Teams Meeting Shared Files: wat de documentatie zegt en hoe een gedeeld bestand in de meeting een antwoord wordt

Op 8 september 2026 voegde Microsoft feature 570427 toe aan de Microsoft 365-roadmap. De vermelding luidt volledig:

De nieuwe functie Meeting Shared Files stelt gebruikers in staat relevante bestanden en links aan hun meeting toe te voegen voor eenvoudige toegang en die inhoud automatisch te delen met alle meetingdeelnemers. AI in de meeting, zoals de Facilitator-agent, gebruikt deze bestanden voor gerichte grounding om vragen te beantwoorden en de functionaliteit van vaardigheden te verbeteren.

Het is een mechaniek die de moeite waard is. Bestanden zijn niet langer berichten die wegscrollen, en de AI in de ruimte antwoordt vanuit de presentatie waar de groep op dat moment naar kijkt.

Dit artikel bestaat uit twee gedocumenteerde kaarten. Eerst: wat Microsofts eigen pagina's zeggen over de functie en over de AI die die bestanden leest — de licentie die nodig is, de meetings waarin het werkt, wie het kan inschakelen en de taal waarin het antwoordt. Daarna: hoe dezelfde taak vandaag in InterMIND werkt, mechaniek voor mechaniek — een bestand dat in de meeting wordt neergezet, de samenvatting die vanzelf verschijnt, en Mia, de AI-deelnemer van de meeting, die vragen op basis van dat bestand hardop beantwoordt, waarbij elke deelnemer haar in de eigen taal hoort. Feiten over de leverancier zijn geciteerd uit Microsofts roadmap- en supportpagina's, gecontroleerd in september 2026; de links staan onderaan.

Wat de roadmapvermelding zegt

De roadmaprij is het primaire document, dus het loont om haar als data te lezen en niet als aankondiging. Opgehaald via Microsofts roadmap-API op 9 september 2026 bevat feature 570427:

Twee dingen staan er, op het moment van controle, niet in: de vermelding noemt geen toegangsregel voor deelnemers die niet in de tenant zitten, en geen taalgedrag voor de gedeelde inhoud of voor de AI-antwoorden die erop gebaseerd zijn. De producttag "Microsoft Copilot (Microsoft 365)" is die van de vermelding zelf; wat die tag betekent voor licenties staat elders, op de Facilitator-pagina.

De AI die de bestanden leest, is gelicentieerd en afgebakend

De roadmapvermelding noemt de Facilitator-agent als afnemer van gedeelde bestanden. Microsofts supportpagina over Facilitator beschrijft de grenzen, en elk van deze punten is een citaat:

De licentie. "Een Microsoft Copilot-licentie is vereist om Facilitator aan een meeting toe te voegen of tijdens een meeting in te schakelen. Elke meetingdeelnemer (met uitzondering van externe deelnemers) kan echter alle realtime-updates in Chat en Notities zien."

De meetingtypen. "Facilitator kan alleen worden toegevoegd aan geplande meetings en niet aan kanaalmeetings, directe meetings of Teams-gesprekken."

Wat het met bestanden doet. Onder de opgesomde functies: "Een hoogwaardig Word-document maken op basis van de meetingdiscussie, de chatgeschiedenis en gedeelde bestanden."

De voorwaarde om het achteraf iets te vragen. "Zet transcriptie aan vóór of tijdens de meeting om Facilitator na afloop van de meeting iets te kunnen vragen. Als Copilot is ingesteld om zonder transcriptie te starten, start Facilitator ook zonder transcriptie."

Wie het halverwege kan inschakelen. "Alleen meetingdeelnemers die organisator of presentator zijn en Teams voor web of desktop gebruiken, kunnen Facilitator tijdens een meeting in- of uitschakelen."

De taal. "Wanneer je Facilitator inschakelt, wordt je gevraagd een taal te kiezen als er nog geen taal voor de meeting is geselecteerd." De keuze is een eigenschap van de meeting, niet van degene die de vraag stelt.

Microsoft documenteert ook twee gevallen waarin de agent niet kan lezen waar hij naar verwezen wordt: wanneer "alleen de organisator is toegetreden", omdat "Facilitator vanwege privacyvereisten de kopie van de meetinguitnodiging van de organisator niet kan lezen", en wanneer de uitnodiging of de notities een gevoeligheidslabel hebben — "als de meetinguitnodiging of de notities een gevoeligheidslabel hebben (zoals Vertrouwelijk of een ander label dat versleuteling vereist), kan Facilitator de agenda niet lezen of extraheren."

Nog twee gedocumenteerde feiten uit dezelfde productfamilie, omdat een gedeeld bestand in een meertalige ruimte daarmee te maken krijgt: de pagina van de Interpreter-agent noemt tien ondersteunde talen — "Engels, Spaans, Portugees, Japans, Vereenvoudigd Chinees (Mandarijn), Italiaans, Duits, Frans, Koreaans en Taiwanees" — met "20 uur interpretatie … inbegrepen per persoon per maand met een Microsoft Copilot-licentie"; en de pagina over live ondertiteling stelt dat "Teams ondertitels niet opslaat. Als je een transcript van de meeting wilt, zet dan transcriptie aan."

Alles bij elkaar is dat het gedocumenteerde beeld per september 2026: het bestand wordt met iedereen gedeeld; de AI die het leest heeft een Copilot-licentie nodig, werkt alleen in geplande meetings, wordt ingeschakeld door organisatoren of presentatoren en antwoordt in de ene taal die voor de meeting is gekozen; externe deelnemers zien de realtime-updates in Chat en Notities niet.

Hoe dit werkt in InterMIND

Alles hieronder is hoe het product vandaag werkt, en elk punt is een mechaniek en geen bewering over kwaliteit.

Een bestand dat in de meetingchat wordt neergezet, wordt op je eigen machine gelezen. Wanneer een document wordt toegevoegd in een meetingchat of een kanaal, wordt de tekst ervan in je browser geëxtraheerd — een Web Worker zet het bestand lokaal om, tot 50 MB. Ondersteund: DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF; PDF met tekstlaag; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV; TXT, MD, Markdown; EPUB. De tekst van het bestand wordt niet naar een derde partij gestuurd om te worden verwerkt.

De samenvatting is automatisch — er is geen knop en geen licentie. Even nadat het bestand binnenkomt, springt de statusbalk van de kaart van Preparing summary… naar AI summary, met ernaast Preview voor het document zelf. Niemand drukt ergens op, niemand hoeft degene te zijn die "de AI erop loslaat", en samenvattingen hebben geen quotum per abonnement.

Een vraag over het bestand krijgt een antwoord in de meeting, in de taal van elke deelnemer. Status, 19 september 2026: Mia in meetings is in preview — ze wordt binnen InterMIND getest en is nog niet ingeschakeld voor organisaties van klanten. Wat volgt beschrijft hoe ze in de preview werkt. Mia is de AI-deelnemer van de organisatie. Zeg hardop «Mia, welke leverdatum staat er in het contract?», of schakel de meetingchat over naar de privémodus — het slotje naast het berichtveld — en typ de vraag daar, en ze antwoordt vanuit het materiaal van deze sessie: het transcript tot dan toe, de chat, de samenvattingen van de daarin gedeelde documenten en de recaps van eerdere sessies van de ruimte. Als het materiaal het antwoord niet bevat, zegt ze dat in één zin in plaats van een getal te verzinnen. Ze beantwoordt vragen van gelicentieerde deelnemers met een betaald abonnement — Pro, Business en Enterprise: een deelnemer met een betaald abonnement heeft haar in elke meeting waaraan hij of zij deelneemt, ongeacht wie host. Gasten en deelnemers met het gratis abonnement horen haar gesproken antwoorden aan anderen, maar ze beantwoordt hun eigen vragen niet. Er is geen AI-add-on bovenop het abonnement, er is geen meetingtype waaraan ze niet kan deelnemen, en niemand hoeft haar tijdens het gesprek in te schakelen — ze draait zodra AI-functies aan staan voor de organisatie van de host.

Het antwoord volgt de vraag. Als je hardop vraagt, antwoordt Mia hardop aan de hele ruimte: het antwoord wordt native geschreven in de taal van de vraag en in elke andere taal die in de ruimte aanwezig is, en wordt op het apparaat van elke deelnemer uitgesproken in de taal van die deelnemer; er wordt niets in de chat geschreven. Als je in de privémodus van de chat vraagt, antwoordt ze alleen daar, in tekst, en niemand anders in de ruimte ziet de uitwisseling. Mia is zelf geen deelnemer aan het gesprek: ze staat niet in de opname of het transcript, en haar stem komt nooit via de microfoon van een andere deelnemer terecht. Begin je te praten, dan stopt ze; met Stop Mia kap je een antwoord af.

Het antwoord draait op de gateway die de organisatie van de host heeft gekozen. Ze gebruikt de AI-gateway die de organisatie voor al haar AI-functies heeft gekozen — de standaard EU-gateway of het eigen endpoint van de organisatie — en de stem komt van de leverancier van die gateway. Op een eigen endpoint van een organisatie is er geen stem, dus een gesproken vraag wordt beantwoord als tekst in de meetingchat.

Elk punt in de samenvatting is verankerd aan het document. De opsommingspunten van de samenvatting worden geschreven op basis van alineamarkeringen die in de geëxtraheerde tekst zijn geplaatst, zodat elk punt eindigt met een ¶ link die naar de exacte bronalinea in het tabblad Extracted text springt. Een bewering in de samenvatting is één klik verwijderd van de formulering van de auteur, en de geëxtraheerde tekst wordt bewust nooit vertaald, zodat het anker altijd op de eigen woorden van de auteur uitkomt.

Elk lid leest de samenvatting in de eigen taal. De samenvatting wordt eerst in de eigen taal van het document geschreven en daarna aan elke lezer aangeboden in de meetingtaal van die lezer, en per taal gecachet.

Een document dat tijdens het gesprek wordt geopend, verschijnt op elk podium. Een Google Docs- of OneDrive-document waarnaar in de meetingchat is gelinkt, kan voor de hele conferentie worden geopend — het verschijnt op het podium van elke deelnemer, met vermelding van wie het deelde, elke kijker scrolt en zoomt onafhankelijk, en de client van elke kijker vraagt het op in de eigen interfacetaal. Rich-textnotities komen op dezelfde manier op het podium, met per lezer de weergaven Translated, Original en naast elkaar.

De inhoud van het bestand komt met hetzelfde gewicht als spraak in het verslag terecht. Tijdens een sessie gedeelde documenten dragen hun samenvattingen bij aan de meeting-recap naast wat er gezegd is, en de recap-prompt behandelt een cijfer of een besluit in een document precies als een gesproken cijfer of besluit. Een sessie waarin niemand sprak maar wel documenten werden gedeeld, levert nog steeds een recap op.

Lezen vereist lidmaatschap. De geëxtraheerde tekst en de samenvatting staan alleen in onze database, nooit in openbare bestandsopslag, en de route die ze aanbiedt vereist lidmaatschap van die meeting of dat kanaal.

Het hele bestand vertalen is een aparte, gemeten functie. Een gedeelde PDF of Office-bestand in jouw taal lezen — het document, niet de samenvatting — is documentvertaling, voor 30 documenttalen, geteld in aparte bestanden over een voortschrijdend venster van 30 dagen: 10 op Pro, 30 op Business, 100 op Enterprise, en niet beschikbaar op Basic.

De cijfers per pijplijn, omdat er geen enkel antwoord is: 23 talen voor spraak en chat, 30 voor documenten, 17 interfacetalen.

Vijf beperkingen die we graag duidelijk benoemen. Een niet-ingelogde gast kan in de meeting zijn, het document op het podium zien en Mia's gesproken antwoorden erover horen, maar Mia beantwoordt de eigen vragen van een gast niet, en de samenvattingskaart hoort bij een ingelogd lid — anders is er geen account waaraan ze kan toebehoren. Een Google Drive- of OneDrive-link deelt een verwijzing en niet het bestand, dus er is aan onze kant geen tekst om te extraheren, samen te vatten of aan Mia te vragen; de inhoud blijft bij de aanbieder. Een gescand PDF-bestand heeft geen tekstlaag en wordt als zodanig gemarkeerd in plaats van stilzwijgend samengevat — OCR wordt niet uitgevoerd. Bestanden die via de mobiele app of de Telegram-brug binnenkomen, worden nog niet geëxtraheerd. En Mia antwoordt vanuit de samenvatting van een document, niet vanuit de volledige tekst, dus een detail dat de samenvatting niet heeft bewaard, is een detail waarvan ze zal zeggen dat ze het niet heeft.

Naast elkaar

Gedocumenteerde feiten van Microsofts eigen pagina's, gecontroleerd in september 2026. Waar een pagina iets niet vermeldt, staat dat in de cel.

Beide kolommen koppelen de AI in de meeting aan een betaald recht van de persoon die hem gebruikt. De rijen waarin de twee documentaties verschillen, zijn de meetingtypen, de schakelaar tijdens het gesprek, wie het antwoord hoort en de taal van het antwoord.

Als je op Teams blijft

Vier dingen die de moeite waard zijn, allemaal uit de documentatie hierboven:

1. Controleer wie in de meeting een Copilot-licentie heeft. De agent die gedeelde bestanden leest, heeft er een nodig om te worden toegevoegd of ingeschakeld, en alleen organisatoren of presentatoren op Teams voor web of desktop kunnen hem halverwege inschakelen.
2. Plan de meeting in. Facilitator kan niet worden toegevoegd aan kanaalmeetings, directe meetings of gesprekken — als de AI op basis van bestanden ertoe doet, is de agenda-uitnodiging het startpunt.
3. Zet transcriptie aan vóór of tijdens het gesprek als iemand achteraf iets over de meeting wil vragen; Microsoft documenteert dat als voorwaarde.
4. Kies de meetingtaal bewust. Facilitator antwoordt in de ene taal die voor de meeting is geselecteerd; deelnemers buiten de tenant zien de realtime-updates in Chat en Notities niet.

Als de meeste mensen met wie het bestand is gedeeld er niets over kunnen vragen — verkeerd meetingtype, verkeerde tenant, verkeerde taal — dan is het bestand verspreid en niet gedeeld.

FAQ

Wat is Microsoft Teams Meeting Shared Files? Een Teams-functie op de Microsoft 365-roadmap als feature 570427, aangemaakt op 8 september 2026. Microsofts vermelding stelt dat het "gebruikers in staat stelt relevante bestanden en links aan hun meeting toe te voegen voor eenvoudige toegang en die inhoud automatisch te delen met alle meetingdeelnemers", en dat "AI in de meeting, zoals de Facilitator-agent, deze bestanden gebruikt voor gerichte grounding om vragen te beantwoorden en de functionaliteit van vaardigheden te verbeteren." De rij is getagd aan zowel Microsoft Teams als Microsoft Copilot (Microsoft 365) (gecontroleerd in september 2026).

Wanneer is Meeting Shared Files beschikbaar? De roadmapvermelding noemt status "In development", releasefase "General Availability" en beschikbaarheid "October CY2026", voor de cloudinstantie "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", met platformtags voor Android, Desktop, iOS, Linux en Mac (gecontroleerd in september 2026). Roadmapdata zijn die van Microsoft zelf en kunnen verschuiven.

Heb ik een Microsoft Copilot-licentie nodig om de AI te gebruiken die meetingbestanden leest? Voor Facilitator wel: "Een Microsoft Copilot-licentie is vereist om Facilitator aan een meeting toe te voegen of tijdens een meeting in te schakelen." Microsoft voegt toe dat "elke meetingdeelnemer (met uitzondering van externe deelnemers) alle realtime-updates in Chat en Notities kan zien", dus de licentie bepaalt wie het kan inschakelen, niet wie de uitvoer binnen de tenant kan bekijken (gecontroleerd in september 2026).

Kunnen externe of anonieme deelnemers de AI op basis van bestanden gebruiken in een Teams-meeting? Microsofts Facilitator-pagina stelt dat realtime-updates in Chat en Notities zichtbaar zijn voor "elke meetingdeelnemer (met uitzondering van externe deelnemers)". De roadmapvermelding voor Meeting Shared Files noemt geen toegangsregel voor deelnemers buiten de tenant (gecontroleerd in september 2026).

Kan ik de AI van de meeting een vraag stellen over een gedeeld bestand? In InterMIND wel: spreek Mia hardop bij naam aan, of schrijf haar in de privémodus van de meetingchat (het slotje naast het berichtveld), en ze antwoordt vanuit de samenvattingen van de documenten die in deze sessie zijn gedeeld, samen met het transcript, de chat en de recaps van eerdere sessies van de ruimte. Ze beantwoordt vragen van gelicentieerde deelnemers met een betaald abonnement in elke meeting waaraan ze deelnemen; gasten en deelnemers met het gratis abonnement horen haar gesproken antwoorden aan anderen; er komt geen schakelaar tijdens het gesprek aan te pas. Voor Teams stelt de roadmapvermelding dat "AI in de meeting, zoals de Facilitator-agent, deze bestanden gebruikt voor gerichte grounding om vragen te beantwoorden", en de Facilitator-pagina documenteert de Copilot-licentie en de voorwaarde van een geplande meeting (gecontroleerd in september 2026).

In welke taal antwoordt de AI van de meeting? In InterMIND in elke taal die in de ruimte aanwezig is: Mia's gesproken antwoord wordt per taal native geschreven en op het apparaat van elke deelnemer uitgesproken in de taal van die deelnemer. Een vraag die in de privémodus van de chat is geschreven, wordt daar beantwoord, in tekst, aan degene die hem schreef. Voor Facilitator stelt Microsoft dat "je wordt gevraagd een taal te kiezen als er nog geen taal voor de meeting is geselecteerd" — één taal per meeting (gecontroleerd in september 2026).

Kan iedereen in een meeting een gedeeld bestand in de eigen taal lezen? In InterMIND wordt de samenvatting van het bestand aan elk lid aangeboden in de eigen taal van dat lid en per taal gecachet, wordt een gelinkt document dat op het podium is geopend door de client van elke kijker opgevraagd in de eigen interfacetaal van die kijker, en is het document zelf in jouw taal lezen documentvertaling, voor 30 talen en gemeten per abonnement. Voor Teams stelt de roadmapvermelding dat het bestand met alle deelnemers wordt gedeeld en noemt ze geen taalgedrag per deelnemer (gecontroleerd in september 2026).

Kan ik een AI-samenvatting controleren aan het document waaruit ze komt? In InterMIND wel: elk punt in de samenvatting eindigt met een ¶ link die naar de exacte alinea van de geëxtraheerde tekst springt waaruit het is geschreven, en de geëxtraheerde tekst wordt nooit vertaald, zodat het anker altijd op de eigen formulering van de auteur uitkomt. Het tabblad Extracted text bevat de volledige tekst van het document zoals die uit het bestand is gelezen.

Zijn documentsamenvattingen beperkt per abonnement? In InterMIND is de samenvatting van een gedeeld document inbegrepen op elk abonnement, zonder quotum. Mia in meetings is in preview en maakt nog geen deel uit van een abonnement; in de preview beantwoordt ze vragen van deelnemers met de abonnementen Pro, Business en Enterprise, zonder AI-add-on erbovenop. Het hele document vertalen is de gemeten functie: aparte bestanden over een voortschrijdend venster van 30 dagen, 10 op Pro, 30 op Business, 100 op Enterprise, en niet beschikbaar op Basic.

Wat gebeurt er na de meeting met een gedeeld bestand? De samenvatting ervan voedt de meeting-recap naast wat er gezegd is, met hetzelfde gewicht als gesproken inhoud — een sessie waarin niets werd gezegd maar wel documenten werden gedeeld, levert nog steeds een recap op. De kaart van het bestand blijft in de chat staan met de AI summary en Extracted text, leesbaar voor leden van die meeting of dat kanaal en voor niemand anders, en Mia beantwoordt in de volgende sessie van de ruimte vragen vanuit die recap.

Probeer het

• Open de live demo — een meeting in jouw taal, zonder aanmelding.
• Bekijk hoe documentsamenvattingen eruitzien — de ¶-ankers, de statusbalk, de taalregel.
• Lees de documentatie over documentsamenvattingen — formaten, kaartstatussen, privacy en quota.
• Lees hoe delen tijdens het gesprek werkt — documenten, notities en recaps op het podium.
• Controleer de vertaalkwaliteit voordat je betaalt — scores per taalpaar op echt verkeer.

Als wat je dwarszit niet het bestand is maar het verslag dat het wordt, dan staat dat argument apart uitgewerkt in hoe je het transcript, de samenvatting en de actiepunten van een meeting bewaart na het gesprek.

Bronnen: Microsoft 365 Roadmap — feature 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (velden geciteerd uit Microsofts roadmap-API); Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Interpreter in Microsoft Teams meetings and calls en Use live captions in Microsoft Teams meetings, gecontroleerd in september 2026.