Archivos compartidos en reuniones de Teams: qué dice la documentación y cómo un archivo compartido se convierte en una respuesta dentro de la reunión

El 8 de septiembre de 2026, Microsoft añadió la función 570427 a la hoja de ruta de Microsoft 365. La entrada dice, íntegramente:

The new Meeting Shared Files feature allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants. AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality.

(La nueva función Meeting Shared Files permite a los usuarios añadir a su reunión archivos y enlaces relevantes para acceder a ellos fácilmente y compartir ese contenido automáticamente con todos los participantes. La IA de la reunión, como el agente Facilitator, usa estos archivos como base específica para responder preguntas y mejorar la funcionalidad de sus habilidades.)

Es una mecánica que vale la pena. Los archivos dejan de ser mensajes que se pierden al desplazarse por el chat, y la IA de la sala responde a partir de la presentación que la sala está viendo.

Este artículo recoge dos mapas documentados. Primero: qué dicen las propias páginas de Microsoft sobre la función y sobre la IA que lee esos archivos: la licencia que necesita, las reuniones en las que funciona, quién puede activarla y el idioma en que responde. Segundo: cómo funciona hoy el mismo trabajo en InterMIND, mecánica por mecánica: un archivo soltado en la reunión, el resumen que aparece por sí solo y Mia, la participante de IA de la reunión, que responde en voz alta preguntas basadas en ese archivo, y cada participante la escucha en su propio idioma. Los datos del proveedor se citan de la hoja de ruta y de las páginas de soporte de Microsoft, consultadas en septiembre de 2026; los enlaces están al pie.

Qué dice la entrada de la hoja de ruta

La fila de la hoja de ruta es el documento primario, así que conviene leerla como datos y no como un anuncio. Obtenida de la API de la hoja de ruta de Microsoft el 9 de septiembre de 2026, la función 570427 contiene:

La entrada no indica dos cosas, a fecha de la consulta: no menciona ninguna regla de acceso para los participantes que no pertenecen al tenant, y no menciona ningún comportamiento de idioma para el contenido compartido ni para las respuestas de la IA basadas en él. La etiqueta de producto "Microsoft Copilot (Microsoft 365)" es de la propia entrada; lo que implica en cuanto a licencias está documentado en otro lugar, en la página de Facilitator.

La IA que lee los archivos tiene licencia y alcance acotado

La entrada de la hoja de ruta nombra al agente Facilitator como consumidor de los archivos compartidos. La página de soporte de Microsoft sobre Facilitator establece los límites, y cada uno de los siguientes es una cita:

La licencia. "Se requiere una licencia de Microsoft Copilot para añadir Facilitator a una reunión o activarlo durante una reunión. Sin embargo, cualquier participante de la reunión (excepto los participantes externos) puede ver todas las actualizaciones en tiempo real en el chat y en las notas."

Los tipos de reunión. "Facilitator solo se puede añadir a reuniones programadas; no se puede añadir a reuniones de canal, reuniones instantáneas ni llamadas de Teams."

Qué hace con los archivos. Entre sus funciones enumeradas: "Crear un documento de Word de alta calidad basado en el debate de la reunión, el historial del chat y los archivos compartidos."

La condición para consultarlo después. "Para hacerle preguntas a Facilitator sobre la reunión una vez terminada, asegúrese de activar la transcripción antes o durante la reunión. Si Copilot está configurado para iniciarse sin transcripción, Facilitator también se iniciará sin transcripción."

Quién puede activarlo a mitad de la reunión. "Solo los participantes de la reunión que sean organizadores o presentadores y usen Teams para la web o de escritorio pueden activar o desactivar Facilitator durante una reunión."

El idioma. "Al activar Facilitator, se le pedirá que seleccione un idioma si aún no se ha seleccionado uno para la reunión." La selección es una propiedad de la reunión, no de quien pregunta.

Microsoft documenta además dos casos en los que el agente no puede leer aquello a lo que se le apuntó: cuando "solo se ha unido el organizador", porque "Facilitator no puede leer la copia de la invitación a la reunión del organizador por requisitos de privacidad", y cuando la invitación o las notas llevan una etiqueta de confidencialidad: "si la invitación a la reunión o las notas tienen una etiqueta de confidencialidad (como Confidencial u otra etiqueta que requiera cifrado), Facilitator no puede leer ni extraer el orden del día."

Dos datos documentados más de la misma familia de productos, porque un archivo compartido en una sala multilingüe se topa con ellos: la página del agente Interpreter enumera diez idiomas compatibles ("English, Spanish, Portuguese, Japanese, Simplified Chinese (Mandarin), Italian, German, French, Korean and Taiwanese") con "20 horas de interpretación … incluidas por persona y mes con una licencia de Microsoft Copilot"; y la página de subtítulos en directo señala que "Teams no guarda los subtítulos. Si desea una transcripción de la reunión, active la transcripción."

En conjunto, esa es la imagen documentada a septiembre de 2026: el archivo se comparte con todos; la IA que lo lee necesita una licencia de Copilot, funciona solo en reuniones programadas, la activan organizadores o presentadores y responde en el único idioma seleccionado para la reunión; los participantes externos no ven sus actualizaciones en tiempo real en el chat y las notas.

Cómo funciona esto en InterMIND

Todo lo que sigue describe cómo funciona hoy el producto, y cada punto es una mecánica, no una afirmación sobre calidad.

Un archivo soltado en el chat de la reunión se lee en su equipo. Cuando se adjunta un documento en el chat de una reunión o en un canal, su texto se extrae en su navegador: un Web Worker convierte el archivo localmente, hasta 50 MB. Formatos admitidos: DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF; PDF con capa de texto; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV; TXT, MD, Markdown; EPUB. El texto del archivo no se envía a un tercero para analizarlo.

El resumen es automático: no hay botón ni licencia. Un instante después de que el archivo llega, la franja de estado de la tarjeta pasa de Preparing summary… a AI summary, con Preview al lado para ver el propio documento. Nadie pulsa nada, nadie tiene que ser la persona que "ejecuta la IA sobre el archivo", y los resúmenes no consumen cuota del plan.

Una pregunta sobre el archivo recibe respuesta en la reunión, en el idioma de cada participante. Estado a 19 de septiembre de 2026: Mia en las reuniones está en vista previa; se está probando dentro de InterMIND. Cualquier cuenta puede activarla en Configuración → Avanzado tras aceptar los términos alfa (la página de funciones en vista previa describe cada una). Lo que sigue describe cómo funciona en la vista previa. Mia es la participante de IA de la organización. Diga en voz alta «Mia, ¿qué fecha de entrega figura en el contrato?», o cambie el chat de la reunión a su modo privado —el candado junto al campo de mensaje— y escriba ahí la pregunta, y ella responde a partir del material de esta sesión: la transcripción hasta ese momento, el chat, los resúmenes de los documentos compartidos en ella y los resúmenes de las sesiones anteriores de la sala. Si el material no contiene la respuesta, lo dice en una frase en lugar de inventar una cifra. Responde a los participantes con licencia de planes de pago —Pro, Business y Enterprise—: un participante con un plan de pago la tiene en todas las reuniones a las que se une, sea quien sea el anfitrión. Los invitados y los participantes del plan gratuito oyen sus respuestas habladas a otros, pero ella no les responde a ellos. No hay ningún complemento de IA además del plan, ni ningún tipo de reunión a la que no pueda unirse, y nadie tiene que activarla durante la llamada: funciona siempre que las funciones de IA estén activadas para la organización del anfitrión.

La respuesta sigue a la pregunta. Si se pregunta en voz alta, Mia responde en voz alta a toda la sala: la respuesta se redacta de forma nativa en el idioma de la pregunta y en cada uno de los demás idiomas presentes en la sala, y se reproduce con voz en el dispositivo de cada participante, en el idioma de ese participante; no se escribe nada en el chat. Si se pregunta en el modo privado del chat, responde solo allí, en texto, y nadie más en la sala ve el intercambio. Mia no es participante de la llamada en sí: no aparece en la grabación ni en la transcripción, y su voz nunca pasa por el micrófono de otro participante. Si usted empieza a hablar, ella se detiene; Stop Mia corta una respuesta.

La respuesta se ejecuta en la pasarela que eligió la organización del anfitrión. Usa la pasarela de IA que la organización eligió para todas sus funciones de IA —la pasarela europea predeterminada o el endpoint propio de la organización— y la voz procede del proveedor de esa pasarela. En un endpoint propio de la organización no hay voz, así que una pregunta hablada se responde como texto en el chat de la reunión.

Cada punto del resumen está anclado al documento. Las viñetas del resumen se redactan sobre marcadores de párrafo insertados en el texto extraído, de modo que cada viñeta termina con un ¶ link que salta al párrafo exacto de origen en la pestaña Extracted text. Una afirmación del resumen está a un clic de las palabras del autor, y el texto extraído deliberadamente nunca se traduce, de modo que el ancla siempre llega a las palabras del propio autor.

Cada miembro lee el resumen en su propio idioma. El resumen se redacta primero en el idioma del propio documento y después se sirve a cada lector en su idioma de reunión y se guarda en caché por idioma.

Un documento abierto durante la llamada llega a todos los escenarios. Un documento de Google Docs o de OneDrive enlazado en el chat de la reunión puede abrirse para toda la conferencia: aparece en el escenario de cada participante, con la indicación de quién lo compartió; cada espectador se desplaza y hace zoom de forma independiente, y el cliente de cada espectador lo solicita en el idioma de su propia interfaz. Las notas de texto enriquecido llegan al escenario del mismo modo, con vistas Translated, Original y en paralelo para cada lector.

La sustancia del archivo queda en el registro con el mismo peso que lo hablado. Los documentos compartidos durante una sesión aportan sus resúmenes al resumen de la reunión junto con lo que se dijo, y el prompt del resumen trata una cifra o una decisión indicada en un documento exactamente igual que una dicha en voz alta. Una sesión en la que nadie habló pero se compartieron documentos produce igualmente un resumen.

Leerlo exige ser miembro. El texto extraído y el resumen viven únicamente en nuestra base de datos, nunca en un almacenamiento público de archivos, y la ruta que los sirve exige pertenecer a esa reunión o canal.

Traducir el archivo completo es una función aparte, con medición. Leer un PDF o un archivo de Office compartido en su idioma —el documento, no su resumen— es traducción de documentos, con 30 idiomas de documento, contabilizada en archivos distintos dentro de una ventana móvil de 30 días: 10 en Pro, 30 en Business, 100 en Enterprise, y no disponible en Basic.

Las cifras por canal de procesamiento, porque no hay una respuesta única: 23 idiomas para voz y chat, 30 para documentos, 17 idiomas de interfaz.

Cinco límites que conviene exponer con claridad. Un invitado sin autenticar puede estar en la reunión, ver el documento en el escenario y oír las respuestas habladas de Mia sobre él, pero Mia no responde a las preguntas del propio invitado, y la tarjeta de resumen pertenece a un miembro con sesión iniciada; de otro modo no habría cuenta a la que pudiera pertenecer. Un enlace de Google Drive o de OneDrive comparte un puntero y no el archivo, por lo que no hay texto de nuestro lado que extraer, resumir o consultar a Mia; el contenido permanece con su proveedor. Un PDF escaneado no tiene capa de texto y se etiqueta como tal en lugar de resumirse en silencio; no se realiza OCR. Los archivos que llegan desde la aplicación móvil o desde el puente de Telegram aún no se extraen. Y Mia responde a partir del resumen de un documento, no de su texto completo, así que un detalle que el resumen no conservó es un detalle que ella le dirá que no tiene.

Comparación directa

Datos documentados en las propias páginas de Microsoft, consultadas en septiembre de 2026. Cuando una página no indica algo, la celda lo dice.

Ambas columnas vinculan la IA de la reunión a un derecho de pago de la persona que la usa. Las filas en las que las dos documentaciones difieren son los tipos de reunión, el interruptor durante la llamada, quién oye la respuesta y el idioma de la respuesta.

Si se queda en Teams

Cuatro cosas que vale la pena hacer, todas a partir de la documentación anterior:

1. Compruebe quién en la reunión tiene una licencia de Copilot. El agente que lee los archivos compartidos necesita una para añadirse o activarse, y solo los organizadores o presentadores en Teams para la web o de escritorio pueden activarlo a mitad de la reunión.
2. Programe la reunión. Facilitator no se puede añadir a reuniones de canal, reuniones instantáneas ni llamadas; si le importa la IA basada en el archivo, la invitación de calendario es la puerta de entrada.
3. Active la transcripción antes o durante la llamada si alguien querrá preguntar sobre la reunión después; Microsoft documenta eso como la condición.
4. Elija el idioma de la reunión con criterio. Facilitator responde en el único idioma seleccionado para la reunión; los participantes ajenos al tenant no ven sus actualizaciones en tiempo real en el chat y las notas.

Si la mayoría de las personas con las que se compartió el archivo no pueden preguntar sobre él —tipo de reunión equivocado, tenant equivocado, idioma equivocado—, el archivo se distribuyó, no se compartió.

Preguntas frecuentes

¿Qué es Microsoft Teams Meeting Shared Files? Una función de Teams en la hoja de ruta de Microsoft 365 como función 570427, creada el 8 de septiembre de 2026. La entrada de Microsoft indica que "permite a los usuarios añadir a su reunión archivos y enlaces relevantes para acceder a ellos fácilmente y compartir ese contenido automáticamente con todos los participantes de la reunión", y que "la IA de la reunión, como el agente Facilitator, usa estos archivos como base específica para responder preguntas y mejorar la funcionalidad de sus habilidades". La fila está etiquetada tanto para Microsoft Teams como para Microsoft Copilot (Microsoft 365) (consultado en septiembre de 2026).

¿Cuándo estará disponible Meeting Shared Files? La entrada de la hoja de ruta indica estado "In development", fase de lanzamiento "General Availability" y disponibilidad "October CY2026", para la instancia de nube "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", con etiquetas de plataforma para Android, Desktop, iOS, Linux y Mac (consultado en septiembre de 2026). Las fechas de la hoja de ruta son de Microsoft y pueden cambiar.

¿Necesito una licencia de Microsoft Copilot para usar la IA que lee los archivos de la reunión? Para Facilitator, sí: "Se requiere una licencia de Microsoft Copilot para añadir Facilitator a una reunión o activarlo durante una reunión." Microsoft añade que "cualquier participante de la reunión (excepto los participantes externos) puede ver todas las actualizaciones en tiempo real en el chat y en las notas", de modo que la licencia condiciona activarlo, no ver su resultado dentro del tenant (consultado en septiembre de 2026).

¿Pueden los participantes externos o anónimos usar la IA basada en archivos en una reunión de Teams? La página de Facilitator de Microsoft indica que las actualizaciones en tiempo real en el chat y las notas son visibles para "cualquier participante de la reunión (excepto los participantes externos)". La entrada de la hoja de ruta de Meeting Shared Files no indica ninguna regla de acceso para los participantes ajenos al tenant (consultado en septiembre de 2026).

¿Puedo hacerle a la IA de la reunión una pregunta sobre un archivo compartido? En InterMIND, sí: háblele a Mia por su nombre en voz alta, o escríbale en el modo privado del chat de la reunión (el candado junto al campo de mensaje), y ella responde a partir de los resúmenes de los documentos compartidos en esta sesión, junto con la transcripción, el chat y los resúmenes de las sesiones anteriores de la sala. Responde a los participantes con licencia de planes de pago en todas las reuniones a las que se unen; los invitados y los participantes del plan gratuito oyen sus respuestas habladas a otros; no interviene ningún interruptor durante la llamada. En Teams, la entrada de la hoja de ruta indica que "la IA de la reunión, como el agente Facilitator, usa estos archivos como base específica para responder preguntas", y la página de Facilitator documenta la licencia de Copilot y la condición de reunión programada (consultado en septiembre de 2026).

¿En qué idioma responde la IA de la reunión? En InterMIND, en todos los idiomas presentes en la sala: la respuesta hablada de Mia se redacta de forma nativa en cada idioma y se reproduce en el dispositivo de cada participante, en el idioma de ese participante. Una pregunta escrita en el modo privado del chat se responde allí, en texto, a la persona que la escribió. En Facilitator, Microsoft indica que "se le pedirá que seleccione un idioma si aún no se ha seleccionado uno para la reunión": un idioma por reunión (consultado en septiembre de 2026).

¿Puede todo el mundo en una reunión leer un archivo compartido en su propio idioma? En InterMIND, el resumen del archivo se sirve a cada miembro en su propio idioma y se guarda en caché por idioma; un documento enlazado abierto en el escenario lo solicita el cliente de cada espectador en el idioma de su propia interfaz; y leer el propio documento en su idioma es traducción de documentos, con 30 idiomas y medición por plan. En Teams, la entrada de la hoja de ruta indica que el archivo se comparte con todos los participantes y no indica el comportamiento del idioma por participante (consultado en septiembre de 2026).

¿Puedo comprobar un resumen de IA con el documento del que procede? En InterMIND, sí: cada viñeta del resumen termina con un ¶ link que salta al párrafo exacto del texto extraído a partir del cual se redactó, y el texto extraído nunca se traduce para que el ancla siempre llegue a la redacción del propio autor. La pestaña Extracted text contiene el texto completo del documento tal como se leyó del archivo.

¿Están limitados por plan los resúmenes de documentos? En InterMIND, el resumen de un documento compartido está incluido en todos los planes sin cuota. Mia en las reuniones está en vista previa y todavía no forma parte de ningún plan; en la vista previa responde a los participantes de los planes Pro, Business y Enterprise, sin complemento de IA adicional. Traducir el documento completo es la función con medición: archivos distintos dentro de una ventana móvil de 30 días, 10 en Pro, 30 en Business, 100 en Enterprise, y no disponible en Basic.

¿Qué ocurre con un archivo compartido después de la reunión? Su resumen alimenta el resumen de la reunión junto con lo que se dijo, con el mismo peso que el contenido hablado: una sesión en la que no se dijo nada pero se compartieron documentos produce igualmente un resumen. La tarjeta del archivo permanece en el chat con su AI summary y su Extracted text, legibles para los miembros de esa reunión o canal y para nadie más, y Mia, en la siguiente sesión de la sala, responde a partir de ese resumen.

Pruébelo

• Abra la demostración en vivo: una reunión en su idioma, sin registro.
• Vea cómo son los resúmenes de documentos: los anclajes ¶, la franja de estado, la regla de idioma.
• Lea la documentación de los resúmenes de documentos: formatos, estados de las tarjetas, privacidad y cuotas.
• Lea cómo funciona compartir durante la llamada: documentos, notas y resúmenes en el escenario.
• Compruebe la calidad de la traducción antes de pagar: puntuaciones por par de idiomas sobre tráfico real.

Si lo que le preocupa no es el archivo sino el registro en que se convierte, ese argumento se expone por separado en cómo conservar la transcripción, el resumen y los action items de una reunión después de la llamada.

Fuentes: hoja de ruta de Microsoft 365 — función 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (campos citados de la API de la hoja de ruta de Microsoft); soporte de Microsoft — Facilitator en reuniones de Microsoft Teams, Interpreter en reuniones y llamadas de Microsoft Teams y Usar subtítulos en directo en reuniones de Microsoft Teams, consultadas en septiembre de 2026.