AI-meetingassistent die tijdens de meeting aan het werk is: wat Teams Facilitator, Zoom AI Companion, Google Meet Gemini en InterMIND in de ruimte doen (2026)

Twee jaar lang betekende "AI in meetings" één ding: een notulist. Die luisterde en mailde na het gesprek een samenvatting. Die taak is af: elk platform heeft hem, en in de recapgids hebben we in kaart gebracht wie wat daarna bewaart.

De volgende taak is anders. Een AI-meetingassistent werkt tijdens de meeting: hij herinnert de groep aan wat de vorige sessie besloot, noteert een toezegging op het moment dat iemand die doet, plant de vervolgmeeting als de host erom vraagt en zegt tegen het einde welke agendapunten nog niet aan bod zijn gekomen. G2 noemt dit inmiddels een aparte functiegroep voor videoconferencing: "Agentic AI", met drie vaardigheden: proactieve ondersteuning, autonome uitvoering van taken en besluitvorming.

Deze gids bestaat uit twee helften. Eerst: hoe je een meeting met een AI-deelnemer zo leidt dat die echt helpt. Wat zet je in de uitnodiging, hoe spreek je hem aan, wie mag hem opdrachten geven en wat controleer je aan het eind? Daarna de gedocumenteerde stand van zaken: wat Microsoft Teams, Zoom en Google Meet vandaag onder deze noemer leveren en wat Mia van InterMIND doet. Elk feit over een aanbieder is geciteerd uit de openbare documentatie van die aanbieder, gecontroleerd in september 2026 en onderaan gelinkt.

Notulist, assistent, agent: de drie begrippen

Een notulist luistert en schrijft achteraf. Hij spreekt nooit tijdens de meeting. Zoom Meeting Summary, Teams Recap en "Take notes for me" van Google Meet zijn notulisten; hun output is het verslag na afloop.

Een assistent antwoordt tijdens de meeting als je het vraagt ("wat hebben we over het budget afgesproken?", "catch me up"), op basis van het transcript en het materiaal waar hij bij kan. De vragen tijdens de meeting in Zoom, Ask Gemini in Meet en Mia van InterMIND, die op naam antwoordt, zijn assistenten.

Een agent doet er nog twee dingen bij. Hij meldt zich uit zichzelf als iets in het gesprek daar aanleiding toe geeft (een toezegging, een vraag die niemand beantwoordde, de klok), en hij voert een verzoek uit (plannen, vastleggen, versturen) in plaats van te beschrijven hoe jij het zou kunnen doen. Microsoft noemt zijn versie Facilitator; die van Zoom is ZoomMate; die van InterMIND is Mia. De rest van deze gids gaat over dat derde begrip en over de twee vragen die het in elke organisatie oproept: wanneer mag hij onderbreken en wie mag hem opdrachten geven.

Een meeting leiden met een AI-deelnemer

De werking verschilt per platform (zie hieronder), maar de aanpak is overal dezelfde.

1. Geef hem vooraf een agenda. Een agent die de agenda kent, kan zeggen wat is overgeslagen; een agent zonder agenda kan alleen samenvatten. In Teams wordt de agenda gelezen uit de uitnodiging of de meetingnotities; in InterMIND is het de agendanotitie van de meeting; in Zoom en Meet is er vandaag geen agenda-invoer voor de assistent.
2. Bepaal wie hem mag aansturen. In een klantgesprek moet de klant de assistent een vraag kunnen stellen, maar niet de vervolgmeeting van jouw team kunnen plannen. Controleer vóór het gesprek, niet tijdens, welk platform dit onderscheid toelaat.
3. Spreek hem aan met zijn naam, in een volledige zin. "Mia, wat hebben we de vorige keer over de leverancier besloten?" werkt; een trefwoord niet. De assistenten hieronder reageren op een naam, een @-vermelding of een knop; de zin die daarna komt is wat het model leest.
4. Laat hem toezeggingen vastleggen op het moment dat ze vallen. "Ik stuur vrijdag de offerte" is de waardevolste zin van de meeting en die die het vaakst verloren gaat. Een agent die dit direct in de chat schrijft, levert een recap op die niemand hoeft te reconstrueren.
5. Gebruik de laatste vijf minuten. Vraag wat er nog openstaat en welke agendapunten niet zijn behandeld. Kan hij de vervolgmeeting plannen, doe dat dan in de meeting zelf, zolang iedereen er is om bezwaar te maken tegen de datum.
6. Houd ongedaan maken binnen handbereik. Elke actie van de agent moet omkeerbaar zijn vanaf de plek waar hij is aangekondigd. Heeft het platform geen undo, behandel de acties dan als voorstellen en bevestig ze zelf.
7. Weet wat hij gehoord heeft. Een assistent die als deelnemer meedoet, staat in de opname en het transcript; een assistent die via het transcript meeluistert niet. Beide zijn prima, maar vertel externe deelnemers welke van de twee er in de ruimte is.

Microsoft Teams: Facilitator

Facilitator is de agent van Microsoft voor Teams-meetings. Volgens de documentatie van Microsoft is het "een AI-agent die helpt meetings gefocust, georganiseerd en actiegericht te houden door agenda's naar voren te brengen, de voortgang bij te houden en belangrijke punten in realtime vast te leggen". In tegenstelling tot Copilot in Teams, waarvan de prompts "privé zijn voor die individuele gebruiker", "gedraagt Facilitator zich als een assistent die in de meetings van je gebruikers zit": een prompt aan Facilitator en het antwoord daarop worden getoond "in het meetinggesprek, zodat iedereen ze kan zien".

Meldt zich uit zichzelf. Hij "controleert of er een meetingagenda is in de meetinguitnodiging en in de Loop-component met meetingnotities en stuurt de agenda vervolgens in de meetingchat", houdt "visuele tijdlijnmarkeringen bij om onderwerpen en tijd te volgen, met herinneringen halverwege en bij het afronden", "@vermeldt afwezige deelnemers in de meetingchat wanneer ze meerdere keren zijn genoemd" en "vat belangrijke besluiten en openstaande vragen uit de meetingdiscussie samen" in gezamenlijke realtimenotities.

Handelt op verzoek. Gebruikers met een licentie "kunnen met de agent communiceren door hem in de chat te vermelden, bijvoorbeeld '@Facilitator add these topics to the agenda…'"; hij biedt "het maken van Word-documenten tijdens of na de meeting, bijvoorbeeld '@Facilitator, create a BRD based on this meeting for the executive review'" en "AI-gestuurde Q&A op basis van meeting- en webinhoud". "Integratie van taakbeheer met Planner" staat vermeld als openbare preview.

Wie hem mag aansturen. "Een Microsoft Copilot-licentie is vereist om Facilitator aan een meeting toe te voegen of tijdens een meeting in te schakelen"; "alleen meetingdeelnemers die organisator of presentator zijn en Teams voor web of desktop gebruiken, kunnen Facilitator in- of uitschakelen"; "gebruikers zonder licentie kunnen Facilitator geen prompts geven, maar wel de prompts van anderen aan Facilitator en de antwoorden van Facilitator zien". Hij wordt "niet ondersteund in 1:1-chats, groepschats of externe chats en meetings".

Taal. Bij het inschakelen wordt de gebruiker "gevraagd de taal te selecteren die deelnemers tijdens de meeting spreken. De geselecteerde taal moet overeenkomen met de gesproken taal tijdens de meeting, anders worden er geen notities gegenereerd." "Door AI gegenereerde notities worden alleen ondersteund voor meetings waarin één taal wordt gesproken."

Waar de output staat. Notities worden "opgeslagen als .loop-bestand in een OneDrive-map met de naam Meetings van de gebruiker die Facilitator heeft gestart", en "alle inhoud die Facilitator tijdens de meeting genereert, is toegankelijk via de meetingchat en via de meetingnotities in Recap".

Zoom: AI Companion in de meeting, ZoomMate erna

In de meeting. Met Meeting questions with AI van Zoom kunnen "meetingdeelnemers vragen stellen over de inhoud van de meetingdiscussies", met vooraf ingestelde vragen als "Catch me up", "Was my name mentioned?" en "What are the action items?". De host bepaalt wie mag vragen: "All participants and invitees", "All participants only from when they join", alleen interne deelnemers of "Only meeting hosts". Het werkt op de "speech-to-textdata" van de live meeting, op accounts van Zoom Workplace Pro, Pro Plus, Business, Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus of Enterprise Bundle, in "meer dan 30 talen", waarbij "de kwaliteit van ondersteunde talen varieert per taal, audiokwaliteit en andere factoren". De documentatie van Zoom beschrijft niet dat de assistent tijdens de meeting ongevraagd het woord neemt.

Erna. ZoomMate, per 1 juni 2026 "vandaag algemeen beschikbaar" "voor online en directe klanten in Noord-Amerika" en "vanaf $20 per gebruiker per maand inclusief AI-credits", "zet meetings om in afgerond werk en maakt automatisch presentaties, documenten, spreadsheets, rapporten en projectplannen"; hij kan "records bijwerken, vervolgtaken aanmaken, klantcommunicatie opstellen en onboarding- of supportworkflows starten" en "plant events in Google Calendar of Microsoft Outlook". Vóór een meeting kan hij "belangrijke informatie ophalen uit Google Docs, openstaande Jira-issues en recente Slack-discussies naar voren brengen". Op de lanceringspagina van Zoom staat niet of deze acties autonoom of na bevestiging van een gebruiker worden uitgevoerd. Beschikbaarheid in EMEA en APAC is aangekondigd voor later in 2026.

Google Meet: Ask Gemini tijdens het gesprek, vervolgstappen erna

In de meeting. Met Ask Gemini in Meet kan een deelnemer "lopende discussies samenvatten of een recap krijgen van wat iemand zei", "belangrijke inzichten, besluiten en actiepunten identificeren" en "bijpraten over wat je hebt gemist als je later aansloot". Het antwoordt op basis van meetingondertitels, de voor de gebruiker toegankelijke Workspace-bestanden en openbare webinhoud, op verzoek: Google beschrijft in de aankondiging prompts die de gebruiker typt, geen suggesties die de assistent uit zichzelf doet. Bij de lancering (uitrol vanaf 29 september 2025) was het beschikbaar voor Business Plus-klanten, werden "voorlopig alleen meetings in het Engels ondersteund", alleen op desktop, niet in breakoutrooms, en "worden er na afloop van de meeting geen ondertiteldata opgeslagen".

Erna. "Take notes for me" voegt een sectie "suggested next steps" toe, "AI-gestuurde identificatie en ordening van vervolgstappen en follow-ups die tijdens de meeting zijn besproken", aan het notitiedocument; de lezer kan "de vervolgstappen en follow-ups naar wens bekijken en bewerken en de taak zelfs aan iemand toewijzen". Toewijzen is de klik van een persoon, niet van de assistent. Beschikbaar op Business Standard en Plus, Enterprise Standard en Plus en de genoemde add-ons; aangekondigd op 18 februari 2025. De documentatie van Google beschrijft niet dat de assistent op verzoek van een deelnemer een meeting plant of in een agenda schrijft.

De as die de drie delen

Zet de drie naast elkaar en dezelfde vier lijnen komen naar boven:

• Wie spreekt eerst. Facilitator plaatst de agenda, de tijdlijnherinneringen en de notities uit zichzelf. De AI Companion van Zoom in de meeting en Ask Gemini antwoorden als het gevraagd wordt; hun documentatie beschrijft geen ongevraagde beurt.
• Wie opdrachten mag geven. Facilitator: organisatoren en presentatoren met een licentie, alleen interne meetings. Zoom: door de host in te stellen, tot en met "only meeting hosts". Meet: wie de juiste editie heeft; de assistent voert geen acties uit, dus de vraag speelt niet.
• Wat "doe het" doet. Facilitator stelt een Word-document op en volgt, in preview, taken in Planner. ZoomMate plant agenda-events en maakt taken aan na de meeting. Meet identificeert vervolgstappen en laat het toewijzen aan een persoon.
• In welke taal. Facilitator maakt notities in de ene taal die voor de meeting is geselecteerd. De vragen tijdens de meeting in Zoom werken in meer dan dertig talen. Ask Gemini startte in het Engels. Geen van de drie documenteert een assistent die elke deelnemer in diens eigen taal antwoordt.

Op die laatste regel begint InterMIND.

InterMIND: de ruimte van de host, met Mia erin

Status, 19 september 2026: Mia in meetings is in preview. Ze wordt getest binnen InterMIND; elk account kan haar inschakelen onder Settings → Advanced na het accepteren van de alpha-voorwaarden (de pagina Preview features beschrijft elke preview). Dit onderdeel beschrijft hoe ze in de preview werkt.

Mia is de AI-deelnemer van een InterMIND-meeting. Ze luistert mee via het meetingtranscript (ze staat zelf niet in de opname en niet in het transcript) en elke deelnemer hoort haar in de eigen taal: het antwoord wordt in elke aanwezige taal van de ruimte native geschreven en op het apparaat van elke deelnemer uitgesproken. Ze antwoordt deelnemers met een licentie op betaalde abonnementen: een betalende deelnemer heeft haar in elke meeting waaraan hij deelneemt, wie de host ook is; gasten horen haar antwoorden aan anderen. Alles draait op de eigen cloudgateway van de organisatie (standaard Azure OpenAI in de EU Data Zone, op verzoek Google Vertex AI in de EU, of het eigen modelendpoint van de organisatie), met AI die per organisatie uit te schakelen is; de details staan in de documentatie over AI-functies.

Antwoordt op naam, of in het Help-paneel. "Mia, wat hebben we de vorige keer afgesproken?" hardop, of een regel in het Help-paneel (⌘/ op een Mac, Ctrl+/ elders) terwijl de meeting open is; elke regel daar is voor haar bedoeld, een naam is niet nodig, en je kunt haar een document te lezen geven. Ze antwoordt op basis van het transcript, de chat en de gedeelde documenten van deze sessie en van de recaps van eerdere sessies van de ruimte. Als je haar hardop iets vraagt, antwoordt ze hardop aan de hele ruimte, elke deelnemer in de eigen taal; als je het in het paneel vraagt, antwoordt ze daar alleen, in je eigen thread, waar niemand anders het ziet. Haar naam is maar één keer nodig: na een gesproken antwoord blijft het gesprek ongeveer een minuut open, en zolang de uitwisseling doorgaat, dus iedereen kan doorvragen zonder haar naam; ben je alleen met haar in de ruimte, dan is helemaal geen naam nodig. Begin je te praten, dan stopt ze.

Meldt zich uit zichzelf, in de chat, nooit over een stem heen. Bij de start plaatst ze wat de vorige sessie heeft besloten en open heeft gelaten en wat er op de agendanotitie van vandaag staat; halverwege en vijf minuten vóór het geplande einde wat er besloten is, wat er openstaat en welke agendapunten niet aan bod zijn gekomen; wanneer iemand iets op zich neemt, "Noted: Anna — send the estimate by Friday"; wanneer een vraag onbeantwoord blijft hangen en het antwoord in een eerdere recap, een gedeeld document of de chat staat, plaatst ze het met de bron erbij. Ze gokt niet en zoekt niet op het web. "Mia, wees stil" stopt haar eigen notities voor de rest van de meeting; ze plaatst er hooguit twintig per uur.

Handelt op het woord van de host. De host en moderators kunnen haar opdracht geven te handelen; andere deelnemers kunnen vragen stellen maar geen opdrachten geven. Ze voert het meteen uit en bevestigt het hardop en in de chat, waar de host een Undo-knop ziet zolang de meeting duurt ("Mia, maak dat ongedaan" werkt ook):

• "Mia, plan een vervolgmeeting volgende donderdag om drie uur": er wordt een nieuwe meeting aangemaakt, de link verschijnt in de chat en het event komt in de gekoppelde Google- of Microsoft-agenda van degene die de opdracht gaf, in de eigen tijdzone.
• "Mia, noteer het besluit: we kiezen leverancier B": de notitie verschijnt in de chat en maakt deel uit van de recap.
• "Mia, stuur de recap naar Pipedrive": de recap van deze meeting gaat ook naar dat adres uit het bevestigde recap-adresboek van de host.

Stelt de volgende stap voor. Vóór het einde zet ze de agenda af tegen wat er gezegd is en stelt ze één concrete stap voor: een vervolgmeeting voor de punten die niet aan bod kwamen, of een eigenaar voor een besluit dat is genomen maar nooit is benoemd. "Mia, ja" van de host voert het uit.

Mia in meetings is een functie van betaalde abonnementen: ze antwoordt deelnemers met een licentie op betaalde abonnementen, en haar notities en acties draaien wanneer de host zo iemand is. Er is geen aparte schakelaar: de AI-schakelaar van de organisatie zet haar uit, samen met al het andere. Op het gratis abonnement antwoordt ze niet. Wat ze vandaag buiten de ruimte doet (in het Help-paneel, in een kanaal en vanuit de assistent die je al gebruikt) staat in de gids over de AI-secretaris.

De vergelijking in één tabel

Zie het in plaats van erover te lezen

• Lees hoe Mia werkt: de documentatiepagina, inclusief wie ze antwoordt en wat de host van haar kan vragen.
• Probeer de live demo: zonder aanmelding; spreek, en hoor hoe de ruimte per luisteraar wordt vertaald.
• Bekijk de benchmark: maandelijkse vertaalkwaliteit per taalpaar op echt verkeer, met openbare methodologie.

FAQ

Wat is een AI-meetingassistent? Een AI-deelnemer van de meeting die tijdens het gesprek vragen beantwoordt op basis van het transcript en het materiaal waar hij bij kan en die, in zijn agentische vorm, uit zichzelf het woord neemt en op verzoek van een deelnemer acties uitvoert. Een notulist daarentegen schrijft alleen na het gesprek.

Wat doet Microsoft Teams Facilitator tijdens een meeting? Volgens de documentatie van Microsoft plaatst hij de agenda uit de uitnodiging of de meetingnotities in de chat, houdt hij tijdlijnmarkeringen bij "met herinneringen halverwege en bij het afronden", schrijft hij gezamenlijke realtimenotities, vat hij besluiten en openstaande vragen samen, beantwoordt hij vragen op basis van meeting- en webinhoud en maakt hij op verzoek een Word-document of past hij de agenda aan; taakbeheer met Planner is in preview.

Heb ik een Copilot-licentie nodig voor Facilitator? Ja: "Een Microsoft Copilot-licentie is vereist om Facilitator aan een meeting toe te voegen of tijdens een meeting in te schakelen." Deelnemers zonder licentie kunnen de notities en antwoorden lezen, maar hem geen prompts geven.

Kan Zoom AI Companion tijdens een meeting vragen beantwoorden? Ja. Met Meeting questions with AI kunnen deelnemers vragen stellen over de lopende discussie, met voorinstellingen zoals "Catch me up" en "What are the action items?"; de host bepaalt of alle deelnemers, alleen interne deelnemers of alleen hosts mogen vragen. Zoom noemt het voor accounts van Workplace Pro en hoger, in meer dan 30 talen.

Wat is ZoomMate? De AI-teamgenoot van Zoom, sinds 1 juni 2026 algemeen beschikbaar in Noord-Amerika, vanaf $20 per gebruiker per maand met AI-credits. Zoom beschrijft dat hij na meetings documenten, taken en records maakt en events plant in Google Calendar of Outlook; op de lanceringspagina staat niet of dit autonoom of na bevestiging gebeurt.

Heeft Google Meet een AI-assistent tijdens de meeting? Ask Gemini in Meet beantwoordt tijdens het gesprek de vragen van een deelnemer (samenvattingen, besluiten, actiepunten, bijpraten) op basis van ondertitels en Workspace-bestanden. Het startte in september 2025 in het Engels voor Business Plus. Voorgestelde vervolgstappen verschijnen achteraf in het notitiedocument, waar een persoon ze toewijst.

Kan een AI-meetingassistent de vervolgmeeting plannen? Dat hangt af van het platform. ZoomMate plant agenda-events na de meeting. De documentatie van Facilitator beschrijft documenten en Planner-taken, geen agenda-events. Meet laat de toewijzing aan een persoon. Mia van InterMIND maakt de vervolgmeeting en het agenda-event aan op het woord van de host, tijdens de meeting, met Undo.

Wie bepaalt wat de AI-assistent mag doen? In Teams kunnen alleen organisatoren en presentatoren met een licentie Facilitator inschakelen of prompts geven. In Zoom stelt de host in wie vragen mag stellen. In InterMIND kunnen de host en moderators Mia opdrachten geven, kunnen andere deelnemers met een licentie op betaalde abonnementen haar vragen stellen en kan een eigenaar of beheerder de AI-functies van de organisatie helemaal uitschakelen.

Kunnen deelnemers die verschillende talen spreken één AI-assistent gebruiken? Facilitator maakt notities in de ene taal die voor de meeting is geselecteerd. De vragen tijdens de meeting in Zoom werken in meer dan 30 talen, één per vraag. Ask Gemini startte in het Engels. Mia antwoordt elke deelnemer in diens eigen taal, in één meeting.

Staat de AI-assistent in de opname? Mia niet: ze luistert mee via het transcript en haar stem komt nooit via de microfoon van een andere deelnemer binnen, dus ze staat niet in de opname en niet in het transcript. Raadpleeg de documentatie van de andere platforms voor hun eigen model; de notities van Facilitator worden opgeslagen als Loop-bestand en behandeld als meetingtranscriptdata.

Bronnen: Microsoft Learn — Set up Facilitator in Microsoft Teams, Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Zoom Support — Meeting questions with AI, Zoom — Zoom launches ZoomMate, Google Workspace Updates — Ask Gemini in Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" now captures "next steps", InterMIND-documentatie — AI-functies. Aanbieders wijzigen na verloop van tijd abonnementen, functies, prijzen en talenlijsten; raadpleeg hun pagina's voor de actuele stand. Alle feiten gecontroleerd in september 2026.