Cách gửi bản tóm tắt cuộc họp vào CRM, help desk hoặc bảng tính: Zapier, webhook hoặc API (2026)

Bản tóm tắt của một cuộc gọi với khách hàng chỉ hữu ích khi nằm ở nơi người tiếp theo sẽ tìm: trong deal trên CRM, trong ticket trên help desk, trong dòng của bảng tính mà nhóm vẫn dùng. Nếu bạn đã tìm "send meeting notes to HubSpot automatically" hoặc "Zapier meeting recap", câu trả lời ngắn cho InterMIND là: kết nối với Zapier một lần bằng khóa API, và trigger Meeting Recap Ready sẽ kích hoạt cho mọi cuộc họp bạn làm host ngay khi bản tóm tắt được tạo xong. Hướng dẫn này là bản đầy đủ: cách không cần code, webhook, API, mỗi cách mang theo những gì, và cách không cần tích hợp nào cả.

Trước hết là một đặc điểm của mọi bản tóm tắt, vì nó quyết định những gì sẽ vào CRM: bản tóm tắt đến bằng ngôn ngữ của người đọc, và mỗi người tham gia đọc nó bằng ngôn ngữ của mình. Payload bên dưới mang bản tóm tắt bằng một ngôn ngữ duy nhất, ngôn ngữ của host, và ngôn ngữ đó được ghi rõ trong payload.

Bốn cách đưa dữ liệu vào

Cả bốn cách đều có sẵn trên mọi tài khoản đã đăng ký. Khách không thể tạo khóa.

Cách không cần tích hợp: bản sao tóm tắt

Hầu hết CRM, help desk và công cụ theo dõi đều có một địa chỉ email đầu vào để biến một thư thành ghi chú hoặc ticket. Hãy thêm địa chỉ đó làm người nhận bản sao tóm tắt trong một cuộc họp hoặc một kênh, và bản tóm tắt sẽ được gửi email tới đó sau mỗi phiên, tối đa mười địa chỉ cho mỗi host, mỗi địa chỉ được xác nhận một lần bằng email thử, áp dụng cho tất cả cuộc họp của bạn hoặc cho một kênh hay một cuộc họp cụ thể. Chi tiết nằm trong tài liệu về bản tóm tắt. Nếu cách này đã đủ cho công cụ của bạn, bạn có thể dừng ở đây.

Zapier: trigger và action

1. Tạo khóa. Mở Integrations, tìm thẻ API keys, bấm Create key, đặt nhãn "Zapier" và sao chép khóa. Khóa bắt đầu bằng imk_ và chỉ hiển thị một lần, InterMIND chỉ lưu giá trị băm. Tối đa mười khóa cho mỗi tài khoản; có thể thu hồi một khóa từ chính thẻ này bất cứ lúc nào.
2. Kết nối. Trong Zapier, thêm ứng dụng InterMIND vào một Zap và dán khóa khi được yêu cầu. Kết nối được gắn nhãn bằng email tài khoản của bạn.
3. Trigger: Meeting Recap Ready. Kích hoạt một lần cho mỗi cuộc họp đã kết thúc mà bạn làm host, ngay khi bản tóm tắt được tạo xong. Các trường: tiêu đề và liên kết cuộc họp, liên kết bản tóm tắt, liên kết bản ghi lời thoại, bản tóm tắt ở dạng Markdown, ngôn ngữ của bản tóm tắt, thời gian bắt đầu và kết thúc, người tham gia kèm tên và email, host.
4. Action: Create Meeting Link. Tạo một cuộc họp ad-hoc thuộc về bạn và trả về URL của nó, để bạn đặt vào deal trên CRM, ticket hỗ trợ hoặc lời mời lịch. Ai mở liên kết sẽ "gõ cửa", và bạn cho họ vào phòng.

Các Zap điển hình: bản tóm tắt → ghi chú mới trên deal HubSpot; bản tóm tắt → bình luận nội bộ trên ticket Zendesk; bản tóm tắt → một dòng trong Google Sheets; deal Pipedrive mới → liên kết cuộc họp được ghi ngược lại vào deal.

Cùng tích hợp này cũng hoạt động từ Make, n8n hoặc Pipedream thông qua các module webhook và HTTP chung của họ, dùng webhook và API bên dưới.

Webhook: recap.ready

Đăng ký một lần:

POST https://intermind.com/api/v1/webhooks
Authorization: Bearer imk_…
Content-Type: application/json

{ "target_url": "https://example.com/hooks/intermind", "event": "recap.ready" }

Phản hồi là 201 kèm id của đăng ký và một secret. Từ đó trở đi, khi bản tóm tắt của một cuộc họp bạn làm host được hoàn tất với phần tóm tắt không rỗng, InterMIND gửi một POST cho mỗi phiên họp tới target URL với các header sau:

Phần body mang thông tin cuộc họp (id, tiêu đề, url, loại), bản tóm tắt (url, url bản ghi lời thoại, phần tóm tắt dạng Markdown, ngôn ngữ của nó), thời gian bắt đầu và kết thúc của phiên, người tham gia kèm tên và email, và host. Ví dụ đầy đủ nằm trong tài liệu API.

Quy tắc gửi, để không có gì bị mất âm thầm: endpoint của bạn phải trả lời 2xx trong vòng 8 giây; lỗi mạng, 5xx hoặc 429 sẽ được thử lại một lần ngay lập tức; 410 hoặc 404 sẽ xóa đăng ký; mọi lỗi khác được ghi log và sự kiện không được gửi lại, email tóm tắt và trang tóm tắt vẫn là bản ghi lâu dài. target_url phải là https:// và truy cập được công khai; địa chỉ mạng riêng bị từ chối. Tối đa hai mươi đăng ký cho mỗi tài khoản.

API: các endpoint và hợp đồng

URL cơ sở https://intermind.com/api/v1, JSON vào và ra, khóa dùng làm bearer token. Khóa chỉ hoạt động trên các endpoint này; chúng không bao giờ cấp quyền truy cập vào API riêng của ứng dụng web.

Hợp đồng đọc được bằng máy, OpenAPI 3.1 dành cho Make, n8n, Pipedream và các AI agent, nằm tại https://intermind.com/api/v1/openapi.json. Một trợ lý AI hỗ trợ MCP (Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini) có thể làm tất cả những việc này, gồm cuộc họp, bản tóm tắt, bản ghi lời thoại, kênh, mà hoàn toàn không cần khóa. Con đường đó là hướng dẫn MCP.

Những gì được gửi đi, và bằng ngôn ngữ nào

Phần tóm tắt trong payload là một văn bản bằng một ngôn ngữ, ngôn ngữ tóm tắt của host, được ghi trong trường recap.language. Trang tóm tắt được liên kết từ payload là nơi mỗi người tham gia mở ra, và ở đó mỗi người tham gia đã đăng nhập đọc bản tóm tắt bằng ngôn ngữ của chính mình. Vì vậy ghi chú trong CRM là phiên bản của host; còn liên kết trên đó mở ra phiên bản của từng người đọc.

Liên kết bản tóm tắt và bản ghi lời thoại chỉ mở được cho những người tham gia cuộc họp đã đăng nhập. Khách của cuộc họp không nhận được liên kết lẫn email, vì chính tài khoản mới giúp truy cập được phần sau cuộc gọi.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể đưa bản tóm tắt cuộc họp vào HubSpot hoặc Zendesk mà không cần tích hợp không? Có. Hãy thêm địa chỉ email đầu vào của công cụ làm người nhận bản sao tóm tắt trong cuộc họp hoặc kênh, bản tóm tắt sẽ được gửi email tới đó sau mỗi phiên, không cần khóa và không cần Zap.

Làm thế nào để kết nối InterMIND với Zapier? Tạo khóa API trong Integrations → API keys, thêm ứng dụng InterMIND vào một Zap và dán khóa. Dùng trigger Meeting Recap Ready và action Create Meeting Link.

Webhook có kích hoạt cho những cuộc họp tôi chỉ tham dự không? Không. recap.ready chỉ được gửi cho các cuộc họp bạn làm host, một lần cho mỗi phiên, khi phần tóm tắt không rỗng.

Điều gì xảy ra nếu endpoint của tôi ngừng hoạt động khi bản tóm tắt sẵn sàng? Lỗi mạng, 5xx hoặc 429 sẽ được thử lại một lần ngay lập tức. Nếu vẫn thất bại, sự kiện được ghi log và không được gửi lại; email tóm tắt và trang tóm tắt vẫn là bản ghi lưu giữ, và GET /recaps trả về mười bản mới nhất theo yêu cầu.

Webhook có được ký không? Có. Mỗi lần gửi đều mang X-InterMIND-Signature: sha256=<HMAC-SHA256 của raw body với secret của đăng ký của bạn> và một id X-InterMIND-Delivery duy nhất để loại trùng.

Thử ngay

• Cách nhận bản sao của mọi bản tóm tắt cuộc họp trong CRM qua email: chi tiết về con đường không cần tích hợp: trường nhập, bước xác nhận, sổ địa chỉ.
• Dùng thử bản demo trực tiếp: một cuộc họp InterMIND thật ngay trong trình duyệt, không cần đăng ký.
• API và Zapier: payload đầy đủ, mọi endpoint, các giới hạn.
• Bản tóm tắt cuộc họp: bạn nhận được gì sau cuộc gọi: bản tóm tắt đến đâu và ai nhận được.

Nguồn: Hợp đồng API của InterMIND, OpenAPI 3.1. Đã kiểm tra vào tháng 9 năm 2026.