All-hands meeting: agenda, opzet, voorbeelden — en hoe elk kantoor het in de eigen taal hoort (2026)

Een all-hands meeting is de ene meeting die het hele bedrijf bijwoont: de leiding deelt de cijfers, de besluiten en de verhalen die iedereen moet kennen, en iedereen kan er vragen over stellen. De naam komt van de scheepsroep "all hands on deck": iedere persoon aan boord, wat zijn of haar taak ook is, tegelijk op hetzelfde dek. Dat is de hele toets voor dit format. Een meeting die de helft van het bedrijf als opname bekijkt, of de ochtend erna volgt via een samenvattende e-mail, is een uitzending en geen all-hands.

Deze gids behandelt eerst het vak: wat wel en niet in een all-hands thuishoort, hoe lang en hoe vaak, een agendasjabloon om te kopiëren en drie ingevulde voorbeelden. Daarna komt de praktijk: waar de all-hands leeft in de tools die je bedrijf al gebruikt, en wat er na het gesprek met de vragen en de antwoorden gebeurt. De all-hands heeft namelijk een tweede publiek: de mensen die in een andere tijdzone zaten, bij een klant of met verlof, en die uit de sporen die de meeting achterlaat opmaken wat er is gezegd.

Wat een all-hands meeting is — en wat niet

Drie bedrijfsbrede formats worden vaak hetzelfde genoemd, terwijl ze voor verschillende doelen zijn gebouwd:

De grenzen vervagen, en in veel bedrijven zijn "town hall" en "all-hands" dezelfde afspraak in de agenda. Het nuttige onderscheid is wie het woord mag voeren: een all-hands heeft een podium voor iedereen, een town hall heeft een microfoon die naar het publiek gaat, een uitzending heeft geen van beide. Als niemand buiten het leiderschapsteam iets heeft gezegd, was het een uitzending, hoe de uitnodiging ook heette.

Een all-hands is geen statusmeeting waarvoor iedereen is uitgenodigd. De weekcijfers van een team horen in de weekmeeting van dat team; de all-hands bevat de drie cijfers die het bedrijf beschrijven, het ene besluit dat voor iedereen iets verandert en het ene verhaal dat het werk laat zien. Al het andere is een bericht in het kanaal.

Wat erin hoort: het standaardformat

Een all-hands waar mensen graag naartoe blijven gaan, bestaat uit vijf onderdelen, in deze volgorde:

1. De cijfers, elke keer dezelfde drie. Omzet of gebruik ten opzichte van het plan, het ene operationele cijfer waarop het bedrijf stuurt, en headcount of werving. Drie, geen dertien; steeds dezelfde drie, zodat de zaal ze leert lezen en merkt wanneer er één verschuift. Tien minuten, met de slide vooraf in het kanaal geplaatst.
2. Eén besluit, toegelicht. Wat er sinds de vorige all-hands is veranderd en waarom. Geen lijst met wijzigingen, maar die ene die de meeste mensen raakt, verteld door degene die erover gaat, met de redenering en de afweging die is afgewezen. Een besluit dat één keer aan iedereen is uitgelegd, bespaart twintig losse uitleggesprekken.
3. Eén verhaal uit het werk. Een team laat zien wat het heeft opgeleverd, een gewonnen klant, een supportcase die goed is afgehandeld. Het gaat erom dat iemand in een ander team ziet wat collega's echt doen. Tien minuten; het team presenteert, niet de bestuurder.
4. Vragen — de schriftelijk ingediende en de live gestelde. Het langste onderdeel en het onderdeel dat het format maakt. Vragen die in de loop van de week in het kanaal zijn verzameld komen eerst, worden hardop voorgelezen en beantwoord, zodat het antwoord vastligt; daarna gaat het woord naar de zaal. Een vraag die het bedrijf stelde en de leiding niet beantwoordde, is de all-hands die iedereen zich herinnert.
5. De afsluiting: wat is besloten, wat staat open, wie volgt op. Twee minuten. Het besluit in één zin herhaald, de vragen die zijn geparkeerd met een naam en een datum erbij, en waar de opname en de samenvatting te vinden zijn.

Wat er niet in hoort: alles wat een besluit van de zaal vraagt. Een all-hands met 200 mensen besluit niet; het informeert en het beantwoordt. Besluiten vallen in het wekelijkse overleg van de leiding en worden in de all-hands toegelicht. Het verwelkomen van nieuwe collega's gebeurt aan het begin, één minuut per persoon; verjaardagen, jubilea en bedankjes gaan het kanaal in.

Hoe lang, hoe vaak

De frequentie volgt de omvang van het bedrijf, want de kosten van een all-hands zijn het aantal medewerkers keer de duur:

Twee regels gelden bij elke omvang. De all-hands heeft een vast tijdslot waar het bedrijf omheen kan plannen — de eerste donderdag, de laatste vrijdag — want een meeting die verschuift, is een meeting die mensen missen. En hij wordt gepland voor de kantoren voor wie het het lastigst is: een bedrijf dat van Lissabon tot Singapore reikt, wisselt het uur af tussen een Europese ochtend en een Europese avond, zodat niet steeds hetzelfde kantoor maand na maand om 21.00 uur moet aansluiten.

Zo organiseer je er een: vooraf, tijdens, erna

De week ervoor verzamel je vragen waar het bedrijf al met elkaar praat. Plaats één bericht in het all-hands-kanaal: "All-hands op donderdag — wat moet de leiding beantwoorden? Reageer hier, of stuur het me rechtstreeks als je het liever niet ondertekent." Vragen die schriftelijk binnenkomen zijn al half beantwoord: de leiding ziet het patroon, bereidt de cijfers voor en komt met een antwoord in plaats van een reactie. Plaats de drie cijfers en de agenda de dag ervoor in hetzelfde kanaal, zodat de meeting begint met een slide die al gelezen is.

Tijdens de meeting bescherm je het vragenblok. De cijfers lopen uit; het verhaal loopt uit; de Q&A is wat wordt geschrapt, en de Q&A is de all-hands. Laat de eerste drie onderdelen op de minuut lopen en open het woord met de schriftelijke vragen — in de volgorde waarin ze binnenkwamen, met de naam van de vrager, tenzij die liever anoniem blijft. Beantwoord live vragen via de opgestoken handen in de volgorde waarin ze omhoog gingen, en als een vraag nog niet te beantwoorden is, zeg dat dan en noem een datum, in plaats van een antwoord te geven dat volgende week moet worden bijgesteld. De moderator is niet de CEO: iemand die zelf geen antwoorden geeft, houdt de wachtrij, de klok en de chat bij.

Na de meeting publiceer je wat er is gezegd — dezelfde dag, aan iedereen, ook aan wie er niet bij was. Het besluit in één zin, de vragen met hun antwoorden, de geparkeerde vragen met een naam en een datum. Zet het op de plek waar de volgende all-hands het zal vinden, naast de opname. Een all-hands die alleen voortleeft in het geheugen van de aanwezigen is een all-hands die het bedrijf niet heeft.

Een agendasjabloon voor een all-hands meeting

[Bedrijf] — All-hands, [maand]
Datum: [datum] · Tijd: [start]–[einde] · Link: [meetinglink]
Doel: iedereen hoort dezelfde drie dingen en kan er vragen over stellen.
Moderator: [naam — houdt de wachtrij en de klok bij] · Notulen: [naam of "de recap"]
Voorbereiding: de drie cijfers (de dag ervoor in het kanaal geplaatst), [link]

1. Welkom en nieuwe collega's — [moderator] — 3 min — informatie
Elk één minuut: naam, team, waaraan ze gaan werken.

2. Het kwartaal in drie cijfers — [CEO of lead] — 10 min — informatie
[Cijfer 1] ten opzichte van plan · [cijfer 2] · werving. Dezelfde drie als vorige keer.

3. Eén besluit, toegelicht — [besluiteigenaar] — 10 min — informatie
[Wat er veranderde, waarom, wat is afgewezen.]

4. Uit het werk — [team] — 10 min — informatie
[Wat is opgeleverd, voor wie, wat het kostte.]

5. Vragen — allen — 15 min — discussie
Eerst de schriftelijke vragen, in volgorde van binnenkomst; daarna het woord aan de zaal.

6. Afsluiting — [moderator] — 2 min
Het besluit in één zin · geparkeerde vragen: [naam] — [vraag] — vóór [datum] · waar de opname en de samenvatting te vinden zijn.

Drie ingevulde voorbeelden

Maandelijkse all-hands, 80 mensen — 45 minuten

Doel: iedereen hoort dezelfde drie dingen en kan er vragen over stellen.
1. Welkom: twee nieuwe collega's bij support en één bij sales — Ana — 3 min — informatie
2. September in drie cijfers: ARR ten opzichte van plan, actieve klanten, openstaande vacatures — Tomasz — 10 min — informatie
3. Waarom we support vanaf november overzetten op een follow-the-sun-rooster — Priya — 10 min — informatie
4. De herontwerpte onboarding: wat is opgeleverd en wat de eerste klanten zeiden — het productteam — 10 min — informatie
5. Vragen: vier schriftelijk ingediend, daarna het woord aan de zaal — allen — 10 min — discussie
6. Afsluiting — Ana — 2 min

Wekelijkse bedrijfsmeeting, 20 mensen — 25 minuten

Doel: de cijfers van de week, één update, open vragen.
1. De week in drie cijfers — oprichter — 5 min — informatie
2. Eén update: de nieuwe prijspagina gaat maandag live — Mateusz — 5 min — informatie
3. Eén demo: wat Lena deze week heeft gebouwd — Lena — 5 min — informatie
4. Vragen — allen — 8 min — discussie
5. Afsluiting — oprichter — 2 min

Kwartaal-all-hands, 600 mensen in vier regio's — 60 minuten

Doel: de resultaten van het kwartaal, de prioriteiten voor het volgende kwartaal en de vragen van het bedrijf, beantwoord op de plek waar het vastgelegd wordt.
1. Q3-resultaten in drie cijfers — CEO — 10 min — informatie
2. De drie prioriteiten voor het volgende kwartaal en waarmee we stoppen — CEO — 10 min — informatie
3. Eén besluit, toegelicht: de nieuwe verkoopgebieden — hoofd sales — 10 min — informatie
4. Uit het werk: één verhaal van het team in Bangalore — het team — 8 min — informatie
5. Vragen: in de loop van de week ingediend in het kanaal van elke regio, daarna het woord aan de zaal — allen — 20 min — discussie
6. Afsluiting — moderator — 2 min
Voorbereiding: de resultatenpresentatie, maandag geplaatst in het all-hands-kanaal.

Nog negen agenda's, van de dagelijkse stand-up tot de bestuursvergadering, staan in voorbeelden van meetingagenda's; de opbouw van het format zelf staat in de gids over het agendasjabloon voor meetings.

Let op wat de drie voorbeelden gemeen hebben: het vragenblok is het langste of het op een na langste, de cijfers zijn elke keer dezelfde drie, en elk voorbeeld eindigt met de afsluiting — het onderdeel dat het verslag oplevert.

Waar de all-hands leeft in de tools die je al gebruikt

Elk groot platform heeft een format voor de bedrijfsbrede meeting en een plek voor wat die achterlaat, en elk stopt op een ander punt. Alleen gedocumenteerd gedrag, uit de eigen pagina's van de leveranciers, met de maand waarin elke pagina is gecontroleerd:

Twee dingen zijn overal gelijk. Het verslag wordt één keer geschreven, in de taal waarin de meeting werd gehouden; en wie via een link zonder account binnenkwam, of de volgende ochtend vanuit een andere tijdzone kijkt, krijgt het alleen als iemand het met die persoon deelt.

Hoe de vragen en de antwoorden terugkomen

InterMIND is een communicatieruimte waarin een meeting in een kanaal leeft, dus de all-hands heeft een vanzelfsprekend thuis: een kanaal waarvan het hele bedrijf lid is. De vragen van de week komen daar binnen als reacties, waarbij elk kantoor in de eigen taal typt en de anderen in de eigen taal leest; de drie cijfers en de presentatie worden daar de dag ervoor geplaatst — en tijdens het gesprek verschijnt de vragenlijst, geplaatst als notitie, met Share to conference op elk scherm naast de videotegels, door elke deelnemer gelezen in de eigen taal; en als de agenda of de slides elders worden opgesteld, kunnen ze per e-mail in het kanaal terechtkomen — de eigenaar van het kanaal geeft het een eigen adres, en een bericht dat daarnaartoe wordt gestuurd verschijnt als gewoon bericht met de afzender bij naam genoemd en de bijlagen behouden.

De meeting zelf is de eigen ruimte van het kanaal, met 50 tot 1.500 deelnemers, afhankelijk van het abonnement van de host. De host bepaalt wat de ruimte mag: in het tandwielmenu van de deelnemerslijst vergrendelt de host het delen van het scherm voor iedereen behalve zichzelf, en de vergrendeling wordt op de meeting bewaard, zodat de instelling die voor de all-hands van deze maand is gemaakt ook volgende maand nog geldt. Wanneer de all-hands als meeting via een link plaatsvindt — met freelancers of een partnerbedrijf in de ruimte — vergrendelt hetzelfde menu ook de microfoon, de camera, reacties en de chat voor gasten buiten het team van de host. De hand opsteken blijft onder elke vergrendeling beschikbaar, zodat de wachtrij voor het vragenblok werkt in een ruimte waar microfoons uit staan tot iemand het woord krijgt. Als er meerdere dingen tegelijk worden gedeeld, zet Present to everyone degene die ertoe doet op het hoofdpodium van iedereen in de ruimte op dat moment; iedereen die deelt kan erop drukken. De host kan een serveropname starten; elke deelnemer ziet dat die loopt.

Wanneer het gesprek eindigt, wordt de recap uit de meeting zelf geschreven: een samenvatting, de punten die als overeengekomen, open of betwist zijn gemarkeerd, de actiepunten met eigenaren, elke regel met zijn tijdstempel; het transcript en de opname staan ernaast. Ze komt per e-mail binnen, als bericht in het kanaal en als link in de afspraak in de agenda, en elk ingelogd lid leest haar in de eigen taal — het verslag wordt per lezer vertaald en niet één keer geschreven in de taal die de zaal toevallig gebruikte, en juist daardoor zijn "het kantoor dat om 7.00 uur aansloot en het kantoor dat om 21.00 uur aansloot" één publiek in plaats van twee. Elk lid kan de samenvatting corrigeren, elke bewerking bewaart zijn auteur en revisiegeschiedenis, en het kanaal bewaart de recap van elke eerdere sessie, zodat het antwoord dat de leiding in maart gaf in oktober één klik verwijderd is. De host kan een kopie van de recap naar elk adres laten sturen — de inkomende mailbox van een HR-tracker, een CRM — zodat de geparkeerde vragen bij het systeem terechtkomen dat ze opvolgt, zonder dat iemand iets doorstuurt; waar een systeem velden nodig heeft in plaats van een e-mail, is dezelfde recap een Zapier-trigger, een webhook en een API.

Bij een terugkerende meeting in een kanaal worden de openstaande punten van de vorige sessie — de geparkeerde vragen met hun eigenaren — voorgelezen wanneer de volgende recap wordt geschreven en op basis van wat er is gezegd als afgerond of niet afgerond gemarkeerd, en aan het begin van de volgende sessie noemt Mia de openstaande punten en hun eigenaren, zodat het "daar komen we op terug" van vorige maand wordt besproken in plaats van zoekraakt. Dit onderdeel draait voor geselecteerde accounts terwijl het wordt verfijnd.

Een gast sluit via een link aan, zonder account en zonder kosten — vanaf een telefoon, in de browser — en hoort de meeting live in de eigen taal. Voor een gast is er achteraf geen verslag — het account is gratis, en het is wat het verslag bereikbaar maakt. De host biedt de ruimte aan en betaalt op een betaald abonnement alleen voor de leden die in de afgelopen 28 dagen actief waren; leden die stil worden, houden hun toegang zonder kosten.

• Open een volledige recap — een echt verslag, weergegeven door dezelfde code die dat van jou schrijft.
• Probeer de live demo — zonder aanmelding; spreek, en hoor de ruimte per luisteraar vertaald.

De all-hands als vak overleeft elke tool: iemand moet nog steeds de drie cijfers kiezen, het ene besluit toelichten en het vragenblok beschermen. Wat niet hoeft te blijven bestaan is de tweede klus: na het gesprek de antwoorden met de hand uitschrijven, in één taal, voor kantoren die in andere talen lezen.

FAQ

Wat is een all-hands meeting?

Een all-hands meeting is een reguliere meeting die het hele bedrijf bijwoont, waarin de leiding de cijfers, de besluiten en de verhalen deelt die iedereen moet kennen, en waarin iedereen vragen kan stellen. De naam komt van de scheepsroep "all hands on deck". Het verschilt van een town hall, die rond de vragen van het publiek bij één gelegenheid is opgebouwd, en van een uitzending, waarin maar één kant spreekt.

Wat is het doel van een all-hands meeting?

Iedereen in het bedrijf tegelijk hetzelfde beeld geven — waar het bedrijf staat, wat er veranderd is en waarom — en de vragen van het bedrijf beantwoorden op een manier die vastligt. Een tweede doel is zichtbaarheid tussen teams: iemand bij support ziet wat engineering heeft opgeleverd, en andersom. Het is niet bedoeld om besluiten te nemen; die worden in kleinere meetings genomen en in de all-hands toegelicht.

Hoe lang moet een all-hands meeting duren?

Twintig tot dertig minuten voor een bedrijf tot dertig mensen, vijfenveertig minuten voor de meeste bedrijven en een uur voor een kwartaal-all-hands van een groot bedrijf. De duur wordt bepaald door het vragenblok: als de Q&A het onderdeel is dat wordt geschrapt, is de meeting te kort of zijn de eerste drie onderdelen te lang.

Hoe vaak moet je een all-hands meeting houden?

Wekelijks tot ongeveer dertig mensen, om de week of maandelijks tot een paar honderd, maandelijks tot duizend, en daarboven elk kwartaal met regionale all-hands ertussen. Wat de frequentie ook is, het tijdslot ligt vast — dezelfde dag van de week of de maand — zodat het bedrijf er omheen kan plannen.

Wat is het verschil tussen een town hall en een all-hands meeting?

In de meeste bedrijven zijn het dezelfde afspraak in de agenda, en worden de woorden door elkaar gebruikt. Waar wel een onderscheid wordt gemaakt: een all-hands is de terugkerende bedrijfsmeeting met een vaste agenda — cijfers, een besluit, een verhaal, vragen — terwijl een town hall bij een gelegenheid wordt gehouden, rond de vragen van het publiek aan één of enkele bestuurders is opgebouwd en vaak een groter, passiever publiek heeft. De toets is wie het woord mag voeren: in een all-hands presenteren teams hun eigen werk.

Wat hoort er op de agenda van een all-hands meeting?

Vijf dingen, in volgorde: een welkom voor nieuwe collega's; dezelfde drie bedrijfscijfers als de vorige keer; één besluit, toegelicht door de eigenaar; één verhaal uit het werk, gepresenteerd door het team dat het deed; en de vragen — eerst de schriftelijke, daarna het woord aan de zaal — gevolgd door een afsluiting van twee minuten die het besluit herhaalt en de geparkeerde vragen opsomt met een naam en een datum. Het sjabloon hierboven is de blanco versie.

Hoe maak je een all-hands meeting boeiend?

Verzamel in de loop van de week schriftelijk vragen en beantwoord ze bij naam; laat teams hun eigen werk presenteren in plaats van het door een bestuurder te laten samenvatten; houd de cijfers bij dezelfde drie zodat mensen leren ze te lezen; en houd het vragenblok langer dan alle andere onderdelen. Een all-hands die mensen boeiend vinden, is een all-hands waarin iets wat zij vroegen is beantwoord.

Wie leidt een all-hands meeting?

De CEO of de leiding van het bedrijf presenteert meestal de cijfers en de strategie, maar de meeting wordt geleid door een moderator die zelf geen vragen beantwoordt — vaak de chief of staff, het hoofd people of een officemanager — die de wachtrij, de klok en de chat bijhoudt, de schriftelijke vragen voorleest en de opgestoken handen op volgorde het woord geeft.

Bronnen: Microsoft — Recap in Microsoft Teams; Microsoft — Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams; Microsoft — Use live captions in Teams meetings; Zoom — Using Meeting Summary with AI; Zoom — Supported languages for Zoom AI features; Zoom — Generating meeting agenda with AI Companion; Google — Calendar & Meet settings for "Take notes for me"; Google Meet — "Take notes for me" in Google Meet; Slack — Use huddles in Slack; Slack — Meeting agenda template. Leveranciers wijzigen na verloop van tijd hun abonnementen, functies en talenlijsten; raadpleeg hun pagina's voor de actuele stand. Elke tabelcel noemt de maand waarin het feit is gecontroleerd — de vroegste gecontroleerd in augustus 2026, de laatste gecontroleerd in oktober 2026.