Informativa sulla privacy

Data di entrata in vigore: 17 giugno 2026

1. Chi siamo

InterMIND ("il Servizio") — la piattaforma per meeting con traduzione vocale in tempo reale, disponibile su intermind.com e tramite le app mobile InterMIND — è gestita da:

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C ("Golden Fish LLC", "noi"), Office No. OF 405-070, Building PR1005 - OF405, Port Saeed, Dubai, Emirati Arabi Uniti.

Per i dati personali trattati tramite il Servizio, Golden Fish LLC agisce in qualità di titolare del trattamento, tranne quando la tua organizzazione utilizza InterMIND in base a un proprio accordo con noi: in tal caso la tua organizzazione è il titolare del trattamento e noi trattiamo i dati per suo conto (vedi il nostro Data Processing Addendum).

Editore e titolare della proprietà intellettuale: MindMeeting OÜ (Estonia), Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonia. Gestore del Servizio ed entità contrattuale: Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C (Emirati Arabi Uniti). Le app mobile InterMIND sono pubblicate da MindMeeting OÜ per conto di Golden Fish LLC e su sua licenza; Golden Fish LLC gestisce il Servizio ed è responsabile dei dati personali trattati tramite di esso.

I numeri di registrazione, i dati delle licenze e i link ai registri ufficiali delle autorità governative di entrambe le società si trovano nella nostra pagina Azienda.

Contatto per la privacy: privacy@intermind.com

Rappresentante UE/SEE (articolo 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonia, agisce come nostro rappresentante nell'Unione europea ai sensi dell'articolo 27 GDPR. Gli utenti dell'UE/SEE e le autorità di controllo possono contattare il nostro rappresentante in materia di protezione dei dati all'indirizzo privacy@intermind.com (oggetto: "EU representative").

Questa informativa riguarda solo intermind.com e le app InterMIND. Il sito aziendale mind.com è gestito separatamente e ha una propria informativa.

2. Cosa raccogliamo e perché

Cosa	Dettagli	Perché (finalità)	Base giuridica
Dati dell'account	Email, nome visualizzato, foto del profilo, preferenze linguistiche	Creazione e gestione del tuo account	Contratto
Audio/video del meeting	Flussi in diretta durante una chiamata — transitori, mai archiviati (vedi §3)	Svolgimento della chiamata: trasmissione, riconoscimento vocale, traduzione in tempo reale	Contratto
Trascrizioni	Parlato riconosciuto e tradotto con i nomi dei relatori	Sottotitoli/traduzione in diretta; disponibili ai partecipanti dopo il meeting fino alla cancellazione	Contratto
Registrazioni e file	Registrazioni dei meeting che avvii, allegati della chat, documenti	Rendere i tuoi contenuti disponibili a te e ai partecipanti	Contratto
Riepilogo AI del meeting	La trascrizione del tuo meeting viene inviata una sola volta, al termine del meeting per generare una sintesi	Riepilogo post-meeting nella chat del meeting	Legittimo interesse (dichiarato qui)
Traduzione di documenti	Contenuto dei documenti che invii per la traduzione	Tradurre il documento su tua richiesta	Contratto
Pagine di stato del team	Sui piani che le includono (non su Basic): il contenuto di ogni recap del meeting (inviato una sola volta per versione del recap all'AI selezionata dalla tua organizzazione, §3), i fatti che ne derivano — richieste, promesse, attività, decisioni, domande, problemi, rischi, denaro — ciascuno con una citazione testuale dal recap, i nomi delle persone così come sono stati pronunciati nel meeting (chi ha chiesto, chi ha promesso, a chi è assegnato, quale cliente o fornitore), l'associazione del nome di un assegnatario a un account membro e gli obiettivi scritti dall'amministratore; i messaggi nei canali del team (non nei meeting ad hoc tramite link) letti una sola volta rispetto alle attività e alle promesse aperte di quel canale e dei canali che condividono con esso un tag — un messaggio che dichiara concluso un elemento lo chiude con un estratto testuale del messaggio, mostrato nella pagina con un link al messaggio; un canale letto dalle pagine riceve un avviso una tantum da Mia	Mostrare all'organizzazione lo stato del proprio lavoro — attività aperte, problemi, richieste e denaro in gioco — ai suoi membri e tramite gli assistenti AI collegati. Le pagine valutano il lavoro, non le persone: nulla valuta, classifica o assegna punteggi a un individuo. I membri vedono solo i fatti delle sessioni che hanno ospitato o a cui hanno partecipato e le righe loro assegnate; gli amministratori vedono le pagine dell'organizzazione. I fatti restano finché esiste il recap da cui derivano (§6)	Legittimo interesse della tua organizzazione, in qualità di titolare del trattamento, a monitorare il proprio lavoro — noi trattiamo i dati per suo conto ai sensi del DPA; l'organizzazione sceglie un piano che include le pagine ai sensi dei Termini di servizio (§5, «Pagine di stato del team»)
Messaggi della chat	Testo dei messaggi e cronologia delle modifiche; le chat dei meeting ad hoc vengono eliminate al termine della chiamata	Messaggistica	Contratto
Dati di fatturazione	Nome, email, indirizzo di fatturazione, registri di abbonamento e utilizzo. I numeri di carta non passano mai dai nostri sistemi — i pagamenti sono gestiti da Stripe oppure, per gli acquirenti di alcuni paesi, da Paddle, che vende l'abbonamento in qualità di merchant of record. Sui piani fatturati per membro attivo, a ogni rinnovo vengono conteggiati i membri attivi nei 28 giorni precedenti; l'attività è un'azione registrata dai nostri server — partecipare a un meeting, inviare un messaggio in chat, interpellare Mia — e una chiamata a uno strumento effettuata a tuo nome tramite un assistente AI collegato conta come attività ai fini della fatturazione per membro attivo (vedi "Attività dell'assistente")	Addebito dei piani a pagamento; obblighi fiscali/contabili	Contratto; obbligo legale
Attività dell'assistente	Quando colleghi un assistente AI (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini o un altro client MCP) al tuo account: l'ID del tuo account, l'ora dell'ultima chiamata riuscita a uno strumento, il nome dello strumento e l'assistente da cui proviene, e lo spazio di lavoro interessato — mai la domanda che hai posto né la risposta ricevuta	Conteggiarti come membro attivo del tuo spazio di lavoro ai fini della fatturazione e mostrare all'amministratore del tuo spazio di lavoro quando sei stato attivo l'ultima volta	Contratto
Analisi di utilizzo	Eventi di prodotto, replay delle sessioni, tracce degli errori. Nel browser — solo dopo il tuo consenso tramite il banner dei cookie (le analisi sono disattivate per impostazione predefinita). Nelle app InterMIND per iPhone, Android, Windows e macOS — quali schermate e funzioni apri, attive per impostazione predefinita, disattivabili in qualsiasi momento in Impostazioni; mai il contenuto di un meeting o di una chat	Migliorare il prodotto, correggere gli errori	Consenso (analisi nel browser); legittimo interesse (statistiche d'uso delle app, monitoraggio degli errori)
Registri dell'account	Il fatto e l'ora degli eventi dell'account registrati sui nostri server — registrazione, modifiche all'abbonamento e ai pagamenti, uso delle API — associati all'ID del tuo account; nessun cookie e nessun dato di navigazione	Conteggio delle registrazioni e delle conversioni a pagamento, misurazione dell'uso del prodotto	Legittimo interesse
Diagnostica del Servizio	Dati tecnici su un malfunzionamento, registrati sui nostri server: che l'audio in ingresso ha smesso di arrivare durante una chiamata, il numero di riconnessioni dei media, una richiesta non riuscita di un nuovo account — solo numeri e identificatori, mai il contenuto di una conversazione; non inviati al fornitore di analisi e non dipendenti dalla scelta sui cookie	Rilevare e correggere i malfunzionamenti che impediscono alle persone di sentirsi o di usare il Servizio	Legittimo interesse
Email transazionali	Il tuo indirizzo email, i codici di accesso monouso, le notifiche	Accesso e notifiche di servizio	Contratto
Email di prodotto	Il tuo indirizzo email, l'anzianità dell'account, se hai tenuto un meeting e lo stato di consegna (consegnata/respinta)	Alcune brevi email dopo la registrazione e un aggiornamento mensile sul prodotto; ognuna contiene un link di annullamento dell'iscrizione con un clic e puoi disattivarle in Impostazioni → Avanzate → Privacy	Legittimo interesse
Richieste commerciali	Nome, email, azienda, messaggio dai moduli di contatto/partner	Rispondere alla tua richiesta	Legittimo interesse
Richieste di uscita degli ospiti	Quando un ospite che ha partecipato a un meeting tramite link chiede all'host di aggiungerlo dopo la chiamata: il nome usato dall'ospite nel meeting, l'indirizzo email che inserisce, la sua lingua e il meeting a cui si riferisce, conservati con quel meeting per il suo host. Un ospite che invece conserva il meeting creando un account viene registrato come lettore del recap di quella sola sessione	Consentire all'host di aggiungere l'ospite e fornire all'ospite che ha creato un account il recap di quella sessione nella sua lingua	Contratto

Non vendiamo dati personali e non utilizziamo i contenuti dei tuoi meeting per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

Dati utente di Google

InterMIND riceve dati dalle API di Google solo quando sei tu a collegare una funzione di Google, e solo per quella funzione:

Accedi con Google — il tuo indirizzo email, nome e foto del profilo, per creare e gestire il tuo account.
Google Calendar — gli eventi di cui sei proprietario: InterMIND li legge per mostrare i tuoi meeting e crea o annulla solo gli eventi creati da InterMIND stesso.
Google Drive — solo i file che scegli nel selettore file di Google, collegati in un meeting o in una chat. InterMIND condivide il link, non il file: il contenuto resta in Google Drive e non viene riassunto dall'AI.
Rubrica di Google Workspace — un elenco in sola lettura degli utenti della tua organizzazione, quando un amministratore li importa.
Componente aggiuntivo InterMIND per Google Workspace Studio — non legge alcun dato di Google; la sua unica autorizzazione è connettersi a intermind.com con la chiave API che incolli.

L'uso dei dati utente grezzi o derivati ricevuti dalle API di Google Workspace è conforme alla Google API Services User Data Policy e alla Google Workspace API User Data and Developer Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. Non utilizziamo, trasferiamo né vendiamo i dati utente di Google — grezzi, aggregati o derivati — per creare, addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale o di machine learning di base o generalisti. Non trasferiamo i dati utente di Google a terze parti, se non per quanto necessario a fornire la funzione che hai collegato, per rispettare la legge o nell'ambito di una fusione o acquisizione con una protezione equivalente, e nessun essere umano li legge se non con il tuo permesso, per motivi di sicurezza o per rispettare la legge.

Servizi API di YouTube

InterMIND utilizza i servizi API di YouTube per un unico scopo: pubblicare i nostri video di prodotto sul nostro canale YouTube e mantenere aggiornati titoli, descrizioni, sottotitoli e playlist. Questo avviene con il nostro account Google, da uno strumento interno che non viene distribuito agli utenti. Non legge alcun dato su di te o su altri spettatori, e nessun dato ottenuto tramite i servizi API di YouTube viene archiviato, condiviso con terze parti o usato per la pubblicità. I video di prodotto incorporati su intermind.com vengono riprodotti dal player di YouTube in modalità privacy avanzata (youtube-nocookie.com); ciò che YouTube raccoglie mentre guardi è descritto nell'Informativa sulla privacy di Google e, guardandoli, accetti anche i Termini di servizio di YouTube. Qualsiasi account Google che abbia concesso al nostro strumento l'accesso a un canale YouTube può revocarlo in qualsiasi momento nella pagina delle impostazioni di sicurezza di Google.

3. Come vengono trattati i meeting

I flussi audio e video non vengono archiviati. Passano attraverso la nostra infrastruttura multimediale (ospitata in Germania e in Francia) per la trasmissione, il riconoscimento vocale e la traduzione, ed esistono solo per la durata della chiamata. Viene conservato soltanto ciò che è elencato sopra: trascrizioni, registrazioni che avvii esplicitamente, chat.
Le funzioni AI — recap dei meeting, riepiloghi dei documenti, assistente di scrittura e Ask AI — funzionano sul gateway AI selezionato dalla tua organizzazione: per impostazione predefinita Azure OpenAI nella EU Data Zone (Microsoft), oppure, a scelta, Google Vertex AI sul suo endpoint multi-regione UE o Amazon Bedrock a Francoforte (AWS), ciascuno nel nostro tenant dedicato secondo i termini di trattamento dei dati del fornitore, senza addestramento sui tuoi contenuti; oppure un endpoint gestito direttamente dalla tua organizzazione. Un'organizzazione può disattivare le funzioni AI; trascrizione e traduzione continuano a funzionare.
La registrazione è visibile ai partecipanti. Sei responsabile del rispetto delle leggi che ti riguardano quando registri o trascrivi una conversazione (alcune giurisdizioni richiedono il consenso di tutti i partecipanti).

4. Con chi condividiamo i dati (subresponsabili del trattamento)

Ci avvaliamo di un numero ristretto di fornitori di infrastruttura e di servizi. L'elenco completo e versionato — con finalità, area di trattamento e garanzie di ciascun fornitore — è pubblicato su /legal/subprocessors. In sintesi, verificato rispetto alla nostra infrastruttura:

Hosting dell'applicazione, database, server in tempo reale, archiviazione di oggetti, analisi e monitoraggio degli errori funzionano tutti nell'UE (Francoforte, Parigi, archiviazione multi-regione UE).
I media dei meeting, il riconoscimento vocale e la traduzione funzionano su infrastruttura in Germania e Francia.
Le funzioni AI (§3) funzionano nelle regioni UE di Microsoft, Google o Amazon Web Services, nel nostro tenant dedicato.
Stripe (pagamenti), Google/Microsoft (accesso OAuth facoltativo) e le entità societarie di alcuni fornitori ospitati nella UE hanno sede negli Stati Uniti — coperti dalle Clausole contrattuali standard e/o dall'EU–US Data Privacy Framework.
Paddle (pagamenti in qualità di merchant of record in alcuni paesi) ha sede nel Regno Unito — coperto dalla decisione di adeguatezza del Regno Unito.

5. Trasferimenti internazionali

Il trattamento avviene per impostazione predefinita nell'UE (vedi §4). Quando l'entità societaria di un fornitore ha sede al di fuori dell'UE/SEE, i trasferimenti sono coperti dalle Clausole contrattuali standard o da un meccanismo di adeguatezza.

Gli Emirati Arabi Uniti, dove ha sede Golden Fish LLC, dispongono di una normativa completa sulla protezione dei dati ma non sono oggetto di una decisione di adeguatezza dell'UE. Quando si accede a dati personali da un paese al di fuori del SEE, o li si trasferisce verso tale paese — compreso l'accesso da parte nostra per l'amministrazione del Servizio — ci avvaliamo di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR (Clausole contrattuali standard e, ove applicabile, l'EU–US Data Privacy Framework) insieme a misure tecniche supplementari come la cifratura in transito e a riposo e l'archiviazione e il trattamento vincolati all'UE. Una copia delle garanzie pertinenti è disponibile su richiesta all'indirizzo privacy@intermind.com.

6. Conservazione dei dati

Conserviamo i tuoi contenuti — registrazioni dei meeting, trascrizioni, traduzioni e messaggi della chat — finché il tuo account o lo spazio di lavoro del team restano attivi, in modo che rimangano a tua disposizione. La conservazione è sotto il tuo controllo: puoi eliminare singole registrazioni, canali o messaggi in qualsiasi momento, e l'eliminazione del tuo account cancella definitivamente tutti i contenuti associati (nel nostro database e nell'archiviazione) insieme alla cancellazione di qualsiasi abbonamento attivo. Non imponiamo alcuna scadenza automatica ai tuoi contenuti: sei tu a decidere per quanto tempo vengono conservati.

Alcuni dati sono conservati solo temporaneamente per ragioni operative: le esportazioni dei dati dell'account sono disponibili per 7 giorni prima dell'eliminazione, le sessioni anonime degli ospiti vengono eliminate entro 24 ore e i codici di verifica email monouso vengono rimossi alla scadenza. La richiesta di un ospite di essere aggiunto a un meeting viene eliminata insieme a quel meeting; il record di lettore di un ospite per il recap di una sessione viene eliminato insieme a quella sessione o a quel meeting, oppure con l'account.

I fatti derivati per le pagine di stato del team restano finché esiste il recap da cui derivano: eliminare gli artefatti di una sessione ne elimina i fatti, eliminare lo spazio di lavoro o l'account li elimina tutti. Disattivare le pagine di stato del team sospende l'estrazione e nasconde i fatti memorizzati; non li elimina.

7. I tuoi diritti

A seconda della tua giurisdizione (anche ai sensi del GDPR), hai il diritto di accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli ed esportarli, di opporti a determinati trattamenti o limitarli e di revocare il consenso in qualsiasi momento.

Due di questi diritti sono in self-service e hanno effetto immediato:

Cancellazione — elimina il tuo account in Impostazioni; questo rimuove definitivamente i tuoi dati dal nostro database e dall'archiviazione e annulla qualsiasi abbonamento attivo.
Portabilità — esporta tutti i dati del tuo account come archivio ZIP da Impostazioni (link di download valido per 7 giorni).

Per qualsiasi altra richiesta, contatta privacy@intermind.com. Se ti trovi nell'UE/SEE, puoi anche presentare reclamo all'autorità di controllo locale. Se ti trovi negli Emirati Arabi Uniti, hai diritti equivalenti ai sensi della legge degli EAU sulla protezione dei dati personali (Decreto-legge federale n. 45 del 2021), che puoi esercitare tramite lo stesso contatto.

Nel browser utilizziamo una piattaforma di gestione del consenso (Usercentrics) per chiedere il tuo consenso prima che vengano attivati cookie non essenziali o analisi. Le analisi (PostHog, cloud UE) e il replay delle sessioni sono disattivati per impostazione predefinita e si avviano solo se dai il tuo consenso. Puoi modificare la tua scelta in qualsiasi momento tramite il link alle impostazioni dei cookie nel piè di pagina. I cookie essenziali (sessione, sicurezza) non richiedono consenso.

Nelle app InterMIND per iPhone, Android, Windows e macOS non ci sono cookie. Le statistiche d'uso — quali schermate e funzioni apri e, nell'app desktop, un replay delle tue schermate all'interno dell'app, mai il contenuto di un meeting o di una chat — sono attive per impostazione predefinita e possono essere disattivate in qualsiasi momento in Impostazioni; per questo ci basiamo sul nostro legittimo interesse a migliorare il prodotto. Gli eventi dell'account registrati sui nostri server (come una registrazione o un pagamento) non si basano sui cookie e non dipendono da nessuna delle due scelte — vedi "Registri dell'account" nella tabella sopra.

9. Sicurezza

TLS per tutto il traffico (HTTPS/WSS, nessun ripiego in chiaro); cifratura a riposo per il database e l'archiviazione di oggetti; nessuna password memorizzata (solo codici email monouso o OAuth); cookie di sessione HTTP-only; applicazione dei ruoli lato server; testo del parlato rimosso dai log lato client; database isolati per ambiente.

10. Minori

Il Servizio non è rivolto ai minori. Devi avere almeno 16 anni per usare il Servizio. Se non hai raggiunto la maggiore età nel tuo paese (18 anni negli Emirati Arabi Uniti), puoi usare il Servizio solo con il consenso e sotto la supervisione di un genitore o di un tutore legale. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori al di sotto dell'età applicabile; se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, contatta privacy@intermind.com e li elimineremo.

11. Modifiche a questa informativa

Pubblicheremo le eventuali modifiche in questa pagina e aggiorneremo la data di entrata in vigore. In caso di modifiche sostanziali te lo comunicheremo nel prodotto o via email.

12. Contatti

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C — Office No. OF 405-070, Building PR1005 - OF405, Port Saeed, Dubai, Emirati Arabi Uniti. Email: privacy@intermind.com