定例会議：Google CalendarとOutlookでの設定方法と、履歴を一か所にまとめる方法（2026年版）

定例会議とは、毎週月曜の10時、隔週の木曜、毎月第1火曜のように、決まったパターンで開かれる会議です。カレンダー上では、別々の予約が並んでいるのではなく、繰り返しルールを持つひとつの予定として存在します。回の作成、同じメンバーへの招待は、カレンダーが計算して行います。主催者は、1回分でもシリーズ全体でも、一か所で変更できます。毎週のチームミーティング、1on1、スタンドアップ、毎月のクライアントとの打ち合わせ、四半期レビューはどれも定例会議です。共通点はテーマではなく、誰も二度予約しないということです。

このガイドではまず仕組みを説明します。定例会議とは何か、シリーズとは何か、どの定例会議にも必要な5つの設定、Google CalendarとOutlookでの繰り返しの設定方法、ほかの回に影響を与えずに1回だけ動かす方法です。そのあと、コピーして使えるシリーズカードを紹介します。最後に、多くの繰り返し設定ガイドが触れない部分、つまり各回が何を残し、それがどこへ行くのかを取り上げます。定例会議はシリーズであり、シリーズの価値は記憶の質で決まります。各会議をどのくらいの頻度で繰り返すべきかは別の問いで、会議のケイデンスで扱っています。このガイドはリズムがすでに決まっているものとして、それをカレンダーに載せて定着させる方法を示します。

定例会議とは何か、そして何ではないか

「会議」と呼ばれるカレンダー上のオブジェクトは3種類あり、その違いが、編集したときの結果を左右します。

ここから2つのことが言えます。シリーズに加えた変更は今後のすべての回に及ぶので、招待者リスト、時刻、リンクはシリーズで管理します。1回に加えた変更は、ルールと並んでカレンダーが記憶する例外です。そのため、祝日の月曜を火曜に一度移せば、次の月曜は誰も何もしなくても通常のスケジュールに戻ります。

定例会議は「よく開く会議」とは違います。毎週、思い出した人が予約する週次ミーティングは、習慣はあってもシリーズではありません。予定を組む基準になる固定の時間枠がなく、招待者を管理する場所もなく、毎回リンクが違います。リンクが違えば、チャットもメモも毎回別になります。定例化にかかる手間は5分ほどで、この3つの問題を一度に解消できます。

どの定例会議にも必要な5つの設定

どのカレンダーでも、繰り返しルールは5つの決定でできています。定例会議をめぐる議論の多くは、このうちのどれかが初期値のまま放置されていることから生じます。

1. パターン。 毎日、毎週、隔週、毎月、あるいはカスタムルール（第3水曜、月末の金曜、平日のみ）です。パターンは、その会議の論点がどれだけ待てるかで決まります。これはケイデンスの問題で、カレンダーに必要なのはその答えだけです。
2. 曜日と時刻。 固定にします。時刻は、出席が必須の人たちのタイムゾーンを踏まえて決めます。マドリードの9時はブカレストでは10時、ボゴタでは午前4時です。繰り返しルールは、誰かがシリーズを編集するまで、この誤りを毎週繰り返します。
3. 長さ。 回ごとに延ばすのではなく、シリーズに設定します。毎週45分に延びる30分の会議は、自分を偽っている60分の会議です。
4. 終了。 どのカレンダーにも3つの選択肢があります。終了なし、一定回数で終了、指定日で終了です。終了なしは初期値であり、最もよくある間違いです。プロジェクトやチーム、ときには会社よりも長く残ってしまいます。シリーズには終了を設定しましょう。プロジェクトの終了日、四半期末、または3か月先の日付を設定し、その日にシリーズを見直して、更新するか削除します。
5. リンク。 シリーズにひとつの会議リンクを設定し、すべての回に引き継ぎます。履歴の行き先を決めるのはこの設定です。毎回同じルームが開くリンクなら、そのルームのチャット、ファイル、メモがまとまります。回ごとに生成されるリンクだと、それらは散らばります。リンクの先のルームが回をまたいで何かを保持するかどうかは、会議ツールの性質によります。後述のツールの節では、まさにこの点を取り上げます。

ルールに載せるべきでないものがあります。アジェンダです。アジェンダは回ごとのもので、項目、担当者、時間配分で構成され、専用のテンプレートがあります。シリーズに載せるのは、一文で書ける継続的な目的です（「今週の作業のブロッカーを取り除き、やらないことを決める」など）。アジェンダには、今回の月曜が何のためにあるかを書きます。

Google CalendarとOutlookで定例会議を設定する方法

どちらのカレンダーも手順の流れは同じで、覚えておくべきなのはその流れです。ラベルの名称はバージョンによって異なり、各ベンダーのヘルプページに載っています。

1. いつも通り予定を作成します。 タイトル、初回の日時、参加者を入力します。ビデオツールで開く会議なら、この時点で会議リンクを予定に入れておきます。場所欄か説明欄に入れるか、ツールにカレンダーボタンがあればそれを使います。そうすれば、すべての回にリンクが引き継がれます。
2. 繰り返しのフィールドを開きます。 日時の近くにあり、初期値は「繰り返さない」です。ドロップダウンには、毎日、選択した曜日の毎週、同じ日の毎月、毎年、平日のみといった一般的なパターンと、カスタムの選択肢が並びます。
3. パターンを選ぶか、作ります。 カスタムでは3つを指定します。間隔（1週、2週、3週ごと）、曜日（火曜と木曜、第2月曜など）、終了（なし、一定回数後、指定日）です。必ず終了を設定してください。
4. 保存して送信します。 招待は一度送られてシリーズ全体を対象にします。招待された人はシリーズを承諾し、すべての回がそれぞれのカレンダーに表示されます。

シリーズを変更するとき（新しい時刻、新しいメンバー、新しいリンク）は、いずれかの回を開き、カレンダーに聞かれたらシリーズ全体を選びます。変更は今後のすべての回に及びます。1回だけ変更するとき（今週の月曜を火曜に移す、祝日前の1回を短くする、オフサイトの日の1回をキャンセルする）は、この回のみを選びます。カレンダーは例外を記録し、ルールには手を加えません。3つ目の選択肢である「この回以降のすべて」は、ある日付から恒久的に時間枠が変わる場合に使います。過去はそのまま残り、未来は新しいルールに従います。

過去を失わずにシリーズを終了するには、削除しないでください。シリーズを削除すると、過去の回もカレンダーから消えます。最後に開催すべき回を終了日に設定するか、開催しない最初の回から「この回以降」を編集します。過去はカレンダーに残り、それらの回がリンクしていたものも残ります。

InterMINDでも、繰り返しはまったく同じ方法で設定します。繰り返しの設定はカレンダーが担うべきものだからです。Integrationsで一度Google CalendarまたはOutlookを連携し、New meetingのカレンダー側、または会議の行にあるカレンダーボタンをクリックすると、タイトル、参加リンク、recapリンクがあらかじめ入力された状態でカレンダーが開きます。参加者を追加し、初回の日付と繰り返しを選んで送信するだけです。Meetingsページの会議の行は、例外も含めて、カレンダーの日付に追従します。ワンクリックの流れの詳細や、すでに開催済みの会議を行から定例化する方法は、Google CalendarまたはOutlookから会議をスケジュールする方法で説明しています。

コピーして使えるシリーズカード

定例会議ごとにひとつのブロックを作り、チームが会話する場所に置きます。チャンネルのノート、キャンバス、ピン留めメッセージなどです。新しいメンバーが、カレンダーだけでなく言葉でもルールを確認できるようにするためです。

[チーム] — [会議名] · シリーズ作成日 [日付] · 見直し期限 [日付]
目的： [一文で。各回が何を生み出すか]
パターン： [毎週 / 隔週 / 毎月]、[曜日] [時刻（タイムゾーン付き）] — [分]
終了： [日付、または「見直し日」]
リンク： [ひとつのリンク。すべての回で同じもの]
オーナー： [名前 — シリーズを変更し、回をキャンセルし、原則として進行を務める]
メンバー： [シリーズに入っている人] · 任意参加： [個別の回に招待される人]
各回が残すもの： [決定事項、未完了の項目、パーキングロット — どこに、いつまでに投稿するか]
履歴の保管先： [チャンネル、ドキュメント、フォルダ — 住所はひとつ]
今四半期の例外： [移動またはキャンセルする祝日の日付。今のうちに決めておく]

最後の2行は、多くのシリーズに欠けていて、欠けたときのコストが最も大きい部分です。履歴の保管先が決まっていないシリーズでは、履歴はメモを取った人の手元にしかありません。例外を事前に決めていないシリーズは、祝日の朝になってキャンセルされます。そのときには誰も予定を組み直せません。

4つのシリーズの記入例

週次チームミーティング — 毎週、月曜 10:00 CET、30分 — 四半期末で終了、四半期レビューで見直し
残すもの：決定事項と未完了の項目。当日中にチームチャンネルへ投稿。

1on1 — 隔週、水曜 14:00 CET、30分 — 終了なし、部下の役割が変わったときに見直し
残すもの：担当者と期日つきのネクストステップ。双方が閲覧できる。毎回同じリンクを使うので、双方が同じ場所で履歴を見つけられる。

クライアントとの進捗確認 — 納品期間中は毎週、木曜 16:00 CET、45分 — プロジェクトの終了日で終了
残すもの：誰がいつまでに何を送るか。クライアント側のチャンネルに記録。クライアント側のメンバーはシリーズに、ときどき加わる同僚は個別の回に招待。

毎月のオールハンズ — 第1火曜、12:00 CET、45分 — 終了なし、四半期レビューで見直し
残すもの：数字、説明つきの決定事項をひとつ、すべての質問への回答または回答予定日。

これらの各会議の中身であるアジェンダ（項目、担当者、時間配分）は、会議アジェンダの例に載せています。スタンドアップ、1on1、オールハンズには、それぞれ専用のガイドがあります。

すでに使っているツールで、定例会議は履歴をどこに残すか

カレンダーが保持するのはルールです。各回が生み出すもの（メモ、recap、チャット）は、リンクの先にある会議ツールが置く場所に保存され、その場所はツールによって異なります。以下は、各ベンダー自身のページに記載された動作のみをまとめたものです。各セルには、その事実を確認した月を記しています。

自分のチームが使うツールの行を横に読んでいくと、どのツールも同じパターンだとわかります。シリーズはひとつの予定であり、各回が残すのは、書かれた言語または開かれた言語による、ひとつのドキュメントかひとつのサマリーです。回と回をつなぐこと、つまり前回の未完了項目を今回の冒頭で取り上げることは、人の仕事です。誰かが前回のドキュメントを開き、それをルームに向かって読み上げます。それで十分な場合は、この4つのどれを使っても構わず、この表がそのまま答えになります。次の節では、シリーズ自体に記憶が必要で、メンバー全員が同じ言語を読むわけではない場合に、その仕事を片づけるひとつの方法を紹介します。

シリーズがチャンネルに履歴を残す仕組み

InterMINDは、定例会議がチャンネルの中に存在するコミュニケーションスペースです。会議リンクは恒久的なので、回ごとに同じルームが使われます。繰り返しは、Google CalendarまたはOutlookで、参加リンクとrecapリンクがあらかじめ入力された予定に対して、一度だけ設定します。パターンが何であれ、チャンネルはシリーズ全体を一か所に、各メンバーの言語で保ちます。チャットは読む人ごとに翻訳されます。各メンバーは自分の言語で書き、ほかの人の発言を自分の言語で読み、原文はワンタップで表示できます。チャンネルには、最新のものだけでなく過去のすべてのセッションのrecapが残ります。そのため、3週間前の定例を確認したいときは、ルームの誰かに尋ねるのではなく、recapページでセッションを切り替えるだけです。リンクで開くアドホック会議は、最新のrecapだけを保持し、チャットは通話の終了時に消去されます。シリーズはチャンネルに置くものです。

上のシリーズカードは、チャンネルのノートとして置きます。新しいメンバーは初日にそれを見つけられます。セッション中は、Share to conferenceで、カードや前回のセッションのrecapを、ビデオタイルの横にある全員の画面に表示できます。共有した人はルームが見ている前でライブ編集でき、参加者全員が自分の言語でそれを読み、原文はワンタップで表示できます。今回の回のアジェンダについても同じで、前日にチャンネルで下書きしておけます。

通話が終わると、recapが会議そのものから作成されます。サマリーと、担当者つきのアクションアイテムです。サインイン中の各参加者にメールで届き、チャンネルにメッセージとして投稿され、カレンダー予定にもリンクが付きます。各メンバーは、たまたまルームで使われた言語ではなく、自分の言語でそれを読みます。どのメンバーも編集でき、すべての編集は、編集者と改訂履歴を残します。チャンネルの定例会議では、次のrecapを作成するときに、前回のセッションの未完了のアクションアイテムが読み戻され、実際に話された内容と照らして判定されます。完了と報告された項目は完了とマークされ、それ以外は未完了とマークされて、会議での発言をもとに理由が記されるか、「議題に上がらず」となります。次のセッションの冒頭ではMiaが未完了の項目と担当者を読み上げます。前回のリストは、真っ先に忘れられるものではなく、真っ先に話題になるものになります。この機能は、改良を進めている間、一部のアカウントで動作しています。

シリーズはメンバー限定です。シリーズに加わるべき同僚やクライアントは、メールの招待で無料アカウントに追加され、自分の言語でチャンネルを読みます。1回だけ必要な人（1回のレビューのための取引先、1回の面談のための候補者など）は、アカウントなしで、電話から、無料で、リンクからアドホック会議に参加し、自分の言語で会議をライブで聞けますが、終了後に残るものはありません。アカウントは無料で、記録に届くようにするのはそのアカウントです。ホストがスペースを提供し、有料プランでは、過去28日間にアクティブだったメンバーの分だけを支払います。アクティブとは、会議に参加した、チャットに書き込んだ、Miaに質問したメンバーのことです。1か月休暇を取っているメンバーもアクセスは維持され、その月の費用はかかりません。戻ってきたときのシリーズは、すべてのセッションのrecapとともに、チャンネルにあります。

• 完全なrecapを開く — あなたのrecapを書くのと同じコードで描画された、実際の記録です。
• ライブデモを試す — 登録不要。話しかければ、聞き手ごとに翻訳されたルームが聞こえます。

定例会議は、どのツールを使っても成り立ちます。パターンを選び、時間枠を確保し、終了を設定し、祝日の前に例外を決める作業は、誰かがやらなければなりません。やらなくて済むようにしたいのは、2つ目の仕事です。前回のドキュメントを探し、それをルームに読み上げ、今回の分を手で打ち込む。それも、ひとつの言語で、ほかの言語を読む人たちのために。

FAQ

定例会議とは何ですか？

定例会議とは、繰り返しルール（毎週、隔週、毎月、またはカスタムパターン）を持つひとつのカレンダー予定としてスケジュールされた会議です。カレンダーが各回を作成し、同じ人を招待し、毎回同じリンクを引き継ぎます。シリーズは全体として管理されますが、1回分だけを例外として移動またはキャンセルしても、ルールは変わりません。

Outlookで定例会議を設定するにはどうすればよいですか？

最初の日付、時刻、招待者を入力して予定を作成し、予定フォームの繰り返しオプションを開きます。パターン（毎日、毎週、毎月、または間隔と曜日を指定するカスタムルール）を選び、シリーズの終了方法（指定日、一定回数後、終了なし）を設定します。保存する前に会議リンクを予定に入れておくと、すべての回に引き継がれます。そのまま送信すれば、招待はシリーズ全体を対象にします。InterMINDでは、New meetingのカレンダー側からOutlookが開き、タイトル、参加リンク、recapリンクがすでに予定に入っているので、そこで繰り返しを設定します。

Google Calendarで会議を定例化するにはどうすればよいですか？

予定を開き、日付の横にある繰り返しのフィールドを「繰り返さない」からパターンまたはカスタムルールに変更し、間隔、曜日、終了を設定して保存します。会議にすでにリンクがある場合は、すべての回が同じルームを開くように、そのリンクを予定に残しておきます。InterMINDからは、会議の行にあるカレンダーボタンをクリックします。Google Calendarが予定を入力済みの状態で開くので、初回の日付と繰り返しを選びます。すでに開催済みの会議も、チャットとrecapを失うことなく、同じ方法で定例化できます。

シリーズを変更せずに、定例会議の1回だけを変更するにはどうすればよいですか？

その回を開き、カレンダーにどのイベントを変更するか聞かれたら、このイベントのみを選びます。カレンダーは例外（新しい時刻、短縮した長さ、キャンセル）を記録し、ルールには触れないので、次の回は通常の時間枠に戻ります。ある日付から恒久的に時間枠が変わる場合は、このイベント以降のすべてを選び、変更がシリーズ全体に当てはまる場合は、すべてのイベントを選びます。

過去の回を削除せずに定例会議を終了するにはどうすればよいですか？

シリーズを削除しないでください。削除すると、過去の回もカレンダーから消えます。シリーズを編集して、終了日を最後に開催すべき回に設定するか、開催しない最初の回を開いて、このイベント以降のすべてをキャンセルします。過去は、各回がリンクしていたものとともに、カレンダーに残ります。

定例会議では、すべての回で同じリンクが使われますか？

カレンダー上では、シリーズがひとつのリンクを持ち、すべての回がそれを引き継ぎます。ただし、会議ツールが回ごとに新しいリンクを生成する場合や、誰かが例外として特定の回のリンクを編集した場合は除きます。リンクの先のルームが回をまたいで何かを保持するかどうかは、カレンダーではなく会議ツールの性質によります。このガイドの表には、Teams、Zoom、Google Workspace、Slackが各回に残すものを挙げています。InterMINDのチャンネルは、チャットとすべてのセッションのrecapを、同じ場所に保持します。

定例会議と会議シリーズの違いは何ですか？

同じものを2つの側面から見ているだけです。「定例会議」は、チームが体験する会議そのもの、つまり週次の定例やスタンドアップを指します。「シリーズ」は、繰り返しルールを持つ予定に対するカレンダー側の呼び名で、ルールが生成した1回分である「各回（オカレンス）」と対になります。変更はシリーズか各回のどちらかに対して行われるため、カレンダーはどちらを指しているのかを尋ねます。

出典：Microsoft — Microsoft Teamsで会議をスケジュールする、Microsoft — Microsoft Teamsで会議メモを取る、Microsoft — Microsoft Teamsのrecap、Zoom — AI Companionで会議のアジェンダを生成する、Zoom — AI Companionの会議サマリーを使う、Google Meet — Google Meetのビデオ会議を開始またはスケジュールする、Google — 「Take notes for me」のCalendarとMeetの設定、Google Meet — Google Meetの「Take notes for me」、Slack — Slackでハドルを使う、Slack — 会議アジェンダのテンプレート。表の各セルには、その事実を確認した月を記載しています。最も早いものは2026年8月、最も遅いものは2026年10月の確認です。Google CalendarとOutlookでの繰り返しの設定手順は、両カレンダーに共通する流れを説明したもので、正確なラベルの名称はバージョンによって異なり、各ベンダーのヘルプページに載っています。ベンダーはプラン、機能、対応言語を随時変更します。最新の状況は各社のページでご確認ください。