Missä Microsoft Teams ja Google Meet säilyttävät transkriptiosi, tallenteen ja yhteenvedon – ja miten ne saa talteen puhelun jälkeen

Minne Teams laittoi transkription? on kysymys, jonka ihmiset kirjoittavat hakukenttään kokousta seuraavana päivänä. Rehellinen vastaus kuuluu: ei sinne, minne tallenne meni. Työkalut tekivät tehtävänsä: transkriptio nimineen ja aikaleimoineen, yhteenveto ja vastuuhenkilöillä varustetut action itemit. Sitten tallenne siirrettiin johonkin järkevään paikkaan, SharePoint-kirjastoon tai jaettuun asemaan, eikä muu tullut mukana. Tai Linuxia käyttävä kollega, toisen tenantin jäsen tai puhelinsoittaja avaa linkin eikä näe mitään.

Kukaan ei tehnyt virhettä. Suurilla alustoilla kokous ei tuota yhtä artefaktia vaan kolme tai neljä, joilla jokaisella on oma tallennuspaikkansa, oma käyttöoikeuslistansa, oma vanhenemiskäytäntönsä ja – tekoälyyhteenvedon kohdalla – oma lisenssinsä. Kokouksen säilyttäminen tarkoittaa kaikkien niiden säilyttämistä paikallaan niin, että oikeat ihmiset pääsevät edelleen käsiksi.

Tämä kirjoitus on dokumentoitu kartta: mihin kukin toimittaja sijoittaa kunkin artefaktin, kuka sen voi vielä jälkikäteen avata, mikä menee rikki siirrettäessä ja miltä vaihtoehto näyttää, kun kokous on paikka eikä tiedostokansio. Toimittajien tiedot ovat niiden omilta ohjesivuilta, tarkistettu syyskuussa 2026. Linkit ovat alatunnisteessa.

Microsoft Teams: neljä objektia, neljä sääntökirjaa

Tallenne. Kokousten ja tapahtumien osalta ”tallenne tallentuu järjestäjän OneDriveen, vaikka järjestäjä ei olisi osallistunut kokoukseen tai tapahtumaan.” Kanavakokouksissa tallenne menee aivan toisaalle: ”tallenne tallennetaan SharePointin Teams-sivuston dokumenttikirjastoon kansioon nimeltä Recordings.” Kahdenkeskisissä puheluissa ja ryhmäpuheluissa se päätyy sen henkilön OneDriveen, joka painoi tallennuspainiketta.

Transkriptio. Erillinen objekti erillisessä paikassa: ”Teamsin live-transkriptiot kokouksille, joissa on tallennus ja/tai transkriptio, tallennetaan kokouksen järjestäjän OneDrive for Businessiin. Transkriptioon pääsee kokouschatin ja Teamsin Recap-välilehden kautta, kunnes kokouksen järjestäjä poistaa transkription.” Kun puhelu on päättynyt, ”transkriptio on heti saatavilla kalenterin kokoustapahtumassa. Oletuksena kokouksen järjestäjät ja apujärjestäjät voivat ladata sen .docx- tai .vtt-tiedostona.”

Tekoälykooste. Sekin on erillinen ja lisensoitu erikseen: Microsoft luettelee älykkään koosteen kohtaan ”Teams Premium ja Microsoft Copilot”, jossa ”lisensointi ja transkriptiokäytäntö ohjaavat tätä ominaisuutta. Käyttäjillä, joilla on Teams Premium- tai Microsoft Copilot -lisenssi, on automaattisesti pääsy tähän ominaisuuteen.”

Ja tämä lause selittää puuttuvat tekstitykset:

Tekstitykset eivät ole täysin tuettuja, jos Teams-kokouksen tallenne siirretään tai kopioidaan alkuperäisestä sijainnistaan OneDrivessa tai SharePointissa.

Tämä on Microsoftin oma ylläpitäjän dokumentaatio. Toiston aikana näytettävät tekstitykset ovat ”saatavilla toiston aikana, jos transkriptio oli päällä tallennushetkellä”. Ne on sidottu tallenteeseen sen syntypaikassa, eikä niitä kuljeteta videotiedoston sisällä. Siirrät tiedoston, ja olet siirtänyt yhden neljästä objektista.

Kuka pääsee vielä avaamaan

Microsoft julkaisee transkriptioiden käyttöoikeusmatriisin kokouksen jälkeiselle ajalle. Tiivistettynä ja soluja lainaten:

Microsoft lisää: ”Kokoukseen soittavat henkilöt eivät voi katsella transkriptiota.” Tallenteiden omistussääntö on todettu yhtä selvästi: ”kokouksen järjestäjä omistaa tallenteen automaattisesti. Oletuksena vain kokouksen järjestäjät ja apujärjestäjät voivat ladata tai poistaa tallenteen”, ja ”toistaiseksi vieraat ja ulkopuoliset osallistujat voivat katsella tallennetta vain, jos se on jaettu heille erikseen.”

Mikä vanhenee ja mitä ei koskaan tallennettu

Vanheneminen on ylläpitäjän asetus eikä tiedoston ominaisuus: ”ylläpitäjäsi asetukset määrittävät tallenteen vanhenemisen”, ja siihen liittyvä ylläpitäjän hallintapaneeli on dokumentoitu sanoin ”hallitse, milloin tallenteet ja transkriptiot vanhenevat organisaatiossasi”. Omistaja, jonka tallenne vanhenee, ”saa sähköpostin sen vanhetessa. Tuolloin hänellä on enintään 90 päivää aikaa palauttaa se roskakorista.”

Osa kokouksesta ei ole koskaan tallenteessa lainkaan. Microsoft luettelee, mitä kokoustallenteet eivät tallenna: ”yli neljän ihmisen videovirtoja kerrallaan”, ”valkotauluja ja merkintöjä”, ”jaettuja muistiinpanoja”, ”sovelluksen kautta jaettua sisältöä” sekä ”PowerPoint Live -esityksiin upotettuja videoita tai animaatioita”.

Lukijan kielestä Microsoft on selvä kahteen kertaan: käännetty live-transkriptio ”on saatavilla osana Teams Premiumia”, ja ”aiempia käännettyjä transkriptioita ei tallenneta. Vain alkuperäinen transkriptio tallennetaan.” Puhutun kielen vaihtaminen vaihtaa sen koko huoneelle: ”kun muutat puhutun kielen asetusta, transkription ja tekstityksen kieli vaihtuu kaikille.”

Asiakasohjelmakysymys

Tilanne, josta useimmat näistä keskusteluista alkavat, ei oikeastaan koske tallennustilaa. Microsoftin asiakasohjelmien saatavuustaulukossa Windows ✅, macOS ✅, Linux ❌ – ”Teamsia ei enää tueta Linuxissa” – ja Web ✅, ”tuettu Microsoft Edgessä, Chromessa, Firefoxissa ja Safarissa”. Tiimi, joka käyttää enimmäkseen Linuxia, on verkkoasiakasohjelman käyttäjä, ja yllä olevat artefaktit sijaitsevat silti yhden ihmisen OneDrivessa.

Google Meet: tiedosto jokaista aloitusta kohti isännän Drivessa

Googlen transkriptiodokumentaatio on yhtä konkreettinen. ”Kokoustranskriptiot tallennetaan kokouksen järjestäjän Google Driveen Google Meet -kansioon”, kokouskohtaisiin alikansioihin, ja ”saat erillisen transkriptiotiedoston joka kerta, kun aloitat Transkriptiot” – jos pysäytät ja käynnistät uudelleen puhelun aikana, tiedostoja on kaksi.

Jakelu tapahtuu sähköpostilla ja kalenteriliitteellä: kokouksen jälkeen ”automaattinen sähköposti, jossa on linkki kokoustranskriptioon, lähetetään: isännälle, mahdollisille apuisännille ja henkilölle, joka otti Transkriptiot käyttöön”. Transkriptio ”liitetään myös kokouksen Google Calendar -tapahtumaan. Kaikki isännän organisaation kutsutut voivat avata liitteen”, paitsi että ”jos isännän organisaatiossa on yli 200 kutsuttua, transkriptio on saatavilla vain isännälle, apuisännille ja henkilölle, joka otti Transkriptiot käyttöön kokouksessa.”

Kaksi rajoitusta kannattaa kirjata ylös, ennen kuin luotat ominaisuuteen. Laajuus: ”transkriptioihin sisältyvät vain kokouksessa puhutut sanat. Saadaksesi transkription chat-viesteistä, tallenna videokokous.” Kieli: ”kokoustranskriptiot ovat saatavilla kielillä: englanti, ranska, saksa, italia, japani, korea, portugali, espanja” – kahdeksan kieltä. Lisäksi käyttö on laitesidonnaista: ”voit käyttää Transkriptiot-ominaisuutta vain tietokoneella, kannettavalla tai Android-laitteella.” Transkriptiot ovat premium-ominaisuus, joka on listattu paketeille Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus ja Workspace Individual.

Miltä näyttää, kun kokous on paikka

InterMIND on rakennettu toisin päin: kokous on tapahtuma tilassa, joka säilyy sen jälkeenkin, joten artefaktit eivät ole tiedostoja, jotka pitäisi arkistoida. Kaikki alla oleva kuvaa, miten tuote toimii tänään.

Yksi sivu, yksi pysyvä linkki. Transkriboidun kokouksen jälkeen kooste on yksi sivu, jolla ovat yhteenveto, koko puhuja puhujalta etenevä transkriptio ja tallenne, jos istunto tallennettiin. Koostelinkki on pysyvä ja palvelee kaikkia kokouksen istuntoja: kanavalla, joka on kokoontunut kaksitoista kertaa, on yhdellä sivulla kaksitoista istuntokorttia, joilla kullakin on omat Yhteenveto- ja Transkriptio-välilehtensä. Mitään ei tarvitse siirtää, koska ei ole tiedostoa siirrettäväksi.

Pääsy perustuu identiteettiin, ei tiedoston käyttöoikeuksiin. Koosteet ovat vain jäsenille: linkin avaaminen vaatii kirjautumisen, ja vain kokouksen jäsenillä – isännällä ja osallistuneilla – on pääsy. Linkin välittäminen jollekulle, joka ei ollut paikalla, ei anna pääsyä. Sama sääntö koskee transkriptiota ja tallennetta, koska ne ovat saman asian näkymiä eivätkä kolme objektia kolmine jakoikkunoineen. Tässä on myös rehellinen reuna: se, joka liittyi todentamattomana vieraana, ei omista tiliä, johon kooste voisi kuulua, joten kokouksen jälkeiset artefaktit menevät kirjautuneille jäsenille.

Yhteenvedolla on rakenne. Se ei ole yksi kappale. Kooste sisältää yleiskuvan, keskeiset huomiot, aihekohtaiset osiot, neuvotellut kohdat, jotka on merkitty sovittu / avoin / kiistanalainen sekä tieto siitä, kuka ne esitti ja milloin, toimenpiteet vastuuhenkilöineen sekä esille nousseet avoimet kysymykset, joihin ei koskaan vastattu – kukin ankkuroituna transkription hetkeen, josta se on peräisin.

Sitä voi korjata, ja korjaus on auditoitavissa. Kokouksen jäsenet voivat muokata tekoälyn tekemää yhteenvetoa suoraan koostesivulla. Jokainen muokkaus luo version, ja versiohistoria näyttää tekoälyn alkuperäisen ja jokaisen muokkauksen sanatason erona tekijän ja aikaleiman kanssa. Chatin koostevies­ti päivittyy vastaamaan muutosta.

Jokainen jäsen lukee sen omalla kielellään. Kun kokous viimeistellään, yhteenveto ja transkriptio käännetään jokaisen osallistujan kielelle heti, joten jokainen avaa oman versionsa välittömästi eikä jää odottamaan käännöstä. Tämä kattaa 23 kieltä puheelle, chatille ja muistiinpanoille. Transkriptio tuotetaan puhujien alkuperäisillä kielillä, ja käännetty kopio tallennetaan sen sijaan, että se renderöitäisiin kerran ja heitettäisiin pois.

Se saapuu sinne, missä ihmiset jo ovat. Koostelinkki lähetetään sähköpostilla, koostevies­ti julkaistaan kanavan chatissa ja kokouksen kalenteritapahtuma sisältää linkin. Isännät voivat lisätä myös vahvistettuja BCC-osoitteita – CRM- tai seurantajärjestelmän saapuvan postin osoitteen, enintään kymmenen, kaikissa paketeissa.

Voit viedä koko aineiston mukanasi. Asetukset → Backup & Restore vie kaikki chattisi ZIP-tiedostona: chat-viestit, transkriptiotiedot, tiedostot, kuvat ja kokoustallenteet. Se on käytettävissä kaikissa paketeissa, myös ilmaisessa Basic-paketissa, ja palautus tuo valitut chatit takaisin metatietoineen – kiinnitykset, reaktiot, käännökset, tiedostonimet ja -tyypit. Poisto on symmetrinen ja eksplisiittinen: isäntä voi poistaa istunnon yhteenvedon, transkription, tallenteen ja niiden käännökset pysyvästi.

Mikä tahansa käyttöjärjestelmä. Se on verkkosovellus; Linux-työpöytä on selain muiden joukossa, ja niille, jotka haluavat, on natiivit mobiili- ja työpöytäsovellukset.

Kaksi rehellistä rajoitusta. Kanavat säilyttävät kaikkien aiempien istuntojen koosteet, mutta ad hoc -kokoukset säilyttävät vain viimeisimmän istunnon koosteen, samaan tapaan kuin niiden chat-historia tyhjennetään jokaisen puhelun jälkeen – jos haluat arkiston, kokoonnu kanavalla. Lisäksi InterMINDissä ei ole live-transkriptio-ominaisuutta: puhutun pysyvä jälki on kokouksen jälkeinen transkriptio ja kooste, ei sanasta sanaan etenevä live-syöte.

Rinnakkain

Dokumentoidut tosiasiat kunkin toimittajan omilta ohjesivuilta, tarkistettu syyskuussa 2026. Jos sivu ei kerro jotakin, solussa lukee niin.

Keskimmäinen ja oikeanpuoleinen sarake eivät ole epähuomiota. Ne seuraavat siitä, että kokouksen tuotos käsitellään tiedostoina: tiedostolla on yksi koti, yksi omistaja ja yksi ACL, ja sitä kuvaava yhteenveto on neljäs asia, joka ostetaan erikseen. Vasen sarake seuraa siitä, että kokouksen tuotos käsitellään sen huoneen sisältönä, jota tiimi pitää.

Jos jatkat nykyisellä työkalupinolla

Neljä asiaa, jotka kannattaa tehdä tällä viikolla, kaikki yllä olevasta dokumentaatiosta:

1. Selvitä, kuka omistaa artefaktit. Teamsissa se on järjestäjän OneDrive tai kanavakokouksissa kanavan SharePoint-kirjasto; Meetissä järjestäjän Drive. Kysy, mitä näille kokouksille tapahtuu, kun kyseinen henkilö vaihtaa roolia tai lähtee.
2. Tarkista vanhenemiskäytäntö, ennen kuin tarvitset tiedostoa. Teamsin vanheneminen on ylläpitäjän asetus; roskakorin palautusaika vanhenemisen jälkeen on 90 päivää. Se on kysymys ylläpitäjällesi, ei videon asetus.
3. Jätä tallenne sinne, minne se luotiin. Sen siirtäminen tai kopioiminen on juuri se vaihe, jonka Microsoft dokumentoi tekstitystuen rikkojaksi.
4. Lataa transkriptio kaikesta, mitä tarvitset myöhemmin – Teamsissa .docx tai .vtt, oletuksena vain jos olet järjestäjä tai apujärjestäjä. Toisen tenantin jäsenet eivät voi katsella sitä jälkikäteen lainkaan, joten kaikki yritysten välinen on jaettava tarkoituksella.

Jos useimmat kokouksen lukijat eivät pysty avaamaan tallennetta – väärä tenant, väärä lisenssi, väärä asiakasohjelma, väärä kieli – arkisto on olemassa yhtä ihmistä varten.

Aiheesta: jos tiiminne lukee koosteita tekoälyavustajasta eikä sovelluksesta, katso mitkä kokoustyökalut tarjoavat MCP-palvelimen ja mitä kukin antaa avustajan tehdä.

UKK

Minne Microsoft Teamsin kokoustranskriptiot tallennetaan? Kokouksen järjestäjän OneDrive for Businessiin. Microsoft toteaa, että transkriptiot kokouksille, joissa on tallennus ja/tai transkriptio, ”tallennetaan kokouksen järjestäjän OneDrive for Businessiin” ja niihin pääsee ”kokouschatin ja Teamsin Recap-välilehden kautta, kunnes kokouksen järjestäjä poistaa transkription.” Tallenteet tallennetaan erikseen – tavallisissa kokouksissa järjestäjän OneDriveen, kanavakokouksissa kanavan SharePoint-sivustolle Recordings-kansioon (tarkistettu syyskuussa 2026).

Miksi tekstitykset tai transkriptio katosivat, kun siirsin Teams-tallenteen? Koska tekstitysraita on sidottu tallenteen alkuperäiseen sijaintiin eikä kulje videotiedoston sisällä. Microsoftin ylläpitäjän dokumentaatio toteaa: ”Tekstitykset eivät ole täysin tuettuja, jos Teams-kokouksen tallenne siirretään tai kopioidaan alkuperäisestä sijainnistaan OneDrivessa tai SharePointissa” (tarkistettu syyskuussa 2026). Itse transkriptio on erillinen objekti ja pysyy paikallaan, ja siihen pääsee kokouschatista ja Recap-välilehdeltä.

Voiko toisen yrityksen jäsen lukea Teams-kokouksen transkription kokouksen jälkeen? Ei, Microsoftin käyttöoikeusmatriisin mukaan: toisen tenantin jäsen voi katsella reaaliaikaista transkriptiota kokouksen aikana mutta ei katsella tai ladata transkriptiota jälkikäteen, eivätkä anonyymit osallistujat voi kumpaakaan. Kokoukseen sisään soittavat eivät voi katsella transkriptiota lainkaan. Saman organisaation jäsen voi katsella sitä kokouksen jälkeen mutta ei oletuksena ladata sitä (tarkistettu syyskuussa 2026).

Vanhenevatko Teams-kokoustallenteet ja -transkriptiot? Vanhenemista ohjaavat organisaatiosi ylläpitäjän asetukset – Microsoft dokumentoi ylläpitäjän hallinnan, jolla ”hallitaan, milloin tallenteet ja transkriptiot vanhenevat organisaatiossasi”, ja yksittäisen tallenteen vanhenemispäivää voi muuttaa tai poistaa se, jolla on muokkausoikeus. Jos tallenne vanhenee, sen omistajalle lähetetään sähköposti ja hänellä on enintään 90 päivää aikaa palauttaa se roskakorista (tarkistettu syyskuussa 2026).

Minne Google Meet tallentaa transkription ja kuka sen voi avata? Kokouksen järjestäjän Google Driveen, Google Meet -kansioon, erillisenä tiedostona joka kerta, kun transkriptio aloitetaan. Linkki lähetetään sähköpostilla isännälle, apuisännille ja henkilölle, joka otti Transkriptiot käyttöön, ja transkriptio liitetään Google Calendar -tapahtumaan, jonka kaikki isännän organisaation kutsutut voivat avata – yli 200 kutsutun organisaatiossa se rajoitetaan isännälle, apuisännille ja sen käynnistäneelle henkilölle (tarkistettu syyskuussa 2026).

Voinko käyttää Microsoft Teamsia Linuxissa? Ei työpöytäsovelluksena. Microsoftin asiakasohjelmien saatavuustaulukko listaa Linuxin ei-saatavilla olevaksi huomautuksella ”Teamsia ei enää tueta Linuxissa” ja listaa verkkoasiakasohjelman tuetuksi Microsoft Edgessä, Chromessa, Firefoxissa ja Safarissa (tarkistettu syyskuussa 2026). InterMIND on verkkosovellus, joten Linux-työpöytä on tuettu työpöytä.

Voiko tiimini lukea yhteenvedon ja transkription omilla kielillään? InterMINDissä kyllä – kun kokous viimeistellään, yhteenveto ja transkriptio käännetään jokaisen osallistujan kielelle sillä hetkellä, joten jokainen jäsen avaa omansa, ja tämä kattaa 23 kieltä puheelle, chatille ja muistiinpanoille. Microsoft toteaa Teamsista päinvastaista: käännetty live-transkriptio kuuluu Teams Premiumiin, ja ”aiempia käännettyjä transkriptioita ei tallenneta. Vain alkuperäinen transkriptio tallennetaan.” Google dokumentoi Meet-transkriptiot kahdeksalla kielellä, puhutulla kielellä (tarkistettu syyskuussa 2026).

Kuinka kauan InterMIND-kooste pysyy saatavilla? Kunnes isäntä poistaa sen. Kanava säilyttää kaikkien aiempien istuntojen koosteet samassa pysyvässä linkissä; ad hoc -kokous säilyttää vain viimeisimmän istunnon koosteen, samaan tapaan kuin sen chat-historia tyhjennetään jokaisen puhelun jälkeen. Isäntä voi poistaa istunnon yhteenvedon, transkription, tallenteen ja niiden käännökset, ja poisto on pysyvä.

Kokeile

• Näin lähetät kokouskoosteet CRM-järjestelmääsi, tukipalveluusi tai taulukkoosi – koostekopio sähköpostilla, Zapierilla, allekirjoitetulla webhookilla tai API:lla.
• Avaa live-demo – kokous omalla kielelläsi, ei rekisteröitymistä.
• Aloita ensimmäinen kokouksesi – vieraat liittyvät linkillä, kukin omalla kielellään.
• Katso, miltä kooste näyttää – yhteenveto, transkriptio ja yllä kuvattu rakenne todellisessa esimerkissä.
• Lue koostedokumentaatio – käyttöoikeussäännöt, muokkaus, arkisto ja BCC-kopiot.
• Varmuuskopioi chattisi – mitä ZIP sisältää ja miten palautus toimii.

Jos tallenteen kieli vaivaa sinua enemmän kuin sen arkistointi, tämä näkökulma on esitetty erikseen tekstissä kuinka suuri osa kokouksestasi on viikon kuluttua yhä olemassa omalla kielelläsi.

Lähteet: Microsoft Support – Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams ja View live transcription in Microsoft Teams meetings; Microsoft Learn – Teams meeting recording and transcript storage and permissions in OneDrive and SharePoint, Overview - Recording and transcription for Teams meetings, events, and calls ja Overview of the Microsoft Teams client; Google Meet Help – Use Transcripts with Google Meet, tarkistettu syyskuussa 2026.