijzigen plannen, functies, prijzen en taallijsten in de tijd; raadpleeg hun pagina's voor de actuele stand van zaken. Alle feiten gecontroleerd in september 2026.