Teams Meeting Shared Files: mitä dokumentaatio kertoo ja miten jaetusta tiedostosta tulee vastaus kokouksessa

Microsoft lisäsi 8. syyskuuta 2026 ominaisuuden 570427 Microsoft 365 -tiekartalle. Merkintä kuuluu kokonaisuudessaan näin:

The new Meeting Shared Files feature allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants. AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality.

Mekanismi on hyödyllinen. Tiedostot eivät enää ole viestejä, jotka vierivät ohi, ja kokouksen tekoäly vastaa siitä esityksestä, jota kokous oikeasti katsoo.

Tämä kirjoitus on kaksi dokumentoitua karttaa. Ensimmäinen: mitä Microsoftin omat sivut kertovat ominaisuudesta ja näitä tiedostoja lukevasta tekoälystä, eli tarvittava lisenssi, kokoukset joissa se toimii, kuka sen voi ottaa käyttöön ja millä kielellä se vastaa. Toinen: miten sama tehtävä toimii InterMINDissä tänään, mekanismi kerrallaan. Kokoukseen pudotetaan tiedosto, tiivistelmä ilmestyy itsestään, ja Mia, kokouksen tekoälyosallistuja, vastaa tähän tiedostoon perustuviin kysymyksiin ääneen niin, että jokainen osallistuja kuulee hänet omalla kielellään. Toimittajan tiedot on lainattu Microsoftin tiekartta- ja tukisivuilta, ja ne on tarkistettu syyskuussa 2026. Linkit ovat alatunnisteessa.

Mitä tiekarttamerkintä kertoo

Tiekarttarivi on ensisijainen lähde, joten sitä kannattaa lukea datana eikä tiedotteena. Microsoftin tiekartta-API:sta 9. syyskuuta 2026 haettuna ominaisuudella 570427 on seuraavat tiedot:

Merkintä jättää tarkistushetkellä kaksi asiaa kertomatta. Se ei mainitse pääsysääntöä osallistujille, jotka eivät kuulu tenanttiin, eikä kielikäyttäytymistä jaetulle sisällölle tai siihen perustuville tekoälyn vastauksille. Tuotetunniste "Microsoft Copilot (Microsoft 365)" on merkinnän oma. Mitä se tarkoittaa lisensoinnin kannalta, on dokumentoitu muualla, Facilitator-sivulla.

Tiedostoja lukeva tekoäly on lisensoitu ja rajattu

Tiekarttamerkintä nimeää Facilitator-agentin jaettujen tiedostojen käyttäjäksi. Microsoftin Facilitator-tukisivu kertoo rajat, ja jokainen seuraavista on lainaus:

Lisenssi. "Facilitatorin lisääminen kokoukseen tai sen käynnistäminen kokouksen aikana edellyttää Microsoft Copilot -lisenssiä. Kuka tahansa kokouksen osallistuja (ulkopuolisia osallistujia lukuun ottamatta) voi kuitenkin nähdä kaikki reaaliaikaiset päivitykset Chatissa ja Notesissa."

Kokoustyypit. "Facilitatorin voi lisätä vain ajastettuihin kokouksiin, eikä sitä voi lisätä kanavakokouksiin, pikakokouksiin tai Teams-puheluihin."

Mitä se tekee tiedostoilla. Sen luetelluissa ominaisuuksissa: "Luo laadukas Word-dokumentti kokouksen keskustelun, chat-historian ja jaettujen tiedostojen pohjalta."

Edellytys sen kysymiselle jälkikäteen. "Jos haluat kysyä Facilitatorilta kokouksesta sen päätyttyä, varmista, että litterointi on päällä ennen kokousta tai sen aikana. Jos Copilot on asetettu käynnistymään ilman litterointia, myös Facilitator käynnistyy ilman litterointia."

Kuka sen voi ottaa käyttöön kesken kokouksen. "Vain kokouksen osallistujat, jotka ovat järjestäjiä tai esittäjiä ja käyttävät Teamsia verkossa tai työpöydällä, voivat kytkeä Facilitatorin päälle tai pois kokouksen aikana."

Kieli. "Kun otat Facilitatorin käyttöön, sinua pyydetään valitsemaan kieli, jos kokoukselle ei ole vielä valittu kieltä." Valinta on kokouksen ominaisuus, ei kysyjän.

Microsoft dokumentoi myös kaksi tapausta, joissa agentti ei voi lukea sitä, mihin se ohjattiin. Ensimmäinen on tilanne, jossa "vain järjestäjä on liittynyt", koska "Facilitator ei voi lukea järjestäjän kopiota kokouskutsusta tietosuojavaatimusten vuoksi". Toinen on tilanne, jossa kutsussa tai muistiinpanoissa on arkaluonteisuusmerkintä: "jos kokouskutsussa tai muistiinpanoissa on arkaluonteisuusmerkintä (kuten Confidential tai muu salausta vaativa merkintä), Facilitator ei voi lukea tai poimia esityslistaa."

Vielä kaksi dokumentoitua seikkaa samasta tuoteperheestä, koska jaettu tiedosto monikielisessä kokouksessa kohtaa ne. Interpreter-agentin sivu luettelee kymmenen tuettua kieltä: "English, Spanish, Portuguese, Japanese, Simplified Chinese (Mandarin), Italian, German, French, Korean and Taiwanese", ja "20 tuntia tulkkausta … sisältyy henkilöä ja kuukautta kohden Microsoft Copilot -lisenssiin". Live-tekstitysten sivu taas toteaa: "Teams ei tallenna tekstityksiä. Jos haluat kokouksesta litteroinnin, ota litterointi käyttöön."

Yhteen koottuna dokumentoitu kuva syyskuussa 2026 on tämä. Tiedosto jaetaan kaikille. Sitä lukeva tekoäly vaatii Copilot-lisenssin, toimii vain ajastetuissa kokouksissa, kytketään päälle järjestäjän tai esittäjän toimesta ja vastaa yhdellä kokoukselle valitulla kielellä. Ulkopuoliset osallistujat eivät näe sen reaaliaikaisia päivityksiä Chatissa ja Notesissa.

Miten tämä toimii InterMINDissä

Kaikki alla oleva kuvaa tuotteen toimintaa tänään, ja jokainen kohta on mekanismi eikä väite laadusta.

Kokouksen chattiin pudotettu tiedosto luetaan sinun koneellasi. Kun dokumentti liitetään kokouksen chattiin tai kanavalle, sen teksti poimitaan selaimessasi: Web Worker muuntaa tiedoston paikallisesti, enintään 50 Mt. Tuettuja ovat DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF, tekstikerroksellinen PDF, PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP, XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV, TXT, MD, Markdown ja EPUB. Tiedoston tekstiä ei lähetetä kolmannelle osapuolelle jäsennettäväksi.

Tiivistelmä syntyy automaattisesti: ei painiketta eikä lisenssiä. Hetki sen jälkeen, kun tiedosto on tullut näkyviin, kortin tilapalkki vaihtuu tilasta Preparing summary… tilaan AI summary, ja sen vieressä on Preview itse dokumentin katsomiseen. Kukaan ei paina mitään, kenenkään ei tarvitse olla se, joka "ajaa tekoälyn sen päälle", eikä tiivistelmiin liity pakettikohtaista kiintiötä.

Tiedostoa koskevaan kysymykseen vastataan kokouksessa kunkin osallistujan kielellä. Tilanne 19. syyskuuta 2026: Mia kokouksissa on preview-vaiheessa. Sitä testataan InterMINDin sisällä, eikä sitä ole vielä kytketty päälle asiakasorganisaatioille. Seuraava kuvaa, miten hän toimii previewissä. Mia on organisaation tekoälyosallistuja. Sano ääneen «Mia, mikä toimituspäivä sopimuksessa on?» tai vaihda kokouksen chat yksityiseen tilaansa (lukko viestikentän vieressä) ja kirjoita kysymys sinne. Hän vastaa tämän istunnon aineistosta: siihen asti kertyneestä litteroinnista, chatista, siinä jaettujen dokumenttien tiivistelmistä ja huoneen aiempien istuntojen koosteista. Jos aineistossa ei ole vastausta, hän sanoo sen yhdellä lauseella sen sijaan, että keksisi luvun. Hän vastaa maksullisten pakettien (Pro, Business ja Enterprise) lisensoiduille osallistujille: maksullisella paketilla oleva osallistuja saa hänet jokaiseen kokoukseen, johon liittyy, riippumatta siitä, kuka on isäntä. Vieraat ja ilmaisella paketilla olevat osallistujat kuulevat hänen puhutut vastauksensa muille, mutta hän ei vastaa heille. Paketin päälle ei tule tekoälylisäosaa, ei ole kokoustyyppiä, johon hän ei voisi liittyä, eikä kenenkään tarvitse kytkeä häntä päälle puhelun aikana. Hän toimii aina, kun tekoälyominaisuudet ovat päällä isäntäorganisaatiolle.

Vastaus seuraa kysymystä. Kun kysytään ääneen, Mia vastaa ääneen koko huoneelle: vastaus kirjoitetaan natiivisti kysymyksen kielellä ja jokaisella muulla huoneessa läsnä olevalla kielellä, ja se äänitetään jokaisen osallistujan laitteella hänen omalla kielellään. Chattiin ei kirjoiteta mitään. Kun kysytään chatin yksityisessä tilassa, hän vastaa vain siellä, tekstinä, eikä kukaan muu huoneessa näe keskustelua. Mia ei ole itse puhelun osallistuja: hän ei ole tallenteella eikä litteroinnissa, eikä hänen äänensä koskaan kulje toisen osallistujan mikrofonin kautta. Kun alat puhua, hän vaikenee, ja Stop Mia katkaisee vastauksen kesken.

Vastaus ajetaan isäntäorganisaation valitsemalla yhdyskäytävällä. Hän käyttää AI-yhdyskäytävää, jonka organisaatio on valinnut kaikille tekoälyominaisuuksilleen: oletuksena EU-yhdyskäytävää tai organisaation omaa päätepistettä. Ääni tulee kyseisen yhdyskäytävän toimittajalta. Organisaation omalla päätepisteellä ääntä ei ole, joten puhuttuun kysymykseen vastataan tekstinä kokouksen chatissa.

Jokainen tiivistelmän kohta on ankkuroitu dokumenttiin. Tiivistelmän luettelokohdat kirjoitetaan poimittuun tekstiin lisättyjä kappalemerkkejä vasten, joten jokaisen kohdan lopussa on ¶ link, joka vie täsmälleen oikeaan lähdekappaleeseen Extracted text -välilehdellä. Tiivistelmän väite on yhden klikkauksen päässä kirjoittajan sanamuodosta, ja poimittua tekstiä ei tarkoituksella koskaan käännetä, joten ankkuri johtaa aina kirjoittajan omiin sanoihin.

Jokainen jäsen lukee tiivistelmän omalla kielellään. Tiivistelmä kirjoitetaan ensin dokumentin omalla kielellä ja tarjotaan sitten jokaiselle lukijalle hänen kokouskielellään ja tallennetaan välimuistiin kielikohtaisesti.

Puhelun aikana avattu dokumentti ilmestyy jokaiseen esitysnäkymään. Kokouksen chattiin linkitetty Google Docs- tai OneDrive-dokumentti voidaan avata koko konferenssille: se ilmestyy jokaisen osallistujan esitysnäkymään, siinä näkyy, kuka sen jakoi, jokainen katsoja vierittää ja zoomaa itsenäisesti, ja jokaisen katsojan asiakasohjelma pyytää sen omalla käyttöliittymäkielellään. Rich text -muistiinpanot tuodaan esitysnäkymään samalla tavalla, ja lukijakohtaisina näkyminä ovat Translated, Original ja rinnakkaisnäkymä.

Tiedoston sisältö päätyy tallenteeseen samalla painoarvolla kuin puhe. Istunnon aikana jaettujen dokumenttien tiivistelmät osallistuvat kokouskoosteeseen sanotun rinnalla, ja koosteen kehote kohtelee dokumentissa esitettyä lukua tai päätöstä täsmälleen kuin puhuttua. Istunnosta, jossa kukaan ei puhunut mutta dokumentteja jaettiin, syntyy silti kooste.

Lukeminen edellyttää jäsenyyttä. Poimittu teksti ja tiivistelmä ovat vain tietokannassamme, eivät koskaan julkisessa tiedostotallennuksessa, ja ne tarjoileva reitti edellyttää kyseisen kokouksen tai kanavan jäsenyyttä.

Koko tiedoston kääntäminen on erillinen, kiintiöity ominaisuus. Jaetun PDF- tai Office-tiedoston lukeminen omalla kielellä (dokumentti, ei sen tiivistelmä) on dokumenttien käännöstä. Se kattaa 30 dokumenttikieltä ja lasketaan erillisinä tiedostoina liukuvalla 30 päivän jaksolla: 10 Pro-paketilla, 30 Business-paketilla, 100 Enterprise-paketilla, eikä se ole käytettävissä Basic-paketilla.

Luvut putkikohtaisesti, koska yhtä vastausta ei ole: 23 kieltä puheelle ja chatille, 30 dokumenteille, 17 käyttöliittymäkieliversiota.

Viisi rajoitusta kannattaa todeta suoraan. Tunnistautumaton vieras voi olla kokouksessa, nähdä dokumentin esitysnäkymässä ja kuulla Mian puhutut vastaukset siitä, mutta Mia ei vastaa vieraan omiin kysymyksiin, ja tiivistelmäkortti kuuluu kirjautuneelle jäsenelle, koska muuten ei ole tiliä, jolle se kuuluisi. Google Drive- tai OneDrive-linkki jakaa osoittimen eikä tiedostoa, joten meidän päässämme ei ole tekstiä, jonka voisi poimia, tiivistää tai josta Mialta voisi kysyä. Sisältö pysyy toimittajallaan. Skannatulla PDF:llä ei ole tekstikerrosta, ja se merkitään sellaiseksi sen sijaan, että se hiljaa tiivistettäisiin. OCR:ää ei tehdä. Mobiilisovelluksesta tai Telegram-sillasta tulevia tiedostoja ei vielä poimita. Ja Mia vastaa dokumentin tiivistelmästä, ei sen koko tekstistä, joten yksityiskohdasta, jota tiivistelmä ei säilyttänyt, hän kertoo, ettei hänellä ole sitä.

Rinnakkain

Dokumentoidut tosiasiat Microsoftin omilta sivuilta, tarkistettu syyskuussa 2026. Jos sivu ei kerro jotakin, solu sanoo sen.

Molemmat sarakkeet sitovat kokouksen tekoälyn sen käyttäjän maksulliseen oikeuteen. Rivit, joilla kaksi dokumentaatiota eroavat, ovat kokoustyypit, puhelun aikainen kytkin, kuka kuulee vastauksen ja vastauksen kieli.

Jos pysyt Teamsissa

Neljä asiaa kannattaa tehdä, kaikki yllä olevan dokumentaation perusteella:

1. Tarkista, kenellä kokouksessa on Copilot-lisenssi. Jaettuja tiedostoja lukeva agentti tarvitsee sellaisen lisäämiseen tai käynnistämiseen, ja vain järjestäjät tai esittäjät Teamsin verkko- tai työpöytäversiossa voivat kytkeä sen päälle kesken kokouksen.
2. Ajasta kokous. Facilitatoria ei voi lisätä kanavakokouksiin, pikakokouksiin tai puheluihin. Jos tiedostoon perustuva tekoäly on tärkeä, kalenterikutsu on sisääntulopiste.
3. Ota litterointi käyttöön ennen puhelua tai sen aikana, jos joku haluaa kysyä kokouksesta jälkikäteen. Microsoft dokumentoi sen ehdoksi.
4. Valitse kokouskieli harkiten. Facilitator vastaa yhdellä kokoukselle valitulla kielellä, ja tenantin ulkopuoliset osallistujat eivät näe sen reaaliaikaisia päivityksiä Chatissa ja Notesissa.

Jos suurin osa niistä, joille tiedosto jaettiin, ei voi kysyä siitä (väärä kokoustyyppi, väärä tenantti, väärä kieli), tiedosto on jaettu levitettynä eikä yhteiseksi.

UKK

Mikä on Microsoft Teams Meeting Shared Files? Teams-ominaisuus, joka on Microsoft 365 -tiekartalla ominaisuutena 570427 ja luotu 8. syyskuuta 2026. Microsoftin merkinnän mukaan se "allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants" ja "AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality." Rivi on merkitty sekä Microsoft Teamsiin että Microsoft Copilotiin (Microsoft 365) (tarkistettu syyskuussa 2026).

Milloin Meeting Shared Files on saatavilla? Tiekarttamerkinnässä tilana on "In development", julkaisuvaiheena "General Availability" ja saatavuutena "October CY2026" pilvi-instanssille "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", ja alustatunnisteina ovat Android, Desktop, iOS, Linux ja Mac (tarkistettu syyskuussa 2026). Tiekartan päivämäärät ovat Microsoftin omia, ja ne voivat siirtyä.

Tarvitsenko Microsoft Copilot -lisenssin käyttääkseni kokoustiedostoja lukevaa tekoälyä? Facilitatorin osalta kyllä: "Facilitatorin lisääminen kokoukseen tai sen käynnistäminen kokouksen aikana edellyttää Microsoft Copilot -lisenssiä." Microsoft lisää, että "kuka tahansa kokouksen osallistuja (ulkopuolisia osallistujia lukuun ottamatta) voi nähdä kaikki reaaliaikaiset päivitykset Chatissa ja Notesissa", joten lisenssi rajaa käyttöönoton eikä sen tuotoksen seuraamista tenantin sisällä (tarkistettu syyskuussa 2026).

Voivatko ulkopuoliset tai anonyymit osallistujat käyttää tiedostoon perustuvaa tekoälyä Teams-kokouksessa? Microsoftin Facilitator-sivu toteaa, että reaaliaikaiset päivitykset Chatissa ja Notesissa näkyvät "any meeting participant (excluding external participants)". Meeting Shared Files -tiekarttamerkintä ei kerro pääsysääntöä tenantin ulkopuolisille osallistujille (tarkistettu syyskuussa 2026).

Voinko kysyä kokouksen tekoälyltä jaetusta tiedostosta? InterMINDissä kyllä: puhu Mialle nimeltä ääneen tai kirjoita hänelle kokouksen chatin yksityisessä tilassa (lukko viestikentän vieressä), ja hän vastaa tässä istunnossa jaettujen dokumenttien tiivistelmistä sekä litteroinnista, chatista ja huoneen aiempien istuntojen koosteista. Hän vastaa maksullisten pakettien lisensoiduille osallistujille jokaisessa kokouksessa, johon he liittyvät. Vieraat ja ilmaispaketin osallistujat kuulevat hänen puhutut vastauksensa muille, eikä puhelun aikaista kytkintä tarvita. Teamsin osalta tiekarttamerkintä toteaa, että "AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions", ja Facilitator-sivu dokumentoi Copilot-lisenssin ja ajastetun kokouksen ehdon (tarkistettu syyskuussa 2026).

Millä kielellä kokouksen tekoäly vastaa? InterMINDissä jokaisella huoneessa läsnä olevalla kielellä: Mian puhuttu vastaus kirjoitetaan natiivisti kielikohtaisesti ja äänitetään jokaisen osallistujan laitteella hänen omalla kielellään. Chatin yksityisessä tilassa kirjoitettuun kysymykseen vastataan siellä, tekstinä, sille, joka sen kirjoitti. Facilitatorin osalta Microsoft toteaa, että "you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected", eli yksi kieli kokousta kohden (tarkistettu syyskuussa 2026).

Voivatko kaikki kokouksessa lukea jaetun tiedoston omalla kielellään? InterMINDissä tiedoston tiivistelmä tarjotaan jokaiselle jäsenelle hänen omalla kielellään ja tallennetaan välimuistiin kielikohtaisesti, esitysnäkymässä avattu linkitetty dokumentti pyydetään jokaisen katsojan asiakasohjelmalla hänen omalla käyttöliittymäkielellään, ja itse dokumentin lukeminen omalla kielellä on dokumenttien käännöstä, joka kattaa 30 kieltä ja on kiintiöity paketeittain. Teamsin osalta tiekarttamerkintä toteaa, että tiedosto jaetaan kaikille osallistujille, eikä se kerro osallistujakohtaisesta kielikäyttäytymisestä (tarkistettu syyskuussa 2026).

Voinko tarkistaa tekoälyn tiivistelmän dokumentista, josta se tehtiin? InterMINDissä kyllä: jokaisen tiivistelmän kohdan lopussa on ¶ link, joka vie täsmälleen siihen poimitun tekstin kappaleeseen, josta se kirjoitettiin, ja poimittua tekstiä ei koskaan käännetä, joten ankkuri johtaa aina kirjoittajan omaan sanamuotoon. Extracted text -välilehti sisältää dokumentin koko tekstin sellaisena kuin se luettiin tiedostosta.

Rajoittaako paketti dokumenttitiivistelmiä? InterMINDissä jaetun dokumentin tiivistelmä sisältyy kaikkiin paketteihin ilman kiintiötä. Mia kokouksissa on preview-vaiheessa eikä vielä kuulu mihinkään pakettiin. Previewissä hän vastaa Pro-, Business- ja Enterprise-pakettien osallistujille ilman tekoälylisäosaa. Koko dokumentin kääntäminen on kiintiöity ominaisuus: erillisiä tiedostoja liukuvalla 30 päivän jaksolla, 10 Pro-paketilla, 30 Business-paketilla, 100 Enterprise-paketilla, eikä se ole käytettävissä Basic-paketilla.

Mitä jaetulle tiedostolle tapahtuu kokouksen jälkeen? Sen tiivistelmä syöttää kokouskoostetta sanotun rinnalla samalla painoarvolla kuin puhuttu sisältö: istunnosta, jossa mitään ei sanottu mutta dokumentteja jaettiin, syntyy silti kooste. Tiedoston kortti pysyy chatissa AI summary -tiivistelmänsä ja Extracted text -tekstinsä kanssa, ja sen voivat lukea kyseisen kokouksen tai kanavan jäsenet eikä kukaan muu. Mia vastaa huoneen seuraavassa istunnossa kyseisestä koosteesta.

Kokeile

• Avaa live-demo — kokous omalla kielelläsi, ei rekisteröitymistä.
• Katso, millaisia dokumenttitiivistelmät ovat — ¶-ankkurit, tilapalkki, kielisääntö.
• Lue dokumenttitiivistelmien ohjeet — formaatit, korttien tilat, tietosuoja ja kiintiöt.
• Lue, miten jakaminen toimii puhelun aikana — dokumentit, muistiinpanot ja koosteet esitysnäkymässä.
• Tarkista käännösten laatu ennen kuin maksat siitä — kieliparikohtaiset pisteet todellisesta liikenteestä.

Jos sinua ei vaivaa tiedosto vaan tallenne, joksi se muuttuu, sitä perustellaan erikseen kirjoituksessa miten säilytät kokouksen litteroinnin, tiivistelmän ja action itemit puhelun jälkeen.

Lähteet: Microsoft 365 Roadmap — feature 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (kentät lainattu Microsoftin tiekartta-API:sta); Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Interpreter in Microsoft Teams meetings and calls ja Use live captions in Microsoft Teams meetings, tarkistettu syyskuussa 2026.