Réunion périodique : comment la planifier dans Google Calendar et Outlook, et garder son historique au même endroit (2026)

Une réunion périodique est une réunion qui suit un rythme fixe (chaque lundi à dix heures, un jeudi sur deux, le premier mardi du mois). Dans le calendrier, elle prend la forme d'un seul événement doté d'une règle de répétition, et non d'une suite de réservations distinctes. Le calendrier fait le calcul : il crée les occurrences, invite les mêmes personnes à chacune, et permet à l'organisateur de modifier une date ou toute la série au même endroit. La réunion d'équipe hebdomadaire, l'entretien individuel, le stand-up meeting, l'appel client mensuel et la revue trimestrielle sont tous des réunions périodiques. Ce qu'ils ont en commun n'est pas le sujet, mais le fait que personne ne les réserve deux fois.

Ce guide commence par la mécanique : ce qu'est une réunion périodique et ce qu'est une série, les cinq paramètres dont chacune a besoin, la manière de définir la périodicité dans Google Calendar et Outlook, et comment déplacer une seule occurrence sans toucher au reste. Il propose ensuite une fiche de série à copier, puis aborde ce que la plupart des guides sur la périodicité omettent : ce que chaque occurrence laisse derrière elle et où cela va. Une réunion périodique est une série, et une série ne vaut que par sa mémoire. La fréquence à laquelle chaque réunion doit se répéter est une autre question, traitée dans la cadence des réunions ; ce guide suppose que le rythme est choisi et montre comment l'inscrire au calendrier pour qu'il y reste.

Ce qu'est une réunion périodique, et ce qu'elle n'est pas

Trois objets du calendrier sont appelés « la réunion », et la différence détermine ce qui se passe lorsque vous en modifiez un :

Deux conséquences en découlent. Une modification apportée à la série atteint toutes les occurrences à venir : c'est donc dans la série que l'on tient à jour la liste des invités, l'heure et le lien. Une modification apportée à une occurrence est une exception que le calendrier mémorise à côté de la règle : le lundi férié est déplacé au mardi une seule fois, et le lundi suivant retrouve son créneau sans que personne n'ait rien à faire.

Une réunion périodique n'est pas « une réunion que nous tenons souvent ». Un hebdomadaire réservé chaque semaine par celui qui s'en souvient relève de l'habitude, pas de la série : pas de créneau fixe autour duquel s'organiser, pas d'endroit unique où sont conservés les invités, et un lien différent à chaque fois, donc un chat différent et des notes différentes à chaque fois. Rendre la réunion périodique prend cinq minutes et supprime les trois problèmes d'un coup.

Les cinq paramètres dont toute réunion périodique a besoin

Quel que soit le calendrier, une règle de périodicité se résume à cinq décisions. La plupart des désaccords sur une réunion périodique tiennent à l'une d'entre elles laissée à sa valeur par défaut.

1. La périodicité. Quotidienne, hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuelle, ou une règle personnalisée : un mercredi sur trois, le dernier vendredi du mois, jours ouvrés uniquement. La périodicité suit le temps que peuvent attendre les questions de la réunion, ce qui relève de la cadence ; le calendrier n'a besoin que de la réponse.
2. Le jour et l'heure. Fixes, et choisis en fonction des personnes qui doivent être présentes, dans leurs fuseaux horaires. Une réunion à neuf heures à Madrid tombe à dix heures à Bucarest et à quatre heures du matin à Bogotá ; la règle de périodicité répète cette erreur chaque semaine jusqu'à ce que quelqu'un modifie la série.
3. La durée. Définie sur la série, et non étirée occurrence après occurrence. Trente minutes qui s'étendent chaque semaine à quarante-cinq sont une réunion de soixante minutes qui se ment à elle-même.
4. La fin. Trois options existent dans tous les calendriers : aucune fin, fin après un nombre d'occurrences, fin à une date. Une série sans fin est le réglage par défaut et l'erreur la plus courante : elle survit au projet, à l'équipe et parfois à l'entreprise. Placez la fin sur la série : la date de clôture du projet, la fin du trimestre, ou une date située trois mois plus tard à laquelle la série est réexaminée, puis renouvelée ou supprimée.
5. Le lien. Un seul lien de réunion sur la série, repris par chaque occurrence. C'est ce réglage qui détermine où va l'historique : un lien qui ouvre la même salle à chaque fois garde ensemble le chat, les fichiers et les notes de cette salle ; un lien généré par occurrence les disperse. Savoir si la salle derrière le lien conserve quelque chose d'une occurrence à l'autre dépend de l'outil de réunion, et la section sur les outils plus bas traite précisément de cela.

Ce que la règle ne doit pas porter : l'ordre du jour. Il est propre à chaque occurrence (points, responsables, minutes) et il a son propre modèle. La série porte l'objectif permanent en une phrase (« débloquer le travail de la semaine et décider ce que nous ne faisons pas ») ; l'ordre du jour porte ce à quoi sert ce lundi-là.

Comment planifier une réunion périodique dans Google Calendar et Outlook

Les deux calendriers suivent la même logique, et c'est cette logique qu'il faut retenir ; les libellés varient selon la version et figurent sur les pages d'aide des éditeurs.

1. Créez l'événement comme d'habitude. Titre, date et heure de la première occurrence, participants. Pour une réunion qui se tiendra dans un outil de visioconférence, placez dès maintenant le lien de réunion dans l'événement (dans le lieu ou dans la description, ou via le bouton de calendrier de l'outil s'il en a un) afin que chaque occurrence le reprenne.
2. Ouvrez le champ de répétition. Il se trouve à côté de la date et de l'heure et indique « ne se répète pas » par défaut. La liste déroulante propose les périodicités courantes (quotidienne, hebdomadaire le jour choisi, mensuelle le même jour, annuelle, tous les jours ouvrés) ainsi qu'une option personnalisée.
3. Choisissez la périodicité, ou construisez-la. L'option personnalisée demande trois éléments : l'intervalle (toutes les une, deux ou trois semaines), les jours (mardi et jeudi, ou le deuxième lundi) et la fin (jamais, après un nombre d'occurrences, ou à une date). Définissez la fin.
4. Enregistrez et envoyez. L'invitation part une seule fois et couvre la série ; les invités acceptent la série, et chaque occurrence apparaît dans leur calendrier.

Pour modifier la série (nouvelle heure, nouveau membre, nouveau lien), ouvrez n'importe quelle occurrence et, lorsque le calendrier le demande, choisissez la série entière : la modification atteint toutes les occurrences à venir. Pour modifier une seule occurrence (déplacer ce lundi au mardi, raccourcir celle qui précède le jour férié, annuler celle qui tombe pendant le séminaire), choisissez cette occurrence uniquement : le calendrier enregistre l'exception et laisse la règle intacte. Le troisième choix, cette occurrence et les suivantes, convient lorsque le créneau change définitivement à partir d'une date : le passé reste tel quel, l'avenir suit la nouvelle règle.

Pour mettre fin à une série sans perdre son passé, ne la supprimez pas : supprimer la série retire aussi les occurrences passées du calendrier. Définissez la date de fin sur la dernière occurrence qui doit avoir lieu, ou modifiez cette occurrence et les suivantes à partir de la première qui ne doit plus se tenir. Le passé reste dans le calendrier, de même que tout ce vers quoi ces occurrences renvoyaient.

Dans InterMIND, la périodicité se définit exactement de cette manière, car c'est dans le calendrier qu'elle a sa place : connectez Google Calendar ou Outlook une fois dans Integrations, cliquez sur la moitié calendrier de New meeting ou sur le bouton de calendrier de la ligne de n'importe quelle réunion, et le calendrier s'ouvre avec l'événement prérempli : le titre, le lien pour rejoindre et le lien du compte rendu. Ajoutez les participants, choisissez la première date et la périodicité, puis envoyez. La ligne de la réunion sur la page Meetings suit les dates du calendrier, exceptions comprises. Le déroulé en un clic, y compris pour une réunion déjà tenue que l'on rend périodique depuis sa ligne, est détaillé dans comment planifier une réunion depuis Google Calendar ou Outlook.

Une fiche de série à copier

Un bloc par réunion périodique, conservé là où l'équipe échange (dans les notes du canal, un canvas ou un message épinglé), afin qu'un nouveau membre trouve la règle en toutes lettres, et pas seulement dans le calendrier :

[Équipe] — [Nom de la réunion] · série créée le [date] · à réexaminer avant le [date]
Objectif : [une phrase — ce que produit chaque occurrence]
Périodicité : [chaque semaine / toutes les deux semaines / chaque mois] le [jour] à [heure, avec le fuseau horaire] — [minutes]
Fin : [date, ou date de « réexamen »]
Lien : [un seul lien, le même pour chaque occurrence]
Responsable : [nom — modifie la série, annule une occurrence, préside par défaut]
Participants : [les personnes de la série] · Facultatifs : [personnes invitées à des occurrences isolées]
Ce que chaque occurrence laisse derrière elle : [décisions, points ouverts, parking lot — où ils sont publiés et pour quand]
L'historique se trouve dans : [le canal, le document, le dossier — une seule adresse]
Exceptions de ce trimestre : [dates de jours fériés déplacées ou annulées, décidées dès maintenant]

Les deux dernières lignes sont celles qui manquent à la plupart des séries et celles qui coûtent le plus : une série sans adresse convenue pour son historique est une série dont l'historique se trouve chez celui qui a pris les notes, et une série dont les exceptions ne sont pas décidées à l'avance est annulée le matin du jour férié, quand plus personne ne peut s'organiser.

Quatre séries, remplies

Réunion d'équipe hebdomadaire — chaque semaine, lundi 10 h 00 CET, 30 min — fin à la fin du trimestre, réexaminée lors de la revue trimestrielle
Laisse derrière elle : décisions et points ouverts, publiés dans le canal de l'équipe le jour même.

Entretien individuel — toutes les deux semaines, mercredi 14 h 00 CET, 30 min — sans fin, réexaminé lorsque le rôle du collaborateur change
Laisse derrière lui : les prochaines étapes avec noms et dates, visibles des deux côtés. Le même lien à chaque fois, pour que les deux parties retrouvent l'historique à une seule adresse.

Point d'avancement client — chaque semaine pendant la livraison, jeudi 16 h 00 CET, 45 min — fin à la date de clôture du projet
Laisse derrière lui : qui envoie quoi pour quand, dans le canal du client ; les interlocuteurs du client sont invités à la série, leurs collègues occasionnels à des occurrences isolées.

Réunion plénière mensuelle — premier mardi, 12 h 00 CET, 45 min — sans fin, réexaminée lors de la revue trimestrielle
Laisse derrière elle : les chiffres, une décision expliquée, chaque question traitée ou datée.

Les ordres du jour de chacune de ces réunions (points, responsables, minutes) figurent dans des exemples d'ordre du jour de réunion ; le stand-up meeting, l'entretien individuel et la réunion plénière ont chacun leur propre guide.

Où une réunion périodique conserve son historique dans les outils que vous utilisez déjà

Le calendrier conserve la règle. Ce que chaque occurrence produit (notes, compte rendu, chat) est conservé là où l'outil de réunion derrière le lien le place, et cela diffère selon l'outil. Seuls les comportements documentés sont retenus, d'après les pages des éditeurs eux-mêmes ; chaque cellule indique le mois où le fait a été vérifié.

Si vous lisez la ligne de l'outil que votre équipe utilise, le schéma est le même partout : la série est un seul événement, et chaque occurrence laisse un document ou un résumé, dans la langue où il a été écrit ou tenu. Le lien entre les occurrences (les points ouverts de la fois précédente au début de celle-ci) relève du travail d'une personne : quelqu'un ouvre le document précédent et le lit à voix haute devant la salle. Lorsque cela suffit, n'importe lequel des quatre outils convient et le tableau constitue toute la réponse. La section suivante présente une manière de faire ce travail lorsque la série a besoin d'une mémoire propre, lue par des membres qui ne lisent pas tous la même langue.

Comment une série garde son historique dans un canal

InterMIND est un espace de communication où une réunion périodique vit dans un canal. Le lien de réunion est permanent, donc la salle est la même à chaque occurrence ; la périodicité est définie une fois dans Google Calendar ou Outlook, sur un événement que le produit préremplit avec le lien pour rejoindre et le lien du compte rendu. Quelle que soit la périodicité, le canal garde toute la série au même endroit et dans la langue de chaque membre : le chat est traduit pour chaque lecteur (chaque membre écrit dans sa langue et lit les autres dans la sienne, l'original étant à un basculement de distance), et le canal conserve le compte rendu de chaque session passée, pas seulement le dernier, de sorte que l'hebdomadaire d'il y a trois semaines s'ouvre en changeant de session sur la page du compte rendu plutôt qu'en posant la question à la salle. Une réunion ad hoc par lien ne conserve que son dernier compte rendu, et son chat est effacé à la fin de l'appel ; une série a sa place dans un canal.

La fiche de série ci-dessus est une note du canal, où un nouveau membre la trouve dès le premier jour. Pendant une session, la fiche ou le compte rendu de la session précédente s'affiche sur l'écran de chacun, à côté des vignettes vidéo, avec Share to conference : la personne qui partage la modifie en direct sous les yeux de la salle, et chaque participant la lit dans sa propre langue, l'original étant à un basculement de distance. Il en va de même pour l'ordre du jour de cette occurrence, rédigé dans le canal la veille.

À la fin de l'appel, le compte rendu est rédigé à partir de la réunion elle-même (un résumé, les action items avec leurs responsables) et parvient par e-mail à chaque participant connecté, sous forme de message dans le canal et de lien dans l'événement du calendrier, chaque membre le lisant dans sa propre langue plutôt que dans celle que la salle a utilisée. Tout membre peut le modifier, et chaque modification conserve l'auteur et l'historique des révisions. Pour la réunion périodique d'un canal, les action items ouverts de la session précédente sont relus lors de la rédaction du compte rendu suivant et confrontés à ce qui a été dit : un point que quelqu'un a déclaré terminé est marqué comme fait, tout autre est marqué comme non fait, avec la raison dans les mots de la réunion, ou « non abordé » ; et au début de la session suivante, Mia énonce les points ouverts et leurs responsables, si bien que la liste de la fois précédente est la première chose dont on parle, et non la première chose oubliée. Cette partie fonctionne pour certains comptes sélectionnés, le temps d'être affinée.

Une série est réservée aux membres. Un collègue ou un client qui a sa place dans la série est ajouté par invitation e-mail sur un compte gratuit et lit le canal dans sa langue. Une personne dont la présence n'est requise que pour une occurrence (un fournisseur pour une revue, un candidat pour un appel) rejoint une réunion ad hoc par lien, depuis un téléphone, sans compte et sans frais, entend la réunion en direct dans sa propre langue et ne reçoit rien ensuite : le compte est gratuit, et c'est lui qui rend la trace accessible. L'hôte fournit l'espace et, sur une offre payante, ne paie que pour les membres actifs au cours des 28 derniers jours : ceux qui ont rejoint une réunion, écrit dans un chat ou interrogé Mia ; un membre en congé pendant un mois conserve son accès et ne coûte rien ce mois-là, et la série qu'il retrouve est dans le canal, avec le compte rendu de chaque session.

• Ouvrir un compte rendu complet — un document réel, produit par le même code que celui qui rédige les vôtres.
• Essayer la démo en direct — sans inscription ; parlez, et entendez la salle traduite pour chaque auditeur.

Une réunion périodique survit à tous les outils : il faut toujours que quelqu'un choisisse la périodicité, tienne le créneau, fixe la fin et décide des exceptions avant le jour férié. Ce qui n'a pas à survivre, c'est le deuxième travail : retrouver le document de la fois précédente, le lire à voix haute devant la salle, et saisir à la main celui de cette fois, dans une seule langue, pour des personnes qui en lisent d'autres.

FAQ

Qu'est-ce qu'une réunion périodique ?

Une réunion périodique est une réunion planifiée comme un seul événement de calendrier doté d'une règle de répétition (hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuelle, ou une périodicité personnalisée), de sorte que le calendrier crée chaque occurrence, invite les mêmes personnes et reprend le même lien à chaque fois. La série est gérée dans son ensemble ; une occurrence isolée peut être déplacée ou annulée comme une exception, sans modifier la règle.

Comment planifier une réunion périodique dans Outlook ?

Créez l'événement avec sa première date, son heure et ses invités, ouvrez l'option de périodicité dans le formulaire de l'événement, choisissez la périodicité (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou une règle personnalisée avec un intervalle et des jours), puis définissez la fin de la série : à une date, après un nombre d'occurrences, ou jamais. Placez le lien de réunion dans l'événement avant d'enregistrer pour que chaque occurrence le reprenne, puis envoyez ; l'invitation couvre la série. Dans InterMIND, la moitié calendrier de New meeting ouvre Outlook avec le titre, le lien pour rejoindre et le lien du compte rendu déjà dans l'événement, et la périodicité se définit à cet endroit.

Comment rendre une réunion périodique dans Google Calendar ?

Ouvrez l'événement, faites passer le champ de répétition situé à côté de la date de « ne se répète pas » à une périodicité ou à une règle personnalisée, définissez l'intervalle, les jours et la fin, puis enregistrez. Si la réunion a déjà un lien, conservez-le dans l'événement afin que chaque occurrence ouvre la même salle. Depuis InterMIND, cliquez sur le bouton de calendrier de la ligne de la réunion : Google Calendar s'ouvre avec l'événement prérempli, et vous choisissez la première date et la périodicité ; une réunion déjà tenue peut être rendue périodique de la même façon sans perdre son chat ni ses comptes rendus.

Comment modifier une occurrence d'une réunion périodique sans modifier la série ?

Ouvrez cette occurrence et, lorsque le calendrier demande quels événements modifier, choisissez cet événement uniquement. Le calendrier enregistre l'exception (nouvel horaire, durée plus courte, annulation) et laisse la règle intacte, de sorte que l'occurrence suivante retrouve le créneau habituel. Choisissez cet événement et les suivants lorsque le créneau change définitivement à partir d'une date, et tous les événements lorsque la modification s'applique à toute la série.

Comment mettre fin à une réunion périodique sans supprimer les occurrences passées ?

Ne supprimez pas la série : cela retire aussi les occurrences passées du calendrier. Modifiez la série et définissez sa date de fin sur la dernière occurrence qui doit avoir lieu, ou ouvrez la première occurrence qui ne doit plus se tenir et annulez cet événement et les suivants. Le passé reste dans le calendrier avec tout ce vers quoi chaque occurrence renvoyait.

Une réunion périodique garde-t-elle le même lien pour chaque occurrence ?

Dans le calendrier, la série porte un seul lien et chaque occurrence le reprend, sauf si l'outil de réunion en génère un nouveau par occurrence ou si quelqu'un modifie le lien d'une occurrence comme une exception. Savoir si la salle derrière ce lien conserve quelque chose d'une occurrence à l'autre dépend de l'outil de réunion, pas du calendrier : le tableau de ce guide indique ce que Teams, Zoom, Google Workspace et Slack laissent derrière eux à chaque occurrence, et un canal dans InterMIND conserve le chat et le compte rendu de chaque session à la même adresse.

Quelle est la différence entre une réunion périodique et une série de réunions ?

Ce sont le même objet vu sous deux angles. « Réunion périodique » désigne la réunion telle que l'équipe la vit : l'hebdomadaire, le stand-up meeting. « Série » est le nom que donne le calendrier à l'événement doté de la règle de répétition, par opposition à une « occurrence », une instance produite par la règle. Les modifications portent soit sur la série, soit sur une occurrence, c'est pourquoi le calendrier demande laquelle vous visez.

Sources : Microsoft — Planifier une réunion dans Microsoft Teams ; Microsoft — Prendre des notes de réunion dans Microsoft Teams ; Microsoft — Compte rendu dans Microsoft Teams ; Zoom — Générer un ordre du jour de réunion avec AI Companion ; Zoom — Utiliser le résumé de réunion avec AI Companion ; Google Meet — Démarrer ou planifier une visioconférence Google Meet ; Google — Paramètres Calendar et Meet pour « Take notes for me » ; Google Meet — « Take notes for me » dans Google Meet ; Slack — Utiliser les huddles dans Slack ; Slack — Modèle d'ordre du jour de réunion. Chaque cellule du tableau indique le mois où le fait a été vérifié : la plus ancienne vérification date d'août 2026, la plus récente d'octobre 2026. Les étapes de définition de la périodicité dans Google Calendar et Outlook décrivent la logique commune aux deux calendriers ; les libellés exacts varient selon la version et figurent sur les pages d'aide des éditeurs. Les éditeurs modifient avec le temps leurs offres, leurs fonctionnalités et leurs listes de langues ; consultez leurs pages pour connaître l'état actuel.