InterMIND

Duomenų tvarkymo priedas

Kai jūsų organizacija naudoja InterMIND pagal savo sutartį su mumis, ji yra duomenų valdytoja, o mes tvarkome asmens duomenis jos vardu kaip duomenų tvarkytojas. Šiam santykiui sudaryti pateikiame Duomenų tvarkymo priedą (angl. Data Processing Addendum, DPA). Šiame puslapyje paaiškinama, ką apima DPA ir kaip gauti pasirašytą egzempliorių. Tai santrauka, o įpareigojantis dokumentas yra pats DPA.

Šalys

  • Duomenų tvarkytojas (paslaugos operatorius ir sutartį sudarantis subjektas): Golden Fish LLC (JAE), valdanti InterMIND. Paslaugos leidėjas ir intelektinės nuosavybės savininkas: MindMeeting OÜ (Estija).
  • Duomenų valdytojas: jūsų organizacija.
  • ES/EEE atstovas (GDPR 27 straipsnis): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estija, pagal GDPR 27 straipsnį veikia kaip mūsų atstovas Europos Sąjungoje. Kontaktai: privacy@intermind.com.

Ką apima DPA

DPA reglamentuoja asmens duomenis, kuriuos tvarkome jūsų vardu, kad teiktume paslaugą:

  • Dalykas ir trukmė: InterMIND susitikimų ir vertimo paslaugos teikimas visą jūsų sutarties su mumis galiojimo laikotarpį.
  • Pobūdis ir tikslas: susitikimų (garso ir vaizdo) vedimas ir perdavimas, kalbos transkribavimas ir vertimas realiuoju laiku, pokalbiai, dokumentų vertimas, pasirenkama DI santrauka po susitikimo, pasirenkami komandos būsenos puslapiai (iš santraukų išvesti faktai, žr. toliau), atsiskaitymas ir palaikymas.
  • Duomenų subjektų kategorijos: jūsų naudotojai ir jų susitikimų svečiai, įskaitant išorinius kviestinius asmenis.
  • Asmens duomenų kategorijos: paskyros duomenys (el. pašto adresas, vardas, nuotrauka), susitikimų metaduomenys, kalbos transkripcijos (įskaitant kalbėtojų vardus), pokalbių žinutės ir priedai, įrašai, iš santraukų išvesti faktai komandos būsenos puslapiams (su pažodine citata, susitikime ištartais vardais ir užduoties vykdytojo vardo susiejimu su nario paskyra) ir atsiskaitymo duomenys. Paslaugai nereikia ypatingų kategorijų duomenų; susitikimo turinyje atsitiktinai gali atsirasti bet kas, ką dalyviai nusprendžia aptarti.

Tvarkymo veikla: komandos būsenos puslapiai

Šią funkciją jūsų administratorius įjungia kiekvienai organizacijai atskirai, pagal numatytuosius nustatymus ji išjungta. Funkcijos įjungimas ir sutikimas su jai skirtu Paslaugų teikimo sąlygų skyriumi yra jūsų dokumentuotas nurodymas tvarkyti santraukas tokiu būdu, o išjungimas yra nurodymas nustoti tai daryti.

  • Tikslas: sekti savo organizacijos darbo būklę (neužbaigtas užduotis, problemas, prašymus, sprendimus ir kas yra pastatyta ant kortos pinigais) jūsų nariams ir per DI asistentus, kuriuos jie prijungia. Puslapiai vertina darbą, o ne žmones: asmenys nėra vertinami, reitinguojami ar balinami.
  • Duomenys: kiekvienos susitikimo santraukos turinys (perskaitomas vieną kartą kiekvienai santraukos versijai), iš jos išvesti faktai su pažodine citata, patikrinta pagal santrauką, susitikime ištarti žmonių vardai, užduoties vykdytojo vardo susiejimas su nario paskyra ir tikslai, kuriuos įrašo jūsų administratorius.
  • Subtvarkytojai: tik DI modelis, kurį jūsų organizacija jau pasirinko santraukoms: pagal numatytuosius nustatymus Azure OpenAI ES duomenų zonoje, pasirinkus Vertex AI arba Amazon Bedrock, arba jūsų pačių valdomas galinis taškas. Jokio naujo subtvarkytojo ir jokios naujos duomenų kategorijos, išskyrus santraukos turinį.
  • Prieiga: narys mato faktus iš sesijų, kurias vedė arba kuriose dalyvavo, nuo prisijungimo datos, nebent atvertumėte ankstesnę istoriją, taip pat jam priskirtas eilutes; administratoriai mato organizacijos puslapius. Ta pati taisyklė taikoma skaitant per prijungtą asistentą.
  • Saugojimas: faktai saugomi tiek, kiek ir santrauka, iš kurios jie gauti: ištrynus sesijos artefaktus ištrinami jos faktai, ištrynus organizaciją ištrinami visi. Išjungus funkciją sustabdomas faktų išskyrimas, o išsaugoti faktai paslepiami.

Mūsų įsipareigojimai kaip duomenų tvarkytojo

DPA atspindi GDPR 28 straipsnio 3 dalies pareigas, įskaitant:

  • Asmens duomenis tvarkome tik pagal jūsų dokumentuotus nurodymus.
  • Mūsų darbuotojai yra saistomi konfidencialumo pareigos.
  • Taikome tinkamas technines ir organizacines saugumo priemones.
  • Subtvarkytojus samdome pagal bendrąjį rašytinį leidimą ir apie bet kokį pridėjimą ar pakeitimą pranešame likus ne mažiau kaip 30 dienų, kad galėtumėte pateikti prieštaravimą dėl pagrįstų duomenų apsaugos priežasčių. Dabartinis sąrašas paskelbtas adresu /legal/subprocessors.
  • Padedame atsakyti į duomenų subjektų prašymus. Ištrynimas ir eksportas produkte atliekami savitarna, o dėl visko kito padedame mes.
  • Apie asmens duomenų saugumo pažeidimą, kuris paveikia jūsų duomenis, pranešame be nepagrįsto delsimo ir bet kuriuo atveju per 72 valandas nuo sužinojimo.
  • Pasibaigus sutarčiai ištriname arba grąžiname jūsų asmens duomenis, atsižvelgiant į atsarginių kopijų senėjimą.

Šiuo metu neturime SOC 2 ar ISO 27001 sertifikato. Paprašius vietoj to pateikiame saugumo klausimyną ir savo atitikties dokumentaciją.

Tarptautiniai duomenų perdavimai

Duomenys pagal numatytuosius nustatymus tvarkomi ES (teikėjų regionus žr. subtvarkytojų sąraše). Kai teikėjo juridinis asmuo yra už ES/EEE ribų, perdavimams taikomos Standartinės sutarčių sąlygos (SCC) ir, kai taikoma, ES ir JAV duomenų privatumo programa (DPF), kartu su papildomomis techninėmis priemonėmis, tokiomis kaip šifravimas perdavimo metu ir saugojant. Kadangi InterMIND valdoma iš JAE, konkretus V skyriaus mechanizmas ir SCC modulis patvirtinami kiekvienam klientui atskirai pasirašant DPA.

Pasirašyto egzemplioriaus prašymas

DPA pasirašomas kiekvienam klientui atskirai, todėl prieš pasirašymą pritaikome tarptautinių perdavimų sąlygas jūsų situacijai, tad tai nėra atsisiunčiamas savitarnos failas. Norėdami gauti egzempliorių peržiūrai ar pasirašymui, rašykite el. paštu privacy@intermind.com su tema „DPA request“.