Dónde guardan Microsoft Teams y Google Meet su transcripción, grabación y resumen, y cómo conservarlos después de la llamada

¿Dónde dejó Teams la transcripción? es lo que la gente escribe en un buscador al día siguiente de una reunión, y la respuesta honesta es: no donde fue la grabación. Las herramientas hicieron su trabajo: una transcripción con nombres y marcas de tiempo, un resumen, action items con responsables. Después usted archivó la grabación en un sitio razonable, una biblioteca de SharePoint o una unidad compartida, y el resto no la acompañó. O un compañero con Linux, en otro tenant o en la marcación telefónica abre el enlace y no ve nada.

Nadie cometió un error. En las grandes plataformas, una reunión no produce un artefacto, sino tres o cuatro, cada uno con su propia ubicación de almacenamiento, su propia lista de permisos, su propia política de caducidad y, en el caso del resumen con IA, su propia licencia. «Conservar la reunión» significa conservarlos todos, en su sitio, con las personas adecuadas aún vinculadas.

Este artículo es el mapa documentado: dónde guarda cada proveedor cada artefacto, quién puede abrirlo después, qué se rompe al moverlo y cómo es la alternativa cuando la reunión es un lugar y no una carpeta de archivos. Los datos de cada proveedor proceden de sus propias páginas de ayuda, consultadas en septiembre de 2026; los enlaces están al final.

Microsoft Teams: cuatro objetos, cuatro reglamentos

La grabación. Para reuniones y eventos, «la grabación se guarda en el OneDrive del organizador, aunque este no haya asistido a la reunión o al evento». Para las reuniones de canal va a un lugar completamente distinto: «la grabación se almacena en la biblioteca de documentación del sitio de SharePoint de Teams, en una carpeta llamada Recordings». En las llamadas 1:1 y de grupo acaba en el OneDrive de quien pulsó Grabar.

La transcripción. Un objeto aparte en un lugar aparte: «Las transcripciones en directo de Teams para reuniones con grabación o transcripción se almacenan en el OneDrive para la Empresa del organizador de la reunión. Se puede acceder a la transcripción desde el chat de la reunión y la pestaña Recap de Teams hasta que el organizador de la reunión la elimine». Cuando termina la llamada, «la transcripción está disponible de inmediato en el evento de la reunión del calendario. De forma predeterminada, los organizadores y coorganizadores pueden descargarla como archivo .docx o .vtt».

El resumen con IA. También aparte, y con licencia aparte: Microsoft incluye el resumen inteligente en «Teams Premium y Microsoft Copilot», donde «la licencia y la directiva de transcripción controlan esta función. Los usuarios con una licencia de Teams Premium o Microsoft Copilot tienen acceso automáticamente a esta función».

Y esta es la frase que explica los subtítulos que faltan:

Los subtítulos no son totalmente compatibles si la grabación de la reunión de Teams se mueve o se copia desde su ubicación original en OneDrive o SharePoint.

Esa es la documentación de administración de la propia Microsoft. Los subtítulos mostrados durante la reproducción están «disponibles durante la reproducción si la transcripción estaba activada en el momento de la grabación»: están ligados a la grabación en el lugar donde nació, no van dentro del archivo de vídeo. Si mueve el archivo, habrá movido uno de los cuatro objetos.

Quién puede abrirla después

Microsoft publica la matriz de acceso a las transcripciones una vez terminada la reunión. Resumida, y citando las celdas:

Microsoft añade: «Las personas que llaman por teléfono a una reunión no pueden ver la transcripción». En cuanto a las grabaciones, la regla de propiedad se expone con la misma claridad: «el organizador de la reunión es automáticamente el propietario de la grabación. De forma predeterminada, solo los organizadores y coorganizadores pueden descargar o eliminar la grabación», y «por ahora, los invitados y los asistentes externos solo pueden ver la grabación si se comparte explícitamente con ellos».

Qué caduca y qué nunca se capturó

La caducidad es un ajuste de administración, no una propiedad del archivo: «la configuración de su administrador determina la caducidad de una grabación», y el panel de administración correspondiente se documenta como «administrar cuándo caducan las grabaciones y transcripciones de su organización». Un propietario cuya grabación caduca «recibirá un correo cuando caduque. En ese momento, tendrá hasta 90 días para recuperarla de la papelera de reciclaje».

Una parte de la reunión no está nunca en la grabación. Microsoft enumera lo que las grabaciones de reuniones no capturan: «más de cuatro secuencias de vídeo de personas a la vez», «pizarras y anotaciones», «notas compartidas», «contenido compartido por aplicaciones» y «vídeos o animaciones incrustados en presentaciones de PowerPoint Live».

Y sobre el idioma del lector, Microsoft es explícita dos veces: la transcripción traducida en directo «está disponible como parte de Teams Premium», y «las transcripciones traducidas anteriores no se almacenan. Solo se almacena la transcripción original». Cambiar el idioma hablado lo cambia para toda la sala: «cuando cambia el idioma hablado, el idioma de la transcripción y de los subtítulos cambiará para todos».

La cuestión del cliente

La situación que origina la mayoría de estos hilos no trata realmente del almacenamiento. La tabla de disponibilidad de clientes de Microsoft indica Windows ✅, macOS ✅, Linux ❌ — «Teams ya no es compatible con Linux» — y Web ✅, «compatible con Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari». Un equipo que usa sobre todo Linux es un equipo en el cliente web, y los artefactos anteriores siguen estando en el OneDrive de una sola persona.

Google Meet: un archivo por inicio, en el Drive del anfitrión

La documentación de transcripciones de Google es igual de concreta. «Las transcripciones de las reuniones se guardan en el Google Drive del organizador de la reunión, en la carpeta Google Meet», en subcarpetas por reunión, y «obtiene un archivo de transcripción distinto cada vez que inicia Transcripciones»: si la detiene y la reinicia durante una llamada, tendrá dos archivos.

La distribución se hace por correo electrónico más un adjunto de calendario: tras la reunión, «se envía un correo automático con un enlace a la transcripción de la reunión a: el anfitrión, los coanfitriones y la persona que activó Transcripciones». La transcripción «también se adjunta al evento de Google Calendar de la reunión. Todos los invitados de la organización del anfitrión pueden abrir el adjunto», salvo que «si hay más de 200 invitados en la organización del anfitrión, la transcripción solo está disponible para el anfitrión, los coanfitriones y la persona que activó Transcripciones en la reunión».

Dos límites que conviene anotar antes de fiarse de ella. Alcance: «en las transcripciones solo se incluyen las palabras habladas en una reunión. Para obtener una transcripción de los mensajes del chat, grabe su reunión de vídeo». Idioma: «las transcripciones de reuniones están disponibles en: inglés, francés, alemán, italiano, japonés, coreano, portugués, español», es decir, ocho. Y el acceso depende del dispositivo: «solo puede usar la función Transcripciones en un ordenador, portátil o dispositivo Android». Las transcripciones son una función premium, disponible en Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus y Workspace Individual.

Cómo es cuando la reunión es un lugar

InterMIND se construyó al revés: la reunión es un evento dentro de un espacio que la sobrevive, así que los artefactos no son archivos que haya que archivar. Todo lo que sigue describe cómo funciona el producto hoy.

Una página, un enlace permanente. Tras una reunión transcrita, el recap es una única página que contiene el resumen, la transcripción completa orador por orador y la grabación, si la sesión se grabó. El enlace del recap es permanente y sirve para todas las sesiones de la reunión: un canal que se ha reunido doce veces tiene doce tarjetas de sesión en una página, cada una con sus propias pestañas Resumen y Transcripción. No hay nada que mover, porque no hay ningún archivo que mover.

El acceso es identidad, no permisos de archivo. Los recaps son solo para miembros: abrir el enlace exige iniciar sesión, y solo los miembros de la reunión —el anfitrión y las personas que participaron— tienen acceso. Reenviar el enlace a alguien que no estuvo presente no le concede acceso. Es la misma regla para la transcripción y para la grabación, porque son vistas de una sola cosa y no tres objetos con tres cuadros de diálogo para compartir. Tiene además un límite que conviene reconocer: quien se unió como invitado sin autenticar no tiene una cuenta a la que asociar el recap, por lo que los artefactos posteriores a la reunión van a los miembros que han iniciado sesión.

El resumen tiene estructura. No es un párrafo. El recap incluye una visión general, conclusiones clave, secciones por tema, puntos negociados marcados cada uno como acordado / abierto / en disputa con quién los expuso y cuándo, action items con el responsable asignado y preguntas abiertas que se plantearon y nunca se resolvieron, cada uno anclado al momento de la transcripción de donde procede.

Se puede corregir, y la corrección es auditable. Los miembros de la reunión pueden editar el resumen de IA directamente en la página del recap. Cada edición crea una revisión, y el historial de versiones muestra el original de la IA y cada edición como una comparación palabra a palabra, con autor y marca de tiempo. El mensaje del recap en el chat se actualiza para reflejarlo.

Cada miembro lo lee en su propio idioma. Cuando la reunión se finaliza, el resumen y la transcripción se traducen al idioma de cada participante en ese momento, de modo que cada persona abre su propia versión al instante, sin esperar una traducción. Esto abarca 23 idiomas para voz, chat y notas. La transcripción se genera en los idiomas originales de los oradores, y la copia traducida se almacena en lugar de generarse una vez y descartarse.

Llega donde la gente ya está. El enlace del recap se envía por correo electrónico; se publica un mensaje de recap en el chat del canal; el evento de calendario de la reunión lleva el enlace. Los anfitriones también pueden añadir direcciones CCO confirmadas —el buzón de entrada de un CRM o de un sistema de seguimiento, hasta diez, en todos los planes.

Puede llevárselo todo. Configuración → Backup & Restore exporta todos sus chats en un ZIP: mensajes de chat, registros de transcripción, archivos, imágenes y grabaciones de conferencias. Está disponible en todos los planes, incluido el plan gratuito Basic, y la restauración devuelve los chats seleccionados con sus metadatos: mensajes fijados, reacciones, traducciones, nombres y tipos de archivo. La eliminación es simétrica y explícita: el anfitrión puede eliminar de forma permanente el resumen, la transcripción, la grabación de una sesión y sus traducciones.

Cualquier sistema operativo. Es una aplicación web; un escritorio Linux es un navegador como cualquier otro, y hay aplicaciones nativas para móvil y escritorio para quien las prefiera.

Dos límites que conviene señalar. Los canales conservan el recap de cada sesión pasada; las reuniones ad hoc conservan solo el recap de la última sesión, igual que su historial de chat se purga tras cada llamada: si quiere el archivo, reúnase en un canal. Y InterMIND no tiene función de transcripción en vivo: el rastro persistente de lo que se dijo es la transcripción y el recap posteriores a la reunión, no un flujo en directo palabra por palabra.

Comparación directa

Datos documentados en las páginas de ayuda de cada proveedor, consultadas en septiembre de 2026. Cuando una página no indica algo, la celda lo dice.

Las columnas central y derecha no son descuidos. Se derivan de tratar el resultado de la reunión como archivos: un archivo tiene un hogar, un propietario y una ACL, y el resumen que lo describe es una cuarta cosa que se compra aparte. La columna izquierda se deriva de tratar el resultado de la reunión como el contenido de una sala que el equipo conserva.

Si se queda con su stack actual

Cuatro cosas que conviene hacer esta semana, todas a partir de la documentación anterior:

1. Averigüe quién es el propietario de los artefactos. En Teams es el OneDrive del organizador, o la biblioteca de SharePoint del canal en las reuniones de canal; en Meet, el Drive del organizador. Pregunte qué ocurre con esas reuniones cuando esa persona cambia de puesto o se va.
2. Revise la política de caducidad antes de necesitar el archivo. En Teams la caducidad es un ajuste de administración; el plazo en la papelera de reciclaje tras la caducidad es de 90 días. Es una pregunta para su administrador, no un ajuste del vídeo.
3. Deje la grabación donde se creó. Moverla o copiarla es precisamente el paso que Microsoft documenta como causa de que se pierda la compatibilidad con los subtítulos.
4. Descargue la transcripción de todo lo que vaya a necesitar más adelante: .docx o .vtt en Teams, de forma predeterminada solo si es organizador o coorganizador. Las personas de otro tenant no pueden verla después en absoluto, así que todo lo que sea entre empresas debe compartirse de forma deliberada.

Si la mayoría de los lectores de la reunión no puede abrir el registro —tenant equivocado, licencia equivocada, cliente equivocado, idioma equivocado—, el archivo existe para una sola persona.

Relacionado: si su equipo lee los recaps desde un asistente de IA y no desde una aplicación, consulte qué herramientas de reuniones exponen un servidor MCP y qué permite hacer cada una al asistente.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se guardan las transcripciones de las reuniones de Microsoft Teams? En el OneDrive para la Empresa del organizador de la reunión. Microsoft indica que las transcripciones de reuniones con grabación o transcripción «se almacenan en el OneDrive para la Empresa del organizador de la reunión» y que se puede acceder a ellas «desde el chat de la reunión y la pestaña Recap de Teams hasta que el organizador de la reunión elimine la transcripción». Las grabaciones se almacenan por separado: en el OneDrive del organizador para las reuniones normales y en el sitio de SharePoint del canal, en una carpeta Recordings, para las reuniones de canal (consultado en septiembre de 2026).

¿Por qué desaparecieron los subtítulos o la transcripción después de mover la grabación de Teams? Porque la pista de subtítulos está ligada a la ubicación original de la grabación y no viaja dentro del archivo de vídeo. La documentación de administración de Microsoft indica: «Los subtítulos no son totalmente compatibles si la grabación de la reunión de Teams se mueve o se copia desde su ubicación original en OneDrive o SharePoint» (consultado en septiembre de 2026). La transcripción en sí es un objeto aparte y permanece donde estaba, accesible desde el chat de la reunión y la pestaña Recap.

¿Puede alguien de otra empresa leer la transcripción de una reunión de Teams después de la reunión? No, según la matriz de acceso de Microsoft: una persona de otro tenant puede ver la transcripción en tiempo real durante la reunión, pero no ver ni descargar la transcripción después, y los participantes anónimos no pueden hacer ninguna de las dos cosas. Las personas que llaman por teléfono a una reunión no pueden ver la transcripción en absoluto. Alguien de la misma organización puede verla después de la reunión, pero no puede descargarla de forma predeterminada (consultado en septiembre de 2026).

¿Caducan las grabaciones y transcripciones de las reuniones de Teams? La caducidad se controla mediante la configuración de administración de su organización: Microsoft documenta un control de administración para «administrar cuándo caducan las grabaciones y transcripciones de su organización», y la fecha de caducidad de una grabación concreta puede cambiarla o quitarla alguien con permiso de edición. Si una grabación caduca, se envía un correo a su propietario, que tiene hasta 90 días para recuperarla de la papelera de reciclaje (consultado en septiembre de 2026).

¿Dónde guarda Google Meet la transcripción y quién puede abrirla? En el Google Drive del organizador de la reunión, en la carpeta Google Meet, con un archivo distinto cada vez que se inicia la transcripción. Se envía un enlace por correo al anfitrión, a los coanfitriones y a la persona que activó Transcripciones, y la transcripción se adjunta al evento de Google Calendar, que pueden abrir todos los convocados de la organización del anfitrión; si hay más de 200 convocados en la organización del anfitrión, queda limitada al anfitrión, los coanfitriones y la persona que la inició (consultado en septiembre de 2026).

¿Puedo usar Microsoft Teams en Linux? No como aplicación de escritorio. La tabla de disponibilidad de clientes de Microsoft indica Linux como no disponible, con la nota «Teams ya no es compatible con Linux», e indica que el cliente web es compatible con Microsoft Edge, Chrome, Firefox y Safari (consultado en septiembre de 2026). InterMIND es una aplicación web, así que un escritorio Linux es un escritorio compatible.

¿Puede mi equipo leer el resumen y la transcripción en su propio idioma? En InterMIND, sí: cuando una reunión se finaliza, el resumen y la transcripción se traducen al idioma de cada participante en ese momento, de modo que cada miembro abre la suya, con 23 idiomas para voz, chat y notas. Microsoft afirma lo contrario para Teams: la transcripción traducida en directo forma parte de Teams Premium, y «las transcripciones traducidas anteriores no se almacenan. Solo se almacena la transcripción original». Google documenta las transcripciones de Meet en ocho idiomas, en el idioma hablado (consultado en septiembre de 2026).

¿Cuánto tiempo permanece disponible un recap de InterMIND? Hasta que el anfitrión lo elimina. Un canal conserva el recap de cada sesión pasada en el mismo enlace permanente; una reunión ad hoc conserva solo el recap de la última sesión, igual que su historial de chat se purga tras cada llamada. El anfitrión puede eliminar el resumen, la transcripción, la grabación de una sesión y sus traducciones, y esa eliminación es permanente.

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Si lo que le preocupa es el idioma del registro y no cómo se archiva, ese argumento se expone por separado en cuánto de su reunión sigue existiendo en su idioma una semana después.

Fuentes: Microsoft Support — Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams y View live transcription in Microsoft Teams meetings; Microsoft Learn — Teams meeting recording and transcript storage and permissions in OneDrive and SharePoint, Overview - Recording and transcription for Teams meetings, events, and calls y Overview of the Microsoft Teams client; Google Meet Help — Use Transcripts with Google Meet, consultadas en septiembre de 2026.