Datenschutzerklärung

Gültig ab: 17. Juni 2026

1. Wer wir sind

InterMIND („der Dienst") – die Meeting-Plattform mit Sprachübersetzung in Echtzeit, erreichbar unter intermind.com und über die mobilen InterMIND-Apps – wird betrieben von:

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C („Golden Fish LLC", „wir", „uns"), City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate.

Für personenbezogene Daten, die über den Dienst verarbeitet werden, handelt Golden Fish LLC als Verantwortliche, es sei denn, Ihre Organisation nutzt InterMIND im Rahmen eines eigenen Vertrags mit uns – in diesem Fall ist Ihre Organisation die Verantwortliche und wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag (siehe unseren Auftragsverarbeitungsvertrag).

Herausgeber und Inhaber der geistigen Eigentumsrechte: MindMeeting OÜ (Estland), Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland. Betreiber des Dienstes und Vertragspartner: Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C (Vereinigte Arabische Emirate). Die mobilen InterMIND-Apps werden von MindMeeting OÜ im Auftrag und in Lizenz von Golden Fish LLC veröffentlicht; Golden Fish LLC betreibt den Dienst und ist für die darüber verarbeiteten personenbezogenen Daten verantwortlich.

Registernummern, Lizenzangaben und Links zu den amtlichen Registern beider Unternehmen finden Sie auf unserer Seite Unternehmen.

Kontakt für Datenschutzfragen: privacy@intermind.com

Vertreter in der EU/im EWR (Art. 27 DSGVO): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, ist unser Vertreter in der Europäischen Union gemäß Art. 27 DSGVO. Nutzerinnen und Nutzer aus der EU/dem EWR sowie Aufsichtsbehörden können unseren Vertreter in Datenschutzangelegenheiten unter privacy@intermind.com erreichen (Betreff „EU representative").

Diese Erklärung gilt ausschließlich für intermind.com und die InterMIND-Apps. Die Unternehmenswebsite mind.com wird getrennt betrieben und hat eine eigene Datenschutzerklärung.

2. Was wir erheben und warum

Was	Details	Warum (Zweck)	Rechtsgrundlage
Kontodaten	E-Mail-Adresse, Anzeigename, Profilfoto, Spracheinstellungen	Erstellung und Betrieb Ihres Kontos	Vertrag
Meeting-Audio/-Video	Live-Streams während eines Anrufs – flüchtig, nie gespeichert (siehe §3)	Durchführung des Anrufs: Übertragung, Spracherkennung, Übersetzung in Echtzeit	Vertrag
Transkriptionen	Erkannte und übersetzte Sprache mit Sprechernamen	Live-Untertitel/-Übersetzung; für Teilnehmende nach dem Meeting bis zur Löschung abrufbar	Vertrag
Aufzeichnungen & Dateien	Von Ihnen gestartete Meeting-Aufzeichnungen, Chat-Anhänge, Dokumente	Bereitstellung Ihrer Inhalte für Sie und die Teilnehmenden	Vertrag
KI-Meeting-Zusammenfassung	Ihr Meeting-Transkript wird einmalig am Ende des Meetings übermittelt, um eine Zusammenfassung zu erstellen	Zusammenfassung nach dem Meeting im Meeting-Chat	Berechtigtes Interesse (hier offengelegt)
Dokumentübersetzung	Inhalte von Dokumenten, die Sie zur Übersetzung einreichen	Übersetzung des Dokuments auf Ihre Anfrage	Vertrag
Team-Statusseiten	In den Tarifen, die sie enthalten (nicht in Basic): der Inhalt jedes Besprechungsprotokolls (pro Version einmal an das von Ihrer Organisation gewählte KI-Gehirn gesendet, §3), die daraus abgeleiteten Fakten – Anfragen, Zusagen, Aufgaben, Entscheidungen, Fragen, Probleme, Risiken, Geldbeträge – jeweils mit einem wörtlichen Zitat aus dem Protokoll, die Namen von Personen, wie sie im Meeting genannt wurden (wer gefragt, wer zugesagt hat, wem etwas zugewiesen ist, welcher Kunde oder Lieferant), die Zuordnung eines Namens der zuständigen Person zu einem Mitgliedskonto sowie die Ziele, die die Administratorin oder der Administrator festlegt; Nachrichten in Team-Kanälen (nicht in spontanen Meetings per Link), die einmal mit den offenen Aufgaben und Zusagen dieses Kanals und der Kanäle mit gemeinsamem Tag abgeglichen werden – eine Nachricht, die einen Punkt als erledigt meldet, schließt ihn mit einem wörtlichen Ausschnitt der Nachricht ab, der auf der Seite mit einem Link zur Nachricht angezeigt wird; ein Kanal, den die Seiten auswerten, erhält einmalig einen Hinweis von Mia	Der Organisation den Stand ihrer eigenen Arbeit zeigen – offene Aufgaben, Probleme, Anfragen und die damit verbundenen Geldbeträge – für ihre Mitglieder und über verbundene KI-Assistenten. Die Seiten bewerten Arbeit, nicht Personen: Nichts bewertet, reiht oder benotet einzelne Personen. Mitglieder sehen nur Fakten aus Sitzungen, die sie geleitet oder an denen sie teilgenommen haben, sowie ihnen zugewiesene Zeilen; Administratoren sehen die Seiten der Organisation. Fakten bestehen so lange wie das Protokoll, aus dem sie stammen (§6)	Berechtigtes Interesse Ihrer Organisation als Verantwortliche an der Nachverfolgung ihrer eigenen Arbeit – wir verarbeiten in ihrem Auftrag gemäß dem AVV; die Organisation wählt einen Tarif, der die Seiten enthält, gemäß den Nutzungsbedingungen (§5, „Team status pages")
Chat-Nachrichten	Nachrichtentext und Bearbeitungsverlauf; Chats spontaner Meetings werden gelöscht, wenn der Anruf endet	Nachrichtenaustausch	Vertrag
Abrechnungsdaten	Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Abonnement- und Nutzungsdaten. Kartennummern gelangen nie in unsere Systeme – Zahlungen werden von Stripe abgewickelt oder, für Käufer in ausgewählten Ländern, von Paddle, das das Abonnement als Merchant of Record verkauft. In Tarifen mit Abrechnung pro aktivem Mitglied zählt jede Verlängerung die Mitglieder, die in den vorangegangenen 28 Tagen aktiv waren; Aktivität ist eine von unseren Servern erfasste Handlung – an einem Meeting teilnehmen, eine Chat-Nachricht senden, Mia fragen – und ein Tool-Aufruf, der in Ihrem Namen über einen verbundenen KI-Assistenten erfolgt, zählt für die Abrechnung pro aktivem Mitglied als Aktivität (siehe „Assistentenaktivität")	Abrechnung kostenpflichtiger Tarife; steuer- und buchhaltungsrechtliche Pflichten	Vertrag; rechtliche Verpflichtung
Assistentenaktivität	Wenn Sie einen KI-Assistenten (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini oder einen anderen MCP-Client) mit Ihrem Konto verbinden: Ihre Konto-ID, der Zeitpunkt Ihres letzten erfolgreichen Tool-Aufrufs, der Name des Tools und der Assistent, von dem er stammte, sowie der betroffene Workspace – nie die Frage, die Sie gestellt haben, oder die Antwort, die Sie erhalten haben	Sie als aktives Mitglied Ihres Workspace für die Abrechnung zählen und Ihrer Workspace-Administration anzeigen, wann Sie zuletzt aktiv waren	Vertrag
Nutzungsanalyse	Produktereignisse, Session-Replays, Fehlerprotokolle. Im Browser – nur nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner (Analyse ist standardmäßig aus). In den InterMIND-Apps für iPhone, Android, Windows und macOS – welche Bildschirme und Funktionen Sie öffnen, standardmäßig an, jederzeit in den Einstellungen abschaltbar; nie der Inhalt eines Meetings oder Chats	Verbesserung des Produkts, Behebung von Fehlern	Einwilligung (Browser-Analyse); berechtigtes Interesse (App-Nutzungsstatistiken, Fehlerüberwachung)
Kontoereignisse	Die Tatsache und der Zeitpunkt von Kontoereignissen, die auf unseren Servern erfasst werden – Registrierung, Änderungen von Abonnement und Zahlung, API-Nutzung – bezogen auf Ihre Konto-ID; keine Cookies und keine Browserdaten	Zählung von Registrierungen und Umwandlungen in zahlende Kunden, Messung der Produktnutzung	Berechtigtes Interesse
Dienstdiagnose	Technische Angaben zu einer Störung, erfasst auf unseren eigenen Servern: dass während eines Anrufs kein eingehendes Audio mehr ankam, die Anzahl der Medien-Neuverbindungen, eine fehlgeschlagene Anfrage eines neuen Kontos – nur Zahlen und Kennungen, nie der Inhalt eines Gesprächs; nicht an den Analyseanbieter gesendet und unabhängig von der Cookie-Auswahl	Erkennen und Beheben von Störungen, die Menschen daran hindern, einander zu hören oder den Dienst zu nutzen	Berechtigtes Interesse
Transaktions-E-Mails	Ihre E-Mail-Adresse, einmalige Anmeldecodes, Benachrichtigungen	Anmeldung und Service-Benachrichtigungen	Vertrag
Produkt-E-Mails	Ihre E-Mail-Adresse, Alter des Kontos, ob Sie ein Meeting abgehalten haben, und der Zustellstatus (zugestellt/nicht zugestellt)	Einige kurze E-Mails nach der Registrierung und ein monatliches Produkt-Update; jede enthält einen Abmeldelink per Klick, und Sie können sie unter Einstellungen → Erweitert → Datenschutz abschalten	Berechtigtes Interesse
Vertriebsanfragen	Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Nachricht aus Kontakt-/Partnerformularen	Beantwortung Ihrer Anfrage	Berechtigtes Interesse
Gast-Anfragen nach dem Meeting	Wenn ein Gast, der einem Meeting per Link beigetreten ist, den Host bittet, ihn nach dem Anruf hinzuzufügen: der Name, den der Gast im Meeting verwendet hat, die eingegebene E-Mail-Adresse, seine Sprache und das betreffende Meeting, gespeichert zusammen mit diesem Meeting für dessen Host. Ein Gast, der das Meeting stattdessen durch Erstellen eines Kontos behält, wird als Leser des Protokolls dieser einen Sitzung erfasst	Dem Host ermöglichen, den Gast hinzuzufügen, und einem Gast, der ein Konto erstellt hat, das Protokoll dieser Sitzung in seiner Sprache bereitstellen	Vertrag

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden Ihre Meeting-Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen.

Google-Nutzerdaten

InterMIND erhält Daten von Google-APIs nur, wenn Sie selbst eine Google-Funktion verbinden, und nur für diese Funktion:

Mit Google anmelden – Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und Ihr Profilfoto, um Ihr Konto zu erstellen und zu betreiben.
Google Calendar – Termine, die Ihnen gehören: InterMIND liest sie, um Ihre Meetings anzuzeigen, und erstellt oder löscht ausschließlich Termine, die es selbst angelegt hat.
Google Drive – nur die Dateien, die Sie im Google-Dateiauswahldialog auswählen und in einem Meeting oder Chat verlinken. InterMIND teilt den Link, nicht die Datei: Der Inhalt bleibt in Google Drive und wird nicht von KI zusammengefasst.
Google-Workspace-Verzeichnis – eine schreibgeschützte Liste der Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Organisation, wenn eine Administratorin oder ein Administrator sie importiert.
InterMIND-Add-on für Google Workspace Studio – liest überhaupt keine Google-Daten; seine einzige Berechtigung besteht darin, sich mit dem von Ihnen eingefügten API-Schlüssel mit intermind.com zu verbinden.

Die Verwendung von Rohdaten oder abgeleiteten Nutzerdaten, die von Google-Workspace-APIs stammen, entspricht der Google API Services User Data Policy und der Google Workspace API User Data and Developer Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wir verwenden, übertragen oder verkaufen Google-Nutzerdaten – roh, aggregiert oder abgeleitet – nicht, um grundlegende oder allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu erstellen, zu trainieren oder zu verbessern. Wir übertragen Google-Nutzerdaten nicht an Dritte, außer wenn dies zur Bereitstellung der von Ihnen verbundenen Funktion erforderlich ist, um geltendes Recht einzuhalten oder im Rahmen einer Fusion oder Übernahme mit gleichwertigem Schutz; kein Mensch liest sie, außer mit Ihrer Erlaubnis, zu Sicherheitszwecken oder zur Einhaltung geltenden Rechts.

YouTube API Services

InterMIND nutzt die YouTube API Services zu einem einzigen Zweck: die Veröffentlichung unserer eigenen Produktvideos auf unserem eigenen YouTube-Kanal und die Pflege von deren Titeln, Beschreibungen, Untertiteln und Playlists. Dies läuft über unser eigenes Google-Konto, aus einem internen Tool, das nicht an Nutzer verteilt wird. Es liest keine Daten über Sie oder andere Zuschauer, und keine über die YouTube API Services erhaltenen Daten werden gespeichert, an Dritte weitergegeben oder für Werbung verwendet. Auf intermind.com eingebettete Produktvideos werden vom YouTube-eigenen Player im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) abgespielt; was YouTube beim Ansehen erhebt, ist in der Google-Datenschutzerklärung beschrieben, und mit dem Ansehen stimmen Sie auch den YouTube-Nutzungsbedingungen zu. Jedes Google-Konto, das unserem Tool Zugriff auf einen YouTube-Kanal gewährt hat, kann diesen jederzeit auf der Seite mit den Google-Sicherheitseinstellungen widerrufen.

3. Wie Meetings verarbeitet werden

Audio- und Videostreams werden nicht gespeichert. Sie laufen zur Übertragung, Spracherkennung und Übersetzung durch unsere Medieninfrastruktur (gehostet in Deutschland und Frankreich) und bestehen nur für die Dauer des Anrufs. Dauerhaft gespeichert wird nur, was oben aufgeführt ist – Transkriptionen, von Ihnen ausdrücklich gestartete Aufzeichnungen, Chat.
KI-Funktionen – Besprechungsprotokolle, Dokumentzusammenfassungen, der Schreibassistent und Ask AI – laufen auf dem KI-Gateway, das Ihre Organisation auswählt: standardmäßig Azure OpenAI in der EU Data Zone (Microsoft), auf Wunsch Google Vertex AI am EU-Multi-Region-Endpunkt oder Amazon Bedrock in Frankfurt (AWS), jeweils in unserem eigenen Tenant unter den Auftragsverarbeitungsbedingungen des Anbieters und ohne Training mit Ihren Inhalten; oder ein Endpunkt, den Ihre Organisation selbst betreibt. Eine Organisation kann KI-Funktionen abschalten; Transkription und Übersetzung funktionieren weiterhin.
Aufzeichnungen sind für Teilnehmende sichtbar. Sie sind selbst dafür verantwortlich, die für Sie geltenden Gesetze einzuhalten, wenn Sie ein Gespräch aufzeichnen oder transkribieren (in manchen Rechtsordnungen ist die Einwilligung aller Teilnehmenden erforderlich).

4. Mit wem wir Daten teilen (Unterauftragsverarbeiter)

Wir nutzen eine überschaubare Zahl von Infrastruktur- und Dienstleistern. Die vollständige, versionierte Liste – einschließlich Zweck, Verarbeitungsregion und Garantien jedes Anbieters – ist unter /legal/subprocessors veröffentlicht. Die wichtigsten Punkte, geprüft anhand unserer Infrastruktur:

Anwendungs-Hosting, Datenbank, Echtzeit-Server, Objektspeicher, Analyse und Fehlerüberwachung laufen alle in der EU (Frankfurt, Paris, EU-Multi-Region-Speicher).
Meeting-Medien, Spracherkennung und Übersetzung laufen auf Infrastruktur in Deutschland und Frankreich.
KI-Funktionen (§3) laufen in EU-Regionen von Microsoft, Google oder Amazon Web Services, in unserem eigenen Tenant.
Stripe (Zahlungen), Google/Microsoft (optionale OAuth-Anmeldung) und die Konzerngesellschaften einiger EU-gehosteter Anbieter haben ihren Sitz in den USA – abgedeckt durch Standardvertragsklauseln und/oder das EU-US Data Privacy Framework.
Paddle (Zahlungen als Merchant of Record in ausgewählten Ländern) hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich – abgedeckt durch den Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich.

5. Internationale Datenübermittlungen

Die Verarbeitung findet standardmäßig in der EU statt (siehe §4). Hat die Konzerngesellschaft eines Anbieters ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR, sind Übermittlungen durch Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsmechanismus abgedeckt.

Die Vereinigten Arabischen Emirate, in denen Golden Fish LLC ansässig ist, verfügen über eine umfassende Datenschutzgesetzgebung, sind jedoch nicht Gegenstand eines Angemessenheitsbeschlusses der EU. Wenn auf personenbezogene Daten aus einem Land außerhalb des EWR zugegriffen wird oder sie dorthin übermittelt werden – einschließlich des Zugriffs durch uns zur Administration des Dienstes –, stützen wir uns auf geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO (Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework) zusammen mit ergänzenden technischen Maßnahmen wie Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie auf die EU festgelegte Speicherung und Verarbeitung. Eine Kopie der einschlägigen Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter privacy@intermind.com.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Inhalte – Meeting-Aufzeichnungen, Transkripte, Übersetzungen und Chat-Nachrichten –, solange Ihr Konto oder Team-Workspace aktiv bleibt, damit sie Ihnen zur Verfügung stehen. Sie steuern die Speicherdauer: Sie können einzelne Aufzeichnungen, Kanäle oder Nachrichten jederzeit löschen, und mit der Löschung Ihres Kontos werden alle zugehörigen Inhalte (in unserer Datenbank und im Speicher) dauerhaft gelöscht und ein aktives Abonnement wird gekündigt. Wir legen keine automatische Ablauffrist für Ihre Inhalte fest; Sie entscheiden, wie lange sie aufbewahrt werden.

Einige Daten werden aus betrieblichen Gründen nur vorübergehend vorgehalten: Exporte von Kontodaten stehen 7 Tage lang bereit und werden dann gelöscht, anonyme Gastsitzungen werden innerhalb von 24 Stunden gelöscht, und einmalige E-Mail-Bestätigungscodes werden nach Ablauf entfernt. Die Anfrage eines Gastes, einem Meeting hinzugefügt zu werden, wird zusammen mit diesem Meeting gelöscht; der Leser-Datensatz eines Gastes für das Protokoll einer Sitzung wird zusammen mit dieser Sitzung oder diesem Meeting oder mit dem Konto gelöscht.

Für Team-Statusseiten abgeleitete Fakten bestehen so lange wie das Protokoll, aus dem sie stammen: Das Löschen der Artefakte einer Sitzung löscht ihre Fakten, das Löschen des Workspace oder des Kontos löscht sie alle. Das Abschalten der Team-Statusseiten pausiert die Extraktion und blendet die gespeicherten Fakten aus; es löscht sie nicht.

7. Ihre Rechte

Je nach Rechtsordnung (unter anderem nach der DSGVO) haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Export Ihrer Daten, das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen oder sie einzuschränken, sowie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Zwei dieser Rechte können Sie selbst und mit sofortiger Wirkung ausüben:

Löschung – löschen Sie Ihr Konto in den Einstellungen; dadurch werden Ihre Daten dauerhaft aus unserer Datenbank und unserem Speicher entfernt und ein aktives Abonnement wird gekündigt.
Datenübertragbarkeit – exportieren Sie Ihre vollständigen Kontodaten als ZIP-Archiv aus den Einstellungen (Download-Link 7 Tage gültig).

Für alles Weitere wenden Sie sich an privacy@intermind.com. Wenn Sie sich in der EU/im EWR befinden, können Sie außerdem Beschwerde bei Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde einlegen. Wenn Sie sich in den Vereinigten Arabischen Emiraten befinden, haben Sie gleichwertige Rechte nach dem Datenschutzgesetz der VAE (Federal Decree-Law No. 45 of 2021), die Sie über denselben Kontakt ausüben können.

8. Cookies und Analyse

Im Browser nutzen wir eine Consent-Management-Plattform (Usercentrics), um Ihre Einwilligung einzuholen, bevor nicht notwendige Cookies oder Analysen aktiv werden. Analyse (PostHog, EU-Cloud) und Session-Replay sind standardmäßig aus und starten nur, wenn Sie einwilligen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link zu den Cookie-Einstellungen in der Fußzeile ändern. Notwendige Cookies (Sitzung, Sicherheit) erfordern keine Einwilligung.

In den InterMIND-Apps für iPhone, Android, Windows und macOS gibt es keine Cookies. Nutzungsstatistiken – welche Bildschirme und Funktionen Sie öffnen und, in der Desktop-App, eine Wiedergabe Ihrer eigenen Bildschirme in der App, nie der Inhalt eines Meetings oder Chats – sind standardmäßig an und können jederzeit in den Einstellungen abgeschaltet werden; wir stützen uns dafür auf unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Produkts. Auf unseren Servern erfasste Kontoereignisse (etwa eine Registrierung oder eine Zahlung) sind nicht cookie-basiert und hängen von keiner der beiden Auswahlen ab – siehe „Kontoereignisse" in der Tabelle oben.

9. Sicherheit

TLS für den gesamten Datenverkehr (HTTPS/WSS, kein Klartext-Fallback); Verschlüsselung im Ruhezustand für Datenbank und Objektspeicher; keine gespeicherten Passwörter (nur einmalige E-Mail-Codes oder OAuth); HTTP-only-Sitzungscookies; serverseitige Durchsetzung von Rollen; Sprachtext aus clientseitigen Logs entfernt; voneinander getrennte Datenbanken je Umgebung.

10. Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder. Sie müssen mindestens 16 Jahre alt sein, um den Dienst zu nutzen. Wenn Sie in Ihrem Land noch nicht volljährig sind (in den Vereinigten Arabischen Emiraten mit 18 Jahren), dürfen Sie den Dienst nur mit Einwilligung und unter Aufsicht eines Elternteils oder gesetzlichen Vormunds nutzen. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unterhalb des maßgeblichen Alters; wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, wenden Sie sich an privacy@intermind.com, und wir löschen sie.

11. Änderungen dieser Erklärung

Änderungen veröffentlichen wir auf dieser Seite und aktualisieren das Datum des Inkrafttretens. Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Sie im Produkt oder per E-Mail.

12. Kontakt

Golden Fish Computer Systems & Communication Equipment Software Design L.L.C — City Avenue Building, Office 405-070, Port Saeed, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate. E-Mail: privacy@intermind.com