Je meeting-samenvattingen in de AI-cloud die je al gebruikt: zo kiest de host één keer voor Azure, Google of AWS, voor de hele organisatie

Elk meetingplatform levert tegenwoordig AI-functies, en elke AI-functie voegt minstens één bedrijf toe aan de lijst van partijen die je meetingcontent zien. Voor de meeste organisaties heeft die lijst al een vaste vorm: de language-model-gateway die ze voor hun eigen AI gebruiken. Dat is Azure OpenAI bij hun Microsoft 365-tenant, Google Vertex AI bij Google Workspace of Amazon Bedrock in hun AWS-omgeving. Hun compliance-team heeft die gateway al één keer beoordeeld, met de bijbehorende DPA, regio en zero-training-voorwaarden.

InterMIND draait zijn AI-functies op diezelfde gateway. Dit bericht legt uit wat dat in de praktijk betekent, wat de organisatie voor een AI-aanroep wel en niet verlaat en hoe de instelling werkt. Ook lees je hoe andere meetingtools dezelfde vraag in hun openbare documentatie beantwoorden, en wat een host (of de klant die hem vragen stelt) zelf kan controleren zonder ons op ons woord te geloven.

Wat "dezelfde gateway" betekent

Alle AI-functies van een organisatie in InterMIND lopen via één language-model-gateway per organisatie. Het gaat om meeting-samenvattingen, documentsamenvattingen, de schrijfassistent in notities, Ask AI en Mia, de AI-deelnemer die je in een meeting bij naam aanspreekt. Een beheerder van de organisatie kiest de gateway op de Billing-pagina, en die keuze geldt voor alle AI-functies tegelijk.

Voor een organisatie die al op Microsoft 365 of Google Workspace zit, is het gevolg eenvoudig: er komt geen nieuwe AI-subverwerker binnen de perimeter. Meeting-samenvattingen op Azure OpenAI lopen via een partij die de organisatie al heeft goedgekeurd, onder de Microsoft Products and Services DPA en de EU Data Boundary waarop ze al vertrouwt. Hetzelfde geldt voor Google Workspace-klanten op Vertex AI. Een organisatie op AWS gaat nog een stap verder: met Bedrock in het eigen account komt de meetingcontent op weg naar het model nooit langs de cloudtenant van InterMIND.

De gateways die InterMIND gebruikt, zijn geconfigureerd met zero data retention en geen training op klantcontent. Dat zijn de standaardinstellingen van Azure OpenAI voor de EU Data Zone en de contractuele positie van Google Cloud voor Vertex AI (zie de bronnen aan het eind). Op de eigen pagina met subverwerkers van InterMIND staan Microsoft en Google met regio en doel. Google staat er alleen voor organisaties die Vertex AI hebben gekozen.

Wat de organisatie voor een AI-aanroep verlaat, en wat niet

Elke AI-functie verstuurt alleen wat ze nodig heeft, één keer:

• Meeting-samenvatting: het transcript van de meeting en het chatvenster van die sessie, bij het einde van de meeting.
• Documentsamenvatting: de uitgelezen tekst van een document dat in de meetingchat is gedeeld.
• Schrijfassistent: de tekst van de notitie die wordt bewerkt.
• Ask AI: de vraag en de documentatie die wordt doorzocht.
• Mia in de meeting: de vraag die aan haar is gesteld, het transcript tot dat moment, de chat en gedeelde documenten van de sessie en de samenvattingen van eerdere sessies van dezelfde ruimte.

Wat nooit naar een language model gaat: audio- en videostreams, opnames en spraakherkenning. Live vertaling van spraak, chat en notities draait op de eigen engine van InterMIND in de EU. Dat is een aparte pijplijn naast de AI-functies en gebruikt geen enkele hyperscaler-gateway. Op de beveiligingspagina staat de volledige tabel met wat elke partij ziet.

De uitschakelaar

Sommige organisaties willen helemaal geen language model in de buurt van hun meetings, welke gateway het ook is. De schakelaar AI features op de Billing-pagina zet elke AI-functie uit voor de hele organisatie. Samenvattingen komen dan zonder samenvatting binnen, documenten worden zonder samenvatting gedeeld, de schrijfassistent en Ask AI worden verborgen en Mia luistert niet mee. Transcriptie en vertaling blijven werken, omdat ze niet van een language model afhangen. Als je de schakelaar weer aanzet, is alles hersteld.

Dit is de instelling waar de securityvragenlijst van een klant als eerste naar vraagt: "can AI features be disabled at the tenant level?" Het antwoord is ja, per organisatie, door de eigen beheerder.

Mia: een AI-deelnemer die de taal van elke deelnemer spreekt

Status op 19 september 2026: Mia in meetings is in preview. Ze wordt getest binnen InterMIND en elk account kan haar inschakelen onder Settings → Advanced na het accepteren van de alfavoorwaarden (de pagina Preview features beschrijft elke functie). Dit onderdeel beschrijft hoe ze in de preview werkt.

Mia is het onderdeel dat mensen in een meeting het meest opvalt. Noem haar naam ("Mia, what did we agree on last time?") of schrijf haar in de privémodus van de meetingchat (het slotje naast het berichtveld). Ze antwoordt dan op basis van het transcript, de chat en de gedeelde documenten van deze meeting, en de samenvattingen van eerdere sessies van dezelfde ruimte.

Twee ontwerpkeuzes zijn belangrijk voor de perimetervraag:

• Mia draait op de gateway van de organisatie, net als elke andere AI-functie, en haar stem wordt gesynthetiseerd door dezelfde leverancier (Azure AI Speech of Google Cloud Text-to-Speech, EU-regio's). Op het eigen endpoint van een organisatie antwoordt ze in tekst.
• Mia is geen deelnemer aan het gesprek. Haar antwoord wordt native geschreven in elke taal die in de ruimte aanwezig is en op het eigen apparaat van elke deelnemer uitgesproken. Niets van haar komt in de audiostream, de opname of het transcript, en elke deelnemer hoort haar in de eigen taal.

Hoe meetingtools dezelfde vraag vandaag aanpakken

De tabel geeft weer wat de openbare documentatie van elke leverancier zegt over waar de AI draait en wat de klant kan kiezen. Het is een lijst met gedocumenteerde feiten, geen ranglijst.

Twee dingen vallen in die tabel op, zonder oordeel. Regiokeuze voor AI-verwerking bestaat in de categorie (tl;dv documenteert EU of VS). Een keuze van de gateway zelf is bij de bovenstaande leveranciers niet gedocumenteerd. Dat geldt voor de AI van de leverancier op de eigen hyperscaler-tenant van de klant, of in het eigen AWS-account van de klant. Dat is de as waar dit bericht over gaat.

Wat de IT van de host, of de reviewer van een klant, kan controleren

De onderstaande vragen komen in 2026 steeds terug in securityreviews van AI-leveranciers. Een gids van een leverancier over die reviews noemt schriftelijke zero-training-beleidsregels die ook voor modelleveranciers van derden gelden, transparantie over subverwerkers met vermelding van modelleverancier en regio, en de mogelijkheid om AI uit te zetten als steeds terugkerende eisen (zie de bronnen). Zo is elk antwoord voor InterMIND controleerbaar:

• Welke modelleverancier, in welke regio? De pagina met subverwerkers noemt Microsoft (Azure OpenAI, EU Data Zone) en, voor organisaties die het hebben gekozen, Google (Vertex AI, multiregio in de EU). De gateway die een organisatie gebruikt, is zichtbaar voor haar beheerder op de Billing-pagina.
• Traint de modelleverancier op onze content? Nee. Zero data retention en geen training zijn de geconfigureerde voorwaarden bij beide gateways; de eigen documentatie van de leverancier over die voorwaarden is gelinkt in de bronnen.
• Kunnen we onze content volledig buiten jullie AI-leverancier houden? Ja: breng je eigen endpoint mee of, op AWS, je eigen Bedrock-account. De sleutel die je invoert, wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond.
• Kunnen we AI uitzetten? Ja, per organisatie, door de beheerder; transcriptie en vertaling blijven ongewijzigd.
• Wat bevat een AI-aanroep? Per functie opgesomd hierboven en op de beveiligingspagina: nooit audio, nooit video, nooit opnames.

FAQ

Welke AI-leveranciers gebruikt InterMIND voor meeting-samenvattingen? Standaard Azure OpenAI in de EU Data Zone van Microsoft, vanuit de eigen tenant van InterMIND. Een beheerder van de organisatie kan de organisatie omzetten naar Google Vertex AI op het multiregio-endpoint van Google in de EU, naar Amazon Bedrock in het eigen AWS-account van de organisatie, of naar het eigen OpenAI-compatibele endpoint van de organisatie. De keuze geldt voor elke AI-functie van de organisatie.

Kunnen we de AI-functies van InterMIND op onze eigen Azure- of Google Cloud-tenant draaien? Niet op jouw tenant, maar op de onze, via dezelfde gateway die jouw tenant gebruikt: Azure OpenAI of Vertex AI. Voor je eigen tenant of eigen hardware kies je Your own endpoint en wijs je InterMIND naar een willekeurige OpenAI-compatibele server, bijvoorbeeld vLLM in je datacenter of een modeldeployment in je eigen cloudproject. Voor AWS werkt de Bedrock-optie van nature in je eigen account.

Kunnen AI-functies voor de hele organisatie worden uitgezet? Ja. De schakelaar AI features op de Billing-pagina zet samenvattingen, documentsamenvattingen, de schrijfassistent, Ask AI en Mia uit voor elke meeting van de organisatie. Transcriptie en live vertaling blijven werken, omdat ze op de eigen engine van InterMIND draaien en niet op een language model.

Gaat de audio van de meeting naar de AI-leverancier? Nee. Audio- en videostreams, opnames en spraakherkenning bereiken nooit een language model. De AI-functies ontvangen tekst: het transcript en het chatvenster bij het einde van de meeting voor een samenvatting, de uitgelezen tekst van een document voor de samenvatting ervan, de tekst van een notitie voor de schrijfassistent, een vraag voor Ask AI of Mia.

Wordt meetingcontent gebruikt om de AI-modellen te trainen? Nee. Azure OpenAI in de EU Data Zone en Vertex AI zijn geconfigureerd met zero data retention en geen training op klantcontent; de documentatie van de leveranciers over die voorwaarden is gelinkt in de bronnen hieronder. Op je eigen endpoint zijn bewaring en training wat jij configureert.

Waar komt Mia's stem vandaan, en zit ze in de opname? Mia's stem wordt gesynthetiseerd door dezelfde leverancier als de gateway van de organisatie: Azure AI Speech of Google Cloud Text-to-Speech, in EU-regio's. Ze is geen deelnemer aan het gesprek: haar antwoord wordt op het apparaat van elke deelnemer in de taal van die deelnemer uitgesproken, dus het zit niet in de audiostream, de opname of het transcript.

Wat gebeurt er met de AI-instellingen van een organisatie voor gasten in een meeting? De organisatie van de meetinghost beslist. Wat een gast van de AI van de ruimte meekrijgt, zoals Mia's gesproken antwoorden aan anderen en haar notities in de chat, draait op de gateway van de hostorganisatie en onder haar schakelaar; een gast kan geen van beide wijzigen. Mia beantwoordt alleen vragen van gelicentieerde deelnemers met betaalde plannen, dus een eigen vraag van een gast krijgt van haar geen antwoord.

Zie het zelf

• Lees de beveiligingspagina: de tabel met AI-gateways, wat elke partij ziet en hoe je AI uitzet.
• Probeer de live demo: de productiepijplijn voor vertaling op je eigen audio, zonder aanmelding.
• Bekijk de lijst met subverwerkers: leverancier, land, doel, gegevens, locatie en waarborgen voor elke partij.
• Lees de vergelijking van spraak-naar-tekst: de spraakdiensten van de drie gateways op dezelfde 153 spraaknotities, en waarom de herkenner de gateway volgt.

Bronnen: Zoom sub-processors (zoom.com/en/trust/subprocessors, pagina bijgewerkt 2026-04-29); Otter.ai (Claude customer story, Otter Enterprise); Fireflies.ai (security, Private Storage, 2023-08); tl;dv (security commitment, GDPR-compliant meeting assistants, 2025-12-08); Azure OpenAI-gegevensverwerking en EU Data Zone (Data, privacy, and security for Azure OpenAI); Google Cloud-datagovernance voor generatieve AI in Vertex AI (Generative AI and data governance); Amazon Bedrock-gegevensbescherming (Data protection in Amazon Bedrock); onderdelen van AI-leveranciersreviews (Merciv, AI vendor security review process, 2026-07-07); uitspraken over InterMIND geverifieerd aan de hand van de uitgeleverde code en /legal/subprocessors; alles gecontroleerd in september 2026.