InterMIND

Aneks o przetwarzaniu danych

Gdy Państwa organizacja korzysta z InterMIND na podstawie własnej umowy z nami, jest administratorem danych, a my przetwarzamy dane osobowe w jej imieniu jako podmiot przetwarzający. Na potrzeby tej relacji udostępniamy Aneks o przetwarzaniu danych (DPA). Ta strona wyjaśnia, co obejmuje DPA i jak uzyskać podpisany egzemplarz. Jest to streszczenie — wiążącym dokumentem jest sam DPA.

Strony

  • Podmiot przetwarzający (operator Usługi i podmiot zawierający umowę): Golden Fish LLC (ZEA), prowadzący InterMIND. Wydawca i właściciel praw własności intelektualnej do Usługi: MindMeeting OÜ (Estonia).
  • Administrator: Państwa organizacja.
  • Przedstawiciel w UE/EOG (art. 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonia, działa jako nasz przedstawiciel w Unii Europejskiej na podstawie art. 27 GDPR. Kontakt: privacy@intermind.com.

Co obejmuje DPA

DPA reguluje dane osobowe, które przetwarzamy w celu świadczenia Usługi w Państwa imieniu:

  • Przedmiot i czas trwania: świadczenie usługi spotkań i tłumaczeń InterMIND przez okres obowiązywania Państwa umowy z nami.
  • Charakter i cel: hosting i transmisja spotkań (audio i wideo), transkrypcja i tłumaczenie mowy w czasie rzeczywistym, czat, tłumaczenie dokumentów, opcjonalne podsumowanie spotkania przygotowywane przez AI po jego zakończeniu, opcjonalne strony statusu zespołu (fakty wyprowadzone z podsumowań, patrz niżej), rozliczenia i wsparcie.
  • Kategorie osób, których dane dotyczą: Państwa użytkownicy i uczestnicy ich spotkań, w tym zaproszone osoby zewnętrzne.
  • Kategorie danych osobowych: dane konta (adres e-mail, imię i nazwisko, zdjęcie), metadane spotkań, transkrypcje mowy (w tym imiona i nazwiska mówców), wiadomości czatu i załączniki, nagrania, fakty wyprowadzone z podsumowań na potrzeby stron statusu zespołu (wraz z dosłownym cytatem, imionami i nazwiskami w brzmieniu użytym podczas spotkania oraz przypisaniem imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej do konta członka) oraz dane rozliczeniowe. Usługa nie wymaga przetwarzania szczególnych kategorii danych; treść spotkań może przypadkowo zawierać wszystko, co uczestnicy zdecydują się omówić.

Czynność przetwarzania: strony statusu zespołu

Funkcja jest włączana dla danej organizacji przez administratora i domyślnie jest wyłączona. Włączenie jej oraz zaakceptowanie odpowiedniej sekcji Warunków korzystania z usługi stanowi Państwa udokumentowane polecenie przetwarzania podsumowań w ten sposób, a jej wyłączenie — polecenie zaprzestania.

  • Cel: śledzenie stanu własnej pracy Państwa organizacji — otwartych zadań, problemów, próśb, decyzji i kwot, o które toczy się gra — dla jej członków oraz za pośrednictwem asystentów AI, które łączą. Strony oceniają pracę, a nie ludzi: nie ma żadnej oceny, rankingu ani punktacji poszczególnych osób.
  • Dane: treść każdego podsumowania spotkania (odczytywana jednokrotnie dla każdej wersji podsumowania), wyprowadzone z niego fakty z dosłownym cytatem zweryfikowanym względem podsumowania, imiona i nazwiska osób w brzmieniu użytym podczas spotkania, przypisanie imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej do konta członka oraz cele wpisywane przez administratora.
  • Podprocesorzy: wyłącznie silnik AI, który Państwa organizacja już wybrała dla podsumowań — domyślnie Azure OpenAI w EU Data Zone, opcjonalnie Vertex AI lub Amazon Bedrock albo endpoint uruchamiany samodzielnie. Bez nowego podprocesora i bez nowej kategorii danych poza treścią podsumowania.
  • Dostęp: członek widzi fakty z sesji, które prowadził lub w których uczestniczył, od daty dołączenia (chyba że udostępnią Państwo wcześniejszą historię), oraz wiersze przypisane do niego; administratorzy widzą strony całej organizacji. Ta sama zasada obowiązuje przy odczycie przez podłączonego asystenta.
  • Przechowywanie: fakty istnieją tak długo, jak podsumowanie, z którego pochodzą — usunięcie artefaktów sesji usuwa jej fakty, a usunięcie organizacji usuwa wszystkie. Wyłączenie funkcji wstrzymuje ekstrakcję i ukrywa zapisane fakty.

Nasze zobowiązania jako podmiotu przetwarzającego

DPA odzwierciedla obowiązki wynikające z art. 28 ust. 3 GDPR, w tym:

  • Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na Państwa udokumentowane polecenie.
  • Nasz personel jest związany obowiązkiem poufności.
  • Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa.
  • Korzystamy z podprocesorów na podstawie ogólnej pisemnej zgody i z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem powiadamiamy o każdym dodaniu lub zastąpieniu podprocesora, aby mogli Państwo wnieść sprzeciw z uzasadnionych powodów związanych z ochroną danych. Aktualna lista jest opublikowana pod adresem /legal/subprocessors.
  • Pomagamy w realizacji żądań osób, których dane dotyczą. Usuwanie i eksport danych są dostępne w produkcie w trybie samoobsługowym; w pozostałych kwestiach udzielamy pomocy.
  • Zawiadamiamy Państwa o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym Państwa danych bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.
  • Po zakończeniu umowy usuwamy lub zwracamy Państwa dane osobowe, z zastrzeżeniem cyklu wygasania kopii zapasowych.

Obecnie nie posiadamy certyfikacji SOC 2 ani ISO 27001. Na życzenie udostępniamy w zamian kwestionariusz bezpieczeństwa oraz naszą dokumentację dotyczącą zgodności.

Transfery międzynarodowe

Przetwarzanie odbywa się domyślnie w UE (regiony dostawców znajdą Państwo na liście podprocesorów). Jeśli podmiot korporacyjny dostawcy znajduje się poza UE/EOG, transfery są objęte Standardowymi klauzulami umownymi (SCC) oraz, w stosownych przypadkach, unijno-amerykańskimi ramami ochrony danych (DPF), wraz z uzupełniającymi środkami technicznymi, takimi jak szyfrowanie w tranzycie i w spoczynku. Ponieważ InterMIND jest prowadzony ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich, konkretny mechanizm z rozdziału V i moduł SCC są potwierdzane indywidualnie dla każdego klienta w momencie podpisania DPA.

Wniosek o podpisany egzemplarz

DPA jest podpisywany indywidualnie z każdym klientem, dlatego przed podpisaniem dostosowujemy warunki transferów międzynarodowych do Państwa sytuacji — nie jest to dokument do samodzielnego pobrania. Aby poprosić o egzemplarz do wglądu lub podpisu, prosimy napisać na adres privacy@intermind.com z tematem „DPA request".