Kaip eksportuoti Microsoft Teams pokalbį (2026): ką gali naudotojai, ką gali administratoriai ir kodėl istorija dingsta

Kai Teams pokalbio prireikia už Teams ribų (ginčas su klientu, perduodamas darbas, išeinantis kolega, sprendimas, kurį kažkas nori turėti raštu), atrandi tai, ką paieškos rezultatai aplenkia: Teams kliente nėra mygtuko „Eksportuoti“. Microsoft dokumentacija aprašo du eksporto kelius, abu skirti administratoriams, ir keletą dalykų, kuriuos gali padaryti paprastas narys. Šiame gide išvardyta viskas, kas dokumentuota, tiksliai taip, kaip dokumentuota (patikrinta 2026 m. rugpjūtį), o paskui atsakyta į antrą klausimą, su kuriuo žmonės iš tikrųjų ateina: kodėl istorijos, kurią norėjo eksportuoti, jau nebėra.

Ką gali padaryti narys (administratoriaus nereikia)

• Nukopijuoti žinutes. Pokalbyje pažymėkite tekstą ir įklijuokite į dokumentą. Tai daroma rankiniu būdu, prarandamas formatavimas ir priedai, ir tai vienintelis visiškai savitarnos kelias, kurį Microsoft dokumentuoja nariui.
• Pasidalyti per Outlook. Žinutę ar pokalbio giją galima iš Teams išsiųsti į Outlook („Share to Outlook“). Tai naudinga norint konkretų pokalbį perkelti į el. paštą, kur jį galima suarchyvuoti arba atsispausdinti į PDF. Tai veiksmas su viena žinute, o ne pokalbio eksportas.
• Pasidalyti istorija pridedant žmogų. Pridėdami žmones į esamą grupės pokalbį, „galite pasirinkti, kiek pokalbio istorijos įtraukti“, o „pokalbio istoriją įtraukti galima tik pridedant žmogų į esamą grupės pokalbį, bet ne į pokalbį vienas su vienu“. Tai nieko neeksportuoja, bet yra dokumentuotas būdas perduoti pokalbio praeitį naujam žmogui Teams viduje.
• Atsisiųsti susitikimo transkripciją. Susitikimų, kurie buvo transkribuoti, organizatoriai ir bendraorganizatoriai gali atsisiųsti transkripciją .docx arba .vtt failu iš susitikimo pokalbio arba skirtuko Recap. Tai apima tai, kas susitikime buvo pasakyta, bet ne pokalbio žinutes.

Nė vienas iš šių būdų nesukuria pokalbio failo. Tam Microsoft dokumentuoja du toliau aprašytus kelius.

Ką gali padaryti administratorius: du dokumentuoti eksporto keliai

1. Teams Export API (Microsoft Graph)

„Teams Export API leidžia eksportuoti 1:1 pokalbius, grupės pokalbius, susitikimų pokalbius ir kanalų žinutes iš Microsoft Teams.“ Dokumentuota struktūra:

• Jie veikia kaip programa, o ne kaip prisijungęs naudotojas: „programos teisės (application permissions) naudojamos programoms, kurios veikia be prisijungusio naudotojo. Programos teises gali patvirtinti tik administratorius“. Tai Chat.Read.All, ChannelMessage.Read.All, User.Read.All, taip pat transkripcijų ir įrašų teisės susitikimams.
• Reikalinga „aktyvi Microsoft Teams licencija, priskirta naudotojams, kurių duomenys eksportuojami“; Purview DLP plano nereikia.
• Gaunama: žinutės su priedų metaduomenimis, reakcijos, valdymo žinutės („Naudotojas A pridėjo naudotoją B į pokalbį ir pasidalijo visa pokalbio istorija“), redagavimo istorija, kai nustatyta saugojimo politika, ir nuorodos į susitikimų įrašus (MP4) bei transkripcijas (VTT arba DOCX).
• Ištrintas žinutes „galima pasiekti per eksporto API iki 21 dienos nuo ištrynimo momento“; ištrintų komandų ir kanalų žinutes: 30 dienų.

Praktiškai tai reiškia, kad kūrėjas arba sertifikuotas archyvavimo partneris rašo kodą su Graph, o administratorius patvirtina programą. Tai kelias, skirtas „eksportuoti viską, reguliariai“.

2. Purview eDiscovery / Content search

Tai atitikties (compliance) kelias. Teams žinutės žurnalizuojamos į Exchange Online: „visi Microsoft Teams 1:1 ar grupės pokalbiai žurnalizuojami į atitinkamų naudotojų pašto dėžutes. Visos standartinių kanalų žinutės žurnalizuojamos į grupės pašto dėžutę, atstovaujančią komandai.“ eDiscovery paieška tose pašto dėžutėse jas suranda, o eksportas gaunamas .pst failu, kurį atidarote Outlook („visi pokalbiai yra aplanke Team Chat, skiltyje Conversation History“), arba kaip Excel išrašas, kuriame Teams duomenys „rodomi kaip IM arba Conversations“. Norint tai paleisti, Purview portale reikia eDiscovery Manager rolės.

Tai kelias, skirtas „eksportuoti šį pokalbį teisiniams, HR ar ginčo tikslams“, ir tai daro asmuo su šia role, o ne pokalbio dalyvis.

Kodėl istorijos, kurios norėjote, nebėra

Antroji paieška greta „export teams chat“ yra „teams chat history missing“, ir Microsoft dokumentuoja lygiai vieną mechanizmą: saugojimo politikas (retention policies). Organizacija gali nustatyti, kad Teams pokalbiai ir kanalų žinutės būtų ištrinamos po tam tikro laikotarpio; kai tai įvyksta, „sisteminė žinutė pakeis organizacijos saugojimo politikos ištrintas žinutes“, „saugojimo politikos ištrintų žinučių atkurti negalima“, o patarimas toks: „norėdami sužinoti, kiek laiko galioja jūsų organizacijos saugojimo politika, kreipkitės į IT administratorių.“

Du dokumentuoti dalykai paaiškina netikėtumus:

• Ištrynimas taikomas pokalbiui, o ne vien jūsų organizacijos (tenant) naudotojams: „atitinkama žinutė Teams kliento programoje ištrinama visiems pokalbio dalyviams“. Tai apima ir kitos organizacijos žmones su ilgesne politika, kurie tada „nebegalės matyti žinutės Teams“, nors jų pašto dėžutėje eDiscovery tikslais kopija gali tebegulėti.
• Tai, ką matote, nėra įrašas: „žinutės, matomos Teams programoje, netiksliai parodo, ar jos išsaugotos, ar visam laikui ištrintos atitikties reikalavimų tikslais.“ Naudotojo ištrinta žinutė 21 dieną lieka randama; politikos pasibaigusios žinutės bent dieną laikomos paslėptame aplanke prieš galutinį ištrynimą, o bet koks teisinis sulaikymas (legal hold) sustabdo ištrynimą.

Taigi, jei pokalbio jūsų ekrane nebėra, administratoriaus atlikta eDiscovery paieška dar gali jį rasti, kuriam laikui.

Kur tai palieka komandą

Sudėjus viską kartu, Teams dokumentacija aprašo erdvę, kurios istorija priklauso organizacijos tenant'ui: nariai ją skaito, administratoriai eksportuoja, saugojimo politika lemia, kiek ilgai ji egzistuoja, o kiekvienas kelias laukan (API, PST, kopijavimas) grąžina žinutes ta kalba, kuria jos buvo parašytos. Vienakalbei komandai vienoje organizacijoje tai nuosekli konstrukcija. Nepatogu tampa dviem atvejais: kai narys be administratoriaus nori gauti savo istoriją ir kai komandos istorija sukaupta trimis kalbomis, nes tada eksportas tiek tesuprantamas, kiek skaitytojas moka kalbų.

Kaip atrodo eksportas, kai istorija sukurta tam, kad būtų išsaugota

Kuriame InterMIND aplink įrašą, kurį palieka erdvė, todėl atitinkami faktai pateikiami tuo pačiu būdu:

• Savitarnos eksportas. Planuose, kuriuose yra duomenų eksportas, Settings → Backup & Restore → Create Backup sukuria jūsų pokalbių ZIP failą: žinutės, susitikimų transkripcijos, failai, paveikslėliai ir įrašai. Restore from Backup grąžina pasirinktus pokalbius kartu su prisegtomis žinutėmis, reakcijomis ir vertimais. Administratoriaus rolės nereikia, API nereikia. Dokumentacija: Backup & Restore.
• Susitikimo įrašas turi nuolatinę nuorodą. Kiekvieno susitikimo santrauka (apibendrinimas, sprendimai, action items, įrašas) yra viename adrese, sukuriamame planuojant susitikimą ir atidaromame prisijungusiems to susitikimo nariams. Kanaluose išlieka kiekvienos sesijos santrauka. (Meeting recap)
• Istoriją galima skaityti kiekvieno nario kalba. Pokalbių istorija, santrauka ir dokumentai pateikiami kiekvienam skaitytojui atskirai: narys, skaitantis lenkiškai, praėjusio mėnesio sprendimą perskaito lenkiškai, nieko neeksportuodamas. (How much of your meeting still exists a week later)
• Saugojimas, kurį valdote jūs. Duomenys lieka tol, kol jūs ar komandos savininkas jų neištrinate (šis kriterijus užrašytas privatumo politikoje), o komandos audito žurnalas savininkams ir administratoriams eksportuojamas CSV formatu. Ištrynimas ir eksportas produkte yra savitarnos veiksmai, ir tą patį sako mūsų DPA.

Koks kelias kokiam poreikiui

Išbandykite, užuot skaitę

• Išbandykite gyvą demonstraciją: be registracijos; kalbėkite ir išgirskite, kaip kambarys išverčiamas kiekvienam klausytojui bet kuria iš 23 kalbų.
• Pradėkite savo pirmą susitikimą: svečiai prisijungia per nuorodą, kiekvienas savo kalba.
• Perskaitykite Backup & Restore dokumentaciją: ką talpina ZIP ir kaip veikia atkūrimas.

DUK

Kaip eksportuoti Teams pokalbį?

Kaip narys: nukopijuokite žinutes arba pasidalykite pavienėmis žinutėmis per Outlook. Kaip administratorius: atlikite Purview eDiscovery / Content search dalyvių pašto dėžutėse ir eksportuokite rezultatą .pst failu arba naudokite Teams Export API per administratoriaus patvirtintą programą. Microsoft kliento dokumentacijoje pokalbiui nėra mygtuko „Eksportuoti“.

Kaip eksportuoti Teams pokalbį į PDF?

Microsoft PDF eksporto nedokumentuoja. Dokumentuoti keliai baigiasi .pst failu (eDiscovery), JSON per Graph (Export API) arba žinute, kuria pasidalyta per Outlook; iš Outlook el. laišką galima atsispausdinti į PDF. Praktinis nario lygio kelias: nukopijuoti pokalbį į dokumentą ir įrašyti jį kaip PDF.

Kodėl mano Teams pokalbių istorijos nebėra?

Pasak Microsoft, dėl saugojimo politikos: ištrintas žinutes pakeičia sisteminė žinutė, jų „atkurti negalima“, o patarimas toks: paklausti IT administratoriaus, kiek laiko politika saugo žinutes. Ištrynimas taikomas visiems pokalbio dalyviams, įskaitant kitų organizacijų žmones.

Ar galiu matyti pokalbio istoriją iš laiko, kol manęs dar nebuvo pridėta į grupės pokalbį?

Tik jei jus pridėjęs asmuo pasirinko ją įtraukti: pridėdamas žmones į esamą grupės pokalbį, pridedantysis pasirenka, kiek istorijos įtraukti; pokalbiams vienas su vienu tokio pasirinkimo nėra.

Ar administratorius gali eksportuoti dviejų žmonių Teams pokalbį?

Taip: 1:1 pokalbiai žurnalizuojami į abiejų dalyvių pašto dėžutes, todėl eDiscovery paieška bet kurioje iš jų juos suranda, o Export API apima „1:1 pokalbius, grupės pokalbius, susitikimų pokalbius ir kanalų žinutes“.

Kaip eksportuoti savo pokalbius be administratoriaus?

Teams programoje, be kopijavimo ir Share to Outlook, to padaryti negalite. InterMIND planuose su duomenų eksportu Backup & Restore sukuria jūsų pokalbių, transkripcijų, failų ir įrašų ZIP failą, o vėliau leidžia atkurti pasirinktus pokalbius.

Tas pats klausimas, bet pokalbis yra WhatsApp?

Kitas įrankis, kiti apribojimai: Export chat, ką jis perkelia ir ką daryti, kai tokio meniu punkto nėra: kaip eksportuoti WhatsApp pokalbį.

Šaltiniai: Microsoft Learn — Export content with the Microsoft Teams Export APIs, Microsoft Learn — Finding content in Microsoft Teams in eDiscovery, Microsoft Learn — Learn about retention for Teams, Microsoft Support — Teams messages about retention policies, Microsoft Support — Chat with others in Microsoft Teams, Microsoft Support — Share to Outlook from Microsoft Teams, Microsoft Support — Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings. Microsoft laikui bėgant keičia funkcijas ir administravimo įrankius; dabartinę būseną tikrinkite puslapiuose. Visi faktai patikrinti 2026 m. rugpjūtį.