KI-Sekretariat für ein Team: Was Mia heute in Meetings, im Kanal und mit dem Kalender leistet – und wo die Tools von heute aufhören (2026)

Ein KI-Sekretariat ist der Teil der Sekretariatsarbeit, der eher organisatorisch als persönlich ist: vorbereiten, was ein Meeting braucht, festhalten, was dabei herausgekommen ist, auflisten, wer bis wann was zugesagt hat, das nächste Meeting in den Kalender eintragen und einen Monat später beantworten, was entschieden wurde und wo es steht. Es trifft keine Entscheidung und sitzt nicht auf dem Stuhl der Leitung; es hält die Unterlagen in Ordnung, damit die Entscheidenden das nicht tun müssen.

Die Idee ist älter als die Software. Jede Organisation mit mehr als ein paar Meetings pro Woche hatte einst eine Person, auf deren Schreibtisch das lag. Die meisten Teams mit zehn bis zweihundert Personen hatten diese Person nie – die Aufgabe verteilte sich auf alle, die am schnellsten tippen konnten –, und genau diese Teams suchen heute nach „KI-Sekretariat". Dieser Leitfaden behandelt zuerst die Aufgabe: woraus sie besteht, wie Sie jeden Teil abgeben und welches Briefing Sie kopieren können. Danach folgt die Übersicht: was die Tools, auf denen ein Team ohnehin arbeitet, unter diesem Stichwort dokumentieren und was Mia von InterMIND heute leistet.

Was ein KI-Sekretariat ist – und was nicht

Drei Rollen werden „Assistent" genannt, und nur eine davon ist die des Sekretariats:

Ein Notetaker ist nur eine der Aufgaben des Sekretariats. Der Unterschied liegt in der Kontinuität: Das Sekretariat kennt das vorige Meeting, wenn das nächste beginnt, weiß, wer noch etwas schuldet, und kann an einem Dienstagnachmittag gefragt werden, was am 3. vereinbart wurde. Eine einmal verschickte und vergessene Zusammenfassung ist kein Sekretariat, sondern ein Transkript im Kurzhaarschnitt.

Die sechs Aufgaben eines Sekretariats, der Reihe nach

Jede dieser Aufgaben lässt sich einzeln abgeben. Beginnen Sie mit denen, die Sie am meisten Zeit kosten.

1. Das Briefing vor dem Meeting. Was die vorige Sitzung entschieden hat, was noch offen ist und wer es schuldet, was die heutige Tagesordnung sagt. Ein gutes Sekretariat verschickt das, bevor jemand fragt.
2. Das Protokoll. Was entschieden wurde, was offen bleibt, was strittig war – jeweils mit Zeitstempel, damit ein späterer Streit auf die gesprochenen Worte zurückgeht und nicht auf die Erinnerung.
3. Die Zusagenliste. Jedes „Ich schicke es bis Freitag" mit Verantwortlichem und Datum, entnommen dem Meeting selbst und nicht den Notizen von jemandem darüber.
4. Der Folgetermin im Kalender. Sagt der Host „nächsten Donnerstag um drei", existiert zu dieser Zeit ein Meeting mit denselben Personen, und der Termin steht im Kalender jeder eingeladenen Person in ihrer Zeitzone.
5. Die Antwort aus dem Protokoll. „Was haben wir im März mit dem Distributor vereinbart?" – beantwortet aus den Recaps, mit einem Link zu der Stelle, an der es gesagt wurde.
6. Der Übertrag. Beginnt die nächste Sitzung, werden die offenen Punkte der letzten vorgelesen und als erledigt, nicht erledigt (mit Begründung) oder nicht besprochen markiert – damit nichts stillschweigend verloren geht.

Die ersten drei verkauft heute jedes Meeting-Tool als „KI". Bei den letzten drei hören die meisten auf, und gerade sie machen die ersten drei erst wertvoll.

Wie Sie eine Aufgabe an ein KI-Sekretariat abgeben

Davor: Geben Sie ihm den Raum, nicht eine Datei. Ein Sekretariat, das nur sieht, was Sie hineinkopieren, hat kein Gedächtnis. Halten Sie wiederkehrende Meetings an einem Ort, der ihre Historie bewahrt – in einem Kanal oder einem wiederkehrenden Raum –, damit „letztes Mal" für die Software etwas bedeutet. Legen Sie die Tagesordnung dorthin, wo das Meeting stattfindet, nicht in ein separates Dokument, das der Assistent nicht lesen kann.

Währenddessen: Sprechen Sie Ergebnisse laut aus. Jedes Sekretariat, ob Mensch oder Maschine, schreibt auf, was gesagt wurde. „Wir nehmen also Anbieter B" und „Anna, die Kalkulation bis Freitag" landen im Protokoll; eine Entscheidung, die alle verstanden, aber niemand ausgesprochen hat, kann das Sekretariat nicht festhalten. Wenn sich der Assistent im Raum ansprechen lässt, sprechen Sie ihn für Aufgaben mit Namen an und lassen Sie ihn beim Rest zuhören.

Danach: Lesen Sie die Liste zurück, dann weisen Sie zu. Das Protokoll ist ein Entwurf, bis jemand mit Entscheidungsbefugnis es gelesen hat. Prüfen Sie drei Dinge: dass jede Entscheidung eine Entscheidung ist, dass jede Zusage einen Verantwortlichen und ein Datum hat, dass jeder offene Punkt als offen markiert und nicht verloren ist. Dann lassen Sie den Folgetermin in den Kalender gehen.

Wochen später: Fragen Sie das Protokoll, nicht den Raum. Der Test für ein Sekretariat ist, ob eine Frage zum März aus dem Protokoll des Märzes beantwortet wird, mit Link, statt durch ein neues Meeting. Fragen Sie es schon beim ersten Mal, wenn Sie sonst eine Kollegin oder einen Kollegen fragen würden.

Ein Briefing zum Kopieren

Geben Sie dies jedem Assistenten, der Ihre Meetings sehen kann – im Raum, in einem Kanal oder über den Assistenten, den Sie ohnehin nutzen. Ersetzen Sie die Klammern.

Sekretariats-Briefing – [Team oder Kanal]
Vor jeder Sitzung: Poste, was die vorige Sitzung entschieden hat, was noch offen ist und wer es verantwortet, sowie die heutige Tagesordnung aus [Ort der Tagesordnung].
Währenddessen: Halte jede Entscheidung fest, jedes Action item mit Verantwortlichem und Datum und jede Frage, die gestellt und nicht beantwortet wurde. Schlussfolgere nichts; halte fest, was gesagt wurde.
Danach: Sende das Recap an alle Eingeladenen, in ihrer jeweiligen Sprache. Führe offene Punkte oben auf.
Folgetermin: Nennt [Host] ein Datum, lege das Meeting mit denselben Personen an und trage es in den Kalender ein.
Auf Anfrage: Beantworte „Was haben wir zu X entschieden?" aus den Recaps, mit einem Link zu der Stelle, an der es gesagt wurde.
Niemals: eine Entscheidung treffen, eine Aufgabe zuweisen, die niemand angenommen hat, oder etwas an eine neue Adresse senden, ohne dass [Host] bestätigt.

Die letzte Zeile ist wichtiger als alle anderen. Ein Sekretariat, das ohne Bestätigung handelt, ist ein Risiko; eines, das entwirft und wartet, ist ein Kollege.

KI-Chefassistenz: die Aufgabe und der Teil, der bereits läuft

Eine KI-Chefassistenz ist dieselbe Rolle, zugeschnitten auf eine einzelne Person statt auf ein Team: den Kalender, den Posteingang und die Meetings der Führungskraft. Die Suchanfragen überschneiden sich, weil sich die Aufgabe überschneidet, und es lohnt sich, zu trennen, was die Software leistet und was der Titel nahelegt.

Die Arbeit einer Chefassistenz hat vier Teile. Zwei davon laufen heute in Software, für ein Team ebenso wie für eine einzelne Person:

• Meetings und ihr Protokoll. Protokoll, Action items, Übertrag und Folgetermin im Kalender – die sechs Aufgaben von oben. Das läuft.
• Antworten aus dem Protokoll. „Was habe ich dem Vorstand letzten Monat versprochen?" – aus den Meetings selbst statt aus dem Gedächtnis. Das läuft überall dort, wo der Assistent die Meetings lesen kann.

Zwei davon laufen nicht oder nur als Entwurf:

• Urteilsvermögen über Menschen. Wen man in den Kalender lässt, wen man vertröstet, was die Chefin sagen würde – das bleibt bei einer Person, und ein Assistent, der etwas anderes vorgibt, ist eher gefährlich als hilfreich.
• Der Posteingang. Antworten zu entwerfen ist verbreitet; sie ungelesen zu versenden ist die Stelle, an der die meisten Organisationen die Grenze ziehen – zu Recht.

Der Teil einer KI-Chefassistenz, der bereits läuft, ist also das Sekretariat: das Protokoll und der Kalender. Das Briefing oben ist dasselbe Briefing, nur mit einem Namen in den Klammern statt dem eines Teams.

Wo die Tools von heute aufhören

Die drei Plattformen, für die die meisten Teams ohnehin zahlen, haben jeweils etwas unter diesem Stichwort. Die Tabelle listet ausschließlich dokumentiertes Verhalten auf, aus den eigenen Seiten der Anbieter, geordnet nach den sechs Aufgaben des Sekretariats; den Monat, in dem die jeweilige Seite geprüft wurde, finden Sie in der Fußzeile Quellen.

Zwei Dinge gelten für alle drei etablierten Anbieter gleichermaßen. Das Protokoll wird in der Sprache geschrieben, in der das Meeting gehalten wurde – Google sagt das ausdrücklich, Microsoft sagt es ausdrücklich, Zoom dokumentiert eine Zusammenfassung des gesprochenen Transkripts –, und es erreicht die Personen, die der Host oder ein Admin ausgewählt hat, in einer einzigen Kopie. Und der Schritt von „nächste Schritte erkannt" zu „am Donnerstag existiert ein Meeting mit diesen Personen" ist auf den geprüften Seiten entweder der Klick einer Person oder ein separat verkauftes Produkt, zunächst in einer Region.

Was Mia heute leistet

InterMIND ist ein Raum für die tägliche Kommunikation, der neben Teams, Slack oder Google Workspace steht, und Mia ist die Sekretärin darin. Das leistet sie heute in einem kostenpflichtigen Tarif, in der Reihenfolge, in der ein Team ihr begegnet.

Das Protokoll bleibt in der Sprache jedes Mitglieds, und es wird aufbewahrt. Jedes Meeting in einem Kanal endet mit einem Recap: der Zusammenfassung mit Zeitstempeln, dem Transkript und der Aufzeichnung unter einem dauerhaften Link, von jedem angemeldeten Mitglied in der eigenen Sprache gelesen – das Protokoll wird pro Leser übersetzt und nicht einmal in der Sprache geschrieben, die der Raum zufällig verwendet hat. Es kommt per E-Mail, als Nachricht im Kanal und als Link im Kalendereintrag an. Jedes Mitglied kann es bearbeiten, jede Änderung behält Autor und Versionsverlauf, und der Kanal bewahrt das Recap jeder vergangenen Sitzung auf. Eine Kopie kann über die Einstellung „Recap-Kopie" des Kanals an eine CRM-Adresse gehen. Die Recap-Dokumentation enthält die Details.

Fragen Sie sie von jedem Bildschirm aus. Das rechte Panel der App – ⌘/ auf dem Mac, Strg+/ anderswo oder Hilfe in der Seitenleiste – ist Mia, wenn Sie in einem kostenpflichtigen Tarif angemeldet sind. Sie kennt den Bildschirm, auf dem Sie sich befinden, und antwortet aus Ihren Meetings, Chats und Dateien; sie kann einen Meeting-Link oder eine Nachricht vorbereiten, die Sie bestätigen, und die Unterhaltung wird gespeichert. In einem Kanal trägt das Schloss neben dem Nachrichtenfeld die Beschriftung Mia zu diesem Kanal fragen: Sie liest Chat, Dateien und Recaps dieses Kanals, und der Thread bleibt im Kanal. In einem kostenpflichtigen Tarif kann sie außerdem im Web suchen und gibt die Adresse des Gefundenen an; ein Admin kann das abschalten. Ohne kostenpflichtigen Tarif antwortet sie aus der Dokumentation.

Arbeiten Sie aus dem Assistenten heraus, den Sie ohnehin nutzen. Jedes registrierte Konto kann Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini, Cursor oder jeden MCP-Client mit InterMIND verbinden, und der Assistent handelt als Sie. Lesen: die neuesten Recaps, eine über Ihre Recaps gesuchte Formulierung mit Ausschnitt und Link, das Transkript nach Sprecher, Ihre Meetings und Kanäle, die Nachrichten eines Kanals in Ihrer Sprache, Ihre Dokumente. Handeln: ein Meeting-Link sofort, ein Meeting zu einer lokalen Uhrzeit mit den Eingeladenen, geschrieben in Ihren verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender, eine Nachricht, die als Sie in einem Kanal gepostet wird – für jeden Leser übersetzt. So sind „Was haben wir letzte Woche mit Acme vereinbart? Sieh in meinen InterMIND-Recaps nach" und „Richte für Donnerstag um drei einen Call mit dem Team in Lyon ein und trag ihn in meinen Kalender ein" je eine Zeile, in dem Assistenten, den Sie gerade geöffnet haben. Der Assistent kann keinem Meeting beitreten, darin nicht sprechen und Ihre Einstellungen nicht ändern; ein darüber geführter Call zählt als Ihre Aktivität. Die Einrichtung je Client steht unter KI-Assistenten (MCP).

Im Meeting selbst, für ausgewählte Konten. Stand 18. Oktober 2026 läuft Mia im Meeting für ausgewählte Konten, während sie noch verfeinert wird: Sie antwortet auf Ansprache mit Namen laut, jeder Teilnehmende in der eigenen Sprache, postet zu Beginn, was die vorige Sitzung entschieden hat, hält eine Zusage in dem Moment fest, in dem sie ausgesprochen wird, und plant auf Wort des Hosts den Folgetermin in den Kalender des Commanders – mit einem „Rückgängig"-Button im Chat. Der Übertrag offener Punkte ins nächste Recap und der Start der nächsten Sitzung laufen auf dieselbe Weise. Was sie im Raum tut, beschreibt der Leitfaden zum KI-Meeting-Assistenten; beides ist noch nicht für jede Organisation aktiviert.

Ein Gast tritt per Link bei, ohne Konto und kostenlos – vom Smartphone, im Browser – und hört das Meeting live in der eigenen Sprache. Für Gäste gibt es danach kein Protokoll: Das Konto ist kostenlos, und erst damit wird das Protokoll zugänglich. Der Host stellt den Raum bereit und zahlt in einem kostenpflichtigen Tarif nur für die Mitglieder, die in den letzten 28 Tagen aktiv waren – die einem Meeting beigetreten sind, in einem Chat geschrieben oder Mia gefragt haben; Mitglieder, die ruhig werden, behalten ihren Zugang ohne Kosten. Alles läuft über das KI-Gateway, das die Organisation gewählt hat – standardmäßig Azure OpenAI in der EU Data Zone, auf Wunsch Vertex AI in der EU oder Bedrock im eigenen AWS-Konto der Organisation –, wobei nach der Verarbeitung nichts gespeichert bleibt; der Schalter für die KI-Funktionen schaltet Mia zusammen mit allem anderen ab.

• Ein vollständiges Recap öffnen – ein echtes Protokoll, erzeugt vom selben Code, der Ihres schreibt.
• Live-Demo ausprobieren – ohne Anmeldung; sprechen Sie, und hören Sie, wie der Raum pro Zuhörer übersetzt wird.

Ein Sekretariat wird einen Monat später beurteilt, nicht am selben Nachmittag: daran, ob die Frage zum März eine Antwort mit Link bekommt. Geben Sie die sechs Aufgaben eine nach der anderen ab, behalten Sie die letzte Zeile des Briefings bei und lesen Sie die Liste zurück, bevor sie rausgeht.

FAQ

Was ist ein KI-Sekretariat?

Ein KI-Assistent, der die organisatorische Arbeit rund um die Meetings eines Teams übernimmt: das Briefing vorab, das Protokoll und die Liste der Action items danach, das Folgemeeting im Kalender und Wochen später die Antworten aus dem Protokoll – „Was haben wir zu X entschieden, und wo steht es?" Von einem KI-Notetaker unterscheidet es sich durch Kontinuität: Es kennt das vorige Meeting, wenn das nächste beginnt, und weiß, wer noch etwas schuldet.

Was macht eine KI-Chefassistenz?

Dieselbe Aufgabe, zugeschnitten auf eine einzelne Person: deren Meetings, Protokoll und Kalender. Der Teil, der heute in Software läuft, ist der des Sekretariats – Protokoll, Action items, Übertrag, Folgetermin im Kalender, Antworten aus dem Protokoll. Urteilsvermögen über Menschen und das ungelesene Versenden von Post bleiben bei einer Person; die meisten Tools entwerfen und warten auf einen Klick.

Kann ein KI-Sekretariat Meetings planen?

Das hängt vom Tool ab. Auf den für diesen Beitrag geprüften Anbieterseiten „schedules events in Google Calendar or Microsoft Outlook" Zooms ZoomMate und wird separat verkauft, zuerst in Nordamerika; Microsofts Facilitator und Googles Meet-Notizen beschreiben keine Terminplanung. In InterMIND legt ein über MCP verbundener Assistent ein Meeting zu einer lokalen Uhrzeit an und schreibt es mit den Eingeladenen in Ihren verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender; im Raum tut Mia dasselbe auf Wort des Hosts, für ausgewählte Konten.

Kann ein KI-Assistent in einem Meeting Protokoll führen?

Ja, auf den drei Plattformen, auf denen die meisten Teams ohnehin arbeiten: Teams (Facilitator-Notizen, Copilot-Recap), Zoom (Zusammenfassung durch AI Companion) und Google Meet („Take notes for me") schreiben jeweils nach einem transkribierten Meeting eine Zusammenfassung, in der einen Sprache, in der das Meeting gehalten wurde, für die Empfänger, die der Host oder Admin ausgewählt hat. InterMIND schreibt das Recap mit Zeitstempeln, und jedes Mitglied liest es in der eigenen Sprache, wobei Änderungen im Versionsverlauf erhalten bleiben.

Ist ein KI-Sekretariat für vertrauliche Meetings sicher?

Achten Sie in der Dokumentation auf drei Dinge: wo das Modell läuft, was nach der Verarbeitung gespeichert bleibt und wer ihm Aufträge erteilen darf. In InterMIND wählt die Organisation das KI-Gateway – standardmäßig Azure OpenAI in der EU Data Zone, auf Wunsch Vertex AI in der EU oder Bedrock im eigenen AWS-Konto –, nach der Verarbeitung bleibt nichts gespeichert, Mia liest nur die Meetings, an denen Sie teilnehmen, und eine Aktion im Raum läuft nur auf Wort des Hosts oder einer Moderatorin bzw. eines Moderators, mit Rückgängig-Funktion.

Funktioniert Microsoft Copilot als Sekretariat in Teams-Meetings?

Teilweise, wie dokumentiert: Facilitator postet während des Meetings die Tagesordnung und Notizen und verfolgt Aufgaben in Planner in der öffentlichen Vorschau; es benötigt eine Copilot-Lizenz, funktioniert für Organisatoren und Präsentierende in internen Meetings und führt Notizen in einer ausgewählten Sprache. Einen Folgetermin aus dem Raum heraus zu planen und offene Punkte in die nächste Sitzung zu übertragen, wird auf Microsofts Facilitator-Seiten nicht beschrieben.

Quellen: Microsoft Learn — Set up Facilitator in Microsoft Teams, Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Zoom Support — Meeting questions with AI, Zoom — Zoom launches ZoomMate, Google Workspace Updates — Ask Gemini in Meet, Google Workspace Updates — "Take notes for me" now captures "next steps", geprüft im September 2026; Microsoft — Recap in Microsoft Teams und Zoom — Using Meeting Summary with AI Companion, geprüft im August 2026; Google Meet — "Take notes for me" in Google Meet, geprüft im Oktober 2026; InterMIND-Dokumentation — KI-Funktionen, Recap, KI-Assistenten (MCP). Anbieter ändern Tarife, Funktionen, Preise und Sprachlisten im Laufe der Zeit; den aktuellen Stand finden Sie auf deren Seiten.