L'assistente IA per riunioni che agisce durante l'incontro: cosa fanno Teams Facilitator, Zoom AI Companion, Google Meet Gemini e Mia di InterMIND durante la riunione (2026)

Per due anni «l'IA nelle riunioni» ha significato una cosa sola: un note taker. Ascoltava e, dopo la chiamata, inviava un riepilogo via email. Questo compito è ormai acquisito — ce l'hanno tutte le piattaforme — e abbiamo mappato chi conserva cosa in seguito nella guida al recap.

Il compito successivo è diverso. Un assistente IA per riunioni lavora durante la riunione: ricorda alla stanza cosa è stato deciso nella sessione precedente, annota un impegno nel momento in cui viene preso, pianifica il follow-up quando l'host lo chiede e, verso la fine, indica quali punti dell'ordine del giorno non sono stati toccati. G2 elenca ormai questa come una categoria di funzionalità a sé stante per le videoconferenze — "Agentic AI" — con tre capacità: assistenza proattiva, esecuzione autonoma di attività e capacità decisionale.

Questa guida è divisa in due parti. La prima spiega come condurre una riunione con un partecipante IA in modo che sia davvero utile — cosa inserire nell'invito, come rivolgersi a lui, chi dovrebbe poter dargli ordini, cosa controllare alla fine. La seconda è la mappa documentata: cosa offrono oggi Microsoft Teams, Zoom e Google Meet sotto questa voce, e cosa fa Mia di InterMIND. Ogni informazione sui fornitori è citata dalla documentazione pubblica del rispettivo fornitore, verificata a settembre 2026 e collegata in fondo alla pagina.

Note taker, assistente, agente — le tre parole

Un note taker ascolta e scrive in seguito. Non parla mai durante la riunione. Meeting Summary di Zoom, Teams Recap e "Take notes for me" di Google Meet sono note taker; il loro risultato è il verbale post-riunione.

Un assistente risponde durante la riunione quando gli viene chiesto — "cosa abbiamo deciso sul budget?", "aggiornami" — basandosi sulla trascrizione e sul materiale a cui può accedere. Le domande in-meeting di Zoom, Ask Gemini in Meet e Mia di InterMIND che risponde quando viene chiamata per nome sono assistenti.

Un agente fa altre due cose. Interviene di propria iniziativa quando qualcosa nella conversazione lo richiede (un impegno preso, una domanda rimasta senza risposta, il tempo che scorre), e agisce su richiesta — pianifica, registra, invia — invece di limitarsi a spiegare come farlo. Microsoft chiama la propria versione Facilitator; quella di Zoom è ZoomMate; quella di InterMIND è Mia. Il resto di questa guida riguarda proprio questa terza parola, e le due domande che pone in ogni organizzazione: quando gli è permesso interrompere e chi è autorizzato a dargli ordini.

Come condurre una riunione con un partecipante IA

Le meccaniche differiscono da piattaforma a piattaforma (di seguito), ma la pratica è la stessa su tutte.

1. Forniscigli un ordine del giorno prima della riunione. Un agente che conosce l'ordine del giorno può dirti cosa è stato saltato; uno che non lo conosce può solo riassumere. In Teams l'ordine del giorno viene letto dall'invito o dalle note della riunione; in InterMIND è la nota dell'ordine del giorno della riunione; in Zoom e Meet oggi non esiste un input per l'ordine del giorno dell'assistente.
2. Decidi chi può comandarlo. In una chiamata con un cliente, il cliente dovrebbe poter chiedere qualcosa all'assistente, ma non dovrebbe poter pianificare il follow-up del tuo team. Verifica quale piattaforma ti permette di separare le due cose prima della chiamata, non durante.
3. Rivolgiti a lui chiamandolo per nome, con una frase completa. "Mia, cosa abbiamo deciso sul fornitore l'ultima volta?" funziona; una parola chiave da sola no. Gli assistenti descritti di seguito si attivano con un nome, una @-mention o un pulsante — ciò che il modello legge è la frase che segue.
4. Lascia che registri gli impegni nel momento in cui vengono presi. "Mando il preventivo entro venerdì" è la frase più preziosa della riunione, ed è anche quella che si perde più spesso. Un agente che la scrive in chat nell'istante in cui viene pronunciata produce un recap che nessuno deve ricostruire.
5. Usa gli ultimi cinque minuti. Chiedigli cosa è ancora aperto e quali punti dell'ordine del giorno non sono stati trattati. Se può pianificare il follow-up, fallo mentre siete tutti presenti, così chi non è d'accordo sulla data può dirlo subito.
6. Tieni a portata di mano l'annullamento. Ogni azione compiuta dall'agente dovrebbe essere reversibile dal punto in cui è stata annunciata. Se la piattaforma non prevede un annullamento, considera le sue azioni come proposte e confermale tu stesso.
7. Sappi cosa ha sentito. Un assistente che partecipa come membro della riunione compare nella registrazione e nella trascrizione; uno che ascolta tramite la trascrizione no. Entrambe le soluzioni sono valide — ma comunica ai partecipanti esterni quale delle due è presente.

Microsoft Teams: Facilitator

Facilitator è l'agente di Microsoft per le riunioni di Teams. La documentazione di Microsoft lo descrive come "un agente basato sull'IA che aiuta a mantenere le riunioni focalizzate, organizzate e orientate all'azione, facendo emergere gli ordini del giorno, monitorando i progressi e catturando i punti salienti in tempo reale". A differenza di Copilot in Teams, i cui prompt "sono privati per il singolo utente", Facilitator "si comporta come un assistente seduto nelle riunioni dei tuoi utenti": un prompt inviato a lui e la sua risposta vengono mostrati "all'interno della conversazione della riunione, visibili a tutti".

Interviene di propria iniziativa. L'agente "verifica se esiste un ordine del giorno nell'invito alla riunione e nel componente Loop delle note della riunione, e poi invia l'ordine del giorno nella chat della riunione", mantiene "indicatori visivi della timeline per seguire argomenti e tempo, con promemoria a metà riunione e alla conclusione", "menziona con @ i partecipanti assenti nella chat della riunione quando vengono citati più volte", e "riassume le decisioni chiave e le domande aperte della discussione" in note collaborative in tempo reale.

Agisce su richiesta. Gli utenti con licenza "possono interagire con l'agente menzionandolo nella chat, per esempio '@Facilitator aggiungi questi argomenti all'ordine del giorno…'"; offre la "creazione di documenti Word durante o dopo la riunione, per esempio '@Facilitator, crea un BRD basato su questa riunione per la revisione esecutiva'", e "domande e risposte basate sull'IA a partire dal contenuto della riunione e dal web". L'"integrazione di task tracking con Planner" è elencata come anteprima pubblica.

Chi può dargli ordini. "È necessaria una licenza Microsoft Copilot per aggiungere Facilitator a una riunione o per attivarlo durante la riunione"; "solo i partecipanti alla riunione che sono organizzatori o relatori e che usano Teams per il web o per desktop possono attivare o disattivare Facilitator"; "gli utenti senza licenza non possono inviare prompt a Facilitator, ma possono vedere i prompt inviati da altri e le risposte di Facilitator". Non "è supportato nelle chat 1:1, nelle chat di gruppo o nelle chat e riunioni esterne".

Lingua. Quando viene attivato, all'utente "viene chiesto di selezionare la lingua che i partecipanti parlano durante la riunione. La lingua selezionata deve corrispondere alla lingua effettivamente parlata durante la riunione, altrimenti le note non vengono generate." "Le note generate dall'IA per le riunioni supportano solo riunioni in cui si parla una sola lingua."

Dove si trova il risultato. Le note vengono "salvate come file .loop in una cartella di OneDrive chiamata Meetings dell'utente che ha avviato Facilitator", e "qualsiasi contenuto generato da Facilitator durante la riunione è accessibile sia tramite la chat della riunione sia tramite le note della riunione in Recap".

Zoom: AI Companion durante la riunione, ZoomMate dopo la riunione

Durante la riunione. La funzione Meeting questions with AI di Zoom "consente ai partecipanti alla riunione di porre domande sul contenuto delle discussioni della riunione", con domande predefinite come "Catch me up", "Was my name mentioned?" e "What are the action items?". L'host configura chi può fare domande: "Tutti i partecipanti e gli invitati", "Tutti i partecipanti, ma solo da quando entrano", solo i partecipanti interni, oppure "Solo gli host della riunione". La funzione lavora sui "dati speech-to-text" della riunione in corso, sugli account Zoom Workplace Pro, Pro Plus, Business, Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus o Enterprise Bundle, in "più di 30 lingue", dove "la qualità delle lingue supportate varia in base alla lingua, alla qualità audio e ad altri fattori". La documentazione di Zoom non descrive l'assistente come qualcosa che interviene spontaneamente durante la riunione.

Dopo la riunione. ZoomMate, "generalmente disponibile da oggi" a partire dal 1° giugno 2026 "per i clienti online e diretti in Nord America" e "a partire da 20 $ per utente al mese, con crediti IA inclusi", "trasforma le riunioni in lavoro finito, creando automaticamente presentazioni, documenti, fogli di calcolo, report e piani di progetto"; può "aggiornare record, creare attività di follow-up, redigere comunicazioni ai clienti e attivare flussi di onboarding o supporto" e "pianifica eventi in Google Calendar o Microsoft Outlook". Prima di una riunione può "recuperare informazioni chiave da Google Docs, ticket Jira aperti e discussioni recenti su Slack". La pagina di lancio di Zoom non specifica se queste azioni vengano eseguite in autonomia o dopo la conferma dell'utente. La disponibilità per EMEA e APAC è annunciata per la seconda parte del 2026.

Google Meet: Ask Gemini durante la chiamata, i passaggi successivi dopo

Durante la riunione. Ask Gemini in Meet consente a un partecipante di "riassumere le discussioni in corso, o ottenere un recap di quanto detto da qualcuno", "identificare i punti principali, le decisioni e gli action item" e "recuperare ciò che si è perso se si è entrati in ritardo". Risponde basandosi sui sottotitoli della riunione, sui file di Workspace accessibili all'utente e sui contenuti pubblici del web, su richiesta: l'annuncio di Google descrive prompt digitati dall'utente, non suggerimenti proposti spontaneamente dall'assistente. Al lancio (rollout dal 29 settembre 2025) era disponibile per i clienti Business Plus, "attualmente sono supportate solo le riunioni in inglese", solo su desktop, non nelle breakout room, e "nessun dato dei sottotitoli viene conservato dopo la fine della riunione".

Dopo la riunione. "Take notes for me" aggiunge una sezione "passaggi successivi suggeriti" — "identificazione e organizzazione, basata sull'IA, dei passaggi successivi e dei follow-up discussi durante la riunione" — al documento delle note; il lettore può "rivedere e modificare i passaggi successivi e i follow-up secondo necessità, e persino assegnare l'attività a qualcuno". L'assegnazione è un clic di una persona, non dell'assistente. Disponibile su Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus e i componenti aggiuntivi elencati; annunciato il 18 febbraio 2025. La documentazione di Google non descrive l'assistente come qualcosa che pianifica una riunione o scrive su un calendario a richiesta di un partecipante.

L'asse comune ai tre

Messi a confronto, i tre mostrano le stesse quattro linee:

• Chi parla per primo. Facilitator pubblica l'ordine del giorno, i promemoria della timeline e le note di propria iniziativa. L'AI Companion in-meeting di Zoom e Ask Gemini rispondono quando vengono interrogati; la loro documentazione non descrive alcun intervento spontaneo.
• Chi può dare ordini. Facilitator: organizzatori e relatori con licenza, solo riunioni interne. Zoom: configurabile dall'host, fino a "solo gli host della riunione". Meet: chiunque abbia l'edizione giusta; l'assistente non compie azioni, quindi la domanda non si pone.
• Cosa fa "eseguilo". Facilitator redige un documento Word e, in anteprima, traccia le attività in Planner. ZoomMate pianifica eventi di calendario e crea attività dopo la riunione. Meet identifica i passaggi successivi e lascia l'assegnazione a una persona.
• In quale lingua. Facilitator prende note nell'unica lingua selezionata per la riunione. Le domande in-meeting di Zoom funzionano in più di trenta lingue. Ask Gemini è stato lanciato in inglese. Nessuno dei tre documenta un assistente che risponde a ciascun partecipante nella sua lingua.

È da quest'ultima riga che parte InterMIND.

InterMIND: Mia, il partecipante IA della riunione

Mia è il partecipante IA di una riunione InterMIND. Ascolta attraverso la trascrizione della riunione — non è presente nella registrazione né lei stessa nella trascrizione — e ogni partecipante la sente nella propria lingua: la risposta viene scritta in modo nativo in ciascuna lingua presente nella stanza e pronunciata sul dispositivo di ogni partecipante. Anche gli ospiti della riunione possono rivolgersi a lei. Tutto questo funziona sul gateway cloud proprio dell'organizzazione (Azure OpenAI nella EU Data Zone per impostazione predefinita, Google Vertex AI nell'UE su richiesta, oppure un endpoint del modello proprio dell'organizzazione), con l'IA disattivabile per organizzazione; i dettagli sono nella documentazione delle funzionalità IA.

Risponde quando la chiami per nome — oppure nella tua chat privata con lei. "Mia, cosa abbiamo deciso l'ultima volta?" ad alta voce, oppure una riga nella modalità privata della chat della riunione (il lucchetto vicino al campo del messaggio; ogni riga scritta lì è per lei, senza bisogno del nome, e puoi anche darle un documento da leggere). Risponde basandosi sulla trascrizione, la chat e i documenti condivisi di questa sessione, e sui recap delle sessioni precedenti della stanza. Se interpellata ad alta voce, risponde ad alta voce a tutta la stanza, ogni partecipante nella propria lingua; se interpellata privatamente, risponde solo in quel thread, salvato per te in questa stanza, dove nessun altro può vederlo. Il suo nome è necessario una sola volta: dopo una risposta parlata la conversazione resta aperta per circa un minuto e per tutta la durata dello scambio, così chiunque può proseguire senza pronunciare il suo nome; da soli nella stanza con lei, non serve alcun nome. Basta iniziare a parlare e lei si ferma.

Interviene di propria iniziativa — nella chat, mai sopra una voce. All'inizio pubblica quanto deciso e lasciato in sospeso nella sessione precedente e cosa prevede la nota dell'ordine del giorno di oggi; a metà riunione e cinque minuti prima della fine prevista, cosa è stato deciso, cosa è ancora aperto e quali punti dell'ordine del giorno non sono stati trattati; quando qualcuno si prende un impegno, "Annotato: Anna — invia il preventivo entro venerdì"; quando una domanda resta senza risposta e la risposta si trova in un recap precedente, in un documento condiviso o nella chat, la pubblica indicandone la fonte. Non fa supposizioni e non cerca sul web. "Mia, silenzio" interrompe le sue note spontanee per il resto della riunione; ne pubblica al massimo venti in un'ora.

Agisce su ordine dell'host. L'host e i moderatori possono dirle di agire; gli altri partecipanti possono farle domande ma non darle ordini. Lo fa immediatamente e conferma ad alta voce e in chat, dove l'host vede un pulsante Annulla per tutta la durata della riunione (funziona anche "Mia, annulla"):

• "Mia, organizza un follow-up giovedì prossimo alle tre" — viene creata una nuova riunione, il suo link arriva in chat, e l'evento viene inserito nel calendario Google o Microsoft collegato di chi ha dato l'ordine, nel proprio fuso orario.
• "Mia, annota la decisione: procediamo con il fornitore B" — la nota compare in chat ed entra a far parte del recap.
• "Mia, invia il recap a Pipedrive" — il recap di questa riunione viene inviato anche a quell'indirizzo, preso dalla rubrica dei recap confermata dall'host.

Propone il passo successivo. Prima della fine confronta l'ordine del giorno con quanto è stato detto e propone un'azione concreta — un follow-up per i punti non trattati, oppure un responsabile per una decisione presa ma senza un incaricato esplicito. Un "Mia, sì" da parte dell'host la esegue.

Mia nelle riunioni è disponibile sui piani a pagamento e lì è attiva per impostazione predefinita; un unico interruttore in Integrazioni la disattiva completamente per l'organizzazione. Nel piano gratuito non è presente.

Il confronto, in una tabella

Vedilo, invece di leggerne soltanto

• Scopri come funziona Mia — la pagina della documentazione, incluso come un owner attiva o disattiva le sue note e azioni.
• Prova la demo dal vivo — senza registrazione; parla e ascolta la stanza tradotta per ogni ascoltatore.
• Guarda il benchmark — qualità di traduzione mensile per coppia linguistica su traffico reale, con metodologia pubblica.

FAQ

Cos'è un assistente IA per riunioni? Un partecipante IA della riunione che risponde a domande durante la chiamata basandosi sulla trascrizione e sul materiale a cui può accedere e — nella sua forma agentica — interviene di propria iniziativa e compie azioni su richiesta di un partecipante. Un note taker, invece, scrive solo dopo la chiamata.

Cosa fa Microsoft Teams Facilitator durante una riunione? Secondo la documentazione di Microsoft, pubblica in chat l'ordine del giorno tratto dall'invito o dalle note della riunione, mantiene indicatori della timeline "con promemoria a metà riunione e alla conclusione", scrive note collaborative in tempo reale, riassume decisioni e domande aperte, risponde a domande basandosi sul contenuto della riunione e del web e, su richiesta, crea un documento Word o modifica l'ordine del giorno; il task tracking con Planner è in anteprima.

Serve una licenza Copilot per usare Facilitator? Sì: "è necessaria una licenza Microsoft Copilot per aggiungere Facilitator a una riunione o per attivarlo durante la riunione". I partecipanti senza licenza possono leggere le sue note e le sue risposte, ma non possono inviargli prompt.

Zoom AI Companion può rispondere a domande durante una riunione? Sì. Meeting questions with AI permette ai partecipanti di fare domande sulla discussione in corso, con domande predefinite come "Catch me up" e "What are the action items?"; l'host decide se possono chiedere tutti i partecipanti, solo quelli interni o solo gli host. Zoom la offre per gli account Workplace Pro e superiori, in più di 30 lingue.

Cos'è ZoomMate? Il collega IA di Zoom, generalmente disponibile in Nord America dal 1° giugno 2026, a partire da 20 $ per utente al mese con crediti IA. Zoom lo descrive come uno strumento che crea documenti, attività e record dopo le riunioni e pianifica eventi in Google Calendar o Outlook; la pagina di lancio non specifica se queste azioni siano autonome o richiedano una conferma.

Google Meet ha un assistente IA durante la riunione? Ask Gemini in Meet risponde alle domande di un partecipante durante la chiamata — riepiloghi, decisioni, action item, aggiornamenti — basandosi su sottotitoli e file di Workspace. È stato lanciato in inglese per Business Plus nel settembre 2025. I passaggi successivi suggeriti compaiono in seguito nel documento delle note, dove una persona li assegna.

Un assistente IA per riunioni può pianificare la riunione di follow-up? Dipende dalla piattaforma. ZoomMate pianifica eventi di calendario dopo la riunione. La documentazione di Facilitator descrive documenti e attività Planner, non eventi di calendario. Meet lascia l'assegnazione a una persona. Mia di InterMIND crea la riunione di follow-up e l'evento di calendario su ordine dell'host, durante la riunione, con un pulsante Annulla.

Chi controlla cosa può fare l'assistente IA? In Teams, solo gli organizzatori e i relatori con licenza possono attivare Facilitator o inviargli prompt. In Zoom, l'host stabilisce chi può fare domande. In InterMIND, l'host e i moderatori possono dare ordini a Mia, gli altri partecipanti possono solo farle domande, e un owner o un admin può disattivare le sue note e azioni per l'intera organizzazione.

I partecipanti che parlano lingue diverse possono usare un unico assistente IA? Facilitator prende note nell'unica lingua selezionata per la riunione. Le domande in-meeting di Zoom funzionano in più di 30 lingue, una per domanda. Ask Gemini è stato lanciato in inglese. Mia risponde a ogni partecipante nella propria lingua, all'interno della stessa riunione.

L'assistente IA è presente nella registrazione? Mia no: ascolta attraverso la trascrizione e la sua voce non passa mai attraverso il microfono di un altro partecipante, quindi non è né nella registrazione né nella trascrizione. Verifica la documentazione delle altre piattaforme per il loro modello specifico; le note di Facilitator sono salvate come file Loop e trattate come dati della trascrizione della riunione.

Fonti: Microsoft Learn — Configurare Facilitator in Microsoft Teams, Microsoft Support — Facilitator nelle riunioni di Microsoft Teams, Zoom Support — Domande della riunione con l'IA, Zoom — Zoom lancia ZoomMate, Google Workspace Updates — Ask Gemini in Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" ora rileva anche i "prossimi passi", Documentazione InterMIND — Funzionalità IA. I fornitori modificano piani, funzionalità, prezzi ed elenchi di lingue nel tempo; verifica le loro pagine per lo stato attuale. Tutti i fatti sono stati verificati a settembre 2026.