InterMIND

Додаток про обробку даних

Коли ваша організація користується InterMIND на підставі власної угоди з нами, вона є контролером даних, а ми обробляємо персональні дані від її імені як обробник даних. Для таких відносин ми надаємо Додаток про обробку даних (Data Processing Addendum, DPA). На цій сторінці пояснюємо, що охоплює DPA і як отримати підписаний примірник. Це короткий виклад, а обов'язковою силою має сам DPA.

Сторони

  • Обробник (оператор Сервісу та договірна сторона): Golden Fish LLC (ОАЕ), що керує InterMIND. Видавець і власник інтелектуальної власності на Сервіс: MindMeeting OÜ (Естонія).
  • Контролер: ваша організація.
  • Представник в ЄС/ЄЕП (стаття 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonia, діє як наш представник у Європейському Союзі відповідно до статті 27 GDPR. Контакт: privacy@intermind.com.

Що охоплює DPA

DPA регулює персональні дані, які ми обробляємо для надання Сервісу від вашого імені:

  • Предмет і тривалість: надання сервісу зустрічей і перекладу InterMIND протягом строку дії вашої угоди з нами.
  • Характер і мета: розміщення та передавання зустрічей (аудіо й відео), транскрибування та переклад мовлення у реальному часі, чат, переклад документів, необов'язковий ШІ-підсумок після зустрічі, необов'язкові сторінки статусу команди (факти, виведені з підсумків, див. нижче), виставлення рахунків і підтримка.
  • Категорії суб'єктів даних: ваші користувачі та гості їхніх зустрічей, зокрема зовнішні запрошені.
  • Категорії персональних даних: дані облікового запису (електронна пошта, ім'я, фото), метадані зустрічей, транскрипції мовлення (зокрема імена мовців), повідомлення чату та вкладення, записи, факти, виведені з підсумків для сторінок статусу команди (з дослівною цитатою, іменами в тому вигляді, як їх було вимовлено на зустрічі, та зіставленням імені виконавця з обліковим записом учасника), а також платіжні дані. Сервіс не вимагає особливих категорій даних; водночас вміст зустрічей може випадково містити будь-що, що учасники вирішать обговорити.

Діяльність з обробки: сторінки статусу команди

Функцію вмикає адміністратор для окремої організації, за замовчуванням вона вимкнена. Увімкнення функції та прийняття відповідного розділу Умов користування є вашою задокументованою інструкцією обробляти підсумки саме так, а вимкнення — інструкцією припинити обробку.

  • Мета: відстеження стану власної роботи вашої організації — відкритих завдань, проблем, запитів, рішень і сум, що поставлені на кін, — для ваших учасників і через ШІ-асистентів, яких вони підключають. Сторінки оцінюють роботу, а не людей: жодного оцінювання, ранжування чи виставлення балів окремим особам.
  • Дані: вміст кожного підсумку зустрічі (зчитується один раз для кожної версії підсумку), факти, виведені з нього, з дослівною цитатою, перевіреною за підсумком, імена людей так, як їх було вимовлено на зустрічі, зіставлення імені виконавця з обліковим записом учасника та цілі, які записує ваш адміністратор.
  • Субобробники: лише той ШІ-рушій, який ваша організація вже обрала для підсумків, — Azure OpenAI в EU Data Zone за замовчуванням, Vertex AI або Amazon Bedrock на вибір, або кінцева точка, яку ви запускаєте самостійно. Жодного нового субобробника й жодної нової категорії даних понад вміст підсумку.
  • Доступ: учасник бачить факти із сесій, які він проводив або в яких брав участь, від дати свого приєднання, якщо ви не відкриєте раніший архів, а також рядки, призначені йому; адміністратори бачать сторінки організації. Те саме правило діє для читання через підключеного асистента.
  • Зберігання: факти існують стільки, скільки існує підсумок, з якого вони походять: видалення артефактів сесії видаляє її факти, видалення організації видаляє їх усі. Вимкнення функції призупиняє вилучення й приховує збережені факти.

Наші зобов'язання як обробника

DPA відображає зобов'язання за статтею 28(3) GDPR, зокрема:

  • Ми обробляємо персональні дані лише за вашими задокументованими інструкціями.
  • Наш персонал зобов'язаний дотримуватися конфіденційності.
  • Ми застосовуємо належні технічні та організаційні заходи безпеки.
  • Ми залучаємо субобробників на підставі загального письмового дозволу та повідомляємо вас щонайменше за 30 днів про будь-яке додавання чи заміну, щоб ви могли заперечити з обґрунтованих міркувань захисту даних. Актуальний перелік опубліковано за адресою /legal/subprocessors.
  • Ми допомагаємо з запитами суб'єктів даних. Видалення та експорт доступні в продукті самостійно; з рештою ми допомагаємо.
  • Ми повідомляємо вас про порушення безпеки персональних даних, що стосується ваших даних, без необґрунтованої затримки й у будь-якому разі протягом 72 годин після того, як нам стало про нього відомо.
  • Після припинення дії угоди ми видаляємо або повертаємо ваші персональні дані з урахуванням строку зберігання резервних копій.

Наразі ми не маємо сертифікації SOC 2 чи ISO 27001. Натомість за запитом надаємо опитувальник із безпеки та нашу документацію про відповідність вимогам.

Міжнародні передавання

За замовчуванням обробка відбувається в ЄС (регіони постачальників дивіться в переліку субобробників). Якщо корпоративна структура постачальника перебуває поза ЄС/ЄЕП, передавання покриваються Стандартними договірними положеннями (SCC) і, де це застосовно, Рамковою програмою захисту даних ЄС–США (DPF), а також додатковими технічними заходами, як-от шифрування під час передавання та зберігання. Оскільки InterMIND керується з ОАЕ, конкретний механізм за розділом V і модуль SCC підтверджуються для кожного клієнта під час підписання DPA.

Запит на підписаний примірник

DPA підписується для кожного клієнта окремо, тому перед підписанням ми адаптуємо умови міжнародних передавань до вашої ситуації — це не завантаження в режимі самообслуговування. Щоб запросити примірник для ознайомлення чи підписання, надішліть лист на privacy@intermind.com з темою «DPA request».