Assistente AI che agisce durante la riunione: cosa fanno Teams Facilitator, Zoom AI Companion, Google Meet Gemini e InterMIND in riunione (2026)

Per due anni "AI nelle riunioni" ha significato una cosa sola: un note taker. Ascoltava e, dopo la chiamata, inviava un riepilogo via email. Quel compito è assolto: ce l'hanno tutte le piattaforme, e abbiamo mappato chi conserva cosa dopo nella guida al recap.

Il compito successivo è diverso. Un assistente AI per riunioni lavora durante la riunione: ricorda ai presenti cosa ha deciso la sessione precedente, annota un impegno nel momento in cui qualcuno lo prende, pianifica il follow-up quando l'host lo chiede e, verso la fine, segnala quali punti dell'ordine del giorno non sono stati toccati. G2 ormai elenca questa funzione come gruppo a sé per la videoconferenza: "Agentic AI", con tre capacità: assistenza proattiva, esecuzione autonoma di attività e presa di decisioni.

Questa guida è divisa in due metà. Prima: come condurre una riunione con un partecipante AI in modo che aiuti davvero, cioè cosa mettere nell'invito, come rivolgersi all'assistente, chi può dargli ordini, cosa verificare alla fine. Poi la mappa documentata: cosa offrono oggi Microsoft Teams, Zoom e Google Meet sotto questa voce e cosa fa Mia di InterMIND. Ogni dato sui vendor è citato dalla documentazione pubblica del vendor stesso, verificata a settembre 2026 e collegata in fondo.

Note taker, assistente, agente: le tre parole

Un note taker ascolta e scrive dopo. Non parla mai durante la riunione. Meeting Summary di Zoom, Teams Recap e "Take notes for me" di Google Meet sono note taker; il loro output è la documentazione successiva alla riunione.

Un assistente risponde durante la riunione quando viene interpellato ("cosa abbiamo concordato sul budget?", "aggiornami"), a partire dalla trascrizione e dal materiale a cui ha accesso. Le domande in riunione di Zoom, Ask Gemini in Meet e Mia di InterMIND, che risponde quando la si chiama per nome, sono assistenti.

Un agente fa due cose in più. Interviene da solo quando qualcosa nella conversazione lo giustifica (un impegno, una domanda rimasta senza risposta, l'orologio) e agisce su richiesta (pianifica, registra, invia) invece di descrivere come potresti fare tu. Microsoft chiama la sua versione Facilitator; quella di Zoom è ZoomMate; quella di InterMIND è Mia. Il resto di questa guida riguarda questa terza parola e le due domande che solleva in ogni organizzazione: quando può interrompere e chi può dargli ordini.

Come condurre una riunione con un partecipante AI

La meccanica cambia da piattaforma a piattaforma (vedi sotto), ma la pratica è la stessa su tutte.

1. Dagli un ordine del giorno prima della riunione. Un agente che conosce l'ordine del giorno può dirti cosa è stato saltato; uno che non lo conosce può solo riassumere. In Teams l'ordine del giorno viene letto dall'invito o dalle note della riunione; in InterMIND è la nota di agenda della riunione; in Zoom e Meet oggi non esiste un input di agenda per l'assistente.
2. Decidi chi può dargli comandi. In una chiamata con un cliente, il cliente dovrebbe poter fare una domanda all'assistente, ma non poter pianificare il follow-up del tuo team. Verifica prima della chiamata, non durante, quale piattaforma consente di separare le due cose.
3. Rivolgiti a lui per nome, con una frase completa. "Mia, cosa abbiamo deciso la volta scorsa sul fornitore?" funziona; una parola chiave no. Gli assistenti qui sotto si attivano con un nome, una @menzione o un pulsante: la frase che segue è ciò che legge il modello.
4. Lascia che registri gli impegni mentre accadono. "Mando il preventivo entro venerdì" è la frase più preziosa della riunione e quella che si perde più spesso. Un agente che la scrive in chat nel momento in cui viene pronunciata produce un recap che nessuno deve ricostruire.
5. Usa gli ultimi cinque minuti. Chiedigli cosa è ancora aperto e quali punti dell'ordine del giorno non sono stati trattati. Se può pianificare il follow-up, fallo lì, mentre tutti sono presenti e possono obiettare sulla data.
6. Tieni l'annullamento a portata di mano. Ogni azione dell'agente dovrebbe essere reversibile da dove è stata annunciata. Se la piattaforma non ha un annullamento, tratta le sue azioni come proposte e confermale tu.
7. Sappi cosa ha sentito. Un assistente che entra come partecipante è nella registrazione e nella trascrizione; uno che ascolta attraverso la trascrizione no. Vanno bene entrambi, ma di' ai partecipanti esterni quale dei due è presente.

Microsoft Teams: Facilitator

Facilitator è l'agente di Microsoft per le riunioni di Teams. La documentazione di Microsoft lo descrive come "un agente basato su AI che aiuta a mantenere le riunioni mirate, organizzate e orientate all'azione, mettendo in evidenza gli ordini del giorno, monitorando i progressi e catturando i punti chiave in tempo reale". A differenza di Copilot in Teams, i cui prompt "sono privati per quel singolo utente", Facilitator "agisce come un assistente seduto nelle riunioni dei tuoi utenti": un prompt rivolto a lui e la sua risposta sono mostrati "nella conversazione della riunione, visibili a tutti".

Interviene da solo. "Controlla se esiste un ordine del giorno nell'invito alla riunione e nel componente Loop delle note della riunione, e poi invia l'ordine del giorno nella chat della riunione", mantiene "indicatori visivi della timeline per tracciare argomenti e tempi, con promemoria a metà e in chiusura", "@menziona i partecipanti assenti nella chat della riunione quando sono stati citati più volte" e "riassume le decisioni chiave e le questioni aperte emerse dalla discussione" in note collaborative in tempo reale.

Agisce su richiesta. Gli utenti con licenza "possono interagire con l'agente menzionandolo nella chat, ad esempio '@Facilitator add these topics to the agenda…'"; offre la "creazione di documenti Word durante o dopo la riunione, ad esempio '@Facilitator, create a BRD based on this meeting for the executive review'" e "Q&A basato su AI a partire dai contenuti della riunione e del web". L'"integrazione di task tracking con Planner" è indicata come anteprima pubblica.

Chi può dargli comandi. "Per aggiungere Facilitator a una riunione o attivarlo durante una riunione è richiesta una licenza Microsoft Copilot"; "solo i partecipanti alla riunione che sono organizzatori o relatori e che usano Teams per web o desktop possono attivare o disattivare Facilitator"; "gli utenti senza licenza non possono inviare prompt a Facilitator, ma possono vedere i prompt degli altri e le risposte di Facilitator". Non è "supportato nelle chat 1:1, nelle chat di gruppo né nelle chat e riunioni esterne".

Lingua. Quando viene attivato, all'utente "viene chiesto di selezionare la lingua parlata dai partecipanti durante la riunione. La lingua selezionata deve corrispondere alla lingua parlata durante la riunione, altrimenti le note non vengono generate." "Le note generate dall'AI per le riunioni supportano solo riunioni in cui si parla una sola lingua."

Dove vive l'output. Le note sono "archiviate come file .loop in una cartella OneDrive chiamata Meetings dell'utente che ha avviato Facilitator", e "qualsiasi contenuto generato da Facilitator durante la riunione è accessibile sia dalla chat della riunione sia dalle note della riunione in Recap".

Zoom: AI Companion in riunione, ZoomMate dopo

In riunione. Le Meeting questions with AI di Zoom "consentono ai partecipanti alla riunione di porre domande sul contenuto delle discussioni", con domande predefinite "Catch me up", "Was my name mentioned?" e "What are the action items?". L'host configura chi può chiedere: "tutti i partecipanti e gli invitati", "tutti i partecipanti solo da quando entrano", solo i partecipanti interni, oppure "solo gli host della riunione". Lavora sui "dati speech-to-text" della riunione in corso, su account Zoom Workplace Pro, Pro Plus, Business, Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus o Enterprise Bundle, in "più di 30 lingue", dove la "qualità delle lingue supportate varia in base alla lingua, alla qualità audio e ad altri fattori". La documentazione di Zoom non descrive l'assistente che interviene spontaneamente durante la riunione.

Dopo. ZoomMate, "disponibile in via generale oggi" dal 1° giugno 2026 "per i clienti online e diretti in Nord America" e "a partire da 20 $ per utente al mese con crediti AI inclusi", "trasforma le riunioni in lavoro finito, creando automaticamente presentazioni, documenti, fogli di calcolo, report e piani di progetto"; può "aggiornare record, creare attività di follow-up, redigere comunicazioni per i clienti e attivare workflow di onboarding o supporto" e "pianifica eventi in Google Calendar o Microsoft Outlook". Prima di una riunione può "estrarre informazioni chiave da Google Docs, issue Jira aperte e riportare discussioni recenti su Slack". La pagina di lancio di Zoom non indica se queste azioni vengano eseguite in autonomia o dopo la conferma di un utente. La disponibilità in EMEA e APAC è annunciata per più avanti nel 2026.

Google Meet: Ask Gemini durante la chiamata, i passi successivi dopo

In riunione. Ask Gemini in Meet consente a un partecipante di "riassumere le discussioni in corso o ottenere un recap di ciò che ha detto qualcuno", "identificare i punti chiave, le decisioni e gli action items" e "recuperare ciò che ti sei perso se sei entrato in ritardo". Risponde a partire dai sottotitoli della riunione, dai file Workspace accessibili all'utente e dai contenuti web pubblici, su richiesta: l'annuncio di Google descrive prompt digitati dall'utente, non suggerimenti proposti spontaneamente dall'assistente. Al lancio (rollout dal 29 settembre 2025) era disponibile per i clienti Business Plus, "al momento sono supportate solo le riunioni in inglese", solo desktop, non nelle breakout room, e "nessun dato dei sottotitoli verrà conservato dopo la fine della riunione".

Dopo. "Take notes for me" aggiunge al documento delle note una sezione di "suggested next steps" ("identificazione e organizzazione basate su AI dei passi successivi e dei follow-up discussi durante la riunione"); chi legge può "rivedere e modificare i passi successivi e i follow-up secondo necessità e persino assegnare l'attività a qualcuno". L'assegnazione è un clic di una persona, non dell'assistente. Disponibile su Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus e sugli add-on elencati; annunciato il 18 febbraio 2025. La documentazione di Google non descrive l'assistente che pianifica una riunione o scrive in un calendario su richiesta di un partecipante.

L'asse comune ai tre

Mettendo i tre uno accanto all'altro, emergono sempre le stesse quattro linee:

• Chi parla per primo. Facilitator pubblica da solo l'ordine del giorno, i promemoria della timeline e le note. L'AI Companion di Zoom in riunione e Ask Gemini rispondono quando vengono interpellati; la loro documentazione non descrive alcun intervento spontaneo.
• Chi può dare ordini. Facilitator: organizzatori e relatori con licenza, solo riunioni interne. Zoom: configurato dall'host, fino a "solo gli host della riunione". Meet: chiunque abbia l'edizione; l'assistente non compie azioni, quindi la questione non si pone.
• Cosa fa "fallo". Facilitator redige un documento Word e, in anteprima, tiene traccia delle attività in Planner. ZoomMate pianifica eventi di calendario e crea attività dopo la riunione. Meet identifica i passi successivi e lascia l'assegnazione a una persona.
• In quale lingua. Facilitator prende note nell'unica lingua selezionata per la riunione. Le domande in riunione di Zoom funzionano in più di trenta lingue. Ask Gemini è stato lanciato in inglese. Nessuno dei tre documenta un assistente che risponde a ciascun partecipante nella lingua di quel partecipante.

È da quest'ultima linea che parte InterMIND.

InterMIND: la stanza dell'host, con Mia dentro

Stato al 19 settembre 2026: Mia nelle riunioni è in anteprima: viene testata all'interno di InterMIND; qualsiasi account può attivarla in Impostazioni → Avanzate dopo aver accettato i termini alpha (la pagina Funzionalità in anteprima descrive ciascuna funzione). Questa sezione descrive come funziona nell'anteprima.

Mia è il partecipante AI di una riunione InterMIND. Ascolta attraverso la trascrizione della riunione (non è nella registrazione né nella trascrizione) e ogni partecipante la sente nella propria lingua: la risposta viene scritta in modo nativo in ciascuna lingua presente nella stanza e letta ad alta voce sul dispositivo di ogni partecipante. Risponde ai partecipanti con licenza dei piani a pagamento: un partecipante a pagamento l'ha in ogni riunione a cui prende parte, chiunque la ospiti; gli ospiti sentono le sue risposte agli altri. Tutto funziona sul gateway cloud dell'organizzazione (Azure OpenAI nella EU Data Zone per impostazione predefinita, Google Vertex AI nell'UE su richiesta, oppure l'endpoint del modello dell'organizzazione stessa), con l'AI disattivabile per organizzazione; i dettagli sono nella documentazione delle funzionalità AI.

Risponde per nome, oppure nel pannello Help. "Mia, cosa abbiamo concordato l'ultima volta?" a voce, oppure una riga nel pannello Help (⌘/ su Mac, Ctrl+/ altrove) mentre la riunione è aperta; ogni riga lì è rivolta a lei, senza bisogno del nome, e puoi darle un documento da leggere. Risponde a partire dalla trascrizione di questa sessione, dalla chat e dai documenti condivisi, e dai recap delle sessioni precedenti della stanza. Se la domanda è posta a voce, risponde a voce a tutta la stanza, ciascun partecipante nella propria lingua; se è posta nel pannello, risponde solo lì, nel tuo thread personale, dove nessun altro la vede. Il suo nome serve una volta sola: dopo una risposta vocale la conversazione resta aperta per circa un minuto e finché lo scambio prosegue, così chiunque può continuare senza chiamarla per nome; da solo nella stanza con lei, non serve alcun nome. Se inizi a parlare, si ferma.

Interviene da sola, in chat, mai sopra una voce. All'inizio pubblica ciò che la sessione precedente ha deciso e lasciato aperto e cosa c'è nella nota di agenda di oggi; a metà e cinque minuti prima della fine prevista, cosa è stato deciso, cosa è aperto e quali punti dell'ordine del giorno non sono stati toccati; quando qualcuno si assume un incarico, "Annotato: Anna — inviare il preventivo entro venerdì"; quando una domanda resta senza risposta e la risposta è in un recap precedente, in un documento condiviso o nella chat, la pubblica con la fonte. Non tira a indovinare e non cerca sul web. "Mia, silenzio" interrompe le sue note spontanee per il resto della riunione; ne pubblica al massimo venti all'ora.

Agisce sulla parola dell'host. L'host e i moderatori possono dirle di agire; gli altri partecipanti possono porre domande ma non dare ordini. Lei esegue subito e conferma a voce e in chat, dove l'host vede un pulsante Undo finché dura la riunione (funziona anche "Mia, annulla"):

• "Mia, organizza un follow-up giovedì prossimo alle tre": viene creata una nuova riunione, il suo link arriva in chat e l'evento viene inserito nel calendario Google o Microsoft collegato di chi ha dato il comando, nel suo fuso orario.
• "Mia, annota la decisione: andiamo con il fornitore B": la nota compare in chat e fa parte del recap.
• "Mia, manda il recap a Pipedrive": il recap di questa riunione viene inviato anche a quell'indirizzo, scelto dalla rubrica degli indirizzi di recap confermati dell'host.

Propone il passo successivo. Prima della fine confronta l'ordine del giorno con quanto è stato detto e propone un passo concreto: un follow-up per i punti non trattati, oppure un responsabile per una decisione presa ma mai assegnata. "Mia, sì" da parte dell'host la esegue.

Mia nelle riunioni è una funzione dei piani a pagamento: risponde ai partecipanti con licenza dei piani a pagamento, e le sue note e azioni si attivano quando l'host è uno di questi. Non esiste un interruttore separato: l'interruttore delle funzionalità AI dell'organizzazione la disattiva insieme a tutto il resto. Nel piano gratuito non risponde. Ciò che fa oggi fuori dalla stanza (nel pannello Help, in un canale e dall'assistente che usi già) è descritto nella guida alla segretaria AI.

Il confronto, in una tabella

Vedilo invece di leggerne

• Leggi come funziona Mia: la pagina di documentazione, compreso a chi risponde e cosa può chiederle l'host.
• Prova la demo live: senza registrazione; parla e ascolta la stanza tradotta per ogni ascoltatore.
• Guarda il benchmark: qualità di traduzione per coppia di lingue, mensile, su traffico reale, con metodologia pubblica.

FAQ

Che cos'è un assistente AI per riunioni? Un partecipante AI della riunione che durante la chiamata risponde alle domande a partire dalla trascrizione e dal materiale a cui ha accesso e, nella sua forma agentica, interviene da solo e compie azioni su richiesta di un partecipante. Un note taker, al contrario, scrive solo dopo la chiamata.

Cosa fa Microsoft Teams Facilitator durante una riunione? Secondo la documentazione di Microsoft, pubblica in chat l'ordine del giorno ricavato dall'invito o dalle note della riunione, mantiene indicatori di timeline "con promemoria a metà e in chiusura", scrive note collaborative in tempo reale, riassume decisioni e questioni aperte, risponde a domande a partire da contenuti della riunione e del web e, su richiesta, crea un documento Word o modifica l'ordine del giorno; il tracciamento delle attività in Planner è in anteprima.

Serve una licenza Copilot per Facilitator? Sì: "Per aggiungere Facilitator a una riunione o attivarlo durante una riunione è richiesta una licenza Microsoft Copilot." I partecipanti senza licenza possono leggere le sue note e risposte ma non possono interpellarlo.

Zoom AI Companion può rispondere a domande durante una riunione? Sì. Meeting questions with AI permette ai partecipanti di chiedere della discussione in corso, con domande predefinite come "Catch me up" e "What are the action items?"; l'host decide se possono chiedere tutti i partecipanti, solo quelli interni o solo gli host. Zoom lo elenca per gli account Workplace Pro e superiori, in più di 30 lingue.

Che cos'è ZoomMate? Il collega AI di Zoom, disponibile in via generale in Nord America dal 1° giugno 2026 a partire da 20 $ per utente al mese con crediti AI. Zoom lo descrive mentre crea documenti, attività e record dopo le riunioni e pianifica eventi in Google Calendar o Outlook; la sua pagina di lancio non dice se queste azioni vengano eseguite in autonomia o dopo conferma.

Google Meet ha un assistente AI durante la riunione? Ask Gemini in Meet risponde alle domande di un partecipante durante la chiamata (riepiloghi, decisioni, action items, aggiornamento) a partire da sottotitoli e file Workspace. È stato lanciato in inglese per Business Plus a settembre 2025. I suggested next steps compaiono dopo, nel documento delle note, dove una persona li assegna.

Un assistente AI per riunioni può pianificare la riunione di follow-up? Dipende dalla piattaforma. ZoomMate pianifica eventi di calendario dopo la riunione. La documentazione di Facilitator descrive documenti e attività Planner, non eventi di calendario. Meet lascia l'assegnazione a una persona. Mia di InterMIND crea la riunione di follow-up e l'evento di calendario sulla parola dell'host, durante la riunione, con un Undo.

Chi controlla cosa può fare l'assistente AI? In Teams, solo organizzatori e relatori con licenza possono attivare Facilitator o interpellarlo. In Zoom, l'host stabilisce chi può fare domande. In InterMIND, l'host e i moderatori possono dare ordini a Mia, gli altri partecipanti con licenza dei piani a pagamento possono farle domande e un owner o un admin può disattivare del tutto le funzionalità AI dell'organizzazione.

Partecipanti che parlano lingue diverse possono usare un solo assistente AI? Facilitator prende note nell'unica lingua selezionata per la riunione. Le domande in riunione di Zoom funzionano in più di 30 lingue, una per domanda. Ask Gemini è stato lanciato in inglese. Mia risponde a ogni partecipante nella sua lingua, in un'unica riunione.

L'assistente AI è nella registrazione? Mia no: ascolta attraverso la trascrizione e la sua voce non passa mai dal microfono di un altro partecipante, quindi non è né nella registrazione né nella trascrizione. Per le altre piattaforme, consulta la loro documentazione sul modello adottato; le note di Facilitator sono archiviate come file Loop e trattate come dati di trascrizione della riunione.

Fonti: Microsoft Learn — Set up Facilitator in Microsoft Teams, Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Zoom Support — Meeting questions with AI, Zoom — Zoom launches ZoomMate, Google Workspace Updates — Ask Gemini in Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" now captures "next steps", Documentazione InterMIND — Funzionalità AI. I vendor cambiano nel tempo piani, funzionalità, prezzi ed elenchi delle lingue; consulta le loro pagine per lo stato attuale. Tutti i dati verificati a settembre 2026.