Come inviare i recap delle riunioni al tuo CRM, help desk o foglio di calcolo: Zapier, un webhook o l'API (2026)

Il recap di una chiamata con un cliente serve solo se si trova dove lo cercherà la persona che verrà dopo: sulla trattativa nel CRM, sul ticket nell'help desk, nella riga del foglio che il team già tiene aggiornato. Se hai cercato "send meeting notes to HubSpot automatically" o "Zapier meeting recap", la risposta breve per InterMIND è questa: collega Zapier una volta sola con una chiave API, e il trigger Meeting Recap Ready si attiva per ogni riunione di cui sei stato host, nel momento in cui il riepilogo esiste. Questa guida è la versione completa: la via no-code, il webhook, l'API, che cosa trasporta ciascuno e il modo che non richiede alcuna integrazione.

Prima una proprietà di ogni recap, perché cambia ciò che arriva nel CRM: il riepilogo arriva nella lingua di chi lo legge, e ogni partecipante lo legge nella propria. Il payload qui sotto contiene il riepilogo in una sola lingua, quella dell'host, con la lingua indicata nel payload stesso.

Quattro modi per farlo

Tutti e quattro sono disponibili su ogni account registrato. Un ospite non può creare chiavi.

Il modo che non richiede integrazioni: una copia del recap

La maggior parte dei CRM, degli help desk e dei tracker ha un indirizzo email in entrata che trasforma un messaggio in una nota o in un ticket. Aggiungi quell'indirizzo come destinatario della copia del recap su una riunione o su un canale, e il riepilogo viene inviato lì dopo ogni sessione: fino a dieci indirizzi per host, ciascuno confermato una sola volta con un'email di prova, applicati a tutte le tue riunioni oppure a un solo canale o a una sola riunione. I dettagli sono nella documentazione sul recap. Se per il tuo strumento basta questo, fermati qui.

Zapier: il trigger e l'azione

1. Crea una chiave. Apri Integrations, trova la scheda API keys, fai clic su Create key, assegnale l'etichetta "Zapier" e copia la chiave. Inizia con imk_ e viene mostrata una sola volta: InterMIND ne conserva solo un hash. Fino a dieci chiavi per account; puoi revocarne una in qualsiasi momento dalla stessa scheda.
2. Collega. In Zapier, aggiungi l'app InterMIND a uno Zap e incolla la chiave quando richiesto. La connessione è etichettata con l'email del tuo account.
3. Trigger: Meeting Recap Ready. Si attiva una volta per ogni riunione conclusa di cui sei stato host, non appena il riepilogo esiste. Campi: titolo e link della riunione, link del recap, link della trascrizione, il riepilogo in Markdown, la lingua del riepilogo, ora di inizio e di fine, partecipanti con nome ed email, l'host.
4. Azione: Create Meeting Link. Crea una riunione ad hoc di cui sei proprietario e restituisce il suo URL: inseriscilo in una trattativa del CRM, in un ticket di supporto o in un invito di calendario. Chiunque apra il link bussa, e tu lo ammetti nella stanza.

Zap tipici: recap → nuova nota sulla trattativa HubSpot; recap → commento interno sul ticket Zendesk; recap → riga in Google Sheets; nuova trattativa Pipedrive → link della riunione riscritto sulla trattativa.

La stessa integrazione funziona da Make, n8n o Pipedream tramite i loro moduli generici webhook e HTTP, usando il webhook e l'API descritti più sotto.

Il webhook: recap.ready

Sottoscrivi una volta sola:

POST https://intermind.com/api/v1/webhooks
Authorization: Bearer imk_…
Content-Type: application/json

{ "target_url": "https://example.com/hooks/intermind", "event": "recap.ready" }

La risposta è 201 con l'id della sottoscrizione e un secret. Da quel momento, appena il recap di una riunione di cui sei stato host viene finalizzato con un riepilogo non vuoto, InterMIND invia un POST per ogni sessione della riunione all'URL di destinazione, con queste intestazioni:

Il corpo contiene la riunione (id, titolo, url, tipo), il recap (url, url della trascrizione, il riepilogo in Markdown, la sua lingua), l'inizio e la fine della sessione, i partecipanti con nome ed email, e l'host. L'esempio completo è nella documentazione dell'API.

Regole di consegna, perché nulla vada perso in silenzio: il tuo endpoint risponde 2xx entro 8 secondi; un errore di rete, un 5xx o un 429 viene ritentato una volta subito; un 410 o un 404 elimina la sottoscrizione; qualsiasi altro errore viene registrato nel log e l'evento non viene rinviato: l'email del recap e la pagina del recap restano la registrazione duratura. Il target_url deve essere https:// e raggiungibile pubblicamente; gli indirizzi di rete privata vengono rifiutati. Venti sottoscrizioni per account.

L'API: gli endpoint e un contratto

URL di base https://intermind.com/api/v1, JSON in ingresso e in uscita, la chiave come bearer token. Le chiavi funzionano solo su questi endpoint; non danno mai accesso all'API interna dell'applicazione web.

Il contratto leggibile dalle macchine, OpenAPI 3.1 per Make, n8n, Pipedream e agenti AI, si trova su https://intermind.com/api/v1/openapi.json. Un assistente AI che parla MCP (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini) può fare tutto questo, cioè riunioni, recap, trascrizioni, canali, senza bisogno della chiave: quel percorso è la guida MCP.

Cosa arriva, e in quale lingua

Il riepilogo nel payload è un unico testo in un'unica lingua: la lingua del riepilogo dell'host, indicata nel campo recap.language. La pagina del recap collegata dal payload è quella che ogni partecipante apre, e lì ogni partecipante che ha effettuato l'accesso legge il riepilogo nella propria lingua. Quindi la nota nel CRM è la versione dell'host; il link che contiene apre quella di ciascun lettore.

I link del recap e della trascrizione si aprono per i partecipanti alla riunione che hanno effettuato l'accesso. Un ospite della riunione non riceve né il link né l'email: è l'account a rendere raggiungibile ciò che viene dopo la chiamata.

FAQ

Posso inserire i riepiloghi delle riunioni in HubSpot o Zendesk senza un'integrazione? Sì. Aggiungi l'indirizzo email in entrata dello strumento come destinatario della copia del recap sulla riunione o sul canale: il riepilogo viene inviato lì dopo ogni sessione, senza chiave e senza Zap.

Come collego InterMIND a Zapier? Crea una chiave API in Integrations → API keys, aggiungi l'app InterMIND a uno Zap e incolla la chiave. Usa il trigger Meeting Recap Ready e l'azione Create Meeting Link.

Il webhook si attiva per le riunioni a cui ho solo partecipato? No. recap.ready viene inviato per le riunioni di cui sei stato host, una volta per sessione, quando il riepilogo non è vuoto.

Cosa succede se il mio endpoint è giù quando il recap è pronto? Un errore di rete, un 5xx o un 429 viene ritentato una volta subito. Se anche questo fallisce, l'evento viene registrato nel log e non viene rinviato; l'email del recap e la pagina del recap restano la registrazione, e GET /recaps restituisce su richiesta i dieci più recenti.

Il webhook è firmato? Sì. Ogni consegna include X-InterMIND-Signature: sha256=<HMAC-SHA256 del corpo grezzo con il secret della tua sottoscrizione> e un ID X-InterMIND-Delivery univoco su cui deduplicare.

Provalo

• Come ricevere nel CRM, via email, una copia di ogni recap delle riunioni: la via senza integrazioni nel dettaglio: il campo, la conferma, la rubrica degli indirizzi.
• Prova la demo dal vivo: una vera riunione InterMIND nel browser, senza registrazione.
• API e Zapier: il payload completo, ogni endpoint, i limiti.
• Recap della riunione: cosa ricevi dopo la chiamata: dove arriva il recap e chi lo riceve.

Fonti: Contratto API di InterMIND, OpenAPI 3.1. Verificato a settembre 2026.