Ekip için yapay zekâ sekreteri: Mia bugün toplantılarda, kanalda ve takvimde neler yapıyor — ve bugünün araçları nerede duruyor (2026)

Yapay zekâ sekreteri, bir sekreterin işinin kişisel değil büro tarafıdır: bir toplantının ihtiyaç duyduğunu hazırlamak, toplantının ürettiğini yazıya geçirmek, kimin neyi ne zamana kadar üstlendiğini listelemek, bir sonraki toplantıyı takvime koymak ve bir ay sonra neye karar verildiğini ve bunun nerede yazılı olduğunu yanıtlamak. Kararı o vermez, başkanlık koltuğunda o oturmaz; karar verenlerin uğraşmaması için evrakı düzende tutar.

Fikir yazılımdan eskidir. Haftada birkaç toplantıdan fazlası olan her kurumda bir zamanlar bu masanın başında oturan biri vardı. On ila iki yüz kişilik ekiplerin çoğunda böyle biri hiç olmadı; iş, en hızlı yazan kişiye dağıldı ve "yapay zekâ sekreteri" terimini arayanlar da bu kişiler. Bu rehber önce işin kendisini ele alıyor: neden oluştuğunu, her parçasının nasıl devredileceğini ve kopyalayabileceğiniz bir yönergeyi. Ardından haritaya geçiyor: ekibin zaten üzerinde çalıştığı araçların bu başlık altında neleri belgelediği ve InterMIND'ın Mia'sının bugün neler yaptığı.

Yapay zekâ sekreteri nedir — ve ne değildir

"Asistan" diye anılan üç iş vardır ve yalnızca biri sekreterin işidir:

Not tutmak, sekreterin görevlerinden yalnızca biridir. Fark süreklilikte yatar: sekreter bir sonraki toplantı başladığında bir öncekini bilir, kimin hâlâ neyi borçlu olduğunu bilir ve bir salı öğleden sonra ona ayın 3'ünde neyin kararlaştırıldığı sorulabilir. Bir kez postalanıp unutulan özet sekreter değildir; kırpılmış bir transkripttir.

Bir sekreterin altı işi, sırasıyla

Bunların her biri tek başına devredilebilecek bir görevdir. Önce size en çok zaman kaybettirenleri devredin.

1. Toplantı öncesi ön bilgi notu. Önceki oturumda ne kararlaştırıldı, neler hâlâ açık ve bunlar kimde, bugünün gündemi ne diyor. İyi bir sekreter bunu kimse sormadan paylaşır.
2. Tutanak. Ne kararlaştırıldı, neler açık kaldı, neler tartışmalı oldu — her biri zaman damgasıyla; böylece sonradan çıkan bir anlaşmazlık hafızaya değil, söylenen sözlere döner.
3. Verilen sözlerin listesi. Her "Cuma'ya kadar gönderirim", sahibi ve günüyle; birinin toplantı notlarından değil, doğrudan toplantının kendisinden alınmış.
4. Takvimde takip. Ev sahibi "gelecek perşembe saat üçte" dediğinde, aynı kişilerle o saatte bir toplantı oluşur ve etkinlik, her davetlinin saat diliminde takvimde yer alır.
5. Kayda dayalı yanıt. "Mart ayında distribütörle ne konusunda anlaştık?" sorusu, toplantı özetlerinden ve söylendiği yere giden bir bağlantıyla yanıtlanır.
6. Devir. Bir sonraki oturum başladığında, bir öncekinin açık maddeleri okunur ve yapıldı, nedeniyle birlikte yapılmadı ya da görüşülmedi olarak işaretlenir — böylece hiçbir şey sessizce kaybolmaz.

İlk üçü, bugün her toplantı aracının "yapay zekâ" diye sattığı şeydir. Son üçü ise çoğunun durduğu yerdir ve ilk üçünü değerli kılan da bu üçüdür.

Bir işi yapay zekâ sekreterine nasıl devredersiniz

Öncesi: ona dosya değil, odayı verin. Yalnızca içine yapıştırdığınız şeyi gören bir sekreterin hafızası olmaz. Yinelenen toplantıları geçmişlerini saklayan tek bir yerde yapın — bir kanalda, yinelenen bir odada — böylece "geçen sefer" yazılım için bir anlam taşır. Gündemi toplantının yapıldığı yere koyun, asistanın okuyamayacağı ayrı bir belgeye değil.

Sırasında: sonuçları yüksek sesle söyleyin. Her sekreter, insan olsun makine olsun, söyleneni yazar. "Öyleyse B tedarikçisiyle gidiyoruz" ve "Anna, tahmini Cuma'ya kadar" kayda geçen cümlelerdir; herkesin anladığı ama kimsenin söylemediği bir karar, sekreterin saklayabileceği bir karar değildir. Asistana odada seslenilebiliyorsa, eylemler için ona adıyla seslenin, gerisini dinlemeye bırakın.

Sonrası: listeyi geri okuyun, sonra atayın. Yetkili biri okuyana kadar tutanak bir taslaktır. Üç şeyi kontrol edin: her kararın gerçekten bir karar olduğunu, her sözün bir sahibi ve günü olduğunu, her açık maddenin kaybolmak yerine açık olarak işaretlendiğini. Ardından takibin takvime gitmesine izin verin.

Haftalar sonra: odaya değil, kayda sorun. Bir sekreterin sınavı, mart ayına dair bir sorunun yeni bir toplantıyla değil, mart ayının kaydından bir bağlantıyla yanıtlanıp yanıtlanmadığıdır. Aksi hâlde bir iş arkadaşınıza soracağınız ilk seferde ona sorun.

Kopyalayabileceğiniz bir yönerge

Bunu toplantılarınızı görebilen herhangi bir asistana verin — odada, bir kanalda veya zaten kullandığınız asistandan. Köşeli parantezleri değiştirin.

Sekreter yönergesi — [ekip veya kanal]
Her oturumdan önce: önceki oturumda neyin kararlaştırıldığını, neyin hâlâ açık olduğunu ve kimde olduğunu, ayrıca [gündemin bulunduğu yer] üzerinden bugünün gündemini paylaş.
Sırasında: her kararı, sahibi ve günüyle her action item'ı ve gündeme gelip yanıtlanmayan her soruyu kaydet. Çıkarım yapma; söyleneni kaydet.
Sonrasında: toplantı özetini davet edilen herkese, kendi dillerinde gönder. Açık maddeleri en üste yaz.
Takip: [ev sahibi] bir tarih belirttiğinde, aynı kişilerle toplantıyı oluştur ve takvime ekle.
İstendiğinde: "X hakkında ne karar verdik?" sorusunu toplantı özetlerinden, söylendiği yere giden bir bağlantıyla yanıtla.
Asla: karar verme, kimsenin kabul etmediği bir görevi atama ya da [ev sahibi] onaylamadan yeni bir adrese bir şey gönderme.

Son satır diğerlerinden daha önemlidir. Onay almadan harekete geçen bir sekreter bir risktir; taslak hazırlayıp bekleyen ise bir meslektaştır.

Yapay zekâ yönetici asistanı: iş ve bunun zaten çalışan kısmı

Yapay zekâ yönetici asistanı, aynı rolün bir ekibe değil tek bir kişiye göre çerçevelenmiş hâlidir: yöneticinin takvimi, yöneticinin gelen kutusu, yöneticinin toplantıları. Sorgular örtüşüyor çünkü iş örtüşüyor; yazılımın ne yaptığını, unvanın ise neyi ima ettiğini ayırmakta fayda var.

Yönetici asistanının işi dört parçadan oluşur. İkisi bugün yazılımda çalışıyor, tek bir kişi için olduğu kadar bir ekip için de:

• Toplantılar ve kayıtları. Tutanaklar, action item'lar, devir ve takvimde takip — yukarıdaki altı iş. Bu çalışıyor.
• Kayda dayanarak yanıtlama. "Geçen ay yönetim kuruluna ne söz verdim?" sorusu, hafızadan değil toplantıların kendisinden yanıtlanır. Bu, asistanın toplantıları okuyabildiği her yerde çalışıyor.

İkisi ise çalışmıyor ya da yalnızca taslak olarak çalışıyor:

• İnsanlarla ilgili muhakeme. Takvime kimin alınacağı, kimin ertelileceği, patronun ne diyeceği — bu bir insanda kalır ve aksini iddia eden bir asistan yardımcı değil, tehlikelidir.
• Gelen kutusu. Yanıt taslağı hazırlamak yaygındır; yanıtları okunmadan göndermek ise çoğu kurumun çizgi çektiği yerdir ve haklı olarak.

Dolayısıyla yapay zekâ yönetici asistanının bugün zaten çalışan kısmı sekreterliktir: kayıt ve takvim. Yukarıdaki yönerge, köşeli parantezlerin içinde bir ekip yerine tek bir isim bulunan aynı yönergedir.

Bugünün araçları nerede duruyor

Çoğu ekibin zaten ödeme yaptığı üç platformun her birinin bu başlık altında bir şeyi var. Tablo yalnızca belgelenmiş davranışı, her satıcının kendi sayfalarından ve sekreterin altı işine göre listeliyor; her sayfanın kontrol edildiği ay Kaynaklar bölümünde yer alıyor.

Üç mevcut araç için iki şey aynı. Kayıt, toplantının yapıldığı dilde yazılıyor — Google bunu belirtiyor, Microsoft belirtiyor, Zoom konuşulan transkriptin bir özetini belgeliyor — ve tek kopya hâlinde ev sahibinin ya da bir yöneticinin seçtiği kişilere ulaşıyor. Ayrıca "sonraki adımlar belirlendi"den "perşembe günü şu kişilerle bir toplantı var"a geçen adım, kontrol ettiğimiz sayfalarda ya bir kişinin tıklaması ya da ayrı satılan ve önce tek bir bölgede sunulan bir ürün.

Mia bugün neler yapıyor

InterMIND, Teams, Slack veya Google Workspace'in yanında duran bir iletişim alanıdır ve Mia, onun içindeki sekreterdir. Aşağıda, bir ekibin karşılaştığı sırayla, ücretli bir planda bugün yaptıkları yer alıyor.

Kayıt her üyenin kendi dilinde kalır ve saklanır. Bir kanaldaki her toplantı bir toplantı özetiyle biter: zaman damgalı özet, transkript ve kayıt, tek bir kalıcı bağlantıda, oturum açmış her üye tarafından kendi dilinde okunur — kayıt, odanın kullandığı dilde bir kez yazılmaz, okuyucu başına çevrilir. E-postayla, kanalda bir mesaj olarak ve takvim etkinliğinde bir bağlantı olarak ulaşır. Her üye düzenleyebilir, her düzenleme yazarını ve sürüm geçmişini saklar ve kanal, geçmiş her oturumun toplantı özetini tutar. Bir kopya, kanalın Recap kopyası ayarından bir CRM adresine gidebilir. Ayrıntılar toplantı özeti belgelerinde.

Ona her ekrandan sorun. Uygulamanın sağ paneli — Mac'te ⌘/, başka yerlerde Ctrl+/, ya da kenar çubuğundaki Yardım — ücretli bir planda oturum açtığınızda Mia'dır. Hangi ekranda olduğunuzu bilir; toplantılarınızdan, sohbetlerinizden ve dosyalarınızdan yanıt verir; sizin onaylamanız için bir toplantı bağlantısı ya da mesaj hazırlayabilir ve konuşma kaydedilir. Bir kanalda, mesaj alanının yanındaki kilit Ask Mia about this channel yazar: o kanalın sohbetini, dosyalarını ve toplantı özetlerini okur ve konu kanalda kalır. Ücretli bir planda web'de de arama yapabilir ve bulduğunun adresini verir; bir yönetici bunu kapatabilir. Ücretli plan olmadan belgelerden yanıt verir.

Zaten kullandığınız asistandan çalışın. Kayıtlı her hesap Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini, Cursor veya herhangi bir MCP istemcisini InterMIND'a bağlayabilir ve asistan sizin adınıza hareket eder. Okuma: en yeni toplantı özetleri, toplantı özetlerinizde bir parçacık ve bağlantıyla aranan bir ifade, konuşmacıya göre transkript, toplantılarınız ve kanallarınız, bir kanalın mesajları sizin dilinizde, belgeleriniz. Eylem: hemen bir toplantı bağlantısı, davetlilerle birlikte bağlı Google veya Microsoft takviminize yazılmış yerel saatte bir toplantı, bir kanala sizin adınıza gönderilmiş bir mesaj — her okuyucu için çevrilmiş olarak. Yani "Geçen hafta Acme ile ne konuda anlaştık? InterMIND toplantı özetlerime bak" ve "Lyon ekibiyle perşembe saat üçe bir görüşme ayarla ve takvand ime koy" her biri tek satırdır, açık tuttuğunuz hangi asistan olursa olsun. Asistan bir toplantıya katılamaz, orada konuşamaz ya da ayarlarınızı değiştiremez; onun üzerinden yapılan bir görüşme sizin etkinliğiniz sayılır. İstemci başına kurulum AI assistants (MCP) sayfasında.

Toplantının kendisinde, seçili hesaplar için. 18 Ekim 2026 itibarıyla, toplantı içindeki Mia geliştirilirken seçili hesaplarda çalışıyor: adıyla seslenildiğinde sesli yanıt verir, her katılımcıya kendi dilinde; başlangıçta önceki oturumun kararlarını paylaşır; bir taahhüdü söylendiği anda not eder ve ev sahibinin sözüyle takibi ev sahibinin takvimine planlar — sohbette bir Geri al düğmesiyle. Açık maddelerin bir sonraki toplantı özetine ve bir sonraki oturumun başlangıcına devri de aynı şekilde çalışır. Odada neler yaptığı yapay zekâ toplantı asistanı rehberinde anlatılıyor; ikisi de henüz her kuruluş için açık değil.

Bir konuk bağlantıyla, hesapsız ve ücretsiz katılır — telefondan, tarayıcıda — ve toplantıyı canlı olarak kendi dilinde dinler. Konuk için sonrasında bir kayıt yoktur: hesap ücretsizdir ve kaydı erişilebilir kılan da odur. Ev sahibi alanı sağlar ve ücretli bir planda yalnızca önceki 28 günde etkin olan üyeler için öder — bir toplantıya katılan, bir sohbette yazan ya da Mia'ya soran; sessizleşen üyeler erişimlerini ücretsiz korur. Hepsi kuruluşun seçtiği yapay zekâ ağ geçidi üzerinde çalışır — varsayılan olarak AB Veri Bölgesi'nde Azure OpenAI, istek üzerine AB'de Vertex AI ya da kuruluşun kendi AWS hesabında Bedrock — işlemden sonra hiçbir şey saklanmaz ve yapay zekâ özellikleri anahtarı, Mia'yı diğer her şeyle birlikte kapatır.

• Eksiksiz bir toplantı özetini açın — sizinkini yazan aynı kodla işlenmiş gerçek bir kayıt.
• Canlı demoyu deneyin — kayıt gerekmez; konuşun ve odanın dinleyici başına çevrildiğini duyun.

Bir sekreter, aynı öğleden sonra değil bir ay sonra değerlendirilir: mart ayına dair sorunun bağlantılı bir yanıt alıp almadığına bakılarak. Altı işi tek tek devredin, yönergenin son satırını koruyun ve liste gönderilmeden önce geri okuyun.

SSS

Yapay zekâ sekreteri nedir?

Bir ekibin toplantıları etrafındaki büro işlerini üstlenen bir yapay zekâ asistanıdır: öncesinde ön bilgi notu, sonrasında tutanak ve action item listesi, takvimde takip toplantısı ve haftalar sonra kayda dayalı yanıtlar — "X hakkında ne karar verdik ve bu nerede yazılı". Yapay zekâ not tutucudan sürekliliğiyle ayrılır: bir sonraki toplantı başladığında bir öncekini ve kimin hâlâ neyi borçlu olduğunu bilir.

Yapay zekâ yönetici asistanı ne yapar?

Aynı iş, tek bir kişiye göre çerçevelenmiş: o kişinin toplantıları, kaydı ve takvimi. Bugün yazılımda çalışan kısım sekreterin işidir — tutanaklar, action item'lar, devir, takvimde takip, kayıttan yanıtlar. İnsanlarla ilgili muhakeme ve postaların okunmadan gönderilmesi bir insanda kalır; çoğu araç taslak hazırlar ve bir tıklamayı bekler.

Yapay zekâ sekreteri toplantı planlayabilir mi?

Araca bağlı. Bu yazı için kontrol edilen satıcı sayfalarına göre Zoom'un ZoomMate'i "Google Calendar veya Microsoft Outlook'ta etkinlik planlar", ayrıca satılır ve önce Kuzey Amerika'da sunulur; Microsoft'un Facilitator'ı ve Google'ın Meet notları planlamayı tanımlamıyor. InterMIND'da MCP üzerinden bağlı bir asistan, yerel bir saatte bir toplantı oluşturur ve davetlilerle birlikte bağlı Google veya Microsoft takviminize yazar; odada Mia, seçili hesaplar için ev sahibinin sözüyle aynısını yapar.

Yapay zekâ asistanı bir toplantıda tutanak tutabilir mi?

Evet, çoğu ekibin zaten üzerinde çalıştığı üç platformda: Teams (Facilitator notları, Copilot özeti), Zoom (AI Companion özeti) ve Google Meet ("Take notes for me") yazıya dökülmüş bir toplantıdan sonra, toplantının yapıldığı tek dilde, ev sahibinin veya yöneticinin seçtiği alıcılar için bir özet yazar. InterMIND, zaman damgalı toplantı özetini yazar ve her üye onu kendi dilinde okur; düzenlemeler sürüm geçmişinde saklanır.

Yapay zekâ sekreteri gizli toplantılar için güvenli midir?

Belgelerde üç şeye bakın: modelin nerede çalıştığına, işlemden sonra neyin saklandığına ve ona kimin emir verebildiğine. InterMIND'da kuruluş yapay zekâ ağ geçidini seçer — varsayılan olarak AB Veri Bölgesi'nde Azure OpenAI, istek üzerine AB'de Vertex AI ya da kendi AWS hesabında Bedrock — işlemden sonra hiçbir şey saklanmaz, Mia yalnızca katıldığınız toplantıları okur ve odadaki bir eylem yalnızca ev sahibinin ya da bir moderatörün sözüyle, geri alma imkânıyla çalışır.

Microsoft Copilot, Teams toplantılarında sekreter olarak çalışır mı?

Belgelendiği kadarıyla kısmen: Facilitator, gündemi ve notları toplantı sırasında paylaşır ve görevleri genel önizlemedeki Planner'da izler; Copilot lisansı gerekir, dahili toplantılarda organizatörler ve sunucular için çalışır ve seçilen tek dilde not alır. Odadan takip planlama ve açık maddeleri bir sonraki oturuma devretme, Microsoft'un Facilitator sayfalarında tanımlanmamıştır.

Kaynaklar: Microsoft Learn — Microsoft Teams'te Facilitator'ı kurma, Microsoft Support — Microsoft Teams toplantılarında Facilitator, Zoom Support — Yapay zekâyla toplantı soruları, Zoom — Zoom, ZoomMate'i duyurdu, Google Workspace Updates — Meet'te Gemini'ye Sor, Google Workspace Updates — "Take notes for me" artık "sonraki adımları" yakalıyor, Eylül 2026'da kontrol edildi; Microsoft — Microsoft Teams'te özet ve Zoom — AI Companion ile Toplantı Özetini kullanma, Ağustos 2026'da kontrol edildi; Google Meet — Google Meet'te "Take notes for me", Ekim 2026'da kontrol edildi; InterMIND belgeleri — Yapay zekâ özellikleri, Toplantı özeti, AI assistants (MCP). Satıcılar planları, özellikleri, fiyatları ve dil listelerini zamanla değiştirir; güncel durum için sayfalarına bakın.