Dove Microsoft Teams e Google Meet salvano trascrizione, registrazione e riepilogo — e come conservarli dopo la chiamata

Dove ha messo Teams la trascrizione? è ciò che le persone scrivono in un campo di ricerca il giorno dopo una riunione, e la risposta onesta è: non dove è finita la registrazione. Gli strumenti hanno fatto il loro lavoro: una trascrizione con nomi e marcatori temporali, un riepilogo, action items con i responsabili. Poi hai archiviato la registrazione in un posto sensato, una raccolta documenti di SharePoint o un'unità condivisa, e il resto non l'ha seguita. Oppure un collega su Linux, in un altro tenant o collegato dal numero telefonico apre il link e non vede nulla.

Nessuno ha sbagliato. Sulle grandi piattaforme una riunione non produce un solo artefatto, ne produce tre o quattro, ciascuno con la propria posizione di archiviazione, il proprio elenco di permessi, la propria policy di scadenza e, per il riepilogo AI, la propria licenza. "Conservare la riunione" significa conservarli tutti, dove sono, con le persone giuste ancora collegate.

Questo articolo è la mappa documentata: dove ogni fornitore mette ogni artefatto, chi può ancora aprirlo dopo, cosa si rompe quando viene spostato e come si presenta l'alternativa quando la riunione è un luogo anziché una cartella di file. I fatti sui fornitori provengono dalle loro pagine di assistenza, verificate a settembre 2026; i link sono a piè di pagina.

Microsoft Teams: quattro oggetti, quattro regolamenti

La registrazione. Per riunioni ed eventi, "la registrazione viene salvata nel OneDrive dell'organizzatore, anche se l'organizzatore non ha partecipato alla riunione o all'evento". Per le riunioni di canale va invece altrove: "la registrazione viene archiviata nella raccolta documenti del sito SharePoint del team, in una cartella denominata Recordings". Per le chiamate 1:1 e di gruppo finisce nel OneDrive di chi ha premuto Registra.

La trascrizione. Un oggetto distinto, in un posto distinto: "Le trascrizioni live di Teams per le riunioni con registrazione e/o trascrizione sono archiviate nel OneDrive for Business dell'organizzatore della riunione. È possibile accedere alla trascrizione tramite la chat della riunione e la scheda Recap in Teams finché l'organizzatore non elimina la trascrizione." Al termine della chiamata, "la trascrizione è immediatamente disponibile nell'evento della riunione in calendario. Per impostazione predefinita, organizzatori e co-organizzatori possono scaricarla come file .docx o .vtt."

Il recap AI. Anch'esso separato, e con licenza separata: Microsoft elenca il recap intelligente sotto "Teams Premium e Microsoft Copilot", dove "la licenza e la policy di trascrizione controllano questa funzionalità. Gli utenti con una licenza Teams Premium o Microsoft Copilot hanno automaticamente accesso a questa funzionalità."

Ed ecco la frase che spiega i sottotitoli mancanti:

I sottotitoli non sono completamente supportati se la registrazione della riunione di Teams viene spostata o copiata dalla sua posizione originale in OneDrive o SharePoint.

È la documentazione di amministrazione di Microsoft stessa. I sottotitoli mostrati durante la riproduzione sono "disponibili durante la riproduzione se la trascrizione era attivata al momento della registrazione": sono legati alla registrazione nel luogo in cui è nata, non sono incorporati nel file video. Sposta il file e hai spostato uno solo dei quattro oggetti.

Chi può ancora aprirla

Microsoft pubblica la matrice di accesso alle trascrizioni dopo la riunione. In sintesi, citando le celle:

Microsoft aggiunge: "Le persone che si collegano a una riunione per telefono non possono visualizzare la trascrizione." Per le registrazioni la regola sulla proprietà è formulata con altrettanta chiarezza: "l'organizzatore della riunione è automaticamente proprietario della registrazione. Per impostazione predefinita, solo organizzatori e co-organizzatori possono scaricare o eliminare la registrazione", e "per ora, gli ospiti e i partecipanti esterni possono visualizzare la registrazione solo se viene condivisa esplicitamente con loro."

Cosa scade e cosa non è mai stato catturato

La scadenza è un'impostazione dell'amministratore, non una proprietà del file: "le impostazioni dell'amministratore determinano la scadenza di una registrazione", e l'area di amministrazione dedicata è documentata come "gestisci quando scadono registrazioni e trascrizioni per la tua organizzazione". Un proprietario la cui registrazione scade "riceverà un'email alla scadenza. A quel punto avrà fino a 90 giorni per recuperarla dal cestino."

Una parte della riunione non è mai nella registrazione. Microsoft elenca ciò che le registrazioni delle riunioni non acquisiscono: "più di quattro flussi video contemporaneamente", "lavagne e annotazioni", "note condivise", "contenuti condivisi da app" e "video o animazioni incorporati nelle presentazioni di PowerPoint Live".

Quanto alla lingua di chi legge, Microsoft è esplicita due volte: la trascrizione tradotta in tempo reale "è disponibile come parte di Teams Premium", e "le trascrizioni tradotte passate non vengono archiviate. Viene archiviata solo la trascrizione originale." Cambiare la lingua parlata la cambia per tutta la sala: "quando cambi l'impostazione della lingua parlata, la lingua della trascrizione e dei sottotitoli cambierà per tutti."

La questione del client

La situazione che dà origine alla maggior parte di queste discussioni non riguarda davvero l'archiviazione. La tabella di disponibilità dei client di Microsoft indica Windows ✅, macOS ✅, Linux ❌ — "Teams non è più supportato su Linux" — e Web ✅, "supportato in Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari". Un team che usa soprattutto Linux è un team sul client web, e gli artefatti qui sopra risiedono comunque nel OneDrive di una sola persona.

Google Meet: un file per ogni avvio, nel Drive dell'host

La documentazione di Google sulle trascrizioni è altrettanto concreta. "Le trascrizioni delle riunioni vengono salvate nel Google Drive dell'organizzatore della riunione, nella cartella Google Meet", in sottocartelle per ogni riunione, e "ottieni un file di trascrizione separato ogni volta che avvii Trascrizioni": se interrompi e riavvii durante una chiamata, hai due file.

La distribuzione avviene tramite email più un allegato al calendario: dopo la riunione "viene inviata un'email automatica con un link alla trascrizione della riunione a: l'host, gli eventuali co-host, la persona che ha attivato Trascrizioni". La trascrizione "viene inoltre allegata all'evento di Google Calendar della riunione. Tutti gli invitati dell'organizzazione dell'host possono aprire l'allegato", salvo che "se nell'organizzazione dell'host ci sono più di 200 invitati, la trascrizione è disponibile solo per l'host, i co-host e la persona che ha attivato Trascrizioni nella riunione."

Due limiti da annotare prima di farci affidamento. Ambito: "nelle trascrizioni sono incluse solo le parole pronunciate in una riunione. Per ottenere una trascrizione dei messaggi della chat, registra la tua videoriunione." Lingua: "le trascrizioni delle riunioni sono disponibili in: inglese, francese, tedesco, italiano, giapponese, coreano, portoghese, spagnolo", ovvero otto. E l'accesso dipende dal dispositivo: "puoi usare la funzionalità Trascrizioni solo su un computer, un laptop o un dispositivo Android." Le trascrizioni sono una funzionalità premium, prevista per Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus e Workspace Individual.

Come appare quando la riunione è un luogo

InterMIND è stato costruito al contrario: la riunione è un evento all'interno di uno spazio che le sopravvive, quindi gli artefatti non sono file da archiviare. Tutto quanto segue descrive come funziona oggi il prodotto.

Una pagina, un link permanente. Dopo una riunione trascritta, il recap è un'unica pagina che contiene il riepilogo, la trascrizione completa parlante per parlante e la registrazione, se la sessione è stata registrata. Il link del recap è permanente e serve tutte le sessioni della riunione: un canale che si è riunito dodici volte ha dodici schede di sessione su una sola pagina, ciascuna con le proprie schede Riepilogo e Trascrizione. Non c'è nulla da spostare, perché non c'è nessun file da spostare.

L'accesso è identità, non permessi sui file. I recap sono riservati ai membri: aprire il link richiede l'accesso con il proprio account, e solo i membri della riunione — l'host e chi ha partecipato — ottengono l'accesso. Inoltrare il link a qualcuno che non c'era non concede l'accesso. La regola è la stessa per la trascrizione e per la registrazione, perché sono viste di un'unica cosa e non tre oggetti con tre finestre di condivisione. Ha anche un limite onesto: chi è entrato come ospite non autenticato non ha un account a cui il recap possa appartenere, quindi gli artefatti post-riunione vanno ai membri che hanno effettuato l'accesso.

Il riepilogo ha una struttura. Non è un paragrafo. Il recap contiene una panoramica, i punti chiave, le sezioni per argomento, i punti negoziati, ciascuno contrassegnato come concordato / aperto / contestato con chi lo ha affermato e quando, gli action items con il responsabile assegnato e le domande aperte che sono state sollevate e mai risolte, ognuno ancorato al momento della trascrizione da cui proviene.

Si può correggere, e la correzione è verificabile. I membri della riunione possono modificare direttamente il riepilogo AI nella pagina del recap. Ogni modifica crea una revisione, e la cronologia delle versioni mostra l'originale AI e ogni modifica come differenza a livello di parola, con autore e marcatore temporale. Il messaggio del recap in chat si aggiorna di conseguenza.

Ogni membro lo legge nella propria lingua. Quando la riunione viene finalizzata, il riepilogo e la trascrizione vengono tradotti subito nella lingua di ogni partecipante, così ciascuno apre all'istante la propria versione senza attendere una traduzione. Sono coperte 23 lingue per voce, chat e note. La trascrizione viene generata nelle lingue originali di chi parla, e la copia tradotta viene conservata anziché generata una volta e poi scartata.

Arriva dove le persone già si trovano. Il link del recap viene inviato per email; un messaggio di recap viene pubblicato nella chat del canale; l'evento in calendario della riunione porta con sé il link. Gli host possono anche aggiungere indirizzi in CCN confermati — la casella in entrata di un CRM o di un tracker, fino a dieci, su ogni piano.

Puoi portare via tutto. Impostazioni → Backup & Restore esporta tutte le tue chat in un file ZIP: messaggi, registrazioni delle trascrizioni, file, immagini e registrazioni delle conferenze. È disponibile su ogni piano, incluso il piano gratuito Basic, e il ripristino rimette a posto le chat selezionate con i relativi metadati: elementi fissati, reazioni, traduzioni, nomi e tipi di file. L'eliminazione è simmetrica ed esplicita: l'host può eliminare in modo permanente riepilogo, trascrizione, registrazione di una sessione e le relative traduzioni.

Qualsiasi sistema operativo. È un'app web; un desktop Linux è un browser come un altro, e per chi li preferisce ci sono app native per dispositivi mobili e desktop.

Due limiti onesti. I canali conservano il recap di ogni sessione passata; le riunioni ad hoc conservano solo il recap dell'ultima sessione, in linea con la cancellazione della loro cronologia chat dopo ogni chiamata: se vuoi l'archivio, riunisciti in un canale. E InterMIND non ha una funzione di trascrizione dal vivo: la traccia persistente di ciò che è stato detto è la trascrizione post-riunione con il recap, non un flusso live parola per parola.

Confronto affiancato

Fatti documentati dalle pagine di assistenza di ciascun fornitore, verificate a settembre 2026. Dove una pagina non indica qualcosa, la cella lo dice.

Le colonne centrale e di destra non sono dimenticanze. Derivano dal trattare l'output della riunione come file: un file ha una sola casa, un solo proprietario e un solo ACL, e il riepilogo che lo descrive è una quarta cosa, acquistata a parte. La colonna di sinistra deriva dal trattare l'output della riunione come il contenuto di una stanza che il team conserva.

Se resti sul tuo stack attuale

Quattro cose da fare questa settimana, tutte ricavate dalla documentazione qui sopra:

1. Scopri a chi appartengono gli artefatti. Su Teams è il OneDrive dell'organizzatore, o la raccolta documenti SharePoint del canale per le riunioni di canale; su Meet, il Drive dell'organizzatore. Chiediti cosa succede a quelle riunioni quando quella persona cambia ruolo o se ne va.
2. Controlla la policy di scadenza prima di avere bisogno del file. La scadenza su Teams è un'impostazione dell'amministratore; la finestra del cestino dopo la scadenza è di 90 giorni. È una domanda da rivolgere al tuo amministratore, non un'impostazione del video.
3. Lascia la registrazione dove è stata creata. Spostarla o copiarla è esattamente il passaggio che Microsoft documenta come causa della perdita del supporto ai sottotitoli.
4. Scarica la trascrizione di tutto ciò che ti servirà in seguito — .docx o .vtt su Teams, per impostazione predefinita solo se sei l'organizzatore o un co-organizzatore. Le persone di un altro tenant non possono visualizzarla dopo, quindi qualsiasi contenuto tra aziende diverse va condiviso deliberatamente.

Se la maggior parte dei lettori della riunione non riesce ad aprire la registrazione — tenant sbagliato, licenza sbagliata, client sbagliato, lingua sbagliata — l'archivio esiste per una sola persona.

Correlato: se il tuo team legge i recap da un assistente AI anziché da un'app, vedi quali strumenti per riunioni espongono un server MCP e cosa permette ciascuno all'assistente.

FAQ

Dove vengono salvate le trascrizioni delle riunioni di Microsoft Teams? Nel OneDrive for Business dell'organizzatore della riunione. Microsoft afferma che le trascrizioni delle riunioni con registrazione e/o trascrizione "sono archiviate nel OneDrive for Business dell'organizzatore della riunione" e sono raggiungibili "tramite la chat della riunione e la scheda Recap in Teams finché l'organizzatore non elimina la trascrizione." Le registrazioni sono archiviate separatamente: nel OneDrive dell'organizzatore per le riunioni normali, nel sito SharePoint del canale in una cartella Recordings per le riunioni di canale (verificato a settembre 2026).

Perché i sottotitoli o la trascrizione sono scomparsi dopo che ho spostato la registrazione di Teams? Perché la traccia dei sottotitoli è legata alla posizione originale della registrazione e non viaggia all'interno del file video. La documentazione di amministrazione di Microsoft afferma: "I sottotitoli non sono completamente supportati se la registrazione della riunione di Teams viene spostata o copiata dalla sua posizione originale in OneDrive o SharePoint" (verificato a settembre 2026). La trascrizione in sé è un oggetto separato e resta dov'era, raggiungibile dalla chat della riunione e dalla scheda Recap.

Una persona di un'altra azienda può leggere la trascrizione di una riunione di Teams dopo la riunione? No, secondo la matrice di accesso di Microsoft: una persona di un altro tenant può vedere la trascrizione in tempo reale durante la riunione ma non visualizzare né scaricare la trascrizione dopo, e i partecipanti anonimi non possono fare né l'uno né l'altro. Chi si collega a una riunione per telefono non può visualizzare la trascrizione in alcun modo. Una persona della stessa organizzazione può visualizzarla dopo la riunione ma, per impostazione predefinita, non può scaricarla (verificato a settembre 2026).

Le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni di Teams scadono? La scadenza è controllata dalle impostazioni dell'amministratore della tua organizzazione: Microsoft documenta un controllo di amministrazione per "gestire quando scadono registrazioni e trascrizioni per la tua organizzazione", e la data di scadenza di una singola registrazione può essere modificata, o rimossa, da chi ha il permesso di modifica. Se una registrazione scade, il proprietario riceve un'email e ha fino a 90 giorni per recuperarla dal cestino (verificato a settembre 2026).

Dove salva Google Meet la trascrizione e chi può aprirla? Nel Google Drive dell'organizzatore della riunione, nella cartella Google Meet, con un file separato ogni volta che si avvia la trascrizione. Un link viene inviato via email all'host, ai co-host e alla persona che ha attivato Trascrizioni, e la trascrizione è allegata all'evento di Google Calendar, che tutti gli invitati dell'organizzazione dell'host possono aprire; oltre i 200 invitati nell'organizzazione dell'host è limitata all'host, ai co-host e alla persona che l'ha avviata (verificato a settembre 2026).

Posso usare Microsoft Teams su Linux? Non come app desktop. La tabella di disponibilità dei client di Microsoft indica Linux come non disponibile con la nota "Teams non è più supportato su Linux", e indica il client web come supportato in Microsoft Edge, Chrome, Firefox e Safari (verificato a settembre 2026). InterMIND è un'app web, quindi un desktop Linux è un desktop supportato.

Il mio team può leggere il riepilogo e la trascrizione nella propria lingua? In InterMIND sì: quando una riunione viene finalizzata, il riepilogo e la trascrizione vengono tradotti nella lingua di ogni partecipante in quel momento, così ogni membro apre la propria versione, con 23 lingue coperte per voce, chat e note. Microsoft afferma l'opposto per Teams: la trascrizione tradotta in tempo reale fa parte di Teams Premium, e "le trascrizioni tradotte passate non vengono archiviate. Viene archiviata solo la trascrizione originale." Google documenta le trascrizioni di Meet in otto lingue, nella lingua parlata (verificato a settembre 2026).

Per quanto tempo un recap di InterMIND resta disponibile? Finché l'host non lo elimina. Un canale conserva il recap di ogni sessione passata sullo stesso link permanente; una riunione ad hoc conserva solo il recap dell'ultima sessione, nello stesso modo in cui la sua cronologia chat viene cancellata dopo ogni chiamata. L'host può eliminare riepilogo, trascrizione, registrazione di una sessione e le relative traduzioni, e tale eliminazione è permanente.

Provalo

• Come inviare i recap delle riunioni al tuo CRM, help desk o foglio di calcolo — una copia del recap via email, Zapier, un webhook firmato o l'API.
• Apri la demo live — una riunione nella tua lingua, senza registrazione.
• Avvia la tua prima riunione — gli ospiti entrano tramite link, ciascuno nella propria lingua.
• Guarda com'è fatto un recap — riepilogo, trascrizione e la struttura descritta sopra su un esempio reale.
• Leggi la documentazione sul recap — regole di accesso, modifica, archivio e copie in CCN.
• Fai il backup delle tue chat — cosa contiene lo ZIP e come funziona il ripristino.

Se a darti fastidio è la lingua del resoconto più che il suo archivio, il discorso è sviluppato a parte in quanto della tua riunione esiste ancora nella tua lingua una settimana dopo.

Fonti: Microsoft Support — Avviare, arrestare e trovare le registrazioni delle riunioni in Microsoft Teams e Visualizzare la trascrizione live nelle riunioni di Microsoft Teams; Microsoft Learn — Archiviazione e autorizzazioni di registrazioni e trascrizioni delle riunioni di Teams in OneDrive e SharePoint, Panoramica - Registrazione e trascrizione per riunioni, eventi e chiamate di Teams e Panoramica del client di Microsoft Teams; Google Meet Help — Usare Trascrizioni con Google Meet, verificato a settembre 2026.