Gedeelde bestanden in Teams-meetings: wat de documentatie zegt en hoe een gedeeld bestand in de meeting een antwoord wordt

Op 8 september 2026 voegde Microsoft feature 570427 toe aan de Microsoft 365-roadmap. De vermelding luidt volledig:

The new Meeting Shared Files feature allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants. AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality.

Het is een mechanisme dat de moeite waard is. Bestanden zijn dan geen berichten meer die wegscrollen, en de AI in de ruimte antwoordt vanuit de presentatie waar de groep op dat moment naar kijkt.

Dit artikel bestaat uit twee gedocumenteerde kaarten. Eerst: wat Microsofts eigen pagina's zeggen over de feature en over de AI die die bestanden leest: de licentie die daarvoor nodig is, de meetings waarin het werkt, wie het kan inschakelen en de taal waarin het antwoordt. Daarna: hoe dezelfde taak vandaag in InterMIND werkt, mechanisme voor mechanisme. Een bestand dat in de meeting wordt neergezet, de samenvatting die vanzelf verschijnt, en Mia, de AI-deelnemer van de meeting, die hardop vragen beantwoordt op basis van dat bestand, waarbij elke deelnemer haar in de eigen taal hoort. Feiten over de leverancier zijn geciteerd uit Microsofts roadmap- en supportpagina's, gecontroleerd in september 2026; de links staan in de voettekst.

Wat de roadmapvermelding zegt

De roadmaprij is het primaire document, dus lees haar als data en niet als aankondiging. Opgehaald uit Microsofts roadmap-API op 9 september 2026 bevat feature 570427:

Twee dingen staan er, op het moment van controle, niet in. De vermelding noemt geen toegangsregel voor deelnemers die niet in de tenant zitten, en ze noemt geen taalgedrag voor de gedeelde inhoud of voor de AI-antwoorden die daarop zijn gebaseerd. De producttag "Microsoft Copilot (Microsoft 365)" is die van de vermelding zelf; wat die tag betekent voor de licentie staat elders gedocumenteerd, op de Facilitator-pagina.

De AI die de bestanden leest is gelicentieerd en afgebakend

De roadmapvermelding noemt de Facilitator-agent als de afnemer van gedeelde bestanden. Microsofts supportpagina voor Facilitator beschrijft de grenzen, en elk van de volgende punten is een citaat:

De licentie. "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting. However, any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes."

De meetingtypen. "Facilitator can only be added to scheduled meetings, and can't be added to channel meetings, instant meetings, or Teams calls."

Wat het met bestanden doet. Onder de genoemde functies: "Create a high-quality word document based on the meeting discussion, chat history and shared files."

De voorwaarde om het achteraf te bevragen. "To prompt Facilitator about the meeting after it ends, make sure to turn on transcription before or during the meeting. If Copilot is set to start without transcription, Facilitator will start without transcription as well."

Wie het halverwege kan inschakelen. "Only meeting participants who are organizers or presenters and are using Teams for web or desktop can turn Facilitator on or off during a meeting."

De taal. "When you turn on Facilitator, you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected." De keuze is een eigenschap van de meeting, niet van degene die de vraag stelt.

Microsoft documenteert ook twee gevallen waarin de agent niet kan lezen waar hij naar is gewezen: wanneer "only the organizer has joined", omdat "Facilitator can't read the organizer's copy of the meeting invite due to privacy requirements", en wanneer de uitnodiging of de notities een gevoeligheidslabel hebben — "if the meeting invite or notes have a sensitivity label (such as Confidential or another label that requires encryption), Facilitator can't read or extract the agenda."

Nog twee gedocumenteerde feiten uit dezelfde productfamilie, omdat een gedeeld bestand in een meertalige ruimte ze tegenkomt: de pagina van de Interpreter-agent noemt tien ondersteunde talen — "English, Spanish, Portuguese, Japanese, Simplified Chinese (Mandarin), Italian, German, French, Korean and Taiwanese" — met "20 hours of interpretation … included per person per month with a Microsoft Copilot license"; en de pagina over live ondertiteling stelt dat "Teams doesn't save captions. If you'd like a transcript of the meeting, turn on transcription."

Alles bij elkaar is dit het gedocumenteerde beeld per september 2026: het bestand wordt met iedereen gedeeld; de AI die het leest heeft een Copilot-licentie nodig, werkt alleen in geplande meetings, wordt ingeschakeld door organisatoren of presentatoren en antwoordt in de ene taal die voor de meeting is gekozen; externe deelnemers zien de realtime-updates in Chat en Notes niet.

Hoe dit werkt in InterMIND

Alles hieronder beschrijft hoe het product vandaag werkt, en elk punt is een mechanisme, geen uitspraak over kwaliteit.

Een bestand dat in de meetingchat wordt neergezet, wordt op jouw machine gelezen. Wanneer een document wordt toegevoegd in een meetingchat of een kanaal, wordt de tekst in je browser uitgelezen: een Web Worker zet het bestand lokaal om, tot 50 MB. Ondersteund: DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF; PDF met tekstlaag; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV; TXT, MD, Markdown; EPUB. De tekst van het bestand wordt niet naar een derde partij gestuurd om te worden verwerkt.

De samenvatting is automatisch: geen knop en geen licentie. Even nadat het bestand binnenkomt, springt de statusbalk van de kaart van Preparing summary… naar AI summary, met ernaast Preview voor het document zelf. Niemand drukt ergens op, niemand hoeft degene te zijn die "de AI erop loslaat", en samenvattingen kennen geen quotum per abonnement.

Een vraag over het bestand krijgt een antwoord in de meeting, in de taal van elke deelnemer. Status per 19 september 2026: Mia in meetings is in preview — ze wordt getest binnen InterMIND; elk account kan haar inschakelen onder Settings → Advanced na het accepteren van de alpha-voorwaarden (de pagina Preview features beschrijft ze stuk voor stuk). Wat volgt beschrijft hoe ze in de preview werkt. Mia is de AI-deelnemer van de organisatie. Zeg hardop «Mia, welke leverdatum staat er in het contract?», of zet de meetingchat in de privémodus — het slotje naast het berichtveld — en schrijf de vraag daar, en ze antwoordt vanuit het materiaal van deze sessie: het transcript tot nu toe, de chat, de samenvattingen van de daarin gedeelde documenten en de recaps van eerdere sessies van de ruimte. Staat het antwoord niet in het materiaal, dan zegt ze dat in één zin in plaats van een getal te verzinnen. Ze beantwoordt de vragen van gelicentieerde deelnemers met een betaald abonnement — Pro, Business en Enterprise: een deelnemer met een betaald abonnement heeft haar in elke meeting waaraan hij of zij deelneemt, ongeacht wie de host is. Gasten en deelnemers met het gratis abonnement horen haar gesproken antwoorden aan anderen, maar zij antwoordt hen niet. Er is geen AI-add-on bovenop het abonnement, geen meetingtype waaraan ze niet kan deelnemen, en niemand hoeft haar tijdens het gesprek in te schakelen — ze draait zodra AI-functies aan staan voor de organisatie van de host.

Het antwoord volgt de vraag. Wordt er hardop gevraagd, dan antwoordt Mia hardop aan de hele ruimte: het antwoord wordt native geschreven in de taal van de vraag en in elke andere taal die in de ruimte aanwezig is, en wordt op het apparaat van elke deelnemer uitgesproken in de taal van die deelnemer; er wordt niets naar de chat geschreven. Wordt er gevraagd in de privémodus van de chat, dan antwoordt ze alleen daar, in tekst, en niemand anders in de ruimte ziet de uitwisseling. Mia is geen deelnemer aan het gesprek zelf: ze staat niet in de opname of het transcript, en haar stem komt nooit via de microfoon van een andere deelnemer binnen. Begin te praten en ze stopt; met Stop Mia kap je een antwoord af.

Het antwoord draait op de gateway die de organisatie van de host heeft gekozen. Ze gebruikt de AI-gateway die de organisatie voor al haar AI-functies heeft gekozen — de standaard EU-gateway of het eigen endpoint van de organisatie — en de stem komt van de leverancier van die gateway. Op een eigen endpoint van een organisatie is er geen stem, dus een gesproken vraag wordt beantwoord als tekst in de meetingchat.

Elk punt in de samenvatting is verankerd in het document. De opsommingspunten van de samenvatting zijn geschreven aan de hand van alineamarkeringen die in de uitgelezen tekst zijn ingevoegd, zodat elk punt eindigt met een ¶ link die naar de exacte bronalinea in het tabblad Extracted text springt. Een bewering in de samenvatting is één klik verwijderd van de formulering van de auteur, en de uitgelezen tekst wordt bewust nooit vertaald, zodat het anker altijd op de eigen woorden van de auteur uitkomt.

Elk lid leest de samenvatting in de eigen taal. De samenvatting wordt eerst in de taal van het document zelf geschreven en daarna aan elke lezer aangeboden in de meetingtaal van die lezer, en per taal gecachet.

Een document dat tijdens het gesprek wordt geopend, verschijnt op elk podium. Een Google Docs- of OneDrive-document waarnaar in de meetingchat is gelinkt, kan voor de hele conferentie worden geopend — het verschijnt op het podium van elke deelnemer, met vermelding van wie het deelde, elke kijker scrolt en zoomt onafhankelijk, en de client van elke kijker vraagt het op in de eigen interfacetaal. Notities met opmaak komen op dezelfde manier op het podium, met per lezer de weergaven Translated, Original en naast elkaar.

De inhoud van het bestand komt met hetzelfde gewicht als gesproken tekst in het verslag. Tijdens een sessie gedeelde documenten dragen hun samenvattingen bij aan de meetingrecap, naast wat er gezegd is, en de recap-prompt behandelt een cijfer of een besluit uit een document precies als een gesproken cijfer of besluit. Een sessie waarin niemand sprak maar wel documenten werden gedeeld, levert nog steeds een recap op.

Lezen vereist lidmaatschap. De uitgelezen tekst en de samenvatting staan alleen in onze database, nooit in openbare bestandsopslag, en de route die ze aanbiedt vereist lidmaatschap van die meeting of dat kanaal.

Het hele bestand vertalen is een aparte feature met meting. Een gedeelde PDF of Office-bestand in jouw taal lezen — het document, niet de samenvatting — is documentvertaling, voor 30 documenttalen, geteld in aantal verschillende bestanden over een voortschrijdend venster van 30 dagen: 10 op Pro, 30 op Business, 100 op Enterprise, en niet beschikbaar op Basic.

De cijfers per pijplijn, omdat er geen enkel antwoord is: 23 talen voor spraak en chat, 30 voor documenten, 17 interfacetalen.

Vijf beperkingen die we hier duidelijk benoemen. Een niet-ingelogde gast kan in de meeting zijn, het document op het podium zien en Mia's gesproken antwoorden erover horen, maar Mia beantwoordt de eigen vragen van een gast niet, en de samenvattingskaart hoort bij een ingelogd lid — er is anders geen account waar ze bij kan horen. Een Google Drive- of OneDrive-link deelt een verwijzing en niet het bestand, dus aan onze kant is er geen tekst om uit te lezen, samen te vatten of aan Mia te vragen; de inhoud blijft bij de aanbieder. Een gescande PDF heeft geen tekstlaag en wordt als zodanig gelabeld in plaats van stilzwijgend samengevat — OCR wordt niet uitgevoerd. Bestanden die via de mobiele app of de Telegram-bridge binnenkomen, worden nog niet uitgelezen. En Mia antwoordt vanuit de samenvatting van een document, niet vanuit de volledige tekst, dus een detail dat de samenvatting niet heeft bewaard, is een detail waarvan ze je zal zeggen dat ze het niet heeft.

Naast elkaar

Gedocumenteerde feiten uit Microsofts eigen pagina's, gecontroleerd in september 2026. Waar een pagina iets niet vermeldt, staat dat in de cel.

Beide kolommen koppelen de AI in de meeting aan een betaald recht van de persoon die haar gebruikt. De rijen waarin de twee documentaties verschillen, zijn de meetingtypen, de schakelaar tijdens het gesprek, wie het antwoord hoort en de taal van het antwoord.

Als je op Teams blijft

Vier dingen die de moeite waard zijn, allemaal op basis van de documentatie hierboven:

1. Controleer wie in de meeting een Copilot-licentie heeft. De agent die gedeelde bestanden leest, heeft er een nodig om te worden toegevoegd of ingeschakeld, en alleen organisatoren of presentatoren in Teams op web of desktop kunnen hem halverwege inschakelen.
2. Plan de meeting in. Facilitator kan niet worden toegevoegd aan kanaalmeetings, directe meetings of gesprekken — als de AI op basis van bestanden ertoe doet, is de agenda-uitnodiging het startpunt.
3. Zet transcriptie aan vóór of tijdens het gesprek als iemand achteraf over de meeting wil kunnen vragen; Microsoft documenteert dat als de voorwaarde.
4. Kies de meetingtaal bewust. Facilitator antwoordt in de ene taal die voor de meeting is gekozen; deelnemers buiten de tenant zien de realtime-updates in Chat en Notes niet.

Als de meeste mensen met wie het bestand is gedeeld er geen vragen over kunnen stellen — verkeerd meetingtype, verkeerde tenant, verkeerde taal — dan is het bestand verspreid en niet gedeeld.

FAQ

Wat is Microsoft Teams Meeting Shared Files? Een Teams-feature op de Microsoft 365-roadmap als feature 570427, aangemaakt op 8 september 2026. Microsofts vermelding stelt dat ze "allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants," en dat "AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality." De rij is getagd voor zowel Microsoft Teams als Microsoft Copilot (Microsoft 365) (gecontroleerd in september 2026).

Wanneer is Meeting Shared Files beschikbaar? De roadmapvermelding noemt de status "In development", de releasefase "General Availability" en de beschikbaarheid "October CY2026", voor de cloudinstantie "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", met platformtags voor Android, Desktop, iOS, Linux en Mac (gecontroleerd in september 2026). Roadmapdatums zijn van Microsoft zelf en kunnen verschuiven.

Heb ik een Microsoft Copilot-licentie nodig om de AI te gebruiken die meetingbestanden leest? Voor Facilitator wel: "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting." Microsoft voegt eraan toe dat "any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes," dus de licentie bepaalt wie het kan inschakelen, niet wie de uitvoer binnen de tenant kan bekijken (gecontroleerd in september 2026).

Kunnen externe of anonieme deelnemers de AI op basis van bestanden in een Teams-meeting gebruiken? Microsofts Facilitator-pagina stelt dat realtime-updates in Chat en Notes zichtbaar zijn voor "any meeting participant (excluding external participants)". De roadmapvermelding voor Meeting Shared Files noemt geen toegangsregel voor deelnemers buiten de tenant (gecontroleerd in september 2026).

Kan ik de AI in de meeting een vraag over een gedeeld bestand stellen? In InterMIND wel: spreek Mia hardop bij naam aan, of schrijf haar in de privémodus van de meetingchat (het slotje naast het berichtveld), en ze antwoordt vanuit de samenvattingen van de documenten die in deze sessie zijn gedeeld, samen met het transcript, de chat en de recaps van eerdere sessies van de ruimte. Ze beantwoordt gelicentieerde deelnemers met een betaald abonnement in elke meeting waaraan ze deelnemen; gasten en deelnemers met het gratis abonnement horen haar gesproken antwoorden aan anderen; er komt geen schakelaar tijdens het gesprek aan te pas. Voor Teams stelt de roadmapvermelding dat "AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions," en de Facilitator-pagina documenteert de Copilot-licentie en de voorwaarde van een geplande meeting (gecontroleerd in september 2026).

In welke taal antwoordt de AI in de meeting? In InterMIND in elke taal die in de ruimte aanwezig is: Mia's gesproken antwoord wordt per taal native geschreven en op het apparaat van elke deelnemer uitgesproken in de taal van die deelnemer. Een vraag die in de privémodus van de chat is geschreven, wordt daar beantwoord, in tekst, aan degene die haar schreef. Voor Facilitator stelt Microsoft dat "you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected" — één taal per meeting (gecontroleerd in september 2026).

Kan iedereen in een meeting een gedeeld bestand in de eigen taal lezen? In InterMIND wordt de samenvatting van het bestand aan elk lid aangeboden in de eigen taal van dat lid en per taal gecachet, wordt een gelinkt document dat op het podium is geopend door de client van elke kijker opgevraagd in de eigen interfacetaal van die kijker, en is het document zelf in je eigen taal lezen documentvertaling, voor 30 talen en gemeten per abonnement. Voor Teams stelt de roadmapvermelding dat het bestand met alle deelnemers wordt gedeeld en noemt ze geen taalgedrag per deelnemer (gecontroleerd in september 2026).

Kan ik een AI-samenvatting controleren aan het document waarvan ze afkomstig is? In InterMIND wel: elk punt van de samenvatting eindigt met een ¶ link die naar de exacte alinea van de uitgelezen tekst springt waaruit het is geschreven, en de uitgelezen tekst wordt nooit vertaald, zodat het anker altijd op de eigen formulering van de auteur uitkomt. Het tabblad Extracted text bevat de volledige tekst van het document zoals die uit het bestand is gelezen.

Zijn documentsamenvattingen beperkt per abonnement? In InterMIND is de samenvatting van een gedeeld document inbegrepen op elk abonnement, zonder quotum. Mia in meetings is in preview en maakt nog geen deel uit van een abonnement; in de preview beantwoordt ze deelnemers met de abonnementen Pro, Business en Enterprise, zonder AI-add-on erbovenop. Het hele document vertalen is de feature met meting: verschillende bestanden over een voortschrijdend venster van 30 dagen, 10 op Pro, 30 op Business, 100 op Enterprise, en niet beschikbaar op Basic.

Wat gebeurt er na de meeting met een gedeeld bestand? De samenvatting voedt de meetingrecap naast wat er gezegd is, met hetzelfde gewicht als gesproken inhoud — een sessie waarin niets werd gezegd maar wel documenten werden gedeeld, levert nog steeds een recap op. De kaart van het bestand blijft in de chat staan met de AI summary en de Extracted text, leesbaar voor leden van die meeting of dat kanaal en voor niemand anders, en Mia beantwoordt in de volgende sessie van de ruimte vragen vanuit die recap.

Probeer het

• Open de live demo — een meeting in jouw taal, zonder aanmelding.
• Bekijk hoe documentsamenvattingen eruitzien — de ¶-ankers, de statusbalk, de taalregel.
• Lees de documentatie over documentsamenvattingen — formaten, kaartstatussen, privacy en quota.
• Lees hoe delen tijdens het gesprek werkt — documenten, notities en recaps op het podium.
• Controleer de vertaalkwaliteit voordat je betaalt — scores per taalpaar op echt verkeer.

Als je niet het bestand zelf maar het verslag dat ervan wordt een probleem vindt, dan staat dat betoog apart uitgewerkt in hoe je het transcript, de samenvatting en de actiepunten van een meeting na het gesprek bewaart.

Bronnen: Microsoft 365 Roadmap — feature 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (velden geciteerd uit Microsofts roadmap-API); Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Interpreter in Microsoft Teams meetings and calls en Use live captions in Microsoft Teams meetings, gecontroleerd in september 2026.