Addendum sul trattamento dei dati (DPA)

Quando la tua organizzazione utilizza InterMIND in base a un proprio accordo con noi, la tua organizzazione è il titolare del trattamento e noi trattiamo i dati personali per suo conto in qualità di responsabile del trattamento. Per questo rapporto mettiamo a disposizione un Data Processing Addendum (DPA). Questa pagina spiega che cosa copre il DPA e come ottenerne una copia firmata. Si tratta di una sintesi: il documento vincolante è il DPA stesso.

Parti

Responsabile del trattamento (gestore del Servizio e soggetto contraente): Golden Fish LLC (Emirati Arabi Uniti), che gestisce InterMIND. Editore e titolare della proprietà intellettuale del Servizio: MindMeeting OÜ (Estonia).
Titolare del trattamento: la tua organizzazione.
Rappresentante nell'UE/SEE (articolo 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonia, agisce come nostro rappresentante nell'Unione europea ai sensi dell'articolo 27 GDPR. Contatto: privacy@intermind.com.

Che cosa copre il DPA

Il DPA disciplina i dati personali che trattiamo per fornire il Servizio per tuo conto:

Oggetto e durata: erogazione del servizio di meeting e traduzione di InterMIND per tutta la durata del tuo accordo con noi.
Natura e finalità: hosting e trasmissione dei meeting (audio e video), trascrizione e traduzione del parlato in tempo reale, chat, traduzione di documenti, un riepilogo AI facoltativo al termine del meeting, pagine di stato del team facoltative (fatti ricavati dai recap, vedi sotto), fatturazione e assistenza.
Categorie di interessati: i tuoi utenti e gli ospiti dei loro meeting, compresi gli invitati esterni.
Categorie di dati personali: dati dell'account (email, nome, foto), metadati dei meeting, trascrizioni del parlato (compresi i nomi dei relatori), messaggi e allegati della chat, registrazioni, fatti ricavati dai recap per le pagine di stato del team (con una citazione testuale, i nomi così come pronunciati nel meeting e l'associazione tra il nome di un assegnatario e un account membro) e dati di fatturazione. Il Servizio non richiede categorie particolari di dati; il contenuto dei meeting può contenere incidentalmente qualsiasi argomento che i partecipanti scelgano di discutere.

Attività di trattamento: pagine di stato del team

Attivata per organizzazione dal tuo amministratore, disattivata per impostazione predefinita; attivare la funzione e accettarne la relativa sezione dei Termini di servizio costituisce la tua istruzione documentata a trattare i recap in questo modo, e disattivarla costituisce l'istruzione di interrompere il trattamento.

Finalità: tenere traccia dello stato del lavoro della tua organizzazione — attività aperte, problemi, richieste, decisioni e importi in gioco — per i tuoi membri e tramite gli assistenti AI che essi collegano. Le pagine valutano il lavoro, non le persone: nessuna valutazione, classifica o punteggio dei singoli.
Dati: il contenuto di ogni recap del meeting (letto una sola volta per ciascuna versione del recap), i fatti ricavati da esso con una citazione testuale verificata rispetto al recap, i nomi delle persone così come pronunciati nel meeting, l'associazione tra il nome di un assegnatario e un account membro e gli obiettivi scritti dal tuo amministratore.
Sub-responsabili: solo l'AI brain che la tua organizzazione ha già selezionato per i recap — Azure OpenAI nella EU Data Zone per impostazione predefinita, Vertex AI o Amazon Bedrock a scelta, oppure un endpoint gestito da te. Nessun nuovo sub-responsabile e nessuna nuova categoria di dati oltre al contenuto del recap.
Accesso: un membro legge i fatti delle sessioni che ha ospitato o a cui ha partecipato, a partire dalla data di adesione a meno che tu non apra la cronologia precedente, oltre alle righe che gli sono assegnate; gli amministratori leggono le pagine dell'organizzazione. La stessa regola si applica alle letture tramite un assistente collegato.
Conservazione: i fatti durano quanto il recap da cui provengono — eliminare gli artefatti di una sessione ne elimina i fatti, eliminare l'organizzazione li elimina tutti. Disattivando la funzione si sospende l'estrazione e si nascondono i fatti memorizzati.

I nostri impegni come responsabile del trattamento

Il DPA riflette gli obblighi di cui all'articolo 28, paragrafo 3, del GDPR, tra cui:

Trattiamo i dati personali solo su tue istruzioni documentate.
Il nostro personale è vincolato alla riservatezza.
Applichiamo adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative.
Ci avvaliamo di sub-responsabili sulla base di un'autorizzazione scritta generale e forniamo un preavviso di almeno 30 giorni per ogni aggiunta o sostituzione, in modo che tu possa opporti per ragionevoli motivi di protezione dei dati. L'elenco aggiornato è pubblicato su /legal/subprocessors.
Ti assistiamo nelle richieste degli interessati. Eliminazione ed esportazione sono in self-service nel prodotto; per il resto ti assistiamo noi.
Ti notifichiamo una violazione dei dati personali che riguardi i tuoi dati senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro 72 ore dal momento in cui ne siamo venuti a conoscenza.
Alla cessazione eliminiamo o restituiamo i tuoi dati personali, fatto salvo il ciclo di scadenza dei backup.

Al momento non deteniamo la certificazione SOC 2 o ISO 27001. Su richiesta forniamo invece un questionario di sicurezza e la nostra documentazione di compliance.

Trasferimenti internazionali

Il trattamento avviene per impostazione predefinita nell'UE (consulta l'elenco dei sub-responsabili per le regioni dei fornitori). Quando l'entità societaria di un fornitore si trova al di fuori dell'UE/SEE, i trasferimenti sono coperti dalle Clausole contrattuali standard (SCC) e, ove applicabile, dal EU–US Data Privacy Framework (DPF), insieme a misure tecniche supplementari come la cifratura in transito e a riposo. Poiché InterMIND è gestito dagli Emirati Arabi Uniti, il meccanismo specifico del Capo V e il modulo SCC vengono confermati per ciascun cliente al momento della firma del DPA.

Richiesta di una copia firmata

Il DPA viene firmato per ciascun cliente, quindi adattiamo i termini sui trasferimenti internazionali alla tua situazione prima della firma: non è un download in self-service. Per richiedere una copia da esaminare o firmare, scrivi a privacy@intermind.com con oggetto "DPA request".