Besprechungsprotokoll schreiben: und was Zoom, Teams und Google Meet nach dem Call tatsächlich speichern (2026)

Ein Meeting dauert fünfundvierzig Minuten. Sein Recap wird monatelang genutzt: im nächsten Call zitiert, durchsucht, wenn eine Entscheidung infrage steht, gelesen von der Person, die eine Woche später ins Projekt einsteigt. Das ist der Teil des Meetings, der die Arbeit trägt, und gerade den behandeln die meisten Plattformen nebenbei: eine Zusammenfassungs-E-Mail an den Host, eine Aufzeichnung im Laufwerk von irgendjemandem, ein Chat, der aus dem Blick scrollt.

Dieser Leitfaden hat zwei Hälften. Zuerst das Recap selbst: was es ist, und eine Vorlage, die Sie in fünf Minuten verschicken können. Dann, was die Plattform für Sie übernimmt: wo Zoom, Microsoft Teams und Google Meet das Protokoll nach dem Call ablegen, wer es erhält, wer es ändern kann, wie lange es bleibt und, was ihre Dokumentation am deutlichsten beantwortet, in wessen Sprache. Alle Angaben zu den Anbietern stammen aus deren öffentlicher Dokumentation, geprüft im August 2026, am Ende verlinkt. Was der Assistent während des Calls tut, etwa von sich aus das Wort ergreifen oder auf eine Anfrage reagieren, ist eine andere Aufgabe, die wir Anbieter für Anbieter im Leitfaden zum KI-Meeting-Assistenten aufgeschlüsselt haben.

Was ein Besprechungsprotokoll ist

Ein Besprechungsprotokoll (Recap) ist eine kurze schriftliche Aufzeichnung, die nach einem Meeting verschickt wird: was entschieden wurde, wer was bis wann erledigt und was offen blieb. Es ist nicht das förmliche Protokoll (die ausführlichere, formelle Dokumentation) und auch nicht das Transkript (jedes Wort). Es enthält die drei Dinge, die ein Leser einen Monat später braucht, in der Reihenfolge, in der er danach sucht.

Ein Recap, das funktioniert, hat vier Teile:

1. Entscheidungen: jeweils in einem Satz, mit Angabe, wer zugestimmt hat. „Beschlossen“ und „noch offen“ sind verschiedene Zeilen.
2. Action items: Verantwortlicher, Aufgabe, Datum. Eine pro Zeile. Kein Verantwortlicher, kein Item.
3. Offene Fragen: was nicht geklärt wurde und wer es übernimmt.
4. Wo die Dokumentation liegt: ein Link zur Aufzeichnung, zu den Notizen oder zum Dokument, damit das Recap nicht versucht, all das zugleich zu sein.

Eine Vorlage für das Besprechungsprotokoll

Betreff: Recap — [Name des Meetings], [Datum]

Entscheidungen

• [Entscheidung 1] — beschlossen von [Namen].
• [Entscheidung 2] — noch offen; [Name] macht bis [Datum] einen Vorschlag.

Action items

• [Name]: [Aufgabe] — bis [Datum].
• [Name]: [Aufgabe] — bis [Datum].

Offene Fragen

• [Frage] — [Name] klärt das weiter.

Dokumentation: [Link zur Aufzeichnung / zu den Notizen / zum Dokument]. Nächstes Meeting: [Datum].

Verschicken Sie es am selben Tag an alle, die eingeladen waren, nicht nur an die Anwesenden. Wer das Meeting verpasst hat, braucht es am dringendsten.

Das ist die manuelle Variante. Im restlichen Leitfaden geht es darum, was die Plattform für Sie schreibt und was danach damit geschieht.

Zoom: AI Companion Summary, Previous-Tab, Team Chat

Die Zusammenfassung. Meeting Summary mit AI Companion erstellt drei Abschnitte, „Quick recap“, „Summary“ und „Next steps“, in Konten der Tarife Zoom Workplace Pro, Pro Plus, Business, Business Plus, Enterprise und Enterprise Plus. Nach dem Meeting werden die Zusammenfassungen „per E-Mail versendet“, erscheinen auf der Seite „Summaries“ des Webportals und können „im dedizierten Gruppenchat des Meetings in Chat gepostet“ werden.

Wer sie erhält. Teilnehmende bekommen die Zusammenfassung, wenn „der Host sich entschieden hat, sie mit ihnen zu teilen“; Admins wählen zwischen nur Host, Host und Co-Hosts, Host und Eingeladenen in der Organisation oder allen Eingeladenen einschließlich externer Personen. Zwei dokumentierte Ausnahmen: „Nicht authentifizierte Nutzer erhalten keine Zusammenfassung per E-Mail“, und Personen, die spontan beigetreten sind, „erhalten die Zusammenfassung nicht“.

Wer sie ändern kann. „Nur der Host kann die Zusammenfassung bearbeiten“ und „nur der Host kann eine Zusammenfassung löschen“; Empfänger können sie weiterleiten.

Wie lange sie bleibt. Eine Einstellung für Admins oder Nutzer, Auto-delete meeting summaries, verschiebt Zusammenfassungen nach einer festgelegten Anzahl von Tagen in den Papierkorb; eine Standard-Aufbewahrungsdauer nennt der Artikel nicht.

Meeting-Verlauf. Im Webportal listet Meetings → Previous vergangene Meetings auf („Meeting-Details nachverfolgen, Teilnehmerinformationen prüfen und Ihre Host-Aktivität überwachen“), mit Datumsfilter; abgelaufene Meeting-IDs fallen nach Zooms Ablaufregeln heraus. Konto-Admins nutzen den Meeting- und Webinar-Verlaufsbericht für längere Zeiträume.

Sprache. Zoom nennt 32 unterstützte Sprachen für Meeting-Zusammenfassungen. Die Dokumentation sagt nicht, dass eine Zusammenfassung in einer anderen als der gesprochenen Sprache oder in einer anderen Sprache pro Teilnehmer erstellt werden kann.

Wo die Ebene der Live-Übersetzung in Zoom endet, behandeln wir in einem eigenen Beitrag: Live-Übersetzung in Zoom.

Microsoft Teams: Recap im Chat und im Kalender

Das Recap. „Recaps sind nach Teams-Events verfügbar, darunter Meetings, Town Halls, Webinare und Anrufe, die aufgezeichnet oder transkribiert wurden. In einem Recap finden Sie die Aufzeichnung des Events, das Transkript, geteilte Dateien, Notizen, die benutzerdefinierte Zusammenfassung, die Agenda und Folgeaufgaben.“ Die KI-Teile, also generierte Zusammenfassungen, Sprecher- und Zeitleistenmarkierungen und KI-Notizen, bilden das intelligent recap, für das Teams Premium oder eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz erforderlich ist.

Wo es liegt. Im Event-Chat (View recap oder der Tab „Recap“) und im Kalendereintrag. „Recap-Benachrichtigungen, Notizen und Inhalte sind derzeit für Ad-hoc-Events nicht verfügbar“: Ein Meeting muss geplant und aufgezeichnet oder transkribiert sein, damit es ein Recap gibt.

Wer die Aufzeichnung öffnen kann. Aufzeichnungen werden in OneDrive oder SharePoint gespeichert; eingeladene und teilnehmende Nutzer können sie ansehen, Organisatoren und Co-Organisatoren können sie herunterladen und löschen. „Derzeit können Gäste und externe Teilnehmer die Aufzeichnung nur ansehen, wenn sie ausdrücklich mit ihnen geteilt wird.“ Der Ablauf ist eine Admin-Einstellung, die der Organisator anpassen oder entfernen kann.

Sprache. Intelligent recap unterstützt eine lange Liste von Sprachen; das Recap wird aus dem Transkript in der Sprache erzeugt, in der das Meeting stattfand. Die übersetzte Ebene während des Calls, Untertitel in 31 Sprachen und der Interpreter-Agent in 10, ist laut Dokumentation nur live verfügbar: Untertitel werden nicht gespeichert, und Aufzeichnungen behalten das Originalaudio (Live-Übersetzung in Teams).

Google Meet: „Take notes for me“

Die Notizen. Geminis Take notes for me „erfasst automatisch Meeting-Notizen, die in Google Docs organisiert und mit Ihrem Team geteilt werden“: eine Zusammenfassung, Entscheidungen, nächste Schritte und Diskussionspunkte, dazu Screenshots von Präsentationen, die länger als 10 Sekunden gezeigt wurden. Der Organisator erhält eine E-Mail mit einem Link; das Dokument wird an den Kalendereintrag angehängt und ist für interne Eingeladene gemäß der konfigurierten Freigabeeinstellung zugänglich: alle eingeladenen Gäste einschließlich externer, nur intern oder nur Hosts und Co-Hosts.

Wer es nutzen kann. Business Standard und Plus, Enterprise Standard und Plus sowie das Add-on Gemini Education Premium (frühere Käufer von Gemini Enterprise und des Add-ons AI Meetings & Messaging behalten den Zugang).

Sprache. Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch und Spanisch, und „diese Funktion unterstützt jeweils nur eine Sprache. Mehrere im selben Meeting gesprochene Sprachen werden derzeit nicht unterstützt.“ Googles Sprachübersetzung während des Calls (Englisch ↔ fünf Sprachen, ein Paar pro Meeting) ist in Aufzeichnungen nicht verfügbar (Live-Übersetzung in Google Meet).

Die Achse, die alle drei teilen

Stellt man die drei nebeneinander, zeigt sich dasselbe Muster: Die Plattform schreibt ein Protokoll, liefert es an den Host (und auf dessen Entscheidung an einige der anderen) und bewahrt es so lange auf, wie ein Admin es erlaubt, in der einen Sprache, in der das Meeting stattfand. Google sagt es ausdrücklich („eine Sprache auf einmal“); Zoom und Teams dokumentieren eine Zusammenfassung des gesprochenen Transkripts. Ein Meeting, das ein Team auf Englisch abhält, das auf Portugiesisch, Polnisch und Deutsch liest, erzeugt ein englisches Protokoll; alle anderen arbeiten aus der Erinnerung oder mit einer Zusammenfassung aus zweiter Hand. Die ganze Achse haben wir Anbieter für Anbieter aufgeschrieben: wie viel von Ihrem Meeting eine Woche später noch in Ihrer Sprache existiert.

InterMIND: das Recap als eigene Aufzeichnung des Meetings

Wir bauen das Recap als das, was das Meeting hinterlässt. Hier ist unsere Antwort auf dieselben Fragen:

• Was es enthält. Eine Zusammenfassung (Überblick, Punkte, die als beschlossen, offen oder strittig markiert sind, mit den jeweiligen Sprechern, Action items mit Verantwortlichen, offene Fragen) plus die Aufzeichnung, falls die Sitzung aufgezeichnet wurde, auf einer Seite. Jede Zeile behält den Zeitstempel, aus dem sie stammt. Ein vollständiges Beispiel: /features/recap.
• Wie es entsteht. Das Beenden des Calls erzeugt es. „Es gibt keinen Notetaker-Bot in der Teilnehmerliste und keinen Schalter pro Meeting, an den man denken müsste.“
• Wer es erhält. Angemeldete Mitglieder des Meetings bekommen den Link per E-Mail, im Chat des Meetings und im Kalendereintrag; der Link wird erzeugt, wenn das Meeting geplant wird, und bleibt für jede Sitzung derselbe. Zum Öffnen ist eine Anmeldung erforderlich; wer den Link an jemanden weiterleitet, der nicht im Meeting war, gewährt damit nichts. Wer als Gast ohne Konto beigetreten ist, erhält das gesamte übersetzte Meeting live, aber danach kein Recap: Das Konto ist kostenlos, und erst damit ist die Dokumentation erreichbar.
• Wer es ändern kann. Jedes angemeldete Mitglied kann die Zusammenfassung bearbeiten; jede Änderung wird zu einer Revision mit Autor, Zeitstempel und wortgenauem Diff. Der Host kann die Artefakte einer Sitzung (Zusammenfassung, Transkript, Aufzeichnung und deren Übersetzungen) dauerhaft löschen.
• Wie lange es bleibt. Channels behalten das Recap jeder vergangenen Sitzung; Ad-hoc-Meetings behalten das der jeweils letzten Sitzung, analog dazu, dass ihr Chat nach jedem Call gelöscht wird. Der Host kann außerdem jedes Recap nach einmaliger Bestätigung per BCC an weitere Adressen senden, zum Beispiel an eine Eingangsadresse eines CRM.
• In wessen Sprache. Das Recap wird in der Sprache des Lesers angezeigt: Die Zusammenfassung wird für jedes Mitglied bei Bedarf übersetzt, unabhängig davon, in welcher Sprache das Meeting stattfand. Der Chatverlauf des Channels liest sich genauso (mehrsprachiger Chat).
• Wo es läuft. Die Zusammenfassung läuft auf dem KI-Gateway, das Ihre Organisation auswählt, in einer EU-Region, ohne Datenspeicherung nach der Verarbeitung (Zero Data Retention) und ohne Training mit Ihren Inhalten; der Anbieter speichert das Transkript nicht (wo ein InterMIND-Meeting tatsächlich läuft).

Der Vergleich in einer Tabelle

Selbst ansehen statt darüber lesen

• Beispiel-Recap öffnen: ein vollständiges Recap, gerendert vom selben Code, der Ihres schreibt, einschließlich Zeitstempeln.
• Live-Demo ausprobieren: ohne Anmeldung; sprechen Sie und hören Sie, wie der Raum pro Zuhörer in einer von 23 Sprachen übersetzt wird.
• Ihr erstes Meeting starten: Gäste treten per Link bei, jeder in seiner eigenen Sprache.
• Den Benchmark ansehen: Übersetzungsqualität pro Sprachpaar, monatlich auf realem Datenverkehr, mit öffentlicher Methodik.

FAQ

Was bedeutet „Meeting-Recap“?

Eine kurze schriftliche Aufzeichnung, die nach einem Meeting verschickt wird: die getroffenen Entscheidungen, die Action items mit Verantwortlichen und Terminen und das, was offen blieb, mit einem Link zur Aufzeichnung oder zu den Notizen. Es ist kürzer als ein Protokoll und weit kürzer als ein Transkript; seine Aufgabe ist es, einen Monat später von jemandem gelesen zu werden, der das Ergebnis braucht, nicht das Gespräch.

Wie schreibe ich eine Recap-E-Mail zum Meeting?

Vier Blöcke, in dieser Reihenfolge: Entscheidungen (jeweils mit Angabe, wer zugestimmt hat, „noch offen“ als eigene Zeile), Action items (Verantwortlicher, Aufgabe, Datum, eine pro Zeile), offene Fragen (mit Angabe, wer sie weiterverfolgt) und der Ort der Dokumentation. Verschicken Sie sie am selben Tag an alle Eingeladenen, auch an die, die das Meeting verpasst haben. Die Vorlage oben passt auf einen Bildschirm.

Wie sehe ich meinen Zoom-Meeting-Verlauf?

Melden Sie sich im Zoom-Webportal an, öffnen Sie Meetings und klicken Sie auf den Tab Previous: vergangene Meetings mit Details und Teilnehmenden, nach Datum filterbar. Abgelaufene Meeting-IDs fallen nach Zooms Regeln heraus; Kontoinhaber und Admins nutzen den Meeting- und Webinar-Verlaufsbericht für den kontoweiten Verlauf. AI-Companion-Zusammenfassungen liegen getrennt davon auf der Seite „Summaries“.

Wie finde ich das Recap eines Teams-Meetings?

Öffnen Sie den Chat des Meetings und wählen Sie View recap (oder den Tab „Recap“), oder öffnen Sie den Termin in Ihrem Teams-Kalender. Ein Recap gibt es für geplante Meetings, die aufgezeichnet oder transkribiert wurden; Ad-hoc-Meetings erhalten keines. Die KI-Zusammenfassung und die Notizen darin erfordern Teams Premium oder eine Copilot-Lizenz.

Erstellt Google Meet eine Meeting-Zusammenfassung?

Mit Take notes for me in den Editionen Business Standard und Plus sowie Enterprise Standard und Plus: ein Google Doc mit Zusammenfassung, Entscheidungen und nächsten Schritten, das per E-Mail an den Organisator geschickt und an den Kalendereintrag angehängt wird. Es funktioniert in acht Sprachen, mit einer Sprache pro Meeting: „Mehrere im selben Meeting gesprochene Sprachen werden derzeit nicht unterstützt.“

Welche Plattform hält das Recap in der Sprache jedes Teilnehmers vor?

Unter den vier oben genannten beschreibt die Dokumentation der Anbieter die Protokolle von Zoom, Teams und Meet als aus der gesprochenen Sprache erzeugt; Google nennt ausdrücklich eine Sprache pro Meeting. InterMIND zeigt das Recap in der Sprache jedes Lesers an, bei Bedarf übersetzt, zusammen mit einem Channel-Verlauf, der sich genauso liest.

Erhalten Gäste das InterMIND-Recap?

Wer per Link ohne Konto beitritt, erhält das Meeting live, vollständig übersetzt, und danach nichts: Recaps sind nur für Mitglieder und erfordern eine Anmeldung. Das Konto ist kostenlos; erst damit sind Recap und Verlauf erreichbar.

Quellen: Zoom — Using Meeting Summary with AI, Zoom — Enabling or disabling meeting summary with AI, Zoom — Supported languages for Zoom AI features, Zoom — Viewing your Zoom meeting history, Microsoft — Recap in Microsoft Teams, Microsoft — Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams, Microsoft — Use live captions in Teams meetings, Google Meet — "Take notes for me" in Google Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" in seven additional languages, Google Meet — Learn about Speech Translation. Anbieter ändern Tarife, Funktionen und Sprachlisten im Lauf der Zeit; den aktuellen Stand finden Sie auf deren Seiten. Alle Angaben geprüft im August 2026.