Teams Meeting Shared Files : ce que dit la documentation, et comment un fichier partagé devient une réponse en réunion

Le 8 septembre 2026, Microsoft a ajouté la fonctionnalité 570427 à la feuille de route de Microsoft 365. L'entrée dit, en intégralité :

La nouvelle fonctionnalité Meeting Shared Files permet aux utilisateurs d'ajouter des fichiers et des liens pertinents à leur réunion pour y accéder facilement et de partager automatiquement ce contenu avec tous les participants. L'IA en réunion, comme l'agent Facilitator, utilise ces fichiers comme base ciblée pour répondre aux questions et enrichir les compétences.

Le mécanisme est intéressant. Les fichiers cessent d'être des messages qui défilent, et l'IA présente dans la réunion répond à partir du support que les participants ont réellement sous les yeux.

Cet article propose deux cartes documentées. La première : ce que les pages de Microsoft disent de la fonctionnalité et de l'IA qui lit ces fichiers, c'est-à-dire la licence requise, les réunions concernées, qui peut l'activer et la langue de ses réponses. La seconde : comment la même tâche se déroule aujourd'hui dans InterMIND, mécanisme par mécanisme. Un fichier déposé dans la réunion, le résumé qui apparaît tout seul, et Mia, la participante IA de la réunion, qui répond à voix haute à des questions fondées sur ce fichier, chaque participant l'entendant dans sa propre langue. Les faits concernant l'éditeur sont cités d'après la feuille de route et les pages d'assistance de Microsoft, vérifiées en septembre 2026 ; les liens figurent en pied de page.

Ce que dit l'entrée de la feuille de route

La ligne de la feuille de route est le document de référence ; mieux vaut donc la lire comme une donnée que comme une annonce. Récupérée depuis l'API de la feuille de route de Microsoft le 9 septembre 2026, la fonctionnalité 570427 indique :

Deux choses que l'entrée n'indique pas, à la date de vérification : elle ne mentionne aucune règle d'accès pour les participants extérieurs au tenant, ni aucun comportement linguistique pour le contenu partagé ou pour les réponses de l'IA fondées sur celui-ci. L'étiquette de produit « Microsoft Copilot (Microsoft 365) » est celle de l'entrée elle-même ; ce qu'elle implique en matière de licence est documenté ailleurs, sur la page de Facilitator.

L'IA qui lit les fichiers est soumise à licence et à des limites

L'entrée de la feuille de route désigne l'agent Facilitator comme consommateur des fichiers partagés. La page d'assistance de Microsoft consacrée à Facilitator en précise les limites ; chacune de ces mentions est une citation :

La licence. « Une licence Microsoft Copilot est requise pour ajouter Facilitator à une réunion ou l'activer pendant une réunion. Toutefois, tout participant à la réunion (à l'exception des participants externes) peut voir toutes les mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes. »

Les types de réunion. « Facilitator ne peut être ajouté qu'à des réunions planifiées ; il ne peut pas être ajouté à des réunions de canal, à des réunions instantanées ni à des appels Teams. »

Ce qu'il fait des fichiers. Parmi ses fonctionnalités listées : « Créer un document Word de haute qualité à partir de la discussion de la réunion, de l'historique du chat et des fichiers partagés. »

La condition pour l'interroger après coup. « Pour interroger Facilitator sur la réunion après sa fin, assurez-vous d'activer la transcription avant ou pendant la réunion. Si Copilot est configuré pour démarrer sans transcription, Facilitator démarrera lui aussi sans transcription. »

Qui peut l'activer en cours de réunion. « Seuls les participants à la réunion qui sont organisateurs ou présentateurs et qui utilisent Teams sur le web ou sur ordinateur peuvent activer ou désactiver Facilitator pendant une réunion. »

La langue. « Lorsque vous activez Facilitator, il vous sera demandé de sélectionner une langue si aucune langue n'a déjà été sélectionnée pour la réunion. » Ce choix est une propriété de la réunion, non de la personne qui pose la question.

Microsoft documente aussi deux cas où l'agent ne peut pas lire ce vers quoi on l'a dirigé : lorsque « seul l'organisateur a rejoint » la réunion, car « Facilitator ne peut pas lire la copie de l'invitation à la réunion de l'organisateur en raison d'exigences de confidentialité », et lorsque l'invitation ou les notes portent une étiquette de confidentialité : « si l'invitation à la réunion ou les notes portent une étiquette de confidentialité (telle que Confidentiel ou une autre étiquette exigeant un chiffrement), Facilitator ne peut ni lire ni extraire l'ordre du jour ».

Deux autres faits documentés de la même famille de produits, parce qu'un fichier partagé dans une réunion multilingue les rencontre : la page de l'agent Interpreter liste dix langues prises en charge (« anglais, espagnol, portugais, japonais, chinois simplifié (mandarin), italien, allemand, français, coréen et taïwanais »), avec « 20 heures d'interprétation … incluses par personne et par mois avec une licence Microsoft Copilot » ; et la page des sous-titres en direct indique que « Teams n'enregistre pas les sous-titres. Si vous souhaitez une transcription de la réunion, activez la transcription ».

En résumé, voici le tableau documenté en septembre 2026 : le fichier est partagé avec tout le monde ; l'IA qui le lit nécessite une licence Copilot, ne fonctionne que dans les réunions planifiées, est activée par les organisateurs ou les présentateurs, et répond dans l'unique langue sélectionnée pour la réunion ; les participants externes ne voient pas ses mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes.

Comment cela fonctionne dans InterMIND

Tout ce qui suit décrit le fonctionnement actuel du produit ; chaque élément est un mécanisme, non une affirmation sur la qualité.

Un fichier déposé dans le chat de la réunion est lu sur votre machine. Lorsqu'un document est joint dans le chat d'une réunion ou dans un canal, son texte est extrait dans votre navigateur : un Web Worker convertit le fichier localement, jusqu'à 50 Mo. Formats pris en charge : DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF ; PDF avec couche de texte ; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP ; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV ; TXT, MD, Markdown ; EPUB. Le texte du fichier n'est pas envoyé à un tiers pour être analysé.

Le résumé est automatique : ni bouton, ni licence. Un instant après l'arrivée du fichier, la barre d'état de la carte passe de Preparing summary… à AI summary, avec Preview à côté pour consulter le document lui-même. Personne n'a rien à actionner, personne n'a à être celui qui « lance l'IA dessus », et les résumés ne sont soumis à aucun quota lié à la formule.

Une question sur le fichier reçoit une réponse en réunion, dans la langue de chaque participant. Statut au 19 septembre 2026 : Mia en réunion est en préversion. Elle est testée au sein d'InterMIND et n'est pas encore activée pour les organisations clientes. Ce qui suit décrit son fonctionnement dans la préversion. Mia est la participante IA de l'organisation. Dites à voix haute « Mia, quelle date de livraison figure dans le contrat ? », ou passez le chat de la réunion en mode privé (le cadenas à côté du champ de message) et écrivez-y la question : elle répond à partir du matériel de cette session, c'est-à-dire la transcription jusqu'ici, le chat, les résumés des documents partagés pendant la session et les comptes rendus des sessions précédentes de la salle. Si le matériel ne contient pas la réponse, elle le dit en une phrase plutôt que d'inventer un chiffre. Elle répond aux participants disposant d'une licence sur une formule payante, soit Pro, Business et Enterprise : un participant sur une formule payante l'a dans chaque réunion qu'il rejoint, quel que soit l'hôte. Les invités et les participants de la formule gratuite entendent ses réponses orales aux autres, mais elle ne leur répond pas. Il n'y a pas de module d'IA en supplément de la formule, aucun type de réunion qu'elle ne puisse rejoindre, et personne n'a à l'activer pendant l'appel : elle fonctionne dès que les fonctions d'IA sont activées pour l'organisation de l'hôte.

La réponse suit la question. Interrogée à voix haute, Mia répond à voix haute à toute la salle : la réponse est rédigée nativement dans la langue de la question et dans chaque autre langue présente dans la salle, puis vocalisée sur l'appareil de chaque participant dans sa langue ; rien n'est écrit dans le chat. Interrogée dans le mode privé du chat, elle répond uniquement là, par écrit, et personne d'autre dans la salle ne voit l'échange. Mia n'est pas un participant de l'appel lui-même : elle ne figure ni dans l'enregistrement ni dans la transcription, et sa voix ne passe jamais par le micro d'un autre participant. Si vous vous mettez à parler, elle s'arrête ; Stop Mia interrompt une réponse.

La réponse s'exécute sur la passerelle choisie par l'organisation de l'hôte. Elle utilise la passerelle d'IA que l'organisation a choisie pour toutes ses fonctions d'IA, soit la passerelle européenne par défaut, soit le point de terminaison propre à l'organisation, et la voix provient du fournisseur de cette passerelle. Sur un point de terminaison propre à l'organisation, il n'y a pas de voix : une question orale reçoit donc une réponse écrite dans le chat de la réunion.

Chaque point du résumé est ancré dans le document. Les puces du résumé sont rédigées à partir de repères de paragraphe injectés dans le texte extrait ; chaque puce se termine donc par un ¶ link qui renvoie au paragraphe source exact dans l'onglet Extracted text. Une affirmation du résumé est à un clic des mots de l'auteur, et le texte extrait n'est volontairement jamais traduit : l'ancre mène donc toujours aux mots mêmes de l'auteur.

Chaque membre lit le résumé dans sa propre langue. Le résumé est d'abord rédigé dans la langue du document, puis servi à chaque lecteur dans sa langue de réunion et mis en cache par langue.

Un document ouvert pendant l'appel arrive sur chaque scène. Un document Google Docs ou OneDrive lié dans le chat de la réunion peut être ouvert pour toute la conférence : il apparaît sur la scène de chaque participant, avec le nom de la personne qui l'a partagé ; chaque spectateur le fait défiler et le zoome indépendamment, et le client de chacun le demande dans sa propre langue d'interface. Les notes en texte enrichi arrivent sur la scène de la même manière, avec les vues Translated, Original et côte à côte pour chaque lecteur.

La substance du fichier entre dans le compte rendu avec le même poids que la parole. Les documents partagés pendant une session apportent leurs résumés au compte rendu de réunion, au même titre que ce qui a été dit, et le prompt du compte rendu traite un chiffre ou une décision énoncés dans un document exactement comme s'ils avaient été dits à voix haute. Une session où personne n'a parlé mais où des documents ont été partagés produit tout de même un compte rendu.

Pour le lire, il faut être membre. Le texte extrait et le résumé n'existent que dans notre base de données, jamais dans un stockage de fichiers public, et la route qui les sert exige d'être membre de cette réunion ou de ce canal.

Traduire le fichier entier est une fonctionnalité distincte et mesurée. Lire un PDF ou un fichier Office partagé dans votre langue (le document, et non son résumé) relève de la traduction de documents, qui couvre 30 langues de documents et se compte en fichiers distincts sur une fenêtre glissante de 30 jours : 10 sur Pro, 30 sur Business, 100 sur Enterprise, et non disponible sur Basic.

Les chiffres par pipeline, car il n'y a pas de réponse unique : 23 langues pour la voix et le chat, 30 pour les documents, 17 langues d'interface.

Cinq limites à énoncer clairement. Un invité non authentifié peut être présent dans la réunion, voir le document sur la scène et entendre les réponses orales de Mia à son sujet, mais Mia ne répond pas aux propres questions d'un invité, et la carte de résumé appartient à un membre connecté : sans compte, il n'y aurait personne à qui elle puisse appartenir. Un lien Google Drive ou OneDrive partage un pointeur plutôt que le fichier ; il n'y a donc, de notre côté, aucun texte à extraire, à résumer ou sur lequel interroger Mia, le contenu restant chez son fournisseur. Un PDF numérisé n'a pas de couche de texte et est signalé comme tel plutôt que résumé en silence : la reconnaissance optique de caractères (OCR) n'est pas effectuée. Les fichiers provenant de l'application mobile ou du connecteur Telegram ne sont pas encore extraits. Enfin, Mia répond à partir du résumé d'un document et non de son texte intégral : un détail que le résumé n'a pas retenu est un détail qu'elle vous dira ne pas avoir.

Comparaison côte à côte

Faits documentés issus des pages de Microsoft, vérifiés en septembre 2026. Lorsqu'une page n'indique rien sur un point, la cellule le précise.

Dans les deux colonnes, l'IA en réunion est liée à un droit payant de la personne qui l'utilise. Les lignes où les deux documentations diffèrent portent sur les types de réunion, l'interrupteur en cours d'appel, qui entend la réponse, et la langue de la réponse.

Si vous restez sur Teams

Quatre choses utiles à faire, toutes tirées de la documentation ci-dessus :

1. Vérifiez qui, dans la réunion, détient une licence Copilot. L'agent qui lit les fichiers partagés en exige une pour être ajouté ou activé, et seuls les organisateurs ou les présentateurs sur Teams web ou ordinateur peuvent l'activer en cours de réunion.
2. Planifiez la réunion. Facilitator ne peut pas être ajouté à des réunions de canal, à des réunions instantanées ni à des appels : si l'IA fondée sur les fichiers compte pour vous, l'invitation du calendrier est le point d'entrée.
3. Activez la transcription avant ou pendant l'appel si quelqu'un voudra interroger la réunion par la suite ; Microsoft documente cela comme la condition.
4. Choisissez la langue de la réunion de façon délibérée. Facilitator répond dans l'unique langue sélectionnée pour la réunion ; les participants extérieurs au tenant ne voient pas ses mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes.

Si la plupart des personnes avec qui le fichier a été partagé ne peuvent pas l'interroger (mauvais type de réunion, mauvais tenant, mauvaise langue), le fichier a été distribué plutôt que partagé.

FAQ

Qu'est-ce que Microsoft Teams Meeting Shared Files ? Une fonctionnalité de Teams inscrite à la feuille de route de Microsoft 365 sous le numéro 570427, créée le 8 septembre 2026. L'entrée de Microsoft indique qu'elle « permet aux utilisateurs d'ajouter des fichiers et des liens pertinents à leur réunion pour y accéder facilement et de partager automatiquement ce contenu avec tous les participants », et que « l'IA en réunion, comme l'agent Facilitator, utilise ces fichiers comme base ciblée pour répondre aux questions et enrichir les compétences ». La ligne est associée à la fois à Microsoft Teams et à Microsoft Copilot (Microsoft 365) (vérifié en septembre 2026).

Quand Meeting Shared Files sera-t-il disponible ? L'entrée de la feuille de route indique le statut "In development", la phase de diffusion "General Availability" et la disponibilité "October CY2026", pour l'instance cloud "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", avec des étiquettes de plateforme pour Android, Desktop, iOS, Linux et Mac (vérifié en septembre 2026). Les dates de la feuille de route sont celles de Microsoft et peuvent évoluer.

Ai-je besoin d'une licence Microsoft Copilot pour utiliser l'IA qui lit les fichiers de réunion ? Pour Facilitator, oui : « Une licence Microsoft Copilot est requise pour ajouter Facilitator à une réunion ou l'activer pendant une réunion. » Microsoft ajoute que « tout participant à la réunion (à l'exception des participants externes) peut voir toutes les mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes » ; la licence conditionne donc l'activation, et non la lecture de ses résultats au sein du tenant (vérifié en septembre 2026).

Les participants externes ou anonymes peuvent-ils utiliser l'IA fondée sur les fichiers dans une réunion Teams ? La page de Facilitator de Microsoft indique que les mises à jour en temps réel dans le Chat et les Notes sont visibles par « tout participant à la réunion (à l'exception des participants externes) ». L'entrée de la feuille de route pour Meeting Shared Files n'indique aucune règle d'accès pour les participants extérieurs au tenant (vérifié en septembre 2026).

Puis-je poser à l'IA de la réunion une question sur un fichier partagé ? Dans InterMIND, oui : interpellez Mia par son nom à voix haute, ou écrivez-lui dans le mode privé du chat de la réunion (le cadenas à côté du champ de message), et elle répond à partir des résumés des documents partagés pendant cette session, ainsi que de la transcription, du chat et des comptes rendus des sessions précédentes de la salle. Elle répond aux participants disposant d'une licence sur une formule payante dans chaque réunion qu'ils rejoignent ; les invités et les participants de la formule gratuite entendent ses réponses orales aux autres ; aucun interrupteur en cours d'appel n'intervient. Pour Teams, l'entrée de la feuille de route indique que « l'IA en réunion, comme l'agent Facilitator, utilise ces fichiers comme base ciblée pour répondre aux questions », et la page de Facilitator documente la licence Copilot et la condition de réunion planifiée (vérifié en septembre 2026).

Dans quelle langue l'IA de la réunion répond-elle ? Dans InterMIND, dans chaque langue présente dans la salle : la réponse orale de Mia est rédigée nativement par langue et vocalisée sur l'appareil de chaque participant dans sa langue. Une question écrite dans le mode privé du chat reçoit sa réponse là, par écrit, pour la personne qui l'a posée. Pour Facilitator, Microsoft indique qu'« il vous sera demandé de sélectionner une langue si aucune langue n'a déjà été sélectionnée pour la réunion » : une langue par réunion (vérifié en septembre 2026).

Tous les participants d'une réunion peuvent-ils lire un fichier partagé dans leur propre langue ? Dans InterMIND, le résumé du fichier est servi à chaque membre dans sa propre langue et mis en cache par langue, un document lié ouvert sur la scène est demandé par le client de chaque spectateur dans sa propre langue d'interface, et lire le document lui-même dans votre langue relève de la traduction de documents, qui couvre 30 langues et est mesurée selon la formule. Pour Teams, l'entrée de la feuille de route indique que le fichier est partagé avec tous les participants et n'indique aucun comportement linguistique par participant (vérifié en septembre 2026).

Puis-je vérifier un résumé produit par l'IA par rapport au document dont il provient ? Dans InterMIND, oui : chaque puce du résumé se termine par un ¶ link qui renvoie au paragraphe exact du texte extrait à partir duquel elle a été rédigée, et le texte extrait n'est jamais traduit, de sorte que l'ancre mène toujours aux mots mêmes de l'auteur. L'onglet Extracted text contient le texte intégral du document tel qu'il a été lu dans le fichier.

Les résumés de documents sont-ils limités selon la formule ? Dans InterMIND, le résumé d'un document partagé est inclus dans toutes les formules, sans quota. Mia en réunion est en préversion et ne fait encore partie d'aucune formule ; dans la préversion, elle répond aux participants des formules Pro, Business et Enterprise, sans module d'IA en supplément. Traduire le document entier est la fonctionnalité mesurée : fichiers distincts sur une fenêtre glissante de 30 jours, 10 sur Pro, 30 sur Business, 100 sur Enterprise, et non disponible sur Basic.

Que devient un fichier partagé après la réunion ? Son résumé alimente le compte rendu de réunion au même titre que ce qui a été dit, avec le même poids que le contenu oral : une session où rien n'a été dit mais où des documents ont été partagés produit tout de même un compte rendu. La carte du fichier reste dans le chat avec son AI summary et son Extracted text, lisibles par les membres de cette réunion ou de ce canal et par personne d'autre, et Mia, à la session suivante de la salle, répond à partir de ce compte rendu.

À essayer

• Ouvrir la démo en ligne : une réunion dans votre langue, sans inscription.
• Voir à quoi ressemblent les résumés de documents : les ancres ¶, la barre d'état, la règle de langue.
• Lire la documentation des résumés de documents : formats, statuts des cartes, confidentialité et quotas.
• Lire comment fonctionne le partage pendant l'appel : documents, notes et comptes rendus sur la scène.
• Vérifier la qualité de traduction avant de payer : scores par paire de langues sur du trafic réel.

Si ce qui vous préoccupe n'est pas le fichier mais la trace qu'il devient, cet argument est développé séparément dans comment conserver la transcription, le résumé et les action items d'une réunion après l'appel.

Sources : Feuille de route Microsoft 365 — fonctionnalité 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (champs cités d'après l'API de la feuille de route de Microsoft) ; Assistance Microsoft — Facilitator dans les réunions Microsoft Teams, Interpreter dans les réunions et appels Microsoft Teams et Utiliser les sous-titres en direct dans les réunions Microsoft Teams, vérifiées en septembre 2026.