如何导出 Microsoft Teams 聊天记录 (2026)：用户能做什么，管理员能做什么，以及历史记录为何会丢失
当您需要在 Teams 之外获取 Teams 聊天记录时——无论是处理客户纠纷、工作交接、同事离职，还是有人希望以书面形式确认某项决定——您都会发现搜索结果总是避而不谈的那个问题：Teams 客户端没有“导出”按钮。 Microsoft 的文档描述了两种导出路径，均面向管理员，外加几项普通成员可以执行的操作。本指南完全按照文档原意列出了所有这些方法（已于 2026 年 8 月核实），随后解答人们实际上会提出的第二个问题：为什么他们想要导出的历史记录已经不见了。
成员能做什么（无需管理员权限）
- 复制消息。 在聊天中选择文本并将其粘贴到文档中。这是手动操作，会丢失格式和附件，也是 Microsoft 文档中记载的唯一完全由成员自助完成的途径。
- 共享到 Outlook。 可以从 Teams 中将消息或对话线程发送到 Outlook（“共享到 Outlook”）——这适用于将特定交流内容转入电子邮件，以便归档或打印为 PDF。这是逐条消息的操作，而不是聊天导出。
- 添加人员时共享历史记录。 当您将人员添加到现有群聊时，“您还可以选择要包含多少聊天历史记录”——并且“只有在将人员添加到现有群聊时才能包含聊天历史记录，一对一聊天则不行。”这不会导出任何内容，但这是文档中记载的、在 Teams 内部将聊天过往记录交给新人的方法。
- 下载会议记录。 对于已转录的会议，组织者和联席组织者可以从会议聊天或 Recap 选项卡下载 .docx 或 .vtt 格式的记录文件。这涵盖的是会议中所说的内容，而不是聊天内容。
这些方法都不会生成聊天文件。为此，Microsoft 文档记载了以下两种途径。
管理员能做什么：两种已文档化的导出路径
1. Teams Export APIs (Microsoft Graph)
“Teams Export APIs 允许您从 Microsoft Teams 导出 1:1、群聊、会议聊天和频道消息。”文档化的形式如下：
- 它们以应用程序身份运行，而不是已登录用户：“应用程序权限由在没有已登录用户的情况下运行的应用使用。只有管理员才能批准应用程序权限”——Chat.Read.All、ChannelMessage.Read.All、User.Read.All，外加会议的转录和录制权限。
- 它们要求“为正在导出其数据的用户分配了有效的 Microsoft Teams 许可证”；不需要 Purview DLP 计划。
- 输出内容：带有附件元数据的消息、反应、控制消息（“用户 A 将用户 B 添加到聊天并共享了所有聊天历史记录”）、设置了保留策略情况下的编辑历史记录，以及会议录制 (MP4) 和转录 (VTT 或 DOCX) 的链接。
- 已删除的消息“可以在删除后 21 天内使用导出 API 访问”；来自已删除团队和频道的消息为 30 天。
实际上，这是由开发人员或经过认证的归档合作伙伴针对 Graph 进行编写，并由管理员批准该应用程序。这是用于“定期导出所有内容”的途径。
2. Purview eDiscovery / Content search
合规途径。Teams 消息会被记录到 Exchange Online 中：“所有 Microsoft Teams 1:1 或群聊都会记录到对应用户的邮箱中。所有标准频道消息都会记录到代表该团队的组邮箱中。”对这些邮箱进行 eDiscovery 搜索即可找到它们，导出结果会是一个在 Outlook 中打开的 .pst 文件——“所有对话都位于‘对话历史记录’下的‘团队聊天’文件夹中”——或者是 Excel 输出文件，其中 Teams 数据“显示为 IM 或对话”。运行此操作需要在 Purview 门户中拥有 eDiscovery Manager 角色。
这是用于“为法律、人力资源或纠纷导出此聊天”的途径——由拥有该角色的人员执行，而不是聊天中的当事人。
为什么您想要的历史记录会丢失
“导出 teams 聊天”之后的第二大搜索词是“teams 聊天历史记录丢失”，而 Microsoft 准确记录了一种机制：保留策略。组织可以将 Teams 聊天和频道消息设置为在一段时间后删除；当其触发时，“系统消息将替换由组织保留策略删除的消息”，“由保留策略删除的消息无法恢复”，建议是“要了解您的组织保留策略的时长，请联系您的 IT 管理员。”
文档中记载的两个细节解释了这些意外情况：
- 删除适用于对话，而不仅仅是您租户的用户：“Teams 客户端应用中的相应消息会对对话中的所有用户删除”——包括来自设置了更长策略的另一个组织中的人员，即使其邮箱中可能仍存在用于 eDiscovery 的副本，他们随后也“将无法在 Teams 中看到该消息”。
- 您所见的并非记录：“Teams 应用中可见的消息并不能准确反映它们是出于合规要求而被保留还是被永久删除。”用户删除的消息在 21 天内仍可被发现；策略过期的消息在永久删除前会在隐藏文件夹中保留至少一天，而任何法定保留都会暂停删除。
因此，如果聊天记录从您的屏幕上消失了，管理员进行的 eDiscovery 搜索可能仍能在一段时间内找到它。
这给团队留下了什么
总而言之，Teams 的文档描述了一个历史记录归属于租户的空间：成员阅读它，管理员导出它，保留策略决定它的存在时长，而每一个导出途径——API、PST、复制粘贴——交给您的都是以其原始语言编写的消息。对于单一组织内的单语种团队而言，这是一个连贯的设计。但在两种情况下会变得棘手：一是需要在没有管理员的情况下获取其历史记录的成员，二是历史记录包含三种语言的团队，此时导出内容的可读性仅取决于阅读者的语言能力。
当历史记录旨在被保留时，导出结果是怎样的
我们围绕空间留下的记录来构建 InterMIND，因此以相同方式陈述的等效事实如下：
- 自助导出。 在包含数据导出的计划中，Settings → Backup & Restore → Create Backup 会生成一个包含您的聊天——消息、会议转录、文件、图像和录制——的 ZIP 文件，而 Restore from Backup 会恢复选定的聊天，包括置顶、反应和翻译。无需管理员角色，无需 API。文档：Backup & Restore。
- 会议记录拥有永久链接。 每个会议的 recap——摘要、决定、行动项、录制——都位于一个地址，该地址在会议安排时即已生成，对已登录的该会议成员开放。频道保留每个会话的 recap。(Meeting recap)
- 历史记录以每位成员的语言呈现。 聊天历史记录、recap 和文档按阅读者呈现——阅读波兰语的成员可以用波兰语阅读上个月的决定，无需导出任何内容。(一周后您的会议还有多少内容存在)
- 由您控制的保留。 数据会一直保留，直到您或您的团队所有者删除它——该标准已写入隐私政策——并且团队审计日志可由所有者和管理员导出为 CSV。删除和导出均在产品内自助完成，这也是我们的 DPA 所述内容。
哪种需求适用哪种途径
| 您的需求 | Teams：文档记载的途径 | 谁可以执行 |
|---|---|---|
| 文档或电子邮件中的几条消息 | 复制，或共享到 Outlook | 任何成员 |
| 让新同事查看群聊的过往记录 | 添加他们并选择要包含的历史记录数量（仅限群聊） | 任何成员 |
| 会议中说了什么 | 下载转录文件 (.docx / .vtt) | 组织者、联席组织者 |
| 作为文件的整个聊天，用于纠纷或人力资源 | Purview eDiscovery / Content search → .pst | eDiscovery Manager 角色 |
| 所有消息，持续不断地存入归档 | 通过 Graph 使用 Teams Export APIs，管理员批准的应用 | 管理员 + 开发人员或归档合作伙伴 |
| 消失的历史记录 | 询问管理员关于保留策略的信息；eDiscovery 可能仍能找到它 | 管理员 |
| 您自己的聊天作为 ZIP 文件，并恢复 | InterMIND Backup & Restore | 您，在包含数据导出的计划中 |
与其阅读介绍，不如亲自体验
- 试用实时演示 —— 无需注册；开口说话，即可听到房间内以 23 种语言按听众进行实时翻译。
- 阅读 Backup & Restore 文档 —— ZIP 包含的内容以及恢复如何运作。
常见问题
如何导出 Teams 聊天？
作为成员：复制消息，或将个别消息共享到 Outlook。作为管理员：对参与者的邮箱运行 Purview eDiscovery / Content search 并将结果导出为 .pst，或者通过管理员批准的应用程序使用 Teams Export APIs。Microsoft 的客户端文档没有为聊天提供导出按钮。
如何将 Teams 聊天导出为 PDF？
Microsoft 没有提供 PDF 导出的文档。文档记载的途径最终生成的是 .pst（eDiscovery）、通过 Graph 生成的 JSON（Export APIs），或共享到 Outlook 的消息——从 Outlook 中，电子邮件可以打印为 PDF。将聊天复制到文档中并另存为 PDF 是实用的成员级途径。
为什么我的 Teams 聊天历史记录丢失了？
根据 Microsoft 的说明，这是因为保留策略：已删除的消息会被系统消息替换，“无法恢复”，建议是询问您的 IT 管理员该策略会保留消息多长时间。删除适用于对话中的每个人，包括其他组织中的成员。
我能看到在加入群聊之前的聊天历史记录吗？
只有在添加您的人选择包含它时才可以：在将人员添加到现有群聊时，添加者会选择要包含多少历史记录；对于一对一聊天，则没有此选项。
管理员能导出两人之间的 Teams 聊天吗？
可以——1:1 聊天会记录到双方参与者的邮箱中，因此对任一邮箱进行 eDiscovery 搜索即可找到它们，并且 Export API 涵盖“1:1、群聊、会议聊天和频道消息”。
在没有管理员的情况下，我如何导出自己的聊天？
在 Teams 中，除了复制和共享到 Outlook 之外，您无法做到。在 InterMIND 中，包含数据导出的计划上的 Backup & Restore 会创建一个包含您的聊天、转录、文件和录制的 ZIP 文件，并在稍后恢复选定的聊天。
同样的问题，但聊天是在 WhatsApp 上？
不同的工具，不同的限制——导出聊天、它包含的内容，以及当菜单项不在时该怎么做：如何导出 WhatsApp 聊天。
来源：Microsoft Learn — Export content with the Microsoft Teams Export APIs、Microsoft Learn — Finding content in Microsoft Teams in eDiscovery、Microsoft Learn — Learn about retention for Teams、Microsoft Support — Teams messages about retention policies、Microsoft Support — Chat with others in Microsoft Teams、Microsoft Support — Share to Outlook from Microsoft Teams、Microsoft Support — Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings。Microsoft 会随时间推移更改功能和管理工具；请查看这些页面以获取当前状态。所有事实均已于 2026 年 8 月核实。