Teams Meeting Shared Files: wat de documentatie vermeldt, en hoe een gedeeld bestand een antwoord wordt in de meeting

Op 8 september 2026 voegde Microsoft functie 570427 toe aan de Microsoft 365-roadmap. De vermelding luidt in zijn geheel:

De nieuwe functie Meeting Shared Files stelt gebruikers in staat om relevante bestanden en links toe te voegen aan hun meeting voor eenvoudige toegang en om deze inhoud automatisch te delen met alle deelnemers aan de meeting. AI in de meeting, zoals de Facilitator-agent, gebruikt deze bestanden voor gerichte grounding om vragen te beantwoorden en de functionaliteit van vaardigheden te verbeteren.

Het is een mechanisme dat de moeite waard is. Bestanden zijn niet langer berichten die wegscrollen, en de AI in de ruimte antwoordt op basis van het deck dat de ruimte daadwerkelijk bekijkt.

Dit bericht bevat twee gedocumenteerde overzichten. Ten eerste: wat Microsoft's eigen pagina's zeggen over de functie en over de AI die deze bestanden leest — de licentie die het nodig heeft, de meetings waarin het werkt, wie het kan inschakelen, de taal waarin het antwoordt. Ten tweede: hoe dezelfde taak vandaag in InterMIND werkt, mechanisme voor mechanisme — een bestand dat in de meeting wordt gedeeld, de samenvatting die automatisch verschijnt, en Mia, de AI-deelnemer van de meeting, die vragen beantwoordt op basis van dat bestand voor iedereen in de ruimte. Leveranciersfeiten worden geciteerd uit de roadmap en ondersteuningspagina's van Microsoft, gecontroleerd in september 2026; de links staan in de voettekst.

Wat de roadmap-vermelding vermeldt

De roadmap-regel is het primaire document, dus het is de moeite waard om het als data te lezen in plaats van als een aankondiging. Opgehaald uit Microsoft's roadmap-API op 9 september 2026, functie 570427 bevat:

Twee dingen die de vermelding niet vermeldt, ten tijde van de controle: er wordt geen toegangsregel genoemd voor deelnemers die niet in de tenant zitten, en er wordt geen taalgedrag genoemd voor de gedeelde inhoud of voor de AI-antwoorden die erop zijn gebaseerd. De producttag "Microsoft Copilot (Microsoft 365)" is van de vermelding zelf; wat die tag impliceert voor licenties is elders gedocumenteerd, op de Facilitator-pagina.

De AI die de bestanden leest is gelicentieerd en scoped

De roadmap-vermelding noemt de Facilitator-agent als de consument van gedeelde bestanden. De ondersteuningspagina van Microsoft voor Facilitator vermeldt de grenzen, en elk hiervan is een citaat:

De licentie. "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting. However, any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes."

De meetingtypen. "Facilitator can only be added to scheduled meetings, and can't be added to channel meetings, instant meetings, or Teams calls."

Wat het met bestanden doet. Tot de vermelde functies behoren: "Create a high-quality word document based on the meeting discussion, chat history and shared files."

De voorwaarde om het achteraf iets te vragen. "To prompt Facilitator about the meeting after it ends, make sure to turn on transcription before or during the meeting. If Copilot is set to start without transcription, Facilitator will start without transcription as well."

Wie het midden in de meeting kan inschakelen. "Only meeting participants who are organizers or presenters and are using Teams for web or desktop can turn Facilitator on or off during a meeting."

De taal. "When you turn on Facilitator, you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected." De selectie is een eigenschap van de meeting, niet van de persoon die de vraag stelt.

Microsoft documenteert ook twee gevallen waarin de agent niet kan lezen waarnaar het is gericht: wanneer "only the organizer has joined," omdat "Facilitator can't read the organizer's copy of the meeting invite due to privacy requirements," en wanneer de uitnodiging of notities een gevoeligheidslabel dragen — "if the meeting invite or notes have a sensitivity label (such as Confidential or another label that requires encryption), Facilitator can't read or extract the agenda."

Twee andere gedocumenteerde feiten uit dezelfde productfamilie, omdat een gedeeld bestand in een meertalige ruimte hiermee te maken krijgt: de pagina van de Interpreter-agent vermeldt tien ondersteunde talen — "English, Spanish, Portuguese, Japanese, Simplified Chinese (Mandarin), Italian, German, French, Korean and Taiwanese" — met "20 hours of interpretation … included per person per month with a Microsoft Copilot license"; en de pagina voor live-ondertiteling vermeldt dat "Teams doesn't save captions. If you'd like a transcript of the meeting, turn on transcription."

Samengevat is dit het gedocumenteerde beeld per september 2026: het bestand wordt met iedereen gedeeld; de AI die het leest, heeft een Copilot-licentie nodig, werkt alleen in geplande meetings, wordt ingeschakeld door organisatoren of presentatoren, en antwoordt in de ene taal die voor de meeting is geselecteerd; externe deelnemers zien de realtime-updates ervan niet in Chat en Notities.

Hoe dit werkt in InterMIND

Alles hieronder is hoe het product vandaag werkt, en elk item is een mechanisme in plaats van een bewering over kwaliteit.

Een bestand dat in de meeting-chat wordt gedeeld, wordt op uw machine gelezen. Wanneer een document wordt bijgevoegd in een meeting-chat of een kanaal, wordt de tekst geëxtraheerd in uw browser — een Web Worker converteert het bestand lokaal, tot 50 MB. Ondersteund: DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF; PDF met een tekstlaag; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV; TXT, MD, Markdown; EPUB. De tekst van het bestand wordt niet naar een derde partij gestuurd om te worden geparseerd.

De samenvatting is automatisch — er is geen knop en geen licentie. Even nadat het bestand is geplaatst, verandert de statusbalk van de kaart van Samenvatting voorbereiden... naar AI-samenvatting, met Voorbeeld ernaast voor het document zelf. Niemand drukt ergens op, niemand hoeft degene te zijn die "de AI erop loslaat", en samenvattingen tellen niet mee voor een plan-quota.

Mia beantwoordt vragen over het bestand, in de meeting, voor iedereen. Mia is de AI-deelnemer van de organisatie. Zeg «Mia, what delivery date is in the contract?» hardop, of schrijf @Mia in de meeting-chat, en zij antwoordt op basis van het materiaal van deze sessie: de transcriptie tot nu toe, de chat, de samenvattingen van de gedeelde documenten, en de recaps van eerdere sessies van de ruimte. Als het materiaal het antwoord niet bevat, zegt ze dat in één zin in plaats van een getal te verzinnen. Elke deelnemer kan haar aanspreken, inclusief een gast die via een link is lid geworden; er is geen licentie per stoel, geen meetingtype waar ze niet aan kan deelnelen, en niemand hoeft haar in te schakelen tijdens de vergadering — ze is actief wanneer de AI-functies zijn ingeschakeld voor de organisatie van de host.

Iedereen hoort Mia in zijn eigen taal. Haar antwoord wordt van oorsprong geschreven in de taal van de vraag en in elke andere taal die in de ruimte aanwezig is, en het wordt uitgesproken op het apparaat van elke deelnemer in de taal van die deelnemer, waar de stem van de gateway het dekt, anders in tekst. Mia is geen deelnemer aan de vergadering zelf: ze zit niet in de opname of de transcriptie, en haar stem kruist nooit de microfoon van een andere deelnemer. Begin met praten en ze stopt; Stop Mia kort een antwoord af. Het antwoord verschijnt ook in de meeting-chat, vertaald zoals elk ander bericht.

Mia draait op de eigen gateway van de organisatie. Ze gebruikt de AI-gateway die de organisatie heeft gekozen voor al zijn AI-functies — de standaard EU-gateway of het eigen endpoint van de organisatie — en de stem komt van de leverancier van die gateway. Op het eigen endpoint van een organisatie antwoordt ze in tekst.

Elk punt in de samenvatting is verankerd in het document. De opsommingstekens in de samenvatting worden geschreven tegen alineamarkeringen die in de geëxtraheerde tekst worden geïnjecteerd, dus elk opsommingsteken eindigt met een ¶-link die springt naar de exacte bron-alinea in het tabblad Geëxtraheerde tekst. Een bewering in de samenvatting is één klik verwijderd van de bewoording van de auteur, en de geëxtraheerde tekst wordt opzettelijk nooit vertaald, zodat de anker altijd landt op de woorden van de auteur zelf.

Elk lid leest de samenvatting in zijn eigen taal. De samenvatting wordt eerst geschreven in de taal van het document zelf, vervolgens geserveerd aan elke lezer in de meetingtaal van die lezer en per taal gecached.

Een document dat tijdens de vergadering wordt geopend, verschijnt op elk podium. Een Google Docs- of OneDrive-document dat in de meeting-chat wordt gedeeld, kan voor de hele vergadering worden geopend — het verschijnt op het podium van elke deelnemer, gelabeld met wie het heeft gedeeld, elke kijker scrollt en zoomt onafhankelijk, en de client van elke kijker vraagt het aan in zijn eigen interfacetaal. Rich-text-notities komen op dezelfde manier op het podium, met Vertaald, Origineel en weergaven naast elkaar per lezer.

De inhoud van het bestand belandt met hetzelfde gewicht als gesproken woord in het verslag. Documenten die tijdens een sessie worden gedeeld, dragen hun samenvattingen bij aan de meeting-recap naast wat er is gezegd, en de recap-prompt behandelt een cijfer of een beslissing die in een document is vermeld precies hetzelfde als een gesproken cijfer of beslissing. Een sessie waarin niemand sprak maar wel documenten werden gedeeld, produceert nog steeds een recap.

Lezen vereist lidmaatschap. De geëxtraheerde tekst en de samenvatting staan alleen in onze database, nooit in openbare bestandsopslag, en de route die ze levert, vereist lidmaatschap van die meeting of dat kanaal.

Het vertalen van het hele bestand is een aparte, gemeten functie. Het lezen van een gedeelde PDF- of Office-file in uw taal — het document, niet de samenvatting ervan — is documentvertaling, die 30 documenttalen dekt, geteld in afzonderlijke bestanden over een rollend venster van 30 dagen: 10 op Pro, 30 op Business, 100 op Enterprise, en niet beschikbaar op Basic.

De aantallen per pijplijn, omdat er geen enkelvoudig antwoord is: 23 talen voor spraak en chat, 30 voor documenten, 17 interface-lokalisaties.

Vijf beperkingen die het vermelden waard zijn. Een niet-geauthenticeerde gast kan in de meeting zitten, het document op het podium zien en Mia er een vraag over stellen, maar de samenvattingskaart behoort toe aan een ingelogd lid — er is anders geen account waaraan het kan behoren. Een Google Drive- of OneDrive-link deelt een aanwijzer in plaats van het bestand, dus er is aan onze kant geen tekst om te extraheren, samen te vatten of om Mia naar te vragen; de inhoud blijft bij de provider. Een gescande PDF heeft geen tekstlaag en wordt als zodanig gelabeld in plaats van in stilte te worden samengevat — OCR wordt niet uitgevoerd. Bestanden die binnenkomen via de mobiele app of via de Telegram-brug worden nog niet geëxtraheerd. En Mia antwoordt op basis van de samenvatting van een document, niet op basis van de volledige tekst, dus een detail dat de samenvatting niet heeft behouden, is een detail waarvan zij zal zeggen dat ze het niet heeft.

Naast elkaar

Gedocumenteerde feiten van Microsoft's eigen pagina's, gecontroleerd in september 2026. Waar een pagina iets niet vermeldt, staat dit in de cel.

De rechterkolom is geen weglating; het is hoe een gelicentieerde add-on eruitziet in documentatie. De linkerkolom is hoe het eruitziet wanneer de AI een deelnemer van de ruimte is in plaats van een functie van een stoel.

Als u op Teams blijft

Vier dingen die de moeite waard zijn om te doen, allemaal uit de bovenstaande documentatie:

1. Controleer wie in de meeting een Copilot-licentie heeft. De agent die gedeelde bestanden leest, heeft er een nodig om te worden toegevoegd of ingeschakeld, en alleen organisatoren of presentatoren op Teams web of desktop kunnen het midden in de meeting inschakelen.
2. Plan de meeting in. Facilitator kan niet worden toegevoegd aan kanaal-meetings, ad-hoc meetings of oproepen — als de op bestanden gebaseerde AI belangrijk is, is de agenduitnodiging het startpunt.
3. Schakel transcriptie in voor of tijdens de vergadering als iemand achteraf vragen wil stellen over de meeting; Microsoft documenteert dat als de voorwaarde.
4. Kies de taal van de meeting bewust. Facilitator antwoordt in de ene taal die voor de meeting is geselecteerd; deelnemers buiten de tenant zien de realtime-updates ervan niet in Chat en Notities.

Als de meeste mensen met wie het bestand is gedeeld er geen vragen over kunnen stellen — verkeerde licentie, verkeerd meetingtype, verkeerde tenant, verkeerde taal — dan is het bestand verspreid in plaats van gedeeld.

FAQ

Wat is Microsoft Teams Meeting Shared Files? Een Teams-functie op de Microsoft 365-roadmap als functie 570427, aangemaakt op 8 september 2026. De vermelding van Microsoft stelt dat het "users in staat stelt om relevante bestanden en links toe te voegen aan hun meeting voor eenvoudige toegang en om deze inhoud automatisch te delen met alle deelnemers aan de meeting," en dat "AI in de meeting, zoals de Facilitator-agent, deze bestanden gebruikt voor gerichte grounding om vragen te beantwoorden en de functionaliteit van vaardigheden te verbeteren." De rij is gelabeld op zowel Microsoft Teams als Microsoft Copilot (Microsoft 365) (gecontroleerd in september 2026).

Wanneer is Meeting Shared Files beschikbaar? De roadmap-vermelding vermeldt de status "In development", release-fase "General Availability", en beschikbaarheid "October CY2026", voor het "Worldwide (Standard Multi-Tenant)" cloud-exemplaar, met platform-tags voor Android, Desktop, iOS, Linux en Mac (gecontroleerd in september 2026). Roadmap-datums zijn van Microsoft zelf en kunnen verschuiven.

Heb ik een Microsoft Copilot-licentie nodig om de AI te gebruiken die meeting-bestanden leest? Voor Facilitator, ja: "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting." Microsoft voegt daaraan toe dat "any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes," dus de licentie beperkt het inschakelen in plaats van het bekijken van de output binnen de tenant (gecontroleerd in september 2026).

Kunnen externe of anonieme deelnemers de op bestanden gebaseerde AI gebruiken in een Teams-meeting? De Facilitator-pagina van Microsoft vermeldt dat realtime-updates in Chat en Notities zichtbaar zijn voor "any meeting participant (excluding external participants)". De roadmap-vermelding voor Meeting Shared Files vermeldt geen toegangsregel voor deelnemers buiten de tenant (gecontroleerd in september 2026).

Kan ik de AI van de meeting een vraag stellen over een gedeeld bestand? In InterMIND, ja: spreek Mia bij naam hardop aan of schrijf @Mia in de meeting-chat, en zij antwoordt op basis van de samenvattingen van de documenten die in deze sessie zijn gedeeld, samen met de transcriptie, de chat en de recaps van de eerdere sessies van de ruimte. Elke deelnemer kan vragen stellen, inclusief een gast die via een link is lid geworden, en er is geen licentie of schakelaar in de vergadering bij betrokken. Voor Teams vermeldt de roadmap-vermelding dat "AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions," en de Facilitator-pagina documenteert de Copilot-licentie en de voorwaarde van de geplande meeting (gecontroleerd in september 2026).

In welke taal antwoordt de AI van de meeting? In InterMIND, in elke taal die in de ruimte aanwezig is: Mia's antwoord wordt van oorsprong per taal geschreven en uitgesproken op het apparaat van elke deelnemer in de taal van die deelnemer; het verschijnt ook in de chat. Voor Facilitator stelt Microsoft dat "you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected" — één taal per meeting (gecontroleerd in september 2026).

Kan iedereen in een meeting een gedeeld bestand in zijn eigen taal lezen? In InterMIND wordt de samenvatting van het bestand aan elk lid geserveerd in de eigen taal van dat lid en per taal gecached, een gekoppeld document dat op het podium wordt geopend wordt aangevraagd door de client van elke kijker in de eigen interfacetaal van die kijker, en het lezen van het document zelf in uw taal is documentvertaling, wat 30 talen dekt en per plan wordt gemeten. Voor Teams vermeldt de roadmap-vermelding dat het bestand met alle deelnemers wordt gedeeld en vermeldt het geen taalgedrag per deelnemer (gecontroleerd in september 2026).

Kan ik een AI-samenvatting controleren aan de hand van het document waarvan het afkomstig is? In InterMIND, ja: elk opsommingsteken in de samenvatting eindigt met een ¶-link die springt naar de exacte alinea van de geëxtraheerde tekst waarvan het is geschreven, en de geëxtraheerde tekst wordt nooit vertaald, zodat de anker altijd landt op de bewoording van de auteur zelf. Het tabblad Geëxtraheerde tekst bevat de volledige tekst van het document zoals het uit het bestand is gelezen.

Worden documentoverzichten beperkt door het plan? In InterMIND heeft de samenvatting van een gedeeld document geen quota per plan, en Mia heeft geen licentie per stoel. Het vertalen van het hele document is de gemeten functie: afzonderlijke bestanden over een rollend venster van 30 dagen, 10 op Pro, 30 op Business, 100 op Enterprise, en niet beschikbaar op Basic.

Wat gebeurt er met een gedeeld bestand na de meeting? De samenvatting ervan voedt de meeting-recap naast wat er is gezegd, met hetzelfde gewicht als gesproken inhoud — een sessie waarin niets is gezegd maar wel documenten zijn gedeeld, produceert nog steeds een recap. De kaart van het bestand blijft in de chat met zijn AI-samenvatting en Geëxtraheerde tekst, leesbaar door leden van die meeting of dat kanaal en door niemand anders, en Mia in de volgende sessie van de ruimte antwoordt op basis van die recap.

Probeer het uit

• Open de live demo — een meeting in uw taal, zonder registratie.
• Bekijk hoe documentoverzichten eruitzien — de ¶-ankers, de statusbalk, de taalregel.
• Lees de documentatie over documentoverzichten — formaten, kaartstatussen, privacy en quota.
• Lees hoe delen werkt tijdens de vergadering — documenten, notities en recaps op het podium.
• Controleer de vertaalkwaliteit voordat u ervoor betaalt — scores per taalpaar op echt verkeer.

Als u niet het bestand stoort, maar het verslag dat het wordt, dan is dat argument apart uiteengezet in hoe u de transcriptie, samenvatting en actie-items van een meeting na de vergadering bewaart.

Bronnen: Microsoft 365 Roadmap — feature 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (velden geciteerd uit Microsoft's roadmap-API); Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Interpreter in Microsoft Teams meetings and calls en Use live captions in Microsoft Teams meetings, gecontroleerd in september 2026.