Hoe bewaart u de transcriptie, samenvatting en actiepunten van een vergadering na het gesprek

De vergadering verliep goed en de tooling deed zijn werk: een transcriptie met namen en tijdstempels, een samenvatting, actiepunten met eigenaren. Vervolgens slaat u de opname ergens verstandig op — een SharePoint-bibliotheek, een gedeelde schijf — en de rest wordt niet meegenomen. Of een collega op Linux, of in een andere tenant, of via een telefoon inbelverbinding, opent de link en ziet niets.

Niemand maakte een fout. Op de grote platforms produceert een vergadering niet één artefact, maar drie of vier, elk met een eigen opslaglocatie, een eigen rechtenlijst, een eigen verloopbeleid en — voor de AI-samenvatting — een eigen licentie. 'Het bewaren van de vergadering' betekent dat u ze allemaal bewaart, op hun plek, met de juiste mensen er nog aan verbonden.

Dit bericht is de gedocumenteerde kaart: waar elke leverancier elk artefact opslaat, wie het achteraf nog kan openen, wat er misgaat als het wordt verplaatst, en hoe het alternatief eruitziet wanneer de vergadering een plek is in plaats van een map met bestanden. De feiten over de leveranciers komen uit hun eigen hulppagina's, gecontroleerd in september 2026; de links staan in de voettekst.

Microsoft Teams: vier objecten, vier regelboeken

De opname. Voor vergaderingen en evenementen "wordt de opname opgeslagen in de OneDrive van de organisator, zelfs als de organisator de vergadering of het evenement niet bijwoonde." Voor kanaalvergaderingen gaat het naar een heel andere plek — "de opname wordt opgeslagen in de documentatiebibliotheek van de SharePoint Teams-site in een map genaamd Recordings." Voor 1:1- en groepsoproepen belandt het in de OneDrive van degene die op Opnemen drukte.

De transcriptie. Een apart object op een aparte plek: "Live transcripties in Teams voor vergaderingen met opname en/of transcriptie worden opgeslagen in de OneDrive for Business van de vergaderorganisator. De transcriptie is toegankelijk via de vergaderchat en het Recap-tabblad in Teams totdat een vergaderorganisator de transcriptie verwijdert." Als het gesprek voorbij is, "is de transcriptie onmiddellijk beschikbaar in het vergadersevenement op de agenda. Standaard kunnen vergaderorganisatoren en co-organisatoren deze downloaden als een .docx- of .vtt-bestand."

De AI-recap. Ook apart, en apart gelicentieerd: intelligent recap wordt door Microsoft vermeld onder "Teams Premium en Microsoft Copilot", waar "licenties en het transcriptiebeleid deze functie bepalen. Gebruikers met een Teams Premium- of Microsoft Copilot-licentie hebben automatisch toegang tot deze functie."

En dit is de zin die de ontbrekende ondertiteling verklaart:

Gesloten ondertiteling wordt niet volledig ondersteund als de opname van de Teams-vergadering wordt verplaatst of gekopieerd vanaf de oorspronkelijke locatie in OneDrive of SharePoint.

Dat is Microsoft's eigen beheerdersdocumentatie. De ondertiteling die tijdens het afspelen wordt getoond, is "beschikbaar tijdens afspelen als transcriptie was ingeschakeld op het moment van opname" — ze zijn gebonden aan de opname op de plek waar deze is gemaakt, en niet meegedragen in het videobestand. Verplaats het bestand, en u hebt één van de vier objecten verplaatst.

Wie kan het nog openen

Microsoft publiceert de toegangsmatrix achteraf voor transcripties. Samengevat, waarbij we de cellen citeren:

Microsoft voegt daaraan toe: "Personen die inbellen bij een vergadering kunnen de transcriptie niet bekijken." Voor opnames is de eigenaarsregel net zo duidelijk gesteld — "de vergaderorganisator is automatisch eigenaar van de opname. Standaard kunnen alleen vergaderorganisatoren en co-organisatoren de opname downloaden of verwijderen," en "voorlopig kunnen gasten en externe deelnemers de opname alleen bekijken als deze expliciet met hen is gedeeld."

Wat verloopt, en wat nooit is vastgelegd

Verloop is een beheerdersinstelling, geen eigenschap van het bestand: "uw beheerdersinstellingen bepalen de verloopperiode van een opname," en het beheervlak hiervoor is gedocumenteerd als "beheer wanneer opnames en transcripties voor uw organisatie verlopen." Een eigenaar wiens opname verloopt, "krijgt een e-mail wanneer deze verloopt. Op dat moment hebben ze tot 90 dagen de tijd om deze te herstellen uit de prullenbak."

Sommige delen van de vergadering zitten helemaal niet in de opname. Microsoft geeft een lijst van wat opnames van vergaderingen niet vastleggen: "meer dan vier videostreams van mensen tegelijk", "whiteboards en aantekeningen", "gedeelde notities", "inhoud gedeeld via een app" en "video's of animaties ingebed in PowerPoint Live-presentaties."

En over de taal van de lezer is Microsoft tweemaal expliciet: live vertaalde transcriptie "is beschikbaar als onderdeel van Teams Premium", en "eerder vertaalde transcripties worden niet opgeslagen. Alleen de originele transcriptie wordt opgeslagen." Het wijzigen van de gesproken taal verandert het voor de hele ruimte — "wanneer u de instelling voor de gesproken taal wijzigt, zullen de transcriptie- en ondertiteltaal voor iedereen veranderen."

De clientvraag

De situatie die de meeste van deze discussies start, gaat niet echt over opslag. De tabel met clientbeschikbaarheid van Microsoft vermeldt Windows ✅, macOS ✅, Linux ❌ — "Teams wordt niet langer ondersteund op Linux" — en Web ✅, "ondersteund in Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari." Een team dat voornamelijk op Linux zit, is een team op de webclient, en de bovenstaande artefacten leven nog steeds in de OneDrive van één persoon.

Google Meet: een bestand per start, in de Drive van de host

De documentatie van Google over transcripties is even concreet. "Vergadertranscripties worden opgeslagen in de Google Drive van de vergaderorganisator in de map Google Meet," in submappen per vergadering, en "u krijgt elk keer dat u Transcripties start een apart transcriptiebestand" — stoppen en herstarten tijdens een gesprek levert dus twee bestanden op.

Verspreiding vindt plaats via e-mail plus een kalenderbijlage: na de vergadering "wordt er een geautomatiseerde e-mail met een link naar de vergadertranscriptie verzonden naar: de host, eventuele co-hosts, de persoon die Transcripties inschakelde." De transcriptie "is ook toegevoegd aan het Google Calendar-evenement van de vergadering. Alle genodigden in de organisatie van de host kunnen de bijlage openen," met dien verstande dat "als er meer dan 200 genodigden zijn in de organisatie van de host, de transcriptie alleen beschikbaar is voor de host, co-hosts en de persoon die Transcripties in de vergadering inschakelde."

Twee beperkingen die de moeite waard zijn om op te schrijven voordat u erop leunt. Bereik: "alleen de gesproken woorden in een vergadering worden opgenomen in de transcripties. Voor een transcriptie van chatberichten moet u uw videogesprek opnemen." Taal: "vergadertranscripties zijn beschikbaar in: Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees, Spaans" — acht. En toegang is apparaatafhankelijk: "u kunt de functie Transcripties alleen gebruiken op een computer, laptop of Android-apparaat." Transcripties zijn een premiumfunctie, vermeld voor Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus en Workspace Individual.

Hoe het eruitziet als de vergadering een plek is

InterMIND is de andere kant op gebouwd: de vergadering is een evenement binnen een ruimte die het overleeft, dus de artefacten zijn geen bestanden om in te archiveren. Alles hieronder is hoe het product vandaag werkt.

Eén pagina, één permanente link. Na een getranscribeerde vergadering is de recap één pagina die de samenvatting bevat, de volledige transcriptie per spreker, en de opname als de sessie is opgenomen. De recap-link is permanent en bedient elke sessie van de vergadering: een kanaal dat twaalf keer heeft vergaderd, heeft twaalf sessiekaarten op één pagina, elk met eigen Summary- en Transcript-tabbladen. Er valt niets te verplaatsen, want er is geen bestand om te verplaatsen.

Toegang is identiteit, geen bestandsrechten. Recaps zijn alleen voor leden: het openen van de link vereist inloggen, en alleen vergaderleden — de host en de deelnemers — krijgen toegang. Het doorsturen van de link naar iemand die er niet was, geeft geen toegang. Dit is dezelfde regel voor de transcriptie en de opname, omdat het weergaven zijn van één ding in plaats van drie objecten met drie dialoogvensters voor delen. Het heeft ook een eerlijke kant: iemand die als niet-geverifieerde gast deelnam, heeft geen account waaraan de recap kan toebehoren, dus artefacten na de vergadering gaan naar ingelogde leden.

De samenvatting heeft een vorm. Het is geen paragraaf. De recap bevat een overzicht, belangrijkste inzichten, onderwerpsecties, onderhandelde punten elk gemarkeerd als afgesproken / open / betwist met wie ze stelden en wanneer, actiepunten met de eigenaar eraan gekoppeld, en open vragen die werden gesteld en nooit zijn beantwoord — elk verankerd aan het moment in de transcriptie waar ze vandaan komen.

Het kan worden gecorrigeerd, en de correctie is controleerbaar. Vergaderleden kunnen de AI-samenvatting direct op de recalppagina bewerken. Elke bewerking leidt tot een revisie, en de versiegeschiedenis toont het origineel van de AI en elke bewerking als een diff op woordniveau met auteur en tijdstempel. Het recap-bericht in de chat wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

Elk lid leest het in zijn eigen taal. Wanneer de vergadering wordt afgerond, worden de samenvatting en de transcriptie direct vertaald naar de taal van elke deelnemer, zodat elk persoon direct zijn eigen versie opent in plaats van te wachten op een vertaling. Dat dekt 23 talen voor spraak, chat en notities. De transcriptie wordt gegenereerd in de oorspronkelijke talen van de sprekers, en de vertaalde kopie wordt opgeslagen in plaats van één keer gerenderd en weggegooid.

Het komt waar mensen al zijn. De recap-link wordt via e-mail verzonden; een recap-bericht wordt geplaatst in de kanaalchat; het kalenderitem van de vergadering draagt de link. Hosts kunnen ook bevestigde BCC-adressen toevoegen — een CRM- of tracker-inbox, tot tien, op elk abonnement.

U kunt het geheel meenemen. Instellingen → Backup & Restore exporteert al uw chats als een ZIP: chatberichten, transcriptierecords, bestanden, afbeeldingen en vergaderopnames. Het is beschikbaar op elk abonnement, inclusief het gratis Basic-abonnement, en herstel zet geselecteerde chats terug met hun metadata — pins, reacties, vertalingen, bestandsnamen en typen. Verwijdering is symmetrisch en expliciet: de host kan de samenvatting, transcriptie, opname en hun vertalingen van een sessie permanent verwijderen.

Elk besturingssysteem. Het is een web-app; een Linux-desktop is een browser zoals elke andere, en er zijn native mobiele en desktop-apps voor wie ze wil.

Twee eerlijke beperkingen. Kanalen behouden de recap van elke eerdere sessie; ad-hocvergaderingen behouden alleen de recap van de laatste sessie, wat weerspiegelt hoe hun chatgeschiedenis na elk gesprek wordt gewist — als u het archief wilt, vergader dan in een kanaal. En InterMIND heeft geen functie voor livetranscriptie: de blijvende sporen van wat er is gezegd, zijn de transcriptie en recap na de vergadering, geen woord-voor-woord livefeed.

Naast elkaar

Gedocumenteerde feiten van de eigen hulppagina's van elke leverancier, gecontroleerd in september 2026. Waar een pagina iets niet vermeldt, staat dit aangegeven in de cel.

De middelste en rechter kolommen zijn geen vergissingen. Ze volgen uit de behandeling van vergader-output als bestanden: een bestand heeft één thuis, één eigenaar en één ACL, en de samenvatting die het beschrijft is een vierde zaak die apart wordt gekocht. De linker kolom volgt uit de behandeling van vergader-output als de inhoud van een ruimte die het team behoudt.

Als u op uw huidige stack blijft

Vier dingen die de moeite waard zijn om deze week te doen, alle uit de documentatie hierboven:

1. Zoek uit wie de eigenaar is van de artefacten. Bij Teams is dat de OneDrive van de organisator, of de SharePoint-bibliotheek van het kanaal voor kanaalvergaderingen; bij Meet is dat de Drive van de organisator. Vraag wat er met die vergaderingen gebeurt als die persoon van rol verandert of vertrekt.
2. Controleer het verloopbeleid voordat u het bestand nodig hebt. Het verloop in Teams is een beheerdersinstelling; het venster van de prullenbak na verloop is 90 dagen. Dat is een vraag voor uw beheerder, geen instelling op de video.
3. Laat de opname staan waar deze is gemaakt. Het verplaatsen of kopiëren ervan is precies de stap die Microsoft documenteert als de ondersteuning voor ondertiteling verbrekend.
4. Download de transcriptie voor alles wat u later nog nodig hebt — .docx of .vtt in Teams, standaard alleen als u de organisator of een co-organisator bent. Mensen uit een andere tenant kunnen het achteraf helemaal niet bekijken, dus alles wat tussen bedrijven wordt gedeeld, moet expliciet worden gedeeld.

Als de meeste lezers van de vergadering het verslag niet kunnen openen — verkeerde tenant, verkeerde licentie, verkeerde client, verkeerde taal — bestaat het archief voor één persoon.

Gerelateerd: als uw team recaps leest van een AI-assistent in plaats van een app, zie welke vergadertools een MCP-server beschikbaar stellen, en wat ze de assistent elk laten doen.

FAQ

Waar worden Microsoft Teams-vergadertranscripties opgeslagen? In de OneDrive for Business van de vergaderorganisator. Microsoft stelt dat transcripties voor vergaderingen met opname en/of transcriptie "worden opgeslagen in de OneDrive for Business van de vergaderorganisator" en bereikbaar zijn "via de vergaderchat en het Recap-tabblad in Teams totdat een vergaderorganisator de transcriptie verwijdert." Opnames worden apart opgeslagen — de OneDrive van de organisator voor reguliere vergaderingen, de SharePoint-site van het kanaal in een Recordings-map voor kanaalvergaderingen (gecontroleerd in september 2026).

Waarom verdwenen de ondertitels of transcriptie nadat ik de Teams-opname had verplaatst? Omdat het ondertitelspoor is gekoppeld aan de oorspronkelijke locatie van de opname in plaats van mee te reizen in het videobestand. De beheerdersdocumentatie van Microsoft stelt: "Gesloten ondertiteling wordt niet volledig ondersteund als de opname van de Teams-vergadering wordt verplaatst of gekopieerd vanaf de oorspronkelijke locatie in OneDrive of SharePoint" (gecontroleerd in september 2026). De transcriptie zelf is een apart object en blijft waar het was, bereikbaar via de vergaderchat en het Recap-tabblad.

Kan iemand van een ander bedrijf een Teams-vergadertranscriptie na de vergadering lezen? Nee, volgens de toegangsmatrix van Microsoft: een persoon uit een andere tenant kan de real-time transcriptie tijdens de vergadering wel bekijken, maar achteraf de transcriptie niet bekijken of downloaden, en anonieme deelnemers kunnen geen van beide. Mensen die inbellen bij een vergadering kunnen de transcriptie helemaal niet bekijken. Iemand uit dezelfde organisatie kan deze na de vergadering wel bekijken, maar kan deze standaard niet downloaden (gecontroleerd in september 2026).

Verlopen Teams-vergaderopnames en transcripties? De verloopperiode wordt bepaald door de beheerdersinstellingen van uw organisatie — Microsoft documenteert een beheerderscontrole om "te bepalen wanneer opnames en transcripties voor uw organisatie verlopen," en de verloopdatum van een individuele opname kan worden gewijzigd of verwijderd door iemand met bewerkingsrechten. Als een opname verloopt, krijgt de eigenaar een e-mail en heeft deze tot 90 dagen de tijd om deze te herstellen uit de prullenbak (gecontroleerd in september 2026).

Waar slaat Google Meet de transcriptie op, en wie kan deze openen? In de Google Drive van de vergaderorganisator, in de map Google Meet, met een apart bestand telkens wanneer transcriptie wordt gestart. Er wordt een link gemaild naar de host, co-hosts en de persoon die Transcripties inschakelde, en de transcriptie wordt toegevoegd aan het Google Calendar-evenement, dat alle genodigden in de organisatie van de host kunnen openen — bij meer dan 200 genodigden in de organisatie van de host is het beperkt tot de host, co-hosts en de persoon die het startte (gecontroleerd in september 2026).

Kan ik Microsoft Teams op Linux gebruiken? Niet als een desktop-app. De tabel met clientbeschikbaarheid van Microsoft vermeldt Linux als niet beschikbaar met de notitie "Teams wordt niet langer ondersteund op Linux", en vermeldt de webclient als ondersteund in Microsoft Edge, Chrome, Firefox en Safari (gecontroleerd in september 2026). InterMIND is een web-app, dus een Linux-desktop is een ondersteunde desktop.

Kan mijn team de samenvatting en de transcriptie in hun eigen talen lezen? In InterMIND, ja — wanneer een vergadering wordt afgerond, worden de samenvatting en de transcriptie op dat moment vertaald naar de taal van elke deelnemer, zodat elk lid de eigen versie opent, wat 23 talen dekt voor spraak, chat en notities. Microsoft stelt het tegenovergestelde voor Teams: live vertaalde transcriptie is onderdeel van Teams Premium, en "eerder vertaalde transcripties worden niet opgeslagen. Alleen de originele transcriptie wordt opgeslagen." Google documenteert Meet-transcripties in acht talen, in de gesproken taal (gecontroleerd in september 2026).

Hoe lang blijft een InterMIND-recap beschikbaar? Totdat de host het verwijdert. Een kanaal behoudt de recap van elke eerdere sessie op dezelfde permanente link; een ad-hocvergadering behoudt alleen de recap van de laatste sessie, op dezelfde manier als de chatgeschiedenis na elk gesprek wordt gewist. De host kan de samenvatting, transcriptie, opname en hun vertalingen van een sessie verwijderen, en die verwijdering is permanent.

Probeer het uit

• Open de live demo — een vergadering in uw taal, zonder aanmelding.
• Bekijk hoe een recap eruitziet — samenvatting, transcriptie, en de bovenstaande structuur op een echt voorbeeld.
• Lees de recap-documentatie — toegangsregels, bewerking, archief en BCC-kopieën.
• Maak een back-up van uw chats — wat de ZIP bevat en hoe herstel werkt.

Als de taal van het verslag het deel is dat u dwarszit in plaats van de archivering, dan is dat argument apart uiteengezet in hoeveel van uw vergadering een week later nog bestaat in uw taal.

Bronnen: Microsoft Support — Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams en View live transcription in Microsoft Teams meetings; Microsoft Learn — Teams meeting recording and transcript storage and permissions in OneDrive and SharePoint, Overview - Recording and transcription for Teams meetings, events, and calls en Overview of the Microsoft Teams client; Google Meet Help — Use Transcripts with Google Meet, gecontroleerd in september 2026.