Tekrarlayan toplantı: Google Calendar ve Outlook'ta nasıl kurulur, geçmişi tek yerde nasıl tutarsınız (2026)

Tekrarlayan toplantı, sabit bir düzende yapılan toplantıdır: her pazartesi saat onda, iki haftada bir perşembe, ayın ilk salısı. Takvimde art arda ayrı rezervasyonlar olarak değil, tekrar kuralı olan tek bir etkinlik olarak durur. Hesabı takvim yapar: oluşumları üretir, her birine aynı kişileri davet eder ve organizatörün tek bir tarihi ya da tüm seriyi tek yerden değiştirmesine izin verir. Haftalık ekip toplantısı, birebir görüşme, stand-up, aylık müşteri görüşmesi ve çeyreklik değerlendirme tekrarlayan toplantılardır; ortak yanları konu değil, kimsenin onları iki kez ayarlamak zorunda kalmamasıdır.

Bu rehber önce işleyişi anlatır: tekrarlayan toplantının ve serinin ne olduğunu, her toplantının ihtiyaç duyduğu beş ayarı, tekrarın Google Calendar ve Outlook'ta nasıl kurulduğunu ve tek bir oluşumun geri kalanı bozmadan nasıl taşındığını. Sonra kopyalayabileceğiniz bir seri kartı verir ve tekrar rehberlerinin çoğunun atladığı kısma geçer: her oluşum geride ne bırakır ve bu nereye gider. Tekrarlayan toplantı bir seridir ve bir seri ancak belleği kadar işe yarar. Her toplantının ne sıklıkta tekrarlanması gerektiği ayrı bir sorudur ve toplantı ritmi yazısında yanıtlanır; bu rehber ritmin seçildiğini varsayar ve onu takvime nasıl koyacağınızı, orada kalmasını nasıl sağlayacağınızı gösterir.

Tekrarlayan toplantı nedir, ne değildir

"Toplantı" diye anılan üç takvim nesnesi vardır ve aralarındaki fark, birini düzenlediğinizde ne olacağını belirler:

Bundan iki sonuç çıkar. Seride yapılan bir değişiklik gelecekteki tüm oluşumlara ulaşır; davetli listesi, saat ve bağlantı bu yüzden seride yönetilir. Tek bir oluşumda yapılan değişiklik ise takvimin kuralın yanında hatırladığı bir istisnadır: tatil pazartesisini bir kez salıya taşırsınız, sonraki pazartesi kimse bir şey yapmadan yeniden programına döner.

Tekrarlayan toplantı, "sık yaptığımız toplantı" demek değildir. Her hafta aklında tutan biri tarafından ayarlanan bir haftalık toplantının alışkanlığı vardır ama serisi yoktur: etrafında planlama yapılacak sabit bir saat, davetlilerin tutulduğu tek bir yer yoktur ve her seferinde farklı bir bağlantı, yani farklı bir sohbet ve farklı bir not seti vardır. Toplantıyı tekrarlayan hale getirmek beş dakikalık bir iştir ve bu üç sorunu birden ortadan kaldırır.

Her tekrarlayan toplantının ihtiyaç duyduğu beş ayar

Hangi takvim olursa olsun, tekrar kuralı beş karardan oluşur. Tekrarlayan bir toplantıyla ilgili tartışmaların çoğu, bunlardan birinin varsayılan değerde bırakılmasından çıkar.

1. Düzen. Günlük, haftalık, iki haftada bir, aylık; ya da özel bir kural: her üçüncü çarşamba, ayın son cuması, yalnızca hafta içi. Düzen, toplantının sorularının ne kadar bekleyebileceğine göre belirlenir; bu da ritim sorusudur, takvimin yalnızca yanıta ihtiyacı vardır.
2. Gün ve saat. Sabit olmalı ve orada bulunması gereken kişilere göre, saat dilimleri gözetilerek seçilmelidir. Madrid'de dokuzda yapılan bir toplantı Bükreş'te ondadır, Bogotá'da ise sabahın dördüdür; tekrar kuralı, biri seriyi düzenleyene kadar bu hatayı her hafta tekrarlar.
3. Süre. Her oluşumda tek tek uzatılmaz, seride belirlenir. Her hafta kırk beş dakikaya uzayan otuz dakikalık toplantı, kendini yanlış tanıtan altmış dakikalık bir toplantıdır.
4. Bitiş. Her takvimde üç seçenek vardır: bitiş yok, belirli sayıda oluşumdan sonra bitiş, belirli bir tarihte bitiş. Bitişsiz seri varsayılandır ve en yaygın hatadır; projeden, ekipten, bazen şirketten daha uzun yaşar. Bitişi seriye koyun: projenin kapanış tarihi, çeyreğin sonu ya da serinin gözden geçirilip ya yenilendiği ya da silindiği, üç ay sonrasına denk gelen bir tarih.
5. Bağlantı. Seride tek bir toplantı bağlantısı olur ve her oluşum onu devralır. Geçmişin nereye gideceğini belirleyen ayar budur: her seferinde aynı odayı açan bir bağlantı, o odanın sohbetini, dosyalarını ve notlarını bir arada tutar; her oluşum için ayrı üretilen bağlantı bunları dağıtır. Bağlantının arkasındaki odanın bir oluşumdan diğerine bir şey saklayıp saklamadığı toplantı aracının özelliğidir ve aşağıdaki araçlar bölümü tam olarak bunu ele alır.

Kuralın taşımaması gereken şey gündemdir. Gündem oluşum başınadır (maddeler, sahipler, dakikalar) ve kendi şablonu vardır. Seri, kalıcı amacı tek cümleyle taşır ("bu haftanın işini engelsiz hale getir ve yapmayacaklarımıza karar ver"); gündem ise bu pazartesinin ne için olduğunu taşır.

Google Calendar ve Outlook'ta tekrarlayan toplantı nasıl kurulur

İki takvim de aynı yapıyı izler ve hatırlanması gereken de bu yapıdır; etiketler sürüme göre değişir ve üreticilerin yardım sayfalarında yer alır.

1. Etkinliği her zamanki gibi oluşturun. Başlık, ilk oluşumun tarihi ve saati, kişiler. Bir video aracında yapılacak toplantı için toplantı bağlantısını etkinliğe şimdi ekleyin (konuma ya da açıklamaya, varsa aracın takvim düğmesi üzerinden) ki her oluşum onu devralsın.
2. Tekrar alanını açın. Tarih ve saatin yanında durur ve varsayılan olarak "tekrar etmez" yazar. Açılır liste yaygın düzenleri sunar: günlük, seçilen hafta gününde haftalık, aynı günde aylık, yıllık, her iş günü; ayrıca özel bir seçenek vardır.
3. Düzeni seçin ya da kurun. Özel seçenek üç şey ister: aralık (her bir, iki ya da üç haftada), günler (salı ve perşembe, ya da ikinci pazartesi) ve bitiş: hiçbir zaman, belirli sayıda oluşumdan sonra ya da bir tarihte. Bitişi belirleyin.
4. Kaydedin ve gönderin. Davet bir kez gider ve seriyi kapsar; davetliler seriyi kabul eder ve her oluşum takvimlerinde görünür.

Seriyi değiştirmek için (yeni bir saat, yeni bir üye, yeni bir bağlantı) herhangi bir oluşumu açın ve takvim sorduğunda tüm seriyi seçin: değişiklik gelecekteki her oluşuma ulaşır. Tek bir oluşumu değiştirmek için (bu pazartesiyi salıya taşımak, tatilden önceki toplantıyı kısaltmak, ekip dışı etkinlik sırasındakini iptal etmek) yalnızca bu oluşumu seçin: takvim istisnayı kaydeder ve kurala dokunmaz. Üçüncü seçenek olan bu ve sonraki oluşumlar, bir tarihten itibaren saat kalıcı olarak değiştiğinde kullanılır: geçmiş olduğu gibi kalır, gelecek yeni kuralı izler.

Bir seriyi geçmişini kaybetmeden bitirmek için silmeyin: seriyi silmek, geçmiş oluşumları da takvimden kaldırır. Bitiş tarihini gerçekleşmesi gereken son oluşuma ayarlayın ya da gerçekleşmemesi gereken ilk oluşumdan başlayarak bu ve sonraki oluşumları düzenleyin. Geçmiş takvimde kalır, o oluşumların bağlandığı her şey de öyle.

InterMIND'da tekrar tam olarak bu şekilde kurulur, çünkü yeri takvimdir: Google Calendar ya da Outlook'u Integrations bölümünden bir kez bağlayın, New meeting düğmesinin takvim yarısına ya da herhangi bir toplantının satırındaki takvim düğmesine tıklayın; takvim etkinlik önceden doldurulmuş olarak açılır: başlık, katılım bağlantısı ve özet bağlantısı hazırdır. Kişileri ekleyin, ilk tarihi ve tekrarı seçin, gönderin. Meetings sayfasındaki toplantı satırı, istisnalar dahil tarihleri takvimden takip eder. Tek tıklık akışın ayrıntıları ve zaten yapılmış bir toplantının satırından tekrarlayan hale getirilmesi Google Calendar veya Outlook'tan toplantı nasıl planlanır yazısında anlatılır.

Kopyalayabileceğiniz bir seri kartı

Her tekrarlayan toplantı için bir blok; ekibin konuştuğu yerde, yani kanalın notlarında, bir canvas'ta ya da sabitlenmiş bir mesajda tutulur, böylece yeni bir üye kuralı yalnızca takvimde değil, kelimelerle de bulur:

[Ekip] — [Toplantı adı] · seri oluşturulma tarihi [tarih] · gözden geçirme tarihi [tarih]
Amaç: [tek cümle: her oluşumun ürettiği şey]
Düzen: [haftalık / iki haftada bir / aylık], [gün] günü saat [saat, saat dilimiyle] — [dakika]
Bitiş: [tarih ya da "şu tarihte gözden geçirilir"]
Bağlantı: [tek bağlantı, her oluşum için aynı]
Sahibi: [ad: seriyi değiştirir, bir oluşumu iptal eder, varsayılan olarak toplantıyı yönetir]
Kimler: [seride yer alan kişiler] · İsteğe bağlı: [tek tek oluşumlara davet edilen kişiler]
Her oluşumun geride bıraktığı: [kararlar, açık maddeler, park alanı: nerede ve ne zamana kadar paylaşılacağı]
Geçmişin yaşadığı yer: [kanal, doküman, klasör: tek bir adres]
Bu çeyrekteki istisnalar: [taşınan ya da iptal edilen tatil tarihleri, şimdiden kararlaştırılmış]\

Son iki satır çoğu seride eksik olan ve en pahalıya mal olan satırlardır: geçmişi için üzerinde anlaşılmış bir adresi olmayan serinin geçmişi, notu tutan kişinin elindedir; istisnaları önceden kararlaştırılmamış bir seri ise, kimsenin etrafında plan yapamayacağı tatil sabahında iptal edilir.

Doldurulmuş dört seri

Haftalık ekip toplantısı — haftalık, pazartesi 10:00 CET, 30 dk — çeyrek sonunda biter, çeyreklik toplantıda gözden geçirilir
Geride bıraktığı: kararlar ve açık maddeler, aynı gün ekip kanalında paylaşılır.

Birebir görüşme — iki haftada bir, çarşamba 14:00 CET, 30 dk — bitişsiz, ekip üyesinin rolü değiştiğinde gözden geçirilir
Geride bıraktığı: isim ve tarihli sonraki adımlar, ikisi için de görünür. Her seferinde aynı bağlantı, böylece iki taraf da geçmişi tek bir adreste bulur.

Müşteri ilerleme görüşmesi — teslimat süresince haftalık, perşembe 16:00 CET, 45 dk — projenin kapanış tarihinde biter
Geride bıraktığı: kim neyi ne zamana kadar gönderiyor, müşterinin kanalında; müşterinin ekibi seriye, ara sıra katılan meslektaşları ise tek tek oluşumlara davet edilir.

Aylık all-hands — ayın ilk salısı, 12:00 CET, 45 dk — bitişsiz, çeyreklik toplantıda gözden geçirilir
Geride bıraktığı: rakamlar, açıklanmış bir karar, yanıtlanmış ya da tarihlendirilmiş her soru.

Bunların her birinin içindeki gündemler (maddeler, sahipler ve dakikalar) toplantı gündemi örnekleri yazısındadır; stand-up'ın, birebir görüşmenin ve all-hands toplantısının kendi rehberleri vardır.

Tekrarlayan bir toplantı, zaten kullandığınız araçlarda geçmişini nerede tutar

Kuralı takvim tutar. Her oluşumun ürettiği şeyi (notlar, özet, sohbet) bağlantının arkasındaki toplantı aracı nereye koyuyorsa orada saklanır ve bu araca göre değişir. Yalnızca üreticilerin kendi sayfalarında belgelenmiş davranışlar yer alır; her hücre, bilgisinin kontrol edildiği ayı belirtir.

Ekibinizin kullandığı aracın satırını okuduğunuzda örüntü hepsinde aynıdır: seri tek bir etkinliktir ve her oluşum, yazıldığı ya da yapıldığı dilde bir doküman ya da bir özet bırakır. Oluşumlar arasındaki bağ, yani geçen seferki açık maddelerin bu seferin başında ele alınması, bir kişinin işidir: biri önceki dokümanı açar ve odaya okur. Bunun yeterli olduğu yerde dördünden herhangi biri iş görür ve tablo yanıtın tamamıdır. Bir sonraki bölüm, serinin kendi belleğine ihtiyaç duyduğu ve üyelerinin hepsinin aynı dili okumadığı yerlerde bu işin görülmesinin bir yoludur.

Bir seri geçmişini bir kanalda nasıl tutar

InterMIND, tekrarlayan bir toplantının bir kanalda yaşadığı bir iletişim alanıdır. Toplantı bağlantısı kalıcıdır, dolayısıyla oda her oluşumda aynıdır; tekrar bir kez Google Calendar'da veya Outlook'ta, ürünün katılım bağlantısı ve özet bağlantısıyla önceden doldurduğu bir etkinlik üzerinde kurulur. Düzen ne olursa olsun, kanal tüm seriyi tek bir yerde ve her üyenin kendi dilinde tutar: sohbet okuyucu başına çevrilir (her üye kendi dilinde yazar, diğerlerini kendi dilinde okur, orijinal tek bir geçişle bir adım ötededir) ve kanal yalnızca sonuncusunu değil, geçmiş her oturumun özetini saklar; böylece üç hafta önceki haftalık toplantı, odaya sorulacak bir soru yerine özet sayfasında oturumlar arasında bir geçiştir. Bağlantıyla yapılan anlık bir toplantı yalnızca son özetini saklar ve sohbeti, görüşme bittiğinde silinir; seri ise bir kanala aittir.

Yukarıdaki seri kartı, yeni bir üyenin ilk gün bulduğu, kanaldaki bir nottur. Oturum sırasında kart ya da önceki oturumun özeti, Share to conference ile görüntü karelerinin yanında herkesin ekranına gelir: paylaşan kişi oda izlerken onu canlı düzenler ve her katılımcı onu kendi dilinde okur, orijinal bir geçiş uzaklıktadır. Aynısı, bir gün önce kanalda hazırlanan bu oluşumun gündemi için de geçerlidir.

Görüşme bittiğinde özet toplantının kendisinden yazılır (bir özet, sahipleriyle birlikte aksiyon maddeleri) ve oturum açmış her katılımcıya e-postayla, kanalda bir mesaj olarak ve takvim etkinliğinde bir bağlantı olarak ulaşır; her üye onu odanın tesadüfen kullandığı dilde değil, kendi dilinde okur. Herhangi bir üye onu düzenleyebilir, her düzenleme yazarını ve revizyon geçmişini saklar. Bir kanalın tekrarlayan toplantısında, bir önceki oturumun açık aksiyon maddeleri sonraki özet yazılırken geri okunur ve söylenenlerle karşılaştırılır: biri tamamlandığını bildirdiyse madde yapıldı olarak işaretlenir, aksi halde toplantıdaki sözlerle gerekçesi yazılarak yapılmadı ya da "görüşülmedi" olarak işaretlenir. Bir sonraki oturumun başında Mia açık maddeleri ve sahiplerini sayar; böylece geçen seferki liste, unutulan ilk şey değil, konuşulan ilk şey olur. Bu bölüm, geliştirilmeye devam ederken seçili hesaplarda çalışır.

Bir seri yalnızca üyeler içindir. Seride yer alması gereken bir meslektaş ya da müşteri, e-posta daveti ile ücretsiz bir hesaba eklenir ve kanalı kendi dilinde okur. Yalnızca tek bir oluşum için gereken biri (tek bir değerlendirme için bir tedarikçi, tek bir görüşme için bir aday) bağlantıyla anlık bir toplantıya telefondan, hesapsız ve ücretsiz katılır, toplantıyı canlı olarak kendi dilinde duyar ve sonrasında hiçbir şey almaz: hesap ücretsizdir ve kaydı erişilebilir kılan şey de odur. Ev sahibi alanı sağlar ve ücretli bir planda yalnızca son 28 günde aktif olan üyeler için öder: bir toplantıya katılan, bir sohbete yazan, Mia'ya soru soran kişiler. Bir ay izinde olan üye erişimini korur ve o ay hiçbir maliyet oluşturmaz; döndüğünde karşısına çıkan seri, her oturumun özetiyle birlikte kanaldadır.

• Eksiksiz bir özeti açın: sizinkini yazan aynı kodla oluşturulmuş gerçek bir kayıt.
• Canlı demoyu deneyin: kayıt gerekmez; konuşun ve odanın dinleyici başına çevrilişini duyun.

Tekrarlayan bir toplantı her aracı atlatır: yine de biri düzeni seçmeli, saati korumalı, bitişi belirlemeli ve tatilden önce istisnalara karar vermelidir. Atlatmak zorunda olmadığı şey ikinci iştir: geçen seferki dokümanı bulmak, odaya okumak ve bu seferkini, başkalarının okuduğu dilden farklı tek bir dilde, elle yazmak.

SSS

Tekrarlayan toplantı nedir?

Tekrarlayan toplantı, tekrar kuralı olan tek bir takvim etkinliği olarak planlanan toplantıdır (haftalık, iki haftada bir, aylık ya da özel bir düzen). Böylece takvim her oluşumu üretir, aynı kişileri davet eder ve her seferinde aynı bağlantıyı taşır. Seri bütün olarak yönetilir; tek bir oluşum, kuralı değiştirmeden istisna olarak taşınabilir veya iptal edilebilir.

Outlook'ta tekrarlayan toplantı nasıl kurulur?

Etkinliği ilk tarihi, saati ve davetlileriyle oluşturun, etkinlik formundaki tekrar seçeneğini açın, düzeni seçin (günlük, haftalık, aylık ya da aralık ve günlerle özel bir kural) ve serinin nasıl biteceğini belirleyin: bir tarihte, belirli sayıda oluşumdan sonra ya da hiç. Her oluşumun devralması için kaydetmeden önce toplantı bağlantısını etkinliğe ekleyin, ardından gönderin; davet seriyi kapsar. InterMIND'da New meeting düğmesinin takvim yarısı, başlık, katılım bağlantısı ve özet bağlantısı etkinliğe önceden eklenmiş olarak Outlook'u açar ve tekrar orada kurulur.

Google Calendar'da bir toplantıyı nasıl tekrarlayan hale getiririm?

Etkinliği açın, tarihin yanındaki tekrar alanını "tekrar etmez"den bir düzene ya da özel bir kurala çevirin, aralığı, günleri ve bitişi belirleyin ve kaydedin. Toplantının zaten bir bağlantısı varsa, her oluşumun aynı odayı açması için onu etkinlikte bırakın. InterMIND'dan toplantının satırındaki takvim düğmesine tıklayın: Google Calendar etkinlik önceden doldurulmuş olarak açılır, siz de ilk tarihi ve tekrarı seçersiniz; zaten yapılmış bir toplantı, sohbetini ve özetlerini kaybetmeden aynı şekilde tekrarlayan hale getirilebilir.

Seriyi değiştirmeden tekrarlayan bir toplantının tek bir oluşumunu nasıl değiştiririm?

O oluşumu açın ve takvim hangi etkinliklerin değişeceğini sorduğunda yalnızca bu etkinliği seçin. Takvim istisnayı (yeni bir saat, daha kısa bir süre, bir iptal) kaydeder ve kurala dokunmaz; böylece sonraki oluşum düzenli saatine döner. Saat bir tarihten itibaren kalıcı olarak değiştiğinde bu ve sonraki etkinlikleri, değişiklik tüm seriyi ilgilendirdiğinde ise tüm etkinlikleri seçin.

Geçmiş oluşumları silmeden tekrarlayan bir toplantıyı nasıl bitiririm?

Seriyi silmeyin: bu, geçmiş oluşumları da takvimden kaldırır. Seriyi düzenleyin ve bitiş tarihini gerçekleşmesi gereken son oluşuma ayarlayın ya da gerçekleşmemesi gereken ilk oluşumu açın ve bu ve sonraki etkinlikleri iptal edin. Geçmiş, her oluşumun bağlandığı her şeyle birlikte takvimde kalır.

Tekrarlayan bir toplantı her oluşum için aynı bağlantıyı korur mu?

Takvimde seri tek bir bağlantı taşır ve her oluşum onu devralır; ancak toplantı aracı her oluşum için yenisini üretmezse ya da biri bir oluşumun bağlantısını istisna olarak düzenlemezse. Bağlantının arkasındaki odanın bir oluşumdan diğerine bir şey saklayıp saklamadığı takvimin değil, toplantı aracının özelliğidir: bu rehberdeki tablo Teams, Zoom, Google Workspace ve Slack'in oluşum başına geride ne bıraktığını listeler; InterMIND'daki bir kanal ise sohbeti ve her oturumun özetini aynı adreste tutar.

Tekrarlayan toplantı ile toplantı serisi arasındaki fark nedir?

Aynı nesnenin iki yönden görünüşüdürler. "Tekrarlayan toplantı", ekibin deneyimlediği haliyle toplantıdır: haftalık toplantı, stand-up. "Seri" ise takvimin tekrar kuralı olan etkinliğe verdiği addır; kuralın ürettiği tek bir örnek olan "oluşum"un karşıtıdır. Değişiklikler ya seride ya da bir oluşumda yapılır, takvimin hangisini kastettiğinizi sormasının nedeni budur.

Kaynaklar: Microsoft — Schedule a meeting in Microsoft Teams; Microsoft — Take meeting notes in Microsoft Teams; Microsoft — Recap in Microsoft Teams; Zoom — Generating meeting agenda with AI Companion; Zoom — Using Meeting Summary with AI Companion; Google Meet — Start or schedule a Google Meet video meeting; Google — Calendar & Meet settings for "Take notes for me"; Google Meet — "Take notes for me" in Google Meet; Slack — Use huddles in Slack; Slack — Meeting agenda template. Tablodaki her hücre, bilgisinin kontrol edildiği ayı belirtir; en erken Ağustos 2026, en geç Ekim 2026'da kontrol edilmiştir. Google Calendar ve Outlook'ta tekrar kurulumuna ilişkin adımlar, iki takvimin ortak yapısını anlatır; tam etiketler sürüme göre değişir ve üreticilerin yardım sayfalarında yer alır. Üreticiler planları, özellikleri ve dil listelerini zaman içinde değiştirir; güncel durum için sayfalarına bakın.