So senden Sie Besprechungsprotokolle automatisch an CRM, Help Desk oder Tabelle: Zapier, Webhook oder API (2026)

Das Besprechungsprotokoll eines Kundengesprächs ist nur dort nützlich, wo die nächste Person danach sucht: am Deal im CRM, am Ticket im Help Desk, in der Zeile der Tabelle, die das Team ohnehin pflegt. Wenn Sie nach „Meeting-Notizen automatisch an HubSpot senden“ oder „Zapier Meeting Recap“ gesucht haben, lautet die kurze Antwort für InterMIND: Verbinden Sie es einmal mit einem API-Key mit Zapier, und der Trigger Meeting Recap Ready feuert für jedes von Ihnen gehostete Meeting, sobald dessen Zusammenfassung vorliegt. Dieser Leitfaden ist die ausführliche Fassung: der No-Code-Weg, der Webhook, die API, was jeder davon enthält, und der Weg, der ganz ohne Integration auskommt.

Zuerst eine Eigenschaft jedes Recaps, weil sie bestimmt, was im CRM ankommt: Die Zusammenfassung erreicht jeden Leser in dessen Sprache, und jeder Teilnehmer liest sie in seiner eigenen. Die Payload unten enthält die Zusammenfassung in einer Sprache, der des Hosts, und die Sprache wird in der Payload genannt.

Vier Wege

Alle vier stehen jedem registrierten Konto zur Verfügung. Ein Gast kann keine Keys erstellen.

Der Weg ohne Integration: eine Recap-Kopie

Die meisten CRMs, Help Desks und Tracker haben eine eingehende E-Mail-Adresse, die aus einer Nachricht eine Notiz oder ein Ticket macht. Fügen Sie diese Adresse als Empfänger der Recap-Kopie bei einem Meeting oder Kanal hinzu, und die Zusammenfassung wird nach jeder Sitzung dorthin gemailt. Möglich sind bis zu zehn Adressen pro Host, jede einmalig per Test-E-Mail bestätigt, anwendbar auf alle Ihre Meetings oder auf einen Kanal oder ein Meeting. Die Details finden Sie in der Recap-Dokumentation. Wenn das für Ihr Tool genügt, können Sie hier aufhören.

Zapier: der Trigger und die Action

1. Key erstellen. Öffnen Sie Integrations, suchen Sie die Karte API keys, klicken Sie auf Create key, benennen Sie den Key „Zapier“ und kopieren Sie ihn. Er beginnt mit imk_ und wird nur einmal angezeigt, denn InterMIND speichert nur einen Hash. Bis zu zehn Keys pro Konto; über dieselbe Karte können Sie jederzeit einen widerrufen.
2. Verbinden. Fügen Sie in Zapier die App InterMIND zu einem Zap hinzu und fügen Sie den Key ein, wenn danach gefragt wird. Die Verbindung trägt die E-Mail-Adresse Ihres Kontos als Bezeichnung.
3. Trigger: Meeting Recap Ready. Feuert einmal pro beendetem Meeting, das Sie gehostet haben, sobald die Zusammenfassung vorliegt. Felder: Meeting-Titel und -Link, Recap-Link, Transkript-Link, die Zusammenfassung in Markdown, die Sprache der Zusammenfassung, Start- und Endzeit, Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse, der Host.
4. Action: Create Meeting Link. Erstellt ein Ad-hoc-Meeting, das Ihnen gehört, und gibt dessen URL zurück. Setzen Sie sie in einen CRM-Deal, ein Support-Ticket oder eine Kalendereinladung. Wer den Link öffnet, klopft an, und Sie lassen die Person im Raum zu.

Typische Zaps: Recap → neue Notiz am HubSpot-Deal; Recap → interner Kommentar am Zendesk-Ticket; Recap → Zeile in Google Sheets; neuer Pipedrive-Deal → Meeting-Link, der in den Deal zurückgeschrieben wird.

Dieselbe Integration funktioniert auch mit Make, n8n oder Pipedream über deren generische Webhook- und HTTP-Module, mit dem Webhook und der API weiter unten.

Der Webhook: recap.ready

Einmal abonnieren:

POST https://intermind.com/api/v1/webhooks
Authorization: Bearer imk_…
Content-Type: application/json

{ "target_url": "https://example.com/hooks/intermind", "event": "recap.ready" }

Die Antwort ist 201 mit der id des Abonnements und einem secret. Ab dann sendet InterMIND, sobald ein Recap für ein Meeting, das Sie gehostet haben, mit nicht leerer Zusammenfassung finalisiert ist, pro Meeting-Sitzung einen POST an die Ziel-URL, mit diesen Headern:

Der Body enthält das Meeting (id, title, url, type), das Recap (url, Transkript-URL, die Zusammenfassung in Markdown, deren Sprache), Start und Ende der Sitzung, die Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse sowie den Host. Das vollständige Beispiel finden Sie in der API-Dokumentation.

Zustellregeln, damit nichts unbemerkt verloren geht: Ihr Endpunkt antwortet innerhalb von 8 Sekunden mit 2xx; ein Netzwerkfehler, ein 5xx oder ein 429 wird einmal sofort wiederholt; ein 410 oder 404 löscht das Abonnement; jeder andere Fehler wird protokolliert und das Ereignis nicht erneut gesendet. Die Recap-E-Mail und die Recap-Seite bleiben der dauerhafte Nachweis. Die target_url muss https:// verwenden und öffentlich erreichbar sein; Adressen aus privaten Netzwerken werden abgelehnt. Zwanzig Abonnements pro Konto.

Die API: die Endpunkte und eine Spezifikation

Basis-URL https://intermind.com/api/v1, JSON in beide Richtungen, der Key als Bearer-Token. Keys funktionieren nur an diesen Endpunkten; sie gewähren nie Zugriff auf die eigene API der Webanwendung.

Die maschinenlesbare Spezifikation – OpenAPI 3.1 für Make, n8n, Pipedream und KI-Agenten – finden Sie unter https://intermind.com/api/v1/openapi.json. Ein KI-Assistent, der MCP spricht (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini), kann all das – Meetings, Recaps, Transkripte, Kanäle – auch ganz ohne den Key erledigen. Dieser Weg ist im MCP-Leitfaden beschrieben.

Was ankommt, und in wessen Sprache

Die Zusammenfassung in der Payload ist ein Text in einer Sprache: der Zusammenfassungssprache des Hosts, genannt im Feld recap.language. Die in der Payload verlinkte Recap-Seite öffnet jeder Teilnehmer, und dort liest jeder angemeldete Teilnehmer die Zusammenfassung in seiner eigenen Sprache. Die CRM-Notiz ist also die Version des Hosts; der Link darin öffnet für jeden Leser die seine.

Recap- und Transkript-Links öffnen sich für Meeting-Teilnehmer, die angemeldet sind. Ein Gast des Meetings erhält weder den Link noch die E-Mail – das Konto macht den Teil nach dem Call erreichbar.

FAQ

Kann ich Meeting-Zusammenfassungen ohne Integration in HubSpot oder Zendesk bekommen? Ja. Fügen Sie die eingehende E-Mail-Adresse des Tools als Empfänger der Recap-Kopie beim Meeting oder Kanal hinzu. Die Zusammenfassung wird nach jeder Sitzung dorthin gemailt, ohne Key und ohne Zap.

Wie verbinde ich InterMIND mit Zapier? Erstellen Sie unter Integrations → API keys einen API-Key, fügen Sie die InterMIND-App zu einem Zap hinzu und fügen Sie den Key ein. Verwenden Sie den Trigger Meeting Recap Ready und die Action Create Meeting Link.

Feuert der Webhook auch für Meetings, an denen ich nur teilgenommen habe? Nein. recap.ready wird für Meetings gesendet, die Sie gehostet haben, einmal pro Sitzung, wenn die Zusammenfassung nicht leer ist.

Was passiert, wenn mein Endpunkt nicht erreichbar ist, sobald das Recap fertig ist? Ein Netzwerkfehler, ein 5xx oder ein 429 wird einmal sofort wiederholt. Schlägt das fehl, wird das Ereignis protokolliert und nicht erneut gesendet; die Recap-E-Mail und die Recap-Seite bleiben der Nachweis, und GET /recaps liefert auf Abruf die zehn neuesten.

Ist der Webhook signiert? Ja. Jede Zustellung trägt X-InterMIND-Signature: sha256=<HMAC-SHA256 des Rohinhalts mit dem Secret Ihres Abonnements> und eine eindeutige X-InterMIND-Delivery-ID zum Deduplizieren.

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Quellen: InterMIND API-Spezifikation, OpenAPI 3.1. Stand: September 2026.