Teams Meeting Shared Files: qué dice la documentación y cómo un archivo compartido se convierte en una respuesta en la reunión

El 8 de septiembre de 2026, Microsoft añadió la función 570427 a la hoja de ruta de Microsoft 365. La entrada dice, íntegra:

La nueva función Meeting Shared Files permite a los usuarios añadir archivos y enlaces relevantes a su reunión para acceder a ellos fácilmente y compartir automáticamente ese contenido con todos los participantes de la reunión. La IA de la reunión, como el agente Facilitator, usa estos archivos como base específica para responder preguntas y ampliar la funcionalidad de sus capacidades.

Es un mecanismo valioso. Los archivos dejan de ser mensajes que se pierden al desplazarse por el chat, y la IA de la sala responde a partir de la presentación que la sala tiene realmente delante.

Esta entrada reúne dos mapas documentados. El primero recoge lo que dicen las propias páginas de Microsoft sobre la función y sobre la IA que lee esos archivos: la licencia que necesita, las reuniones en las que funciona, quién puede activarla y el idioma en que responde. El segundo explica cómo funciona hoy el mismo trabajo en InterMIND, mecanismo por mecanismo: un archivo que se suelta en la reunión, el resumen que aparece solo y Mia, la participante de IA de la reunión, que responde en voz alta a preguntas basadas en ese archivo, y cada participante la oye en su propio idioma. Los datos de Microsoft se citan de su hoja de ruta y de sus páginas de soporte, consultadas en septiembre de 2026; los enlaces están al pie.

Qué dice la entrada de la hoja de ruta

La fila de la hoja de ruta es el documento primario, así que conviene leerla como datos y no como un anuncio. Obtenida de la API de la hoja de ruta de Microsoft el 9 de septiembre de 2026, la función 570427 contiene:

Hay dos cosas que la entrada no indica, a fecha de la consulta: no menciona ninguna regla de acceso para los participantes que no pertenecen al tenant, ni ningún comportamiento de idioma para el contenido compartido o para las respuestas de la IA basadas en él. La etiqueta de producto "Microsoft Copilot (Microsoft 365)" es la de la propia entrada; lo que implica para las licencias se documenta en otro lugar, en la página de Facilitator.

La IA que lee los archivos tiene licencia y alcance limitado

La entrada de la hoja de ruta nombra al agente Facilitator como el consumidor de los archivos compartidos. La página de soporte de Microsoft sobre Facilitator establece los límites, y cada uno de los siguientes puntos es una cita:

La licencia. «Se requiere una licencia de Microsoft Copilot para añadir Facilitator a una reunión o activarlo durante una reunión. No obstante, cualquier participante de la reunión (excepto los participantes externos) puede ver todas las actualizaciones en tiempo real en el Chat y en las Notas.»

Los tipos de reunión. «Facilitator solo se puede añadir a reuniones programadas; no se puede añadir a reuniones de canal, reuniones instantáneas ni llamadas de Teams.»

Qué hace con los archivos. Entre sus funciones enumeradas: «Crear un documento de Word de alta calidad a partir del debate de la reunión, el historial del chat y los archivos compartidos.»

La condición para consultarle después. «Para consultar a Facilitator sobre la reunión una vez finalizada, asegúrese de activar la transcripción antes o durante la reunión. Si Copilot está configurado para iniciarse sin transcripción, Facilitator también se iniciará sin transcripción.»

Quién puede activarlo durante la reunión. «Solo los participantes de la reunión que sean organizadores o presentadores y usen Teams para la web o el escritorio pueden activar o desactivar Facilitator durante una reunión.»

El idioma. «Al activar Facilitator, se le pedirá que seleccione un idioma si aún no se ha seleccionado uno para la reunión.» La selección es una propiedad de la reunión, no de la persona que pregunta.

Microsoft documenta además dos casos en los que el agente no puede leer aquello a lo que se le dirige: cuando «solo se ha unido el organizador», porque «Facilitator no puede leer la copia de la invitación a la reunión del organizador debido a requisitos de privacidad», y cuando la invitación o las notas llevan una etiqueta de confidencialidad: «si la invitación a la reunión o las notas tienen una etiqueta de confidencialidad (como Confidencial u otra etiqueta que requiera cifrado), Facilitator no puede leer ni extraer el orden del día».

Dos datos documentados más de la misma familia de productos, porque un archivo compartido en una sala multilingüe se topa con ellos: la página del agente Interpreter enumera diez idiomas compatibles («inglés, español, portugués, japonés, chino simplificado (mandarín), italiano, alemán, francés, coreano y taiwanés»), con «20 horas de interpretación … incluidas por persona y mes con una licencia de Microsoft Copilot»; y la página de subtítulos en directo afirma que «Teams no guarda los subtítulos. Si desea una transcripción de la reunión, active la transcripción».

En conjunto, ese es el panorama documentado a septiembre de 2026: el archivo se comparte con todos; la IA que lo lee necesita una licencia de Copilot, funciona solo en reuniones programadas, la activan organizadores o presentadores y responde en el único idioma seleccionado para la reunión; los participantes externos no ven sus actualizaciones en tiempo real en el Chat y las Notas.

Cómo funciona esto en InterMIND

Todo lo que sigue describe cómo funciona el producto hoy, y cada punto es un mecanismo, no una afirmación sobre calidad.

Un archivo soltado en el chat de la reunión se lee en su equipo. Cuando se adjunta un documento en el chat de una reunión o en un canal, su texto se extrae en su navegador: un Web Worker convierte el archivo de forma local, hasta 50 MB. Formatos admitidos: DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF; PDF con capa de texto; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV; TXT, MD, Markdown; EPUB. El texto del archivo no se envía a ningún tercero para analizarlo.

El resumen es automático: no hay botón ni licencia. Un instante después de que el archivo llegue, la franja de estado de la tarjeta pasa de Preparing summary… a AI summary, con Preview al lado para ver el propio documento. Nadie pulsa nada, nadie tiene que ser la persona que «ejecuta la IA sobre el archivo», y los resúmenes no consumen ninguna cuota del plan.

Una pregunta sobre el archivo recibe respuesta en la reunión, en el idioma de cada participante. Estado a 19 de septiembre de 2026: Mia en las reuniones está en preview; se está probando dentro de InterMIND y todavía no está activada para organizaciones clientes. Lo que sigue describe cómo funciona en la preview. Mia es la participante de IA de la organización. Diga en voz alta «Mia, ¿qué fecha de entrega figura en el contrato?», o cambie el chat de la reunión a su modo privado (el candado junto al campo de mensaje) y escriba allí la pregunta, y ella responderá a partir del material de esta sesión: la transcripción hasta ese momento, el chat, los resúmenes de los documentos compartidos en ella y los resúmenes de las sesiones anteriores de la sala. Si el material no contiene la respuesta, lo dice en una frase en lugar de inventarse una cifra. Responde a los participantes con licencia de planes de pago, es decir, Pro, Business y Enterprise: un participante con un plan de pago la tiene en todas las reuniones a las que se une, sin importar quién las organice. Los invitados y los participantes del plan gratuito oyen sus respuestas habladas a otras personas, pero ella no les responde a ellos. No hay ningún complemento de IA adicional al plan, ningún tipo de reunión al que no pueda unirse y nadie tiene que activarla durante la llamada: funciona siempre que las funciones de IA estén activadas para la organización del anfitrión.

La respuesta sigue a la pregunta. Si se le pregunta en voz alta, Mia responde en voz alta a toda la sala: la respuesta se redacta de forma nativa en el idioma de la pregunta y en cada uno de los demás idiomas presentes en la sala, y se reproduce en el dispositivo de cada participante en su idioma; no se escribe nada en el chat. Si se le pregunta en el modo privado del chat, responde solo allí, por escrito, y nadie más en la sala ve el intercambio. Mia no es una participante de la llamada en sí: no aparece en la grabación ni en la transcripción, y su voz nunca pasa por el micrófono de otro participante. Si usted empieza a hablar, ella se detiene; Stop Mia corta una respuesta a medias.

La respuesta se ejecuta en el gateway que eligió la organización del anfitrión. Usa el gateway de IA que la organización eligió para todas sus funciones de IA (el gateway de la UE por defecto o el endpoint propio de la organización), y la voz proviene del proveedor de ese gateway. En un endpoint propio de la organización no hay voz, de modo que una pregunta hablada se responde como texto en el chat de la reunión.

Cada punto del resumen está anclado al documento. Las viñetas del resumen se redactan a partir de marcadores de párrafo insertados en el texto extraído, de modo que cada viñeta termina con un ¶ link que salta al párrafo exacto de origen en la pestaña Extracted text. Una afirmación del resumen está a un clic de las palabras del autor, y el texto extraído no se traduce nunca de forma deliberada, así que el ancla siempre aterriza en las palabras del propio autor.

Cada miembro lee el resumen en su propio idioma. El resumen se redacta primero en el idioma del propio documento y después se sirve a cada lector en el idioma de reunión de ese lector, y se guarda en caché por idioma.

Un documento abierto durante la llamada llega a todos los escenarios. Un documento de Google Docs o OneDrive enlazado en el chat de la reunión puede abrirse para toda la conferencia: aparece en el escenario de cada participante, con la indicación de quién lo compartió, cada espectador se desplaza y hace zoom de forma independiente, y el cliente de cada espectador lo solicita en el idioma de su propia interfaz. Las notas de texto enriquecido llegan al escenario del mismo modo, con las vistas Translated, Original y en paralelo para cada lector.

La sustancia del archivo entra en el registro con el mismo peso que la palabra hablada. Los documentos compartidos durante una sesión aportan sus resúmenes al resumen de la reunión junto con lo que se dijo, y el prompt del resumen trata una cifra o una decisión expresada en un documento exactamente igual que una dicha en voz alta. Una sesión en la que nadie habló pero se compartieron documentos produce igualmente un resumen.

Para leerlo hay que ser miembro. El texto extraído y el resumen viven solo en nuestra base de datos, nunca en un almacenamiento de archivos público, y la ruta que los sirve exige ser miembro de esa reunión o canal.

Traducir el archivo completo es una función aparte y con medición. Leer un PDF o un archivo de Office compartido en su idioma (el documento, no su resumen) es traducción de documentos: abarca 30 idiomas de documento y se cuenta en archivos distintos dentro de una ventana móvil de 30 días: 10 en Pro, 30 en Business, 100 en Enterprise, y no está disponible en Basic.

Las cifras por canal de procesamiento, porque no hay una respuesta única: 23 idiomas para voz y chat, 30 para documentos, 17 idiomas de interfaz.

Cinco límites que conviene exponer con claridad. Un invitado sin autenticar puede estar en la reunión, ver el documento en el escenario y oír las respuestas habladas de Mia sobre él, pero Mia no responde a las preguntas del propio invitado, y la tarjeta de resumen pertenece a un miembro con sesión iniciada: de otro modo no habría cuenta a la que pertenecer. Un enlace de Google Drive o de OneDrive comparte un puntero, no el archivo, así que de nuestro lado no hay texto que extraer, resumir ni consultar a Mia; el contenido permanece con su proveedor. Un PDF escaneado no tiene capa de texto y se etiqueta como tal en lugar de resumirse en silencio: no se realiza OCR. Los archivos que llegan desde la app móvil o desde el puente de Telegram todavía no se extraen. Y Mia responde a partir del resumen de un documento, no de su texto completo, de modo que un detalle que el resumen no conservó es un detalle que ella le dirá que no tiene.

Comparación lado a lado

Datos documentados en las propias páginas de Microsoft, consultadas en septiembre de 2026. Cuando una página no indica algo, la celda lo dice.

Ambas columnas vinculan la IA de la reunión a un derecho de pago de la persona que la usa. Las filas en las que difieren las dos documentaciones son los tipos de reunión, el interruptor durante la llamada, quién oye la respuesta y el idioma de la respuesta.

Si se queda en Teams

Cuatro cosas que merece la pena hacer, todas a partir de la documentación anterior:

1. Compruebe quién en la reunión tiene una licencia de Copilot. El agente que lee los archivos compartidos necesita una para añadirse o activarse, y solo los organizadores o presentadores en Teams para la web o el escritorio pueden activarlo a mitad de reunión.
2. Programe la reunión. Facilitator no se puede añadir a reuniones de canal, reuniones instantáneas ni llamadas; si le importa la IA basada en archivos, la invitación de calendario es el punto de entrada.
3. Active la transcripción antes o durante la llamada si alguien querrá consultar sobre la reunión después; Microsoft documenta eso como la condición.
4. Elija el idioma de la reunión con criterio. Facilitator responde en el único idioma seleccionado para la reunión; los participantes ajenos al tenant no ven sus actualizaciones en tiempo real en el Chat y las Notas.

Si la mayoría de las personas con las que se compartió el archivo no pueden consultar sobre él (por el tipo de reunión, el tenant o el idioma), el archivo se distribuyó, pero no se compartió.

Preguntas frecuentes

¿Qué es Microsoft Teams Meeting Shared Files? Una función de Teams que figura en la hoja de ruta de Microsoft 365 como función 570427, creada el 8 de septiembre de 2026. La entrada de Microsoft indica que «permite a los usuarios añadir archivos y enlaces relevantes a su reunión para acceder a ellos fácilmente y compartir automáticamente ese contenido con todos los participantes de la reunión», y que «la IA de la reunión, como el agente Facilitator, usa estos archivos como base específica para responder preguntas y ampliar la funcionalidad de sus capacidades». La fila está etiquetada tanto para Microsoft Teams como para Microsoft Copilot (Microsoft 365) (consultado en septiembre de 2026).

¿Cuándo estará disponible Meeting Shared Files? La entrada de la hoja de ruta indica estado "In development", fase de lanzamiento "General Availability" y disponibilidad "October CY2026", para la instancia de nube "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", con etiquetas de plataforma para Android, Desktop, iOS, Linux y Mac (consultado en septiembre de 2026). Las fechas de la hoja de ruta son las de Microsoft y pueden cambiar.

¿Necesito una licencia de Microsoft Copilot para usar la IA que lee los archivos de la reunión? Para Facilitator, sí: «Se requiere una licencia de Microsoft Copilot para añadir Facilitator a una reunión o activarlo durante una reunión». Microsoft añade que «cualquier participante de la reunión (excepto los participantes externos) puede ver todas las actualizaciones en tiempo real en el Chat y en las Notas», de modo que la licencia condiciona su activación, no el ver lo que genera dentro del tenant (consultado en septiembre de 2026).

¿Pueden los participantes externos o anónimos usar la IA basada en archivos en una reunión de Teams? La página de Facilitator de Microsoft indica que las actualizaciones en tiempo real en el Chat y las Notas son visibles para «cualquier participante de la reunión (excepto los participantes externos)». La entrada de la hoja de ruta de Meeting Shared Files no indica ninguna regla de acceso para los participantes ajenos al tenant (consultado en septiembre de 2026).

¿Puedo hacerle a la IA de la reunión una pregunta sobre un archivo compartido? En InterMIND, sí: diríjase a Mia por su nombre en voz alta, o escríbale en el modo privado del chat de la reunión (el candado junto al campo de mensaje), y ella responderá a partir de los resúmenes de los documentos compartidos en esta sesión, junto con la transcripción, el chat y los resúmenes de las sesiones anteriores de la sala. Responde a los participantes con licencia de planes de pago en todas las reuniones a las que se unen; los invitados y los participantes del plan gratuito oyen sus respuestas habladas a otras personas; no interviene ningún interruptor durante la llamada. En Teams, la entrada de la hoja de ruta indica que «la IA de la reunión, como el agente Facilitator, usa estos archivos como base específica para responder preguntas», y la página de Facilitator documenta la licencia de Copilot y la condición de reunión programada (consultado en septiembre de 2026).

¿En qué idioma responde la IA de la reunión? En InterMIND, en todos los idiomas presentes en la sala: la respuesta hablada de Mia se redacta de forma nativa en cada idioma y se reproduce en el dispositivo de cada participante en su idioma. Una pregunta escrita en el modo privado del chat se responde allí, por escrito, a la persona que la escribió. En Facilitator, Microsoft indica que «se le pedirá que seleccione un idioma si aún no se ha seleccionado uno para la reunión», es decir, un idioma por reunión (consultado en septiembre de 2026).

¿Puede todo el mundo en una reunión leer un archivo compartido en su propio idioma? En InterMIND, el resumen del archivo se sirve a cada miembro en su propio idioma y se guarda en caché por idioma, un documento enlazado abierto en el escenario lo solicita el cliente de cada espectador en el idioma de su propia interfaz, y leer el propio documento en su idioma es traducción de documentos, que abarca 30 idiomas y se mide por plan. En Teams, la entrada de la hoja de ruta indica que el archivo se comparte con todos los participantes y no indica ningún comportamiento de idioma por participante (consultado en septiembre de 2026).

¿Puedo comprobar un resumen de IA frente al documento del que procede? En InterMIND, sí: cada viñeta del resumen termina con un ¶ link que salta al párrafo exacto del texto extraído a partir del cual se redactó, y el texto extraído nunca se traduce, de modo que el ancla siempre aterriza en las palabras del propio autor. La pestaña Extracted text contiene el texto completo del documento tal como se leyó del archivo.

¿Están limitados por plan los resúmenes de documentos? En InterMIND, el resumen de un documento compartido está incluido en todos los planes sin cuota. Mia en las reuniones está en preview y todavía no forma parte de ningún plan; en la preview responde a los participantes de los planes Pro, Business y Enterprise, sin complemento de IA adicional. Traducir el documento completo es la función medida: archivos distintos dentro de una ventana móvil de 30 días, 10 en Pro, 30 en Business, 100 en Enterprise, y no está disponible en Basic.

¿Qué ocurre con un archivo compartido después de la reunión? Su resumen alimenta el resumen de la reunión junto con lo que se dijo, con el mismo peso que el contenido hablado: una sesión en la que no se dijo nada pero se compartieron documentos produce igualmente un resumen. La tarjeta del archivo permanece en el chat con su AI summary y su Extracted text, legible para los miembros de esa reunión o canal y para nadie más, y Mia, en la siguiente sesión de la sala, responde a partir de ese resumen.

Pruébelo

• Abra la demo en vivo: una reunión en su idioma, sin registro.
• Vea cómo son los resúmenes de documentos: las anclas ¶, la franja de estado, la regla de idioma.
• Lea la documentación de resúmenes de documentos: formatos, estados de la tarjeta, privacidad y cuotas.
• Lea cómo funciona compartir durante la llamada: documentos, notas y resúmenes en el escenario.
• Compruebe la calidad de la traducción antes de pagar por ella: puntuaciones por par de idiomas sobre tráfico real.

Si lo que le preocupa no es el archivo sino el registro en que se convierte, ese argumento se desarrolla por separado en cómo conservar la transcripción, el resumen y los action items de una reunión después de la llamada.

Fuentes: Hoja de ruta de Microsoft 365 — función 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (campos citados de la API de la hoja de ruta de Microsoft); Soporte de Microsoft — Facilitator en las reuniones de Microsoft Teams, Interpreter en las reuniones y llamadas de Microsoft Teams y Usar subtítulos en directo en las reuniones de Microsoft Teams, consultadas en septiembre de 2026.