Is je meeting vertrouwelijk?

In meetings zeggen mensen dingen die ze nooit in een e-mail zouden zetten. Salarisschalen. Een openhartige inschatting van een partner. De onderhandelingsondergrens. Juridische strategie. Daar zijn meetings voor: het medium waarin je nog hardop kunt denken.

Des te opmerkelijker is het hoe zelden iemand vraagt waar al dat hardop denken eigenlijk terechtkomt. De woorden verlaten je mond, worden audio, belanden op een server, voeden mogelijk een model, worden mogelijk een transcript en worden mogelijk bewaard onder een beleid waarmee je akkoord ging door op "deelnemen" te klikken. "Vertrouwelijk" op de homepage van een leverancier zegt je niets over dat alles.

Wij gebruiken het woord ook op onze homepage. Dus hier is wat het volgens ons moet betekenen: drie vragen die concreet genoeg zijn om te controleren, met ons antwoord op elk ervan. Niet omdat je de antwoorden zou moeten geloven, maar omdat ze stuk voor stuk verifieerbaar zijn, en dat is het enige soort vertrouwelijkheidsbelofte dat de moeite waard is.

Vraag 1: Wie verwerkt je woorden, naast de mensen in de ruimte?

Een vertaalde meeting is onvermijdelijk een verwerkte meeting. Spraak wordt tekst, tekst wordt een andere taal, een AI schrijft de recap. De vraag naar vertrouwelijkheid is niet of machines je woorden aanraken, maar welke machines, beheerd door wie, onder welke voorwaarden.

Ons antwoord: spraak- en chatvertaling draaien op onze eigen engine, op dedicated servers in Frankrijk. Ze lopen niet via generieke vertaal-API's van derden, zodat jouw onderhandeling niet langs een consumentenservice gaat. De AI-functies die wel een extern model gebruiken (de recap, documentsamenvattingen, de schrijfassistent, Ask AI) draaien op de AI-gateway die jouw organisatie kiest, in een EU-regio: standaard Azure OpenAI in de EU Data Zone, op verzoek Vertex AI EU of Amazon Bedrock Frankfurt, of je eigen endpoint. Dat gebeurt met zero data retention en zonder training op klantcontent: je meetingcontent wordt verwerkt voor de functie, niet opgeslagen door de aanbieder. De leveranciers achter de gehoste gateways zijn Amerikaanse bedrijven die EU-regio's beheren, en dat staat ronduit vermeld op onze trustpagina. Documentvertaling loopt via precies één genoemde sub-verwerker (de Document API van DeepL, voor ondersteuning van bestandsformaten), openbaar gemaakt op onze lijst van sub-verwerkers in plaats van "op aanvraag beschikbaar".

Het controleerbare deel: elke leverancier die met meetingdata in aanraking komt, staat bij naam op de pagina, met wat die doet en waar die gevestigd is.

Vraag 2: Wat blijft er achteraf bewaard, en wie beslist daarover?

Een meeting laat sporen na: chatgeschiedenis, bestanden, recaps, soms een opname. Vertrouwelijkheid is niet de afwezigheid van een verslag (een verslag in jouw taal is de helft van de waarde van het product, en wij hebben betoogd dat het de helft is die de branche vergeet). Het is dat het verslag van jou is:

• Opnemen is een beslissing van de host. Het is beschikbaar wanneer de host het inschakelt: geen standaardinstelling, geen achtergrondproces van een leverancier.
• Bewaren eindigt wanneer jij dat wilt. Gegevens worden bewaard totdat jij of de teameigenaar ze verwijdert. Dat criterium staat in het privacybeleid en wordt niet slechts verondersteld.
• Verwijderen verwijdert echt. Het wissen van een account werkt door in de hele database en ruimt elke opslagblob op, opnames inbegrepen. We hebben onze eigen codebase geaudit om zeker te weten dat die cascade draait, en hebben gepubliceerd wat we vonden en repareerden.

Vraag 3: Welke wetten gelden er voor de ruimte?

Waar data staat, bepaalt wie ze kan opeisen en welke regels ze beschermen. Voor de stand-up van een bakkerij is dat academisch. Voor een bank, een kliniek of een inschrijver op een openbare aanbesteding is het de eerste vraag van inkoop.

Ons antwoord: EU bij elke schakel in de runtime. De vertaalengine draait in Frankrijk, de meeting-orchestratie in Parijs en de database in Frankfurt; opslag en analytics zijn ook in de EU gevestigd. Dat is een rechtsgebied dat je kunt noemen in een compliance-review, geen gemaksregio die meeschuift met de load balancer van de leverancier.

De stillere helft: data die nooit is verzameld

Nog een eigenschap die makkelijk over het hoofd wordt gezien: je gasten sluiten aan via een link, zonder account. Geen aanmelding betekent geen profiel, geen upload van adresboeken, geen identiteitsgraaf van iedereen die ooit je meetings bijwoonde. De minst blootgestelde data is data die nooit is verzameld, en het is bovendien gewoon hoe gastvrijheid hoort te werken.

Laat elke leverancier dezelfde drie vragen beantwoorden

Neem deze lijst mee naar je volgende inkoopgesprek. Hij werkt ook bij ons:

1. Welke bedrijven verwerken meetingcontent, en is die lijst openbaar?
2. Bewaart een AI-functie meetingcontent na verwerking? Onder welke voorwaarden: marketingtekst of contract?
3. In welke rechtsgebieden staat meetingdata, schakel voor schakel?
4. Wie kan een opname starten, en kunnen deelnemers dat zien?
5. Wat bewijst, als een klant data verwijdert, dat de verwijdering is uitgevoerd: beleidstekst of een geauditeerde cascade?

Als de antwoorden snel en specifiek komen, praat je met een leverancier die de vragen verwachtte. Onze volledige set (DPA met een meldtermijn voor datalekken van 72 uur, lijst van sub-verwerkers, uptimevoorwaarden, de GDPR-audit) staat bij Privacy & Security, één klik diep, waar inkoop zich naar hartenlust kan vervelen.

Controleer het zelf

• Lees de beveiligingspagina: infrastructuur, versleuteling, sub-verwerkers, DPA, de audit.
• Bekijk waar de AI-functies draaien: de hyperscaler-gateway die je organisatie al gebruikt, en de uitschakelaar per organisatie.
• Probeer de livedemo: zonder aanmelding, wat zelf al een antwoord is op de vraag over dataverzameling.
• Hoe een meeting echt verloopt: de infrastructuurkaart, schakel voor schakel, voor de technisch nieuwsgierigen.

FAQ

Is een videomeeting standaard vertrouwelijk?

Geen enkel platform kan dat als standaard beloven: het hangt af van wie de audio verwerkt, wat er achteraf bewaard blijft en waar de data staat. Dat zijn vragen die te beantwoorden zijn: vraag om de lijst van sub-verwerkers, de AI-bewaarvoorwaarden en het rechtsgebied van elke schakel. Een leverancier met echte antwoorden publiceert ze.

Betekent live vertalen dat een AI meeluistert met mijn meeting?

Ja, vertalen is verwerken en daar kom je niet omheen. Wat leveranciers onderscheidt, is welke machines het verwerken en wat ze bewaren. In InterMIND draaien spraak- en chatvertaling op onze eigen engine op dedicated EU-servers, en de recap-AI draait op de gateway die jouw organisatie kiest, in een EU-regio, met zero data retention en zonder training op klantcontent.

Wie kan een InterMIND-meeting opnemen?

Opnemen wordt beheerd door de host: het is beschikbaar wanneer de host het inschakelt en is nooit een standaardinstelling op de achtergrond. Toegangsbeheer bepaalt wie kan deelnemen, presenteren en opnemen.

Wat gebeurt er met meetingdata als ik mijn account verwijder?

Verwijdering werkt door in de hele database en ruimt elke opslagblob op, opnames inbegrepen. Tot dat moment heb je de bewaartermijn zelf in de hand: gegevens worden bewaard totdat jij of de teameigenaar ze verwijdert, volgens het gepubliceerde beleid.

Waar wordt InterMIND-meetingdata verwerkt?

In de EU bij elke schakel in de runtime: vertaalengine op onze eigen infrastructuur in Frankrijk, meeting-orchestratie in Parijs, database in Frankfurt, opslag en analytics in de EU. Documentvertaling gebruikt één genoemde, in de EU openbaar gemaakte sub-verwerker (DeepL), openbaar vermeld.

Bronnen: DeepL — data security, gecontroleerd in augustus 2026. De beweringen over InterMIND in dit bericht zijn gedocumenteerd op Privacy & Security (infrastructuur, lijst van sub-verwerkers, DPA en het GDPR-auditrapport) en in de toelichting op de audit.