Teams Meeting Shared Files: hva dokumentasjonen sier, og hvordan en delt fil blir et svar i møtet

8. september 2026 la Microsoft funksjon 570427 til i Microsoft 365-veikartet. Oppføringen lyder i sin helhet:

The new Meeting Shared Files feature allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants. AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality.

Dette er en mekanikk det er verdt å ha. Filer slutter å være meldinger som ruller bort, og AI-en i rommet svarer ut fra presentasjonen rommet faktisk ser på.

Dette innlegget er to dokumenterte kart. Det første viser hva Microsofts egne sider sier om funksjonen og om AI-en som leser filene: lisensen den krever, møtene den fungerer i, hvem som kan slå den på og hvilket språk den svarer på. Det andre viser hvordan samme jobb fungerer i InterMIND i dag, mekanikk for mekanikk. En fil slippes inn i møtet, sammendraget dukker opp av seg selv, og Mia, møtets AI-deltaker, svarer høyt på spørsmål basert på filen, slik at hver deltaker hører henne på sitt eget språk. Opplysninger om leverandøren er sitert fra Microsofts veikart og støttesider, kontrollert i september 2026. Lenkene står i bunnteksten.

Hva veikartoppføringen sier

Veikartraden er primærdokumentet, så den bør leses som data og ikke som en kunngjøring. Hentet fra Microsofts veikart-API 9. september 2026 har funksjon 570427 disse feltene:

To ting oppføringen ikke oppgir på kontrolltidspunktet: den nevner ingen tilgangsregel for deltakere som ikke tilhører tenanten, og ingen språkatferd for det delte innholdet eller for AI-svarene som bygger på det. Produktetiketten «Microsoft Copilot (Microsoft 365)» er oppføringens egen. Hva den innebærer for lisensiering, er dokumentert andre steder, på Facilitator-siden.

AI-en som leser filene er lisensiert og avgrenset

Veikartoppføringen nevner Facilitator-agenten som den som bruker delte filer. Microsofts støtteside for Facilitator angir grensene, og hver av disse er et sitat:

Lisensen. "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting. However, any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes."

Møtetypene. "Facilitator can only be added to scheduled meetings, and can't be added to channel meetings, instant meetings, or Teams calls."

Hva den gjør med filer. Blant funksjonene som er listet opp: "Create a high-quality word document based on the meeting discussion, chat history and shared files."

Vilkåret for å spørre den i etterkant. "To prompt Facilitator about the meeting after it ends, make sure to turn on transcription before or during the meeting. If Copilot is set to start without transcription, Facilitator will start without transcription as well."

Hvem som kan slå den på midt i møtet. "Only meeting participants who are organizers or presenters and are using Teams for web or desktop can turn Facilitator on or off during a meeting."

Språket. "When you turn on Facilitator, you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected." Valget er en egenskap ved møtet, ikke ved personen som spør.

Microsoft dokumenterer også to tilfeller der agenten ikke kan lese det den ble pekt mot. Det ene er når "only the organizer has joined", fordi "Facilitator can't read the organizer's copy of the meeting invite due to privacy requirements". Det andre er når invitasjonen eller notatene har en sensitivitetsetikett: "if the meeting invite or notes have a sensitivity label (such as Confidential or another label that requires encryption), Facilitator can't read or extract the agenda."

Ytterligere to dokumenterte fakta fra samme produktfamilie, fordi en delt fil i et flerspråklig rom møter dem: Interpreter-agentens side lister ti støttede språk, "English, Spanish, Portuguese, Japanese, Simplified Chinese (Mandarin), Italian, German, French, Korean and Taiwanese", med "20 hours of interpretation … included per person per month with a Microsoft Copilot license". Siden om direkteteksting sier at "Teams doesn't save captions. If you'd like a transcript of the meeting, turn on transcription."

Samlet gir det det dokumenterte bildet per september 2026: Filen deles med alle. AI-en som leser den krever Copilot-lisens, fungerer bare i planlagte møter, slås på av organisatorer eller presentatører og svarer på det ene språket som er valgt for møtet. Eksterne deltakere ser ikke dens sanntidsoppdateringer i Chat og Notes.

Slik fungerer dette i InterMIND

Alt nedenfor beskriver hvordan produktet fungerer i dag, og hvert punkt er en mekanikk, ikke en påstand om kvalitet.

En fil som slippes i møtechatten, leses på din maskin. Når et dokument legges ved i en møtechat eller en kanal, trekkes teksten ut i nettleseren din. En Web Worker konverterer filen lokalt, opptil 50 MB. Dette støttes: DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF; PDF med tekstlag; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV; TXT, MD, Markdown; EPUB. Filens tekst sendes ikke til en tredjepart for parsing.

Sammendraget lages automatisk, uten knapp og uten lisens. Et øyeblikk etter at filen er lagt inn, bytter kortets statuslinje fra Preparing summary… til AI summary, med Preview ved siden av for selve dokumentet. Ingen trykker på noe, ingen må være den som «kjører AI-en på det», og sammendrag har ingen planbasert kvote.

Et spørsmål om filen får svar i møtet, på hver deltakers språk. Status 19. september 2026: Mia i møter er i forhåndsvisning. Hun testes internt i InterMIND og er ikke slått på for kundeorganisasjoner ennå. Det som følger, beskriver hvordan hun fungerer i forhåndsvisningen. Mia er organisasjonens AI-deltaker. Si høyt «Mia, hvilken leveringsdato står i kontrakten?», eller bytt møtechatten til privat modus (låsen ved siden av meldingsfeltet) og skriv spørsmålet der. Hun svarer ut fra materialet i denne økten: transkripsjonen så langt, chatten, sammendragene av dokumentene som er delt i den, og oppsummeringene av rommets tidligere økter. Hvis materialet ikke inneholder svaret, sier hun det i én setning i stedet for å finne på et tall. Hun svarer lisensierte deltakere på betalte planer, altså Pro, Business og Enterprise. En deltaker på en betalt plan har henne i hvert møte vedkommende blir med i, uansett hvem som er vert. Gjester og deltakere på gratisplanen hører hennes muntlige svar til andre, men hun svarer dem ikke selv. Det finnes ingen AI-tilleggspakke oppå planen, ingen møtetype hun ikke kan delta i, og ingen må slå henne på under samtalen. Hun er aktiv så lenge AI-funksjonene er slått på for vertens organisasjon.

Svaret følger spørsmålet. Når hun blir spurt høyt, svarer Mia høyt til hele rommet. Svaret skrives nativt på spørsmålets språk og på alle andre språk som er til stede i rommet, og leses opp på hver deltakers enhet på den deltakerens språk. Ingenting skrives til chatten. Når hun blir spurt i chattens private modus, svarer hun bare der, i tekst, og ingen andre i rommet ser utvekslingen. Mia er ikke deltaker i selve samtalen: hun er ikke med i opptaket eller transkripsjonen, og stemmen hennes går aldri gjennom en annen deltakers mikrofon. Begynn å snakke, så slutter hun. Stop Mia avbryter et svar.

Svaret kjører på gatewayen vertens organisasjon har valgt. Hun bruker AI-gatewayen organisasjonen har valgt for alle sine AI-funksjoner, enten standard EU-gateway eller organisasjonens eget endepunkt, og stemmen kommer fra denne gatewayens leverandør. På et eget endepunkt finnes det ingen stemme, så et muntlig spørsmål besvares som tekst i møtechatten.

Hvert punkt i sammendraget er forankret i dokumentet. Punktene i sammendraget skrives mot avsnittsmarkører som er satt inn i den uttrukne teksten, slik at hvert punkt avsluttes med en ¶ link som hopper til det nøyaktige kildeavsnittet i fanen Extracted text. Et utsagn i sammendraget er ett klikk fra forfatterens egne ord, og den uttrukne teksten oversettes bevisst aldri, så ankeret lander alltid på forfatterens egne formuleringer.

Hvert medlem leser sammendraget på sitt eget språk. Sammendraget skrives først på dokumentets eget språk, og leveres deretter til hver leser på leserens møtespråk og mellomlagres per språk.

Et dokument som åpnes under samtalen, havner på alle scener. Et Google Docs- eller OneDrive-dokument som er lenket i møtechatten, kan åpnes for hele konferansen. Det vises på hver deltakers scene, merket med hvem som delte det, hver seer ruller og zoomer uavhengig, og hver seers klient ber om det på seerens eget grensesnittspråk. Notater med rik tekst legges på scenen på samme måte, med visningene Translated, Original og side om side for hver leser.

Filens innhold kommer inn i referatet med samme vekt som tale. Dokumenter som deles under en økt, bidrar med sine sammendrag til møteoppsummeringen sammen med det som ble sagt, og oppsummeringsprompten behandler et tall eller en beslutning i et dokument nøyaktig som et muntlig. En økt der ingen snakket, men dokumenter ble delt, gir fortsatt en oppsummering.

Å lese det krever medlemskap. Den uttrukne teksten og sammendraget ligger bare i databasen vår, aldri i offentlig fillagring, og ruten som leverer dem krever medlemskap i det aktuelle møtet eller kanalen.

Å oversette hele filen er en egen, målt funksjon. Å lese en delt PDF- eller Office-fil på ditt språk, altså dokumentet og ikke sammendraget, er dokumentoversettelse. Den dekker 30 dokumentspråk og telles i distinkte filer over et rullerende 30-dagersvindu: 10 på Pro, 30 på Business, 100 på Enterprise, og ikke tilgjengelig på Basic.

Tallene per pipeline, fordi det ikke finnes ett enkelt svar: 23 språk for tale og chat, 30 for dokumenter, 17 grensesnittspråk.

Fem begrensninger som er verdt å si rett ut. En uautentisert gjest kan være med i møtet, se dokumentet på scenen og høre Mias muntlige svar om det, men Mia svarer ikke på gjestens egne spørsmål, og sammendragskortet tilhører et innlogget medlem, siden det ellers ikke finnes noen konto det kan tilhøre. En Google Drive- eller OneDrive-lenke deler en peker og ikke selve filen, så det finnes ingen tekst hos oss å trekke ut, oppsummere eller spørre Mia om. Innholdet blir hos leverandøren. En skannet PDF har ikke tekstlag og merkes som det i stedet for å bli oppsummert i det stille, og OCR utføres ikke. Filer som kommer fra mobilappen eller Telegram-broen, trekkes ikke ut ennå. Og Mia svarer ut fra et dokuments sammendrag og ikke fra hele teksten, så en detalj sammendraget ikke tok med, er en detalj hun vil si at hun ikke har.

Side ved side

Dokumenterte fakta fra Microsofts egne sider, kontrollert i september 2026. Der en side ikke oppgir noe, sier cellen det.

Begge kolonnene knytter AI-en i møtet til en betalt rettighet hos personen som bruker den. Radene der de to dokumentasjonene er ulike, er møtetypene, bryteren under samtalen, hvem som hører svaret og språket i svaret.

Hvis du blir på Teams

Fire ting som er verdt å gjøre, alle hentet fra dokumentasjonen ovenfor:

1. Sjekk hvem i møtet som har en Copilot-lisens. Agenten som leser delte filer, trenger en for å bli lagt til eller slått på, og bare organisatorer eller presentatører på Teams for web eller desktop kan slå den på midt i møtet.
2. Planlegg møtet. Facilitator kan ikke legges til i kanalmøter, umiddelbare møter eller samtaler. Hvis filbasert AI er viktig, er kalenderinvitasjonen inngangen.
3. Slå på transkripsjon før eller under samtalen hvis noen vil spørre om møtet i etterkant. Microsoft dokumenterer det som vilkåret.
4. Velg møtespråket med omhu. Facilitator svarer på det ene språket som er valgt for møtet, og deltakere utenfor tenanten ser ikke dens sanntidsoppdateringer i Chat og Notes.

Hvis de fleste av dem filen ble delt med, ikke kan spørre om den, enten på grunn av feil møtetype, feil tenant eller feil språk, ble filen distribuert og ikke delt.

FAQ

Hva er Microsoft Teams Meeting Shared Files? En Teams-funksjon på Microsoft 365-veikartet som funksjon 570427, opprettet 8. september 2026. Microsofts oppføring sier at den "allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants," og at "AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality." Raden er merket med både Microsoft Teams og Microsoft Copilot (Microsoft 365) (kontrollert i september 2026).

Når er Meeting Shared Files tilgjengelig? Veikartoppføringen oppgir status "In development", utgivelsesfase "General Availability" og tilgjengelighet "October CY2026", for skyinstansen "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", med plattformetiketter for Android, Desktop, iOS, Linux og Mac (kontrollert i september 2026). Datoene i veikartet er Microsofts egne og kan flytte seg.

Trenger jeg en Microsoft Copilot-lisens for å bruke AI-en som leser møtefiler? For Facilitator, ja: "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting." Microsoft legger til at "any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes," så lisensen styrer det å slå den på, ikke det å følge med på resultatet innenfor tenanten (kontrollert i september 2026).

Kan eksterne eller anonyme deltakere bruke den filbaserte AI-en i et Teams-møte? Microsofts Facilitator-side sier at sanntidsoppdateringer i Chat og Notes er synlige for "any meeting participant (excluding external participants)". Veikartoppføringen for Meeting Shared Files oppgir ingen tilgangsregel for deltakere utenfor tenanten (kontrollert i september 2026).

Kan jeg stille møte-AI-en et spørsmål om en delt fil? I InterMIND, ja: tiltal Mia ved navn høyt, eller skriv til henne i privat modus i møtechatten (låsen ved siden av meldingsfeltet), så svarer hun ut fra sammendragene av dokumentene som er delt i denne økten, sammen med transkripsjonen, chatten og oppsummeringene av rommets tidligere økter. Hun svarer lisensierte deltakere på betalte planer i hvert møte de blir med i. Gjester og deltakere på gratisplanen hører hennes muntlige svar til andre. Ingen bryter under samtalen er involvert. For Teams sier veikartoppføringen at "AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions," og Facilitator-siden dokumenterer Copilot-lisensen og vilkåret om planlagte møter (kontrollert i september 2026).

På hvilket språk svarer møte-AI-en? I InterMIND, på alle språk som er til stede i rommet: Mias muntlige svar skrives nativt per språk og leses opp på hver deltakers enhet på den deltakerens språk. Et spørsmål skrevet i chattens private modus besvares der, i tekst, til personen som skrev det. For Facilitator sier Microsoft at "you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected", altså ett språk per møte (kontrollert i september 2026).

Kan alle i et møte lese en delt fil på sitt eget språk? I InterMIND leveres filens sammendrag til hvert medlem på medlemmets eget språk og mellomlagres per språk. Et lenket dokument som åpnes på scenen, hentes av hver seers klient på seerens eget grensesnittspråk, og å lese selve dokumentet på ditt språk er dokumentoversettelse, som dekker 30 språk og måles per plan. For Teams sier veikartoppføringen at filen deles med alle deltakere, men oppgir ingen språkatferd per deltaker (kontrollert i september 2026).

Kan jeg kontrollere et AI-sammendrag mot dokumentet det kom fra? I InterMIND, ja: hvert punkt i sammendraget avsluttes med en ¶ link som hopper til det nøyaktige avsnittet i den uttrukne teksten det ble skrevet fra, og den uttrukne teksten oversettes aldri, så ankeret lander alltid på forfatterens egne formuleringer. Fanen Extracted text inneholder dokumentets fulle tekst slik den ble lest fra filen.

Er dokumentsammendrag begrenset av plan? I InterMIND er sammendraget av et delt dokument inkludert på alle planer uten kvote. Mia i møter er i forhåndsvisning og er ikke del av noen plan ennå. I forhåndsvisningen svarer hun deltakere på planene Pro, Business og Enterprise, uten AI-tilleggspakke oppå. Å oversette hele dokumentet er den målte funksjonen: distinkte filer over et rullerende 30-dagersvindu, 10 på Pro, 30 på Business, 100 på Enterprise, og ikke tilgjengelig på Basic.

Hva skjer med en delt fil etter møtet? Sammendraget mater møteoppsummeringen sammen med det som ble sagt, med samme vekt som muntlig innhold. En økt der ingenting ble sagt, men dokumenter ble delt, gir fortsatt en oppsummering. Filens kort blir stående i chatten med sin AI summary og Extracted text, lesbare for medlemmer av det møtet eller den kanalen og ingen andre, og Mia i rommets neste økt svarer fra den oppsummeringen.

Prøv det

• Åpne live-demoen – et møte på ditt språk, uten registrering.
• Se hvordan dokumentsammendrag ser ut – ¶-ankrene, statuslinjen og språkregelen.
• Les dokumentasjonen om dokumentsammendrag – formater, kortstatuser, personvern og kvoter.
• Les hvordan deling under samtalen fungerer – dokumenter, notater og oppsummeringer på scenen.
• Sjekk oversettelseskvaliteten før du betaler for den – resultater per språkpar på ekte trafikk.

Hvis det som plager deg ikke er filen, men referatet den blir til, står det argumentet i et eget innlegg: hvordan du beholder et møtes transkripsjon, sammendrag og action items etter samtalen.

Kilder: Microsoft 365 Roadmap – feature 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (felt sitert fra Microsofts veikart-API); Microsoft Support – Facilitator in Microsoft Teams meetings, Interpreter in Microsoft Teams meetings and calls og Use live captions in Microsoft Teams meetings, kontrollert i september 2026.