Assistente AI per riunioni che agisce durante la riunione: cosa fanno in sala Teams Facilitator, Zoom AI Companion, Google Meet Gemini e Mia di InterMIND (2026)

Per due anni "l'AI nelle riunioni" ha significato una cosa sola: un trascrittore. Ascoltava e, dopo la chiamata, inviava un riepilogo via email. Quel compito è ormai acquisito — ogni piattaforma lo offre, e abbiamo mappato chi fa cosa dopo nella guida al recap.

Il compito successivo è diverso. Un assistente AI per riunioni lavora durante la riunione: ricorda alla sala cosa è stato deciso nella sessione precedente, registra un impegno nel momento stesso in cui qualcuno lo assume, pianifica il follow-up quando l'host lo richiede e, verso la fine, indica quali punti dell'agenda non sono stati toccati. G2 lo classifica ora come un gruppo di funzionalità a sé per le videoconferenze — "Agentic AI", con tre capacità: assistenza proattiva, esecuzione autonoma delle attività e capacità decisionale.

Questa guida è divisa in due parti. La prima spiega come condurre una riunione con un partecipante AI perché sia davvero utile — cosa inserire nell'invito, come rivolgersi a lui, chi dovrebbe poter dargli ordini, cosa controllare alla fine. La seconda è la mappa documentata: cosa offrono oggi Microsoft Teams, Zoom e Google Meet su questo fronte, e cosa fa Mia di InterMIND. Ogni dato sui fornitori è citato dalla documentazione pubblica di quel fornitore, verificato a settembre 2026, con i link in fondo.

Trascrittore, assistente, agente — le tre parole

Un trascrittore ascolta e scrive in un secondo momento. Non parla mai durante la riunione. Meeting Summary di Zoom, Teams Recap e "Prendi appunti per me" di Google Meet sono trascrittori; il loro output è il resoconto post-riunione.

Un assistente risponde durante la riunione quando viene interrogato — "cosa abbiamo deciso sul budget?", "aggiornami" — basandosi sulla trascrizione e sul materiale a cui può accedere. Le domande in riunione di Zoom, Ask Gemini in Meet e Mia di InterMIND, che risponde quando viene chiamata per nome, sono assistenti.

Un agente fa altre due cose. Interviene di propria iniziativa quando qualcosa nella conversazione lo richiede (un impegno preso, una domanda rimasta senza risposta, il tempo che scorre), e agisce su richiesta — pianifica, registra, invia — invece di spiegare come si potrebbe fare. Microsoft chiama la sua versione Facilitator; quella di Zoom è ZoomMate; quella di InterMIND è Mia. Il resto di questa guida riguarda questa terza parola, e le due domande che pone in ogni organizzazione: quando può interrompere e chi può dargli ordini.

Come condurre una riunione con un partecipante AI

I meccanismi variano da piattaforma a piattaforma (di seguito), ma la pratica è la stessa su tutte.

1. Fornisci l'agenda prima della riunione. Un agente che conosce l'agenda può dirti cosa è stato saltato; uno che non la conosce può solo riassumere. In Teams l'agenda viene letta dall'invito o dalle note della riunione; in InterMIND è la nota dell'agenda della riunione; in Zoom e Meet oggi non esiste un input dell'agenda per l'assistente.
2. Decidi chi può comandarlo. In una chiamata con un cliente, il cliente dovrebbe poter chiedere qualcosa all'assistente, ma non dovrebbe poter pianificare il follow-up del tuo team. Verifica quale piattaforma ti permette di separare le due cose prima della chiamata, non durante.
3. Rivolgiti a lui chiamandolo per nome, con una frase completa. "Mia, cosa abbiamo deciso sul fornitore l'ultima volta?" funziona; una parola chiave no. Gli assistenti descritti di seguito si attivano con un nome, una menzione con @ o un pulsante — la frase che segue è ciò che il modello legge.
4. Lascia che registri gli impegni nel momento in cui vengono presi. "Invierò il preventivo entro venerdì" è la frase più importante della riunione, e anche quella che si perde più spesso. Un agente che la scrive in chat nel momento in cui viene pronunciata produce un recap che nessuno deve ricostruire.
5. Usa gli ultimi cinque minuti. Chiedigli cosa è ancora aperto e quali punti dell'agenda non sono stati trattati. Se può pianificare il follow-up, fallo mentre tutti sono ancora presenti e possono contestare la data.
6. Tieni a portata di mano l'annullamento. Ogni azione compiuta dall'agente dovrebbe essere reversibile dal punto in cui è stata annunciata. Se la piattaforma non prevede un annullamento, considera le sue azioni come proposte e confermale tu stesso.
7. Sappi cosa ha sentito. Un assistente che partecipa come membro della riunione compare nella registrazione e nella trascrizione; uno che ascolta tramite la trascrizione non vi compare. Entrambi gli approcci sono validi — ma informa i partecipanti esterni su quale dei due è presente nella sala.

Microsoft Teams: Facilitator

Facilitator è l'agente di Microsoft per le riunioni di Teams. La documentazione di Microsoft lo descrive come "un agente basato sull'AI che aiuta a mantenere le riunioni concentrate, organizzate e orientate all'azione, facendo emergere le agende, monitorando i progressi e catturando i punti salienti in tempo reale". A differenza di Copilot in Teams, i cui prompt "sono privati per quel singolo utente", Facilitator "si comporta come un assistente seduto nelle riunioni dei tuoi utenti": un prompt inviato a lui e la sua risposta vengono mostrati "all'interno della conversazione della riunione, visibili a tutti".

Interviene di propria iniziativa. "Controlla se è presente un'agenda della riunione nell'invito o nel componente Loop delle note della riunione e poi invia l'agenda nella chat della riunione", mantiene "indicatori visivi della timeline per monitorare argomenti e tempo, con promemoria a metà riunione e alla conclusione", "menziona con @ i partecipanti assenti nella chat della riunione quando sono stati citati più volte" e "riassume le decisioni principali e le domande aperte della discussione" in note collaborative in tempo reale.

Agisce su richiesta. Gli utenti con licenza "possono interagire con l'agente menzionandolo in chat, ad esempio '@Facilitator aggiungi questi argomenti all'agenda…'"; offre la "creazione di documenti Word durante o dopo la riunione, ad esempio '@Facilitator, crea un BRD basato su questa riunione per la revisione esecutiva'", e "domande e risposte basate sull'AI da contenuti della riunione e del web". L'"integrazione per il monitoraggio delle attività con Planner" è elencata come anteprima pubblica.

Chi può comandarlo. "È necessaria una licenza Microsoft Copilot per aggiungere Facilitator a una riunione o attivarlo durante una riunione"; "solo i partecipanti alla riunione che sono organizzatori o relatori e che usano Teams per il web o per desktop possono attivare o disattivare Facilitator"; "gli utenti senza licenza non possono inviare prompt a Facilitator, ma possono vedere i prompt altrui e le risposte di Facilitator". Non "è supportato nelle chat 1:1, nelle chat di gruppo o nelle chat e riunioni esterne".

Lingua. Quando viene attivato, all'utente "viene chiesto di selezionare la lingua parlata dai partecipanti durante la riunione. La lingua selezionata deve corrispondere alla lingua effettivamente parlata durante la riunione, altrimenti le note non vengono generate." "Le note generate dall'AI per le riunioni supportano solo riunioni in cui si parla una singola lingua."

Dove risiede l'output. Le note vengono "salvate come file .loop in una cartella di OneDrive chiamata Meetings dell'utente che ha avviato Facilitator", e "qualsiasi contenuto generato da Facilitator durante la riunione è accessibile sia tramite la chat della riunione che tramite le note della riunione in Recap".

Zoom: AI Companion durante la riunione, ZoomMate dopo

Durante la riunione. La funzione Meeting questions with AI di Zoom "consente ai partecipanti alla riunione di porre domande sul contenuto delle discussioni della riunione", con domande preimpostate come "Catch me up", "Was my name mentioned?" e "What are the action items?". L'host configura chi può porre domande: "Tutti i partecipanti e gli invitati", "Tutti i partecipanti solo da quando entrano", solo i partecipanti interni, oppure "Solo gli host della riunione". Funziona sui "dati di trascrizione vocale" (speech to text) della riunione in corso, sugli account Zoom Workplace Pro, Pro Plus, Business, Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus o Enterprise Bundle, in "più di 30 lingue", dove "la qualità delle lingue supportate varia in base alla lingua, alla qualità audio e ad altri fattori". La documentazione di Zoom non descrive l'assistente come capace di intervenire di propria iniziativa durante la riunione.

Dopo la riunione. ZoomMate, "generalmente disponibile da oggi" a partire dal 1° giugno 2026 "per i clienti online e diretti in Nord America" e "a partire da 20 $ per utente al mese, crediti AI inclusi", "trasforma le riunioni in lavoro finito, creando automaticamente presentazioni, documenti, fogli di calcolo, report e piani di progetto"; può "aggiornare i record, creare task di follow-up, redigere comunicazioni con i clienti e attivare workflow di onboarding o supporto" e "pianifica eventi in Google Calendar o Microsoft Outlook". Prima di una riunione può "recuperare informazioni chiave da Google Docs, issue aperte di Jira e discussioni recenti su Slack". La pagina di lancio di Zoom non specifica se queste azioni vengano eseguite in autonomia o dopo la conferma dell'utente. La disponibilità per EMEA e APAC è annunciata per la seconda parte del 2026.

Google Meet: Ask Gemini durante la chiamata, i passi successivi dopo

Durante la riunione. Ask Gemini in Meet permette a un partecipante di "riassumere le discussioni in corso, o ottenere un recap di quanto detto da qualcuno", "identificare i punti principali, le decisioni e gli action item" e "recuperare quanto perso se si è entrati in ritardo". Risponde basandosi sui sottotitoli della riunione, sui file Workspace accessibili dall'utente e sui contenuti pubblici del web, su richiesta: l'annuncio di Google descrive prompt digitati dall'utente, non suggerimenti proposti spontaneamente dall'assistente. Al lancio (diffusione dal 29 settembre 2025) era disponibile per i clienti Business Plus, "al momento sono supportate solo le riunioni in inglese", solo su desktop, non nelle breakout room, e "nessun dato dei sottotitoli viene conservato dopo la fine della riunione".

Dopo la riunione. "Prendi appunti per me" aggiunge una sezione "passi successivi suggeriti" — "identificazione e organizzazione basate sull'AI dei passi successivi e dei follow-up discussi durante la riunione" — al documento delle note; chi legge può "rivedere e modificare i passi successivi e i follow-up secondo necessità, e anche assegnare l'attività a qualcuno". L'assegnazione è un clic della persona, non dell'assistente. Disponibile su Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus e sui componenti aggiuntivi elencati; annunciato il 18 febbraio 2025. La documentazione di Google non descrive l'assistente come capace di pianificare una riunione o scrivere su un calendario su richiesta di un partecipante.

L'asse comune ai tre

Mettendo i tre a confronto, emergono le stesse quattro linee:

• Chi parla per primo. Facilitator pubblica l'agenda, i promemoria della timeline e le note di propria iniziativa. L'AI Companion di Zoom durante la riunione e Ask Gemini rispondono quando vengono interrogati; la loro documentazione non descrive alcun intervento spontaneo.
• Chi può dare ordini. Facilitator: organizzatori e relatori con licenza, solo riunioni interne. Zoom: configurabile dall'host, fino a "solo gli host della riunione". Meet: chiunque disponga dell'edizione; l'assistente non compie azioni, quindi la domanda non si pone.
• Cosa significa "farlo". Facilitator redige un documento Word e, in anteprima, monitora le attività in Planner. ZoomMate pianifica eventi di calendario e crea attività dopo la riunione. Meet identifica i passi successivi e lascia l'assegnazione a una persona.
• In quale lingua. Facilitator prende note nell'unica lingua selezionata per la riunione. Le domande in riunione di Zoom funzionano in più di trenta lingue. Ask Gemini è stato lanciato in inglese. Nessuno dei tre documenta un assistente che risponda a ciascun partecipante nella propria lingua.

È da quest'ultima linea che parte InterMIND.

InterMIND: Mia, la partecipante AI della riunione

Stato, 19 settembre 2026: Mia nelle riunioni è in anteprima — è in fase di test all'interno di InterMIND e non è ancora attiva per le organizzazioni clienti. Questa sezione descrive come funziona in anteprima.

Mia è la partecipante AI di una riunione InterMIND. Ascolta tramite la trascrizione della riunione — non compare nella registrazione né nella trascrizione stessa — e ogni partecipante la sente nella propria lingua: la risposta viene scritta in modo nativo in ciascuna lingua presente nella sala e pronunciata sul dispositivo di ogni partecipante. Risponde ai partecipanti con licenza dei piani a pagamento — un partecipante a pagamento la trova in ogni riunione a cui partecipa, chiunque ne sia l'host; gli ospiti sentono le sue risposte agli altri. Tutto questo funziona sul gateway cloud proprio dell'organizzazione (Azure OpenAI nella EU Data Zone per impostazione predefinita, Google Vertex AI nell'UE su richiesta, oppure l'endpoint del modello dell'organizzazione stessa), con l'AI disattivabile a livello di organizzazione; i dettagli sono nella documentazione delle funzionalità AI.

Risponde quando la chiami per nome — oppure nella tua chat privata con lei. "Mia, cosa abbiamo concordato l'ultima volta?" a voce, oppure una riga nella modalità privata della chat della riunione (il lucchetto accanto al campo del messaggio; ogni riga lì è per lei, non serve il nome, e puoi darle un documento da leggere). Risponde basandosi sulla trascrizione, sulla chat e sui documenti condivisi di questa sessione, e sui recap delle sessioni precedenti della sala. Se interrogata a voce, risponde a voce a tutta la sala, a ciascun partecipante nella propria lingua; se interrogata in privato, risponde solo in quel thread, salvato per te in questa sala, dove nessun altro lo vede. Il suo nome serve una sola volta: dopo una risposta pronunciata a voce, la conversazione resta aperta per circa un minuto e per tutta la durata dello scambio, così chiunque può proseguire senza dire il suo nome; da sola nella sala con lei, non serve alcun nome. Inizia a parlare e lei si ferma.

Interviene di propria iniziativa — in chat, mai sopra una voce. All'inizio pubblica cosa è stato deciso e lasciato in sospeso nella sessione precedente e cosa prevede la nota dell'agenda di oggi; a metà e cinque minuti prima della fine prevista, cosa è stato deciso, cosa è aperto e quali punti dell'agenda non sono stati toccati; quando qualcuno si assume un impegno, "Annotato: Anna — invia il preventivo entro venerdì"; quando una domanda resta senza risposta e la risposta si trova in un recap precedente, in un documento condiviso o in chat, la pubblica indicandone la fonte. Non indovina e non cerca sul web. "Mia, fai silenzio" interrompe le sue note per il resto della riunione; pubblica al massimo venti messaggi all'ora.

Agisce su parola dell'host. L'host e i moderatori possono dirle di agire; gli altri partecipanti possono fare domande ma non dare ordini. Lo fa immediatamente e conferma a voce e in chat, dove l'host vede un pulsante Annulla per tutta la durata della riunione (funziona anche "Mia, annulla"):

• "Mia, organizza un follow-up giovedì prossimo alle tre" — viene creata una nuova riunione, il link finisce in chat, e l'evento viene inserito nel calendario Google o Microsoft collegato di chi ha dato l'ordine, nel proprio fuso orario.
• "Mia, registra la decisione: scegliamo il fornitore B" — la nota appare in chat e fa parte del recap.
• "Mia, invia il recap a Pipedrive" — il recap di questa riunione viene inviato anche a quell'indirizzo, preso dalla rubrica dei recap confermata dall'host.

Propone il passo successivo. Prima della fine, confronta l'agenda con quanto è stato detto e propone un'azione concreta — un follow-up per i punti non trattati, oppure un responsabile per una decisione presa ma non assegnata a nessuno esplicitamente. "Mia, sì" da parte dell'host la esegue.

Mia nelle riunioni è una funzionalità dei piani a pagamento: risponde ai partecipanti con licenza dei piani a pagamento, e le sue note e azioni funzionano quando l'host è uno di essi. Non esiste un interruttore separato — l'interruttore delle funzionalità AI dell'organizzazione la disattiva insieme a tutto il resto. Nel piano free non risponde.

Il confronto, in un'unica tabella

Guardalo invece di leggerne

• Scopri come funziona Mia — la pagina della documentazione, con chi risponde e cosa può chiederle l'host.
• Prova la demo live — nessuna registrazione; parla e ascolta la sala tradotta per ciascun ascoltatore.
• Guarda il benchmark — qualità della traduzione per coppia linguistica, mensile, su traffico reale, con metodologia pubblica.

FAQ

Cos'è un assistente AI per riunioni? Un partecipante AI della riunione che risponde a domande durante la chiamata basandosi sulla trascrizione e sul materiale a cui può accedere e — nella sua forma agentica — interviene di propria iniziativa e compie azioni su richiesta di un partecipante. Un trascrittore, al contrario, scrive solo dopo la chiamata.

Cosa fa Microsoft Teams Facilitator durante una riunione? Secondo la documentazione di Microsoft, pubblica in chat l'agenda ricavata dall'invito o dalle note della riunione, mantiene indicatori della timeline "con promemoria a metà riunione e alla conclusione", scrive note collaborative in tempo reale, riassume decisioni e domande aperte, risponde a domande basate sui contenuti della riunione e del web, e su richiesta crea un documento Word o modifica l'agenda; il monitoraggio delle attività con Planner è in anteprima.

Serve una licenza Copilot per Facilitator? Sì: "È necessaria una licenza Microsoft Copilot per aggiungere Facilitator a una riunione o attivarlo durante una riunione." I partecipanti senza licenza possono leggere le sue note e risposte ma non possono inviargli prompt.

Zoom AI Companion può rispondere a domande durante una riunione? Sì. Meeting questions with AI permette ai partecipanti di fare domande sulla discussione in corso, con opzioni preimpostate come "Catch me up" e "What are the action items?"; l'host decide se possono chiedere tutti i partecipanti, solo quelli interni o solo gli host. Zoom la elenca per gli account Workplace Pro e superiori, in più di 30 lingue.

Cos'è ZoomMate? Il collega AI di Zoom, generalmente disponibile in Nord America dal 1° giugno 2026 a partire da 20 $ per utente al mese, crediti AI inclusi. Zoom lo descrive come capace di creare documenti, attività e record dopo le riunioni e di pianificare eventi in Google Calendar o Outlook; la sua pagina di lancio non specifica se queste azioni vengano eseguite in autonomia o dopo una conferma.

Google Meet ha un assistente AI durante la riunione? Ask Gemini in Meet risponde alle domande di un partecipante durante la chiamata — riepiloghi, decisioni, action item, aggiornamenti — basandosi su sottotitoli e file Workspace. È stato lanciato in inglese per Business Plus nel settembre 2025. I passi successivi suggeriti appaiono poi nel documento delle note, dove una persona li assegna.

Un assistente AI per riunioni può pianificare la riunione di follow-up? Dipende dalla piattaforma. ZoomMate pianifica eventi di calendario dopo la riunione. La documentazione di Facilitator descrive documenti e attività Planner, non eventi di calendario. Meet lascia l'assegnazione a una persona. Mia di InterMIND crea la riunione di follow-up e l'evento di calendario su parola dell'host, durante la riunione stessa, con un annullamento disponibile.

Chi controlla cosa è autorizzato a fare l'assistente AI? In Teams, solo gli organizzatori e i relatori con licenza possono attivare Facilitator o inviargli prompt. In Zoom, l'host stabilisce chi può fare domande. In InterMIND, l'host e i moderatori possono dare ordini a Mia, gli altri partecipanti con licenza dei piani a pagamento possono farle domande, e un owner o admin può disattivare completamente le funzionalità AI dell'organizzazione.

I partecipanti che parlano lingue diverse possono usare lo stesso assistente AI? Facilitator prende note nell'unica lingua selezionata per la riunione. Le domande in riunione di Zoom funzionano in più di 30 lingue, una per domanda. Ask Gemini è stato lanciato in inglese. Mia risponde a ciascun partecipante nella sua lingua, all'interno della stessa riunione.

L'assistente AI compare nella registrazione? Mia no: ascolta tramite la trascrizione e la sua voce non attraversa mai il microfono di un altro partecipante, quindi non compare né nella registrazione né nella trascrizione. Per il modello delle altre piattaforme, verifica la loro documentazione; le note di Facilitator sono salvate come file Loop e trattate come dati di trascrizione della riunione.

Fonti: Microsoft Learn — Set up Facilitator in Microsoft Teams, Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Zoom Support — Meeting questions with AI, Zoom — Zoom launches ZoomMate, Google Workspace Updates — Ask Gemini in Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" now captures "next steps", documentazione InterMIND — Funzionalità AI. I fornitori modificano piani, funzionalità, prezzi ed elenchi di lingue nel tempo; verifica le loro pagine per lo stato attuale. Tutti i dati sono stati verificati a settembre 2026.