Cách xuất một cuộc trò chuyện Microsoft Teams (2026): người dùng có thể làm gì, quản trị viên có thể làm gì, và tại sao lịch sử biến mất

Ngay khoảnh khắc bạn cần một cuộc trò chuyện Teams bên ngoài Teams — một tranh chấp với khách hàng, một bàn giao, một đồng nghiệp nghỉ việc, một quyết định ai đó muốn bằng văn bản — bạn phát hiện ra điều mà các kết quả tìm kiếm né tránh: client Teams không có nút Export. Tài liệu của Microsoft mô tả hai đường dẫn xuất, cả hai đều dành cho quản trị viên, cùng một vài thao tác mà một thành viên thông thường có thể làm. Hướng dẫn này liệt kê tất cả chúng đúng như tài liệu, được kiểm tra vào tháng 8 năm 2026, và sau đó là câu hỏi thứ hai mà mọi người thực sự mang theo: tại sao lịch sử họ muốn xuất lại không còn ở đó nữa.

Thành viên có thể làm gì (không cần quản trị viên)

• Copy the messages. Chọn văn bản trong cuộc trò chuyện và dán vào một tài liệu. Thao tác này thủ công, làm mất định dạng và tệp đính kèm, và đây là đường dẫn tự phục vụ hoàn toàn duy nhất mà Microsoft tài liệu hóa cho một thành viên.
• Share to Outlook. Một tin nhắn hoặc chuỗi tin nhắn có thể được gửi đến Outlook từ Teams ("Share to Outlook") — hữu ích để đưa một trao đổi cụ thể vào email, nơi nó có thể được lưu trữ hoặc in ra PDF. Đây là thao tác trên từng tin nhắn, không phải xuất một cuộc trò chuyện.
• Share history when adding someone. Khi bạn thêm người vào một cuộc trò chuyện nhóm hiện có, "bạn cũng có thể chọn bao nhiêu lịch sử trò chuyện sẽ bao gồm" — và "bạn chỉ có thể bao gồm lịch sử trò chuyện khi thêm ai đó vào một cuộc trò chuyện nhóm hiện có, không áp dụng cho trò chuyện một-một." Điều này không xuất bất cứ thứ gì, nhưng đây là cách được tài liệu hóa để trao quá khứ của một cuộc trò chuyện cho một người mới bên trong Teams.
• Download a meeting transcript. Đối với các cuộc họp đã được chuyển ngữ, người tổ chức và đồng tổ chức có thể tải bản chép lại dưới dạng tệp .docx hoặc .vtt từ cuộc trò chuyện cuộc họp hoặc tab Recap. Điều đó bao gồm những gì đã được nói trong một cuộc họp, không phải cuộc trò chuyện.

Không có cách nào ở trên tạo ra một tệp của cuộc trò chuyện. Để làm điều đó, Microsoft tài liệu hóa hai đường dẫn dưới đây.

Quản trị viên có thể làm gì: hai đường dẫn xuất được tài liệu hóa

1. Teams Export APIs (Microsoft Graph)

"Teams Export APIs cho phép bạn xuất tin nhắn 1:1, trò chuyện nhóm, trò chuyện cuộc họp và tin nhắn kênh từ Microsoft Teams." Hình dạng được tài liệu hóa:

• Chúng chạy dưới dạng một application, không phải người dùng đã đăng nhập: "application permissions được sử dụng bởi các ứng dụng chạy mà không có người dùng đã đăng nhập hiện diện. Chỉ quản trị viên mới có thể phê duyệt application permissions" — Chat.Read.All, ChannelMessage.Read.All, User.Read.All, cộng với quyền bản chép lại và bản ghi cho các cuộc họp.
• Chúng yêu cầu "một giấy phép Microsoft Teams đang hoạt động được gán cho những người dùng có dữ liệu đang được xuất"; không cần gói Purview DLP.
• Kết quả đầu ra: tin nhắn với siêu dữ liệu tệp đính kèm, phản ứng, tin nhắn điều khiển ("Người dùng A đã thêm Người dùng B vào cuộc trò chuyện và chia sẻ toàn bộ lịch sử trò chuyện"), lịch sử chỉnh sửa ở nơi có chính sách lưu giữ, và các liên kết đến bản ghi cuộc họp (MP4) cùng bản chép lại (VTT hoặc DOCX).
• Tin nhắn đã xóa "có thể được truy cập bằng export APIs tối đa 21 ngày kể từ thời điểm xóa"; tin nhắn từ các nhóm và kênh đã xóa trong 30 ngày.

Trên thực tế, đây là một nhà phát triển hoặc một đối tác lưu trữ được chứng nhận viết giao tiếp với Graph, với một quản trị viên phê duyệt ứng dụng. Đây là đường dẫn cho "xuất mọi thứ, thường xuyên".

2. Purview eDiscovery / Content search

Đường dẫn compliance. Các tin nhắn Teams được ghi nhật ký vào Exchange Online: "tất cả các cuộc trò chuyện 1:1 hoặc nhóm trên Microsoft Teams đều được ghi nhật ký qua đến hộp thư tương ứng của người dùng. Tất cả tin nhắn kênh tiêu chuẩn đều được ghi nhật ký qua đến hộp thư nhóm đại diện cho team." Một tìm kiếm eDiscovery trên các hộp thư đó sẽ tìm thấy chúng, và kết quả xuất sẽ tồn tại dưới dạng .pst mà bạn mở trong Outlook — "tất cả các cuộc trò chuyện đều nằm trong thư mục Team Chat dưới Conversation History" — hoặc dưới dạng đầu ra Excel nơi dữ liệu Teams "xuất hiện dưới dạng IM hoặc Conversations". Việc chạy nó đòi hỏi vai trò eDiscovery Manager trong cổng thông tin Purview.

Đó là đường dẫn cho "xuất cuộc trò chuyện này cho mục đích pháp lý, nhân sự hoặc tranh chấp" — bởi một người có vai trò, không phải bởi người trong cuộc trò chuyện.

Tại sao lịch sử bạn muốn lại bị thiếu

Lần tìm kiếm thứ hai đứng sau "export teams chat" là "teams chat history missing", và Microsoft tài liệu hóa chính xác một cơ chế: retention policies. Một tổ chức có thể đặt các cuộc trò chuyện và tin nhắn kênh Teams để bị xóa sau một khoảng thời gian; khi nó kích hoạt, "một system message sẽ thay thế những tin nhắn đã bị xóa bởi retention policy của tổ chức", "các tin nhắn đã bị xóa bởi retention policy không thể được khôi phục", và lời khuyên là "để tìm ra retention policy của tổ chức bạn kéo dài bao lâu, hãy liên hệ với quản trị viên IT của bạn."

Hai chi tiết được tài liệu hóa giải thích những sự bất ngờ:

• Việc xóa áp dụng cho cuộc trò chuyện, không chỉ cho người dùng trong tenant của bạn: "tin nhắn tương ứng trong ứng dụng client Teams bị xóa đối với tất cả người dùng trong cuộc trò chuyện" — bao gồm những người từ một tổ chức khác có chính sách dài hơn, những người sau đó "sẽ không thể thấy tin nhắn trong Teams" ngay cả khi một bản sao có thể vẫn tồn tại trong hộp thư của họ cho eDiscovery.
• Những gì bạn thấy không phải là bản ghi: "các tin nhắn hiển thị trong ứng dụng Teams không phải là phản ánh chính xác về việc chúng có được lưu giữ hay bị xóa vĩnh viễn cho các yêu cầu compliance hay không." Một tin nhắn do người dùng xóa vẫn có thể được phát hiện trong 21 ngày; các tin nhắn hết hạn theo chính sách nằm trong một thư mục ẩn trong ít nhất một ngày trước khi xóa vĩnh viễn, và bất kỳ lệnh giữ pháp lý nào cũng đình chỉ việc xóa.

Vì vậy, nếu cuộc trò chuyện đã biến mất khỏi màn hình của bạn, một tìm kiếm eDiscovery bởi quản trị viên vẫn có thể tìm thấy nó — trong một khoảng thời gian.

Điều này để lại cho một đội ở đâu

Gộp lại, tài liệu của Teams mô tả một không gian mà lịch sử của nó thuộc về tenant: các thành viên đọc nó, các quản trị viên xuất nó, retention quyết định nó tồn tại bao lâu, và mọi đường dẫn ra ngoài — API, PST, copy-paste — trao cho bạn các tin nhắn bằng ngôn ngữ mà chúng được viết ra. Đối với một đội sử dụng một ngôn ngữ bên trong một tổ chức, đó là một thiết kế mạch lạc. Nó trở nên bất tiện trong hai trường hợp: một thành viên cần lịch sử của họ mà không cần quản trị viên, và một đội có lịch sử bằng ba ngôn ngữ, nơi bản xuất chỉ dễ đọc ngang với các ngôn ngữ của người đọc.

Một bản xuất trông như thế nào khi lịch sử được xây dựng để giữ lại

Chúng tôi xây dựng InterMIND xoay quanh bản ghi mà một không gian để lại, vì vậy các sự thật tương đương, được phát biểu theo cùng cách:

• Self-service export. Trên các gói có bao gồm xuất dữ liệu, Settings → Backup & Restore → Create Backup tạo ra một tệp ZIP các cuộc trò chuyện của bạn — tin nhắn, bản chép lại cuộc họp, tệp, hình ảnh và bản ghi — và Restore from Backup đưa các cuộc trò chuyện đã chọn trở lại, cùng với ghim, phản ứng và bản dịch. Không cần vai trò quản trị viên, không cần API. Tài liệu: Backup & Restore.
• Bản ghi của cuộc họp có một liên kết vĩnh viễn. Bản chép lại của mỗi cuộc họp — tóm tắt, quyết định, mục hành động, bản ghi — nằm tại một địa chỉ, được tạo khi cuộc họp được lên lịch, mở cho các thành viên đã đăng nhập của cuộc họp đó. Các kênh giữ bản chép lại của mỗi phiên. (Meeting recap)
• Lịch sử được đọc theo ngôn ngữ của từng thành viên. Lịch sử trò chuyện, bản chép lại và tài liệu được hiển thị theo từng người đọc — một thành viên đọc tiếng Ba Lan sẽ đọc quyết định của tháng trước bằng tiếng Ba Lan, mà không cần xuất bất cứ thứ gì. (How much of your meeting still exists a week later)
• Retention do bạn kiểm soát. Dữ liệu lưu lại cho đến khi bạn hoặc chủ đội của bạn xóa nó — tiêu chí này được viết vào chính sách bảo mật — và nhật ký kiểm toán đội xuất dưới dạng CSV cho các chủ sở hữu và quản trị viên. Việc xóa và xuất là tự phục vụ trong sản phẩm, điều này cũng đúng như những gì DPA của chúng tôi nói.

Đường dẫn nào cho nhu cầu nào

Xem trực tiếp thay vì đọc về nó

• Thử bản demo trực tiếp — không cần đăng ký; nói, và nghe cuộc họp được dịch theo từng người nghe bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong số 23 ngôn ngữ.
• Đọc tài liệu Backup & Restore — tệp ZIP chứa gì và việc khôi phục hoạt động ra sao.

FAQ

Làm cách nào để xuất một cuộc trò chuyện Teams?

Với tư cách thành viên: sao chép các tin nhắn, hoặc chia sẻ từng tin nhắn đến Outlook. Với tư cách quản trị viên: chạy tìm kiếm Purview eDiscovery / Content search qua hộp thư của những người tham gia và xuất kết quả dưới dạng .pst, hoặc sử dụng Teams Export APIs thông qua một ứng dụng được quản trị viên phê duyệt. Tài liệu client của Microsoft không cung cấp nút Export cho một cuộc trò chuyện.

Làm cách nào để xuất một cuộc trò chuyện Teams sang PDF?

Microsoft không tài liệu hóa xuất PDF. Các đường dẫn được tài liệu hóa kết thúc ở tệp .pst (eDiscovery), JSON qua Graph (Export APIs), hoặc một tin nhắn được chia sẻ đến Outlook — từ Outlook, một email in ra PDF. Sao chép cuộc trò chuyện vào một tài liệu và lưu dưới dạng PDF là đường dẫn cấp độ thành viên thực tế.

Tại sao lịch sử trò chuyện Teams của tôi bị thiếu?

Vì một retention policy, theo Microsoft: các tin nhắn đã xóa được thay thế bằng một system message, "không thể được khôi phục", và lời khuyên là hỏi quản trị viên IT của bạn về việc chính sách giữ tin nhắn trong bao lâu. Việc xóa áp dụng cho tất cả mọi người trong cuộc trò chuyện, bao gồm cả những người ở các tổ chức khác.

Tôi có thể xem lịch sử trò chuyện từ trước khi tôi được thêm vào một cuộc trò chuyện nhóm không?

Chỉ nếu người thêm bạn đã chọn bao gồm nó: khi thêm người vào một cuộc trò chuyện nhóm hiện có, người thêm chọn bao nhiêu lịch sử để bao gồm; đối với các cuộc trò chuyện một-một thì không có tùy chọn đó.

Quản trị viên có thể xuất một cuộc trò chuyện Teams giữa hai người không?

Có — các cuộc trò chuyện 1:1 được ghi nhật ký vào hộp thư của cả hai người tham gia, vì vậy tìm kiếm eDiscovery trên hộp thư nào cũng sẽ tìm thấy chúng, và Export APIs bao phủ "1:1, group chat, meeting chats, và channel messages".

Làm cách nào để xuất các cuộc trò chuyện của riêng tôi mà không cần quản trị viên?

Trong Teams, bạn không thể ngoài sao chép và Share to Outlook. Trong InterMIND, Backup & Restore trên các gói có xuất dữ liệu tạo ra một tệp ZIP các cuộc trò chuyện, bản chép lại, tệp và bản ghi của bạn, và khôi phục các cuộc trò chuyện đã chọn sau này.

Cùng câu hỏi, nhưng cuộc trò chuyện trên WhatsApp?

Công cụ khác, giới hạn khác — Export chat, nó mang theo gì, và phải làm gì khi mục menu không có ở đó: cách xuất một cuộc trò chuyện WhatsApp.

Nguồn: Microsoft Learn — Export content with the Microsoft Teams Export APIs, Microsoft Learn — Finding content in Microsoft Teams in eDiscovery, Microsoft Learn — Learn about retention for Teams, Microsoft Support — Teams messages about retention policies, Microsoft Support — Chat with others in Microsoft Teams, Microsoft Support — Share to Outlook from Microsoft Teams, Microsoft Support — Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings. Microsoft thay đổi các tính năng và công cụ quản trị theo thời gian; hãy kiểm tra các trang để biết trạng thái hiện tại. Tất cả sự thật được kiểm tra vào tháng 8 năm 2026.