Adenda de Tratamiento de Datos

Cuando su organización utiliza InterMIND en virtud de su propio contrato con nosotros, su organización es el responsable del tratamiento y nosotros tratamos datos personales por su cuenta como encargado del tratamiento. Para esa relación ponemos a su disposición una Adenda de Tratamiento de Datos (DPA). Esta página explica qué cubre la DPA y cómo obtener una copia firmada. Es un resumen: la DPA es el documento vinculante.

Partes

Encargado del tratamiento (operador del Servicio y entidad contratante): Golden Fish LLC (EAU), que opera InterMIND. Editor y titular de la propiedad intelectual del Servicio: MindMeeting OÜ (Estonia).
Responsable del tratamiento: su organización.
Representante en la UE/EEE (artículo 27 del GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonia, actúa como nuestro representante en la Unión Europea conforme al artículo 27 del GDPR. Contacto: privacy@intermind.com.

Qué cubre la DPA

La DPA regula los datos personales que tratamos para prestar el Servicio por su cuenta:

Objeto y duración: prestación del servicio de reuniones y traducción de InterMIND durante la vigencia de su contrato con nosotros.
Naturaleza y finalidad: alojamiento y transmisión de reuniones (audio y vídeo), transcripción y traducción de voz en tiempo real, chat, traducción de documentos, un resumen opcional con IA tras la reunión, páginas de estado de equipo opcionales (hechos derivados de los resúmenes, véase más abajo), facturación y soporte.
Categorías de interesados: sus usuarios y los invitados a sus reuniones, incluidos los invitados externos.
Categorías de datos personales: datos de cuenta (correo electrónico, nombre, foto), metadatos de la reunión, transcripciones de voz (incluidos los nombres de los hablantes), mensajes de chat y archivos adjuntos, grabaciones, hechos derivados de los resúmenes para las páginas de estado de equipo (con una cita literal, los nombres tal como se pronunciaron en la reunión y la asignación del nombre de un responsable a una cuenta de miembro) y datos de facturación. El Servicio no requiere categorías especiales de datos; el contenido de las reuniones puede incluir de forma incidental cualquier tema que los participantes decidan tratar.

Actividad de tratamiento: páginas de estado de equipo

Las activa su administrador por organización y están desactivadas de forma predeterminada; activar la función y aceptar su sección de las Condiciones del Servicio constituye su instrucción documentada de tratar los resúmenes de esta manera, y desactivarla es la instrucción de dejar de hacerlo.

Finalidad: seguir el estado del trabajo propio de su organización (tareas abiertas, problemas, solicitudes, decisiones e importes en juego) para sus miembros y a través de los asistentes de IA que conecten. Las páginas evalúan el trabajo, no a las personas: no hay valoración, clasificación ni puntuación de individuos.
Datos: el contenido de cada resumen de reunión (leído una vez por versión del resumen), los hechos derivados de él con una cita literal verificada con el resumen, los nombres de las personas tal como se pronunciaron en la reunión, la asignación del nombre de un responsable a una cuenta de miembro y los objetivos que redacta su administrador.
Subencargados: únicamente el motor de IA que su organización ya haya seleccionado para los resúmenes: Azure OpenAI en la zona de datos de la UE de forma predeterminada, Vertex AI o Amazon Bedrock a elección, o un endpoint que usted mismo gestione. Ningún subencargado nuevo ni ninguna categoría de datos nueva más allá del contenido del resumen.
Acceso: un miembro lee los hechos de las sesiones que ha organizado o a las que ha asistido, desde su fecha de incorporación en adelante salvo que usted abra el historial anterior, además de las filas que se le hayan asignado; los administradores leen las páginas de la organización. La misma regla se aplica a las lecturas a través de un asistente conectado.
Conservación: los hechos se conservan mientras exista el resumen del que proceden: eliminar los artefactos de una sesión elimina sus hechos, y eliminar la organización los elimina todos. Desactivar la función detiene la extracción y oculta los hechos almacenados.

Nuestros compromisos como encargado del tratamiento

La DPA refleja las obligaciones del artículo 28(3) del GDPR, entre ellas:

Tratamos los datos personales únicamente siguiendo sus instrucciones documentadas.
Nuestro personal está sujeto a un deber de confidencialidad.
Aplicamos medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas.
Recurrimos a subencargados con una autorización general por escrito y le damos un preaviso de al menos 30 días ante cualquier incorporación o sustitución, para que pueda oponerse por motivos razonables de protección de datos. La lista actual se publica en /legal/subprocessors.
Colaboramos en las solicitudes de los interesados. La eliminación y la exportación son de autoservicio en el producto; con el resto le ayudamos nosotros.
Le notificamos cualquier violación de la seguridad de los datos personales que afecte a sus datos sin dilación indebida y, en cualquier caso, en un plazo de 72 horas desde que tengamos conocimiento de ella.
Al finalizar el contrato eliminamos o le devolvemos sus datos personales, sujeto al envejecimiento de las copias de seguridad.

Actualmente no contamos con la certificación SOC 2 ni ISO 27001. A cambio, previa solicitud facilitamos un cuestionario de seguridad y nuestra documentación de cumplimiento.

Transferencias internacionales

El tratamiento se realiza en la UE de forma predeterminada (consulte la lista de subencargados para conocer las regiones de los proveedores). Cuando la entidad corporativa de un proveedor se encuentra fuera de la UE/EEE, las transferencias se amparan en las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) y, cuando proceda, en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (DPF), junto con medidas técnicas complementarias como el cifrado en tránsito y en reposo. Dado que InterMIND se opera desde los EAU, el mecanismo concreto del capítulo V y el módulo de las SCC se confirman con cada cliente en el momento de firmar la DPA.

Solicitar una copia firmada

La DPA se firma con cada cliente, por lo que adaptamos las condiciones de transferencia internacional a su situación antes de la firma; no es una descarga de autoservicio. Para solicitar una copia para su revisión o firma, escriba a privacy@intermind.com con el asunto "DPA request".