AI-secretaris voor een team: wat Mia vandaag doet in meetings, in het kanaal en met de agenda, en waar de huidige tools ophouden (2026)

Een AI-secretaris is het deel van het werk van een secretaresse of secretaris dat administratief is en niet persoonlijk: voorbereiden wat een meeting nodig heeft, vastleggen wat eruit is gekomen, bijhouden wie wat tegen wanneer heeft beloofd, de volgende meeting in de agenda zetten en een maand later kunnen zeggen wat er is besloten en waar dat staat. Hij of zij neemt de beslissing niet en zit niet op de voorzittersstoel. De secretaris houdt het papierwerk op orde, zodat de mensen die beslissen dat niet hoeven te doen.

Het idee is ouder dan de software. Elke organisatie met meer dan een handvol meetings per week had ooit iemand wiens bureau dit was. De meeste teams van tien tot tweehonderd mensen hadden die persoon nooit. Het werk werd verdeeld over wie het snelst typte, en juist zij zoeken naar de term "AI-secretaris". Deze gids behandelt eerst het werk zelf: waaruit het bestaat, hoe je elk onderdeel overdraagt, en een briefing die je kunt kopiëren. Daarna volgt de kaart: wat de tools waar een team al op draait onder dit kopje documenteren en wat Mia van InterMIND vandaag doet.

Wat een AI-secretaris is, en wat niet

Drie soorten werk worden "assistent" genoemd, en maar één daarvan is dat van de secretaris:

Een notulist is één taak van de secretaris. Het verschil is continuïteit: de secretaris kent de vorige meeting wanneer de volgende begint, weet wie nog iets schuldig is en kan op een dinsdagmiddag gevraagd worden wat er op de 3e is afgesproken. Een samenvatting die één keer wordt gemaild en dan vergeten is geen secretaris, maar een transcript dat bij de kapper is geweest.

De zes taken van een secretaris, op volgorde

Elk van deze taken kun je afzonderlijk overdragen. Begin met de taken die je de meeste tijd kosten.

1. De briefing voor de meeting. Wat de vorige sessie heeft besloten, wat nog openstaat en wie dat nog schuldig is, wat de meetingagenda van vandaag zegt. Een goede secretaris plaatst dit voordat iemand ernaar vraagt.
2. De notulen. Wat is besloten, wat blijft open, wat was omstreden, elk met een tijdstempel, zodat een discussie later teruggaat naar de woorden die zijn gezegd en niet naar het geheugen.
3. De lijst met toezeggingen. Elk "ik stuur het vrijdag", met de eigenaar en de dag, afkomstig uit de meeting zelf en niet uit iemands aantekeningen erover.
4. De opvolging in de agenda. Wanneer de host zegt "volgende donderdag om drie uur", bestaat er op dat moment een meeting met dezelfde mensen, en staat het item in de agenda van elke genodigde in de eigen tijdzone.
5. Het antwoord uit het verslag. "Wat hebben we in maart met de distributeur afgesproken?", beantwoord uit de recaps, met een link naar de plek waar het is gezegd.
6. De overdracht. Wanneer de volgende sessie begint, worden de openstaande punten van de vorige voorgelezen en gemarkeerd als afgerond, niet afgerond met de reden, of niet besproken, zodat niets stilletjes verdwijnt.

De eerste drie zijn wat elke meetingtool nu als "AI" verkoopt. Bij de laatste drie houden de meeste op, en juist die drie maken de eerste drie de moeite waard.

Hoe je een taak aan een AI-secretaris overdraagt

Vooraf: geef hem de ruimte, niet een bestand. Een secretaris die alleen ziet wat je erin plakt, heeft geen geheugen. Houd terugkerende meetings op één plek die hun geschiedenis bewaart, zoals een kanaal of een vaste ruimte, zodat "de vorige keer" iets betekent voor de software. Zet de meetingagenda waar de meeting is, niet in een apart document dat de assistent niet kan lezen.

Tijdens: spreek uitkomsten hardop uit. Elke secretaris, mens of machine, schrijft op wat er is gezegd. "We gaan dus met leverancier B" en "Anna, de offerte vrijdag" komen in het verslag terecht. Een besluit dat iedereen begreep maar niemand uitsprak, kan de secretaris niet vastleggen. Als je de assistent in de ruimte kunt aanspreken, spreek hem dan bij naam aan voor acties en laat hem de rest meeluisteren.

Erna: lees de lijst terug en wijs dan toe. De notulen zijn een concept totdat iemand met gezag ze heeft gelezen. Controleer drie dingen: dat elk besluit een besluit is, dat elke toezegging een eigenaar en een dag heeft en dat elk openstaand punt als open is gemarkeerd en niet kwijt is. Laat daarna de opvolging in de agenda terechtkomen.

Weken later: vraag het verslag, niet de ruimte. De proef op de som voor een secretaris is of een vraag over maart wordt beantwoord vanuit het verslag van maart, met een link, en niet door een nieuwe meeting. Vraag het de eerste keer dat je anders een collega zou storen.

Een briefing die je kunt kopiëren

Geef dit aan elke assistent die je meetings kan zien: in de ruimte, in een kanaal of vanuit de assistent die je al gebruikt. Vervang de haakjes.

Secretarisbriefing — [team of kanaal]
Voor elke sessie: plaats wat de vorige sessie heeft besloten, wat nog openstaat en wie dat in handen heeft, en de agenda van vandaag uit [waar de agenda staat].
Tijdens: leg elk besluit vast, elk actiepunt met eigenaar en dag, en elke vraag die is gesteld en niet beantwoord. Trek geen conclusies; leg vast wat er is gezegd.
Erna: stuur de recap naar iedereen die is uitgenodigd, in de eigen taal. Zet openstaande punten bovenaan.
Opvolging: wanneer [host] een datum noemt, maak de meeting aan met dezelfde mensen en zet hem in de agenda.
Op verzoek: beantwoord "wat hebben we over X besloten" uit de recaps, met een link naar waar het is gezegd.
Nooit: een besluit nemen, een taak toewijzen die niemand heeft geaccepteerd, of iets naar een nieuw adres sturen zonder bevestiging van [host].

De laatste regel is belangrijker dan de andere. Een secretaris die zonder bevestiging handelt, is een risico. Een secretaris die een concept maakt en wacht, is een collega.

AI-directieassistent: het werk en het deel dat al draait

Een AI-directieassistent is dezelfde rol, maar toegespitst op één persoon in plaats van een team: de agenda van de directeur, de inbox van de directeur, de meetings van de directeur. De zoekopdrachten overlappen omdat het werk overlapt, en het is zinvol te scheiden wat de software doet van wat de titel suggereert.

Het werk van de directieassistent bestaat uit vier delen. Twee daarvan draaien vandaag in software, voor een team evengoed als voor één persoon:

• Meetings en hun verslag. Notulen, actiepunten, overdracht en de opvolging in de agenda, dus de zes taken hierboven. Dit draait.
• Antwoorden uit het verslag. "Wat heb ik de raad van bestuur vorige maand beloofd?", beantwoord uit de meetings zelf en niet uit het geheugen. Dit draait overal waar de assistent de meetings kan lezen.

Twee delen draaien niet, of alleen als concept:

• Oordeel over mensen. Wie je in de agenda toelaat, wie je afhoudt, wat de baas zou zeggen: dit blijft bij een persoon, en een assistent die anders doet alsof, is gevaarlijk in plaats van behulpzaam.
• De inbox. Antwoorden opstellen is gebruikelijk. Ze ongelezen versturen is waar de meeste organisaties de grens trekken, en terecht.

Het deel van een AI-directieassistent dat al draait, is dus de secretaris: het verslag en de agenda. De briefing hierboven is dezelfde briefing, met één naam tussen de haakjes in plaats van die van een team.

Waar de huidige tools ophouden

De drie platforms waarvoor de meeste teams al betalen, hebben elk iets onder dit kopje. De tabel vermeldt alleen gedocumenteerd gedrag, afkomstig van de eigen pagina's van elke leverancier, ingedeeld naar de zes taken van de secretaris. De maand waarin elke pagina is gecontroleerd, staat in de voettekst Bronnen.

Twee dingen zijn bij de drie gevestigde partijen hetzelfde. Het verslag wordt geschreven in de taal waarin de meeting is gehouden. Google zegt het, Microsoft zegt het, en Zoom documenteert een samenvatting van het gesproken transcript. Het bereikt de mensen die de host of een beheerder heeft gekozen, in één exemplaar. En de stap van "volgende stappen geïdentificeerd" naar "er staat donderdag een meeting met deze mensen" is, op de pagina's die we hebben gecontroleerd, óf een klik van een persoon óf een apart verkocht product, dat eerst in één regio beschikbaar is.

Wat Mia vandaag doet

InterMIND is een communicatieruimte die naast Teams, Slack of Google Workspace staat, en Mia is de secretaris erin. Dit doet zij vandaag op een betaald abonnement, in de volgorde waarin een team ermee kennismaakt.

Het verslag blijft in de taal van elk lid, en wordt bewaard. Elke meeting in een kanaal eindigt met een recap: de samenvatting met tijdstempels, het transcript en de opname, achter één permanente link, gelezen door elk ingelogd lid in de eigen taal. Het verslag wordt per lezer vertaald en niet één keer geschreven in de taal die de ruimte toevallig gebruikte. Het komt aan per e-mail, als bericht in het kanaal en als link in het agenda-item. Elk lid kan het bewerken, elke bewerking bewaart auteur en revisiegeschiedenis, en het kanaal bewaart de recap van elke eerdere sessie. Via de instelling Recap copy van het kanaal kan een kopie naar een CRM-adres gaan. De recapdocumentatie bevat de details.

Vraag het haar vanaf elk scherm. Het rechterpaneel van de app (⌘/ op een Mac, Ctrl+/ elders, of Help in de zijbalk) is Mia wanneer je bent ingelogd op een betaald abonnement. Ze kent het scherm waarop je zit en antwoordt vanuit je meetings, chats en bestanden. Ze kan een meetinglink of een bericht voorbereiden ter bevestiging door jou, en het gesprek wordt bewaard. In een kanaal staat bij het slotje naast het berichtveld Ask Mia about this channel: ze leest de chat, bestanden en recaps van dat kanaal, en de thread blijft in het kanaal. Op een betaald abonnement kan ze ook het web doorzoeken en geeft ze het adres van wat ze vond; een beheerder kan dat uitschakelen. Zonder betaald abonnement antwoordt ze vanuit de documentatie.

Werk vanuit de assistent die je al gebruikt. Elk geregistreerd account kan Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini, Cursor of een andere MCP-client aan InterMIND koppelen, en de assistent handelt als jij. Lezen: de nieuwste recaps, een zin die over je recaps wordt doorzocht met een fragment en de link, het transcript per spreker, je meetings en kanalen, de berichten van een kanaal in jouw taal, je documenten. Handelen: nu een meetinglink, een meeting op een lokale tijd die met de genodigden naar je gekoppelde Google- of Microsoft-agenda wordt geschreven, een bericht dat als jij in een kanaal wordt geplaatst, vertaald voor elke lezer. "Wat hebben we vorige week met Acme afgesproken? Kijk in mijn InterMIND-recaps" en "Plan donderdag om drie uur een gesprek met het team in Lyon en zet het in mijn agenda" zijn dus elk één regel, in welke assistent je ook open hebt staan. De assistent kan niet deelnemen aan een meeting, er niet in spreken en je instellingen niet wijzigen. Een gesprek dat via de assistent tot stand komt, telt als jouw activiteit. De installatie per client staat in AI-assistenten (MCP).

In de meeting zelf, voor geselecteerde accounts. Per 18 oktober 2026 draait Mia in de meeting voor geselecteerde accounts terwijl ze wordt verfijnd. Ze antwoordt hardop met haar naam, elke deelnemer in de eigen taal, plaatst bij de start wat de vorige sessie heeft besloten, noteert een toezegging op het moment dat die wordt uitgesproken, en plant op woord van de host de opvolging in de agenda van de host, met een knop Undo in de chat. De overdracht van openstaande punten naar de volgende recap en de start van de volgende sessie werkt op dezelfde manier. Wat ze in de ruimte doet, wordt beschreven in de gids over de AI-meetingassistent; beide staan nog niet voor elke organisatie aan.

Een gast neemt deel via een link, zonder account en kosteloos, vanaf een telefoon of in de browser, en hoort de meeting live in de eigen taal. Voor een gast is er achteraf geen verslag: het account is gratis, en daarmee wordt het verslag bereikbaar. De host zorgt voor de ruimte en betaalt op een betaald abonnement alleen voor de leden die in de afgelopen 28 dagen actief waren: wie aan een meeting deelnam, in een chat schreef of Mia iets vroeg. Leden die stil worden, houden kosteloos toegang. Alles draait op de AI-gateway die de organisatie heeft gekozen: standaard Azure OpenAI in de EU Data Zone, op verzoek Vertex AI in de EU, of Bedrock in het eigen AWS-account van de organisatie. Na verwerking wordt niets bewaard, en met de schakelaar voor AI-functies gaat Mia uit, samen met al het andere.

• Open een volledige recap — een echt verslag, weergegeven door dezelfde code die het jouwe schrijft.
• Probeer de livedemo — zonder aanmelding; spreek, en hoor de ruimte per luisteraar vertaald.

Een secretaris wordt een maand later beoordeeld, niet dezelfde middag: op of de vraag over maart een antwoord met een link krijgt. Draag de zes taken één voor één over, houd de laatste regel van de briefing aan en lees de lijst terug voordat hij de deur uitgaat.

FAQ

Wat is een AI-secretaris?

Een AI-assistent die het administratieve werk rond de meetings van een team op zich neemt: de briefing vooraf, de notulen en de lijst met actiepunten achteraf, de vervolgmeeting in de agenda en weken later antwoorden uit het verslag, zoals "wat hebben we over X besloten en waar staat dat". Hij verschilt van een AI-notulist door continuïteit: hij kent de vorige meeting wanneer de volgende begint en weet wie nog iets schuldig is.

Wat doet een AI-directieassistent?

Hetzelfde werk, toegespitst op één persoon: de meetings, het verslag en de agenda van die persoon. Het deel dat vandaag in software draait, is dat van de secretaris: notulen, actiepunten, overdracht, de opvolging in de agenda, antwoorden uit het verslag. Oordeel over mensen en post ongelezen versturen blijven bij een persoon; de meeste tools maken een concept en wachten op een klik.

Kan een AI-secretaris meetings inplannen?

Dat hangt van de tool af. Op de leverancierspagina's die voor dit artikel zijn gecontroleerd, "schedules" ZoomMate van Zoom "events in Google Calendar or Microsoft Outlook" en wordt die apart verkocht, eerst in Noord-Amerika. Facilitator van Microsoft en de Meet-notities van Google beschrijven geen inplanning. In InterMIND maakt een assistent die via MCP is gekoppeld een meeting op een lokale tijd aan en schrijft die met de genodigden naar je gekoppelde Google- of Microsoft-agenda. In de ruimte doet Mia hetzelfde op woord van de host, voor geselecteerde accounts.

Kan een AI-assistent notulen maken in een meeting?

Ja, op de drie platforms waarop de meeste teams al draaien: Teams (Facilitator-notities, Copilot-recap), Zoom (AI Companion-samenvatting) en Google Meet ("Take notes for me") schrijven elk na een getranscribeerde meeting een samenvatting, in de ene taal waarin de meeting is gehouden, voor de ontvangers die de host of beheerder heeft gekozen. InterMIND schrijft de recap met tijdstempels en elk lid leest hem in de eigen taal, waarbij bewerkingen in de versiegeschiedenis worden bewaard.

Is een AI-secretaris veilig voor vertrouwelijke meetings?

Kijk in de documentatie naar drie dingen: waar het model draait, wat er na verwerking wordt bewaard en wie het opdrachten mag geven. In InterMIND kiest de organisatie de AI-gateway: standaard Azure OpenAI in de EU Data Zone, op verzoek Vertex AI in de EU, of Bedrock in het eigen AWS-account. Na verwerking wordt niets bewaard, Mia leest alleen de meetings die je bijwoont, en een actie in de ruimte wordt alleen uitgevoerd op woord van de host of een moderator, met mogelijkheid tot ongedaan maken.

Werkt Microsoft Copilot als secretaris in Teams-meetings?

Gedeeltelijk, zoals gedocumenteerd: Facilitator plaatst de agenda en notities tijdens de meeting en volgt taken in Planner in publieke preview; het vereist een Copilot-licentie, werkt voor organisatoren en presentatoren in interne meetings en maakt notities in één gekozen taal. Een vervolgmeeting plannen vanuit de ruimte en openstaande punten meenemen naar de volgende sessie worden niet beschreven op de Facilitator-pagina's van Microsoft.

Bronnen: Microsoft Learn — Set up Facilitator in Microsoft Teams, Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Zoom Support — Meeting questions with AI, Zoom — Zoom launches ZoomMate, Google Workspace Updates — Ask Gemini in Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" now captures "next steps", gecontroleerd in september 2026; Microsoft — Recap in Microsoft Teams en Zoom — Using Meeting Summary with AI Companion, gecontroleerd in augustus 2026; Google Meet — "Take notes for me" in Google Meet, gecontroleerd in oktober 2026; InterMIND-documentatie — AI-functies, Recap, AI-assistenten (MCP). Leveranciers wijzigen na verloop van tijd abonnementen, functies, prijzen en taallijsten; raadpleeg hun pagina's voor de actuele stand van zaken.