Teams Meeting Shared Files : ce que dit la documentation, et comment un fichier partagé devient une réponse dans la réunion

Le 8 septembre 2026, Microsoft a ajouté la fonctionnalité 570427 à la feuille de route Microsoft 365. L'entrée indique, en intégralité :

« La nouvelle fonctionnalité Meeting Shared Files permet aux utilisateurs d'ajouter des fichiers et des liens pertinents à leur réunion pour y accéder facilement et partager automatiquement ce contenu avec tous les participants de la réunion. L'IA présente dans la réunion, comme l'agent Facilitator, utilise ces fichiers comme ancrage ciblé pour répondre aux questions et enrichir les fonctionnalités de ses compétences. »

C'est un mécanisme utile. Les fichiers cessent d'être des messages qui défilent et disparaissent, et l'IA présente dans la salle répond à partir du support que la salle regarde réellement.

Cet article propose deux cartes documentées. D'abord, ce que disent les pages de Microsoft sur la fonctionnalité et sur l'IA qui lit ces fichiers : la licence requise, les réunions concernées, qui peut l'activer, la langue de réponse. Ensuite, la façon dont le même travail s'effectue aujourd'hui dans InterMIND, mécanisme par mécanisme : un fichier déposé dans la réunion, le résumé qui apparaît tout seul, et Mia, la participante IA de la réunion, qui répond à voix haute à des questions fondées sur ce fichier, chaque participant l'entendant dans sa propre langue. Les faits concernant Microsoft sont cités d'après la feuille de route et les pages d'assistance de l'éditeur, consultées en septembre 2026 ; les liens figurent en bas de page.

Ce que dit l'entrée de la feuille de route

La ligne de la feuille de route est le document primaire : mieux vaut la lire comme une donnée que comme une annonce. Récupérée via l'API de la feuille de route de Microsoft le 9 septembre 2026, la fonctionnalité 570427 comporte :

Deux points que l'entrée ne précise pas, à la date de vérification : elle ne nomme aucune règle d'accès pour les participants extérieurs au tenant, ni aucun comportement linguistique pour le contenu partagé ou pour les réponses de l'IA fondées sur celui-ci. L'étiquette de produit « Microsoft Copilot (Microsoft 365) » est celle de l'entrée elle-même ; ce qu'elle implique en matière de licence est documenté ailleurs, sur la page de Facilitator.

L'IA qui lit les fichiers est sous licence et à périmètre limité

L'entrée de la feuille de route désigne l'agent Facilitator comme consommateur des fichiers partagés. La page d'assistance de Microsoft consacrée à Facilitator en énonce les limites ; chacune des mentions ci-dessous est une citation :

La licence. « Une licence Microsoft Copilot est requise pour ajouter Facilitator à une réunion ou l'activer pendant une réunion. Cependant, tout participant à la réunion (à l'exception des participants externes) peut voir toutes les mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes. »

Les types de réunion. « Facilitator ne peut être ajouté qu'aux réunions planifiées ; il ne peut pas être ajouté aux réunions de canal, aux réunions instantanées ni aux appels Teams. »

Ce qu'il fait des fichiers. Parmi ses fonctionnalités listées : « Créer un document Word de haute qualité à partir de la discussion de la réunion, de l'historique du chat et des fichiers partagés. »

La condition pour l'interroger ensuite. « Pour interroger Facilitator sur la réunion une fois celle-ci terminée, veillez à activer la transcription avant ou pendant la réunion. Si Copilot est configuré pour démarrer sans transcription, Facilitator démarrera lui aussi sans transcription. »

Qui peut l'activer en cours de réunion. « Seuls les participants à la réunion qui sont organisateurs ou présentateurs et qui utilisent Teams pour le web ou le bureau peuvent activer ou désactiver Facilitator pendant une réunion. »

La langue. « Lorsque vous activez Facilitator, il vous sera demandé de sélectionner une langue si aucune langue n'a déjà été sélectionnée pour la réunion. » Cette sélection est une propriété de la réunion, non de la personne qui pose la question.

Microsoft documente aussi deux cas où l'agent ne peut pas lire ce vers quoi il est dirigé : lorsque « seul l'organisateur a rejoint la réunion », car « Facilitator ne peut pas lire la copie de l'invitation de l'organisateur en raison d'exigences de confidentialité », et lorsque l'invitation ou les notes portent une étiquette de confidentialité — « si l'invitation à la réunion ou les notes ont une étiquette de confidentialité (comme Confidentiel ou une autre étiquette nécessitant un chiffrement), Facilitator ne peut pas lire ni extraire l'ordre du jour ».

Deux autres faits documentés, issus de la même famille de produits, car un fichier partagé dans une salle multilingue les rencontre : la page de l'agent Interpreter liste dix langues prises en charge — « anglais, espagnol, portugais, japonais, chinois simplifié (mandarin), italien, allemand, français, coréen et taïwanais » — avec « 20 heures d'interprétation … incluses par personne et par mois avec une licence Microsoft Copilot » ; et la page des sous-titres en direct indique que « Teams n'enregistre pas les sous-titres. Si vous souhaitez une transcription de la réunion, activez la transcription ».

En résumé, voici le tableau documenté à septembre 2026 : le fichier est partagé avec tous ; l'IA qui le lit exige une licence Copilot, ne fonctionne que dans les réunions planifiées, est activée par les organisateurs ou les présentateurs et répond dans l'unique langue sélectionnée pour la réunion ; les participants externes ne voient pas ses mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes.

Comment cela fonctionne dans InterMIND

Tout ce qui suit décrit le fonctionnement actuel du produit ; chaque point est un mécanisme, et non une affirmation sur la qualité.

Un fichier déposé dans le chat de la réunion est lu sur votre machine. Lorsqu'un document est joint dans le chat d'une réunion ou dans un canal, son texte est extrait dans votre navigateur : un Web Worker convertit le fichier localement, jusqu'à 50 Mo. Formats pris en charge : DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF ; PDF avec couche de texte ; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP ; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV ; TXT, MD, Markdown ; EPUB. Le texte du fichier n'est pas envoyé à un tiers pour être analysé.

Le résumé est automatique : ni bouton, ni licence. Quelques instants après l'arrivée du fichier, la bande d'état de la carte passe de Preparing summary… à AI summary, avec Preview à côté pour le document lui-même. Personne n'a rien à actionner, personne n'a à être celui qui « lance l'IA dessus », et les résumés ne sont soumis à aucun quota lié à la formule.

Une question sur le fichier obtient une réponse dans la réunion, dans la langue de chaque participant. État au 19 septembre 2026 : Mia en réunion est en préversion — elle est testée au sein d'InterMIND ; tout compte peut l'activer dans Paramètres → Avancé après avoir accepté les conditions alpha (la page Fonctionnalités en préversion décrit chacune d'elles). Ce qui suit décrit son fonctionnement en préversion. Mia est la participante IA de l'organisation. Dites à voix haute « Mia, quelle date de livraison figure dans le contrat ? », ou basculez le chat de la réunion en mode privé — le cadenas à côté du champ de message — et écrivez-y la question : elle répond à partir du contenu de cette session, à savoir la transcription jusqu'ici, le chat, les résumés des documents partagés pendant la session et les comptes rendus des sessions précédentes de la salle. Si ce contenu ne contient pas la réponse, elle le dit en une phrase plutôt que d'inventer un chiffre. Elle répond aux participants disposant d'une formule payante — Pro, Business et Enterprise : un participant sur une formule payante l'a dans toutes les réunions qu'il rejoint, quel que soit l'hôte. Les invités et les participants sur la formule gratuite entendent ses réponses orales adressées aux autres, mais elle ne leur répond pas. Il n'y a pas de module d'IA en supplément de la formule, pas de type de réunion qu'elle ne puisse rejoindre, et personne n'a à l'activer pendant l'appel : elle fonctionne dès lors que les fonctionnalités d'IA sont activées pour l'organisation de l'hôte.

La réponse suit la question. Posée à voix haute, Mia répond à voix haute à toute la salle : la réponse est rédigée nativement dans la langue de la question et dans chacune des autres langues présentes dans la salle, et elle est vocalisée sur l'appareil de chaque participant dans sa langue ; rien n'est écrit dans le chat. Posée dans le mode privé du chat, elle répond uniquement là, par écrit, et personne d'autre dans la salle ne voit l'échange. Mia n'est pas un participant de l'appel lui-même : elle ne figure ni dans l'enregistrement ni dans la transcription, et sa voix ne passe jamais par le microphone d'un autre participant. Dès que vous parlez, elle s'arrête ; Stop Mia interrompt une réponse.

La réponse s'exécute sur la passerelle choisie par l'organisation de l'hôte. Elle utilise la passerelle IA que l'organisation a choisie pour l'ensemble de ses fonctionnalités d'IA — la passerelle européenne par défaut ou le point de terminaison propre à l'organisation — et la voix provient du fournisseur de cette passerelle. Sur un point de terminaison propre à l'organisation, il n'y a pas de voix : une question orale reçoit alors une réponse écrite dans le chat de la réunion.

Chaque point du résumé est ancré dans le document. Les puces du résumé sont rédigées par rapport à des repères de paragraphe injectés dans le texte extrait ; chaque puce se termine donc par un ¶ link qui renvoie au paragraphe source exact dans l'onglet Extracted text. Une affirmation du résumé est à un clic des mots de l'auteur, et le texte extrait n'est volontairement jamais traduit, de sorte que l'ancre aboutit toujours aux propres mots de l'auteur.

Chaque membre lit le résumé dans sa propre langue. Le résumé est d'abord rédigé dans la langue du document, puis servi à chaque lecteur dans sa langue de réunion et mis en cache par langue.

Un document ouvert pendant l'appel arrive sur chaque scène. Un document Google Docs ou OneDrive lié dans le chat de la réunion peut être ouvert pour toute la conférence : il apparaît sur la scène de chaque participant, avec le nom de la personne qui l'a partagé, chaque spectateur fait défiler et zoome indépendamment, et le client de chaque spectateur le demande dans sa propre langue d'interface. Les notes en texte enrichi arrivent sur la scène de la même manière, avec des vues Translated, Original et côte à côte pour chaque lecteur.

La substance du fichier entre dans le compte rendu avec le même poids que la parole. Les documents partagés pendant une session apportent leurs résumés au compte rendu de la réunion, à côté de ce qui a été dit, et l'invite du compte rendu traite un chiffre ou une décision énoncés dans un document exactement comme s'ils avaient été dits à voix haute. Une session où personne n'a parlé mais où des documents ont été partagés produit tout de même un compte rendu.

La lecture exige d'être membre. Le texte extrait et le résumé ne résident que dans notre base de données, jamais dans un stockage de fichiers public, et la route qui les sert exige d'être membre de cette réunion ou de ce canal.

Traduire le fichier entier est une fonctionnalité distincte et mesurée. Lire un PDF ou un fichier Office partagé dans votre langue — le document, et non son résumé — relève de la traduction de documents, qui couvre 30 langues de documents et se compte en fichiers distincts sur une fenêtre glissante de 30 jours : 10 sur Pro, 30 sur Business, 100 sur Enterprise, et non disponible sur Basic.

Les chiffres par chaîne de traitement, car il n'y a pas de réponse unique : 23 langues pour la voix et le chat, 30 pour les documents, 17 langues d'interface.

Cinq limites à énoncer clairement. Un invité non authentifié peut être dans la réunion, voir le document sur la scène et entendre les réponses orales de Mia à son sujet, mais Mia ne répond pas aux propres questions d'un invité, et la carte de résumé appartient à un membre connecté — il n'existe sinon aucun compte auquel elle pourrait appartenir. Un lien Google Drive ou OneDrive partage un pointeur et non le fichier : il n'y a donc, de notre côté, aucun texte à extraire, à résumer ou sur lequel interroger Mia ; le contenu reste chez son fournisseur. Un PDF numérisé n'a pas de couche de texte et est signalé comme tel au lieu d'être résumé silencieusement — l'OCR n'est pas réalisé. Les fichiers provenant de l'application mobile ou du pont Telegram ne sont pas encore extraits. Enfin, Mia répond à partir du résumé d'un document, non de son texte intégral : un détail que le résumé n'a pas retenu est un détail qu'elle vous dira ne pas avoir.

Comparatif côte à côte

Faits documentés issus des pages de Microsoft, consultées en septembre 2026. Lorsqu'une page n'indique pas quelque chose, la cellule le précise.

Les deux colonnes lient l'IA en réunion à un droit payant de la personne qui l'utilise. Les lignes où les deux documentations diffèrent sont les types de réunion, l'interrupteur en cours d'appel, qui entend la réponse et la langue de la réponse.

Si vous restez sur Teams

Quatre choses à faire, toutes tirées de la documentation ci-dessus :

1. Vérifiez qui, dans la réunion, détient une licence Copilot. L'agent qui lit les fichiers partagés en exige une pour être ajouté ou activé, et seuls les organisateurs ou les présentateurs sur Teams pour le web ou le bureau peuvent l'activer en cours de réunion.
2. Planifiez la réunion. Facilitator ne peut pas être ajouté aux réunions de canal, aux réunions instantanées ni aux appels — si l'IA ancrée sur les fichiers compte pour vous, l'invitation du calendrier est le point d'entrée.
3. Activez la transcription avant ou pendant l'appel si quelqu'un voudra interroger la réunion par la suite ; Microsoft documente cela comme la condition.
4. Choisissez la langue de la réunion délibérément. Facilitator répond dans l'unique langue sélectionnée pour la réunion ; les participants extérieurs au tenant ne voient pas ses mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes.

Si la plupart des personnes avec qui le fichier a été partagé ne peuvent pas l'interroger — mauvais type de réunion, mauvais tenant, mauvaise langue — le fichier a été distribué plutôt que partagé.

FAQ

Qu'est-ce que Microsoft Teams Meeting Shared Files ? Une fonctionnalité de Teams inscrite à la feuille de route Microsoft 365 sous le numéro 570427, créée le 8 septembre 2026. L'entrée de Microsoft indique qu'elle « permet aux utilisateurs d'ajouter des fichiers et des liens pertinents à leur réunion pour y accéder facilement et partager automatiquement ce contenu avec tous les participants de la réunion », et que « l'IA présente dans la réunion, comme l'agent Facilitator, utilise ces fichiers comme ancrage ciblé pour répondre aux questions et enrichir les fonctionnalités de ses compétences ». La ligne est associée à la fois à Microsoft Teams et à Microsoft Copilot (Microsoft 365) (vérifié en septembre 2026).

Quand Meeting Shared Files sera-t-il disponible ? L'entrée de la feuille de route indique le statut « In development », la phase de publication « General Availability » et la disponibilité « October CY2026 », pour l'instance cloud « Worldwide (Standard Multi-Tenant) », avec des étiquettes de plateforme pour Android, Desktop, iOS, Linux et Mac (vérifié en septembre 2026). Les dates de la feuille de route sont celles de Microsoft et peuvent évoluer.

Faut-il une licence Microsoft Copilot pour utiliser l'IA qui lit les fichiers de réunion ? Pour Facilitator, oui : « Une licence Microsoft Copilot est requise pour ajouter Facilitator à une réunion ou l'activer pendant une réunion. » Microsoft ajoute que « tout participant à la réunion (à l'exception des participants externes) peut voir toutes les mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes » ; la licence conditionne donc l'activation, et non la consultation de ses résultats au sein du tenant (vérifié en septembre 2026).

Les participants externes ou anonymes peuvent-ils utiliser l'IA ancrée sur les fichiers dans une réunion Teams ? La page de Facilitator de Microsoft indique que les mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes sont visibles par « tout participant à la réunion (à l'exception des participants externes) ». L'entrée de la feuille de route pour Meeting Shared Files n'indique pas de règle d'accès pour les participants extérieurs au tenant (vérifié en septembre 2026).

Puis-je poser à l'IA de la réunion une question sur un fichier partagé ? Dans InterMIND, oui : adressez-vous à Mia par son nom à voix haute, ou écrivez-lui dans le mode privé du chat de la réunion (le cadenas à côté du champ de message), et elle répond à partir des résumés des documents partagés pendant cette session, avec la transcription, le chat et les comptes rendus des sessions précédentes de la salle. Elle répond aux participants disposant d'une formule payante dans toutes les réunions qu'ils rejoignent ; les invités et les participants de la formule gratuite entendent ses réponses orales adressées aux autres ; aucun interrupteur en cours d'appel n'intervient. Pour Teams, l'entrée de la feuille de route indique que « l'IA présente dans la réunion, comme l'agent Facilitator, utilise ces fichiers comme ancrage ciblé pour répondre aux questions », et la page de Facilitator documente la licence Copilot et la condition de réunion planifiée (vérifié en septembre 2026).

Dans quelle langue l'IA de la réunion répond-elle ? Dans InterMIND, dans chaque langue présente dans la salle : la réponse orale de Mia est rédigée nativement par langue et vocalisée sur l'appareil de chaque participant dans sa langue. Une question écrite dans le mode privé du chat reçoit sa réponse là, par écrit, pour la personne qui l'a posée. Pour Facilitator, Microsoft indique qu'« il vous sera demandé de sélectionner une langue si aucune langue n'a déjà été sélectionnée pour la réunion » — une langue par réunion (vérifié en septembre 2026).

Chacun, dans une réunion, peut-il lire un fichier partagé dans sa propre langue ? Dans InterMIND, le résumé du fichier est servi à chaque membre dans sa propre langue et mis en cache par langue, un document lié ouvert sur la scène est demandé par le client de chaque spectateur dans sa propre langue d'interface, et lire le document lui-même dans votre langue relève de la traduction de documents, qui couvre 30 langues et est mesurée par formule. Pour Teams, l'entrée de la feuille de route indique que le fichier est partagé avec tous les participants et ne précise aucun comportement linguistique par participant (vérifié en septembre 2026).

Puis-je vérifier un résumé produit par l'IA par rapport au document dont il provient ? Dans InterMIND, oui : chaque puce du résumé se termine par un lien ¶ qui renvoie au paragraphe exact du texte extrait à partir duquel elle a été rédigée, et le texte extrait n'est jamais traduit, de sorte que l'ancre aboutit toujours aux propres termes de l'auteur. L'onglet Extracted text contient le texte intégral du document tel qu'il a été lu dans le fichier.

Les résumés de documents sont-ils limités selon la formule ? Dans InterMIND, le résumé d'un document partagé est inclus dans toutes les formules, sans quota. Mia en réunion est en préversion et ne fait encore partie d'aucune formule ; en préversion, elle répond aux participants des formules Pro, Business et Enterprise, sans module d'IA en supplément. Traduire le document entier est la fonctionnalité mesurée : fichiers distincts sur une fenêtre glissante de 30 jours, 10 sur Pro, 30 sur Business, 100 sur Enterprise, et non disponible sur Basic.

Que devient un fichier partagé après la réunion ? Son résumé alimente le compte rendu de la réunion à côté de ce qui a été dit, avec le même poids que le contenu oral — une session où rien n'a été dit mais où des documents ont été partagés produit tout de même un compte rendu. La carte du fichier reste dans le chat avec son AI summary et son Extracted text, lisibles par les membres de cette réunion ou de ce canal et par personne d'autre, et Mia, lors de la session suivante de la salle, répond à partir de ce compte rendu.

Essayer

• Ouvrir la démo en direct — une réunion dans votre langue, sans inscription.
• Voir à quoi ressemblent les résumés de documents — les ancres ¶, la bande d'état, la règle de langue.
• Lire la documentation sur les résumés de documents — formats, statuts des cartes, confidentialité et quotas.
• Lire comment fonctionne le partage pendant l'appel — documents, notes et comptes rendus sur la scène.
• Vérifier la qualité de traduction avant de payer — scores par paire de langues sur du trafic réel.

Si ce qui vous préoccupe n'est pas le fichier mais la trace qu'il devient, cet argument est exposé séparément dans comment conserver la transcription, le résumé et les action items d'une réunion après l'appel.

Sources : feuille de route Microsoft 365 — fonctionnalité 570427, « Microsoft Teams: Meeting Shared Files » (champs cités d'après l'API de la feuille de route de Microsoft) ; assistance Microsoft — Facilitator dans les réunions Microsoft Teams, Interpreter dans les réunions et appels Microsoft Teams et Utiliser les sous-titres en direct dans les réunions Microsoft Teams, consultées en septembre 2026.