Terugkerende meeting: zo stel je die in Google Calendar en Outlook in, en zo houd je de geschiedenis op één plek (2026)

Een terugkerende meeting is een meeting met een vast patroon (elke maandag om tien uur, om de week op donderdag, de eerste dinsdag van de maand). In de agenda staat zij als één item met een herhaalregel, niet als een rij losse boekingen. De agenda doet het rekenwerk: hij maakt de afspraken aan, nodigt bij elke afspraak dezelfde mensen uit en laat de organisator één datum of de hele reeks op één plek wijzigen. Het wekelijkse teamoverleg, het een-op-eengesprek, de stand-up, het maandelijkse klantgesprek en de kwartaalreview zijn allemaal terugkerende meetings. Ze delen niet het onderwerp, maar het feit dat niemand ze twee keer hoeft te boeken.

Deze gids behandelt eerst de werking: wat een terugkerende meeting en een reeks zijn, de vijf instellingen die elke reeks nodig heeft, hoe je herhaling instelt in Google Calendar en Outlook en hoe je één afspraak verplaatst zonder de rest te verstoren. Daarna volgt een seriekaart die je kunt kopiëren, en het deel dat de meeste gidsen over herhaling weglaten: wat elke afspraak achterlaat en waar dat terechtkomt. Een terugkerende meeting is een reeks, en een reeks is alleen zo nuttig als haar geheugen. Hoe vaak elke meeting moet terugkomen, is een aparte vraag die in meetingritme wordt beantwoord. Deze gids gaat ervan uit dat het ritme gekozen is en laat zien hoe je het zo in de agenda zet dat het er ook blijft staan.

Wat een terugkerende meeting is, en wat niet

Drie agenda-objecten worden "de meeting" genoemd, en het verschil bepaalt wat er gebeurt als je er één bewerkt:

Daaruit volgen twee dingen. Een wijziging in de reeks bereikt alle toekomstige afspraken, dus in de reeks onderhoud je de genodigdenlijst, het uur en de link. Een wijziging in één afspraak is een uitzondering die de agenda naast de regel onthoudt. Je verplaatst de maandag die op een feestdag valt dus één keer naar dinsdag, en de maandag erna staat weer op schema zonder dat iemand iets hoeft te doen.

Een terugkerende meeting is niet hetzelfde als "een meeting die we vaak hebben". Een weekoverleg dat elke week wordt geboekt door wie eraan denkt, is een gewoonte maar geen reeks. Er is dan geen vast tijdslot om omheen te plannen, geen plek waar de genodigden worden bijgehouden en elke keer een andere link, en dus elke keer een andere chat en andere notities. Het terugkerend maken kost vijf minuten en lost alle drie de problemen tegelijk op.

De vijf instellingen die elke terugkerende meeting nodig heeft

Welke agenda je ook gebruikt, een herhaalregel bestaat uit vijf beslissingen. De meeste discussies over een terugkerende meeting gaan over een van die vijf die op de standaardwaarde is blijven staan.

1. Het patroon. Dagelijks, wekelijks, om de week, maandelijks, of een aangepaste regel: elke derde woensdag, de laatste vrijdag van de maand, alleen op werkdagen. Het patroon volgt hoe lang de vragen van de meeting kunnen wachten. Dat is de ritmevraag; de agenda heeft alleen het antwoord nodig.
2. De dag en het uur. Vast, en gekozen voor de mensen die erbij moeten zijn, over hun tijdzones heen. Een meeting om negen uur in Madrid is om tien uur in Boekarest en om vier uur 's nachts in Bogotá. De herhaalregel herhaalt die fout elke week totdat iemand de reeks aanpast.
3. De duur. Ingesteld op de reeks, niet per afspraak opgerekt. Dertig minuten die elke week uitlopen tot vijfenveertig, zijn een meeting van zestig minuten die over zichzelf liegt.
4. Het einde. In elke agenda zijn er drie opties: geen einde, eindigen na een aantal afspraken, eindigen op een datum. Een reeks zonder einde is de standaard en de meest gemaakte fout: zij overleeft het project, het team en soms het bedrijf. Zet het einde op de reeks: de einddatum van het project, het einde van het kwartaal, of een datum over drie maanden waarop de reeks wordt beoordeeld en verlengd of verwijderd.
5. De link. Eén meetinglink op de reeks, geërfd door elke afspraak. Deze instelling bepaalt waar de geschiedenis terechtkomt: een link die elke keer dezelfde ruimte opent, houdt de chat, bestanden en notities van die ruimte bij elkaar. Een link die per afspraak wordt gegenereerd, verspreidt ze. Of de ruimte achter de link iets bewaart van de ene afspraak naar de volgende, is een eigenschap van de meetingtool, en daarover gaat de sectie over tools hieronder.

Wat de regel niet moet dragen: de agenda van het overleg. Een agenda hoort bij één afspraak (punten, eigenaren, minuten) en heeft een eigen sjabloon. De reeks draagt het vaste doel in één zin ("deze week het werk deblokkeren en beslissen wat we niet doen"); de agenda bevat waar deze maandag voor bedoeld is.

Een terugkerende meeting instellen in Google Calendar en Outlook

Beide agenda's volgen dezelfde opzet, en die opzet is wat je moet onthouden. De labels verschillen per versie en staan op de helppagina's van de leveranciers.

1. Maak het item aan zoals gewoonlijk. Titel, datum en tijd van de eerste afspraak, de mensen. Voor een meeting die in een videotool plaatsvindt, zet je de meetinglink nu in het item, in de locatie of de beschrijving of via de agendaknop van de tool als die er is, zodat elke afspraak hem erft.
2. Open het herhaalveld. Het staat bij de datum en tijd en staat standaard op "herhaalt niet". De dropdown biedt de gangbare patronen (dagelijks, wekelijks op de gekozen weekdag, maandelijks op dezelfde dag, jaarlijks, elke werkdag) en een aangepaste optie.
3. Kies het patroon, of bouw het. De aangepaste optie vraagt om drie dingen: het interval (elke één, twee of drie weken), de dagen (dinsdag en donderdag, of de tweede maandag) en het einde: nooit, na een aantal afspraken of op een datum. Stel het einde in.
4. Opslaan en versturen. De uitnodiging gaat één keer de deur uit en geldt voor de reeks. Genodigden accepteren de reeks en elke afspraak verschijnt in hun agenda.

Om de reeks te wijzigen (een nieuw uur, een nieuw lid, een nieuwe link) open je een willekeurige afspraak en kies je, wanneer de agenda ernaar vraagt, de hele reeks: de wijziging bereikt alle toekomstige afspraken. Om één afspraak te wijzigen, bijvoorbeeld deze maandag naar dinsdag verplaatsen, de afspraak voor de feestdag inkorten of die tijdens de offsite annuleren, kies je alleen deze afspraak: de agenda legt de uitzondering vast en laat de regel met rust. De derde keuze, deze en alle volgende afspraken, gebruik je wanneer het tijdslot vanaf een bepaalde datum permanent verandert: het verleden blijft zoals het was, de toekomst volgt de nieuwe regel.

Om een reeks te beëindigen zonder het verleden kwijt te raken, verwijder je haar niet: bij het verwijderen van de reeks verdwijnen ook de afspraken uit het verleden uit de agenda. Zet de einddatum op de laatste afspraak die nog moet plaatsvinden, of bewerk deze en volgende afspraken vanaf de eerste die niet meer moet doorgaan. Het verleden blijft in de agenda staan, en daarmee ook alles waar die afspraken naar verwezen.

In InterMIND stel je herhaling op precies deze manier in, omdat de agenda daar thuishoort: koppel Google Calendar of Outlook één keer onder Integrations, klik op de agendahelft van New meeting of op de agendaknop in de rij van een meeting, en de agenda opent met het item vooraf ingevuld: de titel, de deelnamelink en de recaplink. Voeg de mensen toe, kies de eerste datum en de herhaling, verstuur. De meetingrij op de Meetings-pagina volgt de data uit de agenda, inclusief de uitzonderingen. De flow met één klik in detail, inclusief een meeting die al heeft plaatsgevonden en vanuit zijn rij terugkerend wordt gemaakt, staat in hoe je een meeting plant vanuit Google Calendar of Outlook.

Een seriekaart die je kunt kopiëren

Eén blok per terugkerende meeting, bewaard waar het team praat (in de notities van het kanaal, een canvas of een vastgepinned bericht), zodat een nieuw lid de regel in woorden vindt en niet alleen in de agenda:

[Team] — [Naam van de meeting] · reeks aangemaakt [datum] · beoordelen vóór [datum]
Doel: [één zin — wat elke afspraak oplevert]
Patroon: [wekelijks / om de week / maandelijks] op [dag] om [tijd, met tijdzone] — [minuten]
Eindigt: [datum, of "beoordeeld op" datum]
Link: [één link, dezelfde voor elke afspraak]
Eigenaar: [naam — wijzigt de reeks, annuleert een afspraak, zit standaard voor]
Wie: [de mensen in de reeks] · Optioneel: [mensen die voor losse afspraken zijn uitgenodigd]
Elke afspraak laat achter: [besluiten, openstaande punten, de parkeerlijst — waar ze worden geplaatst en uiterlijk wanneer]
Geschiedenis staat in: [het kanaal, het document, de map — één adres]
Uitzonderingen dit kwartaal: [feestdagen die zijn verplaatst of geannuleerd, nu besloten]

De laatste twee regels ontbreken in de meeste reeksen en kosten het meest: een reeks zonder afgesproken adres voor de geschiedenis is een reeks waarvan de geschiedenis zit bij wie toevallig notuleerde. Een reeks zonder vooraf besloten uitzonderingen wordt geannuleerd op de ochtend van de feestdag, wanneer niemand er nog omheen kan plannen.

Vier reeksen, ingevuld

Wekelijks teamoverleg — wekelijks, maandag 10:00 CET, 30 min — eindigt aan het einde van het kwartaal, beoordeeld bij de kwartaalbespreking
Laat achter: besluiten en openstaande punten, dezelfde dag geplaatst in het teamkanaal.

Een-op-eengesprek — om de week, woensdag 14:00 CET, 30 min — geen einde, beoordeeld wanneer de rol van de medewerker verandert
Laat achter: vervolgstappen met namen en data, zichtbaar voor beiden. Elke keer dezelfde link, zodat beide kanten de geschiedenis op één adres vinden.

Voortgangsgesprek met de klant — wekelijks tijdens de uitvoering, donderdag 16:00 CET, 45 min — eindigt op de einddatum van het project
Laat achter: wie wat wanneer stuurt, in het kanaal van de klant; de mensen van de klant zijn uitgenodigd voor de reeks, hun incidentele collega's voor losse afspraken.

Maandelijkse all-hands — eerste dinsdag, 12:00 CET, 45 min — geen einde, beoordeeld bij de kwartaalbespreking
Laat achter: de cijfers, één toegelichte beslissing, elke vraag beantwoord of van een datum voorzien.

De agenda's binnen elk van deze reeksen (de punten, eigenaren en minuten) staan in voorbeelden van meetingagenda's. De stand-up, het een-op-eengesprek en de all-hands hebben elk hun eigen gids.

Waar een terugkerende meeting haar geschiedenis bewaart in de tools die je al gebruikt

De agenda bewaart de regel. Wat elke afspraak oplevert (notities, een recap, de chat) wordt bewaard waar de meetingtool achter de link het neerzet, en dat verschilt per tool. Alleen gedocumenteerd gedrag, van de eigen pagina's van de leveranciers; elke cel noemt de maand waarin het feit is gecontroleerd.

Lees de rij van de tool die je team gebruikt en het patroon is bij elke hetzelfde: de reeks is één item, en elke afspraak laat één document of één samenvatting achter, in de taal waarin die is geschreven of gehouden. De draad tussen afspraken, dus de openstaande punten van vorige keer aan het begin van deze keer, is het werk van een persoon: iemand opent het vorige document en leest het voor in de ruimte. Waar dat prima is, volstaat elk van de vier en is de tabel het hele antwoord. De volgende sectie beschrijft één manier waarop dat werk wordt gedaan voor reeksen die een eigen geheugen nodig hebben, gelezen door leden die niet allemaal dezelfde taal lezen.

Hoe een reeks haar geschiedenis bewaart in een kanaal

InterMIND is een ruimte voor communicatie waarin een terugkerende meeting in een kanaal woont. De meetinglink is permanent, dus de ruimte is bij elke afspraak dezelfde. De herhaling stel je één keer in Google Calendar of Outlook in, op een item dat het product vooraf invult met de deelnamelink en de recaplink. Welk patroon je ook kiest, het kanaal houdt de hele reeks op één plek en in de taal van elk lid: de chat wordt per lezer vertaald, elk lid typt in de eigen taal en leest de anderen in de zijne, met het origineel één schakelaar verderop. Het kanaal bewaart de recap van elke eerdere sessie, niet alleen de laatste. Het weekoverleg van drie weken geleden is dus een wissel tussen sessies op de recappagina in plaats van een vraag aan de zaal. Een ad-hocmeeting via een link bewaart alleen de laatste recap, en de chat ervan wordt gewist als het gesprek eindigt; een reeks hoort in een kanaal.

De seriekaart hierboven is een notitie in het kanaal, waar een nieuw lid haar op dag één vindt. Tijdens een sessie komt de kaart of de recap van de vorige sessie met Share to conference op ieders scherm naast de videotegels. De deler bewerkt haar live terwijl de zaal meekijkt, en elke deelnemer leest haar in de eigen taal, met het origineel een schakelaar verderop. Hetzelfde werkt voor de agenda van deze afspraak, de dag ervoor opgesteld in het kanaal.

Als het gesprek eindigt, wordt de recap geschreven op basis van de meeting zelf: een samenvatting, de actiepunten met eigenaren. Ze komt per e-mail bij elke ingelogde deelnemer, als bericht in het kanaal en als link in het agenda-item, en elk lid leest haar in de eigen taal in plaats van in de taal die de zaal toevallig gebruikte. Elk lid kan haar bewerken, en elke bewerking bewaart auteur en revisiegeschiedenis. Voor de terugkerende meeting van een kanaal worden de openstaande actiepunten van de vorige sessie teruggelezen wanneer de volgende recap wordt geschreven en getoetst aan wat er is gezegd. Een punt dat iemand als afgerond meldde, wordt als gedaan gemarkeerd. Al het andere wordt als niet gedaan gemarkeerd, met de reden in de woorden van de meeting, of als "niet besproken". Aan het begin van de volgende sessie noemt Mia de openstaande punten en hun eigenaren, zodat de lijst van vorige keer het eerste is waarover wordt gesproken en niet het eerste dat wordt vergeten. Dit onderdeel draait voor geselecteerde accounts terwijl het wordt verfijnd.

Een reeks is alleen voor leden. Een collega of klant die bij de reeks hoort, wordt per e-mailuitnodiging toegevoegd met een gratis account en leest het kanaal in de eigen taal. Iemand die maar voor één afspraak nodig is, zoals een leverancier voor één review of een kandidaat voor één gesprek, sluit aan bij een ad-hocmeeting via een link, vanaf een telefoon, zonder account en kosteloos. Die persoon hoort de meeting live in de eigen taal en houdt er achteraf niets aan over: het account is gratis, en het maakt het verslag bereikbaar. De host biedt de ruimte en betaalt op een betaald abonnement alleen voor de leden die in de afgelopen 28 dagen actief waren: wie aan een meeting deelnam, in een chat schreef of Mia iets vroeg. Een lid dat een maand met verlof is, houdt toegang en kost die maand niets, en de reeks waar die persoon naar terugkeert staat in het kanaal, met de recap van elke sessie.

• Open een complete recap — een echt verslag, gerenderd door dezelfde code die het jouwe schrijft.
• Probeer de livedemo — zonder aanmelding; spreek, en hoor de zaal per luisteraar vertaald.

Een terugkerende meeting overleeft elke tool: iemand moet nog steeds het patroon kiezen, het tijdslot vasthouden, het einde instellen en de uitzonderingen vóór de feestdag beslissen. Wat niet hoeft te overleven is de tweede klus: het document van vorige keer zoeken, het voorlezen in de ruimte en dat van deze keer met de hand uittypen, in één taal, voor mensen die andere talen lezen.

FAQ

Wat is een terugkerende meeting?

Een terugkerende meeting is een meeting die als één agenda-item met een herhaalregel is gepland (wekelijks, om de week, maandelijks of een aangepast patroon), zodat de agenda elke afspraak aanmaakt, dezelfde mensen uitnodigt en elke keer dezelfde link meegeeft. De reeks wordt als geheel onderhouden; een losse afspraak kan als uitzondering worden verplaatst of geannuleerd zonder de regel te wijzigen.

Hoe stel ik een terugkerende meeting in Outlook in?

Maak het item aan met de eerste datum, tijd en genodigden, open de herhaaloptie in het itemformulier, kies het patroon (dagelijks, wekelijks, maandelijks of een aangepaste regel met een interval en dagen) en stel in hoe de reeks eindigt: op een datum, na een aantal afspraken of nooit. Zet de meetinglink in het item vóór het opslaan, zodat elke afspraak hem erft, en verstuur dan; de uitnodiging geldt voor de reeks. In InterMIND opent de agendahelft van New meeting Outlook met de titel, de deelnamelink en de recaplink al in het item, en daar stel je de herhaling in.

Hoe maak ik een meeting terugkerend in Google Calendar?

Open het item, wijzig het herhaalveld naast de datum van "herhaalt niet" naar een patroon of een aangepaste regel, stel het interval, de dagen en het einde in en sla op. Heeft de meeting al een link, laat die dan in het item staan, zodat elke afspraak dezelfde ruimte opent. Vanuit InterMIND klik je op de agendaknop in de rij van de meeting: Google Calendar opent met het item vooraf ingevuld en jij kiest de eerste datum en de herhaling. Een meeting die al heeft plaatsgevonden, kan op dezelfde manier terugkerend worden gemaakt zonder haar chat en recaps kwijt te raken.

Hoe wijzig ik één afspraak van een terugkerende meeting zonder de reeks te wijzigen?

Open die afspraak en kies, wanneer de agenda vraagt welke afspraken moeten worden gewijzigd, alleen deze afspraak. De agenda legt de uitzondering vast (een nieuwe tijd, een kortere duur, een annulering) en laat de regel met rust, zodat de volgende afspraak weer op het gewone tijdslot staat. Kies deze en volgende afspraken wanneer het tijdslot vanaf een bepaalde datum permanent verandert, en alle afspraken wanneer de wijziging voor de hele reeks geldt.

Hoe beëindig ik een terugkerende meeting zonder de eerdere afspraken te verwijderen?

Verwijder de reeks niet: daarmee verdwijnen ook de eerdere afspraken uit de agenda. Bewerk de reeks en zet de einddatum op de laatste afspraak die moet plaatsvinden, of open de eerste afspraak die niet meer moet doorgaan en annuleer deze en volgende afspraken. Het verleden blijft in de agenda staan, met alles waar elke afspraak naar verwees.

Behoudt een terugkerende meeting bij elke afspraak dezelfde link?

In de agenda draagt de reeks één link en erft elke afspraak die, tenzij de meetingtool per afspraak een nieuwe genereert of iemand de link van een afspraak als uitzondering bewerkt. Of de ruimte achter die link iets bewaart van de ene afspraak naar de volgende, is een eigenschap van de meetingtool en niet van de agenda: de tabel in deze gids toont wat Teams, Zoom, Google Workspace en Slack per afspraak achterlaten, en een kanaal in InterMIND bewaart de chat en de recap van elke sessie op hetzelfde adres.

Wat is het verschil tussen een terugkerende meeting en een meetingreeks?

Het is hetzelfde object, van twee kanten bekeken. "Terugkerende meeting" is de meeting zoals het team haar ervaart: het weekoverleg, de stand-up. "Reeks" is de naam die de agenda geeft aan het item met de herhaalregel, in tegenstelling tot een "afspraak", één exemplaar dat de regel heeft voortgebracht. Wijzigingen gelden ofwel voor de reeks ofwel voor een afspraak, en daarom vraagt de agenda welke van de twee je bedoelt.

Bronnen: Microsoft — Schedule a meeting in Microsoft Teams; Microsoft — Take meeting notes in Microsoft Teams; Microsoft — Recap in Microsoft Teams; Zoom — Generating meeting agenda with AI Companion; Zoom — Using Meeting Summary with AI Companion; Google Meet — Start or schedule a Google Meet video meeting; Google — Calendar & Meet settings for "Take notes for me"; Google Meet — "Take notes for me" in Google Meet; Slack — Use huddles in Slack; Slack — Meeting agenda template. Elke tabelcel noemt de maand waarin het feit is gecontroleerd; de vroegste controle was in augustus 2026, de laatste in oktober 2026. De stappen voor het instellen van herhaling in Google Calendar en Outlook beschrijven de opzet die beide agenda's delen; de exacte labels verschillen per versie en staan op de helppagina's van de leveranciers. Leveranciers wijzigen na verloop van tijd abonnementen, functies en talenlijsten; raadpleeg hun pagina's voor de actuele stand van zaken.