Microsoft Teams 채팅 내보내는 방법(2026): 사용자가 할 수 있는 일, 관리자가 할 수 있는 일, 그리고 기록이 사라지는 이유

고객과의 분쟁, 업무 인수인계, 퇴사하는 동료, 누군가 문서로 남겨 두길 원하는 결정처럼 Teams 채팅이 Teams 밖에서 필요해지는 순간이 있습니다. 그때 검색 결과가 빙빙 돌려 말하던 사실을 알게 됩니다. Teams 클라이언트에는 내보내기 버튼이 없다는 것입니다. Microsoft 문서에는 두 가지 내보내기 경로가 나와 있는데 둘 다 관리자용이고, 일반 멤버가 할 수 있는 방법은 몇 가지뿐입니다. 이 가이드는 2026년 8월 기준으로 확인한 문서 내용 그대로 이 방법들을 모두 정리하고, 사람들이 실제로 두 번째로 품는 질문인 "내보내려던 기록이 왜 이미 없는가"를 다룹니다.

멤버가 할 수 있는 일 (관리자 불필요)

• 메시지 복사. 채팅에서 텍스트를 선택해 문서에 붙여 넣습니다. 수작업이고 서식과 첨부 파일이 사라지지만, Microsoft가 멤버를 위해 문서화한 유일한 완전 셀프서비스 방법입니다.
• Outlook으로 공유. Teams에서 메시지나 스레드를 Outlook으로 보낼 수 있습니다("Outlook으로 공유"). 특정 대화를 이메일로 옮겨 보관하거나 PDF로 인쇄할 때 유용합니다. 메시지 단위의 작업이며 채팅 내보내기가 아닙니다.
• 사람을 추가할 때 기록 공유. 기존 그룹 채팅에 사람을 추가할 때 "채팅 기록을 얼마나 포함할지도 선택할 수 있습니다". 다만 "채팅 기록은 기존 그룹 채팅에 사람을 추가할 때만 포함할 수 있으며, 1:1 채팅에서는 포함할 수 없습니다." 아무것도 내보내지는 않지만, Teams 안에서 새 사람에게 채팅의 과거를 넘기는 문서화된 방법입니다.
• 회의 녹취록 다운로드. 녹취(transcription)된 회의라면 주최자와 공동 주최자가 회의 채팅이나 요약(Recap) 탭에서 녹취록을 .docx 또는 .vtt 파일로 다운로드할 수 있습니다. 이는 회의에서 말한 내용이며 채팅이 아닙니다.

이 중 어느 것도 채팅 자체를 파일로 만들어 주지 않습니다. 그 용도로 Microsoft가 문서화한 경로는 아래 두 가지입니다.

관리자가 할 수 있는 일: 문서화된 두 가지 내보내기 경로

1. Teams Export API (Microsoft Graph)

"Teams Export API를 사용하면 Microsoft Teams의 1:1 채팅, 그룹 채팅, 회의 채팅, 채널 메시지를 내보낼 수 있습니다." 문서에 나온 구조는 다음과 같습니다.

• 로그인한 사용자가 아니라 애플리케이션으로 실행됩니다. "애플리케이션 권한은 로그인한 사용자가 없는 상태로 실행되는 앱이 사용하는 권한이며, 관리자만 애플리케이션 권한을 승인할 수 있습니다." 필요한 권한은 Chat.Read.All, ChannelMessage.Read.All, User.Read.All이며, 회의의 경우 녹취록 및 녹화 권한이 추가됩니다.
• "데이터를 내보내는 대상 사용자에게 할당된 활성 Microsoft Teams 라이선스"가 필요하며, Purview DLP 플랜은 필요하지 않습니다.
• 내보내지는 항목은 첨부 파일 메타데이터가 포함된 메시지, 반응, 제어 메시지("User A가 User B를 채팅에 추가하고 전체 채팅 기록을 공유했습니다"), 보존 정책이 설정된 경우의 수정 기록, 그리고 회의 녹화(MP4) 및 녹취록(VTT 또는 DOCX) 링크입니다.
• 삭제된 메시지는 "삭제 시점부터 최대 21일까지 Export API로 접근할 수 있고", 삭제된 팀과 채널의 메시지는 30일까지 접근할 수 있습니다.

실제로는 개발자나 인증된 아카이빙 파트너가 Graph를 대상으로 개발하고 관리자가 앱을 승인하는 방식입니다. "모든 것을 정기적으로 내보내기"에 맞는 경로입니다.

2. Purview eDiscovery / 콘텐츠 검색

컴플라이언스 경로입니다. Teams 메시지는 Exchange Online에 저널링됩니다. "모든 Microsoft Teams 1:1 채팅 또는 그룹 채팅은 해당 사용자의 사서함으로 저널링됩니다. 모든 표준 채널 메시지는 팀을 나타내는 그룹 사서함으로 저널링됩니다." 이 사서함들을 대상으로 eDiscovery 검색을 실행하면 메시지를 찾을 수 있고, 내보낸 결과는 Outlook에서 여는 .pst 파일로 저장됩니다. "모든 대화는 대화 기록(Conversation History) 아래의 Team Chat 폴더에 있습니다." 또는 Teams 데이터가 "IM 또는 대화(Conversations)로 표시되는" Excel 출력으로 받을 수도 있습니다. 실행하려면 Purview 포털에서 eDiscovery Manager 역할이 필요합니다.

"법무, HR 또는 분쟁을 위해 이 채팅을 내보내기"에 맞는 경로이며, 채팅에 참여한 사람이 아니라 해당 역할을 가진 사람이 수행합니다.

원하던 기록이 사라지는 이유

"teams 채팅 내보내기" 다음으로 많이 검색되는 말은 "teams 채팅 기록 사라짐"입니다. Microsoft가 문서화한 메커니즘은 정확히 하나, 보존 정책입니다. 조직은 Teams 채팅과 채널 메시지가 일정 기간 후 삭제되도록 설정할 수 있습니다. 정책이 실행되면 "조직의 보존 정책으로 삭제된 메시지는 시스템 메시지로 대체되고", "보존 정책으로 삭제된 메시지는 복구할 수 없으며", "조직의 보존 정책 기간을 확인하려면 IT 관리자에게 문의하라"고 안내합니다.

문서화된 두 가지 세부 사항이 의외의 상황을 설명해 줍니다.

• 삭제는 테넌트의 사용자에게만 적용되는 것이 아니라 대화 전체에 적용됩니다. "Teams 클라이언트 앱의 해당 메시지는 대화에 참여한 모든 사용자에게서 삭제됩니다." 더 긴 정책을 가진 다른 조직의 사람도 예외가 아니어서, 사서함에 eDiscovery용 사본이 남아 있을 수 있는데도 그 사람은 "Teams에서 메시지를 볼 수 없게" 됩니다.
• 화면에 보이는 것이 기록의 전부는 아닙니다. "Teams 앱에 표시되는 메시지는 규정 준수 요건에 따라 보존되고 있는지 영구 삭제되었는지를 정확히 반영하지 않습니다." 사용자가 삭제한 메시지는 21일 동안 검색할 수 있고, 정책으로 만료된 메시지는 영구 삭제되기 전에 숨겨진 폴더에 최소 하루 동안 보관되며, 법적 보존(legal hold)이 걸리면 삭제가 중단됩니다.

따라서 화면에서 채팅이 사라졌더라도 관리자가 eDiscovery 검색을 하면 한동안은 찾을 수도 있습니다.

팀에는 어떤 의미인가

종합하면 Teams 문서가 설명하는 공간은 기록이 테넌트에 속하는 구조입니다. 멤버는 읽고, 관리자는 내보내고, 보존 정책이 기록이 얼마나 존재할지를 정하며, API든 PST든 복사 붙여넣기든 밖으로 나가는 모든 경로에서 메시지는 작성된 언어 그대로 나옵니다. 한 조직 안의 단일 언어 팀에는 일관된 설계입니다. 하지만 두 경우에는 불편해집니다. 관리자 없이 자신의 기록이 필요한 멤버, 그리고 기록이 세 가지 언어로 되어 있어 내보낸 결과가 읽는 사람이 아는 언어만큼만 읽히는 팀입니다.

기록을 보존하도록 설계되면 내보내기는 어떤 모습인가

우리는 공간이 남기는 기록을 중심으로 InterMIND를 만듭니다. 그래서 같은 방식으로 같은 사실을 서술합니다.

• 셀프서비스 내보내기. 데이터 내보내기가 포함된 플랜에서는 Settings → Backup & Restore → Create Backup으로 메시지, 회의 녹취, 파일, 이미지, 녹화가 담긴 채팅 ZIP을 만들 수 있고, Restore from Backup으로 선택한 채팅을 고정 메시지, 반응, 번역과 함께 복원할 수 있습니다. 관리자 역할도 API도 필요 없습니다. 문서: Backup & Restore.
• 회의 기록에는 영구 링크가 있습니다. 모든 회의의 요약(요약문, 결정 사항, action items, 녹화)은 회의를 예약할 때 만들어지는 하나의 주소에 있으며, 해당 회의의 로그인한 멤버에게 열려 있습니다. 채널에는 모든 세션의 요약이 남습니다. (회의 요약)
• 기록은 각 멤버의 언어로 읽힙니다. 채팅 기록, 요약, 문서는 독자별로 표시됩니다. 폴란드어를 읽는 멤버는 아무것도 내보내지 않고도 지난달의 결정을 폴란드어로 읽습니다. (일주일 뒤에 회의의 얼마나 남아 있는가)
• 직접 통제하는 보존. 데이터는 사용자 또는 팀 소유자가 삭제할 때까지 유지되며(이 기준은 개인정보 처리방침에 명시되어 있습니다), 팀 감사 로그는 소유자와 관리자가 CSV로 내보낼 수 있습니다. 삭제와 내보내기는 제품 안에서 셀프서비스로 가능하며, 우리의 DPA에도 같은 내용이 담겨 있습니다.

필요에 따른 경로

읽는 대신 직접 확인해 보세요

• 라이브 데모 체험하기 — 가입 없이 말해 보면, 방 안의 말이 23개 언어 중 청취자별로 번역되어 들립니다.
• 첫 회의 시작하기 — 게스트는 링크로 참여하고, 각자 자기 언어를 씁니다.
• Backup & Restore 문서 읽기 — ZIP에 무엇이 들어 있고 복원이 어떻게 동작하는지 설명합니다.

FAQ

Teams 채팅은 어떻게 내보내나요?

멤버는 메시지를 복사하거나 개별 메시지를 Outlook으로 공유할 수 있습니다. 관리자는 참여자의 사서함을 대상으로 Purview eDiscovery / 콘텐츠 검색을 실행해 결과를 .pst로 내보내거나, 관리자가 승인한 애플리케이션을 통해 Teams Export API를 사용할 수 있습니다. Microsoft의 클라이언트 문서에는 채팅용 내보내기 버튼이 없습니다.

Teams 채팅을 PDF로 내보내려면 어떻게 하나요?

Microsoft는 PDF 내보내기를 문서화하지 않았습니다. 문서화된 경로는 .pst(eDiscovery), Graph를 통한 JSON(Export API), 또는 Outlook으로 공유한 메시지로 끝나며, Outlook에서는 이메일을 PDF로 인쇄할 수 있습니다. 채팅을 문서에 복사해 PDF로 저장하는 것이 멤버 수준에서 현실적인 방법입니다.

내 Teams 채팅 기록이 왜 사라졌나요?

Microsoft에 따르면 보존 정책 때문입니다. 삭제된 메시지는 시스템 메시지로 대체되고 "복구할 수 없으며", 정책이 메시지를 얼마나 보관하는지는 IT 관리자에게 문의하라고 안내합니다. 삭제는 다른 조직 사람을 포함해 대화에 참여한 모든 사람에게 적용됩니다.

그룹 채팅에 추가되기 전의 채팅 기록을 볼 수 있나요?

당신을 추가한 사람이 기록을 포함하도록 선택한 경우에만 가능합니다. 기존 그룹 채팅에 사람을 추가할 때 추가하는 사람이 포함할 기록의 범위를 선택하며, 1:1 채팅에는 그런 옵션이 없습니다.

관리자가 두 사람 사이의 Teams 채팅을 내보낼 수 있나요?

네. 1:1 채팅은 두 참여자의 사서함에 저널링되므로 어느 쪽 사서함에서든 eDiscovery 검색으로 찾을 수 있고, Export API도 "1:1 채팅, 그룹 채팅, 회의 채팅, 채널 메시지"를 다룹니다.

관리자 없이 내 채팅을 내보내려면 어떻게 하나요?

Teams에서는 복사와 Outlook으로 공유 외에는 방법이 없습니다. InterMIND에서는 데이터 내보내기가 포함된 플랜의 Backup & Restore로 채팅, 녹취, 파일, 녹화가 담긴 ZIP을 만들고, 나중에 선택한 채팅을 복원할 수 있습니다.

같은 질문인데, 채팅이 WhatsApp에 있다면요?

도구가 다르면 한계도 다릅니다. 채팅 내보내기 기능, 거기에 담기는 내용, 메뉴 항목이 보이지 않을 때의 대처법은 WhatsApp 채팅 내보내는 방법에서 다룹니다.

출처: Microsoft Learn — Export content with the Microsoft Teams Export APIs, Microsoft Learn — Finding content in Microsoft Teams in eDiscovery, Microsoft Learn — Learn about retention for Teams, Microsoft Support — Teams messages about retention policies, Microsoft Support — Chat with others in Microsoft Teams, Microsoft Support — Share to Outlook from Microsoft Teams, Microsoft Support — Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings. Microsoft는 시간이 지나면서 기능과 관리자 도구를 변경합니다. 최신 상태는 해당 페이지에서 확인하세요. 모든 내용은 2026년 8월에 확인했습니다.