Dove Microsoft Teams e Google Meet salvano trascrizione, registrazione e riepilogo, e come conservarli dopo la chiamata

Dove ha messo Teams la trascrizione? è quello che la gente scrive nella casella di ricerca il giorno dopo una riunione, e la risposta onesta è: non dove è finita la registrazione. Gli strumenti hanno fatto il loro lavoro: una trascrizione con nomi e marcatori temporali, un riepilogo, action items con i responsabili. Poi hai archiviato la registrazione in un posto sensato, una raccolta SharePoint o un drive condiviso, e il resto non l'ha seguita. Oppure un collega su Linux, in un altro tenant o con il dial-in telefonico apre il link e non vede nulla.

Nessuno ha sbagliato. Sulle piattaforme principali una riunione non produce un solo artefatto, ne produce tre o quattro, ciascuno con una propria posizione di archiviazione, un proprio elenco di permessi, una propria policy di scadenza e, per il riepilogo AI, una propria licenza. "Conservare la riunione" significa conservarli tutti, al loro posto, con le persone giuste ancora collegate.

Questo articolo è la mappa documentata: dove ogni fornitore mette ogni artefatto, chi può ancora aprirlo dopo, cosa si rompe quando viene spostato e come appare l'alternativa quando la riunione è un luogo anziché una cartella di file. I fatti sui fornitori provengono dalle loro pagine di assistenza, verificate a settembre 2026; i link sono in fondo.

Microsoft Teams: quattro oggetti, quattro regolamenti

La registrazione. Per riunioni ed eventi, "la registrazione viene salvata nel OneDrive dell'organizzatore, anche se l'organizzatore non ha partecipato alla riunione o all'evento." Per le riunioni di canale va invece altrove: "la registrazione viene archiviata nella raccolta documenti del sito SharePoint di Teams, in una cartella chiamata Recordings." Per le chiamate 1:1 e di gruppo finisce nel OneDrive di chi ha premuto Registra.

La trascrizione. Un oggetto separato in un posto separato: "Le trascrizioni dal vivo di Teams per le riunioni con registrazione e/o trascrizione sono archiviate nel OneDrive for Business dell'organizzatore della riunione. È possibile accedere alla trascrizione dalla chat della riunione e dalla scheda Recap in Teams finché l'organizzatore non elimina la trascrizione." Al termine della chiamata, "la trascrizione è disponibile immediatamente nell'evento della riunione nel calendario. Per impostazione predefinita, organizzatori e co-organizzatori possono scaricarla come file .docx o .vtt."

Il recap AI. Anch'esso separato, e con una licenza a parte: Microsoft elenca il recap intelligente sotto "Teams Premium e Microsoft Copilot", dove "la licenza e il criterio di trascrizione controllano questa funzionalità. Gli utenti con una licenza Teams Premium o Microsoft Copilot hanno automaticamente accesso a questa funzionalità."

Ed ecco la frase che spiega i sottotitoli mancanti:

I sottotitoli codificati non sono pienamente supportati se la registrazione della riunione di Teams viene spostata o copiata dalla posizione originale in OneDrive o SharePoint.

È la documentazione di amministrazione di Microsoft stessa. I sottotitoli mostrati durante la riproduzione sono "disponibili durante la riproduzione se la trascrizione era attivata al momento della registrazione": sono legati alla registrazione nel luogo in cui è nata, non portati dentro il file video. Sposta il file e avrai spostato uno solo dei quattro oggetti.

Chi può ancora aprirla

Microsoft pubblica la matrice di accesso alle trascrizioni dopo la riunione. In forma condensata, citando le celle:

Microsoft aggiunge: "Le persone che chiamano in una riunione non possono visualizzare la trascrizione." Per le registrazioni la regola di proprietà è enunciata con la stessa chiarezza: "l'organizzatore della riunione è automaticamente il proprietario della registrazione. Per impostazione predefinita, solo gli organizzatori e i co-organizzatori possono scaricare o eliminare la registrazione", e "per ora, gli ospiti e i partecipanti esterni possono visualizzare la registrazione solo se viene condivisa esplicitamente con loro."

Cosa scade e cosa non è mai stato catturato

La scadenza è un'impostazione dell'amministratore, non una proprietà del file: "le impostazioni dell'amministratore determinano la scadenza di una registrazione", e l'area di amministrazione dedicata è documentata come "gestisci quando le registrazioni e le trascrizioni scadono per la tua organizzazione." Un proprietario la cui registrazione scade "riceverà un'email alla scadenza. A quel punto avrà fino a 90 giorni per recuperarla dal cestino."

Una parte della riunione non finisce mai nella registrazione. Microsoft elenca ciò che le registrazioni delle riunioni non catturano: "più di quattro flussi video di persone contemporaneamente", "lavagne e annotazioni", "note condivise", "contenuti condivisi da app" e "video o animazioni incorporati nelle presentazioni PowerPoint Live."

E sulla lingua di chi legge, Microsoft è esplicita due volte: la trascrizione tradotta dal vivo "è disponibile come parte di Teams Premium", e "le trascrizioni tradotte del passato non vengono archiviate. Viene archiviata solo la trascrizione originale." Cambiare la lingua parlata la cambia per tutta la sala: "quando cambi l'impostazione della lingua parlata, la lingua della trascrizione e dei sottotitoli cambierà per tutti."

La questione del client

La situazione che dà il via alla maggior parte di queste discussioni non riguarda davvero l'archiviazione. La tabella di disponibilità dei client di Microsoft riporta Windows ✅, macOS ✅, Linux ❌ — "Teams non è più supportato su Linux" — e Web ✅, "supportato in Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari." Un team che lavora per lo più su Linux è un team sul client web, e gli artefatti qui sopra continuano a stare nel OneDrive di una sola persona.

Google Meet: un file per ogni avvio, nel Drive dell'organizzatore

Anche la documentazione di Google sulle trascrizioni è molto concreta. "Le trascrizioni delle riunioni vengono salvate nel Google Drive dell'organizzatore della riunione, nella cartella Google Meet", in sottocartelle per ogni riunione, e "ottieni un file di trascrizione separato ogni volta che avvii Trascrizioni": se interrompi e riavvii durante una chiamata, hai due file.

La distribuzione avviene tramite email più un allegato al calendario: dopo la riunione "un'email automatica con un link alla trascrizione della riunione viene inviata a: l'organizzatore, gli eventuali co-organizzatori, la persona che ha attivato Trascrizioni." La trascrizione "viene inoltre allegata all'evento di Google Calendar della riunione. Tutti gli invitati dell'organizzazione dell'organizzatore possono aprire l'allegato", tranne che "se gli invitati dell'organizzazione dell'organizzatore sono più di 200, la trascrizione è disponibile solo per l'organizzatore, i co-organizzatori e la persona che ha attivato Trascrizioni nella riunione."

Due limiti da annotare prima di farci affidamento. Ambito: "nelle trascrizioni sono incluse solo le parole pronunciate in una riunione. Per ottenere una trascrizione dei messaggi della chat, registra la tua videoriunione." Lingua: "le trascrizioni delle riunioni sono disponibili in: inglese, francese, tedesco, italiano, giapponese, coreano, portoghese, spagnolo", cioè otto. E l'accesso dipende dal dispositivo: "puoi usare la funzione Trascrizioni solo su computer, laptop o dispositivo Android." Le trascrizioni sono una funzione premium, indicata per Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus e Workspace Individual.

Come appare quando la riunione è un luogo

InterMIND è stato costruito al contrario: la riunione è un evento all'interno di uno spazio che le sopravvive, quindi gli artefatti non sono file da archiviare. Tutto ciò che segue descrive come il prodotto funziona oggi.

Una pagina, un link permanente. Dopo una riunione trascritta, il recap è un'unica pagina che contiene il riepilogo, la trascrizione completa speaker per speaker e la registrazione, se la sessione è stata registrata. Il link del recap è permanente e serve tutte le sessioni della riunione: un canale che si è riunito dodici volte ha dodici schede di sessione su una sola pagina, ciascuna con le proprie schede Summary e Transcript. Non c'è nulla da spostare, perché non c'è nessun file da spostare.

L'accesso è identità, non permessi sui file. I recap sono riservati ai membri: aprire il link richiede l'accesso con un account, e solo i membri della riunione, cioè l'host e chi ha partecipato, ottengono l'accesso. Inoltrare il link a qualcuno che non c'era non concede l'accesso. La regola è la stessa per la trascrizione e per la registrazione, perché sono viste di una stessa cosa e non tre oggetti con tre finestre di condivisione. Ha anche un limite onesto: chi è entrato come ospite non autenticato non ha un account a cui il recap possa appartenere, quindi gli artefatti post-riunione vanno ai membri che hanno effettuato l'accesso.

Il riepilogo ha una forma. Non è un paragrafo. Il recap contiene una panoramica, i punti chiave, sezioni per argomento, i punti negoziati ciascuno contrassegnato come concordato / aperto / contestato con chi li ha espressi e quando, action items con il responsabile indicato e le domande aperte sollevate e mai risolte, ciascuna ancorata al momento della trascrizione da cui proviene.

Può essere corretto, e la correzione è verificabile. I membri della riunione possono modificare il riepilogo AI direttamente nella pagina del recap. Ogni modifica crea una revisione, e la cronologia delle versioni mostra l'originale AI e ogni modifica come differenza a livello di parola, con autore e marcatore temporale. Anche il messaggio di recap nella chat si aggiorna di conseguenza.

Ogni membro lo legge nella propria lingua. Quando la riunione viene finalizzata, il riepilogo e la trascrizione vengono tradotti subito nella lingua di ogni partecipante, così ciascuno apre la propria versione all'istante senza attendere una traduzione. Sono coperte 23 lingue per voce, chat e note. La trascrizione viene generata nelle lingue originali di chi parla, e la copia tradotta viene archiviata, non generata una volta e poi scartata.

Arriva dove le persone già si trovano. Il link del recap viene inviato per email; un messaggio di recap viene pubblicato nella chat del canale; l'evento di calendario della riunione contiene il link. Gli host possono anche aggiungere indirizzi in CCN confermati, ad esempio la casella in ingresso di un CRM o di un tracker, fino a dieci, su ogni piano.

Puoi portare via tutto. In Impostazioni → Backup & Restore puoi esportare tutte le tue chat in uno ZIP: messaggi di chat, registrazioni delle trascrizioni, file, immagini e registrazioni delle conferenze. È disponibile su ogni piano, incluso il piano gratuito Basic, e il ripristino riporta le chat selezionate con i loro metadati: pin, reazioni, traduzioni, nomi e tipi di file. L'eliminazione è simmetrica ed esplicita: l'host può eliminare in modo permanente il riepilogo, la trascrizione, la registrazione di una sessione e le relative traduzioni.

Qualsiasi sistema operativo. È una web app; un desktop Linux è un browser come un altro, e ci sono app native per dispositivi mobili e desktop per chi le preferisce.

Due limiti onesti. I canali conservano il recap di ogni sessione passata; le riunioni ad hoc conservano solo il recap dell'ultima sessione, in linea con il modo in cui la cronologia della loro chat viene eliminata dopo ogni chiamata: se vuoi l'archivio, riunisciti in un canale. E InterMIND non ha una funzione di trascrizione dal vivo: la traccia persistente di ciò che è stato detto è la trascrizione post-riunione con il recap, non un flusso live parola per parola.

Confronto affiancato

Fatti documentati dalle pagine di assistenza di ciascun fornitore, verificati a settembre 2026. Dove una pagina non indica qualcosa, la cella lo dice.

Le colonne centrale e di destra non sono dimenticanze. Derivano dal trattare l'output della riunione come file: un file ha una sola casa, un solo proprietario e un solo ACL, e il riepilogo che lo descrive è una quarta cosa acquistata a parte. La colonna di sinistra deriva dal trattare l'output della riunione come il contenuto di una stanza che il team conserva.

Se resti sul tuo stack attuale

Quattro cose da fare questa settimana, tutte basate sulla documentazione qui sopra:

1. Scopri chi è il proprietario degli artefatti. Su Teams è il OneDrive dell'organizzatore, o la raccolta SharePoint del canale per le riunioni di canale; su Meet, il Drive dell'organizzatore. Chiediti cosa succede a quelle riunioni quando quella persona cambia ruolo o se ne va.
2. Controlla la policy di scadenza prima di avere bisogno del file. La scadenza su Teams è un'impostazione dell'amministratore; la finestra del cestino dopo la scadenza è di 90 giorni. È una domanda per il tuo amministratore, non un'impostazione del video.
3. Lascia la registrazione dove è stata creata. Spostarla o copiarla è esattamente il passaggio che Microsoft documenta come causa della perdita del supporto ai sottotitoli.
4. Scarica la trascrizione di tutto ciò che ti servirà in seguito — .docx o .vtt su Teams, per impostazione predefinita solo se sei l'organizzatore o un co-organizzatore. Le persone di un altro tenant non possono visualizzarla affatto dopo, quindi tutto ciò che riguarda più aziende va condiviso deliberatamente.

Se la maggior parte dei lettori della riunione non riesce ad aprire il resoconto — tenant sbagliato, licenza sbagliata, client sbagliato, lingua sbagliata — l'archivio esiste per una persona sola.

Correlato: se il tuo team legge i recap da un assistente AI anziché da un'app, vedi quali strumenti per riunioni espongono un server MCP e cosa permette di fare ciascuno all'assistente.

FAQ

Dove vengono salvate le trascrizioni delle riunioni di Microsoft Teams? Nel OneDrive for Business dell'organizzatore della riunione. Microsoft afferma che le trascrizioni delle riunioni con registrazione e/o trascrizione "sono archiviate nel OneDrive for Business dell'organizzatore della riunione" e che si può accedervi "dalla chat della riunione e dalla scheda Recap in Teams finché l'organizzatore non elimina la trascrizione." Le registrazioni sono archiviate separatamente: nel OneDrive dell'organizzatore per le riunioni normali, nel sito SharePoint del canale in una cartella Recordings per le riunioni di canale (verificato a settembre 2026).

Perché i sottotitoli o la trascrizione sono scomparsi dopo che ho spostato la registrazione di Teams? Perché la traccia dei sottotitoli è legata alla posizione originale della registrazione e non viaggia dentro il file video. La documentazione di amministrazione di Microsoft afferma: "I sottotitoli codificati non sono pienamente supportati se la registrazione della riunione di Teams viene spostata o copiata dalla posizione originale in OneDrive o SharePoint" (verificato a settembre 2026). La trascrizione in sé è un oggetto separato e resta dov'era, raggiungibile dalla chat della riunione e dalla scheda Recap.

Una persona di un'altra azienda può leggere la trascrizione di una riunione di Teams dopo la riunione? No, secondo la matrice di accesso di Microsoft: una persona di un altro tenant può visualizzare la trascrizione in tempo reale durante la riunione ma non visualizzare né scaricare la trascrizione dopo, e i partecipanti anonimi non possono fare né l'una né l'altra cosa. Chi chiama in una riunione non può visualizzare affatto la trascrizione. Una persona della stessa organizzazione può visualizzarla dopo la riunione ma per impostazione predefinita non può scaricarla (verificato a settembre 2026).

Le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni di Teams scadono? La scadenza è controllata dalle impostazioni dell'amministratore della tua organizzazione: Microsoft documenta un controllo di amministrazione per "gestire quando le registrazioni e le trascrizioni scadono per la tua organizzazione", e la data di scadenza di una singola registrazione può essere modificata o rimossa da chi ha il permesso di modifica. Se una registrazione scade, il proprietario riceve un'email e ha fino a 90 giorni per recuperarla dal cestino (verificato a settembre 2026).

Dove salva la trascrizione Google Meet e chi può aprirla? Nel Google Drive dell'organizzatore della riunione, nella cartella Google Meet, con un file separato ogni volta che la trascrizione viene avviata. Un link viene inviato per email all'organizzatore, ai co-organizzatori e alla persona che ha attivato Trascrizioni, e la trascrizione è allegata all'evento di Google Calendar, che tutti gli invitati dell'organizzazione dell'organizzatore possono aprire; oltre 200 invitati nell'organizzazione dell'organizzatore, l'accesso è limitato all'organizzatore, ai co-organizzatori e a chi l'ha avviata (verificato a settembre 2026).

Posso usare Microsoft Teams su Linux? Non come app desktop. La tabella di disponibilità dei client di Microsoft indica Linux come non disponibile con la nota "Teams non è più supportato su Linux", e indica il client web come supportato in Microsoft Edge, Chrome, Firefox e Safari (verificato a settembre 2026). InterMIND è una web app, quindi un desktop Linux è un desktop supportato.

Il mio team può leggere il riepilogo e la trascrizione nelle proprie lingue? In InterMIND sì: quando una riunione viene finalizzata, il riepilogo e la trascrizione vengono tradotti in quel momento nella lingua di ogni partecipante, così ogni membro apre la propria versione, con 23 lingue coperte per voce, chat e note. Microsoft afferma l'opposto per Teams: la trascrizione tradotta dal vivo fa parte di Teams Premium, e "le trascrizioni tradotte del passato non vengono archiviate. Viene archiviata solo la trascrizione originale." Google documenta le trascrizioni di Meet in otto lingue, nella lingua parlata (verificato a settembre 2026).

Per quanto tempo resta disponibile un recap di InterMIND? Finché l'host non lo elimina. Un canale conserva il recap di ogni sessione passata sullo stesso link permanente; una riunione ad hoc conserva solo il recap dell'ultima sessione, nello stesso modo in cui la cronologia della sua chat viene eliminata dopo ogni chiamata. L'host può eliminare il riepilogo, la trascrizione, la registrazione di una sessione e le relative traduzioni, e l'eliminazione è permanente.

Provalo

• Come inviare i recap delle riunioni al tuo CRM, help desk o foglio di calcolo — una copia del recap tramite email, Zapier, un webhook firmato o l'API.
• Apri la demo live — una riunione nella tua lingua, senza registrazione.
• Avvia la tua prima riunione — gli ospiti entrano tramite link, ciascuno nella propria lingua.
• Guarda come appare un recap — riepilogo, trascrizione e la struttura descritta sopra su un esempio reale.
• Leggi la documentazione sul recap — regole di accesso, modifica, archivio e copie in CCN.
• Fai il backup delle tue chat — cosa contiene lo ZIP e come funziona il ripristino.

Se a darti fastidio è la lingua del resoconto più che il modo in cui viene archiviato, l'argomento è sviluppato a parte in quanto della tua riunione esiste ancora nella tua lingua una settimana dopo.

Fonti: Microsoft Support — Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams e View live transcription in Microsoft Teams meetings; Microsoft Learn — Teams meeting recording and transcript storage and permissions in OneDrive and SharePoint, Overview - Recording and transcription for Teams meetings, events, and calls e Overview of the Microsoft Teams client; Google Meet Help — Use Transcripts with Google Meet, verificate a settembre 2026.